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ESCOLA TCNICA ESTADUAL VASCO ANTNIO VENCHIARUTTI

CURSO TCNICO EM INFORMTICA

AUGUSTO FELIX GOES DOS SANTOS JHONATAN AUGUSTO PRADO RIBEIRO DANIEL BIASI

DESENVOLVENDO UM SOFTWARE DE CONTROLE DE ARQUIVO MORTO

JUNDIA 2011

AUGUSTO FELIX GOES DOS SANTOS JHONATAN AUGUSTO PRADO RIBEIRO DANIEL BIASI

DESENVOLVENDO UM SOFTWARE DE CONTROLE DE ARQUIVO MORTO

Trabalho de Concluso de Curso apresentado Escola Tcnica Estadual Vasco Antnio Venchiarutti, como requisito para a obteno do diploma de nvel tcnico e realizado sob orientao da Prof Luciana Ferreira Baptista e do Prof Ronildo Aparecido Ferreira.

JUNDIA 2011

AUGUSTO FELIX GOES DOS SANTOS JHONATAN AUGUSTO PRADO RIBEIRO DANIEL BIASI

DESENVOLVENDO UM SOFTWARE DE CONTROLE DE ARQUIVO MORTO


Avaliada em __ de ____ de 2011

__________________________ Prof. Rafael Cergoli

___________________________ Prof. Roseli Aparecida Faustini Silveira Lima

__________________________________ Prof. Luciana Ferreira Baptista (Orientador)

JUNDIA 2011

FICHA DE AVALIAO DO TCC Trabalho Escrito (obrigatrio)

ITEM
Pertinncia do tema do trabalho Habilitao Profissional Coerncia e consistncia terico-metodolgica (justificativa, objetivos, referencial terico, metodologia, anlises e resultados) Atendimento da forma (padro definido) Nvel de abrangncia (profundidade, originalidade e aplicabilidade) Utilizao de termos tcnicos e da modalidade padro da lngua portuguesa Outro (especificar): Anlise (Considerando os critrios adotados):

MB

Observaes

O Trabalho de Concluso de Curso TCC, submetido avaliao docente, que atender as exigncias estabelecidas no Plano de Curso da Habilitao Profissional, corresponder carga horria suplementar de 120 horas a serem certificadas no Histrico Escolar.

FORMULRIO DE VALIDAO TCC Apresentao Oral do Trabalho de Concluso de Curso


Data da Apresentao: Aluno Nota individual estabelecida pela banca Augusto Felix Goes dos Santos Jhonatan Augusto Prado Ribeiro Daniel Biasi Horrio: 1 apresentao MB B R I

Critrios para emisso do parecer I.Tema III.Aplicabilidade no mercado atual e futuro V.Domnio de contedo II.Atendimento s justificativas IV.Grau de inovao / originalidade VI.Embasamento terico/cientfico

Banca de Validao: Integrante (1) Nome Entidade/ Funo Parecer (2) (3)

Assinatura

AUTORIZAO PARA DISPONIBILIZAO ON-LINE DE MONOGRAFIA


Ns, abaixo assinado, na qualidade de titular da monografia intitulada DESENVOLVENDO UM

SOFTWARE DE CONTROLE DE ARQUIVO MORTO , autorizamos a disponibilizao e publicao na biblioteca na forma impressa, em meio eletrnico e no site da Etec Vasco Antonio Venchiarutti, gratuitamente, sem ressarcimento dos direitos autorais, de acordo com a Lei No 9610/98, a monografia impressa para fins de leitura, copia reprogrfica parcial ou integral; e em meio eletrnico e na Internet para fins de leitura, impresso e/ou download, a ttulo de divulgao de produo cientfica brasileira.

( X ) Autorizo e concordo com a disponibilizao a partir da presente data. Aluno Augusto Felix Goes dos Santos Daniel Biasi RG CPF Assinatura 49.756.479-8 413.021.088-24 48.898.432-4 392.179.388-23

Jhonatan Augusto Prado Ribeiro 40.769.559-x 413.482.628-42

No caso de alunos menores necessrio a assinatura do responsvel.

