NURIA AMAT

PROFESORA DE DOCUMENTACION CIENTFICA Y TELDOOCUMENTACION DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE BIBLIOTECONOMIA Y DOCUMENTACION DE BARCELONA

Documentacin Cientfica y Nuevas tecnologas de la Informacin

1. Documentacin e Informacin Cientfica

1.1. Definicin de Documentacin Cientfica Al proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al tratamiento de estos documentos para su difusin precisa, exhaustiva e inmediata se le ha venido denominando Documentacin Cientfica. Consolidada esta disciplina a un rango cientfico, es la ciencia que estudia el proceso de comunicacin de las fuentes documentales con objeto de obtener conocimientos nuevos. La Documentacin Cientfica, o Information Scence para el mundo anglosajn, es, pues, la ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la informacin, las fuerzas que gobiernan su utilizacin y las tcnicas del procesamiento de la informacin para su accesibilidad ptima. El proceso incluye la produccin, diseminacin, recoleccin, organizacin, recuperacin, almacenamiento e interpretacin de la informacion. En otras palabras, se trata de la actividad cientfica que se ocupa de la colecta y anlisis de los documentos cientficos y otras fuentes de conocimientos nuevos, del almacenamiento de la informacin en ellos contenida y de la recuperacin y difusin de la misma a fin de que alcance rpida y eficazmente a quienes puedan utilizarla. 1.1.1. Concepto de documento

La informacin cientfica acostumbra a transmitirse sobre un soporte. As, entendemos por documento todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. El documento es una herramienta indispensable para transmitir conocimientos. ideas y dar testimonio de los hechos. El documento permite la comunicacin humana, es un importante medio de formacin y docencia y puede materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo asi una memoria colectiva. 1.1.2. Caractersticas de un documento

Para la Documentacin Cientfica un documento es vlido cuando rene las cualidades siguientes: - Originalidad: Ha de ser fruto de una investigacin o estudio. - Fiabilidad: Digno de crdito. Tanto sus autores como sus fuentes dehen poderse conocer e identificar. - Utilizacin: Precisa es su posibilidad de ser utilizado y difundido. Ha de permitir un fcil acceso. La sola excepcin son los documentos confidenciales, que tienen una utilizacin limitada. 1.1.3. Tipo. de documentos

Segn su naturaleza, podemos diferenciar cuatro clases de documentos: a) Documentos en forma de papel: manuscritos, impresos, fotografias y reproducciones. b) Documentos en pelcula: materiales audiovisuales, flimicos y microformas. c)Documentos en forma magntica: discos y cintas magnticas, diskets, cassettes, etc. 4) Documentos en forma electrn!ca: discos pticos, ya sea video disco o disco digital. De acuerdo con su contenido, los documentos se dividen en: a)Primarios: publicaciones originales presentadas integramente. b) Secundarios: representacin condensada de documentos primarios. c) Terciarios: listas de publicaciones secundarias. d) De referencia: documentos de consulta cuya disposicin interior permite y facilita la informacin rpida, precisa e inmediata. 1.1.4. Objetivos de la Documentacin Cientfica

Exhaustividad: proporcionar toda la informacin, publicada o no, que exista sobre cualquier tema, materia, disciplina o ciencia. Pertinencia: procurar aqullos y todos los documentos existentes que se refieran a un tema o rea de trabajo. - Precisin: conseguir aquella informacin exacta y definida para el usuario que la solicite. Rapidez: facilitar la documentacin e informacin en un mnimo espacio de tiempo. - Economa: procurar que el acceso a la informacin cientifica sea lo ms econmico posible. 1.1.5. Funciones documentales

Si por sistema entendemos el conjunto de elementos que se interseccionan para conseguir un objetivo determinado, diremos que las funciones documentales tendrn caractersticas de sistema y procesarn una serie de elementos y operaciones que sern siempre parecidas, seguirn un mismo orden y resultarn comunes a todos los sistemas documentales. Las diferencias radicarn tan slo en el tipo de tecnologa utilizada y en la diversidad de documentos a procesar y difundir.

