SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO TECNOLOGIA EM ADMINISTRAO DE PEQUENAS E MDIAS EMPRESAS

GERONCIO RODRIGUES MAIA FILHO

USOS E ABUSOS DO FLUXOGRAMA: IMPLEMENTANDO A COMUNICAO NA EMATER-ACRE

Rio Branco - Acre 2007

GERONCIO RODRIGUES MAIA FILHO

USOS E ABUSOS DO FLUXOGRAMA: IMPLEMENTANDO A COMUNICAO NA EMATER-ACRE

3 RIO BRANCO ACRE 2007 GERONCIO RODRIGUES MAIA FILHO

USOS E ABUSOS DO FLUXOGRAMA: IMPLEMENTANDO A COMUNICAO NA EMATER-ACRE

Trabalho

de

Concluso

de

Curso

apresentado a UNOPAR Universidade Norte do Paran, como requisito parcial para obteno do ttulo de Tecnlogo em Administrao Empresas. de Pequenas e Mdias

Tutora Orientadora: Jozilene S. M. Daguano

RIO BRANCO 2007 GERONCIO RODRIGUES MAIA FILHO

USOS E ABUSOS DO FLUXOGRAMA: IMPLEMENTANDO A COMUNICAO NA EMATER-ACRE

Trabalho de Concluso de Curso aprovado, apresentado UNOPAR UNIVERSIDADE NORTE DO PARAN, sistema de Ensino Presencial Conectado, como requisito parcial para a obteno do ttulo de Tecnlogo em Administrao de Pequenas e Mdias Empresas, com conceito final igual a____________ conferida pela Banca Examinadora formada pelo tutor orientador e pelo professor supervisor.

_________________________________________________________ Marli Aparecida Cavalcanti

___________________________________________________________

Londrina PR, ______ de _____________ de 2007.

Dedico este Trabalho a minha mulher, aos meus filhos e meus familiares. E a todas aquelas pessoas que acreditam em novo paradigma do setor pblico, onde se busca a eficincia, a eficcia e a efetividade na prestao do servio, com o objetivo de atender as necessidade do cidado e contribuir para o desenvolvimento da sociedade.

AGRADECIMENTOS Primeiramente a Deus, por ter me iluminado e proporcionado conhecimento e garra durante este 2 anos e meio, para finalmente concretizar este estudo.

minha famlia: meu pai, irm e irmos pelo amor e carinho.

7 A minha mulher Maria Jos pela compreenso da minha ausncia em muitos momentos.

Aos meus amigos, Jozilda, Graa e Batista e ao demais colega, pela grandiosa amizade conquistada e pelo carinho. Vocs esto no meu corao! Para sempre!

A os tutores de sala e eletrnico que souberam conduzir com eficcia a realizao do curso.

Obrigada por tudo!!!

A mais longa caminhada somente possvel passo a passo... O mais belo livro do mundo foi escrito letra por letra... Os milnios se sucedem, segundo a segundo... As mais violentas cachoeiras se formam de pequenas fontes... A imponncia do pinheiro e a beleza do ip comearam ambas na simplicidade das sementes... Se no fosse a gota no haveria chuvas... O mais singelo ninho se fez de pequenos gravetos e a mais bela construo no se teria efetuado seno a partir do primeiro tijolo... As imensas dunas se compem de minsculos gros de areia... Como j refere o adgio popular, nos menores frascos se guardam as melhores fragrncias... O brilhantismo de Einstein e a ternura de Madre Tereza de Calcut tiveram que estagiar no perodo fetal ... Assim tambm, o mundo de paz, de harmonia e de amor com que tanto sonhamos s ser construdo a partir de pequenos gestos de compreenso, solidariedade, respeito, ternura, fraternidade, benevolncia, indulgncia e perdo, dia a dia... Ningum pode mudar o mundo... Mas podemos mudar uma pequena parcela dele... Esta parcela que chamamos de "Eu". No fcil, nem rpido... Mas vale a pena tentar! Autor desconhecido

RODRIGUES, Maia Filho Gerncio. Usos e Abusos do Fluxograma: Implementando a Comunicao na Emater-Acre . 2007, xx p. (mimeo). Trabalho de Concluso do Curso de Graduao em Tecnologia em Administrao de Pequenas e Mdias Empresas Sistema de Ensino Presencial Conectado, Universidade do Norte do Paran, Rio Branco Acre.

RESUMO Este trabalho visa facilitar o processo de concepo, formulao e desenvolvimento de uma ferramenta que ajudar o funcionrio a conhecer e entender como determinadas tarefas, processos ou atividades so realizadas no sentido de trazer melhoria e despertar a importncia da Comunicao do Fluxo da documentao na Emater-Acre. Para que possa atender as novas demandas e oportunidades de negcio. Palavras-chaves: Comunicao, Documentao, Emater-Acre, Fluxograma.