( X ) Autorizo e concordo com a disponibilizao a partir da presente data. Aluno Augusto Felix Goes dos Santos Jhonatan Augusto Prado Ribeiro Daniel Biasi Responsvel Silvana Felix dos Santos Priscilla de Cssia Prado Ribeiro Luceli Marilei Bertussi RG CPF Assinatura

Com o preenchimento acima fica configurada a concordncia com a disponibilizao e publicao na biblioteca, em meio eletrnico e no site da Etec Vasco Antonio Venchiarutti. Para a disponibilizao em meio eletrnico, torna-se imprescindvel o envio, pelo autor, do arquivo em meio eletrnico (no formato PDF). Data: _____/____/_____

DECLARAO DE RESPONSABILIDADE
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SOFTWARE DE CONTROLE DE ARQUIVO MORTO , declaramos que no h copia parcial ou integral de trechos de texto, figuras, fotos, tabelas, grficos e ideias de outros autores que foram disponibilizadas por qualquer meio. Os trechos de texto, figuras, fotos, grficos, tabelas e ideias aqui citadas seguem rigorosamente as nomas da Associao de Normas Tcnicas (ABNT) e no fere em nenhum momento os direitos autorais.

Aluno Augusto Felix Goes dos Santos Jhonatan Augusto Prado Ribeiro Daniel Biasi

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A Oxal por nos prover a oportunidade da vida, da sabedoria e do livre arbtrio; aos nossos familiares pelo incentivo e pelo apoio nas horas difceis; aos nossos amigos pelos momentos de descontrao e felicidade.

AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar, gostaramos de agradecer a Oxal, por nos dar essa incrvel oportunidade de vivencia e evoluo, enquanto seres humanos. Aos nossos pais, pelo exemplo de bons cidados que sempre sonhamos ser e tambm pelo apoio nas horas em que precisamos. Aos nossos amigos e companheiros, que nos garantiram bons tempos de diverso e descontrao, nos impedindo de cair pelo stress e cansao. Aos nossos professores, orientadores e outros profissionais da rea que colaboraram com a execuo deste trabalho.

RESUMO
Este trabalho ir retratar a criao de um software capaz de gerenciar o arquivo morto de um grupo de empresas do ramo imobilirio. Ligado a um banco de dados montado em Access 2010, o programa desenvolvido em Visual Basic 2010 foi feito para trabalhar em conjunto com um mtodo de organizao fsica, uma vez que no haver digitalizao de arquivos ou similares. O software, que poder ser acessado por contas administradoras e usurios comuns, previamente cadastrados, ser capaz de cadastrar os documentos das trs empresas em um mesmo banco de dados, criar relatrios sobre a papelada arquivada e possuir opes de consulta que tornaro a visualizao de arquivos muito mais fcil, agilizando as vistorias realizadas pela pessoa responsvel pelo manuseio dos documentos arquivados. Num mundo em que tempo dinheiro, e ao mesmo tempo organizao, nada como garantir produtividade at mesmo em pequenos processos, visando aumentar o desempenho de uma empresa, sanando todas as suas deficincias, desde as mais simples. Palavra-chave: arquivo morto, consulta, produtividade, organizao, documentos.

ABSTRACT This paper will depict the creation of a software able to manage the cold cases of a group of real estate companies. Connected to a database designed on Access 2010, the program developed in Visual Basic 2010 was designed to work together with a method of physical organization, once that will not have digitalization of archives or any other files. The software, which can be connected by administrators accounts or ordinary accounts, previously registered, will be able to register the documents of the three companies in one database, create reports about the filed paperwork and will have options of queries that will make the viewing of files much more easier, streamlining the surveys conducted by the person responsible for handling archived documents. In a world where time is money, and also organization, nothing better than ensure the organization even in the smallest processes, to increase the performance of a company, satisfying all its shortcomings, from the simplest. Keywords: cold case, query, productivity, organization, documents.

