Trabajo Final Oys

AGROSERVICIOS SAN MARTIN SOCIEDAD ANNIMA
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Contenido
I. 1.1 INTRODUCCION .............................................................................................................. 1 PRESENTACIN DE LA EMPRESA ............................................................................ 1
GENERALIDADES ................................................................................................................... 1 ACTA DE CONSTITUCION .................................................................................................... 4 1.2 OBJETIVO DEL TRABAJO ........................................................................................... 10
CARTA OFERTA ........................................................................................................................ 11 1.4 II. 2.1 2.2 2.3 RESUMEN DEL TRABAJO .......................................................................................... 12 MANUAL DE FUNCIONES ........................................................................................... 13 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................... 13 FICHAS OCUPACIONALES ............................................................................................. 14 PRINCIPALES POLTICAS ADMINISTRATIVAS ......................................................... 22 III. 3.1 MANUAL CONTABLE................................................................................................ 23 CLASIFICADOR DE CUENTAS .................................................................................. 23
A ................................................................................................................................................ 24 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 IV. 4.1 4.2 4.3 4.4 V. INSTRUCTIVO DEL CALIFICADOR DE CUENTAS ................................................ 26 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAS GENERALMENTE ACEPTADOS ................... 37 PRINCIPALES NIIF ........................................................................................................ 38 CONTROL INTERNO POR REA .............................................................................. 39 PRINCIPALES POLTICAS CONTABLES ................................................................. 59 FORMATOS Y FORMULARIOS .............................................................................. 60 DE CONTABILIDAD....................................................................................................... 60 DE ADMINISTRACIN.................................................................................................. 61 DE VENTAS .................................................................................................................... 62 DE ALMACN ................................................................................................................. 63 CONCLUSIONES ........................................................................................................... 64
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I.
INTRODUCCION
El presente trabajo describe a la empresa Agroservicios San Martin S, A esta es una empresa con una estructura organizacional bien definida, al igual que sus polticas y prcticas contable donde se tiene como fin la implementacin de un sistema contable que pueda cumplir con las necesidades de la empresa. Donde se reflejara la implementacin de catlogos de cuentas y formatos, en fin todo el funciona miento de la empresa a la cual se desea implementar el sistema contable que pueda agilizar su funcionamiento para un mejor desempeo y por ende la atencin al cliente. 1.1 PRESENTACIN DE LA EMPRESA GENERALIDADES
Ubicacin Agroservicios San Martin, S.A. est ubicada en la ciudad de Ticuantepe, en el Kilmetro 16.5 carretera la Concepcin Clasificacin Por su giro: Comercial Por su tamao: Empresa Pequea ( Cuenta con una nmina de 8 empleados) Por el origen del Capital: Privada Agroservicios San Martin, S.A. es una empresa fundada desde el 2004, ubicado en la ciudad de Ticuantepe en km 16.5 carretera la concepcin, distribuyendo a sus clientes, productores agropecuarios, a obtener la mayor eficiencia productiva a travs de la calidad en agroqumicos, fertilizantes y semillas, brindando asesoramiento agronmico de excelencia, priorizando el enfoque tico y profesional en todas sus actividades, para lograr el mayor retorno para los componentes de la cadena.
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Visin Ser lder en la provisin de insumos y servicios innovadores para los productores agropecuarios del municipio. Misin En su campo, todos los das, potenciando rendimientos, en forma sustentable La diferencia est en nuestra gente, que trabaja unida detrs de un objetivo comn. Sabemos que los mejores resultados siempre surgen del trabajo en equipo y compromiso mutuo.
Valores
Puntualidad: Entregamos el pedido de nuestros clientes sin retraso, ofrecindole un servicio de calidad. Innovacin: Nuestros productos son de la ms alta calidad, y procuramos obtener la tecnologa ms actual. Respeto: Nos apegamos a las normas establecidas, buscamos el bien de nuestros clientes para que estn satisfechos con nuestro trato. Honestidad: Nuestro comportamiento debe ser socialmente responsable, mostrando respeto, imparcialidad y sinceridad hablando siempre con la verdad y apegado a las reglas de nuestra empresa Lealtad: Nuestros colaboradores trabajan en equipo, demuestran compromiso y respeto a los valores de la empresa. Responsabilidad: Nos comprometemos con nuestros clientes, el servicio a los dems. Asumimos y reconocemos las consecuencias de nuestras acciones. Liderazgo: Somos personas comprometidas en dar ejemplo, influyendo positivamente en el trabajo de los dems, generando un trabajo de equipo que produce resultados exitosos.
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Eficiencia: Utilizamos de forma adecuada los medios y recursos con los cuales contamos, para alcanzar nuestros objetivos y metas programadas, optimizando el uso de los recursos y el tiempo disponibles. Honestidad: Nos guiamos por la sinceridad y la coherencia de nuestras acciones dentro de un marco de franqueza y transparencia con nuestros clientes.. Objetivos Generales Ser lder en la venta de productos agropecuarios de la zona sur de Nicaragua, lograr posicionarnos en el mercado y obtener mayores utilidades. Objetivos Especficos Incrementar las ventas de nuestros productos, abrir sucursales en puntos estratgicos para generar mercado y crecimiento.
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ACTA DE CONSTITUCION TESTIMONIO ESCRITURA NMERO UNO (1). CONSTITUCIN DE SOCIEDAD ANNIMA. En la ciudad de Managua, capital de la Repblica
de Nicaragua, a las nueve y cuarenta minutos de la maana del da siete de julio del ao dos mil cuatro; ANTE M, ENRIQUE JAVIER HERNANDEZ, Abogado y Notario Pblico de la Repblica de Nicaragua, de este domicilio y residencia, debidamente autorizado para caratular por la Excelentsima Corte Suprema de Justicia durante un quinquenio que finaliza el da cinco de febrero del ao dos mil ocho, comparecen los seores ERNESTO RUIZ ESCORCIA. Licenciado en Contabilidad, quien se identifica con cdula de identidad nmero 001-1706890022J; JUAN CARLOS CALERO, Licenciado en Contabilidad, identificado con cdula de identidad nmero 001-160783-0023R; todos mayores de edad, casados y de este domicilio. Doy fe de conocer personalmente a los
comparecientes quienes a mi juicio tienen la capacidad legal necesaria para obligarse y contratar y en especial para el otorgamiento de este acto en el que actan en sus propios nombres y representacin. As, conjuntamente dicen
que han convenido en organizar una sociedad annima de conformidad con las leyes de la Repblica de Nicaragua y que al efecto por la presente escritura la constituyen sobre las bases y estipulaciones que se contienen en las clusulas siguientes: PRIMERA: RAZN SOCIAL. La razn o firma social bajo la cual se regirn los negocios de esta sociedad ser la de "AGROSERVICIOS SAN MARTIN, SOCIEDAD ANNIMA", que tambin se podr abreviar como AGROSAM cuyo nombre se podr usar en todas sus
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relaciones comerciales, con el pblico en general, instituciones bancarias cientficas, entes autnomos y gubernamentales, nacionales
y o
extranjeros. SEGUNDA: DOMICILIO.
La sociedad tendr su domicilio en la
ciudad de Ticuantepe, sin perjuicio de instalar negocios o sucursales en cualquier lugar de la Repblica o fuera de ella. TERCERA: OBJETO. La sociedad tiene por objeto principal la prestacin de servicios de
cualquier naturaleza a personas naturales y jurdicas, en especial los de carcter de servicio de venta de productos agrcolas. Para ello podr realizar todos
aquellos actos relativos a los servicios contratados por s o por medio de particulares o empresas y llevar a cabo relaciones comerciales, civiles, financieras, mobiliarias e inmobiliarias que se relacionen directa o indirectamente con la sociedad y con los negocios similares y conexos que puedan facilitar su extensin o desarrollo. CUARTA: CAPITAL SOCIAL. El capital de la sociedad
es la suma de QUINIENTOS MIL (C$500,000.00), representado por doscientas (200) acciones con un valor nominal de DOS MIL QUINIENTOS CRDOBAS (C$2,500.00) cada una. La Junta General de Accionistas podr aumentar el
capital social y establecer la forma en que deba enterarse el valor de las acciones que se emitan en todo aumento de capital social mediante la emisin de nuevas acciones. Los accionistas tendrn derecho preferente para adquirir nuevas acciones en proporcin a las que posean a la fecha en que se decrete el aumento. Los estatutos determinarn la forma de ejercer este derecho de
preferencia. El capital social se suscribe en este acto as: ERNESTO RUIZ ESCORCIA suscribe y paga CIEN acciones, JUAN ARLOS CALERO suscribe y paga CIEN acciones; que todos suscriben y pagan en dinero en efectivo en
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este mismo acto.
QUINTA: ACCIONES.
Las acciones sern nominativas,
confieren iguales derechos a sus dueos y no podrn ser convertidas en acciones al portador, an cuando estn totalmente pagadas. La trasmisin de acciones por actos intervivos slo estar limitada por el derecho de preferencia para la compra que se establezca en los estatutos. SEXTA:
ADMINISTRACIN.
La direccin y administracin de la sociedad estar a
cargo de una Junta Directiva compuesta de un Presidente, un Secretario y tres Vocales, los cuales sern electos por la Junta General de Accionistas por mayora de votos en la sesin que corresponda; durarn en sus funciones cuatro aos pudiendo ser reelectos; si terminado el perodo no hubieren sido electos nuevos miembros de la Junta Directiva continuarn fungiendo los que estuvieren ejerciendo el cargo, mientras no se practique nueva eleccin. El Secretario llenar las vacantes que ocasione la falta temporal del Presidente. La falta absoluta de uno de los miembros ser llenada por la Junta General de Accionistas. Para que exista qurum en las sesiones de Junta Directiva se requerir la concurrencia de la mitad ms uno de los miembros y las decisiones se acordarn por mayora de votos y en caso el Presidente. SPTIMA: REPRESENTACIN. de empate decidir
La representacin ser
ejercida por el Presidente de la Junta Directiva quien ser el representante de la sociedad, tanto judicial como extrajudicialmente, con todas las facultades de un Apoderado Generalsimo, y podr otorgar Poder General al gerente de la sociedad, para asuntos judiciales o administrativos, cuando ste fuere extrao a ella. OCTAVA: JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS. Las Juntas
Generales se realizarn cada ao, ya sean ordinarias o extraordinarias, y sern
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convocadas cuando la Junta Directiva lo dispusiere o cuando as lo solicite por escrito el Presidente, expresado el objeto de la reunin. Para que haya qurum se necesita la comparecencia de accionistas que representen la mitad ms una del total de las acciones, entendindose que cada una de las acciones vale por un voto. Si la reunin no pudiere efectuarse por falta de qurum o por cualquier otra causa, deber citarse para nueva reunin con diez das de anticipacin como mnimo y si an en este caso no hubiere qurum, se verificar la Junta General con los socios que concurran, excepto cuando se tratar de asuntos cuya consideracin y resolucin requieran que est representada una determinada fraccin del capital social. Las citaciones se harn
personalmente o por medio de cartas o correos electrnicos o telegramas dirigidos a cada accionista. NOVENA: RESOLUCIONES. En las reuniones de la Junta General de Accionistas cada accin confiere derecho a un voto. Las resoluciones se formarn con la mitad ms uno de los votos representados en la sesin, cualquiera que fuese la naturaleza del asunto que se trate, pero requerirn la presencia personal o por medio de apoderados de accionistas que representen ms de la mitad del capital social y el voto conforme de igual fraccin de capital ms una, aqullas que se refieran a las materias siguientes: a) Disolucin anticipada de la sociedad; b) Prrroga de su duracin, an cuando hubiere transcurrido el trmino de conformidad con este contrato social; c) Fusin con otra sociedad; d) Cambio de objeto de la sociedad; e) Reduccin del capital social; f) Reintegracin o aumento del mismo capital; y g) Toda otra modificacin del acta constitutiva o de los estatutos. DCIMA:
FISCALIZACIN. La administracin de la sociedad ser fiscalizada por un
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vigilante quien podr ser o no accionista nombrado por la Junta General de Accionistas por el perodo que se establezca en los estatutos. PRIMERA: EJERCICIO ECONMICO Y BALANCE. DCIMA
Las cuentas de la
sociedad se llevarn por partida doble, con todos los requisitos de ley, en los libros exigidos por la misma, adems del libro de inscripciones de las acciones nominativas. DCIMA SEGUNDA: UTILIDADES. Para determinar el monto de las utilidades netas de la sociedad en cada ejercicio se deducirn las cantidades correspondientes a los siguientes renglones: a) Los gastos generales de administracin; b) Las sumas destinadas a los impuestos que graven las operaciones o bienes sociales que la ley exija pagar; c) Las partidas necesarias para la amortizacin de sus activos sujetos a depreciacin; d) La porcin destinada otra a la integracin del fondo de reserva legal; e)
Cualquiera contable.
que corresponda hacer conforme la ley o la tcnica
El saldo resultante determinar las utilidades, mismas que se
distribuirn en la forma que acuerde la Junta General de Accionistas, excepto las correspondientes a los tres primeros aos de existencia de la sociedad, que pasarn directamente a integrar el fondo de reserva. DCIMA TERCERA:
RESERVAS DEL CAPITAL. El fondo de reserva del capital lo constituir la dcima parte del capital social. Las prdidas en cualquier ejercicio anual se cubrirn con aplicaciones equivalentes al fondo de reserva legal y al capital a su orden. Cada vez que se afectare dicho fondo deber reintegrarse en el
prximo ejercicio favorable, mediante la separacin de una cantidad doble a la que ordinariamente se destina a su constitucin. DCIMA CUARTA:
DURACIN. La duracin de la sociedad ser de veinte (25) aos, contados a
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partir de la fecha de inscripcin en el Registro Pblico Mercantil tanto de la presente escritura como de los estatutos. La duracin de la sociedad podr ser prorrogada por la Junta General de Accionistas una o ms veces por los trminos que sta acordare.
Doy fe de haber advertido a los comparecientes de la obligacin de inscribir el testimonio que de sta se libre, en el Registro Mercantil correspondiente. Leda ntegramente toda esta escritura a los otorgantes, la encontraron conforme, la aprueban y ratifican en todas y cada una de sus partes y firman todos juntos conmigo, el Notario, que doy fe de todo lo relacionado. ERNESTO RUIZ ESCORCIA (f) Ilegible. JUAN CARLOS CALERO (f) Ilegible (f)
ENRIQUE JAVIER HERNANDEZ. Notario Pblico.
As pas ante m, del frente del folio nmero uno al frente del folio nmero seis, de mi PROTOCOLO NMERO VEINTICINCO, que llevo en el corriente ao y a solicitud del seor JUAN CARLOS CALERO, en calidad de Presidente de la Sociedad Annima AGROSERVICIOS SAN MARTIN, libro este primer testimonio, en seis hojas tiles de papel sellado que rubrico, firmo y sello, en la ciudad de Managua, a las nueve horas del da ocho de julio del ao dos mil cuatro.
Dr. ENRIQUE JAVIER HERNANDEZ ABOGADO Y NOTARIO PBLICO
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1.2 OBJETIVO DEL TRABAJO
Objetivos Generales
Implementar la organizacin y sistemas contables en las empresas.
Objetivos Especficos
Conocer la Organizacin de la empresa Agroservicios San Martin, S.A. Analizar las necesidades de la empresa para el desarrollo e implementacin del sistema contable. Comparar los resultados de la aplicacin del sistema de la empresa. Brindar las conclusiones respecto a los resultados del proceso de instalacin del sistema.
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CARTA OFERTA
SOLUCIONES INFORMATICAS INTEGRALES, S.A.