sta es la estructura bsica de todo centro o sistema documental. La diferencia entre los diferentes sistemas documentales vendr determinada por la apreciacin de objetivos y el nivel de profundidad de cada operacin. 1.1.6. La cadena documental

Las operaciones o funciones documentales se organizan y trabajan en forma de cadena. Los elementos de esta cadena son las operaciones necesarias para el funcionamiento de todo sistema documental y para proporcionar las informaciones adaptadas a cada tipo de necesidad: seleccin, anlisis, bsqueda y difusin documental . Segn el grado de profundidad, teenificacin, fondo documental y objetivos prioritarios de estas operaciones, los sistemas de informacin documental se denominarn: centros de documentacin, bibliotecas cientficas, bibliotecas de depsito, servicios de anlisis, centros de referencia, servicios de teledocumentacin y/o bases de datos. 1. La seleccin documental consiste en escoger entre los millones de documentos producidos mundialmente (publicados y no publicados por vas comerciales) aquellos que cubren el campo definido por el centro o sistema documental y que por su utilidad merecen registrarse en el fondo o bien ser transmitidos a los usuarios interesados. El primer tipo de informacin lo constituyen las fuentes internas, y el segundo tipo, las fuentes externas al sistema en las que ste acta como intermediano. Las fuentes externas al sistema estn constituidas por otros sistemas de informacin -dado que un centro documental nunca puede trabajar aislado-, como son servicios de anlisis, bases de datos, servicios de teledocumentacin, etc. Las fuentes internas son las que conforman el fondo bibliogrfico del sistema gracias a la seleccin de documentos o publicaciones primarias y secundarias (articulos, tesis, informes, boletines de resmenes, etc.). 2. El anlisis documental, Para que un texto pueda considerarse como un documento diferente a otro exige que primeramente entre en la rase de anlisis. El anlisis documental se refiere, pues, al conjunto de operaciones cuyo resultado consiste en representar el contenido de un documento de forma diferente al original. Da lugar a la elaboracin de un documento secundario o conjunto de referencias bibliogrficas a las cuales irn dirigidas las preguntas de informacin documental de los usuarios. Las operaciones del anlisis las dividiremos en: a) Descripcin bibliogrfica. b) Indizacin y lenguajes de indizacin. c) Resumen. 3. La bsqueda documental. Si el resultado del anlisis es la referencia bibliogrfica completa de un documento, la bsqueda documental consistir en los procedimientos manuales, mecnicos, automticos y/o intelectuales a seguir para obtener de entre todo el fondo bibliogrfico analizado aquellos documentos o referencias que respondan a cada consulta especifica. Con tal fin, los documentos deben estar organizados en ficheros o memorias de diversos tipos para permitir una bsqueda manual. a partir de boletines bibliogrficos impresos u otros medios, y una bsqueda opilisie o de acceso directo a la memoria de un ordenador por terminales de teleproceso.

