Workshop SAP MM

Niveles de Organizacin
En el Sistema SAP R/3, los niveles de organizacin son estructuras que reproducen la vista jurdica y/o organizativa en una empresa.

Mandante Sociedad Centro Almacn Organizacin de compras/ Grupo de compras

Niveles de Organizacin

Mandante

Niveles de Organizacin

Sociedad

Una Sociedad representa una Unidad de contabilidad legalmente ejemplo, una empresa (RUT) dentro de un grupo de empresas.

independiente, por

El balance y la cuenta de ganancias y prdidas exigidos por la ley se elaboran a nivel de sociedad.

Niveles de Organizacin
Centro

El centro es una unidad organizativa de Logstica, que coordina la empresa desde el punto de vista de la produccin, abastecimiento, mantenimiento y planificacin. Un centro es un centro de produccin o una sucursal dentro de una empresa.

Niveles de Organizacin
Almacn

Una unidad organizativa que posibilita una diferenciacin de stocks de material dentro de un centro . La gestin de stoks por cantidades en el centro se realiza a nivelde almacn . Tambin se efecta el inventario a nivel de almacn.

Niveles de Organizacin para la Gestin de Stock

Niveles de organizacin de la gestin de stocks
Mandante 400

Sociedad
1000

Sociedad 2000

Centro 1000

Centro 1100

Centro 2000

Almacn Mat.Prim

Almacn Pr.Term.

Almacn Repuestos

Niveles de Organizacin para la Gestin de MM

Organizacin de compras/Grupo de compras
Organizacin de compras

Una organizacin de compras es un nivel de organizacin que estipula las condiciones de compra con un proveedor para uno o ms centros. Es responsable jurdicamente del cierre de los contratos de compras. Un grupo de compras es la clave que identifica a un encargado de compras o un grupo de compras, responsables de determinadas actividades de compra.

Estructuras para la Organizacin de Compras - Definida por Centro Organizacin de compras por centros

Organizacin de compras 1

Organizacin de compras 2

Sociedad

Centro 1

Centro 2

Estructuras para la Organizacin de Compras - Definida por Sociedad Organizacin de compras para todos los centros

Organizacin de compras

Sociedad

Centro1

Centro 2

Estructuras para la Organizacin de Compras - Definida para todas las Sociedades Organizacin de compras para todas las sociedades

Organizacin de compras

Centro1

Centro 2

Centro 3

Sociedad 1

Sociedad 2

Sociedad 3

Datos Maestros

Datos Maestros
Los datos maestros contienen registros de datos grabados en la base de datos para perodos largos. stos se graban de forma central, se utilizan y se procesan para todas las aplicaciones. Con ello se evita una grabacin mltiple (redundancia) de los datos.
Documentos de compra

Registro maestro de materiales

Registro maestro de proveedores

El registro maestro de materiales y el de proveedores pertenecen a los datos maestros ms importantes dentro del proceso de aprovisionamiento. Sin ellos, no se podra efectuar el aprovisionamiento de materiales de almacn en el sistema SAP

Maestro de Materiales
El maestro de materiales representa la fuente central para una empresa para la orden de entrega de datos especficos de material.

Datos de compras

Registro maestro materiales

Datos de planificacin

Datos de gestin stocks Datos contables

Maestro de Materiales - Niveles de Organizacin Mandante

Datos Generales: Nmero de Material Descripcin Unidad de Medida

Centro

Datos especficos del Centro: Datos de compras Datos de produccin Datos de planificacin Datos especficos de Almacn: Ubicacin Cantidad en stock

Almacn

ALMACEN

Maestro de Materiales - Vistas Datos bsicos Planificacin de Necesidades Stocks en el centro/almacn Contabilidad Registro Maestro de Materiales Compras

Comercial Preparacin de trabajo Gestin de calidad Pronstico Clasificacin

Almacenamiento Gestin de almacenes

Maestro de Materiales - Ramo para Material Al crear un registro maestro de materiales, el ramo especifica: qu imgenes aparecen y en qu secuencia. qu campos especficos del ramo aparecen en las imgenes individuales.

Construccin de mquinas Construccin de instalaciones Qumica Farmacia

Maestro de Materiales - Tipo de Material Para poder gestionar diferentes materiales unitariamente segn los requerimientos de la empresa, los materiales se dividen en grupos con propiedades idnticas, y se asignan a un tipo de material.

Materias primas Productos semielaborados Productos terminados Mercadera

Mat.auxiliares y de consumo Piezas de recambio Envases etc.

Maestro de Materiales - Nmero de Material Actualizacin del Maestro de Materiales

Material Nuevo

Numeracin manual

Material actualizado

o
Numeracin automtica

Registro maestro de proveedores

Registro maestro de proveedores

Datos generales

Datos compras

Datos contables

El registro maestro de proveedores contiene toda la informacin necesaria para un acreedor, y es actualizado por la contabilidad financiera y el departamento de compras. Los datos del registro maestro de proveedores se dividen en tres categoras: Datos generales: Estos datos son vlidos para todo el mandante, como por ejemplo la direccin y los datos bancarios del acreedor. Datos de compras: Estos datos se actualizan por separado para cada organizacin de compras. Aqu se incluyen la moneda de pedido, incoterms y diferentes datos de control del acreedor. Datos contables: Estos datos se actualizan a nivel de sociedad; por ejemplo, el nmero de la cuenta asociada y las vas de pago para los pagos automticos.

