Gua de Trabajo Elabor Gabriel Guevara Gutirrez Adaptacin de Chamoun 2002

Carta de Proyecto o Charter

Para qu sirve? Formaliza el inicio del proyecto. Asigna al Administrador, le otorga la autoridad y responsabilidad requeridas. Facilita que el Administrador y su equipo comprendan el negocio, el porqu del proyecto, riesgos, restricciones y supuestos. Documenta las expectativas para atenderlas. Capitaliza experiencias al revisar la informacin histrica relevante de proyectos anteriores de similar naturaleza. Justificacin y/o propsito del proyecto. Descripcin del producto o servicio que generara el proyecto. Entregables finales del proyecto. Involucrados clave y sus expectativas. Restricciones y supuestos. Informacin histrica relevante. Nombre y firma del Administrador del Proyecto y el Patrocinador. Justificacin y/o propsito del proyecto: Delimitar la descripcin a tres prrafos. Descripcin concisa del producto o servicio que el proyecto lograr: entregables finales del proyecto; descripcin especifica y medible de los productos que el proyecto debe entregar. Involucrados clave y sus expectativas: Identificar a las personas y organizaciones activamente involucradas en el proyecto o aquellos cuyos intereses sern afectados positiva o negativamente por el desarrollo o termino del mismo. Definir y documentar quien es el Administrador, el Patrocinador y el Cliente. Determinar que problemas desea resolver el Cliente al utilizar algunos de los entregables especficos (necesidades del Cliente). Restricciones y supuestos: Entender limites y riesgos. o Restricciones: factores que limitan al equipo ejecutor. o Supuestos: factores que consideramos como verdaderos para efectos de planeacin y que tendrn que confirmarse a medida que avance el proyecto. Informacin histrica relevante: documentacin de proyectos anteriores y similares. Esta metodologa nos permite estandarizar la manera para manejar proyectos, documentando los procesos de inicio a fin. Al iniciar un nuevo proyecto, nos ser de gran utilidad anterior; de similar naturaleza. Obtener la autorizacin: nombre y firma del Patrocinador. Incluye el nombre del Administrador del Proyecto dado que el Charter le da autoridad al Administrador, como se explica al principio de esta

Qu incluye?

Cmo desarrollarla?

Gua de Trabajo Elabor Gabriel Guevara Gutirrez Adaptacin de Chamoun 2002

Carta de Proyecto o Charter

pgina.

Cundo utilizarla?

Elaborarla al inicio del proyecto y actualizarla al presentarse cambios posteriores. Es de gran importancia documentar las restricciones del proyecto pues limitan el campo de accin del equipo ejecutor. No existen proyectos sin restricciones de recursos, de tiempos de entrega, de forma de operar, etc. La prctica nos obliga a trabajar con un marco de restricciones y debemos obtener los resultados esperados, tomando en cuenta factores como: o Una fecha de entrega final y fechas parciales de entrega o Un presupuesto con un monto mximo o Limitaciones de personal y/o recursos disponibles o Restricciones de horarios de trabajo del personal y/o equipo o Restricciones de limpieza y seguridad del local. o Apego a estndares de calidad y metodologas, etc. Los supuestos son factores que, para efectos de planeacin, se consideran como ciertos o reales, aunque ser necesario confirmarlos. Algunos ejemplos podran ser: o El Administrador se incorporar tiempo completo al proyecto el lunes 15 de febrero. o Los fondos estarn disponibles a partir del 25 de febrero. o La mayora de los invitados al evento podrn asistir el 30 de marzo, etc. Al iniciar la planeacin es indispensable confirmar dichos supuestos y desarrollar planes contingentes en caso de no suceder aquellos, para que no afecten al proyecto. El Patrocinador del proyecto prepara y autoriza el Charter. Asimismo, identifica y selecciona al Administrador que estar a cargo del mismo. Si el Administrador del Proyecto es asignado a un proyecto sin Charter, este deber prepralo y presentarlo al Patrocinador para su aprobacin.

Restricciones y supuestos, para qu nos sirven?

Quin prepara y quin autoriza el Charter?