Managua, 08 de Junio 2013
Lic. Juan Carlos Calero Presidente Agroservicios San Martin, S.A Su oficina, Estimado Lic. Calero, Reciba un cordial saludo de Sistemas Contables, S.A. y de mi parte en particular. Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, con el objetivo de ofertarle nuestro sistema contable CONTA-AGRO el cual le permitir a su institucin automatizar sus procesos contables y administrativos. A continuacin le detallo las principales funcionalidades de nuestro sistema contable y sus principales caractersticas: Multiempresa y multiusuario. Asientos contables En base a para acelerar procesos. Asientos automticos de Compra-Venta con afectacin a inventarios. Dos mtodos de valuacin PEPS, Promedio. Centro de Costos. Mdulos de Clientes y Proveedores Balance General y Estado de Resultados comparativos. Mdulo de Presupuesto. Exportacin a Excel, PDF, CVS, TXT de todos los reportes. Manejo de Costos por rdenes y Procesos. Funcionamiento en lnea, para usarlo con sucursales.
El costo del sistema completo es de U$ 1,500.00 (Un Mil Quinientos Dlares Netos) Al comprar nuestro sistema contable se incluye los siguientes puntos para su consideracin: Acompaamiento de instalacin del sistema contable. Asistencia tcnica Gratis por 3 meses. Garanta por errores de programacin. Manual de usuario.
Mtodos de pago: 25% A la firma del contrato 25% Instalacin 50% Un mes finalizada la instalacin
A la espera de una respuesta positiva de su parte, aprovecho la oportunidad para saludarle, atentamente. Ing. Jeffer Chavarra Analista de Sistemas Soluciones Informticas Integrales, S.A
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1.4 RESUMEN DEL TRABAJO
Agroservicios San Martin, S.A. es una empresa que inici sus operaciones en el mes de Julio del ao 2004, al iniciar a operar comenz a llevar sus registros de forma manual, a medida que fueron creciendo las operaciones y el inventario AGROSAM se vio en la necesidad de implementar un sistema contable para facilitar las operaciones y el trabajo a los empleados, con el fin de agiliza y brindar una mejor atencin a sus clientes.
As mismo para llevar el control al pago de los proveedores, control de existencia de inventarios, control de activo fijo y nminas.
Para desarrollar un sistema contable que se adecue a las necesidades de AGROSAM se necesita conocer su estructura organizacional, principales polticas administrativas, polticas contables, control interno, manual de funciones, NIIF, PCGA y formatos de papelera a utilizar.
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II.
MANUAL DE FUNCIONES
2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Gerente general Jefe de ventas Jefe de bodega
Contador
Cajera
Vendedor
Vigilante
Trasporte
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2.2 FICHAS OCUPACIONALES
Identificacin y relaciones A. 1. 2. 3. 4. 5. 6. B. 7. 8. 9. Identificacin Nombre del puesto: Gerente General Nmero de plazas: una Clave: 001 Ubicacin (fsica y administrativa): Oficina General Tipo de contratacin: Permanente mbito de operacin: En General Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Socios Subordinados Directos: Gerente Administrativos y de Ventas Dependencia funcional: Gerencia
Propsitos del puesto: Funciones general: Representar a la empresa y mantener las relaciones comerciales a nivel nacional e internacional. Funciones especficas: Coordinar y dirigir el proceso de revisin por la gerencia Garantiza la implementacin y la ejecucin del sistema integrado de calidad, Trabajar con el equipo de gerencia la organizacin interna de la organizacin de la empresa para que coincide y apoye el logro de la misin, visin, poltica y objetivos de calidad. Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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Identificacin y relaciones A. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. B. Nombre del puesto: Contador Nmero de plazas: Uno Clave:005 Ubicacin (fsica y administrativa): Departamento de contabilidad Tipo de contratacin: permanente mbito de operacin: registrar las operaciones de ingresos y egresos
Relaciones de Autoridad 7. Jefe inmediato: Gerente Administrativo 8. Subordinados Directos: auxiliar contable y cajero 9. Dependencia funcional: Contable
Propsitos del puesto: Funciones general: Es el encargado de presentar la situacin financiera de la empresa. Lleva los registros de contabilidad de la empresa, registrando los movimientos monetarios de bienes y derechos, llevando los estados financieros y presupuestos Funciones especficas: Registrar las operaciones dentro de la entidad, Emisin de los estados financieros mensuales, Organizar y distribuir funciones a cada asistente de contabilidad y velar por su cumplimiento, ya que con esto garantiza la elaboracin de los estados financieros en tiempo y forma, Preparacin de la declaracin de puestos directos e indirectos, Colaborar con todas las gerencias de la empresa en lo que respecta en la informacin contable. Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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Identificacin y relaciones A. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. B. Nombre del puesto: Cajera Nmero de plazas: una Clave: 007 Ubicacin (fsica y administrativa): rea de ventas Tipo de contratacin: Permanente mbito de operacin: registros de ingresos de dinero
Relaciones de Autoridad 7. Jefe inmediato: contador 8. Subordinados Directos: ninguno 9. Dependencia funcional: contable
Propsitos del puesto: Funciones general: Registrar y recibir el dinero en conceptos de ventas Funciones especficas: registrar todos los ingresos en conceptos de ventas de mercadera recibir el dinero e ingresarlo de una manera segura dentro de la caja. Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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Identificacin y relaciones A. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Jefe de ventas Nmero de plazas: una Clave: 003 Ubicacin (fsica y administrativa): rea de ventas Tipo de contratacin: Permanente mbito de operacin: ventas de productos
B.
Relaciones de Autoridad 7. Jefe inmediato: Gerente General 8. Subordinados Directos: Agente Vendedor 9. Dependencia funcional: Ventas
Propsitos del puesto: Funciones general: Encargarse de las operaciones en ventas de artculos de computacin y los accesorios. Funciones especficas: supervisar que los agentes de ventas cumplan con las metas propuestas por la empresa Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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Identificacin y relaciones A. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Agentes de Ventas Nmero de plazas: 3 Clave: 009 Ubicacin (fsica y administrativa): rea de exhibicin y venta Tipo de contratacin: permanente mbito de operacin: venta de equipo de cmputos y accesorios
B.
Relaciones de Autoridad 7. Jefe inmediato: Jefe de ventas 8. Subordinados Directos: ninguno 9. Dependencia funcional: Ventas
Propsitos del puesto: Funciones general: Radica en la atencin al cliente y venta de equipos de PC Funciones especficas: Brindar la informacin que sea necesaria a los clientes y pblico en general de los precios de las mercancas en ventas, los tipos de marcas que se distribuyen, y los precios de ventas Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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Identificacin y relaciones A. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. B. Nombre del puesto: Vigilante Nmero de plazas: uno Clave: 012 Ubicacin (fsica y administrativa): rea perimetral de la empresa Tipo de contratacin: Permanente mbito de operacin: vigilancia
Relaciones de Autoridad 7. Jefe inmediato: Jefe de Ventas 8. Subordinados Directos: ninguno 9. Dependencia funcional:
Propsitos del puesto: Funciones general: Vigilancia en general del rea perimetral de toda la empresa Funciones especficas: brindar al seguridad necesaria dentro y alrededor de la empresa, es el encargado de vigilar la empresa durante las 24 horas del da, de igual manera tendr la responsabilidad de custodiar los depsitos de dinero que se efecten al banco.
Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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Identificacin y relaciones A. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Jefe de Bodega Nmero de plazas: una Clave: 010 Ubicacin (fsica y administrativa): rea de bodega Tipo de contratacin: Permanente mbito de operacin: descargar y ubicar la mercadera en el lugar que corresponde
B.
Relaciones de Autoridad 7. Jefe inmediato: Gerente General 8. Subordinados Directos: Ninguno 9. Dependencia funcional: Mantener la bodega en n orden adecuado
Propsitos del puesto: Funciones general: Atender las rdenes del encargado de soporte tcnico y entregarle la mercanca que se tiene que entregar a los clientes. Funciones especficas: descargar la nueva mercanca y ordenarla de manera adecuada dentro del rea de bodega, recibir la facturas conformes a las ventas de mercanca y entregarlas al agente vendedor, mantener el rea de bodega de una manera ordenada y limpia. Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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Identificacin y relaciones A. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. B. Nombre del puesto: Equipo de Reparto (Conductor) Nmero de plazas: una Clave: 011 Ubicacin (fsica y administrativa): rea de parqueo Tipo de contratacin: permanente mbito de operacin: traslado de mercanca
Relaciones de Autoridad 7. Jefe inmediato: el encargado de soporte tcnico 8. Subordinados Directos: Ninguno 9. Dependencia funcional:
Propsitos del puesto: Funciones general: Transportar la mercanca a la empresa Funciones especficas: Transportar la mercanca a clientes Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad
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2.3 PRINCIPALES POLTICAS ADMINISTRATIVAS
Horario de trabajo: De lunes a viernes, el horario de oficina es de 8:00 am a 12:00 m y de 1:00 pm a 5:30 pm. El sbado, el horario es de 8:00 am a 12:00 m. Evaluacin al desempeo: Todo los empleados participarn en la evaluacin de desempeo en el perodo 1-31 de diciembre de cada ao para revisar el desempeo pasado y establecer metas y objetivos para el ao prximo. Crdito a empleados: Todos los empleados que tengan ms de seis (6) meses de laborar tendrn derecho a un prstamo del 70% del valor de su indemnizacin. Venta de Activo fijo: Al realizarse venta de activo fijo el empleado con mayor tiempo tendr derecho a ser el primero a comprarlo, y sucesivamente con el mas actual. Uso de uniforme: Todos los empleados estn obligados a portar uniforme de Agroservicios San Martin, S.A. La empresa proporcionar el uniforme. Uso del telfono: A los empleados se les permite hacer un nmero razonable de llamadas personales durante el da de trabajo pero se les anima a hacerlo en su propio tiempo cuando sea posible. Uso de cigarrillo: Fumar no est permitido en ninguna parte de la oficina o en los vehculos de la organizacin. La regla de no fumar tambin se aplica a los visitantes a la oficina. Todo empleado debe aceptar esta poltica.
