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L'ENTREPRISE ET SON SYSTEME D'INFORMATION

PLAN DU COURS

I. LINFORMATION A. DFINITION B. LES CARACTRISTIQUES 1. Les caractristiques de forme et de contenu 2. Les caractristiques de cot et de valeur II. LES UTILISATIONS DE L'INFORMATION. A. L'ENTREPRISE ET LES OBLIGATIONS LGALES. B. L'INFORMATION ET LES DCISIONS DE GESTION. C. L'INFORMATION ET LA COMMUNICATION DANS L'ENTREPRISE. 1. Communication interne. 2. Communication externe. D. L'INFORMATION ET LE SUPPORT DE L'INFORMATION. III. LA NCESSIT DE TRAITER L'INFORMATION. A. LES DONNES DU PROBLME. B. LES DIFFRENTES TAPES. IV. LA NOTION DE SYSTME D'INFORMATION DE GESTION A. DFINITION. B. SYSTME D'INFORMATION FORMEL. V. LA PLACE DU SYSTME DINFORMATION DANS LENTREPRISE : A. LA NOTION DE SYSTME : B. LE SYSTME DINFORMATION : 1. Les qualits du systme dinformation : 2. La reprsentation du SYSTEME DINFORMATION C. SYSTEME DE DECISION D. SYSTEME OPERANT VI. LES 3 NIVEAUX DABSTRACTION DUN SYSTME DINFORMATION.
a) Echanges verticaux. b) Echanges horizontaux.

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L'ENTREPRISE ET SON SYSTEME D'INFORMATION

I. Linformation

Dans lusage courant, les termes donne et information sont souvent considrs comme des synonymes. Cependant, si on est prcis, il apparat que la donne ne devient une information que lorsquelle est reue par un tre humain qui linterprte. A. Dfinition Une information est une donne observe par un acteur. Lobservation implique la comparaison dautres donnes pour quil y ait interprtation. Passer du rang de donne celui dinformation suppose que la connaissance de la donne contribue laction de celui qui lobserve. Les donnes (mots, nombres, images, sons, etc.) constituent donc la matire premire de linformation par un processus dinterprtation qui leur attribue de la signification, du sens. B. Les caractristiques Linformation a des caractristiques de forme, de contenu, de cot et de valeur. 1. Les caractristiques de forme et de contenu Caractristique Ecrite/Picturale Orale/visuelle/Olfactive/tactile/gustative Exemple Plan dun btiment est une information picturale, crite -annonce radio dun message -une photographie -une odeur -inscription en braille sur un emballage -dgustation dun produit -Balance comptable -Information note sur un pense-bte -Age -Date, poids -Plaque minralogique -Nom dune personne

Structure/non structure Quantitative/Numrique/Alphanumrique/Alphabtique

2.

Les caractristiques de cot et de valeur

Le cot de linformation correspond au cot de collecte, de traitement, de stockage et de destruction alors que la valeur de linformation est apprcie au travers de sa capacit rduire lincertitude, amliorer la dcision et la productivit.

II.

Les utilisations de l'information.

A. L'entreprise et les obligations lgales.

L'entreprise est soumise des obligations lgales qui lui imposent la production priodique d'informations. Ainsi toute entreprise doit tenir une comptabilit gnrale en respectant les normes du PCG. Le Bilan, le Compte de Rsultats doivent contenir certaines rubriques obligatoires.
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Le droit commercial, la lgislation fiscale ou sociale imposent chaque entreprise la production de documents ou d'tats priodiques (DAS, TVA, Factures, dclaration CA...). La comptabilit gnrale, la paye, la facturation sont souvent les premiers domaines d'utilisation des ordinateurs car ces trois obligations lgales impliquent de gros volumes de donnes.
B. L'information et les dcisions de gestion.

L'information est ncessaire pour la prparation des dcisions de gestion Pour grer une entreprise, il est indispensable de prendre de nombreuses dcisions : Exemples : - fixer la date de livraison un client - accorder un crdit un client - embaucher un comptable - lancer une nouvelle production - choisir un nouveau matriel. Le processus de dcision implique la recherche de donnes et leur prparation pour effectuer un choix. Exemple : Choix d'un matriel info ===> Demande de Doc et de prix diffrents fournisseurs, renseignements demands des collgues... On prpare ensuite un tableau comparatif avec diffrents critres (prix, cot d'utilisation, qualit, maintenance...). Les dcisions sont plus ou moins importantes et exigent des recherches d'information de difficults trs variables. Exemple : Dcision stratgique de niveau lev : Lancer une nouvelle production ===> tude de march (besoins potentiels), tude des oprations de fabrication, calcul des cots de revient, tude des moyens de financement (acquisition nouveau matriel). Dcision oprationnelle de niveau faible : Dcision de rapprovisionner auprs d'un fournisseur connu de produits vendus de manire rgulire pourra tre prise par un employ.