INTRODUO Este trabalho tem por objetivo apresentar melhoria no processo de tramitao de documentao na Empresa de Assistncia Tcnica e Extenso Rural do Estado do Acre EMATER - ACRE uma Empresa Pblica de Direito Privado e tem como objetivo, prestar Assistncia Tcnica e Extenso Rural aos produtores rurais, suas famlias e suas organizaes, assim como colaborar com rgos competentes no planejamento, coordenao e execuo de projetos visando melhoria das condies de vida do meio agroflorestal do Estado do Acre. A EMATER - ACRE que uma empresa pblica de direito privado que presta seus servios no ramo da Assistncia tcnica e Extenso rural, uma nova proposta, para oferecer um ultimamente com o advento de novos conceitos de extenso, a qual foi denominada de extenso agroflorestal, surge como servio de qualidade e com custos reduzidos aos produtores familiares. Entendemos que o mercado do Estado do Acre carece de aes. Com inaugurao da BR-317 com direo ao Peru precisamente ao porto de Ilo, que precisamente abre as portas para o mercado Asitico. Somando a isto a necessidade de dotar a Empresa de uma ferramenta de identificao de falhas, verificao e aprimorao dos processos de trabalhos, definio de responsabilidades e expondo as possveis falha na comunicao, retrabalho. Segundo Ismael (2006, p. 4), Uma atividade pode ser totalmente reformulada sem custo algum, apenas pensando-se em novas formas de como ela pode ser realizada. Clssicos so os exemplos em que um nico documento passa por diversos setores, esperando aprovaes, carimbos e certificados, at que finalmente possa ser liberado.

JUSTIFICATIVA Com a inaugurao da BR 317 ligando o Acre ao Pacfico e consequentemente aos pases Asiticos e para que O Estado do Acre no seja apenas um expectador ou corredor de riqueza, temos que dotar a EMATER-ACRE de novas ferramentas a que venha tornar as aes mais competitivas. Para desenvolver suas atividades a EMATER - ACRE necessita de uma implementao na comunicao interna da Emater, em visto disto necessrio que seja elaborada uma ferramenta eficaz e tambm de acordo com Leite (2007):
A Comunicao Interna so interaes, processos de trocas, os relacionamentos dentro de uma empresa ou instituio. Tambm chamada de Endocomunicao, a Comunicao Interna, responsvel por fazer circular as informaes, o conhecimento, de forma verticalmente, ou seja, da direo para os nveis subordinados; e horizontalmente, entre os empregados de mesmo nvel de subordinao.

implementar uma

comunicao que seja eficiente para desenvolver uma comunicao interativa que

Atualmente a comunicao centrada nas poucas pessoas que exerce suas atividades como chefes de setores em que em nenhum motivo repassado aos seus subordinados e que os mesmos subordinados exercem suas tarefas sem nenhuma regra pr-estabelecida, cabendo ao servidores a obrigao de utilizar apenas suas experincias no assunto, para realizar seu trabalho. Da a necessidade da Emater ter um instrumento que possa normatizar os procedimentos de fluxo da documentao. Para suprir esta necessidade temos uma ferramenta para atender a demanda da Empresa que o fluxogramas que de acordo com Tadeu Cruz (1997, pg. 114) que ainda hoje sem dvida uma das maneiras mais usadas para se descrever passo a passo como as pessoas

1 interagem dentro da empresa ou entre o funcionamento interno e os clientes Permitindo a identificao de falhas; verificao e aprimoramento dos processos de trabalho; definio de responsabilidades e exposio de possveis problemas de comunicao, de retrabalho e reduo de custos operacionais. Brasil (1999), Esta simples, porm eficaz ferramenta se aplica muito bem na anlise de todos os tipos de processos, mas se encaixa melhor na anlise dos processos de apoio e sub-processos.. Onde temos uma viso do conjunto e integrao de todo o processo; visualizao dos detalhes crticos do processo, identificando os pontos de controle potenciais; verificando e aprimoramento o processo decisrio; identificando as inconsistncias e pontos frgeis, como falhas processuais, problemas de comunicao e retrabalho; verificao as etapas burocratizadas em excesso; detectando a utilizao incorreta dos recursos; insero de novas metodologia para melhoria contnua nos processos; integrao dos objetivos da organizao com os objetivos individuais de cada rea; identificao das responsabilidades individuais; desenvolvimento de sistemas informatizados para integrao de todas as reas da organizao.

OBJETIVOS 2.1. Geral Elaborar uma ferramenta como instrumento de simplificao e racionalizao do trabalho, visando despertar a importncia da comunicao no processo de capacitao para atender novas demandas e procurar atender o seu cliente com eficincia. 2. 2. Especficos Elaborar fluxograma das rotinas de aquisio, empenhamento e pagamento dos bens adquirido atravs de recursos provenientes de Convnios. Selecionar as ferramentas gerenciais para uma gesto de sucesso; Verificar se os setores da EMATER-ACRE conhecem sua estrutura de fluxo de documento. Elaborar um documento para normatizao dos procedimentos a serem aplicados aps a elaborao do Fluxograma; Identificar os pontos mais importantes das atividades executadas pela Empresa. Facilitar o entendimento das rotinas e permitir uma maior flexibilizao no monitoramento e anlise das atividades.

METODOLOGIA 1.1 Delimitao do objeto de estudo

A pesquisa foi realizada na EMATER-ACRE, instituio que atua na rea de assistncia tcnica e extenso, o perodo de estgio foi realizado de 12 a 29 de maro de 2007, sendo que a elaborao e interpretao e anlise foi realizado no ms de Maio de 2007. 4.2 Coleta de Dados A realizao da pesquisa foi realizada atravs de estudo do Relatrio de atividades da EMATER-ACRE, ano de 2005, em virtude do Relatrio do ano de 2006 no ms da Coleta ainda estava em fase de concluso e atravs de um questionrio. . 4.3 Caracterizao do Estudo A caracterizao do projeto estudo de caso. 4.4 Tcnica, Anlise e Interpretao de Dados. Foi elaborado um questionrio com base nas ameaas e oportunidades que a empresa apresentava no momento da coleta, foram distribudas 10 cpias e somente um colaborador devolveu o questionrio, transcrito abaixo: 1) Quais as dificuldades que voc tem para realizar o seu trabalho tendo que atender as polticas pblicas? So grandes, porque exigem muitos documentos, s vezes a maioria i ineficiente. 2) Voc acha que a logstica existente hoje atende a demanda da Empresa? No.

