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Ficha Tcnica
Autor : C.P.C Juan Francisco Alvarez Illanes (*) Ttulo : Programa de Auditora de Existencias bajo el enfoque NIC SP 12 Existencias Fuente : Actualidad Gubernamental, N 10 - Agosto 2009
Suma rio
1. 2. 3. Programas de Auditora (NAGU. 2.30) Enfoque NIC-SP 12 Existencias Programa de Auditora a las Existencias
consolida el control de la labor realizada. Permiten tambin la evaluacin del avance del examen y la correcta aplicacin de los procedimientos, cautelando que la consecucin de los resultados est de acuerdo con los objetivos propuestos. En conclusin el programa de auditora debe ser lo su cientemente detallado de manera que sirva de gua y como medio para controlar la adecuada ejecucin del trabajo. La responsabilidad de la elaboracin de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor.
Su exibilidad debe permitir modi caciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de exmen. Los programas de auditora guan las acciones del auditor y sirven como elemento que
* Asesor y consultor de Gobiernos Regionales y Locales. Asesor y Sociedades de Auditora Externa, Conferencista a Nivel Nacional.
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as como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos espec cos, se determinar a travs de la identi cacin espec ca de sus costos individuales lo que signi ca que cada tipo de costeo concreto se aplica a cada proyecto u obra espec cos, siendo ste, el tratamiento adecuado para ste tipo de proyectos .
Solucin
Escenario 1 Cemento adquirido para una obra (-) Estimacin de la desvalorizacin Importe o valor en libros Escenario 2 Cotizac.de cemento malogrado Gastos incurridos para su venta Valor neto realizable 4000 (100) _____ 3,900 ==== 10,000 (4.000) _____ 6,000 ====
Revisar las autorizaciones de compra de bienes, dado el volumen de las compras y si stas estn centralizadas en el Plan Anual de Contrataciones. Verique como se desarrolla el ciclo completo de compras, internamiento, distribucin y custodia. III. Conocimiento de la Entidad Prepare y actualice los ujogramas de abastecimientos y control patrimonial para su comprensin y su inclusin en el archivo permanente. Revise la informacin obtenida durante la etapa de plani cacin y revisin estratgica y obtenga extractos sobre aspectos que tengan relacin con las existencias, especialmente las que se realizan a travs de procesos de seleccin. Obtenga informacin de los acuerdos en los niveles de decisin, principalmente aquellos relacionados con las existencias o uctuaciones ms signi cativas. IV. Corte de Operaciones a) Realice el corte de operaciones de compras e ingresos a almacn, as como la salida de bienes y requerimientos de bienes solicitados, obteniendo informacin a esa fecha y aplique las siguientes pruebas: Comprobar que las partidas recibidas antes del inventario fsico guran incluidas en las existencias ( Kardex e informes de control de existencias ), y que a su vez fueron registradas antes de la mencionada fecha. Seleccionar algunas partidas recibidas con posterioridad al inventario fsico o a la fecha del exmen y determinar que los bienes se dieron como ingresados al almacn despus de la fecha del corte. b) Realice el Corte de operaciones y de documentos, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico o del exmen, mediante la realizacin de las siguientes pruebas: Comprobar que los documentos fuentes (O/C. P:C:S.,N:E.A, etc.) generados antes del inventario fsico o del exmen , fueron registradas como ingresos y salidas, antes de la mencionada fecha, as como que fueron excluidas de las existencias. Obtener informacin sobre documentos generados con posterioridad al exmen y determinar que los ingresos y salida de bienes, se realiz despus de dicho momento, as como que el registro a existencias se ha realizado tambin con posterioridad a esa fecha. c) Revisar la secuencia correlativa del Kardex de existencias (ingresos y salidas) para veri car la incorporacin y segregacin de los movimientos de existencias. d) Seleccionar algunas facturas de compras as como de las rdenes de compra y/o Pedidos comprobantes de salida correspondientes, de importancia y magnitud, realizadas antes y despus de la fecha del corte documentario o durante el exmen y determinar si su registro y control ha sido correcto. V. Procedimientos de Auditora a efectuar a. Procedimientos mnimos Los procedimientos debern incluir la vericacin fsica del inventario. Realizar pruebas de exactitud aritmtica, valorizacin de existencias, revisin de existencias en trnsito, veri cacin de su contabilidad y revisin del corte de operaciones. El objeto fundamental de la vericacin del inventario fsico es satisfacer uno de los procedimientos seguidos que al efectuar el recuento son adecuadas, a n de determinar la totalidad de las existencias, determinar su propiedad, condiciones de distribucin y uso. El auditor deber asegurarse de que las existencias estn valoradas de acuerdo al valor de adquisicin o de mercado, el ms bajo y tomando como base las mismas que se aplicaron en ejercicio anteriores, de no ser as, se deber revelar en el informe de auditora cuanti cando el efecto del cambio de criterio.