Maestro de Proveedores - Niveles de Organizacin El registro maestro de proveedores contiene informacin sobre un acreedor de la vista de compras y de contabilidad

Datos generales

Datos organizativos de compras

Datos contables

Maestro de Proveedores - Datos Maestros Grupo de Datos

Datos Generales -Direccin -Comunicacin Datos de Compras -Moneda de pedido -Funcin interlocutor Datos Contables -Banco/cuenta -Operacin de pago

reas de Validez Mandante

Todas las Organizaciones de compras Todas las Sociedades

Organizacin de Compras
Una Organizacin de compras

Sociedad
Una Sociedad

Maestro de Proveedores - Grupos de Cuentas

Status (proveedor o o Status (proveedor proveedor CPD) proveedor CPD) Intervalo de nmeros El Elgrupo grupode decuentas cuentas determina determina... ... Seleccin de campos

Clase de de asignacin Clase asignacin de nmeros de nmeros

Esquema para interlocutor

Surtidos parciales de proveedor datos especficos del centro

datos especficos del centro

Maestro de Proveedores - Grupos de Cuentas Al crear un registro maestro de proveedores, debe introducir un grupo de cuentas. El grupo de cuentas tiene caractersticas de control y el usuario no puede modificarlo. Para proveedores de los que slo ha adquirido material una vez o raramente, puede crear registros maestros especiales, los llamados registros maestros de proveedores CPD. A diferencia de otros registros maestros, el registro maestro CPD se utiliza para varios proveedores. Por este motivo, no se graban datos especficos de proveedor para los proveedores CPD. Esto se puede controlar mediante una seleccin de campos para grupos de cuentas para proveedores CPD. Al crear un documento contable o de compras con un proveedor CPD, el sistema se bifurca automticamente a una pantalla de datos adicional. All introducir los datos especficos, como nombre, direccin o datos bancarios del proveedor.

Maestro de Proveedores - Cuenta Asociada Sistema R/3 Introducir factura de proveedor

Contabilidad auxiliar Proveedor A paralelo Suma de acreedores por proveedor

Contabilidad principal Cuenta asociada

Suma de acreedores de todos los proveedores

Maestro de Proveedores - Funciones de Interlocutor El interlocutor comercial proveedor puede aparecer en diferentes funciones en cuanto a la empresa. Por ej, un proveedor es, durante una operacin de abastecimiento, primero el receptor del pedido, despus el proveedor de las mercancas, ms tarde el emisor de la factura, y por ltimo el receptor del pago.

Receptor del pedido

Proveedor

Emisor de la factura

Proveedor de mercancas

Receptor del pago

Gestin de Compras

Ciclo de Abastecimiento
Gestin de Pagos Control de Facturas Entrada de Mercancas Supervisin de Pedidos Creacin de Solicitud de Pedido Determinacin de la Fuente de adquisicin Seleccin de Proveedor

Datos Maestros

Gestin de Pedidos

Ciclo de Abastecimiento

SolPed

Pedido

Entrada de mercancas

Recepcin de facturas

PlNec

Pedido automtico

Aviso entrega

Autofact.

Mtro.materiales Fte.aprovision. P.ej.Ped.abierto Libro de pedidos

Indicador en: Mtro.materiales Mtro.proveedores

Indicador en el pedido

Indicador en el

maestro de proveedores

Ciclo de Abastecimiento
Operacin de aprovisionamiento
Solped Determinacin Determinacinde de fuente fuentede de aprovisionamiento aprovisionamiento

Pedido Pedido

Entrada Entradade de mercancas mercancas

Tratamiento Tratamientode de facturas facturas

Solped
10 20 30

Peticin de oferta /Oferta

10 20 30

Pedido
10 20 30

Factura recibida

Planificar y evaluar

Ciclo de Abastecimiento
Pedidos abiertos
Manual
SolPed
10 20 30

Peticin oferta

Pedido abierto

Documentacin de orden entrega

Reg.info 5300007152
Proveedor: Proveedor: Material: Material: Nagel Nagel 1234 1234 A21 A21 3000 3000 3000 3000

Pedido abierto Proveedor

OrgCompras OrgCompras Centro Centro

Condiciones Condiciones Precio/UM UNI Precio/UM UNI 6,00/ 6,00/ Kg Kg Porte 2 Porte 2% % Descuento 5% Descuento 5%

Orden entrega p. pedido abierto

ltimo ltimopedido: pedido: 4500019324 4500019324

R

Los pedido abiertos son contratos marco. Todava no contienen ningn dato de las fechas de entrega. Para informar a los proveedores de las cantidades que necesita y de los plazos de entrega, registre rdenes de entrega para pedido abierto.

Ciclo de Abastecimiento
Clases de pedido abierto
Pedido abierto Cantidad prevista: 50.000 m cable a MON 3,00 por m

Pedido abierto por cantidad (PAC)

Valor previso: Materiales por valor de MON 150.000,

Pedido abierto

Pedido abierto de valor

(PAV)

Un pedido abierto es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para entregar un material o prestar un servicio. Los pedidos abiertos se pueden crear manualmente. Como referencia se pueden tomar otros pedidos abiertos, solicitudes de pedido o peticiones de oferta/ofertas. En la cabecera del pedido abierto se especifica, entre otros, el perodo de validez del pedido abierto. Para cada posicin de un pedido abierto por cantidad se especifican, entre otros, la cantidad prevista y las condiciones del pedido.

Ciclo de Abastecimiento
Libro de pedidos

01.01.96 - 30.06.96
Libro pedidos

01.07.96 - 31.12.96

Material M1 Centro 0001

Proveedor 1 permit. Proveedor 2 permit. Proveedor 3 permit.

Proveedor

fijo

En un libro de pedido se pueden especificar para un material de un centro las fuentes de aprovisionamiento que estn permitidas y las que no. En el libro de pedido se pueden definir proveedores fijos o contratos marco preferentes.

Ciclo de Abastecimiento
Creacin de pedido automtica
Condiciones previas Base Creacin de pedido autom.

Mtro.proveedores Proveedor A OrgComp 1000 CrPedAutom x

Solicitud de pedido
Pos.10 Pos.20 Material ... Fte.aprovision.prov.A Material ... Fte.aprovision.prov.A Material ... Fte.aprovision.prov.B Material ... sin fte.aprovision.

Descartar posiciones errneas

Pedido Proveedor Pos. 10 Pos. 20 A

Pedido Proveedor Pos. 10 B

Mtro.material Material 1 centro 1000 CrPedAutom x Pos.30 Pos.40

El pedido automtico debe estar permitido para un material y un proveedor. Por ese motivo, el indicador de pedido automtico se debe fijar en la vista de compras del registro maestro de materiales y del registro maestro de proveedores. Para que una solicitud de pedido se pueda convertir automticamente en un pedido es indispensable que todas las posiciones de la solicitud de pedido estn asignadas a una fuente de aprovisionamiento vlida. La funcin se puede ejecutar online o en proceso de fondo.