3) Por estarmos distantes dos grandes Centros prejudica o seu trabalho? So ambas questes pois um complementa o outro. 4) Os trabalhos executados hoje so provenientes da Tecnologia ou do esprito empreendedor dos Tcnicos? So ambas os quesitos, pois um complementa a outra. 5) Com o asfaltamento da BR317 facilitando o acesso ao Pacfico O Acre vai passar de consumidor para exportador? O Estado do Acre, j teria que est se estruturando como adequar o espanhol, adequar os impostos mais atraentes para que novas empresas possam estabelecer no Estado do Acre. 6) A capacidade fsica dos escritrios atende a demanda de trabalho? No, deixa a desejar com o aumento da demanda com as novas oportunidades de projetos. 7) A estrutura operacional atende a demanda da Empresa? Em alguns pontos, mais mal distribuda. 8) Os recursos financeiros que a Emater tem hoje atende toda as necessidade da empresa? No, porque a Emater-Acre depende quase que na totalidade dos recursos federais. 9) Qual seria uma estratgia para melhorar a atuao da Empresa? Seria uma capacitao dos funcionrios, com o aumento da demanda proveniente das novas oportunidades. 10) Voc conhece a estrutura de fluxo de documentos da empresa? O colaborador desconhece se existe um fluxograma.

CARACTERIZAO DA ORGANIZAO EM ESTUDO

a) Nome da Empresa; Empresa de Assistncia Tcnica e Extenso Rural; b) Endereo Completo: Av. Naes Unidas, 2.604 - Estao Experimental, Rio Branco Acre, CEP: 69.912-600. c) Telefone / Fax: (068)32271993 /32262801 d) Website / e-mail: e) Nome dos scios majoritrios: Governo do Estado do Acre. f) Nome e cargos da chefia direta: Presidente: Nilton Luiz Cosson Mota.

g) Ramo de atividade e rea de atuao: Atua na Extenso Agroflorestal com programas que esto organizados que atuam em aes aliam produo com conservao da florestal atravs de trs eixos de interao: Sistemas agroflorestais, manejo dos recursos naturais e agroindustriais de base familiar, que conservam e valorizam os recursos ao mesmo tempo em que geram renda e fortalecem a cultura dos moradores da floresta. h) Recursos Humanos da Empresa: Para atingir as metas definidas pela empresa conta com um quadro de pessoal formado por profissionais conforme demonstra o quadro a seguir:

QUANTIDADE CARGOS Tcnico em Extenso Rural NS Tcnico em Extenso Rural Social NS Tcnico em Extenso Rural NM Tcnico em Extenso Rural Social NM Administrativo Administrativo NM/Outros TOTAL 44 19 45 20 06 100 234

i) Nmeros de empregados da Empresa: Atualmente a Emater-Acre soma um total de 234 empregados. j) Categoria dos profissionais que atuam na empresa: CATEGORIA FUNCIONAL TECNICO EM EXTENSO RURAL NS TCNICO EM EXTENSO RURAL SOCIAL - NS TCNICO PLANEJAMENTO AGRCOLA TCNICO EM ASSESSORIA JURDICOS TCNICO EM ADMINISTRAO FINANAS ASSISTENTE TCNICO TCNICO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMADOR COMPUTADOR TCNICO EM EXTENSO RURAL NM TCNICO EM ADM/CONTABILIDADE ASSISTENTE ADMINISTRATIVO QUANTIDADE 38 19 6 1 1 2 1 1 45 7 13

CATEGORIA FUNCIONAL OPERADOR COMPUTADOR MOTORISTA PILOTO DE EMBARCAO FLUVIAL MECNICO AUXILIAR DE SERVIOS GERAIS/AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR SERVIO GERAIS/ARTFICE

QUANTIDADE 2 6 3 3 37 1

AUXILIAR SERV. GERAIS/VIGIA TELEFONISTA SERVENTE CONTNUO IMPRESSOR OPERADOR GRFICO GRFICOS/FOTOLITGRAFO DATILGRAFO

3 2 13 1 1 1 1 6

TOTAL

234

k) Diviso tcnica de trabalho na empresa:

Diviso tcnica de trabalho divide-se em: 1. Coordenadoria de Planejamento CPLAN: 1.1 Ncleo de Programa Oramentrio - NUPOR 1.2 Ncleo de Documentao. - NIDOC

2. Coordenadoria de Operaes: 2.1 Ncleo de Produo - NUPRO 2.1.1 Unidade Regional - UNIDS 2.2 Ncleo De Assistncia Tcnica - NUATE 2.2.1 Unidade Operacional UNOPS

l) Organograma da empresa:

m) produtos e servios desenvolvidos pela empresa:

Tm uma proposta de Extenso Agroflorestal, tem como objetivo assegurar aos produtores familiares um servio educativo para o desenvolvimento sustentvel com bases na tica, na produo sustentvel, na organizao social, no respeito cultura local e no exerccio da florestania a cidadania dos povos da floresta.

