Apuntes de OpenOffice Calc

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1. INTRODUCCIN
Este manual constituye los apuntes de la parte dedicada a OpenOffice Calc de la asignatura Informtica Aplicada a la Biologa, asignatura troncal de primer curso del Grado en Biologa de la Universidad de Sevilla. OpenOffice Calc es un programa que permite la creacin y manipulacin de HOJAS DE CLCULO. Una HOJA DE CLCULO esta una herramienta informtica diseada para el tratamiento de forma sencilla e intuitiva, de DATOS de cualquier tipo, que puedan organizarse en forma de TABLA. Esta herramienta permite analizar estos datos, hacer clculos con ellos, representarlos grficamente, calcular lneas de tendencias, filtrarlos, ordenarlos o realizar un seleccin de algunos de estos datos, segn determinados criterios. El programa OpenOffice Calc est integrado dentro del paquete de software libre OpenOffice.org. Nosotros trabajaremos con la versin 3.3 en espaol de este paquete, para el sistema operativo Windows, que es la versin ms reciente. Esta versin se puede descargar directamente, desde la pgina web http://es.openoffice.org/programa/index.html y su instalacin es muy sencilla. De dicha pgina se pueden descargar e instalar fcilmente otras versiones del paquete, incluso hay versiones en espaol para otros sistemas operativos (MacOS, Linux). La mayora de comentarios que hagamos aqu, son vlidos en general para cualquier versin y sistema operativo, salvo pequeos cambios. Durante la instalacin de este paquete para Windows se crea, por defecto, un icono de acceso directo en el escritorio de nuestro ordenador:

Al seleccionar este icono, obtenemos un listado de los distintos programas disponibles en el paquete OpenOffice. En concreto el men que nos aparece es el siguiente:

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Situamos el cursor sobre la opcin Hoja de clculo y nos aparece la siguiente ventana:

BARRA DE TTULOS CELDA ACTIVA BARRA DE MENS BARRA DE HERRAMIENTAS BARRA DE FRMULAS

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO BARRA DE ETIQUETAS

La venta de OpenOffice Calc es muy parecida a de la versin 2003 de EXCEL del paquete Office de Microsoft pero con la ventaja de ser de software libre. 2

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2. ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CLCULO

Los archivos de OpenOffice Calc reciben el nombre de Hoja de Clculo ODF (Open Document Format). Por defecto todas las hojas de clculo creadas con OpenOffice Calc se guardan en el formato propio de OpenOffice.org y tienen la extensin ".ods". Por defecto una hoja de clculo esta formada por tres hojas, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. A estas hojas se les puede cambiar el nombre fcilmente con el botn derecho del ratn encima del nombre actual. Se pueden aadir ms hojas, caso de que sea necesario, usando, por ejemplo, el men Insertar, y ah la opcin Hoja. Tambin se puede eliminar alguna hoja, moverla o copiarla a otro archivo de OpenOffice Calc ..... El elemento principal de una hoja de clculo, es la denominada rea de trabajo. Esto es, un conjunto de celdas donde se puede introducir informacin y/o frmulas para manipular informacin ya almacenada en otras celdas. Los elementos usuales del rea de trabajo de una hoja de clculo son una lnea inicial, donde aparece la referencia de la celda en que estamos trabajando (la opcin por defecto es notar las filas por nmeros 1, 2, 3,...., y las columnas por letras; 1048576 filas, y columnas desde la A, B, C... Z, AA, AB, AZ, BA, BZ, CA,... ZZ, AAA, AAB, AAC, , AMJ). La interseccin de una columna con una fila se denomina celda. sta es cada uno de los rectngulos que forman la hoja de clculo. Una celda se identifica mediante la letra de la columna y el nmero de fila, a la que pertenece, escritas en este orden y contiguamente, por ejemplo A1, C15, AB2,... El elemento que define la posicin de edicin en el rea de trabajo es la celda activa. Se muestra como un marco grueso alrededor de la celda de color negro, con un punto cuadrado situado el el extremo inferior derecho (ver figura anterior). Nos indica donde se va a escribir la siguiente letra o nmero que tecleemos, o donde se insertarn los nuevos elementos en la hoja (imgenes, smbolos, etc.). En lugar de una sola celda, se puede seleccionar todo un conjunto contiguo de celdas, que se denomina rango. ste se identifica mediante la localizacin de la esquina superior izquierda y de la esquina inferior derecha y se expresa separando ambas localizaciones con dos puntos, ejemplo (A1:C5). Aparte del rea de trabajo, una hoja de clculo est dividida en una zona de mens, otra de iconos de acceso rpido, barras de edicin de texto, tipo de letra, alineacin, sangra y otras opciones de edicin de texto estndar. Como podemos apreciar en la figura anterior, disponemos, entre otros, de los siguientes elementos: Barra de Ttulo contiene el nombre del archivo (libro) actual de trabajo y el nombre de la aplicacin que lo trata (OpenOffice Calc). Tambin encontramos los controles bsicos de manejo de la aplicacin (minimizar, maximizar/restaurar y cerrar). Barra de Men contiene las entradas a rutas de rdenes, en ella encontraremos todas las opciones de OpenOffice Calc. Algunas de ellas son: Archivo para crear, abrir, guardar, cerrar, exportar documentos, imprimir ... 3

