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Universidade Federal do Rio Grande do Sul Instituto de Cincia e Tecnologia de Alimentos Projeto Organizao do servio de limpeza

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ORGANIZAO DO SERVIO DE LIMPEZA DO ICTA


Solicitao: GERTE / PRORH / UFRGS Organizao: Assessor Cherllen Sady Sardenberg Arajo Bolsistas: -2008- Loiva Ins Hert -2008- Artur Bezzi Gnther -2009- Deborah Beck -2010- Jean Daniel Borges Gamboa 2010- Rafael Silveira da Silva 2010- Stefani Gabriele Benvegn de Souza

-2008- Execuo: EMPRESA TERCERIZADA ONDREPSB Supervisor: Anderson Rodrigues Carpes

-2010- Execuo: EMPRESA TERCEIRIZADA MULTI GIL Supervisor: Reginaldo

Diretor do ICTA: Prof. Adriano Brandelli Vice-Diretor do ICTA: Prof Eduardo Csar Tondo

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Os analfabetos do prximo sculo no so aqueles que no sabem ler ou escrever, mas aqueles que se recusam a aprender, reaprender e voltar a aprender. (Alvin Tofler)

NDICE: 1- Introduo 2- Histrico 3- Reformulaes do servio de limpeza 4- Preparaes para implantao do projeto 5- O Projeto 5.1- Justificativa 5.2- Objetivos 5.3- Metodologia 6- Aplicao 6.1 Procedimento Operacional Padro 6.1.1 Classificao de ambientes 6.1.1.1- Mapas de Classificao de ambientes 6.1.2 Modelo de POP para cada ambiente 6.2 Planilhas de horrios 6.2.1 Modelo de Planilha de horrio 6.3 reas a serem limpas 6.3.1 Mapa de distribuio de rea diria por operadora 6.3.2 Comparativo entre operadoras 6.4 - Consumo de Material 6.5 Comunicao Empresa ICTA 6.5.1 Modelo de tabela de freqncia 6.5.2 - Modelo de ficha de ocorrncia pg. 05 pg. 06 pg. 07 pg. 09 pg. 10 pg. 10 pg.10 pg. 11 pg.12 pg.12 pg.12 pg.13 pg.14 pg.18 pg.18 pg.19 pg.19 pg.20 pg.20 pg.21 pg.21 pg. 22
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7 Avaliaes 7.1 Modelo de avaliao 7.2 Resultados da ltima avaliao 8 Legislao

pg.22 pg. 22 pg.23 pg.29

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1 INTRODUO

O presente projeto apresenta o controle do servio de limpeza prestado no Instituto de Cincia e Tecnologia de Alimentos- ICTA, e de que forma, cada operador deve proceder. Para padronizar este servio foram feitas entrevistas, que objetivavam atender as especificidades da limpeza. A partir disso, foram criados os procedimentos operacionais padro de limpeza para cada ambiente, a respeito das funes que os operadores deveriam desempenhar em sua rotina e as planilhas de horrios a serem seguidos. Para aferir a qualidade deste servio, foi desenvolvido o Dia de Avaliao e a pesquisa de opinio.

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2 HISTRICO

Contatou-se que o servio de limpeza no era executado de acordo com as especificidades que um Instituto especializado em alimentos necessitava, por isso, foram adotadas planilhas com uma escala de horrio e uma rotina de limpeza, para que cada operador pudesse compreender o tipo de servio necessrio para os ambientes do ICTA.. Assim foi criado o projeto, com a finalidade de padronizar e organizar o servio. No ano de 2006 implantou-se no ICTA a pesquisa de opinio referente qualidade dos servios de limpeza que tinha como objetivo a criao de um canal de comunicao entre a comunidade e a administrao do Instituto. Esses dados tinham como propsito dar subsdios ao controle da gerncia da GERTE que administra e fiscaliza o cumprimento dos contratos terceirizados da UFRGS. A pesquisa feita atravs de um formulrio espontneo que utilizado como ferramenta de avaliao. Aps a implantao desta experincia foi criado o Dia de Avaliao que captava, de maneira clara e objetiva, a medida de qualidade (na percepo do usurio) dos servios prestados. Essa ferramenta utiliza-se de uma escala de cinco pontos, e avaliam os seguintes setores: secretaria, biblioteca, laboratrio de informtica, manuteno e a infra-estrutura, qualificando-os e coletando sugestes.