n) Cadeia de suprimentos: A cadeia de suprimento formada por fornecedores de material de consumo e prestadores de servios como empresa de assistncia tcnica e oficina mecnica. E tambm por Concessionria de veculo e motos, barcos e etc. .

o) Histrico da empresa: O incio da Extenso Rural no Acre se deu a partir de 18 de agosto de 1968, com a fundao da ACAR - ACRE - Associao de Crdito e Assistncia Rural do Estado do Acre, integrante do Sistema Brasileiro de Extenso Rural, representado, superintendido, coordenado e controlado pela Associao Brasileira de Crdito e Assistncia Rural ABCAR. Em 26 de setembro de 1975, atravs da Lei N 563, o Governo do Estado do Acre, autoriza a criao da Empresa de Assistncia Tcnica e Extenso Rural do Estado do Acre, assim como autoriza tambm a empresa absorver o acervo fsico, tcnico e

administrativo bem como saldos remanescentes da Associao de Crdito e Assistncia Rural do Estado do Acre - ACAR - ACRE assumindo, em contrapartida, seus encargos Trabalhista. Empresa Pblica de Direito Privado com patrimnio prprio e autonomia administrativa e financeira, com objetivos de planejar, coordenar e executar programas de assistncia tcnica e extenso rural, visando difuso de conhecimento de natureza tcnica, econmica e social, para o aumento da produo e produtividade agrcola e melhoria das condies de vida no meio rural do Estado do Acre.

p) Poltica Ambiental da empresa: (descrever se a empresa possui uma poltica ambiental, observando se realiza reciclagem de lixo; se tem poltica que evita desperdcio de gua, energia, se tem programa de educao ambiental). O programa de educao ambiental da EMATER-ACRE so todas voltadas ao homem do campo, e realiza treinamentos focados na reciclagem de lixo e ao desperdcio de gua direcionado aos produtores rurais porque a sua principal atividade Assistncia Tcnica Rural, que com a nova proposta que o programa de extenso agroflorestal que vem proporcionar as comunidades da floresta um acompanhamento de um manejo florestal, que objetiva a diversificao das atividades econmicas de base familiar,

promovendo a florestania, visando minimizao dos impactos econmicos, scio-culturais e ambientais dentro das comunidades.

REVISO BIBLIOGRAFICA Para Oliveira (2004) o fluxograma traz maior rapidez na descrio dos mtodos; facilita a localizao e identificao de aspectos importantes, e oferece maior flexibilidade e melhor grau de anlise. O objetivo de representar a padronizao atravs de uma representao grfica onde apresentado um trabalho em forma analtica das operaes envolvidas no processo. Conforme Cury (2000) possvel realizar a reviso, anlise e planejamento de rotina em sistemas a serem implantados ou j existentes.
Para Nagem (2006 apud MARQUES, 1999) as organizaes pblicas esto, ainda, sendo administradas de forma burocrtica e autoritria, sem uma viso estabelecida a priori e sem uma misso comungada por seus executores, que seja norteadora de atitudes e objetivos definidos e possveis de serem avaliados a posteriori.

De acordo com Mintzberg (1983) define estrutura como a soma total de meios pelos quais o trabalho dividido em tarefas distintas e como realizada a coordenao entre elas. Segundo Finger e Brand (2001):
As organizaes pblicas no so qualitativamente diferentes das privadas, porm sua administrao mais complexa devido a operarem em um ambiente mais difcil. Essa circunstncia, aliada ao fato das organizaes pblicas serem mais burocrticas por motivos histricos, torna a aplicao gerencial do conceito de organizao de aprendizagem um desafio.

DESENVOLVIMENTO O incio da Extenso Rural no Estado do Acre se deu a partir de 18 de Agosto de 1968, com a fundao da ACAR ACRE Associao de crdito e Assistncia Rural do Estado do Acre, integrante do Sistema Brasileiro de extenso rural representado, superintendido, coordenado e controlado pela Associao Brasileira de Crdito e Extenso Rural ABCAR. Com a extino da ACAR- Acre. No dia 26 de Setembro de 1975, criada a Empresa de Assistncia Tcnica e Extenso Rural EMATER Acre, a Lei n563 autorizava a EMATER-ACRE a absorver o ativo e passivo da ACAR-ACRE. A foi criada para colaborar com os rgos pblicos na formulao e execuo das polticas de assistncia tcnica e extenso, podendo planejar, coordenar e executar os programas de assistncia tcnica e extenso visando a difuso de conhecimento de natureza tcnica, econmica e social, para o aumento da produo agrcola e melhoria de vida do produtor rural. Com a criao de novos programas como o Programa de Extenso Agroflorestal que visa acompanhar o produtor familiar com proposta pioneira de manejo florestal. O objetivo trabalhar a diversificao das atividades econmicas da base familiar a partir da floresta de forma a promover a florestania e minimizar impactos scio-culturais, ambientais e econmicos atravs da integrao e implementao de polticas florestais e do fortalecimento das estruturas sociais. Com base nesta nova perspectiva foi realizada uma pesquisa visando qualificar e estruturar os processos e estrutura da Empresa, que de acordo Vasconcelos (1989):
Entende estrutura como o resultado de um processo em que a autoridade distribuda, as atividades so especificadas (desde os nveis mais baixos at a alta administrao e o sistema de comunicao delineado, permitindo que as pessoas realizem as atividades e exeram a autoridade que lhes compete para o alcance dos objetivos da organizao.

