Cs

PAQUETE CONTABLE II Helisa GW
Gua para el estudiante
Elaborado por el formador:
WILLIAM VANEGAS BALLEN
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE
INCAP
Programa Tcnico Laboral en Contabilidad
Mdulo Gua
Paquete Contable II
EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPAR CON FINES ESTRICTAMENTE ACADMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTCULO 32: Es permitido utilizar obras literarias, artsticas o parte de ellas, a ttulo de ilustracin en obras destinadas a la enseanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los lmites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propsito de enseanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formacin personal sin fines de lucro, con la obligacin de mencionar el nombre del autor y el ttulo de las obras utilizadas.
Paquete Contable II Helisa GW Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: William Vanegas Ballen
Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Prohibida la reproduccin parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogot Colombia Versin 01 - Abril 2010
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP CONTENIDO Pg. PRESENTACIN... GUA METODOLGICA
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UNIDAD UNO 1. PROGRAMA CONTABLE SISTEMATIZADO HELISA GW . 8 1.1 INDUCCIN A LOS PROGRAMAS SISTEMATIZADOS.. 9 1.2 INTRODUCCIN HELISA GW... 9 1.3 HELISA VERSIN DOS EN AMBIENTE WINDOWS ...... 10 1.3.1 Ingreso y creacin de empresa.. 11 1.3.2 Opciones... 12 1.3.3 Mdulos..... 14 1.3.4 Grabar datos (documentos)...... 17 1.3.5 Ayudas en la captura de datos...... 19 1.3.6 Ayudas en concepto. 20 1.3.7 Captura de datos.. 21 1.3.8 Opciones de uso poco frecuente ..... 22 1.3.9 Grabacin de datos por meses. 23 1.3.10 Impresin de comprobantes y libros oficiales 24 1.3.11 Funcin de Anlisis financiero.. 26 1.4 PROGRAMA CONTABLE HELISA GW.... 28 1.4.1 Instalacin.. 29 1.4.2 Creacin de empresas .... 31 1.4.3 Parmetros.... 35 1.4.4 Administrador Contabilidad................... 73 1.4.5 Administrador - terceros centros de costos.. 77 1.4.6 Administrador - Cuentas por cobrar y por pagar. 79 1.4.7 Administrador Bancos 84 1.4.8 Grabacin de Datos y utilitarios... 86 1.4.9 Asientos del mes...... 94 1.4.10 Cierre de un periodo fiscal......... 101 UNIDAD DOS 2. PRESENTACIN DE INFORMES.. 2.1 INFORMES DE LIBROS AUXILIARES Y OFICIALES.... 2.1.1 Informes e Impresin de documentos 2.1.2 Impresin de datos por meses ... 2.1.3 Anlisis Financiero... BIBLIOGRAFA..
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Apreciado estudiante: Usted escogi al INCAP para que lo oriente en el camino de la formacin profesional. La institucin le proporcionar un formador, quien le ayudar a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece adems, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondr de mdulos gua, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluacin, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. ste mdulo gua que constituye adems un portafolio de evidencias de aprendizaje, est distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIN: Es la informacin general sobre los contenidos, la metodologa, los alcances la importancia y el propsito del mdulo. GUA METODOLGICA: Orienta la prctica pedaggica en el desarrollo del proceso de formacin evaluacin y se complementa con el documento de la didctica para la formacin por competencias de manejo del formador. DIAGNSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitir utilizar la estrategia ms adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qu tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertacin de su formacin y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y estn presentados as: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didctica del mtodo inductivo Activo para el desarrollo competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace.
de
las
BIBLIOGRAFA
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP PRESENTACIN
El mdulo II de programas sistematizados continua abordando el tema de la sistematizacin contable, contribuyendo al estudiante obtener un entorno mas amplio de los programas a fin de ubicarse mas fcilmente al mercado laboral, ahora con el programa HELISA pero bajo versin Windows GW 2 Actualmente la empresa Informtica y gestin propietaria del programa avanza con la tecnolgica a fin de entregar muy pronto la nueva versin con tecnologa Touch que consiste en La capacidad de usar el tacto para que los usuarios tengan el control de sus pantallas en la punta de los dedos, lo cual permite revolucionar la manera en que se utiliza el ordenador, al igual que lo est siendo en telfonos mviles. El proceso sistemtico de aplicacin de un programa contable exige la organizacin perfecta del programa. Los programas sistematizados requieren de una parametrizacin adecuada lo que determina que los procesos se deben hacer en el orden que se establece por parte del programador, de esta manera obtendremos resultados ptimos en beneficio de las empresas y por ende la informacin adecuada y oportuna tanto para los socios de las compaas como para las entidades del estado a saber DIAN, tesoreras etc. Es por ello que se ha creado este mdulo de ayuda, ya que de manera prctica usted podr seguir paso a paso y con ayuda de su formador procesar de manera tcnica la informacin del taller de contabilidad II. La informacin trabajada en Excel se podr comparar muy fcilmente mediante la captura de datos en el programa HELISA GW, y de esta manera nos entregar en debida forma los estados financieros bsicos. Igualmente mediante la informacin podremos obtener e imprimir los anlisis financieros que usted podr analizar en la materia CC (anlisis financiero). Al finalizar el curso usted estar en la capacidad de trabajar con los requerimientos bsicos requeridos en las empresas. Ms adelante adquirir a travs de su trabajo la experiencia que le har una persona especializada en el tema. Si desea mejorar y ampliar ms programas contables, le invitamos para que al finalizar su curso tcnico, pueda interactuar con otros programas contables como el software Astuto entre otros, en el curso de diplomado en programas contables. http://www.catalogodetecnologia.com/pagamanet/web/companyCategory.aspx?ipa =*&npa=Todos+los+Pases&idi=1&txb=astuto
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GUA METODOLGICA
La estructura metodolgica del INCAP, para la formacin tcnica del aprendiz mediante competencias, laborales, comprende dos caminos: 1. Las clases presenciales didcticas por el Formador haciendo uso del mtodo inductivo-activo. 2. Trabajo prctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el anlisis, el uso de herramientas tecnolgicas y la responsabilidad. Los mdulos guas utilizados por el INCAP, para el desarrollo cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta esta metodologa. Sus caractersticas y recomendaciones de uso son: A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluar el Formador. Glosario: Definicin de trminos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados as: FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicacin del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El Estudiante Dice y Hace): Es el trabajo prctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador. Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos ms relevantes y ejercicios generales.
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DIAGNSTICO INFORMACIN GENERAL Regional_____________Programa__________________Mdulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIN DIAGNSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________
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UNIDAD UNO PROGRAMA CONTABLE SISTEMATIZADO HELISA GW
1. LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Aplica las rutas del paquete contable HELISA GW, en el ejercicio prctico de Contabilidad Intermedia I y II, parametrizando la informacin pertinente.
INDICADORES DE LOGRO Identifica el concepto del programa contable. Reconoce los requerimientos sobre la informacin necesaria en el programa contable. Distingue las rutas para crear empresa, PUC, formas de pago, terceros y documentos en el sistema. Registra los saldos iniciales y realiza el cierre del mes. Corrige errores en cartera, beneficiarios y otras cuentas, en el programa HELISA GW. Registra movimiento contable de un mes Imprime el Balance de prueba y comprobantes de movimiento diario de un mes intermedio.
EVIDENCIAS DE: Conocimiento Conocimiento Conocimiento Desempeo Desempeo Desempeo Producto
FDH - FDEH 1.1 INDUCCIN A LOS PROGRAMAS SISTEMATIZADOS. Toda empresa requiere mejorar el desempeo a fin de obtener del departamento contable la informacin real, pertinaz, clara y fidedigna, de forma directa en un programa contable. Los programas contables sistematizados facilitan el ingreso de la informacin incorporando los documentos o elaborndolos directamente en el sistema mediante el proceso de digitacin de los cdigos manejando la partida doble por el sistema de causacin y la segunda cuando se tienen los mdulos respectivos, organizando o parametrizando los documentos a fin de que en tiempo real al incluir compras, ventas, pagos devoluciones etc., el programa mismo codifica, entregando en tiempo real la informacin contable. Los programas contables coadyuvan a que esta labor se cumpla a satisfaccin, es por ello que con la experiencia acadmica y en especial con las asesoras en empresas de diferentes entornos econmicos, se ha desarrollado este proceso.
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INTRODUCCIN A HELISA GW
HELISA GW, es el software administrativo y de gestin creado por la firma Proasistemas Ltda. Est integrado por los mdulos de contabilidad, administracin de bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, administracin de terceros, renta y complementarios, centros de costo, control de negocios, auditoria y un diseador de formatos e informes. Lo complementa una barra de herramientas en lnea, con conos para ayudas, guas visuales, calendario tributario, agenda, administracin de correo interno y externo, notas recordatorias, visor de documentos, archivador de informes, calculadora, acceso a la pgina www.helisa.com y notas sobre cambios o actualizaciones. HELISA GW, con su apariencia descansada, sencilla y plana, est respaldado en un trabajo de ingeniera serio, acucioso, y una segura y poderosa base de datos, donde el lmite al tamao de su informacin, lo determinar la capacidad de almacenamiento del equipo donde se instale. HELISA integra en el programa mdulos de trabajo dependiendo las necesidades del empresario. Puede incluir adicionalmente Administracin de krdex, gestin de ventas, facturacin, presupuesto, nmina, produccin, activos fijos y cuenta cero (que corresponde a contabilidad para empresas del estado y esta integrada, con un mdulo adicional, cuyo manejo con presupuesto). 9
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Versin actual:
1.3 HELISA VERSIN DOS EN AMBIENTE WINDOWS. Aun cuando las empresas estn migrando toda la informacin a la versin actual, todava se utiliza el programa que se basa en DOS, que realmente es muy bueno por su solidez, perfecto funcionamiento, fcil manejo y de una operacin excelente. Es por ello que a continuacin se har un breve acercamiento a la versin DOS 4.2 K, por cuanto son muchas las compaas que todava lo utilizamos. Con la misma filosofa de esta versin, se aplic en GW.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP HELISA viene en la versin DOS-Contador viene con 5 mdulos bsicos, los cuales permiten obtener informacin contable en tiempo real, y dependiendo de la organizacin del programa se pueden emitir informes de balance, estado de resultados, cartera, cuentas por pagar, balances por departamentos, oficinas, locales e informes por terceros, as tambin informes para las entidades de control DIAN, IMPUESTOS MUNICIPALES, SUPERINTENDENCIAS, DANE entre otros. 1.3.1 Ingreso y creacin de empresa. Inicialmente digitar en mayscula ADMINISTRADOR sin clave (solo enter). En este momento se despliega el ingreso a creacin de empresa -slo por primera vez. Luego aparecen los cdigos para las 99 empresas disponibles.
El crear una nueva empresa en el sistema Helisa, no implica que esta tome todos los mdulos activos en otras empresas, recuerde que cada una de las 99 empresas que se tienen permitidas en el sistema Helisa puede tener parmetros diferentes. Al ingresar nos encontramos con los mdulos de trabajo cuyos cdigos van desde F1 a F12. Con la tecla TAB se habilitan Mdulos/datos. Con INS (insert) se crea una nueva empresa y se despliega la lista de cdigos. Para empresas disponibles. Se da enter al cdigo seleccionado y se procede a digitar los datos. Recuerde que el nombre de la empresa, ni la fecha se podrn modificar posteriormente. Inmediatamente se crea la empresa y se define cul PUC se va a utilizar procedemos a ingresar con TAB y se despliega:
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1.3.2 Opciones F2 - Modificar los datos de la empresa: coloque la informacin incluyendo el cdigo CIIU (Actividad econmica). F3 - Revisar parmetros: Formas del cdigo: Define los niveles del PUC. Definicin de cuentas con tratamiento especial: Se definen cuentas a fin de incorporar dichas cuentas en los informes dependiendo de los mdulos de trabajo. El activo disponible corresponde al grupo 11, Caja 1105, Bancos 1110, IVA generado 240805, IVA descontable 240810 (cuentas que debe definir en el PUC), Retenciones practicas y anticipo de impuestos (RF,
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP ReteIva, Reteica) y en las conexiones se definen las cuentas que van a ser incorporadas a los informes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Subgrupos para estados financieros (balances): Organizacin para la presentacin del balance general clasificado y que servir para el anlisis financiero. Formas para el cdigo de los Centros de costos: Utilizaremos solo un centro de costos definidos con XXXX (cuatro dgitos). Podra ser 5001 para Administracin, 5002 para Tesorera y 5003 Contabilidad;
Estos centros de costos utilizados en la cuenta de gastos de Administracin. Si es necesario podr crear subcentros para cuyo caso podr definir X.XXX o XX.XX. F4 - Definir usuarios: Corresponde al Administrador del programa que a partir de este momento va a cambiar el cdigo de acceso, definirle a los usuarios su propia clave de ingreso y las diferentes acciones y opciones de trabajo. En este caso usted proceda a crear su nombre con INS y posteriormente una clave (es preferible numrico). Tecleando Enter indique la empresa en la cual usted va a trabajar. Acciones a las que tendr derecho, ante lo cual debe cambiar: No puede crear nuevas empresas, ni modificar los datos de la empresa, ni parmetros, as como no podr crear usuarios, ni tampoco hacer asientos ms de un mes atrs, ya que podra cambiar datos contables que variaran impuestos o informes ya entregados a la Gerencia. Mientras el estudiante conoce el manejo podr corregir y anular documentos, crear terceros, cuentas nuevas en el PUC, variar la fecha de un documento entre otras acciones. Opciones que podr trabajar: Informes en contabilidad, manejo de impuestos y terceros, informes por centros de costos y por supuesto los informes de cartera (cuentas por cobrar) y las cuentas por pagar. En el HELISA contador no poseemos los mdulos de Kardex, Facturacin, presupuesto ni administracin de cuenta cero (la cual corresponde a contabilidad oficial), si usted. activa estos mdulos estos no se reflejaran, hasta tanto no se adquieran. F5 - Documentos y/o formas:
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Podr anular (DEL o SUPR) los documentos que no requiera y crear (INS o Insert) algunos documentos nuevos con dos letras que no estn utilizadas. NOTA: La naturaleza de nuestros documentos debe ser 0 (otro documento) si usted coloca los de ventas (#5) debemos tener el mdulo de Kardex y facturacin, igualmente el #7. En cuanto a Cancelacin de cuentas se definen dos documentos a saber cancelacin cuentas de resultado y cancelacin de terceros. F7 - Elaborar Copia: Es de vital importancia efectuar en cada sesin de trabajo un Backup, por cuanto a los computadores pueden llegar virus que hacen imposible en algunos casos recuperar informacin. Las copias de seguridad deben permanecer al da segn su trabajo realizado. Proceda a marcar los archivos a copiar con F2, como el plan de cuentas es el ms extenso y si no desea copiarlo con barra espaciadora podr desmarcar. Despus de ello slo tendr que oprimir enter. Al efectuar el Backup el programa solicita la unidad en la cual vamos a grabar, el programa no deja hacer copia en la misma unidad. Si va a grabar en memoria USB, debe saber qu letra (unidad) le asign el equipo, por lo que previamente debe crear una nueva carpeta con un nombre no muy extenso (mximo 10 letras).
1.3.3 Mdulos La funcin que incluye el programa HELISA CONTADOR a saber Contabilidad, Impuestos/terceros, Centros de costos, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar, corresponde a la informacin que entrega el programa, despus de capturar datos por medio de los documentos que se empiezan a crear digitando enter, ante lo cual se despliegan los documentos previamente creados. F1 - Contabilidad. Despliega el men principal con cartilla de cuentas (PUC), consulta de libros, elaboracin de informes para imprimir, transferencia de datos a fin de exportar, informes para anlisis financiero y otras monedas a fin de capturar la tasa de cambio oficial. Cartilla de cuentas: Se puede digitar el PUC de acuerdo a las necesidades de la empresa, sin embargo HELISA trae los PUC bsicos, por lo tanto proceda a digitar TAB y tome el patrn 1: PUC comerciantes, despus de verificarlo de enter (a copiar), espere que termine de copiar y luego de liberar (flecha arriba) podr digitar cualquier nmero y este lo llevar all.
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F2 - Impuestos/Terceros. El mdulo se utiliza para obtener informacin, revisar, verificar y extraer datos respecto a los movimientos por nmeros de NIT o cdulas, dependiendo de las caractersticas de la informacin gravada previamente. Permite crear un nuevo tercero, modificar y anular utilizando INS (crea), DEL (borra) y ENTER (modifica). No se permite borrar un tercero que tenga movimiento. Administracin de terceros: Puede asociar un tercero con una cuenta especfica a fin de evitar que se ingrese informacin que no corresponda al mdulo de trabajo. Un tercero-gastos, Ingresos o empleados etc. Es muy prctico para resumir la informacin por cada Nit o cdula, e igualmente para enviar informacin Exgena para la DIAN.
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F4 - Cuentas por Cobrar Mdulo con caractersticas especiales que entrega informes basados en la cartera, con relacin a las cuentas definidas en la Parametrizacin que usted al comienzo as lo organiz. Permite desde la Administracin de las hojas de Vida, incorporar informacin con campos a fin de crear clasificaciones para emitir informes especiales. Seleccin de correo para emitir circulares, estados de cuenta, recordatorio o correspondencia. Consultas acompaadas de informacin grfica.
Forma de pago. (Nota: Las formas de pago debe crearlas desde.... Shift en opciones de uso poco frecuente). Se pueden definir hasta 99 formas de pago. 01 Contado 02 Crdito 30 das 03 Crdito 60 das das 0 30 60 monto 100% 100% 100%
Lo anterior con el fin de establecerle a cada cliente una forma de pago y para que en el momento de la captura, por medio de los documentos, ste los aplique de forma automtica.
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Conciliar con Contabilidad: Elemento clave en los procesos por cuanto en muchas ocasiones el auxiliar no graba correctamente un documento, por ejemplo no le coloca la forma de pago o al ingresar la informacin no cruza los pagos por manejo errado del programa. Esto genera informacin diferente en Contabilidad y el Mdulo de Cartera, lo que hace que debamos verificar, de la siguiente manera: - Conciliar con contabilidad: Se debe realizar mes a mes desde los inicios. Con Shift- Opciones de uso poco frecuente: retomar datos de contabilidad, corrigiendo con las funciones F2, F3, F4 y/o F5, segn el descuadre, igualmente debemos ejecutar inconvenientes con tarjetas o cruzar documentos del mes. F5 - Cuentas por Pagar. Mdulo con caractersticas especiales e iguales a las cuentas por Pagar, con relacin a las cuentas definidas en la Parametrizacin. Permite desde la Administracin de las hojas de Vida, incorporando la informacin a fin de crear clasificaciones para emitir informes especiales. Igualmente las operaciones para conciliar con contabilidad y dems aspectos con la tecla Shift (Opciones para verificar).
1.3.4
ENTER: Grabar de datos (asentar libros).
A partir de esta herramienta de trabajo se inicia el proceso de ingreso de la informacin al programa. NOTA: NO OLVIDE QUE EL TECLADO SIEMPRE DEBE ESTAR EN MAYSCULA. Buscamos el documento previamente creado SI (Saldos iniciales) y con fecha Noviembre 30 de 2010, procedemos a digitar la informacin del balance de prueba teniendo en cuenta que al digitar as:
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Cuenta: Estas deben estar en el ltimo nivel y si la cuenta no fue creada correctamente al ingresar el PUC, hemos previsto que usted como usuario puede crearla desde el documento mismo, solo debe pulsar INS y proceder a crear, teniendo presente que igualmente solicitar si maneja centro de Costos (para Global Ofimuebles solo ser para el grupo 51) y si requiere de terceros o sea de NIT o Cdula. Concepto: Debe ser claro y detallado. Para los saldos iniciales puede colocar APERTURA y en lo que corresponde a clientes o proveedores el respectivo nmero de documento o NIT.
Cuando se ingresan compras y ventas posteriormente el detalle podr ser la clase de producto a comprar o despachar. Beneficiario: Solo aplicable a aquellas cuentas que definimos con terceros, sin embargo usted podr colocar en caja el NIT de Global Ofimuebles Ltda el cual encuentra digitando la flecha derecha, si no fuere posible coloque simplemente la primera letra del tercero y el programa la ubica en orden alfabtico. Asiento Dbito o Crdito: Coloque el valor a asentar de acuerdo con las operaciones contables. Si existieran diferencias de los dbitos y crditos el programa informar que el documento est descuadrado. Cuando el documento est terminado (sin descuadres) al grabarlo el programa pregunta termin todo el documento? S <S/N>, para terminar S, para continuar grabando N. Si usted. teclea ESC el programa reconoce esta orden como ignorar, ante lo cual pregunta Desea IGNORAR este documento? N <N/S> N para continuar
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP trabajando y S para ignorarlo. Al grabar un documento aparece..espere un momento. De esta manera queda incorporado a la contabilidad. Cuando grabamos una cuenta por cobrar, (grupo 13) o cuenta por pagar (grupos 21, 22, 23, 28 entre otros) el documento a registrar solicita el NIT del cliente o de la cuenta por pagar, debido a que usted la parametriz en cuentas especiales. El programa Helisa crea tres clases de archivos a saber: Archivo de terceros archivo de cuentas por cobrar archivo de cuentas por pagar Esta situacin obedece a que la informacin de los movimientos contables se agrupan por terceros (identificacin de Nits y cdulas), y desde esta base de datos se habilitan los datos generales a los mdulos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, los cuales se habilitan desde la captura de datos por medio de los documentos. Lo anterior no significa que en algunos casos solo se requiere informacin en cuentas por cobrar y por pagar sin necesidad de establecer correlacin en terceros. Es por ello que usted debe tener mucho cuidado al ingresar los Nits y nmeros de cdulas por cuanto podr crear ms de un tercero con el mismo nombre, pero con diferentes identificaciones, La ley tributaria establece que debemos reportar la informacin exactamente igual a la grabada en la DIAN. Debe ingresar con la simbologa, por ejemplo CL calle KR carrera y no podr utilizar smbolos como # o -, en estos casos se deja espacio. La razn social tal y como aparezca en el RUT. Solo se podr dar este caso cuando se hacen negociaciones con algn comerciante o empresa que tiene varias sucursales con diferentes nmeros de facturas y en algunos casos con variabilidad de productos.
1.3.5 Ayudas en la captura de datos Para columna de cdigos del PUC: Signo anterior: Cuando usted ha digitado un cdigo y desea repetirlo en la siguiente lnea, solo debe digitar el smbolo. Flecha derecha ---> : Ver cartilla del PUC INS (Insertar): Crear una nuevo grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares, determinando si maneja centro de costos y terceros.