NDICE DE ILUSTRAES
Ilustrao I: Tela de login do software......................................................................................14 Ilustrao II: Formulrio de cadastro de caixas........................................................................15 Ilustrao III: Formulrio de cadastro de pastas.......................................................................15 Ilustrao IV: Formulrio de cadastro de livros de contabilidade.............................................15 Ilustrao V: Formulrio de registros de funcionrio................................................................16 Ilustrao VI: Formulrio de cadastro de documentos contabilizados.....................................16 Ilustrao VII: Formulrio de cadastro de usurios (disponvel apenas para usurios adm)....16 Ilustrao VIII: Formulrio de cadastro de loteamentos...........................................................17 Ilustrao IX: Visualizao dos documentos, com apontamento da localizao......................17 Ilustrao X: Visualizao dos usurios cadastrados................................................................18 Ilustrao XI: Visualizao de caixas e pastas em tree.............................................................18 Ilustrao XII: Exemplo de relatrio criado automaticamente pelo software...........................19 Ilustrao XIII: Opes de backup esto disponveis apenas para usurios administradores...19

SUMRIO
I.INTRODUO......................................................................................8 II.AS EMPRESAS....................................................................................9 III.O PROBLEMA..................................................................................10
III.I A M ORGANIZAO DO ARQUIVO MORTO........................................................10 III.II SOLUO.....................................................................................................................10 III.II.I SOBRE A ORGANIZAO FSICA.......................................................................10 III.II.II SOBRE O SOFTWARE............................................................................................11

IV.AS FERRAMENTAS DE DESENVOLVIMENTO...............................12


IV.I ACCESS 2010..................................................................................................................12 IV.II VISUAL BASIC 2010....................................................................................................12

V.O PRODUTO......................................................................................14
V.I A INTERFACE GRFICA...............................................................................................14 V.II CADASTROS..................................................................................................................14 V.III CONSULTAS..................................................................................................................17 V.IV RELATRIOS................................................................................................................18 V.V BACK-UPS......................................................................................................................19 V.VI CONTROLE DE USURIOS.......................................................................................20

VI.CONCLUSO...................................................................................21 REFERNCIAS......................................................................................22

I. INTRODUO
Organizao um fator essencial para o desenvolvimento de um negcio de sucesso. Seja uma grande empresa internacional, ou apenas uma loja de bairro, quanto mais organizada, maior o lucro e a facilidade do proprietrio de manipular o empreendimento. Dentro de uma empresa, todos os processos devem ser muito bem estudados, em seus pontos positivos e negativos, de modo a serem conhecidas suas deficincias to bem quanto seu funcionamento. Quando at mesmo o menor dos processos for conhecido por completo, poder ser feita a optimizao dos mesmos, buscando sanar seus problemas de funcionamento, sejam eles pequenos ou no. Atravs de um dos membros do nosso grupo, descobrimos uma deficincia de um grupo de empresas do ramo imobilirio, formado pelas empresas Versalite, SP Urbano e Paviservice, dirigidas por Alexandre Ignacio Leonor: os arquivos que no tem mais nenhuma utilidade corrente, mas que ainda assim devem ser guardados, como manda a lei, tambm conhecidos como arquivos mortos, se encontram de maneira desorganizada e rendem problemas quando um documento do gnero precisa ser acessado. Embora no seja um grande problema, que tome muito tempo da pessoa responsvel, um problema de fcil resoluo que no dever ser ignorado se o que se visa ter cada vez mais tempo para tarefas de real importncia. Usando um programa desenvolvido em Visual Basic 2010, ligado a um banco de dados feito em Access 2010, e um mtodo de organizao fsica, poderemos sanar a deficincia organizacional dos arquivos destas trs empresas. A linguagem de programao Visual Basic foi determinada a partir do grau de afinidade de todos os integrantes do grupo, possibilitando o fcil entendimento do programa para todos. Quanto ao banco de dados, o Access 2010 foi escolhido pelo fato de que o banco de que precisamos um banco simples e pequeno, que pode facilmente ser manipulado por esse SGBD. Este trabalho , em seu principal, o relato da construo de um programa atravs do que aprendemos sobre Visual Basic e Access, em sala de aula.

II. AS EMPRESAS
As empresas as quais esse TCC se presta so trs: Versalite, PaviService e SPUrbano. Todas estas trs empresas so dirigidas por Alexandre Ignacio Leonor e e trabalham no ramo imobilirio. O problema a seguir descrito tem efeitos sobre os trs empreendimentos, uma vez que seus arquivos mortos se encontram juntos em um mesmo lugar. Situadas em Vinhedo, trabalham no ramo imobilirio, em pavimentaes, terraplanagens e outros servios relacionados. Muitas vezes mais de uma das empresas pode realizar servios em um nico terreno.