Tanto en la bsqueda como en la operacin de anlisis ejercen un papel fundamental los llamados lenguajes documentales o de indizacin, puesto que se trata del lenguaje utilizado para comunicar con el contenido de los documentos, as como del lenguaje a utilizar para exponer las preguntas que se refieran a unos documentos en concreto y no a otros. El lenguaje documental y el lenguaje libre ejercen la funcin de puente entre los documentos y las preguntas dirigidas al sistema. 4. La difusin documenta, ltima funcin de la cadena, consiste en difundir la informacin que responda a las preocupaciones informativas de los usuarios mediante una serie de servicios especificos que se denominan del siguiente modo: - Servicio de Bsquedas Bibliogrficas Retrospectivas (RB), que consiste en encontrar aquellos documentos que respondan a un tema de inters del usuarto. -Servicio de Difusin Selectiva de la Informacin (DSI), en el que a partir de un perfil o necesidad informativa determinada por cada usuario, ste recibir peridicamente las referencias bibliogrficas entradas en el sistema y que respondan a su perfil. - Servicio de Referencia o de Consulta, que ofrece la informacin directamente a partir de obras de referencia (anuarios, repertorios, etc.). - Servicio de Obtencin de Documentos Primarios, mediante la distribucin de fotocopias, documentos en prstamo. microformas o documentos electrnicos. Estos cuatro servicios pueden efectuarse de forma manual o bien mediante comunicaciones de acceso a ordenadores, lo cual implica la existencia de un quinto servicio denominado: -Servicio de Teledocumentacin o acceso online a las bases de datos. Y, por ltimo, en el caso de que el sistema realice publicaciones sobre su propio fondo bibliogrfico: -Servicio de Publicaciones Peridicas, de forma impresa, magntica y/o electronica. 1.2. Centros de Documentacin y/o Bibliotecas Cientficas. Bibliotecas de Depsito. Servicios de Anlisis.Bases de datos. Centros de Referencia

Resulta arriesgado establecer una tipologa absolutamente delimitada de centros o sistemas que realicen las operaciones de la cadena documental antes explicada. Partiendo de una categoria establecida mundialmente, de acuerdo con los objetivos, el grado de profundidad, tecnologa y fondo documental de estas operaciones, los centros podrn dstinguirse unos de otros o denominarse: Centros de Documentacin y/o Bibliotecas Cientficas, Bibliotecas de Depsito, Servicios de Anlisis, Bases de Datos y Centros de Referencia. En algunos casos la distincin es muy clara y en otros sucede muy a menudo, que un tipo de centro o sistema participa tambin de las caractersticas del centro designado por otro nombre, y viceversa. No se trata, sin embargo, de un problema terminolgico, sino de aprender el significado de cada denominacin y de ese modo comprender la razn por la cual un centro de documentacin especializado, por ejemplo, puede ser a la vez una base de datos, etc. 1.2.1 Centros de Documentacin y/o Bibliotecas Cientficas Si una biblioteca cientfica tiene como objetivo proporcionar la documentacin cientfica a sus usuarios, hoy en da est obligada necesariamente a aplicar las tcnicas documentales propias a la Documentacin Cientfica. En este sentido, Biblioteca Cientfica y Centro de

Documentacin son considerados como trminos sinnimos, ya que cumplen con los mismos objetivos y servicios de la cadena documental. Los Centros de Documentacin se distinguen entre ellos de acuerdo con sus objetivos primordiales, su carcter nacional e internacional, su especialidad y su campo de actuacin. Pueden ser de tres tipos: nacionales, internacionales y especializados. a) Centros de Documentacin nacionales o estatales. Su tarea esencial reside en procesar (seleccionar, analizar y difundir) toda la informacin y documentacin producida en el pas y, en algunos casos, parte de la extranjera, pero especialmente la nacional. Trabajan con campos cientficos bastante amplios. Dependen, generalmente, de organismos gubernamentales. Ayudan a elaborar la poltica documental del pas. Resulta obligado que estos centros nacionales automaticen sus trabajos y servicios, como resultado de haber introducido la informacin en un ordenador. Son, por tanto, tambin centros productores de bases de datos en su campo cientfico. Ofrecen publicaciones impresas y/o magnticas de su fondo bibuogrfico y analitico. Ejemplos a considerar de entre los Centros de Documentacin Nacionales son el CDST (en ciencia y tecnologa) y el CDSH (en ciencias humanas), ambos dependientes del CNRS, en Francia . En Espaa actan a este nivel los siguientes centros: - ICYT, para ciencia y tecnologa - ISOC, para ciencias sociales y humanidades -IBIM, para biomedicina -CIDC (Consorci dInformaci i Documentaci de Catalunya). b) Centros de Documentacin internacionales. Son centros especializados en un campo de la ciencia muy definido y que procesan toda la informacin y documentacin que se produce mundialmente sobre esta disciplina. Tambin se les denomina ms frecuentemente Servicios de Anlisis. c) Centros de Documentacin especializados. Trabajan en una disciplina cientfica muy concreta, a nivel nacional y/o internacional, pero de manera profunda, teniendo muy en cuenta las necesidades de sus propios usuarios. La especializacin les permite ofrecer una pertinencia y calidad documental. No necesariamente tienen que producir una base de datos propia, aunque muchos de ellos sean tambin creadores de bases de datos y en ese caso vendan la informacin de forma magntica, online o de forma impresa. Normalmente, publican boletines bibliogrficos o de resmenes. Poseen una biblioteca en el propio centro y en la mayora de los casos disponen de un servicio de teledocumentacion. En Barcelona se distinguen los siguientes: - El Centro Nacional de Informacin y Documentacin del Servicio Social de Higiene y Seguridad en el Trabajo. El Centro de Documentacin de Economa y Estadistica del CIDC. La Biblioteca del Hospital de San Pablo.