Ciclo de Abastecimiento
Solicitud de pedido con fuente de aprovisionamiento asignada
Orden entrega pedido abierto 10 20
Solicitud de pedido

30

Libro de pedido

10 20 30

Material M1 Centro 0001

Planificacin

10
Proveedor Contrato marco: A15000 460000018

En un proceso de planificacin el sistema puede ejecutar una determinacin de fuente de aprovisionamiento. Los contratos marco o los proveedores con registro info de compras son posibles fuentes de aprovisionamiento para aprovisionamiento externo. Si el sistema puede determinar una fuente de aprovisionamiento definida de forma unvoca, por ejemplo mediante un pedido abierto insertado en un libro de pedidos, y se crea una solicitud de pedido, encontrar la fuente de aprovisionamiento del bloque Opciones de aprovisionamiento en la imagen detallada de la posicin de solicitud de pedido.

Ciclo de Abastecimiento
Documentacin de orden de entrega
Ped.abierto

Documentacin de orden de entrega

Orden entrega para pedido abierto

Ped 450000026 450000042 450000056

Fecha 01/05/1998 02/12/1998 04/06/1998

Ctd. 1.00 1.500 2.500 15.000

10 20 30

Cantidad prevista abierta

La La documentacin documentacin de de orden orden de de entrega entrega muestra muestrael el estado estado de de las las actividades actividades de de orden orden de de entrega entrega para para un un pedido pedido abierto. abierto. En En este este grupo grupo se se incluye incluye informacin informacin sobre sobre la la cantidad cantidad prevista, prevista, nmeros nmeros de de orden orden de de entrega, entrega, datos datos de de fecha fecha y y cantidades. cantidades.

Las rdenes de entrega para pedido abierto son pedidos que se crean en referencia a un pedido abierto. La documentacin de orden de entrega (p.ej., cantidad entregada hasta el momento, cantidad abierta) se actualiza automticamente al crear un pedido de orden de entrega y es la base para la supervisin de pedidos abiertos. La documentacin de rdenes de entrega se encuentra en la estadstica de una posicin de pedido abierto. Nota: Los pedidos abiertos ya se pueden registrar en la solicitud de pedido como fuente de aprovisionamiento. Al convertir la solicitud de pedido en un pedido se crea la referencia al contrato marco. En este caso tambin se habla de una orden de entrega para pedido.

Creacin de Solicitudes de Pedido

Ciclo de Abastecimiento
Gestin de Pagos
Orden de Factura Compr del a Proveed
or 8

Control de Facturas Entrada de Mercancas

Creacin de Solicitud de Pedido Determinaci n de la 2 Fuente de adquisicin

3

Datos Maestros
5 4

Seleccin de Proveedor

Supervisin de Pedidos

Gestin de Pedidos
Orden de compr a

Solicitud de Pedido
Documento interno con el que se solicita para una fecha determinada una cantidad determinada de un material o un servicio. Se pueden crear en forma manual o automtica Se pueden definir procesos de liberacin

Compras

Solicitud de Pedido - Tratar Solicitudes de Pedido SolPed

10 ****** 20 ****** 30 ******
Determinar fuente de abastecimiento Convertir solicitud de pedido
No se puede mostrar la imagen en este momento.

PetOfer
10 ****** 20 ****** 30 ******

Pedido
10 ****** 20 ****** 30 ******

Solicitud de Pedido - Imputaciones A material () A centro de coste (K) A activo fijo (A) A orden interna (F) Tipo de imputacin desconocido (U) Imputacin mltiple

Determinacin de Fuente de Abastecimiento

Ciclo de Abastecimiento
Gestin de Pagos
Factura del Proveedor

Orden de Compra

Control de Facturas

Creacin de Solicitud de Pedido Determinacin de la Fuente 2 de adquisicin Seleccin de Proveedor

Entrada de Mercancas

Datos Maestros
5 4

Supervisin de Pedidos

Gestin de Pedidos
Orden de compra

Determinacin de la Fuente de Abastecimiento - Pedido para Proveedor Desconocido Pasos: 1.- Registrar datos de posicin
Material Cantidad Fecha de entrega

2.- Asignar fuente de abastecimiento

Registro Info Contrato Marco Regulacin por cuotas Libro de pedidos

3.- Crear pedidos y solicitudes de pedido

Ciclo de Abastecimiento
Gestin de Pagos
Orden de Compra
Factura del Proveedor 8

Control de Facturas

Creacin de Solicitud de Pedido Determinacin de la Fuente de 2 adquisicin Seleccin de Proveedor

Entrada de Mercancas Supervisin de Pedidos

Datos Maestros
5 4

Gestin de Pedidos
Orden de compra

Ciclo de Abastecimiento
Procesos funcionales: Crear peticin de oferta
1 1
Imagen inicial
Plazo pres.oferta Org.compras Grupo compras

2 2 Pos. Imagen resumen

Material Cantidad Fecha

Pos. imagen detallada

3 3 Direccin proveedor
Nmero de proveedor

Imagen detallada cabecera

Nmero licitacin

Grabar

Finalizar

Se pueden registrar peticiones de oferta sin modelo o con referencia a una solicitud de pedido a otra peticin de oferta o a un contrato marco. En la imagen inicial se actualizan los niveles de organizacin y el plazo para presentacin de la oferta. Despus de haber completado la imagen inicial, registre las posiciones de la peticin de oferta. Una peticin de oferta se puede registrar para proveedores con registro maestro o para proveedores CPD (CPD: cuenta pro diversos). La direccin de un proveedor CPD se debe registrar en la peticin de oferta.

Ciclo de Abastecimiento
Nmero de licitacin
Accin de peticin de oferta = nmero de licitacin colectiva

Peticin de oferta 1 Proveedor A Material 1 Material 2 Material 3

Peticin de oferta 2

Peticin de oferta 3

Proveedor B Material 1 Material 2 Material 3

Proveedor C Material 1 Material 2 Material 3

Varias peticiones de oferta relacionadas entre s se pueden comprimir con ayuda del nmero de licitacin. ste se inserta una vez en los datos de cabecera de la peticin de oferta y el sistema los toma en las peticiones de oferta de la lista de posiciones. Luego en la comparacin de precios se puede hacer una referencia al nmero de licitacin correspondiente y obtener todas las ofertas. El nmero de licitacin tiene un mximo de diez caracteres de longitud y puede ser alfanumrico

Solicitud de Cotizacin y Cotizacin

Las peticiones de oferta se envian a los proveedores, quienes reexpiden las ofertas correspondientes. Las ofertas y las condiciones que contienen se registran para la peticin de oferta correspondiente.
Compras
Pedido

Proveedor Proveedor A A
Solicitud de pedido Peticin de oferta Oferta

Fuente

aprovis.?