Veamos el ejemplo:
Cemento adquirido para una construccin, por exposicin a los efectos de la naturaleza (lluvia), se malogro el cemento. Determinar el Valor neto realizable y el deterioro de un Valor?
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tes son revisados y probados por un funcionario de nivel apropiado. Inspeccione las existencias almacenadas y examine su distribucin, custodia y control. Solicite el listado de las existencias obsoletas y de poco movimiento y contraste son la estimacin para desvalor en la cuenta de mayor provisin para cuentas de cobranza dudosa. Compruebe la existencia de controles establecidos y veri que la e cacia de los mismos a n de determinar la consistencia entre la orden de compra, la facturacin y la distribucin. Para determinados meses, vericar la evidencia del control comprobando la correlatividad numrica de los documentos fuente. As como la comprobacin de la aprobacin respectiva con el movimiento de existencias. Comprobar por muestreo, la emisin de pedidos comprobantes de salida (PECOSA) lo siguiente: - Su correlatividad. - Sello y rma de recepcin conforme. - Comprobacin matemtica de cantidades y valores. - Su inclusin en las notas de contabilidad (voucher, salida de bienes), as como en el balance de comprobacin.
IX. Pruebas detalladas de transacciones de saldos Observar el proceso de abastecimiento en su integridad a n de familiarizarse con ste. Revisar los asientos en las cuentas de mayor general de existencias y estimacin para desvalorizacin de existencias de los bienes de poco movimiento u obsoletas y contrastar con su existencias fsica. Revise los estados nancieros y compare los estados con los que se encuentran registrados en los libros auxiliares, a n de veri car la razonabilidad de las cuentas, suministros de funcionamiento, mercaderas, materias primas, auxiliares y reproduccin. Obtener el listado de existencias fsicas y vericar su exactitud matemtica, inspeccionar. X. Identi car los factores de riesgo de control La seguridad fsica de las existencias es inadecuada. No existen procedimientos para la toma de inventarios y si los hay son inadecuados. No se realizan oportunamente las conciliaciones de los recuentos fsicos con los registros auxiliares. Se han identificado montos significativos de existencias de lento movimiento, obsoletos los cuales no aparecen registrados en los registros de contabilidad. Los registros permanentes de existencias (krdex, control visible de almacn) se encuentran atrasados y su informacin es inadecuada. Existe una acumulacin de transacciones atrasados especialmente en lo que se re ere a los pedidos de comprobantes de salida.
VI. Documentos fuentes a exigir Archivos de rdenes de compras. Archivo de notas de entrada de almacn. Archivo de pedidos comprobantes de salida. Archivo de cotizaciones, cuadros comparativos de cotizaciones. (File procesos de seleccin) Archivo de correspondencia recibida y permitida. Archivo de licitaciones y otros Procesos de seleccin. Tarjetas de control krdex. Auxiliares, anlisis de cuentas, ingresos y salidas de bienes. Archivo de reportes, resumen, ingreso y salida de bienes (notas de contabilidad). Libro de actas del comit permanente de adjudicaciones, comit especial, etc. Archivo de notas de contabilidad, ingreso y salida de bienes. Informes evacuados.
VII. Procedimientos analticos Realizar pruebas globales de comprobacin entre las adquisiciones (rdenes de compra emitidas) y la ejecucin del presupuesto realizada durante un perodo determinado. Efectuar anlisis de las notas de contabilidad (ingreso, salida de bienes) a efectos de comprobar la cuanti cacin y valoracin de las rdenes de compra, notas de entrada y pedidos comprobante de salida. VIII. Pruebas de cumplimiento de controles Verique la utilizacin de documentos de requisicin o pedidos justi cados de solicitud de bienes por reas de responsabilidad y compruebe la salida de stos bienes con la emisin de los pedidos comprobantes de salida. Revise y haga un seguimiento de la rotacin de existencias y variacin de precios en los tems que se adquieren con frecuencia. Verique si las existencias que son sometidas a recuentos fsicos peridicos y los ajustes resultan-
XI. Evaluacin del control interno La evaluacin del ambiente de control interno es un aspecto que tiene relacin directa con el enfoque de auditora a aplicar, en un ambiente de control dbil. El enfoque sustantivo resultar ms apropiado, especialmente en lo que se re ere a la veri cacin del cumplimiento de las aseveraciones relacionadas con la veracidad e integridad.
