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CAPITULO 21 MANEJO DEL TIEMPO

INTRODUCCIN
El uso efectivo del tiempo es de vital importancia en las sociedades de proteccin animal modernas. Donde el potencial de trabajo es vasto. El uso efectivo del tiempo puede ayudar al equipo a lograr sus objetivos en cuanto a la proteccin animal y puede hacer el trabajo ms satisfactorio y menos estresante.

No son las horas las que cuentan, Es lo que pones dentro de ellas.~Earl Nightingale

ELEMENTOS ESENCIALES PARA UN MANEJO DEL TIEMPO EFECTIVO

Los elementos esenciales para un manejo del tiempo efectivo incluyen: Identificar la clase de xito que quiere lograr. Establecer prioridades y metas especficas. Desarrollar un sistema para trabajar en busca de esas metas. Estar consciente de su propio estilo de trabajo, fortalezas y debilidades. Estar consciente del estilo de trabajo de su equipo, sus fortalezas y debilidades Desarrollar estrategias de planeamiento y enfocarse en las prioridades. Identificar a quienes gustan de perder el tiempo y considerar como lidiar con ellos Usted solo puede hacer buen uso de su tiempo si est claro en cuanto a lo que desea lograr. Los Apaga incendios confunden a menudo las actividades importantes con las urgentes.

Trabaje de manera ms inteligente y no necesariamente ms duro.

El trabajo es a menudo el enemigo de los logros y nunca debe ser confundido con resultados. Como hacer mejor uso del tiempo es simplemente como controlar el trabajo y no que el trabajo le controle a Usted. De hecho, la manera ms efectiva de lidiar con ciertas tareas puede ser el dejarlas sin hacer (O al menos hacerlas tan rpido y simple como sea posible)

ANALIZANDO EL MANEJO DEL TIEMPO

Antes de desarrollar las estrategias de manejo del tiempo Usted deber evaluar sus propias destrezas (Y problemas) Dos mtodos para llevar a cabo esta labor se analizarn a continuacin: Mantener y actualizar un diario del tiempo y mapeo de resultados clave.

a) Diario del tiempo

Llevar un diario del tiempo por un cierto perodo (Y hacer esto con cierta frecuencia a manera de revisin) es una Buena manera de evaluar que tan efectivo est siendo Usted con el manejo del tiempo. El diario ayuda a identificar en que se est yendo el tiempo. Qu tanto de ese tiempo se gasta en las prioridades determinadas? Qu tanto tiempo se gasta en actividades planeadas por Usted vs. aquellas que estn fuera de su control?

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Qu tanto de su trabajo podra ser delegado? Cunto de su tiempo se gasta en reuniones, llamadas de telfono, contestando el correo, encontrando y archivando informacin? Qu tan frecuentemente es Usted interrumpido? Qu tan frecuentemente inicia Usted un trabajo y pasa a realizar otro sin haber finalizado el primero? Qu tan frecuentemente realiza Usted tareas que resultan ser intiles o sobrepasadas por eventos? Este ejercicio tambin proveer un til punto de partida para evaluar su estilo de trabajo. Algunas personas son comunicadoras orales y pueden gastar mucho tiempo en reuniones o al telfono mientras que otros pueden preferir las comunicaciones escritas pero gastan mucho tiempo contestando correos electrnicos o correspondencia escrita. Utiliza Usted los medios ms efectivos de comunicacin? Sortea y ordena Usted su trabajo de la manera ms lgica, recolectando y respondiendo a pilas de cartas y de correos electrnicos peridicamente (Usando respuestas cortas cuando es posible?

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b) Mapeo de resultados clave

Otro til ejercicio es el enlistar los resultados clave. (Factores crticos de xito) en orden de importancia y evaluar luego el tiempo gastado en cada uno de ellos. Resultados clave (Orden de importancia) 1. 2. 3. 4. 5. Ahora haga un mapeo de las tareas que consumen ms tiempo y evale que tanto de ellas contribuye al logro de los resultados. Tiempo gastado (Orden de tiempo gastado) 1. 2. 3. 4. 5. Factor de cumplimiento de resultados clave (1-5, 1 = mayor cumplimiento) Tiempo gastado (1-5, 1 = mayor importancia)

Considere como puede Usted reducir el tiempo gastado en tareas que no contribuyen al logro de los resultados. Cmo puede Usted asegurar que el tiempo se va a gastar en proporcin con la prioridad de los resultados clave esperados?