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3- REFORMULAES DO SERVIO DE LIMPEZA


No ano de 2007 realizou-se realizou se o Primeiro dia de avaliao. Constava no formulrio de avaliao, o item de limpeza anexado ao atendimento e a estrutura do Instituto. Os resultados obtidos foram os seguintes:
50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00%

Visando aprimorar os ndices ndic investiu-se se em equipamentos (carrinho de limpeza, aspirador de p, maquina maquina de vapor para higienizao), e como c desdobramento deste resultado, para o segundo dia de avaliao foi criado um item especifico para a questo da limpeza que teve os seguintes resultados:
50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

A anlise demonstrou que as aes adotadas (a a compra de maquinrio e equipamentos) surtiram efeito, efe causando o aumento da qualidade do servio.

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Em nossas avaliaes foram notou-se a falta de conhecimento dos usurios em relao aos procedimentos que deveriam ser executados em cada ambiente, portanto, existiam itens no observados e expectativas inatingveis quanto aos servios da limpeza, no permitindo assim uma avaliao efetiva desses. Para dar seguimento ao processo de qualificao foi retomado o contato com a GERTE/PRORH (Gerncia de Servios Terceirizados) que viabilizou a interface com a empresa ONDREPSB responsvel pelo servio de limpeza na UFRGS. Em consonncia com a legislao vigente e parametrizado na IN n 18 de 22 de dezembro de 1997 foi elaborado o projeto bsico que descreve os servios a serem executados com freqncia e com periodicidade, nas rotinas de trabalho e a ferramenta de avaliao conforme a classificao do ambiente.

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4- PREPARAES PARA IMPLANTAO DO PROJETO

Iniciada a formulao terica explanada, no item anterior, foram realizadas reunies de sensibilizao com a presena da equipe da limpeza, do supervisor da empresa e do fiscal do contrato no Campus do Vale. Com o propsito de minimizar as resistncias da equipe atual foram apresentados os benefcios que a reformulao traria. Em paralelo foi apresentado o projeto piloto de padronizao das rotinas para apreciao e aprovao da GERTE. No tocante implantao da nova rotina de limpeza foi detectado o despreparo, tanto pelo ICTA, bem como pela empresa. Para desenvolver em conjunto s mudanas necessrias para efetivao da proposta do projeto ocorreu uma forte organizao dos interessados.

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5- O PROJETO

5.1- Justificativa

Considerando o planejamento estratgico do ICTA, o qual se compromete com a formao de recursos humanos qualificados na rea de alimentos, importante que os servios de infra-estrutura sejam coordenados, a fim de viabilizar os compromissos ambicionados pelo Instituto. Neste projeto so abrangidos os objetivos do ICTA no tocante ao aumento da infra-estrutura, e a adequao das demandas surgidas com a ampliao e a diversificao das tarefas executadas em seu mbito.

5.2- Objetivos
1- Padronizar rotinas de servios constitudas de: Frequncia e periodicidade; Ordem de execuo; Procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas; Deveres e disciplinas exigidas

2- Classificao dos ambientes em categorias para estabelecimento de mtricas. 3- Medio e verificao de resultados. 4- Registro de alteraes e observaes para melhoria de servios. 5- Integrao das rotinas de limpeza harmonizando as com o funcionamento do prdio.

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5.3- Metodologia

Utilizando a metodologia de classificao de ambientes e pesquisa, se obteve as especificidades de cada sala para a criao do procedimento operacional padro. As planilhas de horrio a serem cumpridas pelas seis operadoras da equipe foram formuladas da seguinte forma: Horrios feitos com base em mapa de ocupao das salas de aula e com pesquisa interna; - Pesquisa com usurios sobre os melhores horrios para limpeza de cada ambiente; - Pesquisa com operadores sobre o tempo necessrio para limpeza de cada ambiente Utilizao de prioridade: - salas de aula; -laboratrios; - sanitrios; - reas de uso comum; - reas de uso administrativas;

Com distribuio descrita resultou a construo do quadro individual de tarefas com sua padronizao, frequncia, periodicidade e ordem de execuo trazendo como consequncia satisfao da comunidade perante os servios, das operadoras em relao s reas, e da empresa referente ao contrato.

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6- Aplicao
Depois de concludo, o projeto foi aplicado no ICTA. E com a implementao pode-se perceber falhas, pois a avaliao do servio de limpeza (anexo XIV) teve resultado insatisfatrio. Aps investigar os motivos para o baixo desempenho, conclui-se que a fora de trabalho responsvel pela limpeza no estava apta para o servio. A empresa responsvel pela limpeza no Instituto foi contatada e concordou com o parecer do ICTA substituindo, dessa forma, dois dos trs funcionrios. A primeira medida adotada para sanar o problema com as rotinas de limpeza foi reorganiz-las e padroniz-las, de acordo com as dimenses dos ambientes do ICTA, e conforme as especificidades que estes exigem. Aps a pesquisa feita com cada usurio do ICTA, foram gerados os Procedimentos Operacionais Padro, que se hoje se encontram em todas as salas, com fcil acesso para as operadoras.

