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DOCUMENTO TCNICO DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PROCEDIMIENTO GENERAL ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

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INDICE 1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE............................................................................................................................................. 2 3. DISTRIBUCIN.................................................................................................................................... 2 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD................................................................................................... 2 5. DESCRIPCIN DEL PROCESO.......................................................................................................... 3 5.1. Generalidades................................................................................................................................... 3 5.1.1. Documentacin del S.G.A.......................................................................................................... 3 5.1.2. Documentos tcnicos del S.G.A. .............................................................................................3 5.2. Preparacin del borrador del documento tcnico (DT)......................................................................4 5.2.1. Codificacin................................................................................................................................ 4 5.2.2. Formato...................................................................................................................................... 4 5.2.3. Contenido................................................................................................................................... 5 5.2.4. Distribucin................................................................................................................................. 5 5.2.5. Responsabilidad y autoridad...................................................................................................... 5 5.2.6. Presentacin del borrador.......................................................................................................... 6 5.3. Revisin y aprobacin de los documentos del S.G.A........................................................................6 5.4. Emisin y distribucin de los documentos del S.G.A........................................................................6 5.5. Control de la documentacin del S.G.A............................................................................................ 6 5.6. Modificacin de los documentos tcnicos del S.G.A.........................................................................7 5.7. Archivo de los documentos tcnicos del S.G.A.................................................................................7 6. ACTUALIZACIN................................................................................................................................. 8 7. REGISTROS......................................................................................................................................... 8 9. HISTRICO DE MODIFICACIONES.................................................................................................... 8 10. ANEXOS............................................................................................................................................. 9 Anexo 10.1. Ejemplos de cdigos para cargos y entidades de la organizacin....................................9 Anexo 10.2. Ejemplos de cdigos para unidades operativas................................................................9 Anexo 10.3. Encabezados y pies de pginas......................................................................................10 Anexo 10.4. Planillas de Control.......................................................................................................... 11

ELABORACIN Fecha: Nombre: _____ / _____ / _____

REVISIN _____ / _____ / _____

APROBACIN _____ / _____ / _____

Firma:

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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1. OBJETIVO Establecer estndares y responsabilidades para la elaboracin, revisin, aprobacin actualizacin, emisin, distribucin y control de los documentos del Sistema de Gestin Ambiental (S.G.A.) de la Planta de Impregnacin Madera.

2. ALCANCE Este procedimiento, se aplica a todas las personas que tengan responsabilidad en la elaboracin, revisin, aprobacin, emisin, distribucin, control y actualizacin de los documentos del S.G.A.

3. DISTRIBUCIN Indica las personas y/o entidades de la organizacin que participan en el procedimiento. reas de Actividad Administrador Asesor Gestin Ambiental Jefe Planta Ejemplos de cdigos de cargo se presentan en Anexo 10.1. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Se refiere a las personas o entidades que tienen responsabilidades o autoridades especiales en la produccin o gestin de este procedimiento. Actividad Elaboracin (o Actualizacin ) Revisin Aprobacin Emisin y distribucin Implementacin y seguimiento Ejecucin o aplicacin Responsabilidad y Autoridad ASGA ADMR/ JFPL ADMR JFPL ASGA ASGA Cdigo ADMR ASGA JFPL

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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5. DESCRIPCIN DEL PROCESO 5.1. Generalidades 5.1.1. Documentacin del S.G.A Son considerados documentos del S.G.A. los siguientes: Poltica Ambiental Manual del S.G.A. Procedimientos Instructivos Registros ambientales (especificados en los Procedimientos e Instructivos)

5.1.2. Documentos tcnicos del S.G.A. Manual del Sistema de Gestin Ambiental: Describe el S.G.A. de la empresa y la forma con la cual la organizacin cumple con los requisitos de la Norma ISO 14001. Procedimientos: Tienen formato normalizado y establecen el ordenamiento secuencial lgico de las acciones a ejecutar respecto de una actividad o proceso de la gestin ambiental. Se pueden distinguir los siguientes tipos: Procedimiento General: Requerimiento general de la Norma ISO 14001. Procedimiento Operativo: Da cumplimiento al tem 4.4.6. de la Norma ISO 14001 y se aplica a una Unidad Operativa. Instructivos: Definen las acciones que se deben seguir a un nivel ms operativo.

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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5.2. Preparacin del borrador del documento tcnico (DT) En esta etapa, el responsable de la elaboracin del Documento Tcnico (DT) prepara un borrador de ste, que debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

5.2.1. Codificacin Para su identificacin y clasificacin, los Documentos Tcnicos del S.G.A., son codificados segn la siguiente indicacin: CDIGO:
Tipo de Procedimiento

PP - UUUU- ###
Nmero Correlativo nico

Unidad Operativa

Tipo de Procedimiento Procedimiento General Procedimiento Operativo Instructivo

PG PO IN

Ejemplos de codificacin correspondiente a las Unidades operativas se presenta en el Anexo 10.2. Ejemplo: PO- MANRP -001 Operativo sobre manejo de residuos peligrosos nmero 001 de PLANTA Procedimiento

IMPREGNADORA.