E Mintzberg (1983) define estrutura como a soma total de meios pelos quais o trabalho dividido em tarefas distintas e como realizada a coordenao entre elas. Dotando-a de uma viso gerencial mais interativa, e desenvolver um trabalho com mais objetividade com menos dispndio de recursos e colaboradores, demonstrar uma nova estrutura maneira de desenvolver uma avaliao da situao em que sua empresa se encontra, conhecer como e para onde ela est indo, como ela vista interna e externamente por seus fornecedores, comunidade e clientes.

7.1 AMBIENTE EXTERNO: Foram apuradas as informaes de Ameaas e Oportunidades quanto a: Tecnologia, Economia, Foras Sociais e Foras Polticas, a Concorrncia, a Clientela, os Fornecedores e os Distribuidores. Aps entrevistas e observaes identificamos o seguinte: 7.1.1 AS AMEAS: Data: 12 e13/03/2007 Nos dias, coletei as seguintes ameaas que so as seguintes: Devido a EMATER ACRE ser uma Empresa Pblica estar suscetveis poltica na rea da agricultura; Estrutura de logstica incipiente integrando as diversas modalidades de transporte com as estruturas de armazenagens; Localizados distantes dos grandes centros para aquisio insumos de agricultura.

7.1.2 As Oportunidades: As oportunidades que a EMATER-ACRE so as seguintes: A capacidade tecnolgica e esprito empreendedor dos tcnicos da EMATER-ACRE; A posio geogrfica privilegiada facilitando o acesso ao porto de Ilo no Peru, atravs da Cidade Fronteiria de Assis Brasil Ac. Instalao da 1 fbrica de camisinha com a matria-prima genuinamente nativa. 7.2 ANLISE DO AMBIENTE EXTERNO : Por a EMATER-ACRE ser obrigada a atender as leis e normas que regulamentam o servio pblico, a sua maior dificuldade em desenvolver as suas atividades sua distncia dos grandes centros urbanos para aquisio dos insumos necessrios para sua atividade. Em razo de sua localizao geogrfica est com a inaugurao da BR-317 e implementao da carreteira Peruana, a EMATER juntamente com a iniciativa privada esta implantando na Cidade de Brasilia e Xapuri, indstria na rea de diversas reas, para que o Estado do Acre no seja apenas um corredor de insumos em geral e passa a ser tambm um exportador. CONCLUSO: Segundo Finger e Brand (2001):
As organizaes pblicas no so qualitativamente diferentes das privadas, porm sua administrao mais complexa devido a operarem em um ambiente mais difcil. Essa circunstncia, aliada ao fato das organizaes pblicas serem mais burocrticas por motivos histricos, torna a aplicao gerencial do conceito de organizao de aprendizagem um desafio.

A EMATER-ACRE por ser uma empresa pblica tem que atender a uma burocracia que estar plena alterao com a finalidade de atender o ambiente externo tornando-a mais inteligente e eficaz.

7.3 Capacidade: DATA: 15 e 16/03/2007. Quanto a capacidade a EMATER ACRE, tem em seus quadros 234 empregados, sempre esta reciclando os servidores, os servidores da rea tcnica tem nivelamento sempre que existe novas regulamentao na rea agrcola ou referente a agricultura familiar. A estrutura fsica da EMATER composta de: 01 Escritrio Central; 05 Escritrios Regionais; 24 Gerncias Locais; 02 Unidades de Gesto Ambiental Integrada (UGAI) A Estrutura Operacional da Emater composta de: 57 Veculos Utilitrios; 10 Barcos de Alumnio com motor de popa; 10 Barcos de madeira; 04 Canoas; 08 Animais de Servios; 69 Motocicletas; 14 Caminhes; 03 Tratores de Pneu;

Os recursos financeiros so oriundos dos convnios firmados com o Governo Federal para atender os agricultores e assentados do programa de Assentamento do Governo Federal. De acordo com o Relatrio de Atividades de 2006, foi movimentado um montante de R$12.917.239,37 (Doze milhes novecentos e dezessete mil duzentos e trinta e nove reais e trinta e sete centavos. 7.3.1 CAPACIDADE: ANLISE: A capacidade da EMATER para realizar os servios necessrios ao Estado do Acre ainda insuficiente para atender toda a demanda de servio, apesar de estar sempre reciclando e nivelando o seu quadro tcnico, adquirindo equipamentos e veculos. Possui uma tecnologia inovadora que a extenso agroflorestal. CONCLUSO: Apesar de contar uma habilidade e experincia agregados pela organizao, a empresa necessita de profissionais habilitados para desenvolverem os seus servios em favor comunidade agrcola. 7.4 ESTRATGIAS:

DATA: 19 e 20/03/2007 O ramo de atuao o da extenso agroflorestal atuando de maneira abrangente, sistmica e integrada com as demais instituies de extenso, ensino, pesquisa, fomento, de organizaes de base, com agentes financeiros e o terceiro setor.