6.1 Procedimento Operacional Padro 6.1.1 Classificao de ambientes: -Laboratrios (28 unidades) -Sala de aula (08 unidades) -Sanitrios (08 unidades) -Cozinhas (04 unidades) -reas administrativas (27 unidades) -reas de uso comum (13 unidades) -Depsitos (03 unidades)

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6.1.1.1- Mapas de Classificao de ambientes

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6.1.2 Modelo de POP para cada ambiente

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6.2 Planilhas de horrios

Foram realizadas reunies com a equipe da limpeza para que expusessem seu ponto de vista e relao funcionalidade das planilhas, que foram criadas de acordo com o tempo de limpeza gasto nos ambientes e conforme as sugestes da equipe.

6.2.1 Modelo de Planilha de horrio

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6.3 reas a serem limpas

Aps a criao do Procedimento operacional padro e das planilhas de horrio, foi feito o levantamento da rea do instituto a ser limpa, seguido da comparao de rea limpa entre as operadoras naquele momento. Notou-se uma disparidade entre o total de rea por operadora, nos levando a uma nova reorganizao das planilhas que buscavam a distribuio equitativa de espao limpo por operadora. O contrato com a empresa cobre uma produtividade diria unitria de 825 m. Visando o cumprimento do contrato fez-se o estudo do levantamento da rea a ser limpa (cho, vidro e bancadas) por dia e fez-se a distribuio equitativa dos ambientes por operadora. Foi gerando assim, a concluso da necessidade de 06 operadoras (02 operadoras a mais do que o fornecido na poca). Aps contato com a empresa e a apresentao dos dados levantados, houve a concordncia no aumento de nmero de operadoras, contando o ICTA hoje com 06 auxiliares de servios gerais.

6.3.1 Mapa de distribuio de rea diria por operadora:

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6.3.2 Comparativo entre operadoras

6.4 - Consumo de Material


Para complementar o bom resultado que obtivemos com o POP demos incio ao monitoramento do consumo de material utilizado por rea e operadora. O monitoramento de produtos ocorre desde agosto/2010; tem como objetivos a manuteno do estoque de material e o controle da quantidade necessria de cada produto por m, evitando assim o desperdcio e a conseqente falta de material.

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6.5 Comunicao Empresa -ICTA


O ICTA mantm contnuo o contato com a GERTE/PRORH, viabilizando a interface com a empresa Multigil para garantir a qualificao do servio de limpeza. Nesta parceria, foi criada pelo projeto uma tabela de freqncia de limpeza, que objetiva o controle por parte da empresa (Supervisor) e UFRGS (Fiscal) dos servios efetivamente prestados.

6.5.1 Modelo de tabela de freqncia

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Universidade Federal do Rio Grande do Sul Instituto de Cincia e Tecnologia de Alimentos Projeto Organizao do servio de limpeza Do preenchimento da Tabela Rubrica do funcionrio: quando o servio de limpeza executado normalmente. Ausente: Quando no h limpeza por falta de substituio do operador responsvel. Alterao: Quando o servio de limpeza no pode ser executado a pedido do usurio.

No caso de alterao, o operador dever preencher a ficha de ocorrncia relatando o motivo da falta de prestao do servio. 6.5.2 - Modelo de ficha de ocorrncia

7 Avaliaes
As avaliaes do servio de limpeza ocorrem a cada 3 meses, quando feito o revezamento de tabelas entre as operadoras. Esse revezamento de tabelas nos traz a possibilidade de qualificar as operadoras em relao a todos os ambientes, justificar ou resolver os problemas que ocorrem com o servio. Os avaliadores so a comunidade do ICTA Professores, alunos, bolsistas e funcionrios-.

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7.1 Modelo de avaliao

7.2 Resultados da ltima avaliao OPERADORA 01

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OPERADORA 02

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OPERADORA 03

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OPERADORA 04

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OPERADORA 05

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RESULTADO TOTAL DA LIMPEZA

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8 Legislao

Seguem abaixo as normas pertinentes sobre o assunto.