La revisin, estudio y evaluacin del control interno de esta rea deber dirigirse a los siguientes aspectos: Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, adquisicin, almacenaje, registro, custodia y distribucin de existencias. Establecimiento de adecuados controles mediante registros de todos los ingresos y salidas de bienes. Inspeccin peridica y sorpresiva de los inventarios, comparndolos con los registros auxiliares, krdex, control visible de almacn y saldos de cuentas de mayor.
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- Los registros permanentes de las existencias no son con ables. - Se entregan existencias sin el respectivo pedido de comprobante de salida o para su regularizacin y rma de recepcin posterior. - Existen transacciones acumuladas no contabilizadas. XIII. Procedimientos espec cos asociados a la NIC-SP-12 1. Reconocimiento Las existencias, se reconocern, cuando de su Adquisicin y distribucin pueda generar bene cios en forma de desarrollo de actividades que apoyn al desempeo de funciones y competencias y adems, los inventariosse puedan medir con abilidad exista un control sobre ellos y tenga un costo (p. 83M.C) 2. Valuacin Se toma como base el costo de adquisicin o mercado, el ms bajo. Las diferencias de cambio por compra de existencia originada por pasivos en moneda extranjera plenamente identi cadas (saldos en almacn) debern ser asumidas como gastos de acuerdo con el p. 15 NIC - 5 p. 12 - Existencias Inicialmente el costo de Adquisicin incluye, todos los gastos desembolsados, hasta si ingreso a almacen y esten listos para ser atendidos. La valuacin del movimiento de las existencias se efectuar siguiendo el mtodo PEPS, primera en entrar, primera en salir. En cuanto a la estimacin para desvalorizacin de existencias, se efectuarn con el n de cubrir prdidas del valor original de adquisicin. El precio de compra incluye, adems del precio neto facturado por el proveedor, los etes, seguros, gastos, derechos de importacin y otro gasto necesario hasta ingresar los suministros de funcionamiento al almacn de la entidad. El precio de adquisicin comprender tambin el impuesto que grava la adquisicin de las existencias (IGV) se incluyen en el precio de adquisicin cuando ste no sea recuperable directamente (caso de mercaderas para la venta referida al crdito scal). 3. Principios de contabilidad a veri car Aseveraciones Contables Veri car el saldo de las adquisiciones de existencias y control interno correspondiente. Existencia Si se tiene para el consumo, as como para su aplicacin en obras pblicas. Veracidad Comprobar si las existencias han sido utilizadas, tanto en los proyectos de inversin (obras pblicas), as como en los gastos corrientes que sustentan la operatividad de la entidad. Integridad Verificar que las existencias se encuentran adecuada e ntegramente contabilizadas y acumuladas en sus registros correspondientes, as como sus ajustes han sido efectuados apropiadamente. Valuacin y exposicin Examinar que las existencias se encuentran valuadas a su costo de adquisicin, asimismo que hayan sido adecuadamente resumidos, clasi cados y descritos, exponiendo todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensin. XIV. Seguimiento de Operaciones 1. Revisar los aspectos ms importantes del cuestionario de control interno y seleccione los puntos crticos. 2. Haga seguimiento a los puntos crticos, seleccione una transaccin de cada tipo y veri que su movimiento a travs del sistema desde que ingresa al almacn hasta que el ciclo concluya. 3. Necesidad o requerimiento de bienes. 4. Compra o adquisicin (directa, selectiva o proceso licitario). 5. Solicitud o pedido. 6. Despacho de bienes de consumo. 7. Consumo o utilizacin. 8. Discuta con el funcionario responsable del proceso de operacin sobre los puntos en con icto o no concordantes con lo registrado o informado. 9. Observar despachos, recepcin y almacenaje y comentarios. XV. Pruebas del Sistema de Flujo de Operaciones de Almacen 1. Con relacin a los saldos de existencias del almacn registradas como consumo, veri car de manera selectiva lo siguiente: a. El requerimiento con la respectiva autorizacin. b. La PECOSA con la evidencia de su recepcin para su consumo. c. El adecuado costeo de las salidas de almacn. 