Profesor: Armando Pelaez

Analista en Sistemas

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Subtotales en Excel Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de informacin, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la informacin. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla. Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas por cada mes:

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrn los subtotales. Para este ejemplo ordenar los datos por la columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de ms antiguos a ms recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.

La tabla quedar ordenada por mes.

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El botn Subtotal en Excel Para realizar la insercin de los subtotales en Excel debo pulsar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Subtotales.

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Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opcin Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertar un subtotal. Adems utilizar la funcin Suma y la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarn los subtotales.

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Observa cmo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para cada mes. Adems a la izquierda de la hoja de clculo Excel coloca controles adicionales que son tiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae:

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La funcin de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la informacin que tenemos en nuestra hoja de clculo. Por ejemplo, suponiendo que tenemos una hoja con los gastos personal que hemos realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por cada rea de nuestro gasto. Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Los subtotales constituyen una manera rpida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear frmulas. Excel crea la frmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efecta un esquema de los datos, automticamente. As, los datos resultantes son fciles de formatear, colocar en un grfico e imprimir. En resumen, aade lneas de subtotal a columnas de la lista. En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar clculos totales y parciales de dichas listas. Realiza el siguiente ejemplo: Empresa Los conquistadores Los conquistadores Los conquistadores Americanino Americanino Americanino Americanino Jaybell Jaybell Jaybell Pas Espaa Francia USA USA Mxico Espaa Francia USA Chile Alemania Ingresos 2554555 2456895 6546588 1234567 7654321 8945612 1223344 5664879 6546588 2456895 Gastos 565533 65656 565566 1561685 758621 5697874 256487 455645 5897466 458976 Beneficios 1989022 2391239 5981022 -327118 6895700 3247738 966857 5209234 649122 1997919

Debe crear una lista, con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los totales parciales: - Seleccione todo el rango de datos (A1:E11) - Active la opcin Subtotales del Men Datos - Active las opciones necesarias: Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas): Usa funcin SUMA Agregue subtotal a BENEFICIOS Active la opcin Aceptar.

Para aadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones: Vuelva a seleccionar la lista de datos y active la opcin Subtotales del Men Datos Cambia la opcin Usar funcin y escoja la funcin Promedio. Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS

Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perdera los subtotales conseguidos). Active la opcin Aceptar.

Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas. Podemos agrupar por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular cunto vendi cada trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos. Igualmente agrupar por productos de tal forma que Excel

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pueda calcular cunto se vendi de cada producto y cunto vendi cada empleado. Supongamos la siguiente tabla: Vendedor Juan Carlos Pedro Alirio Pedro Alirio Juan Carlos Pedro Alirio Producto Producto 3 Producto 1 Producto 1 Producto 3 Producto 2 Producto 1 Producto 2 Producto 1 Venta 2,187,000 3,050,000 1,180,000 1,450,000 2,789,000 3,200,000 2,100,000 1,956,000

El primer paso es ordenar los datos segn el criterio que queremos subtotalizar. Si queremos agrupar y determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna de los vendedores, o la de productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar. En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada empleado, por lo que ordenaremos de menor a mayor la columna de los vendedores. Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opcin Datos de la barra de tarea de Excel, ubicamos la opcin Subtotal: All seleccionamos la opcin Vendedor y Ventas como aparece en la siguiente imagen:

Si quisiramos agrupar y subtotalizar los productos, ordenamos la columna de producto y en las opciones de subtotales en Excel aparecern marcadas por defecto las opciones productos y ventas, y tendramos lo siguiente:

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Ordenar, Filtrar, Subtotales EJERCICIO Crea la lista de datos personales de los pacientes del Dr. Llorenset.

Cuando un paciente visita al Dr. Llorenset por primera vez, ste aade los datos personales del nuevo paciente a la lista. Buscar el telfono de un paciente en esta lista no es sencillo y nos llevara un tiempo. Si lo que recordamos del paciente es su nombre, sera bueno que la lista estuviera ordenada alfabticamente por la columna NOMBRE. Pero, si lo que recordamos es su primer apellido, sera conveniente que la lista estuviera ordenada por la columna APELLIDO-1. Debemos tener presente que una lista difcilmente estar ordenada por dos columnas a la vez y que todos los datos que estn en una fila van unidos. Cuando ordenamos cambiamos toda la fila. Es importante que las listas sean compactas, esto es, que no tengan filas ni columnas en blanco. Ordenarporunacolumna

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Ordenar una lista utilizando los datos de una sola columna es muy sencillo. Para ello, seleccionamos cualquier celda de la columna por la que queremos ordenar y pulsamos el botn Orden ascendente orden creciente o el botn Orden descendente paraordenar en orden decreciente. para ordenar en

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Ejercicio Ordena alfabticamente la lista de pacientes por la columna APELLIDO-1.

