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Tcnicas Secretariais GESTO DE DOCUMENTOS Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,

, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. Segundo Santos (2002), a gesto de documentos pode ser considerada um conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente. Caractersticas fsicas dos documentos: 1. Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme de nitrato, papel. 2. Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc. 3. Gnero configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras) iconogrfica (imagem) 4. Espcie configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido, declarao, relatrio, ata. 5. Tipo configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrncia, boletim de frequncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, relatrio de atividades, relatrio tcnico, etc. Classificao de documentos: A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao. Classificar uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinas especficas, as quais possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. (CONARQ). A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema; agilizar a recuperao, e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento. O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral, e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.

Mtodos de Classificao de Documentos: Segundo Paes (2002, p.20), os documentos podem ser classificados da seguinte maneira: 1. Por seus mantenedores: a) Pblicos nas esferas federal, estadual e municipal; b) Institucionais instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas, sociedades e associaes; c) Comerciais empresas, corporaes e companhias; d) Famlias ou pessoais. 2. Pelos os estgios de evoluo dos arquivos, conhecido por Teoria das Trs Idades: a) Arquivos de primeira idade ou corrente; b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio; c) Arquivos de terceira idade ou permanentes. O que so documentos correntes? So aqueles que esto em curso, isto , tramitando ou que foram arquivados, mas que so objetos de consultas frequentes. Pode ser conservado no local onde foi produzido sob a responsabilidade das pessoas ou do rgo que o criou. O que so documentos intermedirios? So aqueles que no esto em uso corrente, mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do organismo produtor e da instituio arquivstica. O que so documentos permanentes? So aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo. 3. Pela extenso de sua atuao: a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao; b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo. 4. Pela natureza de seus documentos: a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos, resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis, deve-se ter maior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle. b) Arquivo especializado detm, sob sua custdia, documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que os documentos apresentem. 5. Pelo Gnero: a) Escritos ou textuais;

b) Cartogrfico (perfis/mapas); c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes); d) Filmogrficos (filmes); e) Sonoros; (CDs, fita cassete) d) Microgrficos (microfilme); f) Informticos. 6. Pela Natureza do assunto: a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao restrita. Podemos classificar os documentos em quatro graus: a) Ultrassecreto esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Os assuntos classificados como ultrassecretos so os referentes poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como: negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios. (Paes, 2005, p.30). b) Secreto consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Os documentos considerados secretos so os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultrasecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior (Paes, 2005, p.30). c) Confidencial refere-se aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes pessoal, material, finanas e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofrequncia de importncia especial, ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional (Paes, 2005, p. 30). d) Reservado so os assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos com suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas, e os negativos que indiquem instalaes importantes. (Paes, 2005, p.30). Microfilmagem: Sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por procurao fotogrfica. Terceirizao de arquivos: Muitas empresas vem a 3 como meio estratgico para aumentar o foco nas metas de seus negcios.

GED: Gesto eletrnica de documentos. Visa gesto de informao existentes em uma organizao, sendo assim, ferramenta primordial na gesto do conhecimento. Tabela de Temporalidade: Instrumento destinado, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhido aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.

Tabela de Temporalidade: Documento Aviso e recibo de frias Certido negativa de crdito Contas de gua, luz e telefone Contrato de estgio Espelho ou carto ponto Extrato bancrio Declaraes de informaes econmicas e ficais da pessoa jurdica Nota fiscal Prestao de contas de viagem Controle de entrega de vale transporte e alimentao

Prazo de guarda 10 anos 90 dias 5 anos 5 anos // // 10 anos

5 anos // //

As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de documentos desnecessrios, e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange todas as operaes referentes produo (quais so os suportes com validade em juzo e fora dele, como o documento deve ser estruturado, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). Regras de Alfabetao: 1. O sobrenome vem antes do nome 2. Sobrenomes compostos com substantivo e adjetivo no se separam. Ex: Castelo Branco, Camilo. 3. Quando o sobrenome gradado com Santo ou So, este tambm no se separa. Ex: Sto Cristo, Joo de. 4. A inicial do pronome tem preferncia na ordem de alfabetao. 5. A, O, DE, DA, D, DO, UM, UMA, so desconsiderados.

6. Sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Sobrinho, Jr e Neto no so considerados, a no ser que a nica diferena entre os nomes seja o sobrenome com grau de parentesco. 7. Os ttulos so colocados depois do nome completo entre parnteses. Ex: Rodrigues, Washington (Ministro) 8. Com excesso dos nomes espanhis e orientais, a ordem de nomes estrangeiros feita pelo ltimo nome. 9. As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. 10. Os sobrenomes espanhis so registrados pelo penltimo nome que o sobrenome do pai. 11. Nomes japas, chineses e orientais so registrados em sua ordem comum. 12. Nomes de formas se alfabeta da maneira que se apresenta, caso haja artigos, o mesmo colocado entre parnteses. Ex: Libary of Congress (The) Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico o sistema direto. A busca feita diretamente no documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia do local. (PAES, 2005) As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente. Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente, da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso, h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos estados. Mtodo Numrico Simples Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo. (PAES, 2005). Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos. No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde guardada a correspondncia de uma determinada firma. Por algum motivo, a organizao rompe relaes comerciais com a referida firma. Para que no se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha do ndice alfabtico, referente primeira firma, permanecer no fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar.

ORGANIZAO DE VIAGEM- Informa-se com com o executivo sobra a data da viagem, nmero de pessoas que viajaro, datas dos compromissos assumidos, nomes de pessoas que sero conectados, horrio da viagem, tipo de transporte, se haver necessidades de providenciar locadora de veculo (carro preferido; dias e horrio ao fazer reserva; consulte seu agente de viagens), bem como motorista e interprete, passaporte se necessrio, visto de passaporte se necessrio, visto de passaporte, carto de crdito, carto para movimento de conta bancria, verifique quais os documentos a serem levados, inclusive das pessoas que acompanha o executivo; itinerrio de viagem, com horrios, locais de sada a chegada; hotel de entrevistas, nmero de telefones das pessoas que esto envolvidas, passagens. Em caso de mudanas de planos, necessrio cancelar com a companhia ou agente a reserva e/ou bilhete. Seja longa ou curta a viagem, ao program-la, seu executivo precisa de voc. Providencie o itinerrio, lista de compromissos, acomodaes, materiais necessrios aos contatos, formulrio para registro de pessoas. Quanto ele retornar, lembre-se necessrio, de agradecer hospitalidade que recebeu durante a viagem. Viagens domsticas: Deve-se separar os vos da Ponte Area dos demais, geralmente, na Ponte Area, no se escolhe a empresa, visto que funciona como caixa nica. O preo igual para todos as companhias e normalmente no se faz reserva, a no ser atravs de um agente de viagens. As viagens para outras partes do Brasil podem ser programadas com antecedncia, havendo um prazo para confirmao e compra do bilhete da passagem, sem alterao de preo, e um ano de validade, contado da data de emisso. A reserva e a aquisio da passagem podem ser efetuadas tanto na companhia area como no agente de viagens. Viagens internacionais: Essas viagens tambm podem ser programadas diretamente com as empresas areas ou com um agente de viagens. Entretanto, como nas viagens internacionais h necessidades de se tratar da documentao- passaporte, visto de entrada nos diversos pases e outras exigncias- melhor valer dos agentes. Reservas de hotis, excurses, passeios tursticos, aluguis de automveis e outros servios itinerantes ao turismo tambm so oferecidos pelos agentes de viagens e podem ser pagos no Brasil, evitando-se o manuseio desnecessrio de dinheiro, cmbio em moeda estrangeira, gastos adicionais e outros inconvenientes to comuns em viagens. Carto de crdito: A secretria pode cuidar tambm de cartes de crdito, verificando a validade dos mesmos at internacionalmente e renovando-o quando for o caso. Passaporte: os formulrios para obteno de passaportes so fornecidos gratuitamente pelo rgo expedidor: Departamento de Polcia Federal, o passaporte pode ser tambm requerido atravs de agncia do correio, no caso de perda ou roubo do passaporte brasileiro no exterior de ser registrado em qualquer delegacia policial e o interessado deve procurar um consulado do Brasil mais prximo para solicitar a emisso de um novo documento. Visto: de acordo com o decreto n 4541 de 11.03.1980, no ser exigido visto de sada aos brasileiros que possuem passaportes vlidos, para os pases limtrofes (convnio Brasil, Argentina, Uruguai, Paraguai e Chile), apresentando somente a carteira de identidade. Voucher (certificado de reservista) : documento que serve como prova de que condies e termos da transao foram preenchidas. Em linguagem prpria de turismo, significa um comprovante, emitindo pelas agncias de turismo, que substitui o dinheiro, principalmente no pagamento de excurses ou despesas de hotis.