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III.
MANUAL CONTABLE
3.1 CLASIFICADOR DE CUENTAS Cdigo 1 1.1 1.1.01 1.1.01.001 1.1.01.002 1.1.02 1.1.02.001 1.1.02.002 1.1.03 1.1.03.001 1.1.03.002 1.1.03.003 1.1.04 1.1.04.001 1.1.04.002 1.1.04.003 1.1.04.004 1.1.04.005 1.1.04.006 1.1.04.007 1.1.04.008 1.1.04 1.1.04.001 1.1.04.002 1.1.04.003 1.1.04.004 1.2 1.2.01 1.2.02 1.2.03 1.2.04 Descripcin ACTIVOS Circulante Efectivo Caja Y Banco Caja General Caja Chica Bancos banco moneda nacional banco moneda extranjera Cuentas y documentos por cobrar Cuentas Por cobrar Documentos por cobrar Estimacin para cuentas incobrables Inventario Fertilizantes Insecticidas Abonos Mangueras Fungicidas Repuestos para bombas Herramientas agrcolas Insumos veterinarios Gastos pagados por anticipados Papelera y tiles de oficina Interese sobre prestamos Seguros IVA Acreditable Activos Fijos Terrenos Edificio Mobiliario y equipo de oficina Depreciacin acumulada
Nivel 1 2 3 4 4 3 4 4 3 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 2 3 3 3 Naturaleza M/A D D D D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D M M M A A M A A M A A A M A A A A A A A A M A A A A M A A A M
3 A
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1.2.05.001 1.2.05.002 1.2.05.003 2 2.1 2.1.01 2.1.02 2.1.03 2.1.04 2.1.04.001 2.1.04.002 2.1.04.003 2.1.04.004 2.1.04.005 2.1.04.006 2.1.05 2.1.05.001 2.1.05.002 2.1.05.003 2.1.05.004 2.1.05.005 2.1.05.006 2.1.06 2.2 2.2.01 3 3.1 3.1.01 3.1.02 3.1.03 3.1.04 4 4.1 5 5.1 6 6.1 6.1.01
Terrenos Edificio Mobiliario y equipo de oficina PASIVOS Circulante Proveedores Acreedores Diversos Prstamos por pagar C/P Gastos Acumulados por pagar Sueldos y salarios Vacaciones Dcimo tercer mes Indemnizacin INSS Patronal INATEC Retenciones por pagar INSS laboral IR en la fuente 2% Retencin definitiva 1.5% Retencin definitiva 2 % Comisin por transacciones 0.40 % Impuesto sobre la Renta Intereses por pagar Fijo Prstamos por pagar L/P PATRIMONIO Capital Social Capital Social Reserva Legal Utilidad o prdida acumulada Utilidad o prdida del ejercicio INGRESOS ORDINARIOS Ventas COSTOS Costo de ventas GASTOS DE VENTAS Gastos de ventas Sueldos y salarios
4 A 4 4 1 2 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 3 2 3 1 2 3 3 3 3 1 2 1 2 1 2 3 A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A D D D D D
A A A M M A A A M A A A A A A M A A A A A A A M A M M A A A A M A M A M M A
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6.1.02 6.1.03 6.1.04 6.1.05 6.1.06 6.1.07 6.2 6.3 7 7.1 7.1.01 7.1.02 7.1.03 7.1.04 7.1.05 7.1.06 7.1.07 7.1.08 7.1.09 8 8.1 8.1.01 8.1.01.001 8.1.01.002 8.1.01.003 8.1.03 8.1.03.001
9
Vacaciones Dcimo tercer mes Indemnizacion INSS Patronal INATEC INSS Laboral Retenciones definitiva 1.5% Comisin por transacciones 0.40 % GASTOS DE ADMINISTRACION Gastos administrativo Sueldos y salarios Vacaciones Dcimo tercer mes Indemnizacin INSS Patronal INATEC INSS Laboral Comisin por transacciones 0.40 % Retencin definitiva 1.5% GASTOS FINANCIEROS GASTOS FINANCIEROS INTERESES Y COMISIONES BANCARIAS Intereses Ordinarios Intereses de Mora Comisiones Bancarias PERDIDAS POR CUENTAS INCOBRABLES Prdida por Cuentas Incobrables PERDIDA Y GANANCIAS
3 D 3 D 3 D 3 3 3 2 2 1 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 2 3 4 4 4 3 4 1 D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D
A A A A A A A A M M A A A A A A A A A M M M A A A M A M
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3.2 INSTRUCTIVO DEL CALIFICADOR DE CUENTAS
1.1.01.001 CAJA GENERAL Se carga: Del valor de las existencias en efectivo al iniciarse el negocio. Del importe del dinero que ingresa y de los sobrantes en efectivo.
Se abona: Del importe del dinero en efectivo que egresa a caja, del importe de los faltantes en efectivo, del importe de saldo para saldarla.
Su saldo es siempre deudor y representa el valor de las existencia de efectivo. Su presentacin en el balance es en el rubro del activo circulante. 1.1.01.002 CAJA CHICA Se carga: Al iniciar el ejerci. Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del importe del fondo al inicio del ejerci.
Durante el ejercicio: Del importe del valor nominal del fondo al constituirse y por los incrementos que puede efectuarse.
Se abona: Durante el ejercicio: Del importe del valor nominal de las disminuciones o cancelaciones que lleguen a efectuarse.
Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla. (Para cierre de libros) Su saldo es siempre deudor y representa el valor nominal del importe del fondo en efectivo, en comprobantes o por la suma de ambos.
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Se presenta en el balance general como una de las primeras partidas del activo circulante, inmediatamente despus del efectivo en caja.
1.1.02 BANCOS: Se carga: Del valor de las existencias depositadas en una cuenta de cheque. Del valor de nuevos depsitos en cheque. El valor de intereses que los bancos abonen a nuestra cuenta de cheques. Se abona: del importe de los cheques expedidos a cargo de instituciones o de personas. De cantidades que el banco cargue por concepto de comisiones y cobranzas. Del importe del saldo para saldarla.
Su saldo es siempre deudor. Se presenta en el balance general en el rubro del activo circulante. 1.1.03.001 CUENTAS POR COBRAR: Se carga: Del importe de las ventas de mercancas a ciertico pendientes de cobro. Del importe de nuevas ventas a crdito. De los importe de los interese que se apliquen a los clientes por mora en el pago de sus cuentas.
Se abona: Ddel importe de los pagos que los clientes nos hacen. Del importe de la mercadera devuelta por los clientes. De las rebajas concedidas a los clientes
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De las cuentas que se consideran incobrables Del importe de su saldo para saldarla.
Su saldo ser siempre deudor y se representa en el balance general en el grupo de los activos circulante. 1.1.03.002 DOCUMENTOS POR COBRAR Se carga: Del valor nominal de los documentos pendiente4s de cobro Del valor nominal de los documentos recibidos, suscritos o endosados a favor del comerciante. Se abona: Del valor nominal delos documentos cobrados ,endosados ,o cancelados por el comerciante. Del valor nominal de los documentos que se consideran incobrables. Del importe de su saldo para saldarla.
Su saldo siempre es deudor y se representa en el balance general en el grupo de activos circulantes. 1.1.03.004 CUENTA ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES Esta cuenta es complementaria de activo, de naturaleza acreedora, es una cuenta de valuacin que aumenta o disminuye una cuenta de activo, forma parte de l, pero no es un activo en s misma. Se carga: Durante el ejercicio: De las disminuciones efectuadas a las estimaciones como resultado de los estudios efectuados al a cuenta por cobrar de clientes, como abono a los resultado de los ejercicios. De las cuentas que se consideran incobrables con abono ala cuenta clientes.
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Al finalizar el ejercicio: Del importe de las disminuciones efectuada a la cuenta por cobrar de clientes con abono a los resultados del ejercicio. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros)
Se abona: Al iniciar el ejercicio: De saldo acrededor,el cual representa la cantidad que razonablemente se espera que no paguen los clientes, es decir de cobro dudoso. Durante el ejercicio: Del importe de los aumentos que afectan al estimacin Al finalizar el ejercicio: Del import de la estimacin del ejercicio o de los aumentos que se efecten ala cuenta por cobrar a clientes con cargo a los resultado del ejercicio. Con saldo es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se recupera en efectivo (cobro). 1.1.04 INVENTARIO Se carga: Del costo del inventario inicial de mercanca al iniciar el negocio Del costo de nuevas compras. Del costo de mercancas recibidas de los clientes por concepto de devolucin sobre venta.
Se abona: Del precio del costo de mercancas vendidas. Del precio de costo de la mercanca devuelta a los proveedores. Del importe de las rebajas sobre compras, obtenidas de los proveedores.
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Su saldo es siempre deudor.se representa en el balance general en grupo del activo circulante.
1.1.04 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS En esta cuenta se registra todo lo que es pagado por anticipado, tales como papelera, intereses sobre prstamos, seguros etc. Se carga: Del importe de las primas de seguro contra incendio, accidentes, robos, etc. Del importe de los impuestos pagados por anticipado (IVA) Del importe de la papelera pagada por anticipado
Se abona: De la porcin de primas qe deben aplicarse al terminar el ejercicio. De la porcin de impuestos, intereses, papelera que deben aplicarse a las operaciones de cada ejercicio.
Su saldo es deudos. Se presenta en el balance general en el grupo del activo circulante. 1.2.01 TERRENOS Se carga: Del precio de los terrenos existentes. Del precio de nuevas adquisiciones de terrenos.
Se abona: Del precio de los terrenos que se vendan. Del importe de su saldo para saldarla.
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Su saldo es deudor. Se presente en el balance general en el grupo de activos fijos. 1.2.02 EDIFICIO Se carga: Del precio de los edificios existentes. Del precio de nuevas adquisiciones de edificios. Del costo de las construcciones de edificios que la empresa haga.
Del precio del costo de las adiciones o mejoras que se hagan en ellos.
Se abona: Del precio de los edificios que se vendan. Del importe de su saldo para saldarla.
Su saldo es deudor. Se presente en el balance general en el grupo de activos fijos. 1.2.03 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Se carga: Del importe del costo de los muebles y enseres. Del importe de las nuevas adquisiciones.
Se abona: Del costo de los muebles y enseres de oficina que sean vendidos o desechados.
Su saldo es deudor. Se presente en el balance general en el grupo de activos fijos.