MEJORANDO SUS CUALIDADES GERENCIALES EN EL MANEJO DEL TIEMPO

Reconocer que es importante para lograr el xito y asegurar que se est trabajando con una debida asignacin de las prioridades y de manera proactiva. Asigne el tiempo de manera que pueda alcanzar los resultados esperados.

Nunca deje lo urgente tomar precedencia ante lo importante.

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Pasos esenciales para mejorar sus destrezas en el manejo del tiempo: Planee y haga una lista de acciones en orden de prioridades Defina las prioridades Recuerde la ley de Pareto La regla del 80-20 concntrese en el 20% de su trabajo que produce el 80% de sus resultados. Minimice el tiempo de trabajo que Usted dedica al 80% restante. Negocie los recursos alrededor de las prioridades. (Equipo, dinero, contratos, etc) Aprenda a decir NO! Acuerde sus prioridades y fechas de entrega con sus gerentes y su equipo Entrene y delegue efectivamente. Use a su secretaria o asistente para ayudar. Encuentre sistemas para lidiar de manera rpida y mnima con las tareas rutinarias o menos importantes. Recuerde que suficientemente bueno es bueno. No gaste el tiempo en tareas que no estn dentro de la lista de prioridades. Asegrese de que existan canales de comunicacin efectivos. No gaste su tiempo en reuniones. Desarrolle una estrategia de reuniones efectiva (Ver captulo aparte sobre reuniones efectivas Maneje bien el telfono, el e-mail y los flujos de correspondencia Ejecute las tareas sencillas en un solo intento (Un simple toque) Peridicamente monitoree su manejo del tiempo y haga los cambios pertinentes. Un mtodo para distinguir lo importante de lo urgente est detallado abajo. (A) seguido de una gua para delegar

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a) Matriz del manejo de tiempos

La matriz de manejo del tiempo es una buena manera de explicar la diferencia entre lo importante y lo urgente, cosa que el equipo gerencial debera poder distinguir

Urgente e Importante

Importante y no urgente

Actividades: Crisis Problemas de presin Problemas con los tiempos de entrega de las tareas

Actividades: Prevencin Estrategia Planning Encontrar nuevas oportunidades. Crear relaciones Recreacin

Urgente y no Importante

No Urgente y no Importante

Actividades: Interrupciones Algunas llamadas Alguna correspondencia Algunos correos electrnicos Algunas reuniones Actividades Populares

Actividades: Trivia Algunas llamadas Alguna correspondencia Algunos correos electrnicos Algunas reuniones Actividades recreativas

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Las actividades urgentes parecen requerir accin inmediata mientras que las importantes tienen ms que ver con los resultados finales.
En la matriz, si Usted logra mantenerse concentrado en el cuadrante 1, este se vuelve cada vez mayor y tender a dominarlo. Las personas que gastan su tiempo en el cuadrante 3, piensan a menudo que estn en el cuadrante 1 pero sus logros no son importantes. La gente efectiva se ubica siempre fuera de los cuadrantes 3 y 4, urgentes o no, porque estos no son realmente importantes. Tambin reducen el cuadrante 1 y toman ms tiempo en el cuadrante 2 donde reside el corazn del manejo efectivo del tiempo.

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Considere como Usted delega: Delega Usted reas de responsabilidad o solamente tareas? Delega Usted la autoridad para tomar decisiones y utilizar los recursos de la mano con la responsabilidad? Evita Usted el sobre supervisar o supervisar menos de lo debido? Evita Usted la perdida del control (Delegando de manera gradual y usando los sistemas de monitoreo adecuados? Entrena Usted a su equipo para aceptar cada da mas delegacin o siente Usted que es ms rpido hacer las cosas Usted mismo? Ataca Usted el problema de manera sistemtica? Define Usted el trabajo? Decide cundo puede este ser delegado? Se comunica claramente? Provee entrenamiento? Monitorea y da seguimiento? Evita Usted sofocar la creatividad de su gente y deja a su equipo escoger los mtodos? Puede Usted mantenerse alejado del trabajo y limitarlo a definir metas y monitorear? El punto de salida para una delegacin efectiva es la seleccin de un grupo apropiado y competente de personas que tiene la capacidad de hacer bien su trabajo, de aprender y desarrollarse. El equipo puede entrenarse y desarrollarse progresivamente de manera que puedan ir ganando las competencias necesarias. Invertir en el equipo es invertir en el futuro. A pesar de que pueda consumir ms tiempo en el corto plazo, es la nica alcanzar verdaderos logros (Y la satisfaccin del equipo) en el largo plazo. Hay una gran diferencia entre manjar en equipo enfocado en su misin dentro de las organizaciones de proteccin animal a manejar un equipo que trabaja por otro tipo de motivaciones como el dinero, razones sociales, una compaa, etc. Manejar una misin se trata esencialmente de asegurar que sus metas personales estn alineadas con las de la organizacin y que estas le provean las destrezas y recursos necesarios para realizar el trabajo. Es por tanto vital el comunicar y compartir esas metas y establecer las tareas que ayudaran a conseguirlas.