La Biblioteca de la Facultad de Fsicas y Qumicas. - La Biblioteca del Instituto Qumico de Sarri. 1.2.2. Servicios de Anlisis

Son centros dedicados esencialmente a elaborar el anlisis documental de los documentos primarios publicados internacionalmente sobre una disciplina concreta, con la finalidad primordial de difundirlos comercialmente a travs de publicaciones impresas y/o magnticas. Tambin denominados Abstracting and Indexing Services, cubren en su conjunto todas las reas cientficas, tecnolgicas, empresariales, sociales y de humanidades. Acostumbran a ser centros productores de bases de datos que venden y distribuyen la informacin en cintas magnticas, online y en boletines de resumenes. Ejemplos muy conocidos de Servicios de Anlisis son Chemical Abstracts Service, Excerpta Medica,Index Medicus, Biological Abstracts y un largo etctera. A la mayora de los Servicios de Anlisis se les califica tambin con el trmino base de datos bibliogrfica. 1.2.3. Bibliotecas de Depsito

Son bibliotecas cientificas cuyo principal objetivo reside en conservar, con expresa intencin de difundir, todos los documentos originales cientficos a nivel territorial, nacional o internacional. El calificativo de depsito viene determinado por el hecho de que este tipo de bibliotecas abren cuentas de depsito (en forma de talonarios de cupones) a sus clientes (otras bibliotecas y usuarios), de forma que para solicitar la reproduccin (fotocopia o microforma) de un documento en concreto basta con enviar los cupones que correspondan al nmero determinado de pginas que se desea obtener. Estas bibliotecas de depsito deben proporcionar los documentos con la mxima rapidez posible, pues de otro modo no tiene sentido su calificativo, y debe existir una como mnimo en cada pais o Estado. Una muestra ejemplar de biblioteca de depsito es la British Library Lending Division (Gran Bretaa) 1.2.4. Centros de Orientacin o de Referencia

Se trata de organismos que remiten al usuario a la fuente o fuentes ms aptas para obtener la informacin deseada. Es decir, el centro de referencia no proporciona la informacin solicitada, sino que dirige al usuario a donde puede obtenerla. De acuerdo con la UNISIST, es un tipo de centro que debera existir en todos los pases. La poltica del centro vara segn la infraestructura informativa que el pas posea. En un grado de desarrollo considerable se preocupar por la utilizacin ptima de la informacin nacional y dirigir un mnimo de consultas a pases extranjeros. En pases menos desarrollados remitir con mayor frecuencia a fuentes exteriores y servir de punto de enlace entre el sistema de informacin interior y el exterior. Existen centros de orientacin o de referencia a nivel internacional y especializados. Al no existir an en Espaa centros de este tipo, pondremos como ejemplo el Centro de Referencia de la Library of Congress (Estados Unidos) y el SOS/DOC, en Francia.