Apuntes de OpenOffice Calc Editar nos permite copiar, cortar y pegar celdas, objetos, texto y hojas,....... Ver nos permite mostrar las barras de herramientas, la barra de estado, ... Insertar para insertar saltos manuales, smbolos, celdas, filas, columnas, hojas,.... Formato para formatear los caracteres y los prrafos del texto, las celdas, filas, columnas y hojas,...... Herramientas en donde encontraremos las opciones para comprobar ortografa y gramtica, buscar objetivo, cambiar el idioma, acceder a la galera de imgenes,... Datos desde donde definiremos rangos de datos, estableceremos ordenacin, filtros, criterios de validez, subtotales, ... Ventana en donde podemos ir cambiando entre los diversos documentos que tengamos abiertos, dividir la vista actual o de fijar rangos de celdas que no se desplacen.... Ayuda desde donde podrs activar la ayuda de Calc y la herramienta Que es esto?

Barras de Herramientas podemos utilizar las funciones ms importantes de la aplicacin a manera de atajo en lugar de ir directamente a los mens que explicamos con anterioridad, de una forma ms rpida e intuitiva. Las barras que muestra la figura anterior son las ms usadas. Las puedes ocultar o mostrar en el men Ver, tambin se pueden aadir nuevas barras o botones nuevos a las ya existentes. Barra de frmulas en ella se escriben y corrigen los contenidos de una hoja. Presenta a la izquierda el cuadro de nombres, a continuacin dispone de tres botones y a la derecha un rea de edicin. En el cuadro de nombres aparece, por defecto, la celda o rango de celdas activas. El primer botn invoca al asistente de funciones, el segundo, permite introducir una frmula con la funcin Suma, y el tercero activa el modo edicin de frmulas. Al activar el modo edicin de frmulas, el cuadro de nombres se ha convertido en un selector donde se muestran las ltimas funciones utilizadas, y se muestran dos nuevos botones, que permiten cancelar o aplicar la edicin realizada en el contenido de la celda. El rea de edicin presenta el valor o frmula contenida en una celda. Barra de etiquetas con ella podemos desplazarnos por las distintas hojas. Barra de desplazamiento permite movernos en el rea de trabajo, de arriba a abajo o de izquierda a derecha, de forma rpida y sencilla.

3. CONTENIDO DE CELDAS EN OPENOFFICE CALC

Podemos introducir elementos numricos o de texto en las celdas, as como frmulas que operen con dichos valores, asignados dentro de la misma hoja u otra distinta. Tanto los valores numricos como de texto se introducen directamente, sin ningn elemento adicional previo.