Proveedor Proveedor B B

Proveedor Proveedor C C
Rechazo

Datos maestros

Despus de detectar la necesidad de un material, el departamento de compras se encarga de convertir la solicitud de pedido en un pedido. El sistema puede soportar la compra con ayuda de peticiones de oferta durante la determinacin de fuentes de aprovisionamiento. En primer lugar, se registra una peticin de oferta para el material correspondiente o el servicio deseado. La peticin de oferta se puede registrar manualmente o con referencia a una solicitud de pedido. La ltima posibilidad tiene la ventaja de que los datos ya conocidos de la solicitud de pedido se transfieran directamente a la peticin de oferta. A continuacin, se asignan los proveedores deseados a la peticin de oferta. El sistema determina la direccin de los datos del registro maestro de proveedor correspondiente. Las peticiones de oferta se envian a los proveedores. Las ofertas y las condiciones que contienen se registran para la peticin de oferta correspondiente. Mediante una comparacin de ofertas se determina,p.ej., la oferta ms interesante.

Solicitud de Cotizacin y Cotizacin

SolPed
Datos Maestros

PetOfer Proveedor A Proveedor B Proveedor C

Oferta Rechazo Pedido

Solicitud de Cotizacin y Cotizacin - Gestin de Ofertas La oferta contiene los precios y las condiciones de un proveedor para los materiales o los servicios especificados en la peticin de oferta.
1 1 Registro de precio y condiciones Proveedor A Oferta para peticin de oferta 1 Posicin 10 Precio bruto: 400/t Descuento: 50 DM Proveedor B Oferta para peticin de oferta 2 Posicin 10 Precio bruto : 400/t Recargo: 20% Proveedor C Oferta para peticin de oferta 3 Posicin 10 Precio bruto: 500/t Costes fijos: 40 UNI

2 2

Comparar oferta con comparacin de precios Acero 2 t Precio Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 350/t 480/t 520/t 450/t

3 3

P.ej. Crear registro info o rechazar oferta Pedido Pieza Pieza % % Condicione UNI UNI Registro info Rechazo

Oferta de valor medio Precio de mercado

Solicitud de Cotizacin y Cotizacin - Evaluacin de Proveedores Apoyo para la optimizacin del abastecimiento. Se determinan criterios y subcriterios.

Precio

Entrega

Calidad

Servicio

Pedidos

Orden de compra

Ciclo de Abastecimiento
Gestin de Pagos
Factura del Proveedor

Orden de Compra

Control de Facturas

Creacin de Solicitud de Pedido Determinacin de la Fuente 2 de adquisicin Seleccin de Proveedor

Entrada de Mercancas

Datos Maestros
5 4

Supervisin de Pedidos

Gestin de Pedidos
Orden de compra

Pedidos
Definicin Estructura de Pedidos Registro Informacin Tipos de Pedidos *Imputacin *Posicin Condiciones Clases de Mensajes

Pedidos
Compras Solicitud de pedido Pedido Peticin de oferta Otro centro Datos maestros

Proveedor

Pedidos - Estructura de un Pedido La cabecera del documento contiene informacin que hace referencia al pedido global. Por ej, la moneda de documento, la fecha de documento o las condiciones de pago. La posicin del documento contiene datos que describen los materiales solicitados o servicios.

Datos de cabecera Pedido 10 20 30 Nmero de pedido Proveedor Condiciones de pago Moneda Fecha de pedido ... Posicin: 10 Posicin: 20 Posicin: 30 Nmero material Fecha entrega Texto breve Precio pedido Cantidad pedido ...

Pedidos - Niveles de Informacin dentro de un Pedido -

Datos generales:

- Nmero de Pedido
- Descuentos pactados para el pedido - Organizacin de Compras

- Moneda - Fecha del Pedido - Proveedor

Datos individuales
- Material - Cantidad - Grupo de compras - Precio - Fecha de entrega - Unidad de Medida - Centro - Almacn

Pedidos - Tipos de Pedidos Pedido con Referencia Pedido Automtico Pedido sin Referencia Pedido Manual

Material Stock

Material No Stock

Servicios

Estndar

Consignacin

Subcontratacin

Proyecto

Terceros

Pedidos - Registros Info El registro info de compras ofrece informacin comprimida sobre un proveedor y el material que usted adquiere del mismo.

Registro info de compras: Estructura

Datos generales

Organizacin

de compras

Org.compras + Centro

En los registros info se pueden almacenar y actualizar los siguientes datos: Los precios y condiciones actuales o venideros (p.ej., portes, descuentos Datos de suministro (p.ej., plazo de entrega previsto, tolerancia) Datos de proveedor Textos

Pedidos - Datos Generales para Registros Info Los datos generales, los textos o los datos de gestin son vlidos para todas las unidades de organizacin. Los datos de control, los precios y las condiciones son vlidos para los niveles de organizacin: organizacin de compras u organizacin de compras/centro. Datos Datosgenerales generales
Datos Datosdel delproveedor proveedor Datos Datosde deorigen origen Un.medida Un.medidapedido pedido

Precios Preciosy y condiciones condiciones

Precio Preciobruto bruto Descuento Descuento Porte Porte Aduanas Aduanas etc. etc.

Datos Datosde decontrol control

Plazo Plazode deentrega entrega Cantidad Cantidadmnima mnima Tolerancia Tolerancia

Textos Textos
Txt.pedido Txt.pedidocompras compras Nota Notaregistro registroinfo info

Estadstica Estadstica
Historial Historialde depedidos pedidos Estadstica Estadsticade depedido pedido Historia Historiamodificaciones modificaciones

Pedidos - Tipos de Imputacin El tipo de imputacin determina qu tipo de objeto de imputacin se debe cargar y qu datos de imputacin debe poner a disposicin.

Objetos de imputacin
A: Activo fijo K: Centro coste Documento de compras 1 2 Tipo imputacin Imputacin a P: Proyecto F: Orden C: Pedido cliente etc.