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DEL (Suprimir): Si deseo anular una lnea completa de datos por error en la informacin. R (Retencin): usted debe digitar la retencin en la fuente ya sea por compras o por proveedores, de forma manual, pero cuando haya digitado correctamente la cuenta con la base y el porcentaje, solo debe digitar R y el programa liquidar la retencin as parametrizada. Igual sucede para el caso de proveedores (retencin por pagar). SI usted NO DIGIT CORRECTAMENTE EN LA APERTURA LOS PORCENTAJES DE RETENCIN ESTA AYUDA NO FUNCIONAR. En cuyo caso debe proceder a colocarse en la cuenta correspondiente y estando en concepto digitar F2, de esta manera podr corregir o actualizar las bases y los porcentajes. I (IVA): Funciona de la misma manera que la retencin, pero teniendo presente la liquidacin del Iva descontable y el Iva facturado o generado. Funciona para una tarifa fija del Iva - en nuestro ejercicio de Global Ofimuebles Ltda utilizamos la tarifa general del 16%. F8 (librera): Esta ayuda se utiliza para grabar un documento parcial o total sin necesidad de incorporarlo al sistema, sin embargo SOLO se activa cuando se digitan los datos a grabar y se est situado en CODIGO. Con INS se crea y luego coloca el nombre del documento. Posteriormente podr ser utilizado simplemente llamndolo con F8, busca el documento requerido y con ENTER lo incorpora al documento para terminarlo de grabar o simplemente cambiar valores. Para eliminar documentos de la librera utilice DEL.
1.3.6 Ayudas en Concepto: F9 (Rpido): Puede habilitarlo para traer un nmero de cuenta o un concepto simplemente digitando un nmero o una letra que previamente usted haya parametrizado en Opciones de Uso poco frecuente de Contabilidad programar ayudas en la captura En el ejemplo colocamos cdigo 1= Muebles de Alcoba y oficina. Luego cuando usted est capturando (en conceptos) datos digitar F9 y luego el No 1. Al dar ENTER aparece la leyenda anteriormente creada. Utilcela, agrguele o brrele partes de la misma. TAB: Asume nombre de cuenta: Si desea que aparezca en el concepto el nombre segn el PUC realmente no es conveniente utilizarla . F3 Reemplazar: Cuando teniendo varios conceptos creados usted desea efectuar cambios al documento. Estando en beneficiario se habilitan las ayudas de: Smbolo que representa anterior: Toma el beneficiario del rengln anterior, sin embargo si no requiere cambios, solo debe dar enter para que as lo asuma.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP ---> o Enter: Para ver la cartilla de terceros, si ha digitado una cuenta que corresponde a cuentas por cobrar o por pagar va a la cartilla correspondiente, all ubica el tercero, pero si no aparece podr crearlo (solo si el Administrador le dej esta funcin habilitada en Usuarios), de INS y preguntar NIT, Nombre, direccin, telfono, ciudad. Posteriormente debe ir al mdulo y agregar la informacin adicional, como formas de pago, ante lo cual Podr utilizar algunas de las que previamente hemos creado a saber Contado, crdito 30 das etc., las cuales corresponden a planes predefinidos, o tambin podremos utilizar F2 para cuotas variables y F3 para cuotas fijas (pagos a 3, 10, 24, etc. meses, el sistema divide y fija las fechas). De esta manera se agregan los datos tanto en contabilidad como en los mdulos de Cuentas por Cobrar, de Cuentas por Pagar y de terceros. Para ingresar los valores en Dbitos o crditos se utilizan las ayudas: Signo - (menos) doble cero = 00 y el signo + (ms) triple cero = 000, (Si usted digit 1 - (00) y + (000) el resultado es 100.000. F9. Si usted ha creado cantidades fijas en ayudas de contabilidad, podr utilizarlas digitando el cdigo por usted creado. D (diferencia): Al terminar y a fin de evitar digitar la diferencia puede colocar D (y el programa asienta el valor dbito o crdito) a fin de realizar la partida doble y proceder a cerrar el documento.
1.3.7 Captura de datos Despus de efectuar el asiento completo por partida doble el programa indica..... Termin todo el documento? S <S / n>... proceda a digitar S para terminar o N para continuar ingresando ms informacin. Si usted digit ESC el programa indica.... Desea IGNORAR este documento? N <N / s>... si usted considera que no va a grabar proceda a colocar N en caso contrario S. Al terminar de grabar y salir de este mdulo de trabajo el programa pregunta si desea imprimir, ante lo cual puede realizar este proceso. Si no es as coloca N (no) y puede ir a los mdulos para verificar la informacin de contabilidad, terceros, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e impuestos.
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Para continuar agregando informacin a un documento ya grabado, debe tener la posibilidad de modificar la numeracin y la fecha de los documentos, ante lo cual usted. digitar el documento y la fecha del mismo, el programa despliega..... ESTE DOCUMENTO YA ESTA REGISTRADO (FECHA). Desea continuar? < S / n >. Al colocar S puede continuar grabando, no se preocupe sino aparece la informacin anterior, por cuanto ya est incorporada al sistema. Continu y grabe como de costumbre.
1.3.8 Opciones de uso poco frecuente. Funcin de mucha importancia puesto que modifica y corrige tanto documentos como terceros, Nits, y, cuando por bajas de energa se bloquea el programa, se debe reafectar para que de esta manera se reorganice la informacin y actualice datos y saldos. Contabilidad y terceros: Iniciamos con las opciones en el mdulo que reafectarn la informacin respecto a la contabilidad y terceros. 22
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Con Shift se habilita la funcin desplegando las siguientes opciones: Programas ayudas en la captura: ya aplicable anteriormente para las funciones de captura de datos. Modificar / Reafectar asientos: Desde esta aplicacin, situados en el mes en el cual se digit la informacin, procedemos a traer los documentos grabados a fin de modificar informacin slo en la parte contable, de tal manera que si usted. va a modificar algn dato de cuentas por cobrar o por pagar debe proceder a borrar el documento completo o borrar la lnea, insertando una cuenta puente para que el documento se pueda grabar, inmediatamente se realicen los cambios usted digitar UNA sola vez ESC ante lo cual aparece enter para continuar y para ignorar los cambios ESC. En el modelo encontramos un documento SI-.000001 <SALDOS INICIALES> de fecha 30 de Noviembre de 2010, el cual aparece como ANULADO, proceso que se realiz en la captura de documentos. En este momento se podr borrar totalmente o si desea habilitarlo deber cambiar conceptos, valores etc. (es mas oportuno borrar y volver a digitar desde captura de datos. Con esta opcin podr Modificar, Adicionar, Borrar, Cambiar de concepto y cambiar la fecha del documento (solo dentro del mismo mes). Reafectar libros (nicamente): Se aplica cuando en un corte de Energa los datos no son claros o no aparecen, tambin cuando se recuperan datos (en restaurar copia). Cambiar los NIT (global): Para la utilizacin de este proceso debe crear en terceros el NIT correcto, a fin aplicar los cambios desde esta opcin. El nuevo NIT o Cdula se cambia en toda la contabilidad, Inconvenientes con los libros: Aplicable para corregir errores en los informes contables cuando se han realizado correcciones.
1.3.9 Grabacin de datos por meses. Apertura: en este momento ya hemos grabado el comprobante de apertura, con base en la informacin del taller contable empresa GLOBAL OFIMUEBLES LTDA, y con fecha 30 de Noviembre de 2.010. Backup: No olvide hacer peridicamente (en cada clase) copia de los archivos trabajados.
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Cierre del Mes: terminada la informacin de Noviembre tecleamos F12 para cerrar periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO, QUEDAREMOS TRABAJANDO EN DICIEMBRE DE 2.010, de ENTER para proceder a cerrar o ESC para ignorar. Movimientos de Diciembre: En la empresa se generan dos periodos de trabajo, tenga presente trabajar en Diciembre para grabar la informacin a partir de los documentos. Su instructor le indicar el orden respectivo que corresponde a las fechas de generacin de cada uno. Cierre del Mes: terminada la informacin de Diciembre tecleamos F12 para cerrar periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO, QUEDAREMOS TRABAJANDO EN AJUSTES DE 2010, d ENTER para proceder a cerrar o ESC para ignorar. Movimientos de ajustes: Se procede a grabar en documentos los ajustes para la consolidacin al cierre del ao. Cierre del Periodo: terminada la informacin de Ajustes tecleamos F12 para cerrar periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO, QUEDAREMOS TRABAJANDO EN CANCELACIN DE 2010, de ENTER para proceder a cerrar o ESC para ignorar. Movimientos de Cierre: Realice el cierre de Cuentas de resultado y cancelacin de terceros. El proceso se debe realiza despus de revisar y confirmar que todos los ajustes de diferidos se realizaron perfectamente, se ajustaron las cuentas de impuestos, se determin que ninguna cuenta del activo quede con saldo crdito salvo provisin de cartera y depreciaciones, igualmente se verifican los pasivos, los cuales siempre tendrn saldo crdito. Por seguridad efecte la impresin definitiva a fin de evitar que se agreguen datos o se modifique la informacin, recuerde siempre que est seguro de no realizar cambios posteriores. Cierre del Periodo: terminada la informacin de Cierre tecleamos F12
1.3.10 Impresin de Comprobantes y libros oficiales Al finalizar el ejercicio contable SE DEBEN IMPRIMIR LOS LIBROS OFICIALES DE ACUERDO con las normas expuestas en el Cdigo de comercio, ya comentadas anteriormente. Sin embargo aclaramos que la firma del contador pblico o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los siguientes hechos:
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 1. Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas vigentes sobre la materia. 2. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situacin financiera de la empresa. 3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes, en el caso de la declaracin de retenciones.
Como vemos, la norma es enftica en establecer que la firma de un profesional de la Contadura pblica en las declaraciones tributarias implica que dicho profesional se asegur primero de que los libros de contabilidad estaban llevados en debida forma antes de poder proceder a firmar la respectiva declaracin. En consecuencia, slo las cifras que se registren en los libros oficiales de contabilidad son las que respaldan la informacin llevada hasta la declaracin tributaria y avalada por el respectivo profesional de la contadura.
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Lo anterior significa que si al momento de presentar la declaracin tributaria el Contador o Revisor Fiscal slo tuvieron a la vista lo que se reflejaba en simples listados auxiliares o balances de prueba, debe velar entonces porque esa misma informacin sea la que llegue hasta los libros oficiales pues si sucediese que al momento de asentar las cifras en los libros se producen cambios, en ese caso se entendera que la declaracin respectiva no qued correctamente elaborada. Se ratifica si tomamos en cuenta lo que el mismo estatuto Tributario establece en su Art.775 del ET y que es aplicable al menos al caso de la declaracin anual de renta. All leemos:
ART. 775.-Prevaleca de los libros de contabilidad frente a la declaracin. Cuando haya desacuerdo entre la declaracin de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen stos.
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1.3.11 Funcin de Anlisis financiero: Por el mdulo de contabilidad, se procede a reflejar en los informes de contabilidad el anlisis horizontal, vertical y las razones financieras (tema que trataremos en CC (anlisis), es por ello que los programas contables lo aplican a fin de permitir el buen uso de esta herramienta. Un informe para anlisis que debe imprimir es: cambios en capital de trabajo y estado de fuentes y usos. Esta informacin es vital para efectos de determinar los rendimientos econmicos de la empresa. (Corresponde a anlisis financiero- tema a tratar en el prximo Semestre)
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Este informe es muy interesante para la Gerencia o el departamento financiero con el nimo de verificar el comportamiento de ventas, gastos o cualquier otra informacin que as se requiera.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP As tambin podr emitir los certificados de retencin en la fuente, siempre y cuando usted haya parametrizado los porcentajes en el momento en que realiz la organizacin del PUC y organizado por intermedio de cuentas especiales a trabajar.