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Obsrvese que si su introduccin es correcta, los valores numricos quedan justificados hacia la derecha, mientras que el texto aparece justificado a la izquierda. Si por ejemplo escribimos por error una expresin decimal no usando la separacin decimal o la coma del teclado ordinario sino usando el punto del teclado ordinario, la cadena puede no ser entendida necesariamente como nmero, sino como un texto, fecha, u otro valor distinto.

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4. SERIES DE DATOS
Es fcil usar la hoja de clculo OpenOffice.org Calc para rellenar de forma automtica un rango de celdas arbitrariamente grande con un conjunto de datos con un patrn concreto de tipo serie. Por ejemplo, supongamos que deseamos escribir en una columna una sucesin aritmtica con los nmeros del 1 al 100 para despus usarla. Obviamente no se trata de introducir a mano los cien valores, ni de necesitar implementar una frmula que luego se copie hacia abajo (que tambin servira). El mtodo ms simple consiste en introducir los dos primeros trminos de la sucesin: el uno y el dos.

A continuacin seleccionamos el rango formado por ambas celdas, y despus situamos el ratn sobre la esquina inferior derecha (el ratn entonces adquiere la forma de una pequea cruz negra).

Apuntes de OpenOffice Calc Entonces pulsamos el botn izquierdo del ratn y arrastramos hacia abajo hasta donde queramos (en este ejemplo hasta que lleguemos a la fila 100). Obsrvese cmo los valores del autorellenado van apareciendo a medida que arrastramos el ratn.

Al soltar el ratn aparecen todos los valores. Esto se puede hacer no slo para la sucesin 1, 2, 3, 4, , 99, 100, sino tan largo como queramos, y con una sucesin aritmtica del paso que queramos. Por ejemplo, si quisiramos slo elementos de tres en tres a partir del uno, introducimos el uno y el cuatro y repetimos el proceso. Si queremos otros tipos de listas, las preinstaladas en el programa son los meses y das de la semana (en formatos completo y abreviado).

Apuntes de OpenOffice Calc Con este procedimiento, tambin podemos crear series con fechas, consecutivas o no, escribiendo la dos primeras fechas de la serie y arrastrando. O, por ejemplo, observa que si escribimos en una celda Alumno 1 y arrastramos, se crea la serie Alumno 1, Alumno 2, .. Otra forma de crear series de datos es en el men Editar, seleccionando Rellenar y despus Series. En particular, tambin podemos generar sucesiones de tipo geomtrico, como 1, 2, 4, 8, 16... Si deseamos hacer desarrollos como los anteriores por filas en vez de por columnas, todo funciona igual. La combinacin de ambas opciones (autorellenado por filas y por columnas) permite generar fcilmente cuadernos de tablas para su uso posterior.

5. FRMULAS
Para indicarle al programa que deseamos implementar una frmula, la instruccin debe ir precedida del smbolo =. La forma de referirse al contenido de una celda es usando la combinacin de columna y fila de la celda (por ejemplo, B3 b3, ya que el programa no hace distincin entre maysculas y minsculas). As, si queremos sumar el valor 22 con el valor numrico de la celda A9, deberamos escribir =A9+22. Tambin es posible que una operacin involucre un conjunto de celdas. Existen formas abreviadas de referirse a dicho conjunto (rango de valores), y es indicando las celdas primera y ltima separadas por el smbolo de dos puntos, como por ejemplo A1:A10. Esta escritura para los rangos es menos costosa y por tanto disminuye las posibles equivocaciones. Por ejemplo, sera 8

Apuntes de OpenOffice Calc altamente no recomendable calcular la suma de las diez primeras celdas con la frmula =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10; y sin embargo s sera recomendable usar la expresin =SUMA(A1:A10). Las expresiones aritmticas usuales, suma, resta, multiplicacin y divisin, usan los smbolos de costumbre: +, -, *, / respectivamente; la potencia se obtiene que el smbolo ^; y el porcentaje con el smbolo %. Hay funciones que pueden desembocar en una respuesta lgica, como por ejemplo al comparar dos celdas: si queremos saber si el valor en a2 es mayor que el valor en b2, podemos escribir =a2>b2. La respuesta ser VERDADERO o FALSO. Los operadores lgicos son = (igual), < (menor), > (mayor) , <= (menor o igual), >= (menor o igual), <> (distinto) y comparan si dos valores son respectivamente iguales, menor que, mayor que, menor o igual, mayor o igual, y finalmente distintos. Ntese que es posible comparar no slo valores numricos, sino tambin texto (usando el orden alfabtico).

