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MATERIAL TERICO

NOES DE ARQUIVOLOGIA
Prof. lvis C. Miranda
NOES DE ARQUIVOLOGIA / Professor lvis Corra Miranda MATERIAL TERICO MARO DE 2013 - 1-

NOES DE ARQUIVOLOGIA
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 1.1. ARQUIVO De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que: Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades. Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formado a partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo. 1.2. FUNO DO ARQUIVO Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar os documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize seus recursos. 1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e histria. Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem informaes relativas s atividades da instituio. Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral. Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados. 1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem caractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas. Objetivo Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administrao a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informao para fins culturais. Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam as atividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades) so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaes no orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) so conservadas nas bibliotecas.
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Formas de ingresso dos documentos na instituio Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituio de formas variadas. Os documentos de arquivo so produzidos pela prpria instituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgnicas da instituio. Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico (como visto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio e adquiridos conforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisio se d, normalmente, atravs da compra do material escolhido, ou, ainda, atravs de doaes efetuadas por usurios ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas. Quantidade de exemplares de cada documento Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpias para atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas. Classificao ou codificao dos documentos Existem vrias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendo que uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao de um cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantes ou prateleiras. Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao, com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas prestabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividades desenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotar cdigos especficos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras. Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos:

2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados. Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda considerados arquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.
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Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas fsicas ou jurdicas). 2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados. So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda documentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao. Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no forem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamente comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas. So exemplos de arquivos especiais: - arquivo de fotografias; - arquivo de CDs; - arquivo de disquetes; - arquivo de microfilmes; e - arquivo de fitas de vdeo O termo arquivo especializado utilizado para designar os arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos em seu acervo. So exemplos de arquivos especializados: - arquivos de engenharia; - arquivos mdicos; - arquivos de imprensa; - arquivos de arquitetura. 2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada. Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade de controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de maneira padronizada. 2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS DOCUMENTOS Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memria (histria) da instituio, sero armazenados no arquivo permanente. 3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS 3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.
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3.1.1. Suporte Entende-se por suporte o material fsico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dos documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e at mesmo pedra ou argila. Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico etc. Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos especiais, vistos anteriormente). 3.1.2. Gnero O gnero de um documento determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram registradas. Os gneros mais comuns so: Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofcios, memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc. Iconogrficos: So documentos que apresentam como informao imagens estticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando reas maiores. Os exemplos mais comuns so mapas e plantas. Microgrficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha. Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em forma de som. Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos. Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrnico. 3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO Se considerarmos as informaes contidas em um documento, podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos. Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se refere sua divulgao. J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seu contedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiais de segurana no que se refere sua guarda e conservao. Segundo a Lei 12.527, de 2011, conhecida como a Lei de Acesso Informao, os documentos sigilos so classificados em trs graus de sigilo, a saber: Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos os documentos que requeiram excepcional grau de segurana; Secretos: So classificados como secretos documentos que requeiram ato grau de segurana. Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico em geral.

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4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos documentos ou ainda teoria das trs idades.

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresenta as seguintes caractersticas: - a fase em que os documentos so produzidos; - constitudos pelos documentos mais novos da instituio; - Apresenta grande freqncia de consulta aos seus documentos; - Nesta fase, os documentos esto em tramitao (circulam pelos setores do rgo a fim de cumprir sua finalidade); e - Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados freqentemente, devem estar localizados nos prprios setores que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fcil acesso (arquivo central ou geral). 4.3. ARQUIVO INTERMEDIRIO O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os documentos que, mesmo no sendo de uso freqente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relao com seu contedo. Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos serem conservados prximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqncia de uso j bastante reduzida. Por uma questo de economia, normal a criao de arquivos intermedirios em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande nmero de documentos a um custo bastante reduzido. Os documentos encaminhados aos arquivos intermedirios permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos. Nos arquivos intermedirios, os documentos aguardam a sua prescrio, onde sero submetidos destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Esta destinao determinada a partir da existncia ou no do valor secundrio (histrico). Os documentos destitudos de valor histrico devem ser destinados eliminao. Os documentos considerados importantes na preservao da memria da instituio, entretanto, devero ser destinados ao arquivo permanente, onde sero guardados em carter definitivo. Em alguns pases, o arquivo de 2 idade, por suas caractersticas, recebeu o nome de limbo ou purgatrio. A eliminao de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados so a fragmentao e a macerao (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminao de documentos, que conter a relao de todos os documentos submetidos a este processo. 4.4. ARQUIVO PERMANENTE No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a instituio. Como visto anteriormente, o valor secundrio um valor definitivo, ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais sero eliminados. A funo bsica do arquivo permanente preservar e divulgar a histria da instituio. Para tanto, na terceira idade os documentos estaro disponveis para consulta pelo pblico em geral, no apenas s pessoas envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituio, como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade. Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a instituio foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).
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4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3 idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em primeira anlise, a importncia que este documento apresenta e que justifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou secundrio. 4.1.1. Valor Primrio Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendncia funcional. Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, que tambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suas caractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documento para documento, este valor desaparece. a chamada prescrio do documento. Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so os responsveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criao at a prescrio para fins administrativos. 4.1.2. Valor Secundrio Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, so conservados pela instituio por serem considerados importantes para preservar a memria ou histria da empresa ou da sociedade. So os chamados documentos de valor secundrio ou histrico. Na prtica, nem todos os documentos apresentaro esse valor (a maioria dos documentos no apresentar valor secundrio/histrico). Ao contrrio do valor primrio, o valor secundrio definitivo, ou seja, uma vez considerado histrico, o documento ser guardado em carter permanente, e sua guarda se dar no arquivo de 3 idade, o arquivo permanente. 4.2. ARQUIVO CORRENTE O arquivo permanente, tambm chamado de arquivo de 1 idade, assim definido por Marilena Leite Paes: o arquivo constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, localizados nos prprios setores que os receberam ou produziram ou em dependncias prximas e de fcil acesso.
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4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar os prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua finalidade administrativa (valor primrio), bem como sua importncia histrica (valor secundrio). Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao de documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por pessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento da instituio avaliada.

Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada, dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio dever possuir sua prpria tabela de temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma. A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com exemplos hipotticos, a fim de permitir uma melhor compreenso do assunto.

Documentos Legislao de Pessoal Admisso de Pessoal Frias Frequncia Aposentadoria Greves Normas Internas
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem. A fase intermediria no obrigatria na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente. As passagens dos documentos para as fases intermediria e permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento, respectivamente. Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou intermediria para a fase permanente. 4.5.1. Vantagens da avaliao para a instituio Definir os prazos de guarda e a destinao final de cada documento da instituio pode trazer inmeras vantagens para a instituio: - Ganho de espao fsico; - Maior facilidade na organizao e recuperao da informao, uma vez que a massa documental ter seu volume reduzido; - Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos. 5. PROTOCOLO Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande freqncia de consulta e por sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto, que a instituio adote mecanismos capazes de controlar esta tramitao, de forma a permitir a localizao de um documento, quando necessrio. Esta atividade de controle conhecida como protocolo, que e constitudo pelas seguintes tarefas:
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Prazos de guarda Destinao Corrente Intermedirio Final 10 anos 10 anos Guarda Perm. 5 anos 7 anos 5 anos 5 anos 5 anos Enqto. Vig. 47 anos 47 anos 95 anos 5 anos Eliminao Eliminao

Observao -

Eliminao Microfilmar aps 5 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos Guarda Perm. Guarda Perm. -