Pedidos - Tipos de Posicin El tipo de posicin especifica mediante qu proceso se suministra un material o un servicio.
T iTipo de posicin

Tipo de posicin

Texto tipo

de

posicin

Normal C S S Consignacin Subcontratacin Tramo Texto Prestacin de servicio

Pedido
Pos P C ... .... .... 20 .... .... D .... .... .... .... Material ......... SL-01 ......... ......... Cantidad ......... 200 ......... .........

T T

Pedidos - Tipos de Posicin El tipo de posicin especifica mediante qu proceso se suministra un material o un servicio. En el Sistema estndar estn definidos, entre otros, los siguientes tipos de posiciones: Normal: este tipo de posicin se utiliza para materiales que se deben suminstrar de forma externa. Subcontratacin: el producto final se encarga al proveedor. Los componentes que necesita el proveedor para terminar el producto final, se registran en posiciones de material facilitado. Consignacin: el proveedor pone a disposicin el material que se gestiona en el stock de artculos en consignacin. Una obligacin del stock de artculos en consignacin no surge durante la entrada en stock en el almacn de artculos en consignacin sino que se produce por primera vez durante la toma de material Pedido para terceros: se encarga material a un proveedor con el dato prefijado de que esta mercanca se entrega directamente a un tercero (p.ej.,cliente).

Pedidos - Condiciones Las condiciones contribuyen a la determinacin de precio en los pedidos. Mediante las condiciones ampliadas, se pueden definir descuentos acordados con el proveedor o se pueden considerar descuentos para una clase de material.

Cotizacin

Pedido

Condiciones Clave Denominacin Importe PB00 Precio bruto UNI 10,00 FRA1 Porte 5,0% RA00 Descuento del neto 8,0% ZOB1 Aduana absoluta UNI 3,00 Contrato marco Registro info

Pedidos - Clases de Condiciones Las condiciones particulares se describen mediante las clases de condiciones. Mediante la clase de condicin se determina la regla de clculo. En la regla de clculo se especifica el modo en que se calcula el recargo o descuento.

Clave PBXX

Denominacin Precio bruto

Control Regla clculo: en funcin ctd. Tp.condicin:precio base

RA01

Dto.%

Regla clculo porcentual : Sec.acc.: cab.pedido abierto

SKTO

Dto.PP

Regla clculo : porcentual Tp.condicin: Dto.PP

Pedidos - Clases de Mensajes -

El pedido mismo, las modificaciones y las confirmaciones de pedido se pueden editar como mensajes. La edicin se puede efectuar mediante impresora, telefax o EDI. Es posible parametrizar qu textos de cabecera y textos por posicin debe editar el sistema.

Impresora

EDI

Fax

La valoracin de la entrada de mercancas depende del procedimiento de control de precios definido en el registro maestro de material. En el Sistema SAP R/3, la valoracin de material se puede realizar segn el mtodo del precio medio variable o segn el del precio estndar. El sistema tambin tiene en cuenta en el pedido los costes directos de adquisicin registrados. En la valoracin de material, se determina el valor de stock de un material y se actualiza en el maestro de materiales. Mediante la entrada de mercancas o la recepcin de facturas, se actualizan automticamente las correspondientes cuentas de existencias o de consumo de la contabilidad financiera. En cada movimiento de mercancas (modificacin de cantidad) o contabilizacin de facturas, la valoracin se actualiza automticamente. En la verificacin de facturas, se puede incidir manualmente sobre la valoracin de material contabilizando cargos posteriores o abonos. En la valoracin del precio estndar (control de precio S) se efectan varias contabilizaciones de stock para un precio especificado en el registro maestro de materiales. Las desviaciones se contabilizan en cuentas de diferencias de precios.

Valoracion

Ejemplo: Contabilizacin a precio estndar

Operacin 1 2 3 Situacin de partida EM para pedido: 100 a 2,40 RF para pedido: 100 a 2,20 Stock 100 200 200 Valor Total 200 400 400 Precio Standard 2 2 2 Precio Medio Variable 2 2,2 2,1

En la valoracin del precio medio variable (control de precio V), las entradas de mercancas se valoran con el precio de pedido, y las salidas, con el precio medio variable actual. ste se calcula automticamente en cada movimiento del modo siguiente : valor total dividido por la cantidad de stock total. En caso de cobertura de stock, las diferencias con el precio de pedido que puedan surgir en la recepcin de facturas se contabilizan directamente en la cuenta de existencias correspondiente. El valor y la cantidad de stocks se actualizan con el precio estndar La cuenta de compensacin EM/RF se actualiza con el precio de pedido. La diferencia entre el precio de pedido y el precio estndar se calcula en la cuenta de diferencias de precios.

Procedimiento liberacin para documentos de compras

Procedimiento de liberacin para solicitudes de pedido
Procedimiento de liberacin para solicitudes de pedido
Rel. 3.X SolPed Clase doc. Pos. 10 20 30 Rel. 4.0 SolPed Clase doc. 10 Pos. 20 30 Autorizacin o.k. Autorizacin o.k. o.k. o.k. Pedido Peticin de oferta 10 Pos. 20 30

Pedido Peticin de oferta

La operacin de autorizacin se produce mediante un procedimiento de liberacin. Por liberacin de solicitudes de pedido se entiende la operacin mediante la cual se autoriza la peticin de oferta o el pedido de las posiciones contenidas en la solicitud de pedido. El objetivo de este procedimiento de autorizacin es verificar la precisin del contenido de la informacin sobre material, cantidad y fechas, as como asegurar la correccin de la imputacin y la fuente de aprovisionamiento indicadas. En la clase de documento se determina si una solicitud de pedido debe liberarse por posicin o completamente. En el caso de que la solicitud de pedido est sujeta a una liberacin general, ya no es posible la liberacin por posicin.

Procedimiento liberacin para documentos de compras

Procedimiento liberacin para documentos de compras
Pet.oferta Plan entregas Ped.abierto Pedido Pos. 10 20 30

Mensaje

Autorizacin o.k.

