Administracin

Efectiva del cambio

Ral E. Rhon Durn En un medio estable, se tiene un promedio de vida largo; lo que funcion ayer, funcionar maana. Pero esto no es la realidad actual. Los vientos de cambio estn azotando, proceden de todas partes, y con caractersticas de huracanes; al llegar atacan con fuerza indomable y velocidades ultrasnicas y de no estar preparados, los daos pueden ser incalculables e irrecuperables. Para formarse una idea de la rapidez del cambio, hay que hacer el siguiente ejercicio: Qu tecnologa usaba? Cmo se estructuraba la organizacin? Cmo era la carga de trabajo? En una escala de 1 a 10, se califica el grado de cambio que ha ocurrido en ese tiempo. Despus hay que proyectarse tres aos hacia el futuro, para calificar los cambios que se cree que habr en ese perodo de tiempo. Y para poder adecuarse a los cambios es muy importante la buena voluntad. En qu consiste la buena voluntad para el cambio? Consiste en: -Estar abierto y receptivo a nuevas ideas. -Sentirse estimulado en vez de inquieto por el cambio. -Ver la transicin como un reto, no como una amenaza. -Comprometerse a gestar cambio de manera incesante. La buena voluntad para el cambio es tomar medida para: -Cuestionar el status quo. -Prever en que, como y cuando cambiar. -Crear cambio en vez de reaccionar a l. Cmo lograr que el cambio se acepte y se afronte de manera positiva y proactiva? El secreto es convertir la resistencia en buena voluntad y disposicin positiva. Dirigir en vez de seguir (a la competencia, nuestros sistemas de trabajo y al cliente). Los buenos individuos y las buenas organizaciones reaccionan con rapidez y vigor al cambio. Los individuos y las organizaciones excelentes, crean y conducen el cambio. Algunas preguntas frecuentes que se hacen las organizaciones son: Porqu, si los procesos, sistemas y estructuras, han sido bien concebidos para hacer frente a las nuevas necesidades de nuestro medio ambiente, no tienen el xito en el tiempo y los resultados esperados, conforme pasa el tiempo? Cul es la dificultad para convertir estas ideas en acciones eficaces? La respuesta es: LAS PERSONAS

LAS PERSONAS SON LA GUARDABARRERAS DEL CAMBIO Las personas tienen poder para darle vida o matar ideas, iniciativas, acciones, propsitos, objetivos y programas. Es importante considerar que algunas personas detestan el cambio, ya que se sienten afectadas en si mismas y en sus tradicionales y cmodas costumbres. Muchas personas lo que hacen es asentir y sonrer, adems de mostrarse de acuerdo con todo lo que decimos... y luego portarse como siempre se han portado. A esto se le llama: Complacencia malintencionada. En que cambiar? Hay que considerar como las organizaciones son hoy en da. Luego se debe de imaginar como puede llegar a ser en un futuro. Es seguro de que hay una distancia entre el presente y el futuro en un nmero importante de dimensiones. Se ha encontrado que es valioso formalizar estas dimensiones a travs del concepto, "palancas para el cambio". Estas palancas para el cambio se resumen as: *Mercados y Clientes: La visin del presente y futuro pueden ser diferentes en la manera en que la organizacin puede o debera visualizar y segmentar sus mercados y empleados de base. *Estructura y Facilidades: Probablemente exista una distancia entre la estructura de la organizacin y su mejor configuracin a futuro. Pueden surgir nuevos recursos en el futuro, que valdra la pena instalar. *Tecnologa: Finalmente la visin puede revelar una distancia entre la informacin basada en tecnologas que hoy estn en orden y aquella o aquellas que necesiten ser modificadas para recibir al futuro y poder competir. *Procesos de Negocios: Es muy probable que exista una distancia entre el modo en que los procesos de la compaa operan y la manera en que necesitarn operar en el futuro para llevar productos y servicios competitivos al mercado. Desde ese momento se debe percibir la necesidad de introducir un nuevo conjunto de mediciones de desempeo corporativo. *Gente y Sistemas de Recompensas: La visin puede incluir diferencias en el tipo de personas que necesitar, sistemas y medidas para recompensarlos, y la cultura que diariamente les enva seales preocupndose por "COMO HACER NEGOCIO" y "CUAL ES EL ENFOQUE Y ORIENTACIN COMO ORGANIZACIN". MANEJO DEL CAMBIO COMO UN PROCESO El cambio es un proceso de movimiento; de un estado presente, a travs de un estado de transicin. Las reas clave de importancia cuando se manejan transiciones son: A) Cmo se puede asistir efectivamente a la gente sin olvidarse y dejar el estado presente? B) Cmo se puede dirigir y manejar efectivamente el movimiento a travs del estado de transicin?