- Recebimento da correspondncia que chega na instituio; - Separao da correspondncia particular da correspondncia oficial (da instituio); - Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios; - Separao da correspondncia de carter ostensivo da correspondncia sigilosa; - Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios; - Abrir a correspondncia ostensiva; - Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatrio (setor competente); - Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo); - Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde sero registrados os dados bsicos do processo); - Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios internos (distribuio) ou externos (expedio); - Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo. 6. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. Os mtodos mais comuns e mais utilizados so: alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico. Cada mtodo tem suas particularidades, a saber: 6.1. Mtodo Alfabtico No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta como vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informaes, comum a ocorrncia de erros, devido ao cansao visual por parte do funcionrio e grande variedade de grafia dos nomes.
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A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex. Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e uma variao do mtodo alfabtico. Regras de alfabetao No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser consideradas. So elas: 1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois, o prenome. Arajo, Marcos Pereira Carvalho, Lucas Tavares Ferreira, Maria Souza Vasconcelos, Lus dos Santos Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenao ser feita pelo prenome. Ferreira, Andr Ferreira, Joo Ferreira, Paulo 2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no devem ser separados. Bom Tempo, Cludia Castelo Branco, Humberto de Alencar Monte-Verde, Juvenal Silva Santos-Dumont, Alberto Vilas Boas, Bernardo Alves Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, So e Santa seguem a mesma regra. Santa Cruz, Pedro Henrique Santo Expedito, Joo Barbosa So Tiago, Bernardo Oliveira 3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenao, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra. Pereira, M. Pereira, Marcelo Pereira, Maria Pereira, Mauro 4) Artigos e preposies no devem ser considerados. Anjos, Milton Sousa dos Costa, Severino Pereira da Santos, Edson Pereira dos Silva, Luciana Oliveira da Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula que acompanha o nome pode ou no ser considerada. O mais comum consider-la, quando esta iniciar com letra maiscula. Da Vinci, Leonardo Del Piero, Fabio Mc Cain, John OBrian, Paul Van Gogh, Vincent Von Richtoffen, Michael 5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o incio acompanhados do sobrenome anterior. Arajo Filho, Marcos Pereira Carvalho Jnior, Lucas Tavares Ferreira Neto, Maria Souza Vasconcelos Sobrinho, Lus dos Santos
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6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parnteses. Alves, Jos Silva dos (Presidente) Barbosa, Lucas Moreira (Ministro) Campos, Juvenal de Sousa (General) Rodrigues, Maria Aparecida (Professora) 7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimo sobrenome, com exceo dos nomes orientais e de pases de lngua espanhola, que tem regras especificas. Cames, Luis Vaz de Clinton, Bill Newton, Isaac Shakespeare, William 8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lngua espanhola, a ordenao dever ser feita pelo penltimo sobrenome e, para tanto, os dois ltimos sobrenomes devero ser transpostos para o incio. Bolaos Fuentes, Pablo Gutierrez Salazar, Juan Sanchez Garcia, Roman 9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou rabes, por exemplo, devero ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alterao. Al Jahzir Kim Il Sung Law Kim Chong Mao Ts Tung 10) Na organizao de nomes de instituies, os nomes so mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do incio para o final, entre parnteses. Quando no h artigo no incio, no deve ser feita qualquer alterao. Associao Brasilense de Arquivologia Bi-ba-b Shopping Boticrio (O) Casas Bahia Fundao Getlio Vargas Globo (O) Times (The) 11) Nos nomes de eventos, o numeral do incio deve ser colocado no final, entre parnteses. A ordenao, neste caso, se dar pelo nome do evento e no pelo numeral. Congresso de Medicina (Segundo) Encontro de Arquivistas (IV) Seminrio de Jornalistas (18) Obs.: O numeral servir para ordenar eventos com o mesmo nome. Encontro de Arquivistas (I) Encontro de Arquivistas (II) Encontro de Arquivistas (III) 6.2. Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico utilizando quando os documentos so organizados pela procedcia ou local, ou seja, quando a instituio opta por classificar os documentos pelo local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivstica, algumas regras devem ser adotadas para a correta utilizao do mtodo geogrfico: 1) Na ordenao de documentos por estado ou pas, os mesmos devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior localizao. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um mesmo estado ou pas devero ser organizadas de forma alfabtica, mas mantendo a capital no incio, uma vez que esta , normalmente, a cidade mais procurada e com o maior nmero de documentos.
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Exemplo: Bahia Salvador Ilhus Itabuna Porto Seguro Cear Fortaleza Crates Juazeiro Quixad Gois Goinia Anpolis Rio Verde 2) Quando o arquivamento feito por cidades, sem haver a separao por estado, no h a necessidade de se colocar as capitais no incio. A ordenao ser simplesmente alfabtica, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Anpolis (Gois) Crato (Cear) Custdia (Pernambuco) Passo Fundo (Rio Grande do Sul) Vitria (Esprito Santo) 6.3. Mtodo Numrico O mtodo numrico, como o prprio nome diz, aquele em que os documentos so ordenados por nmero. Na utilizao deste mtodo, pode-se optar por trs maneiras distintas: numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. O mtodo numrico simples adotado quando a organizao feita pelo nmero do documento ou da pasta em que este foi arquivado. um mtodo muito utilizado na organizao de pronturios mdicos, pastas de funcionrios, processos e filmes. No entanto, ao se trabalhar com nmeros maiores, com vrios dgitos, o mtodo numrico simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organizao quanto na localizao do documento. Neste caso, indicada a utilizao do mtodo digito-terminal, onde a ordenao feita pelos dois ltimos dgitos, o que torna o arquivamento mais rpido e eficiente. A seguir, temos um exemplo prtico da utilizao do mtodo dgito-terminal. 14-25-01 78-44-10 22-26-28 99-15-44 36-27-44 Observe que a ordenao foi feita pelos dois ltimos dgitos. Quanto estes so iguais, a ordenao se dar pelos dois dgitos anteriores. O mtodo numrico cronolgico aquele utilizado para organizar os documentos por data. um mtodo largamente utilizado na organizao de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informao. 6.4. Mtodo Ideogrfico O mtodo ideogrfico utilizado quando a ordenao dos documentos feita por assunto. tambm um mtodo muito utilizado no dia-a-dia das instituies. O mtodo ideogrfico tem algumas subdivises que sero detalhadas a seguir:
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Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabtica ou numrica. A ordenao alfabtica dos assuntos pode ser feita em um nico nvel (mtodo dicionrio) ou em vrios nveis hierarquizados (enciclopdico). Observe a seguir a diferena entre os dois mtodos. Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, onde foram criadas as seguintes pastas: - Frias - Contas a pagar - Aposentadoria - Emprstimos bancrios - Licena mdicas - Contas a receber - Freqncia - Licena maternidade - Emprstimos rurais A ordenao destas pastas de forma alfabtica pode se dar em um nico nvel ou em nveis hierarquizados, de acordo com a convenincia do usurio. Na prtica, a ordenao ser efetivada da seguinte forma:

Observe que, enquanto no mtodo dicionrio os assuntos so ordenados de maneira simplesmente alfabtica (em um nico nvel), no mtodo enciclopdico a ordenao dos assuntos se d em vrios nveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais especficos, onde cada nvel ordenado alfabeticamente. Neste caso, o arquivo ser composto por pastas e subpastas, em diferentes nveis. Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numrica, onde sero atribudos para cada assunto cdigos que serviro para identific-los e permitiro a sua localizao no acervo. Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente, teramos como possvel organizao, utilizando-se o mtodo ideogrfico numrico: 1 PESSOAL 1-1 - FRIAS 1-2 LICENAS 1-2-1 MDICA 1-2-2 MATERNIDADE 1-3 APOSENTADORIA 2 - FINANCEIRA 2-1 EMPRSTIMOS 2-1-1 BANCRIOS 2-1-1 RURAIS 2-2 CONTAS 2-2-1 A RECEBER 2-2-2 A PAGAR
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Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h a preocupao de organizar os assuntos em ordem alfabtica. So criados nveis hierarquizados, onde os assuntos so numerados na ordem em que forem sendo relacionados. Esta relao de assuntos com seus respectivos cdigos compor o plano de classificao da instituio, que servir para classificar os documentos (atribuir a cada documento um cdigo de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento. Os mtodos decimal e duplex so bastante parecidos, com a particularidade de que, no mtodo decimal, o nmero de classes em cada nvel limitado a 10, e no mtodo duplex, o nmero de classes ilimitado. 6.5. Mtodos diretos / Indiretos Consideram-se diretos os mtodos que permitem que a busca do documento se d no prprio local em que o mesmo est arquivado, sem a necessidade de um ndice auxiliar. uma caracterstica dos mtodos que organizam por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio e enciclopdico). Consideram-se indiretos os mtodos em que, para localizar o documento no arquivo, necessria a adoo de um ndice por nome, que indicar a localizao do documento dentro do arquivo. uma caracterstica dos mtodos em que a ordenao feita por nmero (numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex). 6.6. Mtodo horizontal / Vertical Quando o documento acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. O arquivamento horizontal, no qual os documentos so acondicionados uns sobre os outros, s indicado para documentos de grandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes dimenses. O arquivamento vertical, onde os documentos so arquivados lado a lado, o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermedirios, onde o acondicionamento feito em caixas ou pastas suspensas. 6.7. Escolha do mtodo a ser adotado A escolha do mtodo de arquivamento a ser adotado em um arquivo dever ser precedida de uma anlise minuciosa dos documentos a serem arquivados e da estrutura da instituio que est sendo organizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vrios mtodos de arquivamento simultneos, de forma a bem organizar sua documentao. Num arquivo fotogrfico, por exemplo, seria possvel a seguinte organizao: BATIZADOS de 1960 a 1980 de 1981 a 2000 aps 2001 CASAMENTOS de Arajo, Jos at Ferreira, Maria de Garcia, Paulo at Martins, Severino de Nascimento, Joo at Ximenes, Raimundo VIAGENS Bahia Cear Santa Catarina Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num primeiro momento a organizao por assunto (quando as fotografias foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo momento, foram utilizados os mtodos cronolgico, alfabtico e geogrfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essa
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mistura de mtodos conhecida como classificao ou arranjo que ser definido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituio organizada. 7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo. Na conservao dos documentos, vrios elementos devem ser evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradao. Podemos destacar estes elementos em trs grandes grupos: fsicos, qumicos e biolgicos. 7.1. Elementos fsicos Os elementos fsicos so aqueles relacionados ao local em que os documentos se encontram armazenados. So os principais: umidade, temperatura e luminosidade. O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementos que compem o papel, alm de favorecer a proliferao de agentes biolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A umidade tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradao cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos. Recomendase, portanto, um controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos ali depositados. A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende a danificar os documentos a partir do momento em que provocam seu amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce. recomendvel, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que no recebam diretamente a incidncia da luz solar e que documentos histricos ou documentos com grande prazo de guarda sejam armazenados em locais com pouca incidncia de luz artificial, visando sua maior durabilidade. 7.2. Elementos qumicos Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para a degradao do acervo, podemos destacar a poluio ambiental, a poeira, objetos metlicos e elementos com alto grau de acidez. A poluio ambiental, destacadamente a poluio do ar pode diminuir sensivelmente a longevidade de um documento. O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande diversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slida de dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente o p, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriais e nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio, transformandose em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisada por pequenas partculas metlicas. A combinao do trixido de enxofre e a gua, seja a do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia. Recomenda-se, portanto, a instalao do arquivo em ambientes distantes de garagens ou locais em que a poluio do ar seja excessiva. Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da combusto em geral e de atividades industriais.