De conformidad con las normas contenidas en el estatuto tributario, todo tipo de persona natural o persona jurdica que haya actuado como agente de retencin a titulo del impuesto sobre la renta, se halla en la obligacin de expedir anualmente, en los plazos que seala el Gobierno, el respectivo certificado por las retenciones practicas en el ao fiscal inmediatamente anterior. Estos se deben expedir ya sea por conceptos laborales, caso en el cual el certificado se expide en original y tres copias, o por los dems conceptos, caso en el cual solo se expedira en original y una copia; vase los art.378 y 381 del ET. As mismo, quienes hayan sido agentes de retencin a ttulo del impuesto sobre las ventas (ya sea cuando compran a empresas del rgimen comn, o cuando asumen la retencin por comprarle a personas naturales del Rgimen simplificado), tambin estn obligados a expedir un certificado en forma bimestral por las retenciones practicadas durante cada respectivo bimestre (se debe expedir dentro de los 15 das siguientes a la finalizacin del bimestre. (Pargrafo 2 del art.615 del ET). Adicionalmente, la labor de expedir el certificado no concluye con la mera elaboracin del respectivo certificado, sino que tiene que procederse a su entrega o despacho para que en efecto se cumpla con lo que buscan las normas superiores, es decir, que al sujeto pasivo le lleguen oportunamente tales certificados. Todos los agentes retenedores deben expedir los certificados En consecuencia, todo agente retenedor debe conservar al interior de sus archivos (por lo menos durante 5 aos como lo indica el art.632 del ET), la prueba de que s procedi a expedir (elaborar y entregar o despachar) la totalidad de los certificados que le corresponda expedir en algn momento dado .
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1.4
PROGRAMA CONTABLE HELISA GW.
Con la misma filosofa en la programacin del Helisa 4.2K (DOS), Proasistemas desarrollo la nueva versin GW y muy pronto la versin touche que requiere tener la pantalla prevista para este fin y tocando con un dedo los iconos se establece el efecto posible para controlar varias soluciones. Algunas caractersticas especiales tomadas de los manuales de helisa son: Interconexin automtica entre los mdulos. Capacidad para manejar hasta 100 empresas. Creacin ilimitada de usuarios con definicin de perfiles de acceso individual. Auditoria de uso, que permite rastrear las operaciones realizadas. Actualizacin automtica de saldos en los libros de todos los meses siguientes, cuando se modifica o adiciona una transaccin en un periodo anterior. Reutilizacin de cartilla de cuentas, clientes, proveedores, terceros, centros de costos y documentos entre las empresas creadas Banco de formatos de documentos y cheques, que pueden ser utilizado por varias empresas sin tener que definirlo en cada una de ellas.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Para todos los informes se muestran para su seleccin los diferentes medios de salida detectados, como impresoras, pantalla, correo electrnico, fax, archivador, archivos de cualquier tipo (hojas electrnicas, editores de texto). Consultas rpidas de informacin por pantalla, totalmente interactivas, pues permite definir contenido, formas, ordenamientos, totales y pueden ser enviadas directamente, sin definiciones previas a Hojas de calculo (Excel), manejadores de texto (Word), archivos de formato HTML y XML. Estas consultas con toda su carga de contenido, puede ser convertida en informe con una poderosa herramienta de diseo de informes en lnea, donde puede adicionar logos, grficos, tamaos, fuentes, colores, ttulos y subttulos 1.4.1. Instalacin El programa se inicia con el CD de instalacin en el computador establecido por el usuario.
Al colocar el instalador aparece la siguiente informacin, ante lo cual usted debe proceder a cargar el programa, tal como lo indica el procedimiento. Se procede a instalar, en perfecto orden y digitar el nombre de la empresa, Nit y a continuacin la licencia asignada. Posteriormente la clave para fireBire y tan pronto terminamos instala en la unidad C: /
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Inmediatamente se termine quedar en su escritorio un acceso directo con el nombre helisa GW2. Y despus de dar doble click se abre el siguiente modelo, ante lo cual usted procede a escribir ADMINISTRADOR y la clave ---- nicamente tecla enter...
1.4.2 Creacin de empresas Desde este mdulo de trabajo se inicia presentando la lista de 100 empresas, para ir creando las que se requiera. Si usted adquiri una sola empresa no se podrn habilitar sino dos nmeros, uno para la prueba y el de la empresa real. Su formador le indicar el nmero que le corresponde de acuerdo con la clase respectiva. 32
Crear la empresa: cdigo correspondiente y CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA
CREAR una nueva empresa: CLICK derecho de su Mouse. O ins (insertar) Coloque el nmero de empresa a instalar.
Indique el periodo inicial. Recordando que si va a empezar en enero debe colocar el mes de diciembre a fin de grabar el balance final a 31 de diciembre y luego si proceder a cerrar el ao, para que de esta manera quede como saldo anterior y no como un movimiento del mes de Enero. Digite el nombre de la empresa, como esta registrada en Cmara y Comercio. Para nuestro taller C.I. COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES
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LTDA. NIT. (verifquelo en su taller), el cual podr obtener de descargas de INCAP. ALUMNOS.
Ingrese el NIT de la compaa, el cual se debe ir sin separaciones de miles y el digito de verificacin Direccin principal con la simbologa de la DIAN o tesorera municipal. Ubique el municipio el cual ya est previamente creado por HELISA. IMPORTANTE: Busque la pestaa de estructura de cuentas (PUC) Plan nico de cuentas para Colombia (decreto 2650 de 1.993). - si usted no realiza este proceso tendr que digitarlo de forma manual. Marque PUC para comerciantes. Introduzca la informacin del representante legal. Si lo desea, podr colocar el logotipo de la empresa. Ubique los LOGOTIPOS de la empresa en los formatos preestablecidos.
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NOTA: Los dos ltimos pasos no son tan necesarios en la creacin, posteriormente se podrn agregar o corregir.
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D clic en Aceptar y espere que el programa procese la creacin. Aparecer la empresa ya creada sobre la cual no se podr modificar el nombre, ni el periodo de inicio. Es por ello que debemos tener los datos de la empresa que encontraremos en el certificado de la cmara de comercio, en el en el RUT, as tambin para la ciudad de Bogot el RIT (Tesorera municipal). En la parte inferior izquierda podremos encontrar las ayudas, que nos servirn para comprender el entorno GW. Al teclear en ayuda se despliega el presente informe, el cual servir para aclarar inquietudes en cualquier momento dentro del proceso de operacin del sistema.
Helisa crea la tecla F1 como la manera directa para llegar a este lugar
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1.4.3 Parmetros El mdulo maneja las variables que se utilizan en el proceso de captura de datos. Se clasifican en Globales y particulares. Globales: Son las variables de apoyo que utilizar el sistema para todas la empresas. Particulares: Son los que se utilizan durante el proceso y para cada empresa. Al seleccionar este mdulo despliega los diferentes parmetros a manejar en Helisa GW. Para ir a la opcin de parmetros ubquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con clic la empresa a trabajar y d clic en parmetro.
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GLOBALESProceso: Mdulo Parametrizacin Globales o Lista de usuarios Con INS Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a asignar al usuario las empresas que va a trabajar. Igualmente parametrice si como usuario puede crear ms empresas, modificar empresas, crear documento, as como anularlos o modificarlos. Parametrice clientes, proveedores, otros terceros. En nuestro taller nicamente trabajaremos con el mdulo de contabilidad, as que no se requiere parametrizar mas detalles. Nota: si usted deja en 0 (cero) los meses a trabajar no permitir su uso, es especial para usuarios a los cuales slo se le permite verificar la informacin. Se les admite CONSULTAR hasta el nmero de meses que se desee. (Para la gerencia, administracin entre otros).
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o Lista de conceptos frecuentes. Le permite crear textos para agilizar la captura de conceptos en las transacciones, durante el proceso de captura de datos.
Ejemplo: proceda a INS Coloque C Cancelacin de la factura N Y luego M Mesas y sillas. Tecla rpida: este sistema se usa cuando est grabando los documentos. La lista muestra los conceptos organizados alfabticamente en forma ascendente, con su correspondiente tecla rpida. La lista de conceptos se aplica para todas las empresas es Global. o Lista de Variables Una variable es un elemento que representa un valor dentro del sistema para determinado concepto. selas para la definicin de formatos impresos, las cuales estn divididas en dos clases: Variables predefinidas: Estn en los programas ya aplicadas en los documentos, de formatos helisa o minerva. Variables definidas por el usuario: En esta lista se despliegan nicamente las variables definidas por el usuario, puesto que pueden ser manipuladas de acuerdo a sus necesidades.
o Lista de departamentos y ciudades. Ingrese las ciudades que no estn aqu definidas. Con INS (crear) la informacin aqu descrita se utiliza para cartera, terceros etc.
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o Bancos y Sucursales: Le permite realizar el mantenimiento de los bancos y sucursales a manejar en Helisa GW. Manipule la lista con las opciones para crear bancos y crear sucursal ESC modificar, eliminar o ver el detalle de un concepto. La lista de Bancos se puede ordenar por cuenta, banco y sucursal o por banco y Queda disponible para todas las empresas creadas en el sistema. Verifique los cdigos de las entidades financieras colombianas en: http://www.banrep.gov.co/sistema-financiero/sip_ch_pregun.htm#1
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP o Monedas y tasas de cambio: Esta lista muestra los conceptos organizados alfabticamente en forma ascendente, con su correspondiente tecla rpida. Solo utilcelo cuando requiera efectuar manejo en otras monedas. Opere con opciones para crear el nombre, el smbolo, y la tasa de cambio; modificar, eliminar o ver el Detalle de un concepto. La lista de monedas y tasas de cambio es nica y es disponible para todas las empresas.
Paag e intereses:
Aparece en pantalla la lista de meses para ingresar y realizar el mantenimiento de los porcentajes del PAAG (no aplicables en este momento mediante decreto No 1536 del 7 de mayo de 2007.).
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La tasa de inters de usura y la tasa de inters por mora de usura, del ao seleccionado, en el campo correspondiente. Este mdulo se utiliza en este momento solo para liquidar intereses por mora. o Formas de Pago. Designacin de una forma de pago especfica. Con crear, modificar o eliminar usted podr definirlas, aplicables a cuentas por cobrar y por pagar. Podr crear formas de pago fijas o a una fecha cierta 30, 60, 45 90 das entre otras. Para las formas de pago especiales. Usted podr definir el porcentaje para la primera cuota, y los saldos a cuotas diferenciales.
Para el taller proceda a crear las que a parecen en el modelo y con su formador defina otras formas de pago. o Definicin de Formas Se disean los modelos de impresin de documentos, cheques, cartas, certificados y dems formatos del sistema.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP En formatos para documentos coloque los sugeridos o las formas minerva, cuando en la empresa poseemos algn modelo en especial, se podr crear con las herramientas. Para disear un formato tenga en cuenta: 1. Ingrese el alto y ancho en nmero de pxeles de la pantalla que se utiliza para el formato. 2. Ingrese uno a uno los campos que contiene el formato. 3. Utilice los botones que aparecen en la parte superior de la pantalla para grabar, crear formatos, manejo de imgenes, imprimir, introducir texto, insertar variables y tablas, entre otros. 4 Una vez definido el formato se procede a grabar en la base de datos utilizando los botones descritos anteriormente.
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o Tipos de unidad de inventario. Le permite crear las unidades de medida a manejar en el inventario. La pantalla maneja un listado de las unidades creadas y con clic derecho sobre el listado, puede crear, modificar, y eliminar un registro. o Parmetros del Puerto.
Le permite configurar los parmetros de entrada de una impresora ya sea de punto, con cartuchos recargables entre otras.
PARTICULARES. Son todos aquellos parmetros utilizados a lo largo de la contabilidad de una empresa. Seleccione primero la empresa del Directorio de Empresas.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP o Lista de funcionarios Con INS Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a asignar la informacin all descrita. Se incorporan datos del gerente, revisor fiscal, contador etc. La lista de funcionarios nos permite realizar el mantenimiento de los datos de los funcionarios con sus opciones al trabajar en el programa. Estos funcionarios los puede utilizar para la firma de los informes y para crear acceso al sistema.