C) Cmo proveer el soporte necesario para la aceptacin, adopcin y ejecucin de un nuevo estado, hasta llegar al estado deseado? Existen muchas estrategias y tcticas para manejar transiciones, pero para que estas se lleven a cabo, se requiere de que se: oiga, escuche, responda, inspire y lider el proceso. La Administracin del Cambio es el proceso de transformacin que asegura el xito organizacional de la empresa reconociendo al cambio humano como una constante ante el avance acelerado de la tecnologa de informacin y los cambios en las empresas. La Administracin del Cambio considera los procesos y actividades que ayudan a las organizaciones a adoptar cambios radicales, resultado de la implantacin de nuevos procesos o soluciones tecnolgicas. Los elementos que considera un programa exitoso de Administracin del Cambio son: 1. Alinear las expectativas a todos los niveles de la organizacin 2. Disear e implantar una estrategia de comunicacin que permita manejar un plan de comunicacin efectivo. 3. Disear e implantar una estrategia para la definicin de nuevos roles y capacidades que permita evolucionar a los recursos humanos a la nueva organizacin. 4. Disear e implantar una estrategia de transferencia del conocimiento y entrenamiento que permita contar con una organizacin autosuficiente. 5. Disear e implantar una estrategia de aseguramiento del cambio que permita medir y administrar la resistencia al cambio durante los proyectos. Es importante que ante los cambios tan constantes que estn enfrentando las empresas se determine su disposicin al cambio y la de los actores de cada proceso. Porque es necesario darse cuenta y reconocer la problemtica que est afectando a la empresa y al descubrir lo que origina la resistencia al cambio, es necesario cambiarlo por una solucin positiva, que les permita comprometerse con un cambio de percepcin para que pueda darse una nueva visin de la organizacin. Esto se logra por medio de dinmicas que promueven la sensibilizacin al cambio y el desarrollo humano. La aplicacin de la Administracin del Cambio implica explorar y reconocer temores en los actores de los procesos, involucrar a toda la organizacin, crear conciencia del porqu de los cambios, formar lderes, transformar la percepcin, fortalecer el trabajo en equipo y aprender a aprender. El establecer una metodologa para la Administracin del Cambio permitir reconocer lo que sucede, provocar un cambio de actitud y percepcin en los colaboradores, llevarlo a la prctica del diario vivir y en consecuencia preparar a la empresa para enfrentar mejor los cambios.

Gestin del cambio

Michael Dell La gestin del cambio ha de lograr que todo el mundo tenga claro por que nos metemos en sto de la gestin excelente. Los intentos de muchas empresas para implantar programas de gestin excelente y de mejora continua salen mal. Por lo general, esto se debe a que la empresa no tiene lo suficientemente en cuenta el hecho de que estos Proyectos implican un cambio cultural para la Organizacin. Nosotros sabemos que la habilidad clave para ello es la de gestionar el cambio. Por lo tanto, queremos ofrecerle las mejores prcticas para que eso no suceda en su organizacin. Esos intentos se van a convertir en nuestros objetivos, los cules detallamos a continuacin:

Definir bien la necesidad del cambio: Lo que hemos llamado cargarse de razones. Hacer el hincapi necesario en las necesidades que nos conducen a implantar este Proyecto de Gestin Excelente. Que todo el mundo sepa por que nos metemos en esto. Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente: Buscar y contar con los responsables de liderar las iniciativas ms adecuados y que desde el principio dejen claro el respaldo al proyecto, integrndolo en el da a da de todos. Que haya una buena estrategia de comunicacin: Comunicar los mensajes clave necesarios para buscar el apoyo del mayor nmero de personas posibles al proyecto. Desde el principio se tiene que tener una visin global del Proyecto, caractersticas, metodologa, cronograma, hitos a conseguir Unir los cambios a la estructura de la empresa: Crear formas de trabajo adecuadas (trabajo en equipo, delegacin de responsabilidades, fomentar la creatividad e innovacin, utilizar NTICS y formar a las personas en su utilizacin). Para empezar, designaremos el primer equipo de apoyo al Equipo Directivo.