C.

L'information et la communication dans l'entreprise.

Elle est indispensable pour assurer les communications dans l'entreprise. 1. Communication interne.

A partir d'une certaine dimension, il y a division du travail entre les diffrents participants ===> besoins de coordination qui vont tre satisfaits par des changes d'informations VERTICAUX et HORIZONTAUX. a) Echanges verticaux.

Entre les diffrents niveaux hirarchiques de l'entreprise, l'information est change sous forme de DIRECTIVES (courant descendant) et de COMPTES RENDUS (courant ascendant). Les directives fournissent une description prcise des tches accomplir. Leurs prcisions dpend du niveau hirarchique auquel elles s'adressent. Les comptes rendus, oraux ou crits, sont destins prciser dans quelles mesures les niveaux infrieurs ont pu excuter les tches qui leur avaient t prescrites. Pour une dcision donne, les directives (descendantes) et les comptes rendus (ascendants) forment une boucle d'information. b) Echanges horizontaux.

Beaucoup de dcisions ne peuvent tre prises par un responsable unique, indpendamment d'autres responsables situs au mme niveau. Il est donc ncessaire d'assurer des changes d'informations horizontaux , un mme niveau hirarchique. DCG1 Page n3

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UE 8 Chapitre 1 : L'entreprise et son systme d'information ___________________________________________________________________________ Exemple : La dcision d'acheter un nouveau matriel de production peut tre prise conjointement par le directeur de production, le directeur financier et le directeur commercial. Mme si cette dcision est du seul ressort du directeur de production. Ces changes d'informations pour communiquer peuvent revtir des formes diverses : - runions - entretiens "face face" - conversations tlphoniques - circulaires de documents. 2. Communication externe.

L'entreprise peut tre amene : - recueillir des informations l'extrieur : documentation, tude de marchs... - diffuser des infos vers l'extrieur : pub, promotion gnrale, informations pour les consommateurs, les actionnaires... - changer des infos avec des partenaires (clients, fournisseurs, sous-traitants) Ces changes d'infos ont une importance stratgique importante pour l'entreprise afin de pouvoir s'adapter aux modifications de son environnement. D. L'information et le support de l'information.

Elle est indispensable pour le support de l'information. L'activit des diffrents services ou postes de travail impliqus dans la ralisation d'une opration commune est ainsi coordonne par des changes de MESSAGES qui sont les SUPPORTS DES OPERATIONS. Le support des oprations correspond donc des changes verticaux et horizontaux d'informations et galement au traitement des donnes locales.

III.

La ncessit de traiter l'information.

A. Les donnes du problme.

Exemple : Pendant toute une journe on a enregistr les ventes d'un magasin grce une caisse enregistreuse, ces vnements lmentaires (les ventes) ont t nots sur une bande ; ils contiennent beaucoup d'informations (ce que l'on a vendu, qui on l'a vendu...) ; il s'agit ensuite d'exploiter ces donnes pour produire les informations utiles certains dcideurs (responsable commercial, comptable...). Des oprations de TRI, de CALCUL, de STOCKAGE, de DIFFUSION vont tre ncessaires. La transformation de l'information s'impose pour trois raisons essentielles : - Elle apparat souvent un endroit diffrent de celui o elle est utilise Par consquent, il sera ncessaire de collecter, noter, saisir des informations certains points puis de les transmettre aux utilisateurs situs en d'autres points. - Elle peut apparatre un instant autre que celui de son utilisation (Ex paye et pointage journalier). Par consquent il faut donc pouvoir conserver, mmoriser ...l'information entre le moment o elle est apparue et saisie, et celui o elle va tre utilise. - Elle apparat souvent sous une forme diffrente de celle o elle est utilise. Par consquent, l'information brute doit tre transforme en rsultats utiles par des oprations de mise en ordre, calcul L'objet du traitement de l'information est donc d'adapter les informations lmentaires pour les rendre directement utilisables. En rsum : Le traitement de l'information (au sens large du terme) est constitu par le droulement systmatique d'oprations appliques aux informations lmentaires ; les principales tapes sont : - la saisie - le traitement DCG1 Page n4