o Lista de documentos Con INS Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a asignar los documentos requeridos. Es importante conocer la numeracin que lleva la empresa a fin de continuar con la misma numeracin de manual al sistema. (Verifique en su taller).
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Nota: Con el nimo de trabajar la contabilidad, solo utilice el mdulo de contabilidad, por cuanto en esta versin educativa no estn habilitados todos los mdulos.
No olvide que debe habilitar al usuario a fin de que pueda ingresar la informacin
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o Lista de precios. Con INS Crear: Ingrese la informacin que es al detal. (Aplicable cuando se posee el mdulo de inventarios habilitado). o Contabilidad.
Las clases definidas por las entidades gubernamentales y reguladoras son: Activo, pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos (incluye el costo de ventas y costos operacionales), Cuentas de Orden y cuentas contingentes. Niveles de clasificacin: Corresponde a la estructura en la cul deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definicin de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen en Colombia. NIVEL CLASE GRUPO CUENTA Subcuenta Auxiliar Subauxiliar CODIGO 1 11 1110 111005 11100501 1110050101 DESCRIPCION ACTIVO DISPONIBLE Bancos Moneda Nacional Banco Cafetero Y No de cta. Cuenta Corriente No 10000000.
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Verifique con su formador cules son los requerimientos y utilice el modelo A. En contabilidad cartilla de cuentas-c proceda a copiar el PUC de comerciantes. (Pg. 75)
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o Cuentas de Uso Especfico Utilice esta opcin para parametrizar las cuentas del activo disponible, En la parte inferior aparecen las notas para cada uno de los conceptos. Este cambia de acuerdo al desplazamiento por los conceptos. Para cambiar un cdigo de cuenta, sitese en el concepto a cambiar, oprima la tecla RETROCESO o flecha hacia la izquierda para borrar uno de los nmeros existentes. Escriba el nuevo nmero de cuenta y oprima ENTER. Si no desea cambiar el cdigo de la cuenta de un concepto, pulse ENTER, para pasar al siguiente concepto. En cada concepto se debe colocar una sola cuenta excepto en las conexiones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, donde se pueden registrar varios cdigos de cuentas separados por comas.
An cuando la correccin monetaria no aplica es necesario colocarla con su cdigo 4705.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP o Estado de resultados clasificado. Cada empresa puede optar por modificar la presentacin del estado de resultados clasificado, por cuanto depende de la actividad que este desarrollando. La manera como esta organizado es: letra T se utiliza para los totales y C para asignar las cuentas que traer de la contabilidad, cuando se le solicite el informe respectivo.
o Ajustes integrales por inflacin. As se parametrizaban los ajustes por inflacin. La reforma tributaria (ley 1111 de dic 27 de 2006), elimina totalmente, a partir del ejercicio 2007, el sistema integral de ajustes por inflacin que se haba implantado desde el ao gravable 1992 y que produca efectos nicamente en el impuesto sobre la renta y complementarios (Ver art.78 de la ley 1111 que derog los artculos 329 a 353 del ET). http://www.jccconta.gov.co/consejot/publicaciones/DoctrinasPDF/eliminacion%20de%20los%20ajustes%20por%20inflacion.pdf
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Terceros e impuestos Los parmetros que rigen al mdulo de Terceros e Impuestos se manejan a travs de las siguientes opciones que analizaremos, por cuanto de esta parametrizacin depende la aplicacin perfecta de las liquidacin de los impuestos de IVA, ICA, RENTA y por ende las respectivas retenciones en la fuente, a saber Retefuente por renta, retefuente por IVA y retencin en la fuente por ICA (Para aquellos municipios en donde se aplique la retencin en la fuente por industria y comercio, debe verificar las tarifas correspondientes, segn normas tributarias municipales)
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o Impuestos, descuentos y valores Se crean con INS incluyendo el recurso de tecla rpida utilizando en la creacin del cdigo (letra). En esta opcin es necesario crear los impuestos correspondientes para la gestin de compras. Por ejemplo IVA, ICA, Retencin de IVA, Retencin de ICA, Retencin en la fuente, Autoretencin (slo utilizado para las empresas que han sido as clasificadas y con resolucin para este fin), Valor bruto y descuentos.
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Para el taller de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA utilizaremos los siguientes conceptos:
Para efectos de la tecla rpida, utilizaremos los siguientes cdigos, su formador le indicar si realiza o crea nuevas teclas rpidas. En los manuales de Helisa se aplican otros cdigos. Para el taller de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA utilizaremos las siguientes ayudas. La tecla rpida ejemplo (Todos de la 1355). A B C Anticipo retefuente Renta. Anticipo retefuente Iva. Anticipo retefuente ICA.
Ahora bien para las retenciones practicadas. A pagar. R S J H M P Retencin por compras al 3.5% Retencin servicios 6% Retencin servicios personas jurdicas 4% Retencin arrendamientos 3.5% Retencin arrendamiento muebles 4% Retencin compras proa. Agropecuarios. 1.5% 23654035 23652506 23652504 23653035 23654040 23654015
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Sin embargo en cada empresa se determinan los conceptos, inclusive Helisa utiliza R para retencin I para Iva etc.
o Cuentas de uso especfico. Le permite generarlos colocando el concepto y al frente del mismo el cdigo de cuenta correspondiente. Para cambiar un cdigo de cuenta, sitese en el concepto a cambiar, oprima la tecla RETROCESO o flecha hacia la izquierda para borrar uno de los nmeros existentes, proceda a cambiarlo y oprima ENTER. Si no desea cambiar el cdigo de la cuenta de un concepto, pulse ENTER, para pasar al siguiente concepto. Se recomienda cuando se han realizado cambios dar enter hasta el final del formulario, de esta manera certificaremos que se han realizado los cambios. Si no quedan organizadas los informes que emitiremos sern irreales y afectaran el desempeo del programa.
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o Conceptos tributarios. Le permite generar los conceptos tributarios para emitir los anexos oficiales. La lista de conceptos es independiente para cada una de las empresas, debido a que no todos los informes segn la actividad pueden ser iguales.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Posterior a su creacin se debe proceder a ligar las cuentas o sea verificar segn el PUC previamente creado. Si no lo ha hecho puede dejarlo en pendiente para luego continuar o de una vez ir a contabilidad cartilla de cuentas y copiarla del PUC previamente creado por Proasistemas. o Definicin de formatos. Le permite generar modelos especiales, mediante la distribucin que cada usuario desee. Helisa GW ya tiene los formatos tradicionales para las todas las retenciones en la fuente, incluyendo los certificados para los empleados en caso de tener el mdulo de nmina, as tambin la comunicacin de solicitud de certificados para los clientes, incluyendo los rtulos para los envos por correo.
Para nuestro caso no se requiere efectuar cambios a estos modelos. El mismo evento para Ingresos y retenciones, o Conceptos para declaracin de IVA. Le permite establecer la informacin a fin de emitir los datos organizados para realizar la declaracin de IVA, con base en la informacin real cada bimestre.
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o Conceptos para declaracin de Retencin en la Fuente. (renta e Iva, y timbre). Le permite organizar la informacin a fin de emitir los datos organizados para realizar la declaracin de IVA, con base en la informacin real cada bimestre.
o Centros de costos. Le permite organizar la empresa por departamentos o por tipo de gasto, as tambin utilizado para controlar los presupuestos tanto de gastos como de ingresos.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Utilizaremos un slo nivel con 2 dgitos, estos se tendrn en cuenta cuando organizamos el PUC, a fin de determinar cules son las cuentas que tendrn centro de costos. o Cuentas por Cobrar. Le permite parametrizar hasta 20 tipos de cartera, con conexiones a las cuentas y subcuentas del PUC.
En cuentas de uso especfico se establecer mediante el uso de las siguientes cuentas.
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Y para culminar con el proceso en cuentas por cobrar, se pueden establecer los formatos que se requieran, como el modelo que est organizado en HELISA, luego proceda a gravar el modelo para nuestra empresa.
o Cuentas por Pagar. Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a las cuentas y subcuentas del PUC.
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o Anlisis financiero. Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a las cuentas y subcuentas del PUC. Los Grupos, son las listas para reunir la informacin pertinente a fin de obtener los indicadores financieros, en forma de datos y grfica.
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o Bancos. Se debe colocar 111 (para la cuenta de uso especfico), si ya se ha establecido un control por medio de las cuentas de orden, se podr as establecer. Cuando se tiene el mdulo habilitado aparece el modelo que presento a continuacin:
En este mdulo se establecen los formatos para los extractos, dependiendo de la entidad financiera y lo que se debe realizar es con ayuda de proasistemas organizar la informacin a fin de verificar entre la contabilidad y los extractos a fin de obtener las diferencias, que pueden estar codificadas en conceptos de conciliacin, y simplemente seria indicarle al sistema cual seria el asiento contable. De esta manera se hace mucho ms productivo el tiempo que se requiere para establecer las diferencias y la labor en este caso del auxiliar de contabilidad se limita a realizar el proceso. Tiempo que utilizamos en otras tareas como pueden ser el control tributario en general. El modelo propuesto por Helisa para la opcin para medio magntico, consiste en la organizacin de la informacin, para hacer efectiva la conciliacin por medio del sistema.
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o Inventarios Cuando se ha adquirido el mdulo este se crea mediante cdigos, vinculados a las cuentas, se organiza la forma del cdigo por niveles al igual que los centros de costos.
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Posterior a este proceso se podrn definir las cuentas contables que afectan a los inventarios, se inicia con la conexin que si se desea para facilitar labor se realiza en lnea con el animo de establecer menos detalles en el manejo del inventario. Sin embargo en el modelo podemos apreciar el inventario por lotes, globales. Tema que se tratar ampliamente en el Diplomado de Programas Contables con nfasis en los inventarios.
A continuacin se presenta la lista de cuentas a utilizar las cuales van ligadas con los productos. Posterior a este proceso se establecen las cartillas de grupos organizndolas por las generalidades del mismo y segn las caractersticas de cada grupo con productos de la misma clase o la especie. As tambin se deben crear las bodegas en donde se van a controlar los inventarios y por ende una cartilla de familias ligadas a los grupos, como por ejemplo en una empresa manufacturera el grupo son muebles de hogar y la familia podra ser camas y mesas de noche entre otras.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP En el caso de la carga fabril, esta se utiliza para el manejo de los elementos como por ejemplo la mano de obra, as tambin otros costos como energa etc.
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o Gestin de ventas Cuando se ha adquirido el mdulo de ventas se proceder a definir los vendedores a fin de colocar los porcentajes de ventas y de esta manera se liquidarn las comisiones
Posterior a ello la organizacin del puesto de facturacin, las cuentas que afectan las ventas mediante los sistemas de facturacin POS y PLU por ventas directas en caja.
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UTILITARIOS Este mdulo es de mucha importancia por cuanto mediante su uso podremos cerrar los periodos mensuales y anuales que en HELISA GW, al igual que la versin DOS, maneja 14 periodos a saber 12 meses de trabajo normal, un periodo adicional para ajustes y un periodo adicional para efectuar el cierre de cuentas transitorias de utilitarios contempla las opciones que significan un cambio radical en la base de datos, ya sea por cambio de mes de trabajo o por modificacin de la informacin contable.