O produto oferecido um programa de Extenso Florestal com a finalidade incentivar o manejo florestal comunitrio de uso mltiplo e implementando o neoestrativismo. 7.5 ESTRATGIAS : ANLISE A estratgia da Empresa focada na Extenso agroflorestal, procurando desenvolver aes que atenda ao homem do campo em geral com poltica pblica, fazendo parcerias com atividades privadas, em que o homem do campo fornece as matrias primas e o segmento privado com a comercializao. CONCLUSO: De acordo com o Wikipdia:
A estratgia comea com uma viso de futuro para a empresa e implica na definio clara de seu campo de atuao, na habilidade de previso de possveis reaes s aes empreendidas e no direcionamento que a levar ao crescimento. A definio de objetivos, em si, no implica em uma estratgia. Os objetivos representam os fins que a empresa est tentando alcanar, enquanto a estratgia o meio para alcanar esses fins.

Em razo do enunciado acima que a EMATER deve adotar estratgias, que venha suprir as deficincias da sua clientela, que o homem do campo.

7.6 ESTRUTURA: O organograma da EMATER-ACRE: DATA: 21 e 22/03/2007

Os processos formais adotados pela EMATER so os seguintes: Interno: Memorando, Aviso, Relatrios. Externo: Ofcios, Cartas, Relatrios. Os sistemas de informao so inadequados para os dias de hoje, no atendem a demanda da Empresa.

7.6.1 ANLISE

ESTRUTURAS:

As

Empresas

Pblicas

necessitam

para

adquirirem

personalidade jurdica de direito privado, de registro dos seus atos constitutivos perante rgo competente (juntas comerciais). Alm disso, faz-se imperiosa lei autorizativa para a criao da Entidade (CF, art. 37, XIX). A Empresa Pblica pode ser constituda de qualquer forma admitida em direito: S/A; LTDA ou forma societria especfica. Entende-se por forma societria especfica uma estruturao criada especificamente para uma determinada empresa pblica. Isso acontece com algumas empresas pblicas estaduais, uma vez que compete Unio legislar em matria comercial, podendo, portanto, criar uma empresa pblica com uma peculiar forma societria. Ex. EMATER-ACRE. O organograma est sendo reformulado este ano para se adequar s novas demandas da empresa, visto que a estrutura atual no atende as necessidades da Empresa, por ser ultrapassados e ainda existir uso do retrabalho. CONCLUSO: Para a empresa desenvolver um trabalho gil e eficaz necessrio inserir novos processos e normas para atender as necessidades do pblico, como e-mail em todos os escritrios locais. Modernizar as estruturas de produo no meio rural integrando-a ao meio urbano; transformando a base produtiva do Estado em sistemas sustentveis atravs de investimentos ligados biodiversidade.

7.7 Cultura: 23 e 24/03/2007. De acordo com Nassar: .... cultura organizacional o conjunto de valores, crenas e tecnologias que mantm unidos os mais diferentes membros, de todos os escales hierrquicos, perante as dificuldades, operaes do cotidiano, metas e objetivos. Pode-se afirmar que a cultura organizacional que produz juntos aos mais diferentes pblicos, diante da sociedade e mercados o conjunto de percepes, cones, ndices e smbolos que chamamos de imagem corporativa. Pensando nesta definio que a EMATER procura aglutinar pensamentos e opinies para que as atividades alcance sucesso tanto na expanso das comunidades a qual presta assistncia tcnica quanto na diversificao da renda familiar. O lado bom na opinio dos servidores que os tcnicos esto sempre se reciclando, fazendo nivelamento com os colegas dos Escritrios do interior do Estado do Acre. O lado ruim da empresa que ainda est ligada a camisa-de-fora dos cargos que a representam. As tarefas da empresa esto sendo realizadas em conformidade com o planejamento do inicio do ano, com exceo de alguns projetos que esto atrasados. Com relao a concorrente a EMATER-ACRE a nica empresa que presta servios de Assistncia Tcnica e Extenso Agroflorestal. 7.8 RESULTADOS: DATA: 26 e 27/03/2007 No ano de 2006, para promover o assessoramento aos produtores rurais os extensionista da EMATER ACRE utilizou 24.573 mtodos de extenso em 18 modalidades, entre os mais usados so visitas com 11.345 Visitas; 9.768 contatos e 1.031 reunies; 2.124 demonstraes Tcnicas; 110 cursos; 77 palestras e 60 oficinas. Onde a principal caracterstica da Extenso Agroflorestal valorizar as potencialidades locais: biodiversidade e diversidade cultural, diversificar a produo e a economia solidria.

7.9 IMAGEM DA EMPRESA: 28 e 29/03/2007 A EMATER-ACRE por ser uma Empresa Pblica esta sempre em altos e baixos.

PLANO DE NEGCIO: Sendo a EMATER-ACRE a nica empresa que presta servio de

Assistncia Tcnica e Extenso Agroflorestal, no Estado do Acre. Atendendo uma clientela ainda pequena, em virtude de est atrelado a paradigma, incluindo a falta de uma interao e tambm a falta de relacionamento nos processos de trocas, que chamamos de comunicao interna. Conforme Caiara Jnior (2006, p.79) em virtude da ausncia de comunicao na organizao aparecem no seu dia-dia inmeros problemas impossibilitando o fluxo da integrao entre os setores, com isso provocando a redundncia de dados e o retrabalho, tambm a escassez na agilidade das informaes tanto para o cliente interno quanto para o externo.