Gua de Trabajo Elabor Gabriel Guevara Gutirrez Adaptacin de Chamoun 2002

Plan de Proyecto.
Para qu sirve? Gua la ejecucin y el control del proyecto. Establece el estndar o punto de referencia contra el cual evaluar el apego al cumplimiento; en otras palabras, el xito del proyecto. Facilita la comunicacin entre los involucrados. Documenta los criterios de las nueve areas y su aprobacin. Documentos y herramientas utilizadas planeacin: Alcance Charter Declaracin de Alcance WBS (Work Breakdown Structure) Recursos Humanos Diagrama Organizacional del Proyecto Matriz de Roles y Funciones Comunicacin: Matriz de comunicacin Calendario de Eventos Estatus Semanal Reporte Mensual Tiempo Programa del Proyecto- Ruta Critica Costo Estimados de Costos Presupuestos de Base - (Baseline) Programa de Erogaciones Flujo de Efectivo Calidad Lista de Verificacin Diagrama Causa / Efecto Anlisis de Precedentes (Benchmarking) Riesgo Mapa de Riesgos Matriz de Administracin de Riesgos Abastecimientos: Matriz de Abastecimientos Integracin Control de Cambios Lecciones aprendidas. en la

Cmo desarrollarla?

Gua de Trabajo Elabor Gabriel Guevara Gutirrez Adaptacin de Chamoun 2002

Plan de Proyecto.
Cmo desarrollarla? A partir del Charter, elaborar la Declaracin del Alcance e ir integrando el WBS y cada uno de los planes de cada rea. En este captulo explicamos paso a paso como integrar las herramientas de cada rea al crear el Plan del Proyecto y al final del Capitulo incluimos un resumen. Elaborarla en la planeacin y actualizarla a lo largo del proyecto.

Cundo utilizarla?

Gua de Trabajo Elabor Gabriel Guevara Gutirrez Adaptacin de Chamoun 2002

Declaracin del Alcance.

Para qu sirve? Asegura que tanto el Cliente como el proyecto Patrocinador y el equipo del proyecto confirmen como sern los entregables finales del proyecto. Descripcin de los entregables finales y subentregables con el criterio SMART. Criterios de aceptacin para entregables finales y subentregables Freses del proyecto, cuando as convenga. Describir en dos o tres prrafos cada uno de los entregables finales. Determinar los criterios de aceptacin de cada entregable final Definir las fases del proyecto cuando asi sea conveniente. Utilizando la tcnica de Mapa, obtener sub-entregables de cada fase del proyecto o en 3-6 sub-entregables. Describir cada sub-entregables. Determinar los criterios de aceptacin para cada uno de los sub-entregables. Establecerla durante el desarrollo del Plan y actualizarla a lo largo del proyecto, en caso de que cambie el Alcance.

Qu incluye? Cmo desarrollarla? Cundo utilizarla?

Gua de Trabajo Elabor Gabriel Guevara Gutirrez Adaptacin de Chamoun 2002

WBS
Para qu sirve? Qu incluye? Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a entregables, que incluye a todos los elementos del proyecto. El trabajo ajeno al WBS est fuera del alcance del proyecto, y por lo tanto no ser realizado. Fases del proyecto y APP Entregables, sub-entregables, sub-sub-entregables, etc., donde cada nivel inferior de la estructura representa una descripcin detallada de los elementos del proyecto.

Cmo desarrollarla?

Desarrollar un Mapa Mental. Partimos de la Declaracin del Alcance, desglosando el proyecto en entregables y sub-entregables. Decidir formato por utilizar; pasar el Mapa Mental a formato tabular o grafico (ver las figuras en la pgina anterior). Identificar entregables adicionales al nivel superior necesarios para complementar el Alcance del proyecto. Analizar cada entregable de Nivel 1, para determinar su elemento de nivel inferior prximo, Nivel. 2 Analizar cada entregable de Nivel 2, para determinar su elemento de nivel inferior prximo, Nivel. 3 Continuar el desglose con suficiente detalle de manera que permita estimar, monitorear y controlar efectivamente. Validar el WBS y obtener su aprobacin. Preguntas que nos debemos formular en equipo: La lista de entregables describe completamente y satisface la Declaracin del Alcance? Todos los entregables estn contenidos en la declaracin del Alcance? Estar el Cliente satisfecho de recibir estos y solo estos entregables? Puede asignarse claramente cada entregable a una persona u organizacin? Estn descritos claramente los entregables? En junta de equipo con expertos revisar que el WBS este correcto:

Gua de Trabajo Elabor Gabriel Guevara Gutirrez Adaptacin de Chamoun 2002

WBS
Identificar cualquier entregable que haya sido ignorado, que este fuera del alcance, o que este confuso o ambiguo; Realizar las correcciones necesarias al WBS; Revisar el WBS con los involucrados clave para obtener su retroalimentacin y aceptacin; Revisar el WBS con el Patrocinador y recibir su aprobacin formal. Establecerla durante el desarrollo del plan y actualizarla a lo largo del proyecto en caso de que cambie el Alcance.

Cundo utilizarla?