Como liberacin de documentos de compras (pedido, pedido abierto, plan de entregas, peticin de oferta y hoja de entrada de servicios) se entiende la operacin mediante la cual se verifica la precisin de los datos del documento y se autoriza antes de comunicarlos al proveedor. El objetivo de este procedimiento de autorizacin es reemplazar el procedimiento de firma manual por el electrnico. Se verifica si cada documento de compras cumple condiciones relevantes y se le asigna automticamente una estrategia si se cumplen las condiciones. Los documentos de compras se liberan en el nivel de cabecera, la liberacin por posicin no es posible.

Gestin de Stocks

Gestin de Stock

Entrada de mercancas para material de almacn

Documentos de compra(s)
Posicin: 1 2 3

Entrada de mercancas Entrada de mercancas

Almacn

Proveedor

Gestin de Stock

Entradas de de Mercancas Traslados / Traspasos Reservas y Salidas de Mercancas Consignacin Subcontratacin

Entradas de Mercanca

La EM en el Ciclo de Aprovisionamiento

Gestin de Pagos
Factura del Proveedo r

Orden de Compra

Control de Facturas

Creacin de Solicitud de Pedido Determinaci n de la 2 Fuente de adquisicin

3

Entrada de Mercancas

Datos Maestros
5 4

Seleccin de Proveedor

Supervisin de Pedidos

Gestin de Pedidos
Orden de compra

Entradas de Mercancia
La entrada de mercanca es el proceso de recepcin de materiales o servicios. Es posible recibir materiales de stock de almacn y materiales que van a ser consumidos de inmediato.

Proveedor

Entrada de mercanca

Almacn

Entradas de Mercanca - Tipos de Stock -

EM a stock bloqueado

Stock disponible Almacn Proveedor Stock en control calidad Stock bloqueado

Objeto colector de costes

Centro de coste Orden ......

Entradas de Mercanca - Documentos de Movimientos de Mercanca -

101
Entrada s
Docto de Material
________ ________ ________

Almacn

201

Salidas
Docto Contable
________ ________ ________

Entradas de Mercanca - Repercusiones -

Actualiza historial de pedido

Entrada de mercancas en el almacn

Maestro de Materiales
ENTRADA

Actualizacin valor y cantidad

Entrada mercancas
Mensaje al peticionario (opcional)

10 ****** 20 ****** 30 ******

Documentacin del movimiento

Impresin (opcional)

QM WM
Warehouse Management Calidad

Necesidad de transporte para gestin de almacenes (si est activa)

Actualizacin Cuentas de existencias y de consumo

Apertura de un lote de inspeccin como lanzamiento de la inspeccin de calidad

Entradas de Mercanca - Bloqueo de Stock -

Un material puede ir desde la entrega a un almacn o al consumo. Pero tambin puede gestionarse como Stock Bloqueado.

Movimiento 101
Stock en control de Stock bloqueado calidad BWA 101 (X)

(valorado ) BWA 101 (S)

Materiales no de almacn Stock Consumo Con reserva Centro de coste Proyecto Otros Stock bloqueado en EM Movimiet 103

Proveedor

Entradas de Mercanca - Stock de Control de Calidad -

Si una entrada de mercancas desde el proveedor se debe someter a un control de calidad, esta entrega se contabiliza en el Stock de Control de Calidad

Proveedor

Material Stock de libre utilizacin

Control de calidad Muestreo

Stock en control de calidad en otro almacn: Laboratorio

Material Stock bloqueado

Stock bloqueado EM

Entradas de Mercanca - Entrega Final -

El indicador de entrega final especifica si una posicin de pedido puede considerarse cerrada, lo que significa que no se esperan ms entradas de mercancas para esta posicin. La cantidad abierta es cero. Se pueden realizarse nuevas contabilizaciones de entradas de mercancas, pero stas no hacen variar el stock en curso.

Fijacin del indicador de entrega final

Pedido En la entrada de mercancas

En el pedido

Entradas de Mercanca - Anulaciones y Devoluciones -

La posibilidad de impresin de un vale de acompaamiento de mercancas o un vale de devolucin, puede configurarse en funcin de la clase de movimiento.

Anulacin

Devolucin

Motivo del movimiento (Entrada opcional ) (p. ej ., almacn incorrecto )

Motivo del movimiento (Entrada obligatoria ) (p. ej ., material daado )

Sin vale de acompaamiento de mercancas

Con vale dedevolucin de mercancas

Traspasos y Traslados

Traspasos y Traslados

Existen dos tipos de movimientos:

1.- El traslado es el movimiento fsico de un material de un almacn a otro o de un centro a otro. 2.- El traspaso no implica un movimiento fsico de material sino un cambio en el status del material.

Traspasos y Traslados

Movimientos

Traslados

Traspasos

De centro a centro

De almacn a almacn

De ctrl. calidad a disponible

De consign. a almacn

Traspasos - Tomas de Stock -

Stock de Libre Utilizacin

Stock en Control de Calidad

Stock Bloqueado

Consumo

Desguace / Muestra / Merma

Traslados de Stock

311

Almacn A
301

312

Almacn B

Almacn A Centro A

302

Centro B

Almacn B

Salidas

Salidas

Es el consumo de un material para produccin o para un centro de costos. Esta salida se refleja en una disminucin del stock. Tambin se puede planificar una salida futura, a travs de una reserva.

Salidas

Centro de Costos Inmovilizado Ventas Produccin SALIDA DE MERCANCAS Muestreo Gastos Desperdicio Centro / Almacn Consumo

Salidas - Resultados de una Salida de Mercanca -

Documento de Material Documento Contable Afectacin Contable Pedido de Ventas Cantidad de Stock Estadst. de Consumo Centro de Costos Lotes de Inspeccin Reserva

Salidas - Informacin del Documento de Salida -

Al realizar las salidas SAP permite que para cada posicin se especifiquen los siguientes datos:

Material Cantidad Centro de Costos Centro Almacn Lote Clase de Movimiento

Salidas - Reservas -

Las reservas son solicitudes que se efectan al almacn, para que ste tenga preparados materiales para la salida en una fecha ms tarda y con un fin determinado. Gestor almacn

Planificadores de necesidades

Reserva ^ = Planificacin de un movimiento de mercancas

Centro, almacn

Planificacin de una entrada

Planificacin de una salida

Planificacin de un traspaso R

Consignaciones

Consignaciones

El proveedor entrega las mercancas en un almacn de stock en consignacin. El material de ese almacn es propiedad del proveedor hasta la toma del material.