Para Leite, a Comunicao Interna so as interaes, processos de troca, relacionamentos dentro de uma empresa ou instituio, tambm chamada de Endocomunicao, sendo responsvel pela circulao das informaes levando o conhecimento de forma verticalmente, ou seja, da direo para os nveis subordinados; e horizontalmente, entre os empregados de mesmo nvel de subordinao. De acordo com o Professor e consultor de empresa na rea de Comunicao empresarial Wilson da Costa Bueno, ela de suma importncia numa organizao porque cada pessoa da organizao tem o seu papel a desempenhar na comunicao interna e no s o staff profissional da comunicao. Iremos detalhar 3 itens relatando porque a comunicao to importante na organizao:

1) A comunicao amplia a viso do empregado, dando-lhe um conhecimento sistmico do processo. As aes da empresa devem ter sentido para as pessoas sendo necessrio que encontrem no processo da comunicao as justificativas para o seu posicionamento e comprometimento relata a doutora em cincias da Comunicao, Marlene Marchiori. O funcionrio sabendo do seu posicionamento e da sua importncia para a Empresa desempenhar as suas funes com mais eficincia e eficcia. 2) E um funcionrio feliz so os melhores porta-vozes da instituio em que desempenha o seu trabalho. O professor Bueno relata que: Funcionrios descontentes, mal informados, geram prejuzos imensos a sua organizao, porque expressam com mais autenticidade do que os outros os valores negativos da cultura da empresa. Fica fcil acreditar nele em virtude dele estar l dentro convivendo dia-a-dia. 3) Com a globalizao e disseminao de novas tecnologias e a empresa est inserido num mercado altamente competitivo. A comunicao interna tem a funo importante, no sentido de promover o debate e a interao entre os setores da organizao, sobretudo, capacitar os funcionrios para novos desafios opinio defendidos pelo professor Bueno para quem a comunicao interna deixa de ser uma rea perifrica e alia aos demais setores, tornando-se imprescindvel para a obteno de resultados . Uma ferramenta que podemos utilizar para implementar a comunicao o Fluxograma que um mtodo para descrever graficamente um processo existente, ou um novo proposto, usando smbolos simples, linhas e palavras, de formas a apresentar graficamente s atividades e processo na empresa, permitindo identificar os pontos que necessitam de intervenes no sentido de trazer melhorias.

Para Oliveira (2004) o fluxograma traz maior rapidez na descrio dos mtodos; facilita a localizao e identificao de aspectos importantes, e oferece maior flexibilidade e melhor grau de anlise . importante ressaltar que os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas so feitas, e no o modo pelo qual o chefe diz aos funcionrios que a faam. As informaes, segundo Oliveira (2004), que devem conter no fluxograma so: tipo de operao; responsveis pelo trmite; sentido de circulao; a unidade operacional e os volumes dos nveis hierrquicos. Contribuindo com o real funcionamento dos componentes de um mtodo administrativo. As etapas de criao de um fluxograma, so as seguintes: fim; Nunca se esquecer das setas no fluxograma e do processo; Sempre que se for enviar um documento, utilizar a simbologia de "documento; Antes do "arquivo", obrigatoriamente tem que haver a simbologia documentos. Oliveira (2004) divide o fluxograma em trs tipos que so conforme abaixo relacionados: de "documento", j que s se arquivam Escolher a rotina a ser trabalhada; Coletar os dados; Desenhar a rotina; Todo fluxo deve ter incio e fim. Nenhuma simbologia pode

ficar solta, sem indicao da continuidade do processo ou com a simbologia de

Fluxograma vertical: a representao de uma rotina simples. Pode ser impresso com maior facilidade como formulrio padronizado. Oferece maior rapidez e clareza no preenchimento e facilidade de leitura. Facilita a descrio de rotinas, reduz divergncias entre o entrevistador e entrevistado e estrutura a proposio de novos sistemas. Fluxograma descritivo: Com a nomenclatura de fluxograma administrativo, descreve o curso das aes e trmites de documentos. Mais utilizado para levantamentos e de elaborao um pouco mais fcil que o vertical. Sendo mais usado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais. Fluxograma global ou de coluna: Assemelhando-se na

representao do fluxograma com a diferena de que os departamentos formam colunas pelas quais passam a informaes do fluxograma. De acordo com Cury (2000) este fluxograma um derivado do vertical. Apresentamos logo a seguir os smbolos mais comumente utilizados: Terminal: utilizado para representar o incio ou o fim de um processo ou para referir-se a outro processo que no seja objeto de estudo.

Operao: representa qualquer ao para criar, transformar, conferir ou analisar uma operao ou procedimento. Dentro do smbolo, descrevese o objeto da ao.

Deciso: indica um ponto no processo que apresenta aes condicionantes, onde h caminhos alternativos, se acontecerem determinado evento (sim ou no).

Conector: indica onde continua a seqncia do fluxo (quando no h espao suficiente para a continuao do desenho).

rea/Cargo: indica o nome do cargo ou da rea que executar determinada atividade.

Documento: representa qualquer documento ou formulrio.

Arquivo: representa o arquivamento da documentao inerente ao processo.

Setas: indicam o sentido do fluxo .

