Optimización de Procesos Almacen Donde Juanita - Update

Rev N : 001
Fecha
: 30 de marzo 2013
Tema
: Optimizacin de procesos de la comerciante minorista almacn Donde Juanita"
Alumnos: Alejandro Cabrera, Natalia Seplveda, Juan Tapia, Jorge Barraza.
Curso
: in0518-12 Taller Proyecto Informtico 1
Optimizacin de procesos Comerciante Minorista "Almacn Donde Juanita
Integrantes:
Triple J & N Asociados | 1
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: 30 de marzo 2013
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ndice:
1) Introduccin................................................................................................ 2) Resumen ejecutivo....................................................................................... 3) Descripcin de la empresa............................................................................5 4) Esquema Organizacional.............................................................................. 5) Informe Primera Entrevista.......................................................................... 5.1) Descripcin de la empresa y su funcionamiento...........................7 5.2) Preguntas entrevista........................................................................ 8 6) Verificacin del funcionamiento actual del cliente...................................... 7) Interaccin con el entorno............................................................................ 8) Conclusin General...................................................................................... 8.1) Reconocimiento de la problemtica, estado actual del negocio............ 12 8.2) Reconocimiento de las necesidades, objetivos........................................ 13 9) Planteamiento de objetivos............................................................................13 10) Anexos.......................................................................................................15
10.1) Minutas de reuniones............................................................................. 16 10.2) Carta Gantt.............................................................................................19
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1. Introduccin:
El constante cambio de tecnologas, que se vive en estos das, proporciona diversas herramientas tecnolgicas muy necesarias para adaptarse a los requerimientos de funcionalidad rapidez y eficiencia que muchas empresas del mundo demandan. Estos cambios tambin se hacen presentes en medianas y pequeas empresas de nuestro pas. Como es el caso de los pequeos comerciantes independientes almacenes de barrio que muchas veces, carentes de un registro cuidadoso y detallado de todos los movimientos de su PYME, recurren a empresas consultoras externas que buscan una solucin adecuada a los requerimientos de manejo de informacin, que se ajuste a su realidad y necesidades.
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Resumen Ejecutivo: Esta empresa es una pyme que esta dedicada al comercio minorista al detalle, trabaja aproximadamente hace 4 aos en la comuna. de este almacn es constituir un lugar cercano y cubrir las necesidades bsicas de lo clientes
arriendo de 160, ahoras propios El negocio cuenta con dependencias estanteras para atencin a pblico, cuenta con una caja para el pago de las compras, una bodega que es un cuarto para almacenar los productos y servicio sanitario. las personas duena , hermana, Este negocio est constituido por la duea del local y sus 2 hermanas que a la vez ayudan a la atencin de pblico en el negocio. horarios
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apertura y cierre adquisiciones los abarrotes, pan, bebidas, etc. funcionamiento El negocio en estudio trabaja de manera tradicional (manual) sin registros electrnicos todos sus procesos lo que implica poca rigurosidad en registos nesecidades El objetivo de este almacn es constituir un lugar cercano y cubrir las necesidades bsicas de lo clientes
3. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA RAZON SOCIAL: "Almacn Donde Juanita" DIRECCIN: Carlos Aguirre Luco 5530 Huechuraba Definicin del Negocio, comercio independiente o pequeo comercio: Se trata de la tradicional tienda de barrio caracterizada por sus pequeas dimensiones y por su sistema de venta a travs de mostrador. Suele dedicarse a un solo
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sector: tintorera, textil, calzado, mercera, etc. Funciona de forma autnoma, independiente de otros comercios de su gremio o de su zona. La comerciante minorista "Almacn Donde Juanita" se dedica a la venta de productos al consumidor final, como ltimo eslabn del canal de distribucin de alimentos perecibles y no perecibles. Los productos son proporcionados por diferentes distribuidores mayoristas que abastecen de manera regular pero en base al criterio del administrador del local. El local es trabajado por dos vendedores quienes se distribuyen el trabajo de la siguiente manera: Vendedor 1: 8:00 hrs. a 16:00 hrs. Horario de colacin 13 a 14 hrs.(almuerzo en el mismo local) Encargado de: Caja, inventario, venta, atencin de pblico, solicitud de pedidos. Vendedor 2 : 16:00 a 23:00 hrs. colacin 21 hrs. (almuerzo /colacin en el mismo local) Encargado de: Caja, inventario, venta, atencin de pblico, pedidos. Duea: Encargada de abrir y cerrar el negocio, venta y atencin de pblico. Horarios trabajadores del negocio: Dependiente 1 Dependiente 2
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Colacin
Colacin
4. Esquema organizacional "Donde Juanita"
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El negocio investigado, es de una estructura bsica donde las tareas son ejecutadas por una o ms personas compartiendo muchas veces la responsabilidad de las tareas, el dueo cumple funciones diversas e incluso puede atender su negocio de manera personal sin asistentes. De igual manera cuenta con 2 vendedores que se encargan de manejar la caja vender a los clientes, el manejo de los productos en bodega y compras de productos a proveedores.