5.1 Copiar frmulas y tipos de referencias a celdas Es normal que el uso de hojas de clculo vaya asociado a reas (rangos) relativamente grandes de datos, y que en muchas ocasiones deseemos hacer los mismos clculos en todas las celdas de un cierto rango a partir de los datos de que disponemos, pero de forma relativa a cada celda concreta. Esto se puede hacer de forma automtica en OpenOffice, y se suele expresar como copia inteligente. Consideremos el siguiente simple ejemplo: queremos sumar por filas los valores de las columnas A y B y que el resultado aparezca en la columna C. 9

Apuntes de OpenOffice Calc Sin duda, el inicio de la frmula a implementar ser

Pero debemos cuestionarnos si para el resto de filas, debemos introducir manualmente las frmulas correspondientes. En lugar de ello, probamos a usar la opcin copiar (la celda C2) y pegar en la celda C3. El resultado que se obtiene es 7, correcto al haberse adaptado a la nueva fila a la que se refiere.

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Apuntes de OpenOffice Calc Por tanto no se ha hecho una copia literal de la expresin en C2, esto es, =A2+B2. Tanto si cliqueamos una vez sobre la celda C3 -para ver la frmula que contiene en la lnea de entrada- como si cliqueamos dos veces con el ratn en la celda C3, o bien, estando con la celda C3 activa, pulsamos la tecla F2, vemos que la instruccin ha cambiado, y la frmula ahora es =A3+B3.

El programa est diseado para que ante la llamada a una celda mediante la nomenclatura columna-fila sin nada ms, dicha referencia tenga un carcter relativo, de modo que si se usa en una frmula, y luego se copia dicha frmula a otra celda, ocurren los cambios ya vistos de relativizar la referencia y cambiarla convenientemente segn el desplazamiento realizado. Este tipo de referencias recibe el nombre de REFERENCIA RELATIVA.

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Apuntes de OpenOffice Calc Por contra, si usamos el smbolo $ o bien delante de la fila o bien de la columna o bien de ambos, obtenemos REFERENCIAS MIXTAS y ABSOLUTAS respectivamente, como se ve en la figura anterior. Con ellas, la copia inteligente anterior mantiene fija(s) la fila o columna (o ambas) con el smbolo $ delante. Esto puede resultar til en muchos contextos, por ejemplo a la hora de establecer porcentajes. 5.2 Uso de la ayuda para manejo de funciones Cuando desconocemos el nombre exacto o sintaxis para una operacin que queramos implementar en una hoja de clculo, podemos usar la ayuda que suministra el programa. Para ello cliqueamos en el botn para asistente de funciones, f*, junto a la lnea de entrada. Nos aparecer una ventana como la siguiente.

En ella aparecen las funciones estructuradas por categoras: Todos; Base de datos; Fecha y Hora; Finanzas; Informacin; Lgico; Matemticas; Matriz; Estadstica; Hoja de clculo; Texto; Add-in. Al elegir una categora concreta, aparecen todas las funciones disponibles, y si cliqueamos dos veces sobre alguna funcin, aparece un cuadro para la autoimplementacin de la funcin con la sintaxis correcta. Vamos, por ejemplo, a introducir un valor numrico en la celda A1, y en la celda A2 calculamos el arcocoseno del valor en A1. La funcin arcocoseno estar disponible en las categoras Todos y Matemticas. La vamos a implementar con ayuda del asistente (aunque en realidad este ejemplo es bastante simple, ya que su sintaxis es muy natural: acos(celda referencia)).