Datos maestros

Compras

Gestin de stocks Stock B B BC A

Verificacin de facturas Factura ? =

Compras Pedido K Mat1 Precio0

Registro info de consignacin con precio Material/ Proveedor : Precio= 11,-

Posicin de consignacin EM

Almacn de stock en consignacin Disponible No valorado SM Liquidacin R

Consignaciones - Registros Info -

El precio de los artculos en consignacin para el aprovisionamiento de un material en consignacin de un proveedor se almacena en un registro info de consignacin.

IMG: Activar precios de consignacin mediante registros info Registro info de consignacin Condiciones

Precios en moneda extranjera Precios referentes a perodos Precios en unidades de medida opcionales Descuentos, escalas de precios-cantidades,...

Consignaciones - Traspasos -

El stock de artculos en consignacin puede gestionarse como stock de libre utilizacin, stock en control de calidad y stock bloqueado.

Material MAT1 Almacn 0001

Stock de artculos en consignacin Martn Bloqueado Control de calidad

Stock de artculos en consignacin Muoz Bloqueado Libre utilizacin Control de calidad

Libre utilizacin Libre utilizacin

Almacn 0002

Bloqueado

Control de calidad

Consignaciones - Salidas de Mercancas -

Las salidas de mercancas slo pueden realizarse desde el stock de consigna de libre utilizacin. Al realizar salidas del stock de artculos en consignacin, se origina una obligacin con respecto al proveedor.

Material MAT1 Almacn 0001

Stock en consignacin Martn Control de Bloqueado calidad Libre utilizacin Bloqueado Control de calidad

Stock propio Control de Bloqueado calidad Libre utilizacin

Almacn 0002

Libre utilizacin SM Produccin Obligacin respecto al proveedor de artculos en consignacin

Subcontrataciones

xxxxx

xx

Subcontrataciones

Se realiza un pedido a un proveedor del producto que debe fabricarse o transformarse. En el pedido, se indican los componentes que la propia empresa enviar al proveedor.

Compras

Gestin de stocks

Control de facturas Control de facturas ? =

Compras

Almacn

Almacn

Pedido S Pos ___ Comp ___ Comp ___

Componentes facilitados

EM del material elaborado

Factura Costes de mano de obra __DEM Consumo de componentes

Proveedor de subcontratacin

Proveedor de SC Fabricacin

Proveedor de SC R

Subcontrataciones - Posiciones en Pedido de Compras -

Las posiciones de subcontratacin en los documentos de compra tienen su propio tipo de posicin. Cada posicin de subcontratacin tiene una o varias subposiciones que contienen los componentes que se deben poner a disposicin del proveedor.

Registro info de compras para subcontratacin Sol.T Tipo de posicin Normal Subcontrat . Pedido Tipo de posicin Subcontrat .. comp. comp. Subcontrat .. comp . comp. Lista de materiales

Posicin de reserva segn pedido

Subcontrataciones - Componentes Facilitados -

Los componentes enviados al subcontratista se gestionan en un stock especial referente a proveedores. Este stock es un stock valorado, con disponibilidad prevista y se gestiona en un almacn neutral.

Almacn

Centro

Almacn Libre utilizacin

Proveedor de SC LOH1

= Disponible previsto = R = Valorado =

Subcontrataciones - Entrada de Mercancas -

La entrada de mercancas se registra con referencia a la posicin de pedido de subcontratacin.Al producirse la entrada de mercancas, tambin se contabiliza el consumo de las posiciones de componentes.

Proveedor de subcontratacin EM del producto elaborado

Comp .1 Historial de pedido

1) Entrada del material elaborado 2) Consumo de componentes Almacn R

HALB ROH

Gestin de Stock - Anlisis en Gestin de Stock -

Anlisis

Resumen de stocks
Stock por material Disponibilidad por centro Lista necesidades/stock Lista stock almacn

Lista de movimientos de material

Gestin de inventario
Anlisis ABC Stock valorado Cobertura Obsoletos/Rotacin Anlisis estndar

Verificacion de Facturas Logisticas

Verificacion de Facturas Logisticas

Entorno de la verificacin de facturas

Pedido Costes indirectos de adquisicin Condiciones

Entrada mercancas

Cuentas de mayor Inmovilizados Verificacin de facturas Documento factura Centros de coste Proyectos rdenes

Maestro de materiales Maestro de proveedores

Verificacion de Facturas Logisticas

Verificacin de facturas
Factura
Proveedor Factura recibida

Pedido

Verificacin de facturas
Verificacin de facturas ? = Entrada de mercancas

Partidas abiertas de acreedor

Una factura recibida puede contabilizarse con referencia a un pedido o a una entrada de mercancas. El sistema propone las posiciones de la factura segn la referencia introducida; en las cuentas se efectan automticamente las contabilizaciones correspondientes. Despus de contabilizar la factura, el documento se encuentra en la cuenta de acreedores (lista de las propuestas de pago) como partida abierta.

Verificacion de Facturas Logisticas

Movimientos

de cuenta

Pedido

50 unidades

a 2,00 UNI/

un .

Entrada mercancas para este pedido Factura

:

: 50 un .
un .

50 unidades

a 2,00 UNI/

Entrada mercancas

de

Factura

Cuenta Cuenta Acreedor

de existencias EM/RF

100 + 100 100 + 100 -

Verificacion de Facturas Logisticas

Control de precio
Registro maestro de materiales Registro maestro de materiales

Control de precio V Cantidad total 50 Valor total 100,00 Precio 2,00 EM 110 + 110 RF 110 + 110 -

Pedido : 50 unidades a 2,20 UNI/ un. Entrada de mercancas : 50 un. Factura : 50 unidades a 2,20 UNI/ un.
Cuenta de existencias Cuenta compensacin EM/RF Cuenta de acreedores Cuenta diferencias de precio EM 100 + 110 10 +

Control de precio S Cantidad total 50 Valor total 100,00 Precio 2,00 RF 110 + 110 -

Precio promedio variable

Cantidad total 100 Valor total 210,00 Precio 2,10

Precio estndar
Cantidad total 100 Valor total 200,00
R

En el registro maestro de materiales se configura cmo se debe valorar cada material. Existen dos maneras de control de precio: precio estndar precio medio variable

En un material con un precio medio variable, el precio se adapta al precio de entrega. Si el precio de pedido o el precio de la factura diverge del precio que aparece en el registro maestro de materiales, la divergencia se contabiliza en la cuenta de existencias si existe cobertura de stock para la cantidad facturada. De esta forma, se modifican el valor y el precio del material. En un material con un precio estndar, las divergencias entre el precio de pedido o el precio de la factura y el precio que aparece en el registro maestro de materiales se contabiliza en una cuenta de diferencias de precio. Por ello, el precio permanece constante en el registro maestro de materiales.