Qu dificultades se encuentran para aplicar este modelo? El principal problema es el desconocimiento. Es un modelo que conocerlo es amarlo; la gente se queda extraordinariamente sorprendida de la sencillez que tiene el modelo, de ese sentido comn estructurado. Sin embargo, hay que vencer reticencias porque supone un cambio de cultura, y todo cambio genera un rechazo inicial por el nivel de exigencia y mejora continua. Uno vive ms cmodo con una continuidad y esto trata de estructurar la mejora continua y la innovacin no por una moda sino para ser competitivos.

Factores de xito en nuestro proyecto mediante la gestin del cambio Convencimiento de la Direccin y creencia en el cambio. Facilitar la transmisin de la visin y objetivos perseguidos. Crear compromiso y cooperacin por parte de todos para el logro del los objetivos propuestos. Unificar los objetivos de las personas con los de la Organizacin. Mayor rapidez en el manejo de la informacin. Mejorar la rentabilidad. Responder ms rpido a las exigencias del mercado en el que nos movemos.

Ideas claves: Saber lo que pasa en mi empresa. Saber que existen otras formas de hacer las cosas. Formalizar el compromiso de iniciar un proyecto de este tipo. Disponer de la metodologa adecuada. Los jefes han de ser los primeros, pero es cosa de todos.

Por qu existe la necesidad de cambiar? Cuando recab informacin acerca del servicio que ofrecemos, a lo mejor pens: Puff, otro sistema de calidad de esos, que nos hacen perder tiempo y dinero, que nos han llenado de papeles ! y adems, para qu lo necesito si el negocio me va bien? Quizs las preguntas que tendra que hacerse son: Por cuanto tiempo me va a ir bien el negocio? Me va bien, pero podra irme mejor? Qu oportunidades estoy desaprovechando? Hay algn sistema que me ayude a perdurar en el tiempo con garantas? Si por el contrario, se est cuestionando que su negocio no va tan bien como quisiera o que incluso podra catalogarlo de que va mal, no hace falta mucho para convencerle con que algo tiene que hacer para salir de ese camino. Como stas, hay otras muchas preguntas, que tendran que ser fciles de responder si verdaderamente llevan el control de su negocio. Si no han podido responderlas, es que algo falla, y lo mejor, es ponerle remedio cuanto antes.

"Al amanecer, la gacela sabe que tiene que correr ms rpido que el ms rpido de los leones para sobrevivir... Al amanecer, el len sabe que tiene que ser ms rpido que la gacela ms lenta para sobrevivir... MORALEJA: No importa si eres len o gacela, en cuanto amanezca CORRE!"

Estructura del Programa de Gestin del Cambio

Metas del cambio o Expectativas de todos los elementos de la organizacin. o Visin tras el cambio Determinacin de la necesidad del cambio o Situacin actual de la organizacin y del mercado o Situacin a un ao, 5 aos, 10 aos o Nuevas tecnologas o Fortalezas y debilidades (FODA) Determinacin de los responsables del cambio o Estatus quo de la organizacin o Coordinador del Cambio Estrategias de comunicacin o Las personas, pros y contras o Sistemas de Recompensas o Estructuras y medios de comunicacin efectiva o Nuevos role y capacidades o Estrategias de Trasferencia de Conocimientos y entrenamiento. Incorporacin del cambio a la organizacin o Estrategias de control y medicin del cambio o Establecimiento de nuevos roles y responsabilidades en la organizacin

Vale!, quizs ahora estn medio convencidos de que puede ser interesante dar un giro a su negocio o por lo menos de intentarlo e incorporar algn sistema de gestin que les resuelvan las dudas anteriormente planteadas. Lo que pasa ahora es que aparecen otras preguntas: Cmo se hace esto? Va a llevarme mucho tiempo? Qu metodologa tengo que utilizar? Quin puede ayudarme? Es seguro que vaya a reportarme beneficios? Y sobre todo cunto me va a costar?