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1.2.05 DEPRECIACION ACUMULADA Se carga: Del importe de las disminuciones afectadas a la depreciacin acumulada. Del importe de su saldo cuando el activo esta completamente depreciado, este daado o inservible. Del importe de depreciacin cuando el mobiliario sea vendido.
Se abona: Del importe de la depreciacin acumulada del bien con cargo a resultados.
Del importe del aumento efectuados en la depreciacin.
Su saldo es acreedor. Se presente en el balance general en el grupo de activos fijos. 2.1.01 PROVEEDORES Se carga: Del importe de los pagos a cuentas de proveedores. Del importe de las mercancas devueltas a los proveedores. Del importe de rebajas concedidas por los proveedores. Del importe de su saldo, para saldarla.
Se abona: Del importe de las mercancas compradas al crdito. Del importe de nuevas mercaderas compradas al crdito.
Su saldo es acreedor. Se presenta en el balance general en el grupo del pasivo circulante o a corto plazo.
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2.1.02 ACREEDORES DIVERSOS Se carga: Del importe de los pagos a cuenta o en liquidacin efectuada a los acreedores. Del importe de los descuentos concedida por los acreedores. Del importe de su saldo, para saldarla.
Se abona: Del importe de las cantidades que por conceptos diferentes de la compra de mercancas, se deban a terceras personas.
Su saldo es acreedor. Se presenta en el balance general en el grupo del pasivo circulante o a corto plazo. 2.1.03 PRESTAMOS POR PAGAR C/P Se carga: Del valor nominal de los prstamos que se paguen. Del valor nominal de los prstamos que se cancelen. De su saldo, para saldarla.
Se abona: Del valor nominal de prstamos adquiridos que sean menor de 12 meses.
Su saldo es acreedor. Se presenta en el balance general en el grupo del pasivo circulante o a corto plazo. 2.1.04 GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR Se carga:
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Por los pagos realizados en concepto de sueldos y salarios, dcimo tercer mes, indemnizacin, INSS e INATEC. Salarios no reclamados despus del pago de la nmina
Se abona: Por las acumulaciones de las nminas a pagar por sueldos y salarios. Registrando la nmina para vacaciones, dcimo tercer mes e indemnizacin. Registrando la nmina de seguridad social e INATEC.
2.1.05 RETENCIONES POR PAGAR Se registran en estas cuentas los importes de las retenciones efectuadas a partir de los salarios a los trabajadores y subcontratistas (INSS e IR), en virtud de las disposiciones legales establecidas. Las deducciones a los trabajadores deben sustentarse en las autorizaciones suscritas por los mismos o en sentencias judiciales. Registra el valor pendiente de pago por concepto de retencin de impuestos sobre la renta del respectivo ejercicio, segn liquidacin privada efectuada en la declaracin de rentas correspondientes, as como los montos a aos anteriores sujetos a revisin oficial, menos los anticipos y retenciones pagadas por los correspondientes perodos. Se carga: Por el pago a las entidades o beneficiarios de las mismas.
Se abona: Por las retenciones efectuadas a los empleados mediante la planilla de pago. Por las retenciones efectuadas a terceros en compras de bienes y servicios de acuerdo a lo dispuesto en la ley. Por otras retenciones generadas cuando se cobra (o se factura) un servicio.
Su saldo es acreedor. Se presenta en el balance general en el grupo del pasivo circulante o a corto plazo.
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2.1.06 INTERESES POR PAGAR Se carga: Por el pago de intereses generados por prstamos y compras al crdito.
Se abona: Por el clculo de intereses devengados en el periodo.
Su saldo es acreedor. Se presenta en el balance general en el grupo del pasivo circulante o a corto plazo. 2.2.01 PRESTAMOS POR PAGAR L/P Se carga: Del valor nominal de los prstamos que se paguen. Del valor nominal de los prstamos que se cancelen. De su saldo, para saldarla.
Se abona: Del valor nominal de prstamos adquiridos que sean mayores de 12 meses.
Su saldo es acreedor. Se presenta en el balance general en el grupo del pasivo fijo o a largo plazo. 3 PATRIMONIO Comprende las cuentas representativas de los fondos propios de la empresa, que se origina por aportaciones iniciales, por donaciones recibidas, evaluaciones, utilidades y/o prdidas acumuladas y por otros eventos o circunstancias que afectan a la empresa. 3.1.01 CAPITAL SOCIAL Se carga:
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Por la reduccin del capital pagado, cuando se ha cumplido con trmites legales y se cuenta con la aprobacin correspondiente para reducir el capital.
Se abona: Por los aportes de capital efectuados por los miembros o asociados, cuando se ha cumplido con los trmites legales y se cuenta con la aprobacin correspondiente para incrementar el capital. Por los importes capitalizados provenientes de otras cuentas de Patrimonio, cuando se ha cumplido con los trmites legales y se cuenta con la aprobacin correspondiente para incrementar el capital.
3.1.02 RESERVA LEGAL Comprenden los importes que se debe mantener en reserva de acuerdo a la Ley.
3.1.03 UTILIDAD O PRDIDA ACUMULADA Comprende los resultados acumulados generados en ejercicios anteriores que no ha sido aplicado a algn fin especfico. Se carga: Por la asignacin o aplicacin de utilidades a determinado fin. Por correcciones a la Cuenta cuando se inicia un nuevo ejercicio, cuando se requiere hacer ajustes que disminuirn estos resultados. Por la Absorcin de las prdidas acumuladas.
Se abona: Por la transferencia de las utilidades del ejercicio anterior cuando se inicia un nuevo ejercicio. Por correcciones a la cuenta cuando se requiere hacer ajustes que aumentarn estos resultados.
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3.1.04 UTILIDAD O PRDIDA DEL EJERCICIO En esta Cuenta se registra el resultado neto generado en el perodo actual determinado como la diferencia entre los ingresos y los gastos del perodo.
Se carga: Por el resultado neto del perodo, si el mismo es prdida. Por las transferencias, al inicio de un nuevo ejercicio, del resultado del ejercicio anterior a la cuenta "3.1.03 Utilidad o prdida acumulada", cuando el mismo arroj utilidad.
Se abona: Por el resultado neto del perodo, si el mismo es utilidad. Por las transferencias, al inicio de un nuevo ejercicio, del resultado del ejercicio anterior a la cuenta "3.1.03 Utilidad o prdida acumulada", cuando el mismo arroj prdida.
3.3 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAS GENERALMENTE ACEPTADOS
AGROSAM basa sus polticas contables bajo principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los ms importantes son los siguientes:
Principio de Empresa en marcha: Se considerar que la gestin de la empresa tiene prcticamente una duracin ilimitada. En consecuencia, la aplicacin de los principios contables ir sobre valores histricos.
Principio del Registro: Los hechos econmicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que los mismos originen.
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Revelacin Suficiente: La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la empresa. Principio de Importancia Relativa: La informacin que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en trminos monetarios.
3.4 PRINCIPALES NIIF
Seccin 1: Pequeas y Medianas Entidades AGROSAM es una Pequea Empresa que cuenta con ocho empleados, es por eso que se aplica la Seccin 1 de las NIIF PYME. Las pequeas y medianas entidades son entidades que: (a) no tienen obligacin pblica de rendir cuentas, y (b) publican estados financieros con propsito de informacin general para usuarios externos. Son ejemplos de usuarios externos los propietarios que no estn implicados en la gestin del negocio, los acreedores actuales o potenciales y las agencias de calificacin crediticia. Seccin 2: Concepto y Principios Generales En AGROSAM se basa bajo el esquema de NIIF PYME, aplicndolas con el objetivo de los estados financieros proporcionen informacin sobre la situacin financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea til para la toma de decisiones econmicas de una amplia gama de usuarios que no estn en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades especficas de informacin. Seccin 13: Inventarios El mtodo de valuacin de inventarios que utiliza AGROSAM es el costo promedio ponderado. Esto debido a las variaciones de precios en el mercado y mantener un precio razonable a nuestros clientes.
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Para ello nos regimos bajo la seccin 13 de las NIIF PYME para una correcta contabilizacin de nuestros inventarios. Seccin 34: Actividades Especiales Debido a que somos una empresa inmersa en las actividades agrcolas, nos regimos bajo esta seccin de actividades especiales. Nuestras compras las realizamos en bolsa agropecuaria para gozar de los beneficios en los impuestos y posteriormente beneficiar a nuestros clientes.
3.5 CONTROL INTERNO POR REA
I.
POLITICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO
La presente de Control Interno de AGROSERVICIOS SAN MARTIN, SOCIEDAD ANNIMA, responde a la necesidad de dar un mayor control al registro de las operaciones de la institucin. El cumplimiento a las medidas de Control Interno inherentes a las normas y los procedimientos incluyen la segregacin de las obligaciones, estableciendo lmites para el efectivo o los gastos, los requisitos de firma, los controles fsicos y las verificaciones cruzadas que se hacen regularmente a las operaciones. En su aplicacin el Manual de Control Interno debe Desarrollarse como una trama bien pensada de mtodos y medidas de coordinacin ensambladas de forma tal que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, y que a su vez garanticen los objetivos de preservar con la mxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las polticas administrativas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.
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II.
EL CONTROL INTERNO Y SU APLICACIN
Las Normas y procedimientos de Control Interno constituirn el marco normativo bsico establecido por AGROSAM, de aplicacin obligatoria por la Junta Directiva, Direccin Ejecutiva, Gerentes y dems empleados, para que stos controlen la organizacin y la administracin de las operaciones que se desarrollarn en las diferentes instancias organizativas de AGROSAM, las cuales servirn para asegurar el resguardo del Patrimonio de la Empresa. 2.1 DEFINICIN DE CONTROL INTERNO Se define el control interno como aquel proceso que se encarga de realizar la Junta Directiva, la Gerencia y el colectivo restante de una entidad, con el propsito de otorgar un nivel razonable de confianza en las Operaciones.