5. Informe Primera Entrevista.

N Entrevista Fecha Hora Nombre del entrevistado Cargo Ubicacin : 001 : 01 abril : 19:30 : Juana Martnez : Duea : Carlos Aguirre Luco 5530, Huechuraba.
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En la entrevista nos presentamos como empresa, y sealamos cual es nuestro enfoque como empresa para determinar los problemas de gestin o cuellos de botellas con el fin de lograr un grado de rendimiento mayor al actual en este negocio. 5.1 Descripcin la empresa y su funcionamiento. La duea nos relata lo siguiente: es un local de distribucin minorista donde trabaja ella con su familia quienes la respaldan en la atencin a pblico, cuando tiene que hacer algn trmite, la duea no vive en esta dependencias por ser arrendadas con un valor mensual: 190.000.- pesos. El inicio de las actividades es a las 7:30 de la madrugada horario de llegada del distribuidos de 10 kilos de pan necesarios para las primeras ventas del da y la otra entrega que se recepciona a las 14:00 horas con 13 kilos de pan con un valor de compra de 700 pesos por kilo de pan, y se vende a 800 pesos.
Debido a la considerable competencia cercana, los productos llegan al almacn por visita de vendedores de distintas empresas distribuidoras como por ejemplo CCU, los cuales
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toman el pedido y enseguida o al cabo de unos das, hacen llegar los productos al almacn. Se reciben y se cancela con el dinero de la caja, posteriormente se procede a almacenar y reponer las muestras en su lugar de exposicin. Los artculos que se venden son variados desde bebidas, abarrotes, cecinas, algo de bazar, lcteos, etc. Los turnos de colacin de la persona que atiende son remplazados por la hermana o hija de la duea (turnndose cada vez). Se atiende al pblico y se toma nota en un cuaderno de las cosas que solicitan en especial y no fueron consideradas dentro del Stock, como por ejemplo la compra de ampolletas de un voltaje determinado pero que no se tiene y que debido a la demanda, s sera bueno tener. El da trascurre con altos y bajos en las visitas de clientes las horas punta son las horas de apertura, almuerzo, once, que coincide con la llegada del pan. Terminando el da alrededor de las 11 pm que es el cierre del local. 5.2 Preguntas entrevista: Entrevistador: Usted sabe cul es stock de su mercadera en todo momento? Duea: No, pero llevo un clculo de lo que ms o menos tengo en el almacn. Entrevistador: Usted tiene claro que dinero es de cada producto para saber si es rentable?
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Duea: No, pero siempre solicito a los proveedores los productos ms solicitados por los clientes.