2. Revisar faltantes, variaciones, castigos y otros montos no usuales. XVI. Determinacin de Exactitud Matemtica a. Cruzar el total del inventario de suministros de funcionamiento con el mayor general. b. Veri car selectivamente el clculo matemtico de las partidas de mayor valor y otras de menor valor. XVII. Determinacin de la Razonabilidad de la Valuacin a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en el listado de inventarios provienen de registros adecuados. b. Si el sistema lo permite, compare los valores unitarios con el registro de costos unitarios del krdex. c. De ser ms e caz, o si el sistema lo requiere, comparar con facturas de proveedores y/o catlogos. d. Indagar base, mtodo de determinacin y consistencia de la valuacin de inventarios. e. Realizar comprobaciones de costo o mercado, el que sea ms bajo. XVIII. Muestreo por Obsolescencia Obtener o revisar lo siguiente: a. Krdex valorizado para ver grado de movimiento de las partidas. b. Una lista de partidas obsoletas o de poco movimiento. c. El importe de la obsolescencia. XIX. Inventario tomado en una fecha diferente que la de Fin de Ao a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de compras y ventas al n de ao (ver los procedimientos de corte empleados en los programas de los ciclos de ingresos a una fecha interina). b. Comparar el margen bruto para los siguientes perodos: 1. Primer da del ao hasta la fecha del inventario fsico. 2. Fecha de inventario fsico hasta n de ao. c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo hasta el n de ao anotar y hacer seguimiento de operaciones no usuales. d. Asegurarse de que no ha habido cambios en los procedimientos de valuacin del municipio. XX. Conclusiones 1. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo y fecha de discusin de las observaciones. 2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N. 259-2000-CG. 3. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones de nitivas que se presentan en el informe largo. 4. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado y las recomendaciones del caso.
Vericacin peridica de los inventarios para determinar posibles tems daados, obsoletos o de lento movimiento. Estudio de la proteccin fsica que se le otorga a las existencias. Procedimientos de evaluacin de control interno. 1. Corroborar la existencia de registros de existencia y el control contable establecido. 2. Veri car el establecimiento de controles bsicos de las existencias. a. Inventarios fsicos. b. Instrucciones para los inventarios. c. Supervisin adecuada. d. Identicacin y ordenamiento de stock. e. Establecimiento de sistemas de recuento fsico. f. Establecimiento de control de inventarios. g. Identificacin de existencias en poder de terceros. h. Identi cacin de existencias obsoletas, deterioradas o de lento movimiento. i. Comparacin de los registros de existencias/ contabilidad. XII . Evaluacin del riesgo de control Ante la posibilidad que los tems del rubro existencias no se hayan registrado en su totalidad o incluyan elementos que no son de propiedad de la entidad. Los rubros que conforman las existencias son los TEMS del activo corriente ms difcil de controlar. El control para establecer los saldos, de las existencias son inadecuados. El uso de inventarios peridicos y otros procedimientos de control interno que brinden seguridad acerca del saldo de existencia. Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los procedimientos de control relacionados con las compras, supervisin de niveles de las partidas de existencias y su revisin peridica. Vericar la adecuada segregacin de funciones incompatibles en las reas relacionadas con las existencias. Las transacciones signicativas a menudo representan reas de mayor riesgo. Examinar detenidamente cuando los precios de las existencias uctan signi cativamente en comparacin con los precios del mercado, puede que haya posibilidades de sobrevaloracin de precios al dar la salida correspondiente. La seguridad fsica de las existencias es inadecuada. a. Criterios para identificar el riesgo de control alto - Los tems de existencias no se encuentran protegidos adecuadamente. - Los procedimientos para el conteo de inventario fsico son inadecuados. - Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen partidas signi cativas pendientes de conciliacin. - Falta de procedimiento de corte de nidos o supervisin por parte de la administracin. - Inexistencia de registros de movimiento y control (P/C/S, kardex fsico. control visible de almacn, etc.). - Ausencia de procedimientos para identi car las partidas de lento movimiento, obsoletas o daadas, o que no se llevan a cabo. - El inventario fsico est sobrevalorado para ocultar faltantes de existencias. b. Identi car los factores de riesgo de control - La seguridad fsica de las existencias es inadecuada. - No se realizan oportunamente las conciliaciones de los resultados de los inventarios fsicos con los krdex de control de inventarios. - Corno consecuencia de los inventarios fsicos, se requieren ajustes signi cativos, se han identi cado montos signi cativos de existencias obsoletas o de movimiento lento, los cuales no han sido contabilizados o no aparecen considerados como saldos en el balance general.
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