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Ahora o bien introducimos manualmente el valor del que queremos hallar la funcin elegida, o bien pinchamos sobre el botn para volver a la hoja activa y seleccionar en ella la celda (o rango de celdas, segn el caso) sobre los que evaluar la funcin. En el caso concreto del ejemplo, como 15 no corresponde al coseno de ningn ngulo, obtenemos la respuesta #VALOR! que indica que el resultado es absurdo. NOTA: Actualizacin de clculos en tiempo real Si cambiamos el valor de una celda (o rango formado por varias de ellas), todos los clculos, tablas, grficos existentes, filtros, etc, cambia atendiendo a la variacin hecha. Si por ejemplo nos basamos en el ejemplo anterior, donde habamos intentado calcular el arcocoseno de 15 -obtiendo un error naturalmente- ahora cambiamos el valor de la celda A1 a 0,4, obtenemos el la celda A2 el arcocoseno correctamente.

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Apuntes de OpenOffice Calc 5.3 Algunas funciones usuales incluidas en OPENOFFICE: ABS(nmero) Valor absoluto de un nmero. ACOS(nmero) Devuelve el arco coseno de un nmero. ALEATORIO() Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. ASENO(nmero) Devuelve el arco seno de un nmero. COEF.DE.CORREL(datos_1; datos_2) Devuelve el coeficiente de correlacin entre dos conjuntos de datos. COEFICEINTE.R2(datos_y;datos_x) Devuelve el valor R cuadrado para una lnea de regresin lineal creada con los datos de los argumentos matriz_x y matriz_y. CONCATENAR(texto1; texto2; ...) Agrupa varios textos en uno slo. CONTAR(valor1; valor2; ...) Cuenta los nmeros que hay en la lista de argumentos. CONTAR.BLANCO(rea) Cuenta el nmero de celdas vacas dentro de un rea. CONTAR.SI(rea; criterios) Cuenta los argumentos que cumplen con las condiciones dadas. CONTARA(valor1; valor2; ...) Cuenta los valores que hay en la lista de argumentos. COS(nmero) Devuelve el coseno de un nmero. COVAR(datos1; datos2) Calcula la covarianza. DESVEST(nmero1; nmero2; ...) Calcula la desviacin predeterminada de una muestra. DESVESTA(valor1; valor2; ...) Calcula la desviacin predeterminada a partir de una muestra. El texto se valorar como cero. DESVESTP(nmero1; nmero2; ...) Calcula la desviacin predeterminada de la poblacin total determinada por los argumentos. DESVESTPA(valor1; valor2; ...) Calcula la desviacin predeterminada a partir de la poblacin total. El texto se valorar como cero. DISTR.BINOM(x; ensayos; prob_xito; acumulado) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribucin binomial. DISTR.CHI(x; grados_libertad) Devuelve la probabilidad de la distribucin chicuadrado. DISTR.NORM.ESTAND(z) Valores de una distribucin normal predeterminada acumulativa. DISTR.NORM.ESTAND.INV(probabilidad) Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable aleatoria siguiendo una distribucin normal predeterminada acumulativa. DISTR.T(x; grados_libertad; modo) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribucin t de Student. 14

Apuntes de OpenOffice Calc DISTR.T.INV(probabilidad; grados_libertad) Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable aleatoria siguiendo una distribucin t inversa de Student. ESBLANCO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es una celda vaca. ESFRMULA(referencia) Devuelve VERDADERO si la celda es una celda de frmula. ESIMPAR(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un nmero impar. ESLOGICO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lgico. ESTIMACIN.LINEAL(datos_y; datos_x; tipo_lineal; estadsticas) Devuelve la recta que mejor se ajusta a sus datos y devuleve una matriz que describe dicha recta. EXP(nmero) Devuelve 'e' elevado a la potencia del argumento nmero. FACT(nmero) Calcula el factorial de un nmero. FRMULA(referencia) Devuelve la frmula de una celda de frmula. GRADOS(nmero) Convierte radianes en grados. INT(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. LARGO(texto) Devuelve la longitud de una cadena de texto. LIMPIAR(texto) Elimina del texto caracteres no imprimibles. LN(nmero) Devuelve el logaritmo natural de un nmero. LOG(nmero; base) Devuelve el logaritmo de un nmero en la base especificada. LOG10(nmero) Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero. M.C.D(nmero1; nmero2; ...) Mximo comn divisor. M.C.M(nmero1; nmero2; ...) Mnimo comn mltiplo. MX(nmero1; nmero2; ...) Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos. MXA(valor1; valor2; ...) Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos. El texto se valorar como cero. MAYSC(texto) Convierte el texto en maysculas. MDETERM(matriz) Devuelve la matriz determinante. MN(nmero1; nmero2; ...) Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos. MNA(valor1; valor2; ...) Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos. El texto se valorar como cero. MINSC(texto) Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas. MINVERSA(matriz) Devuelve la inversa de una matriz. N(valor) Convierte un valor en un nmero. NO(valor_lgico) Invierte el valor lgico de un argumento. O(valor_lgico1; valor_lgico2; ...) Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO. 15