b) Delegar

c) Uso efectivo de la secretaria o asistente

Usted puede manejar el tiempo de manera ms efectiva si utiliza adecuadamente a su secretaria o asistente como un asistente personal, si es que no lo hace ya (Algunos gerentes fallan a la hora de hacer esto) Para ser tan efectivo como sea posible, su asistente necesita comprender las responsabilidades de su trabajo, sus prioridades y su estilo de trabajo. De la misma manera Usted necesita estar familiarizado con sus destrezas y debilidades, metas profesionales y necesidades de entrenamiento o desarrollo.

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Algunos de los trabajos que una asistente debe ser capaz de realizar son:
Hacer arreglos de viaje, reuniones, etc. Preparar minutas, memorandums, etc. Archivar (y ordenar los sistemas de archivo) Escribir no solamente digitar cartas de rutina y respuestas. Realizar los borradores de la mayora de su correspondencia. Decidir que correspondencia Usted revisar y cual pasar a otras personas del equipo para tomar accin inmediata. Distribuir la correspondencia que Usted ni siquiera necesita ver dentro de diferentes categoras, por ejemplo: * Correspondencia que no requiere atencin urgente. * Correspondencia en la que Usted necesita decidir quien atender el asunto. Hacer llamadas de telfono que implique obtencin de informacin o confirmar citas. Preguntar a quienes llaman el propsito de sus llamadas para determinar si Usted debe tomarlas o no. Llevar una lista de asuntos pendientes para asegurarse de que Usted les d seguimiento. Siempre que sea posible deber: * Obtener y compilar informacin para Usted. * Compilar reportes de rutina semanal o mensual.

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Algunos de los trabajos que un asistente personal no debe hacer incluyen: Re-escribir paginas enteras porque Usted no ha logrado organizar la informacin en su computador. Hacer caf o t para todo el departamento Escribir respuestas a memorandums internos cuando un comentario manuscrito en el original es suficiente. Re escribir notas internas o reportes financieros cuando la informacin escrita a mano y legible es suficiente. Asuntos personales como compras. Algunos de los trabajos que malgastan el tiempo de su asistente personal son: Buscar nmeros de telfono recurrentes para Usted en lugar de llevar un ndice de los mismos Escribir largas minutas de las reuniones realizadas cuando una lista de acciones es suficiente. Intentar leer sus borradores escritos a mano cuando Usted podra utilizar para ellos su computador o maquina de dictado. Interrumpir constantemente su trabajo porque no planea correctamente el suyo.

OTROS RECURSOS
Sitios Web. Bigtimes Everything Time Management www.bigtimes.co.uk/ Mind Tools Time Management Skills www.mindtools.com/pages/main/newMN_HTE.htm Time Management www.businesstown.com/time/time.asp

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Time Management (student handbook) www.d.umn.edu/student/loon/acad/strat/time_manage.html Time Management www.counsel.ufl.edu/selfHelp/timeManagement.asp Libros Common-Sense Time Management Barrie Pearson Editorial: Mercury ISBN: 978-1852520946 Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity David Allen Editorial: Piatkus Books ISBN: 978-0749922641 Manage Your Time Tim Hindle Editorial: DK Publishing, Inc. ISBN: 978-0789424464 The One Minute Manager Kenneth Blanchard, Spencer Johnson Editorial: HarperCollins Business ISBN: 978-0007107926 The Personal Efficiency Program: How to Get Organized to Do More Work in Less Time Kerry Gleeson Editorial: John Wiley and Sons Inc ISBN: 978-0471463214 Time Management for Unmanageable People Ann McGee-Cooper Editorial: Bantam Doubleday ISBN: 978-0553370713