INSTRUO NORMATIVA No 02, de 30 de abril de 2008. Ementa: dispe sobre regras e diretrizes para a contratao de servios, continuados ou no. O SECRETRIO DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO, no uso de suas atribuies que lhe conferem o Decreto no 6.081, de 12 de abril de 2007 e considerando o disposto na Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, na Lei n 10.520, de 17 de julho de 2002, no Decreto n 1.094, de 23 de maro de 1994 e no Decreto n 2.271, de 07 de julho de 1997, RESOLVE: Art. 1 Disciplinar a contratao de servios, continuados ou no, por rgos ou entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Pargrafo nico. Para os efeitos desta Instruo Normativa, so adotadas as definies constantes do Anexo I desta Instruo Normativa. Art. 2 As contrataes de que trata esta Instruo Normativa devero ser precedidas de planejamento, em harmonia com o planejamento estratgico da instituio, que estabelea os produtos ou resultados a serem obtidos, quantidades e prazos para entrega das parcelas, quando couber. Pargrafo nico. O planejamento de que trata o caput, quando dispor sobre servios de natureza intelectual, dever observar ainda as seguintes diretrizes: I - evitar o domnio de uma nica empresa sobre a gesto dos servios, evitando a dependncia em relao a prestadores especficos, exceto quando o servio for prestado por rgo ou entidade que integre a Administrao Pblica e que tenha sido criado para este fim especfico; II definir papis e responsabilidades dos atores e reas envolvidas na contratao, tais como: a) ateste dos produtos e servios; b) resoluo de problemas; c) acompanhamento da execuo dos trabalhos; d) gerenciamento de riscos; e) sugesto de aplicao de penalidades;

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DOS SERVIOS DE LIMPEZA E CONSERVAO Art. 42. Devero constar do Projeto Bsico na contratao de servios de limpeza e conservao, alm dos demais requisitos dispostos nesta IN: I - reas internas, reas externas, esquadrias externas e fachadas envidraadas, classificadas segundo as caractersticas dos servios a serem executados, periodicidade, turnos e jornada de trabalho necessrios etc; II - produtividade mnima a ser considerada para cada categoria profissional envolvida, expressa em termos de rea fsica por jornada de trabalho ou relao serventes por encarregado; e III exigncias de sustentabilidade ambiental na execuo do servio, conforme o disposto no anexo V desta Instruo Normativa. Art. 43. Os servios sero contratados com base na rea Fsica a ser limpa, estabelecendo-se uma estimativa do custo por metro quadrado, observadas a peculiaridade, a produtividade, a periodicidade e a freqncia de cada tipo de servio e das condies do local objeto da contratao. Pargrafo nico. Os rgos devero utilizar as experincias e parmetros aferidos e resultantes de seus contratos anteriores para definir as produtividades da mo-de-obra, em face das caractersticas das reas a serem limpas, buscando sempre fatores econmicos favorveis administrao pblica. Art. 44. Nas condies usuais, sero adotados ndices de produtividade por servente em jornada de oito horas dirias, no inferiores a: I - reas internas: 600m2; II - reas externas: 1200m2; III - esquadrias externas, na face interna ou externa: 220m2, observada a periodicidade prevista no Projeto Bsico; IV - fachadas envidraadas, nos casos previstos no subitem 4.9.: 110m2, observada a periodicidade prevista no projeto bsico; e V - reas hospitalares e assemelhadas: 330m2. 1 Nos casos dispostos neste artigo, ser adotada a relao de um encarregado para cada trinta serventes, ou frao, podendo ser reduzida a critrio da autoridade competente, exceto para o caso previsto no inciso IV deste artigo, onde ser adotado um encarregado para cada quatro serventes. 2 Considerar-se- rea externa aquela no edificada, mas integrante do imvel.

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3 Considerar-se- a limpeza de fachadas envidraadas, externamente, somente para aquelas cujo acesso para limpeza exija equipamento especial, cabendo ao dirigente do rgo/entidade decidir quanto oportunidade e convenincia desta contratao. 4 As reas hospitalares sero divididas em administrativas e mdico-hospitalares, devendo as ltimas reportarem-se aos ambientes cirrgicos, enfermarias, ambulatrios, laboratrios, farmcias e outros que requeiram assepsia similar, para execuo dos servios de limpeza e conservao. 5 As produtividades de referncia previstas neste artigo podero ser alteradas por meio de Portaria da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao. Art. 45. Nos casos em que a rea Fsica a ser contratada for menor que a estabelecida para a produtividade mnima de referncia estabelecida nesta IN, esta poder ser considerada para efeito da contratao. Art. 46. O Anexo V desta IN traz uma metodologia de referncia para a contratao de servios de limpeza e conservao, compatveis com a produtividade de referncia estabelecida nesta IN, podendo ser adaptadas s especificidades da demanda de cada rgo ou entidade contratante. Art. 47. O rgo contratante poder adotar Produtividades diferenciadas das estabelecidas nesta Instruo Normativa, desde que devidamente justificadas, representem alterao da metodologia de referncia prevista no anexo V e sejam aprovadas pela autoridade competente. Art. 48. Para cada tipo de rea Fsica dever ser apresentado pelas proponentes o respectivo Preo Mensal Unitrio por Metro Quadrado, calculado com base na Planilha de Custos e Formao de Preos, contida no Anexo III desta IN. Pargrafo nico. O preo do Homem-Ms dever ser calculado para cada categoria profissional, cada jornada de trabalho e nvel de remunerao decorrente de adicionais legais.

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