Se entender como Control Interno a los diferentes procesos establecidos e interrelacionados, que ejecute la Junta Directiva, la Gerencia, Gerentes y dems empleados de AGROSAM, para proporcionar seguridad razonable en la consecucin de sus objetivos. En base al razonamiento anterior se puede decir que: el Control Interno es un proceso efectuado por la Direccin, la Gerencia y dems personal de una entidad diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a que se alcanzarn los objetivos en las siguientes categoras: Eficacia y Eficiencia en las Operaciones de la Institucin. Confiabilidad de la informacin Financiera. Cumplimiento con las leyes y normas aplicables 2.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Los componentes del control interno estn interrelacionados y son: Ambiente de control Valoracin de Riesgos Actividades de Control Informacin y Comunicacin Monitoreo
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2.3 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO El Manual de Control Interno tiene como finalidad contribuir con el cumplimiento de los siguientes objetivos: 1) Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras. 2) Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, as como evaluar el desempeo de todas las instancias administrativas y funcionales de la entidad (eficacia y eficiencia de las operaciones). 3) Asegurar el cumplimiento de las polticas y normativas de la entidad. 4) Promover el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias del Pas dentro de las operaciones desarrolladas en la empresa.
III.
NORMAS DE CONTROL PARA EL MANEJO DE LA INFORMACION Y COMUNICACIN
3.1 FORMATOS 1. Es recomendable que se protejan todos los formatos que se utilicen en la Institucin, en este caso se deber seguir un esquema de codificacin. 2. Toda transaccin que involucre manejo de efectivo o cheques, o genere o requiera un documento contable, debe realizarse de acuerdo al Formato establecido, independientemente de que se origine en una carta o memorando. 3. Los formatos para manejo de efectivo o elaboracin de transacciones contables, deben estar prenumerados. 4. Cualquier formato prenumerado que sea anulado, ya sea por eliminacin de la transaccin o por deterioro, o por cualquier otra causa, deber ser archivado con todas sus copias para evitar el uso indebido.
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3.2 FIRMAS 1. Es necesario contar con un Registro de Firmas e Iniciales del personal de la Institucin, al igual que un Catlogo de Firmas Autorizadas, de manera que se pueda identificar en un solo documento cualquier firma del personal, cuando se requiera conocer la misma ya sea por situaciones originadas en el presente o por situaciones pasadas. 2. Para el registro de firmas se podr utilizar un Libro en el que los registros de las firmas se lleven por orden alfabtico o de apellido. 3. El conjunto de firmas autorizadas debe establecerse de acuerdo a categoras para asegurar que en ausencia de un funcionario autorizado, no se obstaculizarn las operaciones de tesorera. 4. La asignacin de firmas autorizadas deber ser informada y aprobada por la Gerencia.
5. Se debe establecer la obligatoriedad de un seguro de fidelidad para todos los Gerentes de rea, Cajeros, personal que maneja efectivo y todo personal que tienen firma autorizada.
IV.
NORMAS RELATIVAS AL CONTROL INTERNO DEL SISTEMA CONTABLE
El Control Interno del Sistema contable es el Proceso que se desarrolla en las entidades con el fin de comprobar la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificacin en las actividades propias del proceso contable. Se establecer un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las operaciones financieras, que ejecute cada una de las reas funcionales de AGROSAM, y que produzca variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, cualesquiera de las cuentas de dicho sistema contable; adems, deber incluir para el correcto ordenamiento y clasificacin de las transacciones, catlogo de cuentas, manuales de procedimientos y estructura para informes financieros.
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4.1 NORMAS PARA EL CONTROL EN EL MANEJO DE OPERACIONES DE CAJA Y BANCOS Existen 3 funciones que tpicamente tienen que ver con el manejo de efectivo y bancos, que son: (a) Fondo Fijo; (b) Caja General. A continuacin se describen los elementos de control para cada una de estas funciones. i. CONTROL Y MANEJO DEL FONDO FIJO
El Fondo Fijo existe para cubrir requerimientos o necesidades de desembolsos para pagos por servicios o compras, que por su caracterstica imprevista o de cuanta menor, no ameritan la emisin de cheques y, consecuentemente, se realizan en efectivo; por tanto se debe utilizar nicamente para efectuar pagos menores, en cuyo manejo se deben observar las siguientes normas: 1. El monto a manejarse en este Fondo la Gerencia. A su vez, se deber establecer el monto mximo a ser desembolsado por el Fondo Fijo, para la realizacin de una transaccin.
2.
La apertura del Fondo Fijo, as como los cambios de montos a manejar (aumentos o disminuciones) debe ser comunicada de manera escrita por la Gerencia a la persona designada para manejar el Fondo. Lo mismo deber hacerse cuando el manejo y custodia del Fondo sea asignado a una nueva persona. El Fondo Fijo solamente manejar fondos en moneda nacional; de manera que en el caso que se requiera efectuar un desembolso para cubrir un gasto o pago expresado en moneda extranjera (dlares), se efectuar el desembolso en crdobas, haciendo la respectiva conversin al tipo de cambio oficial vigente en el momento de efectuar el desembolso. Cuando el desembolso a realizar sea definitivo, es decir, que se conoce con anterioridad el monto preciso del gasto o pago en que se va a incurrir, la solicitud se realizar a travs del Recibo de Fondo Fijo, el cual debe ser prenumerado. Todo gasto del Fondo Fijo deber ser registrado a travs del Recibo del Fondo Fijo prenumerado, al cual se adjuntarn los soportes correspondientes, tales como facturas, tickets, Hoja de Viticos,
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recibos, etc. 5. Cuando, en virtud de no conocer con anticipacin el monto preciso del desembolso o pago en que se va a incurrir o dicho desembolso no sea definitivo sino un anticipo, la solicitud de fondos se realizar a travs de la Forma Vale Provisional, la que no requiere prenumeracin y con la cual se solicitar una cantidad estimada y luego de realizada la actividad o el gasto se proceder a enterar en Fondo Fijo el monto sobrante, acompaado de las facturas o documentos soportes del gasto, en cuyo caso se elaborar el Recibo de Fondo Fijo ya por la cantidad gastada y se destruir el Vale Provisional. En los Recibos de Fondo Fijo y/o en los soportes del gasto, debe describirse bien especificado el motivo del gasto, lo ms detallado posible. Mientras una persona tenga pendiente de cancelar un Vale Provisional, no se le podr emitir otro hasta que efecte la correspondiente rendicin de cuentas y se sustituya el Vale con el Recibo de Fondo Fijo. Al final del mes no deber estar pendiente ningn Vale Provisional. La rendicin de cuentas por adelantos recibidos, deber efectuarse a ms tardar en el transcurso de 3 das hbiles subsiguientes; de lo contrario, el monto del adelanto le ser cargado a la persona que lo recibi, quien adems deber explicar, segn sea el caso, las razones por las cuales no llev a cabo la rendicin de cuentas. Si esta instancia considera que la explicacin no es suficiente o convincente, lo pondr en conocimiento de la Gerencia, quien podr solicitar a la persona que explique por escrito sus razones, y enviar una copia de esta comunicacin al expediente del empleado. Si el empleado reincide en esta prctica, se solicitar el memorando explicativo de inmediato, remitiendo copia al expediente y a la Gerencia, quienes debern valorar el tomar otras medidas. 9. Tanto el Vale Provisional como el Recibo de Fondo Fijo deben estar firmados por la persona que entrega los fondos, la persona que los recibe y la persona que los autoriza.
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7.
8.
10. La Reposicin del Fondo deber realizarse cuando se haya consumido el 75% del mismo a fin de no quedar sin disponibilidad de. Para reponer el Fondo se debe utilizar el formato de Solicitud de Reembolso el cual debe
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ir acompaado de los Recibos de Fondo Fijo que se han emitido y cada Recibo deber ir acompaado de sus correspondientes soportes. A todos estos documentos, Contabilidad les deber poner un Sello de Pagado, en el cual se colocarn el # de cheque emitido para la reposicin del Fondo y la fecha. 11. Los Recibos del Fondo Fijo, Vales Provisionales y Solicitudes de Reembolso no debern tener manchas, borrones, enmendaduras o alteraciones. 12. Al solicitar un reembolso del Fondo Fijo, todos los gastos que no estn debidamente soportados y justificados, (gastos no autorizados, carencias de firmas, falta de soportes) no sern reembolsados. 13. Siempre que el Fondo pase a ser manejado por una nueva persona, la persona que entrega, deber liquidarlo con el mismo formato de Reembolso haciendo notar que est entregando y liquidando el Fondo. En caso de existir efectivo disponible, ser depositado en la cuenta bancaria orientada por Tesorera y Contabilidad, adjuntando a los recibos y documentos la minuta de depsito. 14. El Fondo Fijo no podr tener ingresos o entradas a Caja, a no ser las provenientes de la apertura y reembolsos, y los sobrantes retornados por un solicitante que recibi anticipos. El Fondo Fijo no debe mezclarse nunca con fondos de Caja General ni cualquier otro tipo de Fondo. 15. El Fondo Fijo en las sucursales ser manejado por la cajera de acuerdo a los rubros de gastos autorizados en el presupuesto, y en ningn momento podr ser manejado por una persona que tenga firma autorizada para aprobar desembolsos del Fondo. 16. Se debern efectuar arqueos sorpresivos al menos dos veces al mes (Gerente de Sucursales en las sucursales, Responsable de Servicios Generales, en Casa Matriz y Contabilidad y Auditora Interna a todos los manejadores de Fondo Fijo), utilizando el formato de arqueo y dejando evidencia de dicho arqueo, quedando el original con el Responsable del Fondo Fijo y la copia con la Contabilidad. 17. Al finalizar el ao debe efectuarse un Cierre de Fondo Fijo, dejando
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constancia del mismo. El efectivo no utilizado, deber ser depositado en el banco. ii. NORMAS DE MANEJO Y CONTROL DE CAJA GENERAL