8.1 PRIMEIRA ETAPA DA ROTINA SERVIOS

DE AQUISIO DE BENS OU

A primeira etapa da rotina comea quando o gerente do Setor que necessita do bem ou insumo, solicita atravs de Memorando, informando da necessidade do insumo no seu setor. Onde o memorando ser encaminhado para o Ncleo de Programao Oramentria, para : Para verificar se o pedido esta regular e em conformidade com a legislao vigente; Identificar o elemento de Despesa; Verificar se existe Oramento; Colher a Assinatura da Diretoria;

INICIO

O GERENTE SOLICITA O PEDIDO

DEVOLVER O PEDIDO AO REQUISITANTE

O PEDIDO EST REGULAR

S
FIM IDENTIFICAR ELEMENTO DE DESPESA

ELEMENTO FOI IDENTIFICADO

CONSULTA ELEMENTO NO ORAMENTO

S
VERIFICA ORAMENTO

N
INFORMA A INDISPONIBLIDADE DE ORAMENTO TEM ORAMENTO

LEGENDA DOS SETORES

CONTRATOS SETOR DE COMPRA

S
FIM ORGANIZA A DOCUMENTAO

SIMBOLOGIA
NICIO / FIM AO / PROCESAMENTO ENVIO / REMESSA ARQUIVAMENTO CONEXO

COLHE ASSINATURA DA DIRETORIA

ENVIA DOCUMENTAO PARA SETOR DE COMPRA

ATRIBUI NMERO DE PROCESSO E DEFINE MODALIDADE DE COMPRA

Fonte: Elaborado pelo autor do estudo

SEGUNDA ETAPA DA ROTINA DE AQUISIO DE BENS OU SERVIOS

ENVIA A ASSESSORIA JURDICA PARA ANLISE

ANLISE JURDICA

N
ASSESSORIA JURIDICA PEDIU CORREES

S
EFETUA CORREES NO PROCESSO

N
RETORNA AO SETOR DE COMPRAS ENVIA PARA CPL S

HOMOLOGA E ADJUDICA AO VENCEDOR

LEGENDA DOS SETORES

ENVIA PROCESSO PARA SEFIN

EMPENHA NO SEFIN

PROCESSO TEM CONTRATO

PUBLICA EXTRATO PROCESSO

N
COLHE ASSINATURA DO ORDENADOR DE DESPESA

AQUISIO DE MATERIAL ?

ENVIA CPIA DOEMPENHO AO SOLICITANTE E AO FORNECEDOR

SENVIA CPIA

DOEMPENHO AO SOLICITANTE E AO FORNECEDOR

AGUARDA REMESSA PELO SOLICITANTE DA NF COM ATESTADO

Fonte: Elaborado pelo autor do estudo

Depois de a solicitao estiver de acordo com a legislao e elaborado a documentao ser enviado a Setor de Compra. No setor de compra ser realizado os seguintes trmites: Ser atribudo um nmero de processo; Definir a modalidade de licitao; Ser enviada a Assessoria Jurdica para anlise jurdica;

Caso a Assessoria no tenha solicitado correes ser enviada a Comisso Permanente de Licitaes.

Aps a devoluo do processo ser homologado e adjudicado Ser enviado a Setor de Finanas para empenhar caso tenha Contrato elaborar o Contrato, conforme a lei 4.320 de 17 de maro de 1964, em seu Art.60: vedada a realizao de despesa sem prvio empenho . E no Art. 61. Para cada empenho ser extrado um documento denominado Nota de empenho que indicar o nome do credor, a representao e a importncia da despesa, bem como a deduo do saldo da dotao prpria .

Se for Contrato elabora-se um extrato do Contrato e publica de acordo com a Lei 8.883 de 8 de junho de 1994 que altera o dispositivo da Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 que regulamentou o Art. 37, Inciso XXI, da Constituio Federal que institui normas para Licitaes e Contratos da Administrao Pblica e d outras providencia.

Se no existir Contrato ser empenhado e enviado uma cpia da nota de empenho, uma para o Setor de Compra e a outra para o Fornecedor ou prestador de Servio, devidamente assinada pelo Ordenador de Despesa e pelo Emitente.

Setor de Finanas aguarda a devoluo do processo com a Nota Fiscal devidamente atestada pelo solicitante, para a quitao do processo.

De acordo com o Art. 63 da Lei 8.666/93, A liquidao da Despesa consiste na verificao do direito adquirido pelo Credor tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios dos respectivos crditos.

8.3 TERCEIRA ETAPA DA ROTINA DE AQUISIO DE BENS OU SERVIOS

2
RECEBE O MATERIAL DE ACORDO COM O CONTRATO OU EMPENHO

MATERIAL CONFERE

NO RECEBE E INFORMA FORNECEDOR

S
RECEBE O MATERIAL E ATESTA NF

ENVIA NF PARA SEFIN

LOCALIZA O PROCESSO PARA O PAGAMENTO

3
S
ACOMPANHA EXECUO DO CONTRATO

TEM CONTRATO ?

N
EMITE A NOTA DE PAGAMENTO

ARQUIVA PROCESSO

FIM

Fonte: Elaborado pelo autor do estudo

A terceira inicia com a entrega do bem ou servios, e os trmites ser o seguinte: O fornecedor recebendo a cpia da Nota de Empenho, ir entregar o bem de acordo com o Contrato ou Nota de Empenho. O bem est de acordo com o contrato ou Nota de Empenho, se no estiver.

Contactar com o fornecedor do bem, para que solucione a deficincia do bem, no receber o material.

A material esta de acordo com o Contrato atestar a Nota a Fiscal, declarando que recebeu o bem e que est em excelente estado de conservao.

Enviar a Nota Fiscal devidamente atestada para o Setor de Finanas, para liquidao do processo.

Aps a quitao do processo ficar no arquivo do Setor de Finanas, a disposio do Controle Interno e Externo.

1.1.1 9. CONCLUSO:

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