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UE 8 Chapitre 1 : L'entreprise et son systme d'information ___________________________________________________________________________ - la mmorisation (stockage) - la diffusion (communication). B. * SAISIE L'information est note, enregistre sur un support pour pouvoir tre traite, communique. On obtient ainsi une information de base * TRAITEMENT. Le terme traitement (au sens restreint) correspond aux oprations de transformation des informations : classement, regroupement ou sparation en catgories, calculs arithmtiques ou logiques. * MEMORISATION. L'information est conserve sur un support en attente de son utilisation; une opration de consultation permet de la retrouver, la demande. Le support joue le rle d'une mmoire. Trs souvent, les donnes mmorises sont organises en fichiers ou bases de donnes (ensemble homognes d'informations). Les informations nouvelles sont alors systmatiquement incorpores dans ces fichiers. * DIFFUSION Aprs traitement (ou interrogation) les informations sont mises la disposition des utilisateurs, au lieu d'utilisation. Les informations doivent tre dites (prpars sous une forme accessible) puis transmises. Cette fonction est trs importante : elle permet d'assurer la COMMUNICATION entre les membres de l'entreprise et galement entre l'entreprise et l'extrieur. Les diffrentes tapes.

IV.

La notion de systme d'information de gestion

A. Dfinition.

Cette dfinition est trs large puisqu'elle inclut tous les moyens de traitement (au sens large) de l'information et toutes les utilisations de l'information dans l'entreprise. DEF : Le systme d'information de l'entreprise : - est constitu de l'ensemble des moyens et procdures de recherche, saisie, classement, mmorisation, traitement, diffusion des informations ; - a pour objectif de restituer, aux diffrents membres de l'entreprise, les informations, sous une forme utilisable, au moment opportun, afin de faciliter le bon fonctionnent oprationnel et la prise de dcision aux diffrents niveaux. B. Systme d'information formel.

Le systme d'information FORMEL est dfini dans l'organisation par des PROCEDURES CODIFIEES, des DOCUMENTS et des MESSAGES rigoureusement spcifis. L'information y est vhicule essentiellement sous forme crite. A cot de ce systme d'information FORMEL, un autre systme, le SYSTEME D'INFORMATION INFORMEL traite et communique de l'information, souvent importante, sans laisser de traces systmatiques, sans appliquer des rgles rigoureuses connues et stables. C'est le domaine de l'improvisation, de la relation personnelle...voire du secret. L'information peut y tre crite ; elle est trs souvent orale. L'importance relative des deux composantes varie d'une entreprise l'autre. DCG1 Page n5

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UE 8 Chapitre 1 : L'entreprise et son systme d'information ___________________________________________________________________________ L'exprience montre qu'aucune organisation ne fonctionne sans systme d'information informel. Le systme d'information informel introduit la souplesse indispensable ; il permet de s'adapter des situations nouvelles en apportant trs rapidement des informations utiles.

V.

La place du systme dinformation dans lentreprise :

A. La notion de systme :

Un systme est un ensemble dlments interdpendants. La suppression ou la dtrioration dun de ces lments rend le systme inoprant ; il ne pourra atteindre son but. Exemples : Systme de chauffage : la suppression des tuyauteries empchera le systme datteindre son but qui est : le chauffage de limmeuble. Systme comptable : llimination des comptes de trsorerie dans une entreprise ne permettra pas lentreprise denregistrer des oprations comme le paiement de la facture EDF par prlvement automatique. Si on supprime le compte de rsultat, on ne pourra pas calculer le rsultat (bnfice ou perte)dun exercice comptable.

Cette dfinition est prciser. On peut faire apparatre la notion de systme plusieurs niveaux : 1er niveau : le mta-systme qui reprsente lensemble des agents conomiques. 2me niveau : le systme organisation-environnement ; ce sont les liens quune entreprise peut avoir avec son environnement immdiat (clients, fournisseurs, tat) 3me niveau : le systme interne lorganisation ; cest lensemble des lments rgissant le fonctionnement dune entreprise (gestion du personnel, gestion de la production, gestion financire) 4me niveau : le systme dinformation comptable et de gestion ; il comprend comme tout systme un systme oprant, un systme dinformation et un systme de dcision. B. Le systme dinformation :

Cest un ensemble dinformations symboliques et smantiques interdpendantes destines tre utilises, transmises et stockes afin datteindre les buts recherchs (ex : constitution du Bilan et du compte de rsultat). A cet ensemble viennent sajouter les moyens matriels (ordinateurs, priphriques dentre et de sortie), les moyens humains (oprateurs) et les mthodes (ex : le systme comptable). 1. Les qualits du systme dinformation :