Apuntes de OpenOffice Calc PENDIENTE(datos_y; datos_x) Devuelve la pendiente de una lnea de regresin lineal. PI() Devuelve el valor del nmero Pi. PROMEDIO(nmero1; nmero2; ...) Devuelve el promedio de los argumentos. PROMEDIOA(valor1; valor2; ...) Calcula la media de una muestra. El texto se valorar como cero. RADIANES(grados) Convierte grados en radianes. RAZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada de un nmero. RESIDUO(dividendo; divisor) Devuelve el residuo o resto de una divisin. SENO(nmero) Devuelve el seno de un ngulo determinado. SI(prueba_lgica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Especifica una prueba lgica que se desea efectuar. SIGNO(nmero) Devuelve el signo de un nmero. SUBTOTALES(nm_funcin; ref1) Devuelve un subtotal en una hoja de clculo. SUMA(nmero1; nmero2; ...) Devuelve la suma de los argumentos. SUMA.CUADRADOS(nmero1; nmero2; ...) Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. SUMAR.SI(rea; criterios; rea de suma) Suma los argumentos que coinciden con el argumento criterio. TAN(nmero) Devuelve la tangente de un nmero dado. TRANSPONER(matriz) Transposicin de la matriz. Intercambia las filas y columnas de una matriz. VAR(nmero1; nmero2; ...) Calcula la varianza sobre una muestra. VARA(valor1; valor2; ...) Calcula la varianza a partir de una muestra. El texto se valorar como cero. VARP(nmero1; nmero2; ...) Calcula la varianza de la poblacin total. VARPA(valor1; valor2; ...) Calcula la varianza a partir de la poblacin total. El texto se valorar como cero. VERDADERO() Devuelve el valor lgico VERDADERO. Y(valor_lgico1; valor_lgico2; ...) Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS.

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6. GRFICOS
OpenOffice.org Calc es un buen instrumento a la hora de crear grficos a partir de datos introducidos. La utilizacin de grficos hace ms sencilla la interpretacin de los datos. Un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Consideremos la siguiente tabla sobre Produccin de vino y aceite (Figura 1):

Figura 1 OpenOffice.org Calc dispone de un asistente que nos guiar en la creacin de grficos, de forma que nos resulte ms fcil crearlos. As podemos obtener un grfico de columnas (Figura 2), un grfico de crculo (Figura 3), un grfico de lneas (Figura 4), etc. Para mayor claridad, veremos cmo crear a partir de los datos de la tabla la Figura 4.

Figura 2

Figura 3

Figura 4 17

Apuntes de OpenOffice Calc Los pasos a seguir son los siguientes: Seleccionar el men Insertar y elegir la opcin Grfico. O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas. Aparecer el primer paso del asistente para grficos:

Seleccionar el tipo de grfico que se desea realizar: Columna, barra, crculo, rea, lnea, etc. En nuestro caso seleccionamos Lnea, y dentro de ste seleccionamos Puntos y lneas. Continuar al segundo paso del asistente para grficos pulsando el botn Siguiente que aparece en la parte inferior del asistente para grficos, y seleccionar el rango de datos.