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El revisar y reafectar los libros en otros programas se denomina reafectar que organiza la informacin cuando a cortes de energa, se anulan documentos y se corrigen errores en los mdulos de cuentas por cobrar y por pagar entre otros.
o Modificar documentos Nos permite corregir asientos con error, ya sea por valores, error en codificacin o de terceros. Sin embargo debe tener presente que si afecta los mdulos de cartera y cuentas por pagar estos igualmente debern modificarse las formas de pago previamente creadas. En el ejemplo a continuacin se aborda el tema tomando como ejemplo el ingreso de los saldos iniciales y una posible modificacin.
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Despus de ingresar al documento a corregir, procedemos a colocarnos en el asiento contable a corregir ante lo cual se ingresar y se digita el valor a corregir o el debito o crdito as como el concepto, en fin lo requerido, en este momento aparecer el valor corregido y por ende quedar descuadrado y es all donde se debe definir la contrapartida que provoc el error la cual tambin se debe corregir.
En el momento de efectuar la correccin despus de efectuada la partida doble se teclea aceptar y el sistema corrige el error. Ejemplo aqu corrijo el valor de la caja menor y al ver posteriormente el documento quedar as registrado.
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o Copias de seguridad. En este proceso uno de los mas importantes al ejecutar los Backups, que permiten tener copias de los avances de los trabajos desarrollados, por cuanto no estamos exentos de fallas en la energa (aun cuando ahora se adquieren UPS) que permiten gravar sin error y cerrar correctamente. Los virus que llegan por diferentes medios, incluyendo la Internet; es por ello que en las empresas no se permite sino los correos corporativos y se bloquea el acceso a otras paginas o redes sociales. El proceso es muy sencillo, creando una carpeta con la fecha del backup, esta carpeta nueva estar situada en otra unidad, porque de otra manera no sera optimo. Backup: Se realiza en dos pasos:
a) Globales. Incluye todos los parmetros generales. Si hay varias empresas creadas se sugiere tener cuidado de no copiar sino su empresa.
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b) Datos anexos. Que incluye algunos parmetros especficos. Se marcan todos EXCEPTUANDO directorio de empresas (cuando se tiene muchas empresas creadas). Este proceso se realiza desde datos anexos elaborar Copia... De igual manera que el proceso anterior y ubicando los datos en la carpeta previamente creada. Restaurar de las copias.
En el evento de requerir subir la informacin desde el Backup, proceda a dirigirse a UTILITARIOS COPIAS DE SEGURIDAD- RESTAURAR COPIAS DE SEGURIDAD. Y luego a COPIA DE DATOS ANEXOS.
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Paquete Contable II
o Cierre de Periodo Se aplica nicamente en el momento de requerirlo, sin embargo es solo de carcter contable a fin de evitar que los usuarios graben informacin en periodos ya consolidados, que podran afectar cuentas importantes como el IVA, las retenciones etc., por cuando en la mayora de eventos ya se han presentado los respectivos formularios. Lgicamente que en algunos eventos amerita corregir las declaraciones de retencin o de IVA e ICA debiendo cancelar las respectivas sanciones por extemporaneidad e inclusive intereses.
Cuando un mes ya ha sido cerrado puede regresar al mes correspondiente a fin de efectuar asientos adicionales o correcciones (aprobadas por el Contador y/o Auditor). Con el Mouse - click derecho busca la opcin mes a trabajar y marca el mes respetivo. En ningn momento el cierre de perodo significa que no se podr volver a trabajar con el perodo actual. Helisa GW permite consultar, asentar movimiento y obtener reportes de perodos anteriores (siempre y cuando tenga la autorizacin respectiva), desde el momento mismo de la iniciacin contable (perodo inicial) hasta el da de hoy (perodo actual). HELISA GW, maneja catorce (14) perodos: Los doce (12) meses (Enero, febrero,..., diciembre), el mes de Ajustes y el mes de Cancelacin. El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes contables posteriores al balance de Diciembre. Advertencia: El mes de Ajustes NO es el mes de Ajustes por Inflacin: Los ajustes por Inflacin, si hay necesidad de realizarlos, se deben calcular cada mes por el sistema de causacin. (Por ahora no aplica).
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP El mes de cancelacin (o sea periodo 14) utilcelo para cerrar las cuentas de resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el patrimonio. Cuando se cierra el mes de diciembre, se pasa al mes de Ajustes. Exista o no exista movimiento puede cerrar este perodo, pasando al mes de Cancelacin. Al igual que el anterior, puede cerrar este perodo sin necesidad de efectuar el comprobante de cancelacin, para quedar en el mes de enero del siguiente ao. Nota: Si usted se encuentra trabajando en el mes de diciembre y estn pendientes algunos ajustes para cerrar contablemente el perodo y necesita ingresar movimiento del mes de enero, para no atrasar la grabacin cierre tranquilamente los perodos de diciembre, Ajustes y Cancelacin. Una vez situado en enero puede grabar informacin de este mes. Para grabar la informacin de los ajustes, utilice la opcin de Asentar los libros, indicndole a Helisa que se trata de un documento con fecha anterior, para que el programa efecte la reafectacin necesaria de los meses subsiguientes. Al finalizar todas las tareas el sistema regresa al men de empresas, mostrando el nuevo perodo como perodo actual. Para ir a la opcin de cierre de perodo ubquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con clic la empresa a trabajar y de clic en utilitarios/cierre de perodo. El anterior proceso es bastante dispendioso, pero si no se lleva a cabo, no es factible optimizar el uso del programa
1.4.4 Administrador - Contabilidad
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Realmente todos los programas contables incluyen este tipo de parametrizacin a fin de que en la grabacin de datos no se pierda tiempo y sea bastante inmejorable su funcionamiento y el rendimiento de quienes trabajan en el proceso de ingreso de datos sea efectivo, vers, fidedigno y en tiempo real. La contabilidad por causacin, conocida tambin por contabilidad por acumulacin es un sistema basado en el registro contable, por medio de documentos que soportan las transacciones comerciales, y que se den agregar en el momento en que ocurra el hecho o sea cuando se causa la factura de compra y posteriormente su pago con el egreso, as tambin con la de venta y luego el recibo de caja con su pago. En general todos los documentos en el instante mismo de su entrega o recibo. La contabilidad por causacin representa de esta manera la realidad del comerciante y entrega datos reales a sus propietarios, socios o accionistas. El proceso a seguir es organizar el PUC en caso de que no se haya realizado con la parametrizacin, que realmente se requiere. Pg. 49.
Antes de empezar a grabar verifique si requiere terceros en las cuentas, centros de costos entre otros.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP o El PUC con terceros y centros de costos: Si usted requiere por ejemplo que todas las cuentas de gastos administrativos tengan terceros y centros de costos, ubquese en el grupo 51, mrquelo y luego proceda a modificar
Las cuentas que usted organiz en impuestos, descuentos etc., de la parametrizacin, deben estar previamente habilitadas, por cuanto al momento de la captura de informacin estas no tendran el funcionamiento adecuado. Casos especficos que debemos constatar para su perfecto funcionamiento son las cuentas de: 1- IVA descontable 2- IVA generado 3- Retenciones en la fuente 4- Dems cuentas
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Procedemos ahora a ligar las cuentas de los impuestos, de esta manera estarn ancladas con los formularios y dems temas tratados en la parametrizacin.
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1.4.5 Administrador Terceros e impuestos y centros de costos Administracin de terceros tiene como finalidad mantener al da las hojas de vida de todos los terceros como el control sobre sus saldos y movimientos la informacin aqu tratada nos servir de mucha utilidad al reunir por medio del NIT o cdula los acumulados de las transacciones comerciales ya sea de clientes, proveedores, gastos, compras entre otros. El acumulado aqu reflejado incluyendo las retenciones, son base para emitir los cerificados de retenciones, as como reportar ante los organismos de control, con las DIAN o las TESORERIAS MUNICIPALES. Es importante tener en cuenta que las hojas de vida son bsicas para cualquier procedimiento tributario. Cartilla de NITS Y/ O Cdulas. Proceda a crear los terceros requeridos empezando por su nmero de identificacin a quien le grabaremos los datos de sueldos y dems aspectos relacionados Algunas de las propiedades del programa son: o Hoja de vida con campos separados para nombres y apellidos, ajustado a los requerimientos de medios magnticos de la DIAN. o Seleccin de terceros por nombre o por NIT. o Consultas dinmicas e interactivas que permiten hacer seleccin de contenidos, columnas a mostrar, ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML. o Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre. o Relacin de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual. o Elaboracin de extractos o estados de cuenta de terceros, con seleccin de rangos de fechas.
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Se organiza la informacin a fin de elaborar de forma directa los formularios de IVA, y retenciones en la fuente. El procedimiento de ligar se establece por medio de la seleccin de las cuentas que integrarn el formulario, es por ello que se debe organizar perfectamente el Plan nico de Cuentas.
El mdulo permite emitir listados de terceros en un periodo de tiempo. Ejemplo requerimos conocer los pagos realizados por energa durante un ao. De manera que lo que hacemos es filtrar dicha informacin y marcar el periodo de tiempo. El procedimiento es Informes. Medio de salida pantalla, en terceros ubicamos el Nit o nombre y lo marcamos, en caso de requerir un informe general con CLIC derecho marcamos o demarcamos o con CTRL + INS y de esta manera nos permite filtrar la informacin requerida. De la misma manera emitimos extractos filtrando y marcando los periodos de tiempo requeridos, por cuenta, por terceros y por fechas. Al generar el informe, en la parte superior aparecen unos botones con la siguiente funcionalidad: Acercar o alejar la imagen, mostrar la hoja anterior o la posterior, imprimir, abrir reportes anteriores, salvar la informacin en un archivo, enviar la informacin por e mail, utilizar el archivador de informes, salir del informe.
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1.4.6 Administrador Cuentas por cobrar. Permite al usuario emitir informes en tiempo real sobre la cartera, en la toma de decisiones sobre control, provisiones etc. En Administrar las hojas de vida, permite realizar el mantenimiento de la lista de deudores de una empresa determinada. La lista despliega los nombres de los deudores y su respectiva identificacin.
Proceda a crear los terceros que requiera para la contabilidad de la empresa CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA. Recuerde que se requiere colocar la informacin conforme las normas tributarias, es preferible manejarlo con la simbologa establecida para este fin
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Mdulo Gua
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Para emitir informes despus de ingresar los documentos o captura de datos, usted podr entregar a tiempo reportes por cliente, por fecha, por tipo de documento o generando y filtrando todos los documentos por tipo de cliente.
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Al generar los reportes tan detallados, igualmente el informe de cartera es muy claro y podr verificar y emitir informes para contabilidad, para la gerencia y para cobranza entre otros. En Transferencia de datos podremos exportar o importar datos desde otros programas. Al realizar el proceso de exportacin, filtramos por fechas, por cliente, en los diferentes formatos Excel (.xls), de texto, para Internet etc.