Entrevistador: Al final del da usted sabe con seguridad cuanto tiene que tener en caja? Duea: No, pero con las boletas tengo una nocin y durante el da saco dinero y lo guardo en lugar seguro pero no podra decir cunto, tengo un punto de comparacin con los das anteriores. Y de ah deduzco si las ventas fueron bajas o altas. Entrevistador: Cul o cules son sus expectativas para su negocio? Duea: Este en un trabajo muy demandante para la persona que atiende y en especial si tengo que hacer algn trmite, yo puedo contar con mi familia pero la "lata" que siempre tiene que quedar alguien en el local porque el pan no espera y tiene que ser recibido y vendido, es el fuerte de este negocio. Yo quisiera un sistema que controlara lo que hay en bodega y las ventas porque cuesta mucho llevarlo en el papel. Que me diera la posibilidad de dejar el negocio a otra persona con ms tranquilidad y disfrutar de toda mi familia en eventos familiares.
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6. Verificacin del funcionamiento actual del cliente.
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Este negocio funciona de la forma tradicional como se hace durante mucho tiempo, este negocio no posee ningn tipo de tecnologa, todo se administra de forma manual. El actor en este diagrama de caso de uso es el que cumple tanto la tarea de administrar como la tarea de dependiente, revisa stock, hace los pedidos a los proveedores, atiende pblico y cobra el valor de las compras o pedido de los clientes, entrega los productos y maneja la caja. El actor dependiente cumple funciones de atencin, cobro, rebaja productos de bodega y reposicin de productos en despensas. El cliente recibe su producto de manera satisfactoria. 7) Interaccin con el entorno
Actor cliente: su rol es solicitar productos en este negocio, aprobar el producto, cancelar el producto, retirar del producto del negocio.
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Distribuidoras: El negocio interacta y se abastece a travs de vendedores de distribuidoras que ofrecen sus productos al por mayor, logrando los precios ms baratos.
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8. Conclusin General
Reconocimiento de la problemtica. 8.1 Estado actual del negocio. Actualmente la comerciante minorista "Almacn Donde Juanita" se dedica a la venta de insumos y productos, dirigido a clientes de barrio donde diariamente hay una gran actividad. El manejo de informacin en cada almacn es distinto; por lo cual cada almacn debe observar los mtodos de almacenar que maneja, para mejorar la utilizacin del espacio y darles ms eficiencia. La administradora (duea) nos informa que controla las cantidades de los productos que se est comprando en cada transaccin, las va registrando en un cuaderno de productos, tambin registra los productos vendidos de la misma forma, lo que no beneficia a un estricto y fiable manejo de la informacin del negocio. Solo hablando de un producto con la informacin que existe actualmente en este registro no permite obtener estadstica de cuanto es la venta o la merma en determinado semana o mes del ao, no siendo posible impedir comprar de ms o de menos, siendo muy distinta una semana de periodo escolar, una de vacaciones, das de la semana o fin de semana.
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Resumen de Problemticas:
No tiene una definicin clara de los productos (cdigo barra) lo que hace que la solicitud de pedidos no sea exacta. La informacin que maneja de entrada y salida de productos no est ordenada, lo que impide obtener la informacin de forma oportuna para planificar a corto plazo. No se familiariza con la informtica. No cuenta con un registro fiable para la planificacin futura.
Reconocimiento de las necesidades.

8.2 Objetivos: Contar con informacin que permita planificar las compras, evitando un sobre stock o falta de este de acuerdo al periodo de solicitud de mercadera (no es bueno decir no tengo, como tambin perder mercadera por un sobre stock que se venza)
objetivo: 1. Tener un acceso a la informacin confiable, exacta y oportuna para toma de decisiones. 2. control de existencias 3. con control de caja.
9. Planteamiento de objetivos. Objetivos:
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Tener una visin clara de cuantos productos tengo en el negocio Tener claro cunto es lo que voy a vender maana Tener claro cunto voy a comprar maana para abastecer la demanda Saber que al final del da si voy a ganar sin errores Tener claro cuntos productos necesito para maana Tener claro cunto dinero necesito para la compra de maana Tener claro cuando tengo que pagar segn proveedor (pago a 30, 60 o 90 das)
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Anexos
1.