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Apuntes de OpenOffice Calc Seleccionar Serie de datos en filas o Serie de datos en columnas (as como Primera fila como etiqueta o Primera columna como etiqueta) dependiendo de cmo estn introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos. En nuestro caso seleccionamos con el botn el rango de datos B2:C7 y pulsamos Elegimos la opcin Serie de datos en columnas y como la primera fila de nuestro rango de datos representa las etiquetas seleccionamos Primera fila como etiqueta. Continuar al tercer paso del asistente para grficos pulsando el botn Siguiente, y configurar los rangos de datos para cada serie.

Pulsar el botn de Rango para Nombre, y, en la Hoja, seleccionar el rango donde se encuentra el Nombre de cada serie y pulsamos En nuestro caso seleccionar la casilla B2 para la serie vino y C2 para la serie aceite. Se pueden tambin Agregar y Eliminar series de datos. Pinchar a continuacin en el botn del campo Categoras, y, en la Hoja, seleccionar el rango que define el eje X y posteriormente pulsar En nuestro caso ese rango es A3:A7, es decir, la columna con los nombres de los pases que han sido estudiados. Continuar con el ltimo paso del asistente para grficos pulsando el botn Siguiente. En este ltimo paso se podrn configurar varios elementos del grfico, como el Ttulo, leyendas y 19

Apuntes de OpenOffice Calc configuracin de cuadrculas. Por ejemplo, se puede elegir si en el grfico aparecer la leyenda o no, y en caso afirmativo se puede elegir la posicin de sta en la cuadrcula.

Pulsar el botn Finalizar, para obtener el grfico resultante.

En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de dilogo: Cancelar para no realizar el grfico. Regresar para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso ese botn 20

Apuntes de OpenOffice Calc aparecer desactivado ya que no tiene sentido. Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el ltimo paso ese botn aparecer desactivado. Finalizar para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones que tiene por defecto. Observacin: El grfico de la Figura 2 se puede obtener directamente seleccionando previamente los datos con los nombres de las series de datos y los pases, es decir, en nuestro caso el rango A2:C7 como se muestra en la siguiente figura.

Seleccionar posteriormente el men Insertar y elegir la opcin Grfico, eligiendo la opcin Lneas Puntos y lneas como antes. Y despus Finalizar.

6.1 Cambiar caractersticas del grfico

A partir del grfico resultante podemos redefinir todas las caractersticas del grfico. Para ello, pinchar con el ratn en el grfico, de forma que aparezcan unos pequeos cuadrados verdes que indican que est seleccionado. Posteriormente pinchar con el botn derecho del ratn en el grfico y seleccionar la opcin Editar, como en la figura siguiente:

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Cambiar el formato de las lineas:

Vamos a cambiar el formato de la lnea que representa el vino. Para ello, debemos pinchar en uno de los marcadores cuadrados de color azul de la lnea del vino. Se seleccionarn todos, hacer doble-clic en cualquiera de ellos. Aparecer la ventana de dilogo Serie de datos. En esta ventana se puede cambiar las caractersticas de la lnea. Se puede cambiar el estilo, el grosor y el color de la lnea, y el formato del marcador.

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Apuntes de OpenOffice Calc Por ejemplo, se puede cambiar el color de la lnea a verde, y cambiar el formato del marcador a un tringulo, como se puede observar en la siguiente figura. Cambiar el color del fondo del grfico: Pinchar en el fondo del grfico, de forma que se seleccione y hacer doble-clic. As aparecer la ventana de dilogo Plano lateral del grfico.

En la pestaa Borde se puede cambiar el estilo, el color, y la achura de la lnea que define el grfico. En la pestaa rea se puede seleccionar si se desea relleno del fondo del grfico o no. Y por ltimo en la pestaa Transparencia se puede elegir, en el caso de haber elegido relleno del grfico, la intensidad de ese relleno. Cambiar el formato de la leyenda de los ejes: Hacer doble-clic sobre los nombres de los pases, en el eje X. Aparecer la ventana de dilogo Eje X.