Los diferentes formatos son importantes para determinar de manera clara la informacin a filtrar y migrar hacia el sistema con la base de datos realizada en Excel. (Es menos demorado tener la informacin en Excel, por cuanto puede organizarla, copiar, pegar etc.).
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Cuentas por pagar.
La funcionalidad de este mdulo, permite al usuario emitir informes reales en tiempo, basados en la captura de datos, con las respectivas formas de pago, a fin de obtener un resultado eficaz para financiera en la toma de decisiones de pagos
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Es igual al de cuentas por cobrar, y emite la informacin de las cuentas por pagar que usted haya parametrizado, conforme la primera parte de este mdulo.
Conciliar con contabilidad emite los informes cuando en contabilidad aparecen las cifras que han sido grabadas por documentos, y en este mdulo de acuerdo con las formas de pago, de manera que en algunos eventos se realizan correcciones en los documentos, pero no en los mdulos de cuentas por cobrar y por pagar-. De esta forma se realiza el procedimiento para verificar y corregir mediante el proceso en utilitarios.
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
1.4.7 Administrador Bancos Permite emitir informacin de las cuentas bancarias, observando los procesos desde la parametrizacin y aqu creando las diferentes instituciones, con sucursales y dems aspectos.
Nos permite emitir el control del libro auxiliar con los movimientos detallados por cada entidad financiera, as tambin por sucursal, nos beneficia para llevar el control real para el departamento financiero.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP La cartilla de Bancos le permite administrar los bancos inscritos con el nmero de cuenta que maneja la empresa. Con clic derecho aparecen las opciones. Para ir a la opcin de cartilla de cuentas bancarias ubquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con clic la empresa a trabajar y de clic en bancos/cartilla de cuentas bancarias. En estado de bancos muestra los saldos de los bancos a una fecha definida por el usuario incluyendo cheques a la fecha as como los postfechados. En los movimientos de los bancos aparece el libro auxiliar con entradas y salidas con los asientos contables tanto en cuentas corrientes, como de ahorro.
En el proceso de conciliacin bancaria, debe tener presente que se parametriza y se organiza la informacin desde parmetros y en este mdulo procede a importar la informacin desde los reportes entregados por la entidad financiera en los diferentes formatos creados y mediante los medios magnticos. Si no hay parametrizacin este mdulo queda deshabilitado y tendr que realizar la conciliacin de forma manual. l Ingreso de extracto le permite dejar en el sistema la informacin reportada por los bancos, para la conciliacin bancaria. Manejando las opciones de Importar desde..., Grabar extracto y Cancelar. Importar desde..., le sirve para traer el movimiento bancario desde un medio magntico. A travs de esta ventana seleccione el archivo enviado por el banco, y as, Helisa GW comienza la validacin del archivo, haciendo una pausa si encuentra una inconsistencia mostrando el campo donde se presente, de lo contrario adiciona la informacin a la ventana de captura.
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Grabar extracto: le permite registrar la informacin a los libros. En el momento de desplegar esta ventana se muestra la informacin ya registrada, para realizar las modificaciones nicamente de las partidas no conciliadas, ubicndose sobre cada uno de los campos.
1.4.8 Grabacin de datos y utilitarios El mdulo que se aplica y mediante el cual se ingresan todas las operaciones del proceso que desagrega la informacin a cada uno de los mdulos, es por ello que Si usted no tiene el cuidado de agregar la informacin solicitada en cada uno de las ventanas, esta no alimentar los dems mdulos de modo que no operaran funcionalmente. Asentar los libros es la base funcional de HELISA GW esta opcin le permite varios procesos: Registrar el movimiento de una empresa. Registrar la informacin necesaria para el control de Bancos, Centros de Costo, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventarios, Gestin de ventas y Gestin de compras, Grabar informacin de documentos ya sea en forma parcial o total (sin afectar saldos) para luego ser recuperados cuando los necesite, utilizando la Librera de Documentos. Imprimir (o reimprimir) cualquier documento no importando el da o el mes en que haya sido elaborado. Advertencia: Debido a que esta opcin es la columna vertebral del sistema, es importante que toda la informacin registrada por este medio, sea lo ms real y confiable posible para obtener consultas e informes verdicos, siendo un apoyo en la toma de decisiones, y en el cumplimiento de las reglamentaciones estatales. Cuando est registrando un documento, el sistema le da la opcin de asociar todo el documento o cada uno de los registros a un negocio en especial. Adicionalmente, el sistema le permite dejar informacin variable complementaria, que es utilizada para la impresin de los documentos y para generar informes. Existen dos tipos de preguntas: las que estn ubicadas en el cuerpo del documento van en el encabezado o pie de pgina y las del detalle, que son las que van por cada transaccin o registro de cada uno de estos.
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En el momento de crear los formatos por la opcin de definicin de formatos incluya las variables correspondientes a las preguntas del cuerpo y del detalle del documento segn requiera.
Otra funcionalidad de la ventana de asentar libros est en reimprimir y anular documento. D clic derecho sobre el campo de tipo documento, y el sistema despliega un submen con estas opciones. En la parte inferior de la ventana el sistema maneja la barra de totales, para ocultar o ver los detalles y los totales del documento. Tenga en cuenta que para capturar la informacin de los documentos que manejan muchas columnas, el sistema maximiza automticamente la pantalla, as mismo en el momento de terminar la captura, automticamente minimiza la pantalla. Proceda a agregar inicialmente y con fecha 30 de noviembre de 2010 los saldos iniciales que ha trabajado en Contabilidad intermedia I. Ubique un NIT acorde a la cuenta correspondiente. Para los clientes y proveedores as, como las otras cuentas por cobrar, se deben grabar uno por uno a fin de emitir el informe de cartera y le servir de apoyo cuando analice para obtener los datos de provisiones de cartera. Nos permite crear terceros desde la captura de datos con INS. Desde la ventana terceros.
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Al finalizar la captura de cuentas por cobrar y por pagar se definen las formas de pago, como en el ejemplo crdito a 30 das.
Terminado el proceso y en el evento de grabar por partes existen dos opciones a saber a. Grabar contra una cuenta puente provisional que podr borrar posteriormente, ya que usted puede digitar la informacin al mismo documento.
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Cuando termina de asentar un documento, el sistema despliega una ventana de impresin de documento, en donde le permite marcar o desmarcar con doble clic y despliega la ventana de impresora de Windows.
Los documentos pueden imprimirse/reimprimirse en cualquier momento. Utilice la opcin de Asentar libros. Cuando est ubicado en el campo Documento, oprima la tecla INS. Helisa GW despliega la lista de tipos de documento disponibles para la empresa. Escoja el tipo de documento a imprimir. En pantalla aparece una lista
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
con todos los documentos (del tipo escogido) que pueden ser impresos en este momento. Contine con el procedimiento como en el caso anterior.
Si la informacin fue bien registrada, de inmediato puede proceder a obtener las consultas e informes, pues los saldos son afectados en lnea.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Utilitarios Esta funcin permite las opciones que significan un cambio radical en la base de datos, ya sea por cambio de mes de trabajo o por modificacin de la informacin contable. Por lo tanto por medio de este mdulo procedemos a cerrar un mes y tambin a corregir la informacin derivada de errores o de ingreso de datos adicionales. Dentro de estas opciones se encuentra: Cierre de Perodo Revisar y reafectar los libros Modificar y Borrar Asientos Copias de Seguridad
Cierre de un mes: Proceda a digitar y el sistema le informa que cerrar y que quedar en el mes de Diciembre, para nuestro ejerci de CI COMERCIAL GLOBAL OFIMUEBLES LTDA. Utilcelo para indicarle a Helisa GW la necesidad de grabar transacciones del siguiente periodo al actual (ltimo procesado). Este proceso realcelo exclusivamente con el fin de generar nuevos archivos para el siguiente perodo y poder recibir las transacciones correspondientes. Helisa GW permite consultar, asentar movimiento y obtener reportes de perodos anteriores (siempre y cuando tenga la autorizacin respectiva), desde el momento mismo de la iniciacin contable (perodo inicial) hasta el da de hoy (perodo actual).
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Esta opcin le indica el periodo en el cual quedar trabajando (nuevo perodo actual) una vez se efecte el cierre. HELISA GW, maneja catorce (14) perodos: Los doce (12) meses (Enero, febrero a diciembre), el mes de Ajustes y el mes de Cancelacin El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes contables posteriores al balance de Diciembre. Advertencia: El mes de Ajustes NO es el mes de Ajustes por Inflacin: Los ajustes por Inflacin calclelos mensualmente, a travs de la opcin Asentar Libros, con un documento especial definido para ajustes por inflacin.
Revisar y reafectar documentos Cuando hay cadas de luz, problemas con archivos, informacin parcial, procesos interrumpidos y cualquier problema en los mdulos, esta opcin corrige todos los meses y todos los aos. Presenta tambin el mensaje acerca del proceso para corregir y modificar informacin. Tenga en cuenta que el proceso puede ser demorado, ya que revisa las hojas de vida y asientos hechos de los meses seleccionados del ao de trabajo.
Modificar documentos Helisa nos permite arreglar, corregir e implementar los documentos que han tenido modificaciones, sin embargo es importante aclarar que en el evento
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP de tener el mdulo con inventarios, es preferible efectuar las notas crdito, por cuanto afectarn los promedios ponderados del Krdex.
Al ingresar a la opcin, el sistema presenta la lista de los documentos, fecha, cuenta, centro de costo, NIT, Nombre del tercero, Dbito y Crdito. Con clic derecho Helisa GW despliega un submen con las opciones de: Transacciones, fecha del documento, preguntas al documento, negocio y borrar el documento. El sistema slo permite borrar documentos del mes que se est procesando, para borrar un documento se presiona CTRL + DEL por cada transaccin o SHIFT + DEL para borrar todo el documento. Para insertar una nueva transaccin, ubquese sobre cualquier transaccin y presione la tecla INS e ingrese los datos de la nueva transaccin. De acuerdo a los cambios realizados se desplegaran las ventanas correspondientes al movimiento de bancos, clientes o proveedores utilizadas en asentar libros.
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Al desplegar el documento, puede reemplazar, insertar una transaccin, modificarla o simplemente eliminarla. Esta parte del programa es bastante verstil, el cual permite desarrollarla de manera fcil. IMPORTANTE. Si ya se han hecho impresiones de libros oficiales, as tenga permiso como usuario para corregir, no se debe admitir. En cuanto se refiere a verificacin de cuentas por cobrar o por pagar, el sistema permite analizar si hay errores en el cruce de informacin al pagar una factura, ya que en algunos eventos el auxiliar se le olvida cruzar la factura efectuando el abono o cancelacin de la misma. En este proceso se corrigen los errores.
1.4.9 Asientos del mes. Despus de haber grabado los saldos iniciales, proceda a trabajar el mes de diciembre. Debe ingresar documento por documento utilizando todas las ayudas propias del programa. Cuando se trabaja con inventarios no es posible que usted cambie el orden de fechas y documentos, por cuanto altera los promedios del krdex. Al grabar primero recibos de caja, antes de las facturas, se presenta error, ya que el sistema nunca podr cruzar los pagos con cargo a cada factura.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Se efecta el mismo proceso que en el mes de noviembre.
Los documentos requeridos se ubican en el mdulo de grabar datos. RECIBO DE CAJA