Excel ha tenido en cuenta que la primera fila es de encabezamientos y la ha dejado como estaba. Ahora resulta ms cmodo buscar el telfono de un paciente del que conocemos su primer apellido. Ahora bien, la lista no est ordenada del todo. Cuando los pacientes tienen igual el primer apellido deberamos ordenar la lista teniendo en cuenta el segundo apellido y caso de que coincidan los dos apellidos utilizar el nombre. Pensar en la lista telefnica y en apellidos muy frecuentes como Garca, Martnez o Prez. Ordenarporvariascolumnas Podemos ordenar una lista utilizando hasta tres columnas con el comando Datos > Ordenar . Primero, seleccionamos cualquier celda de la lista. A continuacin, ejecutamos el comando Datos > Ordenar . Se abre la ventana Ordenar en la que seleccionamos las columnas por las que queremos ordenar y el orden Ascendente o Descendente que queremos utilizar en cada columna. Por ltimo, pulsamos el botn Aceptar. Ejercicio Ordena la lista de pacientes por la columna C-POSTAL descendentemente y por la columna DIRECCIN ascendentemente.

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Observar que si ordenamos por la columna NMERO los datos volvern a estar como al principio. Cuando despus de ordenar los datos no es posible devolverlos a su estado original se aconseja copiarlos en otra hoja y ordenar la copia. Es conveniente conservar los datos originales intactos por si al manipularlos cometemos algn error. De este modo, siempre podremos repetir el proceso y subsanar el error. Ejercicio El Dr. Llorenset, entusiasta de las hojas de clculo, utiliza la segunda hoja del libro Excel para anotar las facturas y controlar los pagos. En la lista de pacientes slo hay datos. Por el contrario, la lista de facturas contiene datos y frmulas. Cuando emite una, slo entra el nmero del paciente, y localiza su nombre y apellidos mediante la funcin BUSCARV. Suponemos que el IVA que se aplica es el 16% y que las facturas que no tienen fecha de pago estn por cobrar.

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Autofiltro El Autofiltro de Excel permite seleccionar de modo sencillo las filas de la lista que interesan. Para activar el Autofiltro seleccionamos cualquier celda de lista y ejecutamos el comando Datos > Filtro > Autofiltro. Entonces aparece junto a cada encabezado de columna un botn de lista desplegable. Para seleccionar filas hacemos clic sobre el botn de lista desplegable situado en la columna que vamos a utilizar para filtrar la informacin y elegimos la opcin que interesa. La lista desplegable muestra los valores que hay en dicha columna y otras opciones como (Todos), (Diez mejores), (Personalizar) (Vacas) (No vacas), etc. Cuando aplicamos un filtro slo vemos las filas que cumplen la condicin. El resto de filas sigue estando ah, solo que no las vemos. Ejercicio Selecciona las facturas de un paciente, por ejemplo, de Pedro Bellido.

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Al hacer clic sobre el nombre del paciente en la lista desplegable vemos slo las facturas de dicho paciente.

Sobre este primer filtro podemos aplicar otro filtro para ver las filas que cumplen dos condiciones. Ejercicio Qu facturas tiene pendientes de pago el paciente Pedro Bellido? Facturas pendientes de pago son las que no tienen dato en la columna FECHA PAGO. Primero filtramos por nombre del paciente y, manteniendo ese filtro, filtramos por fecha de pago vaca.

Al hacer clic sobre la opcin (Vacas) la lista se vuelve a reducir.

Para eliminar todos los filtros y mostrar la lista completa ejecutamos el comando Datos > Filtro > Mostrar todo. Autofiltropersonalizado La opcin (Personalizar) de la lista desplegable permite utilizar condiciones como: es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o igual que, etc. Ejercicio 13-7 Qu facturas tienen un IMPORTE mayor que 80 y menor o igual que 120? Seleccionamos la opcin (Personalizar) de la lista desplegable de la columna IMPORTE y completamos la ventana Autofiltro personalizado.

Hacemos clic en el botn Aceptar.

Ejercicio Facturas pendientes de pago emitidas antes del 07/07/2005?