5.2.2. Formato Los Documentos Tcnicos deben tener un formato conforme con el modelo presentado en este procedimiento (Ver Anexo 10.3)

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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5.2.3. Contenido En la siguiente tabla se especifican los requisitos de contenido que se deben incluir en los diferentes Documentos Tcnicos del S.G.A.: Tipo de Documento Tcnico Procedimiento Instructivo General Operativo X X X X X O X X X X X X X X X X X X X X X O O NA X O O X X NA O O O X X X X X O

Manual Ttulo ndice Objetivo Alcance Distribucin Responsabilidad y Autoridad Descripcin del Proceso Flujograma del Proceso Actualizacin Registros Referencias Histrico de Modificaciones (a) Anexos X X X X X O NA NA X NA O X O

X= OBLIGATORIO O= OPCIONAL NA= NO APLICABLE (a)= Ultimas 3 Modificaciones

5.2.4. Distribucin En este punto, el documento indica los cargos o funciones que deben obligatoriamente tener acceso al documento (Ver Anexo 10.4).

5.2.5. Responsabilidad y autoridad En este punto, el documento indica las personas o cargos a las cuales se les asigna alguna responsabilidad o autoridad respecto de la elaboracin, actualizacin, revisin, aprobacin, emisin, distribucin, implementacin, ejecucin y verificacin del documento. Las responsabilidades y autoridad relativas a la ejecucin del documento son especificadas en la descripcin del proceso.

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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5.2.6. Presentacin del borrador El encargado de la elaboracin, enva el Documento Tcnico al encargado de la revisin.

5.3. Revisin y aprobacin de los documentos del S.G.A. Los Procedimientos Operativos e Instructivos, son elaborados por el Asesor Gestin Ambiental y enviados para su revisin al Administrador de la Planta Impregnadora con copia al Jefe Planta. Posteriormente el Administrador ser el encargado de su aprobacin. Los Procedimientos Generales del S.G.A. son elaborados por el Asesor Gestin Ambiental y enviados por ste al Administrador de la Planta Impregnadora con copia al Jefe Planta para su revisin. Posteriormente el Administrador ser el encargado de su aprobacin. Un Documento Tcnico es vlido y vigente solamente cuando haya sido aprobado por el Administrador de la Planta, situacin que estar registrada mediante la firma original del Administrador estampada en las copias en papel que tendrn el Asesor Gestin Ambiental y el Jefe Planta.

5.4. Emisin y distribucin de los documentos del S.G.A. El Jefe Planta, es el encargado de emitir dos ejemplares en papel de los Documentos Tcnicos aprobados, los cuales deben tener las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin (cuando corresponda) y aprobacin. Los Documentos Tcnicos aprobados y vigentes deben ser instalados por el Asesor Gestin Ambiental en la red informtica interna de la Planta.

5.5. Control de la documentacin del S.G.A. En general, el Jefe de Planta, es el responsable de distribuir en forma controlada los Documentos Tcnicos a todas las personas que no tienen acceso a la red interna de comunicaciones, pero que por sus funciones, deban tener copia de los mismos. Las copias que se emitan en forma controlada, deben llevar en el casillero correspondiente, puesto al pie de cada una de sus pginas, un timbre en color rojo con la frase COPIA CONTROLADA . Se entiende que de no contar con este timbre se trata de una COPIA NO CONTROLADA, sobre la cual, la organizacin no se hace responsable de su reemplazo, validez ni vigencia.

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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El Jefe de Planta deber mantener una planilla de distribucin de documentos. Este registro, es un listado con todas las personas a las que se ha entregado una copia controlada con lo cual permite su fcil ubicacin y reemplazo (Ver Anexo 10.4). El Asesor Gestin Ambiental, es el responsable de actualizar y publicar a travs de la red interna de comunicaciones o en papel, un listado denominado listado de la documentacin vigente que contiene todos aquellos documentos tcnicos que son vlidos y vigentes (Ver Anexo 10.4).

5.6. Modificacin de los documentos tcnicos del S.G.A. Para las modificaciones de un documento tcnico que motive la emisin de una nueva versin, se debe seguir los mismos pasos indicados anteriormente. Ser responsabilidad del Asesor Gestin Ambiental la actualizacin del listado de la documentacin vigente y el reemplazo de la versin obsoleta en la red interna de comunicaciones. La actualizacin de la planilla de distribucin de documentos, el reemplazo y eliminacin de las copias controladas es responsabilidad de quienes las hayan emitido. La actualizacin del tem Histrico de Modificaciones, es responsabilidad del Asesor Gestin Ambiental e incluye las modificaciones de las 3 ltimas versiones.