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
FACTURA DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS Manejo de impuestos y retenciones
Finalizacin del documento.
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Utilizacin de la librera
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Factura de Venta.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Posterior a la grabacin de la factura, este modelo corresponde a los utilitarios y me permite corregir si hay necesidad,
Si por equivocacin usted ya cerr un mes y desea ingresar informacin para un documento de un mes anterior el sistema le informar, porque de esta manera traer el documento para el periodo siguiente
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
Existe la posibilidad de utilizar la librera como apoyo a aquellos documentos de uso permanente como el arriendo, los honorarios del contador, del abogado entre otros.
Para que la captura de datos sea mas rpida utilizamos las ayudas a saber: En cuenta.. buscar el cdigo. Con clic derecho ubicamos impuestos y con base en los datos parametrizados ubicamos las retenciones con las diferentes tarifas, permitiendo ubicarlas en debito o crdito segn los requerimientos del asiento contable. As tambin ubica terceros, si no est creado con INS proceder a definirlas. En valores proceda a colocar el valor y con el signo ms (+) coloca 000 y con el signo menos (-) para 00. Al finalizar la captura y para cerrar el documento digita D (diferencia) el sistema cuadra el documento, o sea que aplica la partida doble. Para la librera despus de creada, se realiza el proceso de captura de datos, estando el CUENTA. Clic derecho llamar la librera
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Mediante este proceso me permite grabar cada mes los documentos repetitivos y quedarn all para futuro uso.
1.4.10 Cierre de perodo fiscal. El mes de cancelacin que corresponde a periodo 14. Utilcelo para cerrar las cuentas de resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el patrimonio. Cuando se cierra el mes de diciembre, se pasa al mes de Ajustes. Exista o no exista movimiento puede cerrar este perodo, pasando al mes de Cancelacin. Al igual que el anterior, puede cerrar este perodo sin necesidad de efectuar el comprobante de cancelacin, para quedar en el mes de enero del siguiente ao.
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Mdulo Gua
Paquete Contable II
En estas tareas el usuario no tiene interaccin, mientras se realiza el sistema coloca un asterisco en cambio del numeral, al finalizar el sistema coloca el nmero uno como superndices (1). Al finalizar todas las tareas el sistema regresa al men de empresas, mostrando el nuevo perodo como perodo actual. O sea el ao 2011. El sistema automticamente cierra las cuentas transitorias o de resultado contra la cuenta perdida y ganancias de la 5905 y posterior a ello contra la 36 como utilidad o perdida del periodo, de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas en Colombia. Decreto 2649 de 1.993. Con el contador de la empresa se afectar la reserva legal, la provisin del impuesto, la distribucin de utilidades entre otras. Estando en cancelacin, procedemos a efectuar el cierre, primero cancelando las cuentas transitorias...
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP El proceso de cierre contina cancelando los acumulados de los terceros para efectos de impuestos y retenciones, que pueden afectar los informes y certificados para el ao siguiente.
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Paquete Contable II
UNIDAD DOS PRESENTACION DE INFORMES LOGROS DE COMPETENCIA LABORAL: Maneja y aplica la informacin contable con los documentos previstos en el programa contable Helisa, realizando el cierre contable. Presenta de forma ordenada y clara la informacin pertinente de los estados financieros bsicos e imprime los comprobantes de diario, libros oficiales y estados financieros.
INDICADORES DE LOGRO Registra la informacin de un mes y realiza el cierre. Efecta copia (Backup) y recuperacin. Distingue las rutas para crear empresa, PUC, formas de pago, terceros y documentos en el sistema. Registra movimiento de ajustes y cierre anual de cuentas de resultado. Imprime el Balance de prueba y comprobantes de movimiento diario.
EVIDENCIAS DE: Desempeo Conocimiento Desempeo Conocimiento Desempeo Producto
FDH - FDEH 2.1 INFORMES DE LIBROS AUXILIARES Y OFICIALES El proceso contable tiene como propsito general entregar a las dependencias la informacin requerida, que depende exclusivamente de la captura de datos por medio del programa. La elaboracin de informes, permite obtener reportes para consultar la informacin contable, bien sea por pantalla, en un archivo o en papel a travs de la impresora. Las consultas contables se dividen en dos grupos: Consulta de saldos y consulta de transacciones. La primera permite conocer los saldos de cada una de las cuentas (sean de Balance o de Resultado), y la segunda observar la informacin de cada uno de los registros grabados. Los informes que se pueden elaborar se dividen por grupos homogneos (Principales, de movimiento, de auditoria, etc.).
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Los informes para libros oficiales a saber. Libro mayor y balances, libro diario columnario, libro de inventario y balances. Tambin podremos obtener informacin para libros de auditoria, que realizan un seguimiento de la gestin contable. Entre los principales informes estn consecutivos de documentos, formatos de balances y de movimientos. En cualquiera de los casos se podrn obtener detalles mediante la Clasificacin: Esta opcin es vista normalmente en los informes de movimiento Para manipular la informacin la pantalla se encuentra dividida en tres columnas: Concepto, Condicin y Texto que somete a condicin. En el campo de Concepto se manejan los siguientes tems: Tipo de documento, nmero de documento, concepto, nombre del beneficiario, NIT del beneficiario, cdigo de cuenta, cdigo de centro de costo y valor del asiento. El campo de condicin maneja unas teclas de accesos directo que son: Mayor, menor e igual con el signo respectivo del teclado, T para todo, rango igual (-), rango diferente (.) Que incluya (i), diferente a (F). NOTA: Para cambiar la condicin se puede haciendo doble clic con el mouse o ubicndose en la casilla y con barra espaciadora
EDH 2.1.2 Informes e impresin de documentos. Proceda a verificar e imprimir algunos de los documentos que ha utilizado en el proceso contable. En el mes de Noviembre de 2,010 puede obtener el comprobante de diario e imprimir el balance de prueba, tan pronto haya culminado de grabar y antes o despus de ejecutar el cierre del periodo En Administrador/ contabilidad / Elaborar los informes.
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2.1.2 Impresin de datos por meses. Como lo habamos anotado la contabilidad sin informes no tiene la relevancia, por cuanto recordemos que la norma establece que debe ser verificable...
A continuacin vemos algunos de los modelos de impresin que se pueden obtener por pantalla o impresa.
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2.1.3 Anlisis financiero Mediante el uso de los programas contables, podremos obtener los informes que se requieren para la gerencia financiera. El anlisis financiero es el estudio que se hace de la informacin contable, mediante la utilizacin de indicadores y razones financieras.
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La contabilidad representa y refleja la realidad econmica y financiera de la empresa, de modo que es necesario interpretar y analizar esa informacin para poder entender a profundidad el origen y comportamiento de los recursos de la empresa. La informacin contable o financiera de poco nos sirve sino la interpretamos, sino la comprendemos, y all es donde surge la necesidad del anlisis financiero. Cada componente de un estado financiero tiene un significado y en efecto dentro de la estructura contable y financiera de la empresa, efecto que se debe identificar y de ser posible, cuantificar. Conocer el porqu la empresa est en la situacin que se encuentra, sea buena o mala, es importante para as mismo poder proyectar soluciones o alternativas para enfrentar los problemas surgidos, o para idear estrategias encaminadas a aprovechar los aspectos positivos. Sin el anlisis financiero no es posible hacer un diagnstico de la situacin actual de la empresa, y sin ello no habr pautas para sealar un derrotero a seguir en el futuro. Muchos de los problemas de la empresa se pueden anticipar interpretando la informacin contable, pues esta refleja cada sntoma negativo o positivo que vaya presentando la empresa en la medida en que se van sucediendo los hechos econmicos. Existe un gran nmero de indicadores y razones financieras que permiten realizar un completo y exhaustivo anlisis de una empresa. Muchos de estos indicadores no tienen mayor utilidad aplicados de forma individual o aislada, por lo que es preciso recurrir a varios de ellos con el fin de hacer un estudio completo que cubra todos los aspectos y elementos que conforman la realidad financiera de toda empresa. El anlisis financiero es el que permite que la contabilidad sea til a la hora de tomar las decisiones, puesto que la contabilidad sino es lea simplemente no dice nada y menos para un directivo que poco conoce de contabilidad, luego el anlisis financiero es imprescindible para que la contabilidad cumpla con el objetivo ms importante para la que fue ideada que cual fue el de servir de base para la toma de decisiones A continuacin se presenta un ejemplo del anlisis por meses desde diciembre al mes actual Enero de 2011.
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Genere para entregar a su formador: Balance de prueba al 30 de Noviembre de 2010 y Diciembre de (balance final). 2010
Con fecha Diciembre de 2010, proceda a imprima los libros registrados en Cmara de comercio: Libro Mayor y Balances y el Libro Diario. Se puede imprimir de prueba como borrador o de forma oficial con las hojas registradas en las Cmaras de comercio. Genere los certificados de retencin en la fuente de acuerdo con el proceso anterior. El estudiante presentar el taller de contabilidad de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA y anexar los informes anteriores, de esta manera se verificar los posibles errores que se cometieron, por cuanto usted ya lo ha terminado de elaborar en Contabilidad Intermedia II (CG)
VALORACION DE EVIDENCIAS __________________
XITOS
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP BIBLIOGRAFA
www.empresariosaldia.com www.helisa.com Manual y programa Helisa GW www.ccb.org.co BORDA SUAREZ, Fernando, Sistema de Informacin gerencial, Pontificia
Universidad Javeriana, Litoya Ediciones, Edicin especial. Colombia 2000. ESCOBAR GALLO, Heriberto, Diccionario Econmico y financiero, Puntos suspensivos Segunda edicin.Colombia 1996 NORMAS CONTABLES editorial Lito imperio 2.009 http://www.cijuf.org.co/decretos http://www.estatutotributario.gov.co
115

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PAQUETE CONTABLE II Helisa GW

Gua para el estudiante

Elaborado por el formador:

WILLIAM VANEGAS BALLEN

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP CONTENIDO Pg. PRESENTACIN... GUA METODOLGICA

104 104 103 105 111

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UNIDAD UNO PROGRAMA CONTABLE SISTEMATIZADO HELISA GW

EVIDENCIAS DE: Conocimiento Conocimiento Conocimiento Desempeo Desempeo Desempeo Producto

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ENTER: Grabar de datos (asentar libros).

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PROGRAMA CONTABLE HELISA GW.

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Crear la empresa: cdigo correspondiente y CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA

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An cuando la correccin monetaria no aplica es necesario colocarla con su cdigo 4705.

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En cuentas de uso especfico se establecer mediante el uso de las siguientes cuentas.

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1.4.4 Administrador - Contabilidad

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Cuentas por pagar.

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Los documentos requeridos se ubican en el mdulo de grabar datos. RECIBO DE CAJA

FACTURA DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS Manejo de impuestos y retenciones

Finalizacin del documento.

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EVIDENCIAS DE: Desempeo Conocimiento Desempeo Conocimiento Desempeo Producto

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