MINUTA DE REUNIONES 11/03/2013 Jefe de Proyecto Alejandro Cabrera Analista Juan Tapia Analista Jorge Barraza Analista Natalia Seplveda
FECHA PRESENTES
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AUSENTES TEMA
sin ausentes Planificacin marcha nuevo proyecto
DISCUSIN ACCIN PERSONA RESPONSABLE(S) TEMA DISCUSIN ACCIN PERSONA RESPONSABLE TEMA DISCUSIN ACCIN PERSONA RESPONSABLE
Distribuir roles El jefe de proyecto asigna los roles (S) Alejandro Cabrera Coordinar contacto con cliente Quin y cmo realizar contacto con cliente Se realiza contacto va telefnica para acordar una reunin Natalia Seplveda Muoz Asignar visitador para reunin con cliente Quin realizar el contacto con cliente Un Analista Programador ir el da pactado para la reunin Juan Tapia y Natalia Seplveda
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TEMA DISCUSIN ACCIN PERSONA RESPONSABLE
Asignar documentador de los requerimientos Quin y cmo realizar documentacin de la entrevista Se har de forma escrita, documentada Jorge Barraza
2.
MINUTA DE REUNIONES
FECHA PRESENTES
18/03/2013 Alejandro Juan Jorge Cabrera Tapia Barraza
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Curso
Natalia Seplveda AUSENTES TEMA DISCUSIN ACCIN PERSONA RESPONSABLE(S): TEMA DISCUSIN ACCIN PERSONA RESPONSABLE: TEMA DISCUSIN ACCIN PERSONA RESPONSABLE: sin ausentes Revisar accin punto 2 de minuta anterior Fecha a cordada para el jueves 14/04 Finalizado (S) no aplica Revisar accin punto 3 de minuta anterior La informacin fue extrada satisfactoriamente Contactar 2 entrevista para discutir resultado de 1 entrevista Natalia Seplveda y Juan Tapia Revisar accin punto 4 de minuta anterior La documentacin est terminada Finalizado no aplica
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3.
MINUTA DE REUNIONES
FECHA PRESENTES
25/03/2013 Alejandro Jorge Natalia Cabrera Barraza Seplveda
AUSENTES TEMA DISCUSIN
Juan Tapia Revisar accin punto 2 de minuta anterior Resumen fue aceptado se acord trabajar en sus
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Tema
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problemticas ACCIN PERSONA RESPONSABLE(S): Encontrar las problemticas del negocio (S) Natalia Seplveda y Jorge Barraza
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4.
MINUTA DE REUNIONES
FECHA PRESENTES
01/04/2013 Alejandro Jorge Natalia Juan Cabrera Barraza Seplveda Tapia Han M.
AUSENTES TEMA
sin ausentes Revisar accin punto 1 de minuta anterior
DISCUSIN
Se encontraron las problemticas y se descartaron las que no eran aplicables. Las

aceptadas: control conocimiento de de la stock utilidad
Deficiente lento
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Tema
Curso
ACCIN PERSONA RESPONSABLE(S) ACCIN 2
Detectar los objetivos segn problemticas encontradas (S) Alejandro Cabrera y Juan Tapia Coordinar reunin para exponer los avances a nuestro cliente del Almacn Donde Juanita encontradas (S) Natalia Seplveda
PERSONA RESPONSABLE(S):
ENCARGADO DE ACTA. JEFE PROYECTO: ALEJANDRO CABRERA FIRMA:_________________________
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Tema
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Carta Gantt
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Curso
Aceptacin de requerimiento Con este documento acepto el desarrollo del sistema Optimizacin de procesos de la comerciante minorista almacn Donde Juanita Cualquier modificacin de los requerimiento deber ser acordado por las partes involucradas antes de 48 horas de la entrega de cada informe. Cualquier modificacin de los requerimientos involucrados en este documento ser sujeto a multa llagando a la totalidad de la nota 1 de acuerdo a la evaluacin del profesor Erik Schaper.
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Cualquier modificacin de algn punto descrito en este documento y que el equipo desarrollador no est de acuerdo ser tomada como un nuevo desarrollo, debindose ser cancelada por puntaje en la nota
_________________ Profesor
__________________ Alumnos
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5. Informe Primera Entrevista.

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