Vacinas exigidas: dependendo do pas que voc pretenda viajar, existe em alguns exigncias de vacinao, sendo aconselhvel consultar um agente de viagem para se certificar desta necessidade ou mesmo a Internet. Tcnicas de Relacionamento Interpessoal O que comportamento organizacional? o estudo do conjunto das aes, atitudes e expectativas humanas dentro do ambiente de trabalho. Para a eficcia do desenvolvimento das atividades profissionais, necessrio o conhecimento a respeito dos procedimentos gerais na organizao do trabalho, bem como o entendimento do nosso comportamento, dos superiores e dos colegas. Comportamento desejvel dos funcionrios e a relao direta deles no relacionamento interpessoal: Valorizar a sua aprendizagem e a de seu grupo e no somente o que j sabem; Aprender a gostar do que faz; Procurar visualizar todo o processo e as consequncias do seu trabalho, tanto para si quanto para a empresa; Planejar e atuar interprofissionalmente, e respeitar a diversidade da equipe; Obter competncia para o diagnstico e busca de soluo dos problemas; Controlar a ansiedade, e dominar as emoes; Reconhecer a importncia da rea, e o poder de influenciar os resultados; Atuar criativamente em busca de solues prprias, adequadas ao contexto, sensibilizando os demais de modo a desencadear aes proativas dos participantes do processo; Muitas dificuldades surgem quando os funcionrios atendem sua chefia imediata. Diversos autores preocuparam-se com a questo desse relacionamento to delicado Foram constatadas que certas habilidades auxiliam sobremaneira este relacionamento no ambiente de trabalho. Vejamos algumas: adquirir habilidade na comunicao; saber ouvir; ser paciente e desenvolver empatia; no adotar atitude defensiva e nem agressiva; no pr-julgar; procurar transmitir mensagens otimistas e estimulantes; expor argumentos e informaes de maneira lgica; s prometer ao chefe o que pode ser cumprido; abster-se de assuntos que no lhe digam respeito; saber contornar situaes difceis de relacionamento interpessoal entre chefia e funcionrios; no recusar tarefas que voc nunca tenha feito antes; saber aceitar crticas, ainda que inoportunas; e jamais dar a impresso de que sabe tudo. 5S (5 Sensos) um programa de melhoria comportamental, onde voc no muda de trabalho, mas sim, a forma de trabalhar, e desenvolver as atividades. O 5S tem como principal caracterstica a

simplicidade dos processos; os conceitos so bastante profundos, e podem ser aplicados tanto na vida profissional como na vida pessoal. O 5S ir simplificar os processos, melhorar as condies de ambiente de trabalho, visando otimizar recursos e o tempo. Seiri - Senso de Seleo Seiton - Senso de Ordenao Seiso - Senso de Limpeza Seiketsu - Senso de Sade Shitsuke - Senso de Autodisciplina