Le systme dinformation dune organisation comprend de nombreuses donnes quil faut pouvoir : Reprer Classer Ordonner Reprsenter

Ces donnes sont la base de la circulation des informations entre les acteurs externes de lorganisation (CLIENT, FOURNISSEUR, BANQUIER) et les services mmes de cette dernire (SERVICE COMMERCIAL, SERVICE CONTENTIEUX..) Les informations brutes doivent tre retraites afin quelles puissent tre transmises aux diffrents acteurs du systme. Pour cela, linformation doit possder certaines qualits lorsquelle est ainsi retranscrite. Les qualits peuvent se retrouver dans la liste non exhaustive suivante : - utile pour le traitement effectuer ultrieurement (exemple : une rfrence de produit est indispensable dans une facture alors que son emplacement dans lentrept ne lest pas) DCG1 Page n6

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UE 8 Chapitre 1 : L'entreprise et son systme d'information ___________________________________________________________________________ - rcente (la connaissance du taux horaire du SMIC il y a 3 ans, ne permettra pas de faire la paye aujourdhui) - prcise (le taux de la CSG doit tre connu la dcimale prs) - exacte (il faut que le n INSEE de chaque salari soit exact) - claire (un bulletin de paye doit faire apparatre clairement le salaire net, les charges sociales salariales et patronales) - non redondante (cest dire non rptitive)

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2.

La reprsentation du SYSTEME DINFORMATION SYSTEME DE DECISION Dcision de lancer un nouveau produit

Statistiques de ventes SYSTEME DINFORMATION

factures bons de commandes pices de rglements livraisons SYSTEME OPERANT rglements commandes CLIENTS bons de livraisons

Le systme dinformation est central mais le schma montre deux points : o il est en relation avec deux autres systmes : le systme de dcision et le systme oprant. o il est en contact avec son environnement immdiat (les clients) C. SYSTEME DE DECISION

Le systme de dcision peut tre dfini comme lensemble des processus par lesquels linformation est convertie en actions. Cette conversion passe par deux tapes : - Etape didentification : le dcideur prend conscience du problme partir dinformations dont il dispose (ex : les tarifs pratiqus par la concurrence sont plus bas). - Etape de rsolution du problme : le dcideur choisit une solution (ex : il sagira, concernant le problme des tarifs, de diminuer ses tarifs en gardant ses marges. Des gains de productivit devront tre trouvs) Limbrication entre systme dinformation et systme de dcision est donc extrmement forte.

D.

SYSTEME OPERANT

Le systme oprant transforme des entres(E) en sorties(S) et les sorties sont fonction des entres(S=f(E)). Le schma ci-aprs montre deux exemples de changement. DCG1 Page n8 Produits vendus (S2)

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Produits achets (E1) SYSTEME OPERANT Rglements des clients (E2) Rglements fournisseurs (S1)

VI.

Les 3 niveaux dabstraction dun systme dinformation.

Ces 3 niveaux permettent lanalyse du systme dinformation comptable et de gestion de lentreprise. 1er niveau : niveau conceptuel. Il correspond aux finalits de lentreprise en expliquant sa raison dtre. On traduit les contraintes et les objectifs de lentreprise travers un ensemble de rgles de gestion (exemples : une commande est passe par un et un seul client ; ds que les commandes clients sont reues, on vrifie la disponibilit des produits en stock). A ce niveau conceptuel, on labore : un schma conceptuel des donnes aprs avoir recens les donnes du systme dinformation. un schma conceptuel des traitements ds que les traitements ont t rcapituls.

2me niveau :niveau organisationnel. Il permet de dfinir lorganisation quil faut mettre en place pour atteindre les objectifs viss (ex : livrer 90% des clients en respectant les dlais de livraison). On prcise ce niveau les postes de travail (ex : cest le service commercial qui reoit les commandes clients) ; la chronologie des traitements des informations (ex : les commandes clients sont transmises au magasin ds 14 heures) ; le choix dautomatisation (ex : les commandes sont saisies en temps rel). A ce niveau organisationnel, on labore un schma organisationnel des traitements . 3me niveau : :niveau oprationnel : Il intgre les moyens techniques ncessaires (ex : choix dun rseau en toile) Il dfinit les matriels et les logiciels ncessaires. Synthse : Le niveau conceptuel dbouche sur un choix de gestion. Le niveau organisationnel dbouche sur un choix dorganisation. Le niveau oprationnel dbouche sur des choix techniques.

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