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III. O PROBLEMA
Atualmente, o processo de crescimento de uma empresa est diretamente ligada a como esta determinada empresa lid com o tempo que lhe disponvel. De maneira geral, empresas que gerem seu tempo com extrema eficincia fazem com que seus servios rendam mais, se destacando no mercado e conseguindo maior clientela. Grandes ineficincias so facilmente notadas, na maioria dos casos. Mas quando o funcionamento de uma empresa comprometido por pequenas falhas dificilmente algum capaz de notar, e muito menos sanar, estes pequenos problemas. O que h aqui um desses pequenos problemas: um arquivo mal organizado que acaba por criar alguns empasses e atrasos.

III.I A M ORGANIZAO DO ARQUIVO MORTO


Em uma empresa, comum o arquivamento manual de uma boa parte de documentos que devem ser mantidos ntegros durante um certo perodo de tempo, como manda a lei. Porm, apenas guardar estes documentos no resolvem o problema. As empresas Versalite, SPUrbano e Paviservice, por exemplo, no possuem seus papis organizados de uma maneira lgica, que facilite uma eventual consulta. Sendo empresas do ramo imobilirio, manipulam, muito frequentemente,

documentos referentes a terrenos e construes, que se estiverem em difcil acesso, podem retardar um determinado processo, acabando por trazer prejuzos para a empresa que necessitava do documento.

III.II SOLUO
A soluo que propusemos simples: um mtodo de organizao fsica padro, que monitorado por um software, acabe com as confuses causadas pela maneira amontoada que os documentos pertencente as trs empresas se encontram guardados atualmente.

III.II.I SOBRE A ORGANIZAO FSICA


O mtodo que escolhemos para a organizao fsica dos documentos, no espao

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reservado para o arquivo morto das trs empresas, simples: o espao foi dividido em prateleiras e colunas, de modo a criar uma diviso uniforme que se assemelha a uma tabela; cada clula desta tabela abrigar uma caixa (caixa de arquivamento comuns), estas caixas contero pastas onde estaro os documentos.

III.II.II SOBRE O SOFTWARE


A organizao fsica dos documentos garante apenas que os documentos estejam efetivamente organizados, mas no garante que sua sua localizao se de de maneira mais fcil. Para acabar definitivamente com o problema da organizao dos documentos, surgiu a ideia do software. Ele ser responsvel por armazenar dados referentes ao contedo dos documentos que foram requisitados pelo cliente, como datas de validade dos documentos, valores de terrenos, atuais proprietrios, etc. Alm destes dados, tambm ser responsvel por armazenar as informaes sobre a localizao dos documentos, baseada na metodologia de organizao fsica acima citado.

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IV. AS FERRAMENTAS DE DESENVOLVIMENTO


As ferramentas de desenvolvimento utilizadas para criar o programa foram escolhidas pela facilidade de manuseio e pelo nvel de conhecimentos dos integrantes do grupo sobre estes recursos.

IV.I ACCESS 2010


O Microsoft Access 1.0 foi lanado em sua primeira verso em 1992, como um SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados) de uso amigvel, que poderia ser facilmente incorporado em ambientes de trabalho, sem causar confuso aos novos usurios. Oferecia compatibilidade para criao e manipulao de banco de dados Jet. A quarta verso do programa foi a primeira a integrar o pacote Office da Microsoft, substituindo a linguagem Access Basic pela Visual Basic for Aplications, como todos os outros programas da sute, permitindo a criao de solues usando programas Office como ncleo de programao. Atualmente, mais de 100 milhes de usurios utilizam o Access para lidar com bancos de dados, e hoje pode ser comprado em mais de 40 lnguas diferentes, em mais de 80 pases, demonstrando como o software cresceu devido a facilidade de uso e a abrangncia de funcionalidades.

IV.II VISUAL BASIC 2010


O Visual Basic uma linguagem distribuda pela Microsoft, desde 1991, quando a verso 1.0 da linguagem foi lanada. O ncleo desta linguagem de programao baseada no BASIC, linguagem muito comum nos anos oitenta, quando Bill Gates e Paul Allen compraram a ideia principal de Alan Cooper, da Tripod, para aplicar nos sistemas da recm-fundada Microsoft. O Visual Basic 2.0 foi lanado em 1991, em Atlanta. Esta verso destacou por seu ambiente de programao intuitivo e pela tomada dos formulrios como ncleo de programao. Em 1993, foi a vez do Visual Basic ser lanado com um revolucionrio sistema de conexo com bancos de dados Jet (futuro Access).