Ninguna persona podr tener acceso a los documentos y valores que son responsabilidad del encargado de caja, excepto el Gerente, el Contador y/o Auditores (Externo) cuando tengan que efectuar arqueos o supervisiones de caja. El encargado de caja no tendr acceso a los registros de contabilidad. En el manejo de la Caja General se deben observar las siguientes normas: 1. La funcin de recepcin de dinero es exclusiva de la Cajera y debe estar delegada solamente a los empleados que desempeen ese cargo, el cual deben desempear en forma exclusiva, es decir que no podrn desempear otra funcin a la vez. Solamente la Cajera debe tener acceso exclusivo a su cubculo y la custodia de sus fondos en efectivo. Podrn tener acceso el Gerente, el Contador y/o Auditores (Externo) cuando tengan que efectuar arqueos o supervisiones de caja.
3.
4.
Cuando la Cajera est fuera del cubculo el efectivo y documentos deben quedar guardados bajo llave. Las gavetas donde se guarda el dinero deben tener todas las facilidades fsicas para el almacenamiento adecuado de los billetes, cheques y monedas, a fin de salvaguardarlos adecuadamente contra prdidas o sustracciones. Toda gaveta debe tener su llave. La Caja fuerte debe tener su llave y su combinacin. La responsable de la Caja Fuerte es el jefe de Ventas. Deben existir 2 copias de la llave de la Caja Fuerte, siendo que una deber estar resguardada en Contabilidad en sobre sellado y lacrado, y la otra la tendr en uso el Jefe de Ventas. La combinacin de la Caja Fuerte deber ser conocida solamente por el
5.
6.
7.
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jefe de ventas, pero deber existir una copia de la misma en sobre sellado y lacrado en Contabilidad. Cuando una nueva Jefe de ventas asuma su funcin, inmediatamente debern tomarse medidas para que proceder a cambiar la combinacin y de igual forma deber ser enviada nuevamente en sobre sellado y lacrado a Contabilidad. 9. En caso de que la Cajera pierda la llave de su gaveta, deber ser cambiada la cerradura de inmediato. Igual se deber proceder si se pierde una de las llaves de la Caja Fuerte.
10. Es recomendable que se cambie la combinacin al menos cada seis (6) meses; cada vez que esto se haga se deber guardar la misma en sobre sellado y lacrado conforme a lo indicado. 11. Para iniciar las operaciones de cada da, las Cajas tendrn un fondo fijo de cambio, el cual le ser cargado contablemente a cada Cajera. Este fondo resulta de mucha utilidad para poder dar cambio a los clientes cuando se presentan a efectuar un pago, sobre todo si ello ocurre al comienzo del da cuando todava no se ha tenido ingresos o no se ha recibido suficiente efectivo, por lo que el fondo deber, en la medida de lo posible, facilitarse en denominaciones bajas y en monedas para que la Cajera pueda devolver el cambio que se requiera. 12. Cuando se produzcan cambios de turno o de entrega entre Cajeras, dicha entrega y recepcin debe realizarse por escrito entre ambas partes, utilizando el formato de arqueo y si fuese necesario explicar cualquier otro aspecto de inters, deber agregarse una nota escrita y firmada por la persona que entrega y/o por quien recibe, segn sea el caso. 13. Toda recepcin de efectivo, debe estar amparada en documentacin oficial de la Institucin para este tipo de transaccin, y bsicamente se realizar a travs del Recibo Oficial de Caja, emitido por el Sistema Automatizado. En caso de utilizar el Recibo Oficial de Caja, preimpreso y prenumerado, este se elaborar con letra clara y no deber presentar borrones o enmendaduras. Este documento debe estar refrendada con la firma de Autorizado del Cajero y debe llevar el sello de Recibido. 14. Cuando la entrada de fondos a la Caja sea por medio de Cheques, el
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mismo debe ser elaborado a nombre de la Institucin, y debe endosarse de inmediato para ser depositado en la cuenta corriente que corresponda; para fines de este endoso deber utilizarse un sello diseado para este fin, el cual contendr una leyenda indicando que es para ser depositado y contendr el respectivo espacio para escribir la Cuenta a la cual se depositar. No se debern recibir cheques que hayan sido endosados por terceros. 15. El dinero recibido de las clientes en concepto de recuperaciones debern ser depositados totalmente en la cuenta bancaria, preferiblemente en el mismo da de su recepcin o acorde con las posibilidades tomando en consideracin la posicin geogrfica, el acceso en la localidad de la Sucursal bancaria de la entidad con que se tenga cuentas y las facilidades que el Banco preste para la recoleccin de depsitos. Los depsitos los debe efectuar una persona distinta de la que recibe el dinero. 17. Los dlares que se reciban provenientes de cualquier operacin de cambio que est autorizada o permitida, deben ser anotados en el mismo recibo, con el nombre, identificacin, direccin y telfono de la persona involucrada en la operacin, de modo que se puedan identificar lo mejor posible ante cualquier eventualidad de que resulten dlares falsos o se vinculen a una operacin delictiva. 19. La entrega de Recibos Oficial de Caja para uso de las cajeras, se debe realizar mediante recibo firmado, y se debe llevar control de dichos Recibos Oficial de Caja, mediante un libro.
20. El acceso de la cajera a registros contables debe estar restringido (es decir la cajera no puede tener acceso a modificar la informacin, luego de haberla ingresado, solamente para fines de consulta). Para cualquier modificacin de una informacin ya ingresada. 21. Cualquier formato (recibos o desembolso) impreso y prenumerado, que por cualquier motivo no se utilice debe ser marcado con el sello de anulado, y el juego completo debe ser remitido a contabilidad, en el arqueo del da correspondiente. Tales documentos se deben de contabilizar como anulados para efectos de proveer informacin a la auditoria.
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22. Las cajeras deben usar cinta sumadora para todas las operaciones que registren y anotar la denominacin de cada billete as como su cambio a los clientes sobre las mismas, deben llevar las firmas del cajero o seal que indique que fue verificado; en caso de posibles equivocaciones tendrn que solicitar firma del funcionario correspondiente avalando la correccin del mismo. 23. Cada vez que un cliente se presente a pagar su cuota, la Cajera que recibe tendr la responsabilidad de anotar y registrar los pagos, as como sellar la libreta de control de pago que conserva el cliente. 24. Cuando la Cajera no se presente a las oficinas a laborar, el Gerente de Sucursal, deber hacer un acta de arqueo de los documentos y efectivo que conserva la Cajera, en presencia de por lo menos un testigo. iii. NORMAS DE MANEJO Y CONTROL DE BANCOS
El manejo de las operaciones, se lleva a cabo en gran medida a travs de operaciones bancarias, bsicamente a travs de depsitos, retiros y transferencias. De hecho son estas operaciones que posibilitan el manejo de efectivo a travs de la caja de la institucin, lo cual exige establecer normativas de control sobre las mismas, para asegurar un adecuado control. A continuacin se describen las normas de control que deben ser observadas en tales operaciones.
Manejo de cuentas Bancarias
1. Las personas autorizadas para firmar cheques no debern ejercer las siguientes funciones: Actuar como cajero ni tener acceso a los ingresos de caja; Manejo de registros principales y de contabilidad;
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Elaborar cheques o comprobantes de pago; Preparar conciliaciones bancarias, inventarios, materiales y suministros. 2. recepcin o distribucin de
La emisin de cheques, deber contar con el respaldo de dos Firmas mancomunadas previamente autorizadas. Cuando ocurra un cambio o retiro de una o varias firmas autorizadas para emitir cheques deber notificarse al Banco inmediatamente. Diariamente debern guardarse las chequeras en archivo o caja de seguridad para evitar su uso indebido.
3.
4.
6. Todas las personas responsables del manejo de efectivo, as como las que firman cheques, debern estar debidamente afianzadas. Para ello la Institucin deber adquirir una pliza de fidelidad.
1.
Pagos con Cheques Todos los pagos mayores de C$1000.00 debern hacerse por medio de cheques debidamente prenumerados y emitidos en forma secuencial a nombre del beneficiario, salvo los que estn autorizados para pagarse en efectivo.
2. La legalidad y veracidad de las erogaciones debe quedar establecida en cada documento que soporte un desembolso con cheque, a fin de facilitar su identificacin y revisin posterior.
3.
Ningn cheque ser firmado sin haberse determinado previamente la disponibilidad de fondos. Por ningn concepto se girarn cheques en blanco, al portador ni con fechas post-datadas. Los cheques debern contar con un Sistema de Seguridad y/o Proteccin, de acuerdo a la oferta de estos servicios en el Sistema Financiero.
4.
5.
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6.
Antes de ser pagadas las facturas o recibos correspondientes a servicios o compras, debern estar debidamente revisados en los siguientes aspectos: a) Precio de los bienes o servicios recibidos; b) Entrada a almacn en su oportunidad y cuando sea al crdito; c) Revisin de sumas, excensiones, clculos, descuentos, impuestos, etc. d) Aprobacin para su pago.
7.
Las personas que autorizan el pago y las que firman los cheques, preferiblemente debern ser distintas. Las personas que firman cheques debern cerciorarse que se haya cumplido el control previo antes de firmar. No debern firmarse los cheques cuando nicamente estn respaldados por copia de la documentacin. La documentacin que sirve de soporte deber invalidarse al momento de elaborar el cheque a fin de evitar duplicidad de pago, con un sello que contenga la leyenda "Cancelado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco".
8.
9.
10. En caso de anularse un cheque en el proceso de firmas, al reelaborar nuevamente dicho pago el cheque anulado junto con los soportes cancelados debern ser anexados al nuevo comprobante de pago. Se deber referenciar ambos comprobantes de pago y la documentacin soporte quedar adjunta al nuevo Comprobante de Pago.
11. Queda terminantemente prohibido firmar cheques sin antes haber cumplido los requisitos de control interno para el pago.
1.
Conciliaciones Bancarias Las conciliaciones bancarias las efectuarn nicamente personal del