Verificacion de Facturas Logisticas

Informacin sobre una factura

TEBA
Teclados S.A. GranVa 127 08014 Barcelona SAP Neurottstrae 69190 Walldorf Factura n 1266/33 03/05/

Destinatario

Emisor

de la

factura

Fecha

de documento

Referencia

Moneda

Pedido

Segn su pedido 4151599001 del 24/04/ les suminstramos la siguiente mercanca: Rodamiento Pie-soporte 50 unidades 8 unidades 1.000,- UNI 800,- UNI _________

Partidas

de la

factura

Importe por partida

Material

Impuestos 10%.

1.800,- UNI 180,- UNI _________ 1.980,- UNI

Cuota Importe

de IVA de factura

Cantidad Unidad de medida de pago

A pagar dentro de un plazo de 20 das tras facturacin, 2% de descuento en caso de pago dentro de 10 das. CCC 2100 1294 04 0130933592

Tipo impositivo

Condiciones

Banco

/ cuenta
R

Verificacion de Facturas Logisticas

Verificacin de facturas basada en pedidos

Pedido
4151599002 100 unidades

Entrega

Nota 50

de entrega

AX123

unidades Nota de entrega AX456

Entrega

VF bas.EM
Entrega 3

40 unidades

Nota 10

de

entrega

AX789

unidades

Factura
del pedido 4151599002 40 un.
Acceso a travs del pedido

Imagen seleccin lista de posiciones

100

X 4151599002 Acceso la nota a travs de entrega

un .

Verificacion de Facturas Logisticas

Verificacin de facturas basada en EM

Entrega 1

Pedido
4151599003 100 unidades X
Entrega 3 Entrega 2

Nota

de entrega

BX123

50 unidades Nota de entrega BX456

40 unidades VF bas.EM Nota de entrega BX789

10 unidades

Factura
del pedido 4151599003 Nota entrega BX456 40 unidades
Acceso a travs nota de entrega de

Imagen selec
X 4151599003

./ lista pos
40 unidades

Imagen selec
Acceso a travs del pedido X 4151599003 X 4151599003 X 4151599003

./ lista pos
50 unidades 40 unidades 10 unidades
R

Verificacion de Facturas Logisticas

Facturas con desviaciones

Pedido
Factura
Pedido

Entrada de mercancas

Tolerancias
10% 10%

Desviacin ! Contabilizacin Documento n 5100012345 aadido : Pago bloqueado

El sistema verifica cada factura por si hay desviaciones. Para cada clase de desviacin, pueden configurarse lmites de tolerancia en el Customizing de la verificacin de facturas. Si la factura se encuentra fuera de los lmites de tolerancia, el sistema muestra un mensaje de advertencia al respecto. Si se supera un lmite de tolerancia superior, se bloquea el pago de la factura en el momento de la contabilizacin. Una factura bloqueada debe liberarse en una operacin separada para que pueda liquidarse.

Verificacion de Facturas Logisticas

Bloqueo debido a la inspeccin de calidad

Sujeta
Entrada Material A de mercancas

a inspeccin de mercancas de factura

de con

entrada

bloqueo

Lote inspec Decisin empleo

. de Lote inspec Decisin empleo . de Lote inspec Decisin empleo OK de . Lote inspec Decisin empleo errnea . de

Factura Material A

Factura Material A

Factura Material A

Bloqueado inspeccin de

por calidad

Bloqueado por inspeccin de calidad

Verificacion de Facturas Logisticas Costes indirectos de adquisicin

Costes indirectos de adquisicin

planificados

No planificados

Pedido 100 un . Porte

4500012345 1000 UNI 2 UNI/ un .

Pedido 100 un . Porte

4500023456 1000 UNI Ninguno

Factura del pedido 100 Porte un . 4500012345 1000,- UNI 200,- UNI 1200,- UNI

Factura del pedido 100 Porte un . 4500023456 1000,- UNI 50,- UNI 1050,- UNI
R

Los costes indirectos de adquisicin pueden dividirse en costes indirectos de adquisicin planificados costes indirectos de adquisicin no planificados

Los costes indirectos de adquisicin planificados se registran por posicin en el pedido. Los costes indirectos de adquisicin no planificados se registran en la recepcin de factura.

Verificacion de Facturas Logisticas

Autorizaciones en la verificacin de facturas

Autorizaciones y perfiles : Sociedad Centro Motivos de bloqueo Aceptacin manual Grupos de tolerancia Importe de contabilizacin mximo Descuento mximo

Registro maestro de usuario

Customizing

Mediante Autorizaciones y Perfiles, se pueden configurar para cada usuario las sociedades en las que pueden efectuarse contabilizaciones los centros para los que pueden efectuarse contabilizaciones los motivos de bloqueo que se pueden borrar si se pueden aceptar manualmente desviaciones sin referencia a la posicin

Cada usuario puede tener asignado un grupo de tolerancia. Para el grupo de tolerancia se especifica hasta qu importe y con qu descuento como mximo se pueden efectuar contabilizaciones

Compras - Evaluacin de Proveedores

Niveles de notas de evaluacin de proveedores Criterios principales Criterios parciales Criterios parciales automticos Actualizacin de la evaluacin Reevaluacin automtica Cumplimiento de cantidades Cumplimiento de fechas de entrega Nivel de precios Evaluaciones

Funcion de la evaluacion de Provvedores

Visin General: Criterios parciales automticos

Actualizacin de la evaluacin de Proveedores

Reevaluacin automtica

Cumplimiento de cantidades

Cumplimiento de fechas de entrega

Nivel de Precios

Evaluaciones para la evaluacin de proveedores

Preguntas