5.7. Archivo de los documentos tcnicos del S.G.A. El almacenamiento, mantencin y disposicin de las versiones obsoletas de un documento tcnico es responsabilidad del Asesor Gestin Ambiental lo cual incluye al menos las ltimas 3 versiones.

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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6. ACTUALIZACIN Los Jefes de rea y cada usuario en general, es responsable de verificar que la documentacin ambiental utilizada en sus operaciones y actividades corresponda a la versin vigente. Los Documentos Tcnicos del S.G.A. deben ser revisados o examinados en un plazo mximo de 12 meses (desde la ltima revisin o examen). Esta actividad debe ser coordinada por el Asesor Gestin Ambiental y sus resultados deben quedar registrados en las Actas de Revisin de Documentos (Ver Anexo 10.4). La revisin y actualizacin de un Documento Tcnico debe ser solicitada al Asesor Gestin Ambiental por cualquiera de las personas responsables de su aplicacin, quin a su vez y de ser necesario, contactar al responsable de su elaboracin para concretar esta solicitud.

7. REGISTROS Cdigo Emisin Almacenamiento Respons Sistema Distribucin Respons Seccion Mantencin / Disposicin De la ltima versin Respons Sistema

8. REFERENCIAS No posee referencias 9. HISTRICO DE MODIFICACIONES Versin Fecha Identificacin de Modificacin Responsable

Timbre Este ejemplar del SGA es una COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en original en todas sus hojas con el timbre de la empresa de color rojo, que dice COPIA CONTROLADA.

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10. ANEXOS Anexo 10.1. Ejemplos de cdigos para cargos y entidades de la organizacin Cargo o Entidad Administrador Asesor Gestin Ambiental Jefe Planta Jefes de Mantencin Jefe de Patio Jefes de rea Asesor Legal Operario Cdigo ADMR ASGA JFPL JFMA JFPA JFAR ALEG OPER

Anexo 10.2. Ejemplos de cdigos para unidades operativas Unidad Operativa Uso de Mano de Obra Prevencin de Riesgos Transporte Combustibles, Lubr. y Qumicos Transporte Insumos Uso Maquinas y Equipos Mantencin Maquinas y Equipos Manejo Combustibles y Lubricantes Manejo Productos Qumicos Administracin y Supervisin Manejo de Bodegas Manejo de Desechos Domsticos Manejo Residuos peligrosos Cdigo UMANO PREVN TRCLQ TRINS USMAQ MNTMQ MANCL MANPQ ADMSP MANBD DSDOM MANRP

En el caso que se trate de un Procedimiento General no asociado a una Unidad especfica, en esta parte del cdigo se registra el siguiente carcter: SGA (Sistema gestin ambiental)

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Anexo 10.3. Encabezados y pies de pginas

PAGINA DE PORTADA - ENCABEZADO DOCUMENTO TECNICO LOGO EMPRESA CODIGO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Pgina: XX/YY Versin: 000 Fecha: xx/xx/xxxx

TITULO

PAGINA DE PORTADA PIE DE PGINA

ELABORACION Fecha Nombre Firma

REVISION

APROBACION

HOJAS SUBSIGUIENTES ENCABEZADO TITULO LOGO EMPRESA Fecha: xx/xx/xxxx Versin: 000 Pgina: xx de xx

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ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha: xx / xx / xxxx Versin: Borrador Pgina: xx de xx

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Anexo 10.4. Planillas de Control

PLANILLA DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS FECHA DE TITULO IDEN.ASP.E IMPACT IDEN.ASP.E IMPACT ELAB.Y CON DE DCTOS ELAB.YCON DE DCTOS. CODIGO X-YY-ZZ..... X-YY-ZZ..... X-YY-ZZ..... X-YY-ZZ..... VERSION APROBACION DT ENTREGA DT PERS RECEPTOR CARGO NUMERO DE EJEMPLARES ENTREGADOS DEVUELTO OBSERVACIONES

ARCHIVO MAESTRO DE LA DOCUMENTACION VIGENTE

TITULO
IDENTIF.REQUER.LEGALES ELAB. Y CONT.DE DCTOS .

CODIGO
X-YY-ZZ..... X-YY-ZZ.....

VERSION

FECHA DE APROBACIN

DISTRIBUCION

AREAS QUE REQUIEREN EL DT

ACTA DE REVISION DE DOCUMENTOS DOCUMENTO TECNICO TITULO DEL DT CODIGO DEL DT FECHA DE APROBACION NOMBRE EXAMEN CARGO FECHA TIPO DE MODIFICACION

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