Subtotales El comando Datos > Subtotales permite calcular subtotales de grupos de filas de una lista. Antes de calcular los subtotales debemos ordenar la lista por la columna que va a determinar los grupos ya que Excel calcula un subtotal cada vez que se produce un cambio en dicha columna. Tambin debemos indicar la funcin a utilizar para calcular el subtotal, Suma, Cuenta, Promedio, etc. y las columnas a las que vamos a agregar el subtotal. Ejercicio Calcula el total facturado a cada paciente y el total facturado. En primer lugar, y por motivos de seguridad, copiamos la hoja Lista de facturas en otra hoja a la que asignamos el nombre Total facturado a cada paciente. A continuacin, como queremos agrupar por paciente, ordenamos la lista por la columna NOMBRE-APELLIDO-1. Ahora ejecutamos el comando Datos > Subtotales, completamos la ventana Subtotales y pulsamos el botn Aceptar.

Observamos que en el margen izquierdo aparecen tres botones -------dican los que tres in niveles de agrupamiento que se han hecho. Haciendo clic sobre cada uno de estos botones se muestra informacin ms o menos detallada. Si hacemos clic sobre el botn 1, mximo nivel de agrupamiento, slo vemos el Total General. Si hacemos clic sobre el botn 2, vemos el Total de cada paciente y el Total general.

Si hacemos clic sobre el botn 3, vemos toda la informacin. Subtotalesdesubtotales Al igual que podemos ordenar por ms de una columna, hasta tres, podemos calcular subtotales de subtotales. Por ejemplo, en contabilidad hay varios niveles de cuentas por lo que es til calcular los subtotales para cada nivel. Antes de calcular subtotales de subtotales debemos ordenar por las columnas que definen los niveles de agrupacin. A la hora de ordenar las columnas debemos ordenar primero por el nivel inferior de agrupacin y luego por el superior. Para que el lector repase todo lo visto hasta hora en este captulo y podamos llegar al clculo de subtotales de subtotales vamos a desarrollar la administracin de la comunidad de propietarios Spering. La comunidad de propietarios Spering es un edificio que tiene nueve componentes: cinco plazas de garaje, un bajo comercial, dos pisos y un tico. Hay tres tipos de gastos: del edificio, de escalera y de garaje. Cada componente participa en cada tipo de gasto segn un coeficiente establecido en la escritura de divisin horizontal. Para gestionar la comunidad el administrador utiliza en total 13 cuentas: una cuenta general, nueve cuentas de componente y tres cuentas de gastos. Ejercicio Crear las listas que utiliza el administrador de la comunidad. Lista de propietarios: nmero, nombre y telfono.

Lista de componentes: nmero, descripcin, propietario participacin (gastos edificio, gastos de escalera, gastos de garaje).

(nmero, nombre), coeficiente de

Lista de cuentas: nmero, descripcin.

Entrar en la cuenta 1 los movimientos del primer trimestre. La cuenta 1, cuenta general, tiene la informacin de todos los movimientos, ingresos y pagos, que se producen en la comunidad. Cada fila, apunte, contiene la siguiente informacin: nmero de cuenta a la que corresponde ese apunte, fecha, concepto, ingreso y gasto.

El administrador producido.

quiere

saber

qu

gastos

de

edificio

se

han

Para ello, utiliza el Autofiltro para filtrar las filas de la cuenta 91.

El administrador quiere ver todos los gastos. Para ello, utiliza un Autofiltro personalizado. Filtra las filas cuyo nmero de cuenta es mayor o igual a 91 y menor o igual a 93.

El administrador copia las filas de todos los gastos en la hoja Gastos 1 trimestre. Si teniendo aplicado un filtro seleccionamos un rango y lo copiamos, slo se copia la informacin filtrada, es decir, la que se ve.

El administrador calcula el subtotal de las cuentas 91, 92 y 93. Para ello, ordena por la columna CUENTA y calcula subtotales.

El administrador calcula el subtotal de cada concepto y el subtotal de cada cuenta 91, 92 y 93. Para ello, elimina los subtotales y ordena, por la columna CUENTA, luego por la columna CONCEPTO y luego por la columna FECHA.

Ahora calcula los subtotales para la columna CUENTA.

A continuacin, calcula los subtotales para la columna CONCEPTO. Es muy importante desactivar la opcin Reemplazar subtotales actuales para que aada los subtotales de CONCEPTO conservando los subtotales de CUENTA.

Observar que ahora hay cuatro niveles de agrupamiento.

El administrador calcula qu parte de gastos corresponde a cada componente. Para ello copia la hoja Lista de componentes en una hoja nueva y la nombra Reparto gastos 1 trimestre. A continuacin calcula la parte de cada gasto que corresponde a cada componente multiplicando el coeficiente por el total del gasto.

El administrador calcula el total que corresponde a cada propietario. Para ello, elimina la fila 12 donde se calcula la suma de coeficientes y gastos, ordena por NOMBRE de propietario y calcula subtotales.