El National Referral Cenrer de la Library of Congress (Washington) es un servicio gratuito que dirige, a quienes necesitan informacin sobre cualquier tema cientfico, hacia las fuentes que pueden proporcionrsela. El servicio de referencia utiliza un listado de 13.OO() fuentes en el que se indica la especializacin y el tipo de informacin que pueden proporcionar. El fichero de este centro, mantenido al da, es utilizado principalmente por los especialistas en referencia del centro; tambin pueden acceder a l los lectores de la Library of Congress a travs de terminales situados en varias salas de lectura y las agencias federales mediante teledocumentacin. El Centro de Referencia no est equipado para proporcionar bibliografa o respuestas a preguntas temticas especificas: su funcin, como la de todo centro de este tipo, es dirigir a los usuarios hacia las fuentes idneas, que con frecuencia se hallan en la misma Biblioteca del Congreso. Cuando se estableci, en 1962, proporcionaba informacin en ciencia y tecnologia. En la actualidad abarca todas las reas temticas y mantiene una cobertura sistemtica para las fuentes del pais, as como tambin fuentes internacionales y extranjeras, entendiendo por fuente de informacin cualquier organismo, institucin, grupo o individuo especializado en un determinado campo del saber y dispuesto a compartir sus conocimientos. Las peticiones al servicio de referencia pueden hacerse por carta, telfono o visita personal. Se aceptan preguntas sobre cualquier tema, y si no se conoce la fuente adecuada se intenta localizar utilizando los amplios medios de que el centro dispone. Las respuestas proporcionan el nombre, la direccin, el telfono y una breve descripcin de las fuentes de informacin pertinentes. Para que el centro pueda proporcionar una informacin completa, las preguntas deben incluirr: -exposicin clara y completa de la informacin requerida; - fuentes de informacin ya consultadas; - requisitos especiales que pueden dar derecho al peticionario a utilizar fuentes de informacin que no son normalmente accesibles. Entre sus publicaciones cabe destacar: - A Directory of Information Resources in the United States. - Who knows? El Service dorientation vers les sources dinformation et de Documentation Scientfiques et techniques orienta del mismo modo desde Francia a los usuarios que buscan informacin cientfica y tcnica. Las caractersticas de sus ficheros para responder a la informacin le permiten, tambin, editar repertorios y directorios de diversos campos temticos. 1.2.5. Bases de datos

Aquellos centros que partiendo de la creacin de un fichero bibliogrfico deciden procesarlo por ordenador de acuerdo a un programa informtico establecido se convierten en productores de bases de datos. Independientemente del campor temtico, las bases de datos se dividen en bibliogrficas y no bibliogrficas. Las bases de datos bibliogrficas distribuyen su rondo en revistas de resmenes, cintas magnticas y/o online. Entre las ms conocidas (existen ms de un millar en la actualidad) destacan: INPADOC, CHEMICAL ABSTRACTS, MIEDLINE, IBIOSIS, PASCAL, SCISEARCH, MARC, etc.

La mayora de estas bases de datos, con nombre idntico o distinto, corresponden a los Servicios de Anlisis antedichos.

1.2.6.

Servicios de Teledocumentacin

Para acceder a las bases de datos desde un mismo servicio es necesario que stas, o un nmero importante de ellas, se hallen a su vez procesadas en un gran ordenador (host) que acte como distribuidor y permita el acceso a cada una de ellas por terminal de teleproceso y mediante una comunicacin instantnea y dialogada (onlne) con la base de datos correspondiente. Ello es posible desde cualquier punto del mundo mediante la utilizacin de un servicio de teledocumentacin que dispone de un equipo mnimo para hacer las bsquedas online. Muchos centros documentales y bibliotecas cientficas, adems de organismos, instituciones o usuarios privados, disponen de estos servicios.