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A verso 7.0 da linguagem foi a primeira a aderir ao .NET, interface de programao que pode criar aplicativos para Windows e para Web, presente nos pacotes Visual Studio at hoje.

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V. O PRODUTO
O produto final oferecido as trs empresas ser um software, que ligado ao bando de dados, ser capaz de de manusear a organizao dos documentos no espao pr determinado. Alm disso, este software tambm capaz de controlar usurios que o acessaro, possuindo dois nveis de usurios. Tambm capaz de escrever relatrios sobres os documentos arquivados e criar backups do banco de dados, quando necessrio.

V.I A INTERFACE GRFICA


A interface do programa foi feita de maneira a apresentar um programa simples e funcional, de uso intuitivo para o usurio. Os formulrios seguem um padro de cores, e os botes tambm so padronizados para todo o programa. Logo que o programa executado a tela de login exibida, e dependendo do tipo de conta que for logada funcionalidades podem estar habilitadas ou no.

Ilustrao I: Tela de login do software

V.II CADASTROS
Os formulrios de cadastros seguem um padro: so oito botes de controle de cadastros na parte de cima e e os valores a serem preenchidos se encontram logo abaixo. O que varia entre os diferentes formulrios so os campos a serem preenchidos, como podemos ver abaixo:

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Ilustrao II: Formulrio de cadastro de caixas

Ilustrao III: Formulrio de cadastro de pastas

Ilustrao IV: Formulrio de cadastro de livros de contabilidade

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Ilustrao V: Formulrio de registros de funcionrio

Ilustrao VI: Formulrio de cadastro de documentos contabilizados

Ilustrao VII: Formulrio de cadastro de usurios (disponvel apenas para usurios adm)

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Ilustrao VIII: Formulrio de cadastro de loteamentos

V.III CONSULTAS
Consultas podem ser realizadas em dois momentos: durante o prprio cadastro de documentos, pastas e caixas, os dados podem ser visualizados usando os botes de visualizao. Tambm esto disponveis visualizaes em cascatas, e em tree.

Ilustrao IX: Visualizao dos documentos, com apontamento da localizao

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Ilustrao X: Visualizao dos usurios cadastrados

Ilustrao XI: Visualizao de caixas e pastas em tree

V.IV RELATRIOS
Relatrios podem ser produzidos a partir da janela de visualizao em cascatas. Cada relatrios possui informaes sobre o documentos e sua localizao.

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Ilustrao XII: Exemplo de relatrio criado automaticamente pelo software

V.V BACK-UPS
Por questo de segurana e portabilidade, pode-se criar cpias do bando de dados que contm os dados guardados pelo software.

Ilustrao XIII: Opes de backup esto disponveis apenas para usurios administradores

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V.VI CONTROLE DE USURIOS


Para controlar as diversas funes do programa, dois nveis diferentes de usurios foram criados: administradores e usurios comuns. Dependendo da conta logada, certos recursos podem no estar disponveis: como cadastro de usurios, excluso de registros e realizao de backups.

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VI. CONCLUSO
Visando o mximo de organizao e optimizao dos processos dentro das trs empresas, colaboramos com um software simples e extremamente funcional, que sana exatamente as deficincias no arquivo morto das empresas que serviram como clientes para esta tese. Tese esta que colocou a teste nossas habilidades de desenvolvimento de projetos e softwares. De modo a entender o quo complexo desenvolver um sistema, por mais simples que este seja. A implementao parcial do software feita at agora mostrou que o principal principio deste trabalho totalmente vlido: tempo dinheiro, e ao mesmo tempo organizao.

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REFERNCIAS
STEPHENS, Rod. Visual Basic 2010: Programers Reference. 1 ed. Indianapolis: Wiley Pblishing Inc., 2010. 1272. MACDONALD, Matthew. The book of VB.NET: NET insight for VB developers. 2 ed. California: No Starch Press, 2002. 465. HENNIG, Teresa; COOPER, Rob; GRIFFITH, Geoffrey; DENNISON, Jerry. Microsoft Access 2010: Programers Reference. 1 ed. Indianapolis: Wiley Pblishing Inc., 2010. 1272. MAX VISUAL BASIC. History of Visual Basic. Disponvel em: <http://www.max-visualbasic.com/>. Acessado em: 16 mai. 2011.