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departamento de Contabilidad. 2. Las conciliaciones deben efectuarse dentro de los cinco (5) primeros das hbiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores a fin de permitir la toma de decisiones y aplicacin de acciones correctivas. Su propsito es comparar el movimiento registrado por el banco con el que conste en los registros contables en la Institucin, a fin de asegurar la veracidad del saldo y revelar cualquier error o transaccin no registrada, ya sea por el Banco o por la Institucin. Los estados de cuenta mensuales debern entregarse directamente al departamento de Contabilidad, una vez que haya sido recibido en la Institucin sin abrirse el sobre que los contiene.
3.
4.
5. Las conciliaciones deben comprender los siguientes aspectos: a) Control de la secuencia numrica de los cheques. b) Control de las Cartas de Transferencias Bancarias para colocaciones, pagos internacionales y de mesas de cambio, emitidas durante el mes. c) Investigacin de las partidas de conciliacin, las cuales deben contener: Dbitos y crditos del banco no anotados en los registros de la Institucin. Dbitos y crditos de la Institucin no anotados en los estados de cuentas del banco. Listado de los cheques emitidos por la Institucin y no cobrados al banco en la fecha de los estados de cuentas. Obtencin de los documentos comprobatorios de las partidas del banco no registradas por la Institucin.
6.
En relacin con las partidas de la Institucin no compensadas por el banco, deber comprobarse debidamente:
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a. Examen de las firmas y endoso de los cheques devueltos por el banco. b. Comparacin de las fechas y los valores de los depsitos diarios, segn los registros de la Institucin contra el estado de cuenta del banco. c. Los cheques no presentados al cobro durante un perodo largo de tiempo (6 meses) deben investigarse a fondo, determinar las causas correspondientes y revertir la operacin contable. d. Investigacin de traspasos entre bancos con el objetivo de verificar si su registro ha sido el adecuado. e. Todo ajuste por partida de conciliacin debe ser aprobado por el Contador General. Una vez preparadas las conciliaciones debern ser verificadas por el Contador General y autorizadas por el Gerente Administrativo Financiero. Confirmacin de Saldos de Bancos
Con el propsito de mantener la confiabilidad de la informacin es necesario que el Contador de AGROSAM, confirme peridicamente en los bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la Institucin. Es funcin primordial del Contador de AGROSAM, llevar el control de las Operaciones bancarias de depsitos, retiros y transferencias. Archivos de Conciliaciones y Cheques Pagados
La conciliacin correspondiente a cada cuenta bancaria deber archivarse en un legajo por cada ao fiscal o calendario. As mismo los cheques pagados devueltos por el banco debern archivarse en el legajo correspondiente de cada cuenta bancaria respetando la secuencia numrica.
4.2 NORMA PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR
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En cuanto a crdito y cobranzas.
1. El departamento de crdito est a cargo del Jefe de ventas. 2. Debe requerirse la aprobacin de un funcionario responsable para: a. Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables. b. Conceder descuentos fuera del perodo normal o exceso sobre los trminos usuales. 3. Las notas de crdito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente controlado. 4. Cuando se emitan notas de crdito por concepto de devolucin, deben estar respaldadas por un informe de recepcin de mercanca devuelta y aprobadas por un funcionario responsable. 5. Las facturas deben ser clasificadas por su antigedad y ser revisadas peridicamente por un funcionario responsable. 6. Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas peridicamente con el objeto de gestionar su cobro.
En Cuanto a Cuentas por Cobrar cuadrados los auxiliares
1. Mensualmente, como mnimo, deben ser de cuentas por cobrar con el mayor general.
2. Es una prctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes. 3. Personas independientes del departamento de ventas, facturacin y caja, deben: a. Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobacin y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas.
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b. Comparar el balance de comprobacin y el anlisis por antigedad con el saldo en el mayor. 4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia. 5. Los despachos de mercancas en consignacin deben ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar. Registro de cuentas por cobrar
Las transacciones que con ms frecuencia afectan las cuentas por cobrar son: Las ventas a crdito, Las cobranzas, Las devoluciones, rebajas y descuentos.
4.3 NORMA SOBRE INVENTARIOS
EL
CONTROL
INTERNO
SOBRE
LOS
1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao. 2. Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material. 3. Se debe llevas un formato de recepcin para las mercancas compradas.. Las mercancas saldrn del almacn nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado. 4. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacn debidamente autorizado. 5. Se debe mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas.
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6. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios. 7. Se deben proteger los inventarios con una pliza de seguro. 8. El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros. 9. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe. 10. Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de un artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes. 11. Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una poca determinada, se aumente la cantidad mxima. 12. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Gerente. Este le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. 13. Entrada de mercancas: El Gerente deber saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento.
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4.4 NORMA SOBRE EL CONTROL INTERNO DEL ACTIVO FIJO. Cada rea funcional de AGROSAM, deber realizar el inventario fsico de los instrumentos de trabajo puestos a su resguardo y disposicin. Para ello cada rea o departamento deber realizar el inventario por lo menos una vez al ao. 1. El rea de Contabilidad deber realizar, al menos una vez al ao, un inventario fsico a los activos fijos institucionales y a la existencia de bienes en la bodega institucional. En caso de detectar cualquier variacin debern efectuarse las investigaciones y ajustes que correspondan.
2. Evidenciar las respectivas autorizaciones tanto para la venta como para la compra de los respectivos activos fijos. 3. Verificar que sean propiedad de la empresa. 4. Verificar su adecuada valuacin. 5. Comprobar que el cmputo de la depreciacin se haya hecho de acuerdo con mtodos aceptados y bases razonables. 6. Comprobar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y en el clculo de la depreciacin. 7. Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. 8. Verificar si los movimientos en las cuentas de activos fijos se registran adecuadamente. 9. Revisar que exista un completo sistema de control de los activos fijos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compaa. 10. Verificar que los activos fijos estn adecuadamente asegurados. 11. Determinar que los ajustes a los activos por concepto de inflacin y
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depreciacin sean calculados y registrados adecuada y oportunamente.
4.5 NORMA SOBRE EL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR
El control de cuenta por pagar se llevara a cabo a travs de las compras a crdito donde se negociarn con los proveedores das de crditos. Para esto la empresa deber establecer das de pagos, as como conseguir los crditos a determinados das. Las facturas se entregan en el da establecido para pasar a revisin. Donde se revisarn si cuentan con todos los requisitos fiscales, los importes, las cantidades y si es el producto deseado y se considera en buen estado.
4.6 NORMA SOBRE EL CONTROL INTERNO DE LOS PRESTAMOS POR PAGAR
Contabilidad se encargar de elaborar y mantener actualizado el Calendario de Pago de los prstamos por pagar, registrando tanto las obligaciones contradas, como los pagos efectuados a cuenta de las mismas en concepto de principal, intereses, comisiones y otros cargos.
4.7 NORMA SOBRE EL CONTROL INTERNO DEL CAPITAL SOCIAL
1. Existencia de registros de la emisin de los ttulos que amparen las partes del capital social. 2. Custodia y arqueo de ttulos 3. Autorizacin y procedimientos adecuados para el pago de dividendos 4. Informacin oportuna al departamento de contabilidad de los cuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital social. 5. Comparacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.
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3.6 PRINCIPALES POLTICAS CONTABLES
1. Se entregar los estados financieros lo primeros diez (10) das de cada mes. 2. Las conciliaciones debern estar elaboradas en los primeros cinco (5) das de cada mes. 3. Se har conteo fsico del inventario cada mes. 4. Se har conteo fsico del activo fijo una vez cada seis (6) meses. 5. El mtodo de valuacin de inventario es Promedio. 6. Se utiliza el mtodo de depreciacin de lnea recta para el activo fijo. 7. Sern registrados como activos fijos aquellos que tengan vida til de ms de un (1) ao y tengan un costo mayor a C$ 1,000.00 (Un Mil Crdobas) o su valor en moneda extranjera equivalente. 8. Los sobrantes de caja sern depositados hasta que sumen la cantidad de C$ 1.00 9. Se cobrar el faltante de caja cuando este sea mayor a C$ 1.00
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IV.
FORMATOS Y FORMULARIOS
4.1 DE CONTABILIDAD
pg. 60
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4.2 DE ADMINISTRACIN
pg. 61
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4.3 DE VENTAS
pg. 62
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4.4 DE ALMACN
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V.
CONCLUSIONES
Con la realizacin de este trabajo permiti conocer las necesidades de los sistemas contables en las empresas para la agilizacin, automatizacin de los procesos contables de las que incurren las empresas, as como tambin la evaluacin de las debilidades de la misma tomando en cuenta la manera organizativa, desempeo de los empleados y evaluacin de los diferentes controles internos presentes en la empresa. Se logra reconocer que con la implementacin de los sistemas contables se agilizan los procesos para darle mayor movilidad y funcionamiento en el desempeo de las labores obteniendo un mejor rendimiento, eficiencia, eficacia y efectividad. Con el fin de brindar un mejor servicio a nuestros clientes, que son la base de nuestro xito y proyecciones futuras.
pg. 64