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O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva. As pequenas partculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas superficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida por meio de ligaes qumicas. Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devem ser evitados por provocar a oxidao do papel. Quando necessria a juntada de folhas para formar um processo ou documento, indicada a utilizao de clipes ou colchetes plsticos. Colas e fitas adesivas tambm devem ser evitadas, por provocar manchas irreversveis no documento, produto de sua alta acidez. Na restaurao de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade arquivstica (sem acidez) adequadas a esta tarefa. 7.3. Elementos biolgicos Com relao aos seres vivos capazes de provocar estragos aos documentos, podemos destacar vrios tipos de insetos, microorganismos, ratos e, por fim, o prprio ser humano. Os danos que os insetos causam aos acervos so bastante conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos relativamente curtos. A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical, cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido. So pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez que possuem uma grande capacidade de adaptao s transformaes ambientais. Alm disso, podem adquirir resistncia aos inseticidas com o passar do tempo. Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nos arquivos so as traas, baratas, cupins e os carunchos (brocas). Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscpicos no ar. O papel vulnervel aos ataques microbiolgicos, pois seu principal constituinte, a celulose, sofre degradao provocada por diferentes espcies de fungos e bactrias. A ao de microorganismos no papel se manifesta pelo aparecimento de manchas de vrias cores, intensidades e conformaes. As enzimas, que so produzidas como resultado do metabolismo de diferentes espcies de fungos e bactrias, aceleram os processos de degradao da celulose e de colas. A conseqncia a transformao das caractersticas fsicas e qumicas do suporte, que fica com um aspecto filtroso e fragmentado. O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos. O simples uso normal o suficiente para degradar o documento. A acidez e a gordura do suor das mos, em contato com o papel, produzem acidez e manchas. Tambm so nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar, escrever, marcar, colocar clipes, grampos metlicos, colar fitas, etc. Dicas Gerais de Preservao de documentos - O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, de acordo com a documentao mantida em seu acervo (normalmente, a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre 20 e 22); - Deve-se evitar a entrada de gua/fogo no ambiente de arquivo, pois os mesmos tendem a danificar os documentos; - A limpeza do ambiente, sempre que possvel, deve ser feita a seco (aspirador de p) ou com a utilizao de panos midos nas estantes e no cho; - Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos ao passar as pginas dos documentos; - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo; - Ao fazer anotaes nos documentos, como o cdigo de classificao, por exemplo, deve-se utilizar lpis;
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- A restaurao de documentos deve ser realizada com material de baixa acidez (pH neutro); - Na utilizao de clipes ou colchetes, deve-se dar preferncia para os de plstico, evitando os de metal. 8. GESTO DE DOCUMENTOS A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivos pblicos no Brasil, assim define gesto de documentos: Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam controlar a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Em resumo, gesto de documentos o conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituio, desde a sua criao at o seu destino final (eliminao ou guarda permanente). Podemos dividir a gesto de documentos em trs fases distintas: - Produo; - Utilizao; e - Destinao. Na etapa de produo, devem ser efetivados esforos para evitar a criao de documentos que no sejam realmente necessrios para a instituio, alm da duplicao desnecessria de documentos, deve-se buscar a criao de formulrios que facilitem a gerao de documentos dentro de uma padronizao pr-estabelecida e ainda deve-se buscar a implementao de sistemas informatizados que visem otimizar o ato de criao de documentos. A segunda etapa da gesto de documentos, a utilizao, envolve as atividades de controle da tramitao de documentos (protocolo, bem como a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo ou consulta), alm da definio das formas de organizao e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. Finalmente, a destinao, que se caracteriza como a terceira fase da gesto de documentos compreende a definio do destino a ser dado a cada documento aps o cumprimento do seu prazo de guarda. Esta definio realizada atravs de uma avaliao, conforme destacado em item anterior.

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