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extranjeros. SEGUNDA: DOMICILIO.

La sociedad tendr su domicilio en la

este mismo acto.

Las acciones sern nominativas,

La direccin y administracin de la sociedad estar a

Generales se realizarn cada ao, ya sean ordinarias o extraordinarias, y sern

FISCALIZACIN. La administracin de la sociedad ser fiscalizada por un

que corresponda hacer conforme la ley o la tcnica

El saldo resultante determinar las utilidades, mismas que se

DURACIN. La duracin de la sociedad ser de veinte (25) aos, contados a

ENRIQUE JAVIER HERNANDEZ. Notario Pblico.

Dr. ENRIQUE JAVIER HERNANDEZ ABOGADO Y NOTARIO PBLICO

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1.2 OBJETIVO DEL TRABAJO

Implementar la organizacin y sistemas contables en las empresas.

SOLUCIONES INFORMATICAS INTEGRALES, S.A.

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1.4 RESUMEN DEL TRABAJO

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2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Gerente general Jefe de ventas Jefe de bodega

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2.2 FICHAS OCUPACIONALES

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Especificaciones del Puesto Conocimiento Experiencia Iniciativa Personalidad

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2.3 PRINCIPALES POLTICAS ADMINISTRATIVAS

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3.2 INSTRUCTIVO DEL CALIFICADOR DE CUENTAS

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Su saldo es deudor. Se presente en el balance general en el grupo de activos fijos.

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Del importe del aumento efectuados en la depreciacin.

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Se abona: Por el clculo de intereses devengados en el periodo.

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3.3 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAS GENERALMENTE ACEPTADOS

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3.4 PRINCIPALES NIIF

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3.5 CONTROL INTERNO POR REA

POLITICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO

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EL CONTROL INTERNO Y SU APLICACIN