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Apuntes de OpenOffice Calc En las pestaas Escala, Posicin y Lnea se puede cambiar la escala, la posicin, y algunas caractersticas de la lnea que define el eje X. En la pestaa Etiqueta se puede cambiar la orientacin del texto, eligiendo el ngulo deseado, y en las pestaas Fuente y Efecto de fuentes se puede elegir el tipo de letra, tamao, color, y otras caractersticas del texto.

6.2 Grficos de dispersin y lneas de tendencia:

Los grficos de dispersin se usan cuando tanto X como Y alojan datos cuantitativos que se suponen relacionados, por ejemplo, altura-peso, horas estudiadas-calificaciones, etc. No ha de existir una correspondencia de uno a uno entre cada valor de X y el correspondiente de Y, por lo que estos grficos reciben el nombre de nubes de puntos. Consideremos, por ejemplo, la siguiente tabla de datos en donde se muestran las horas de estudio (que tomamos como variable X) y las calificaciones obtenidas (que para nosotros ser la variable Y):

Figura 5
Pretendemos predecir qu nota podemos obtener cuando dedicamos un nmero concreto de horas al estudio, y tambin queremos saber cuntas horas se ha estudiado una vez que se conozca la nota obtenida. Para ello puede ser til la denominada recta de regresin o lnea de tendencia. Veamos cmo obtenerla. El primer paso es seleccionar los elementos de las dos columnas (horas-calificaciones) y construimos el grfico de tipo XY (dispersin), que da lugar a la siguiente nube de puntos: 24

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Relacin horas-calificaciones
12 10
Calificaciones

8 6 4 2 0 0 1 2 3
Horas

Horas Calificaciones

En esta grfica son vlidas todas las tcnicas que hemos aprendido anteriormente. Este tipo de grficas tiene adems la particularidad de admitir de forma natural las lneas de tendencia, ya sean lineales, exponenciales o potenciales. Para ello, seleccionamos la serie de datos, abrimos con el botn derecho, y seleccionamos en el men emergente la opcin Insertar Lnea de Tendencia. Basta elegir ahora el tipo de lnea de tendencia que deseamos, y pudiendo adems aadir la ecuacin y el coeficiente de determinacin (R al cuadrado). En la imagen anterior se ha aadido una lnea de tipo lineal (la recta de regresin) y se ha seleccionado que aparezcan la ecuacin y el coeficiente de determinacin en la grfica.
f(x) = 0,81x + 2,75 R = 0,39 12 10 8 6 4 2 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8
Horas

Relacin horas-calificaciones

Calificaciones

Horas Calificaciones Regresin lineal para Horas Calificaciones

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Apuntes de OpenOffice Calc Desde un punto de vista matemtico-estadstico, se sabe que una lnea de tendencia es ms fiable cuando su valor de R al cuadrado es 1 o est cerca de 1. De hecho, el valor de R al cuadrado de una lnea de tendencia toma valores entre 0 y 1, de forma que mientras ms cerca est de 0 menos correlacin existe entre las variables y si es 1 o est cerca de 1 la lnea de tendencia es ms fiable para calcular valores de la variable X en funcin de valores de la variable Y, y viceversa. En el ejemplo anterior, el valor de R al cuadrado es 0,39, luego la fiabilidad no es muy alta, con lo que no es muy razonable esperar una nota determinada estudiando un nmero concreto de horas y viceversa.

7. CONDICIONALES
Para la confeccin de funciones de tipo condicional en Open Office Calc utilizaremos la funcin condicional SI. Esta funcin acta sobre una condicin y si es verdadera se calcula una primera frmula y si es falsa otra segunda. Su formato en aquella celda en la que queramos implementarla es: SI(Condicin; Valor si es verdadera la condicin; Valor si es falsa) Ejemplo 1: SI(D3>8;44;23)

Significara que si la celda D3 es mayor que 8, el resultado que se escribira sera el 44, y en caso contrario el 23. Claramente, podemos usar bucles condicionales si nuestro propsito es utilizar varias condiciones dentro de una misma funcin: Ejemplo 2: SI(D3>8;SI(E3>10;5;23);23)

Escribira 5 si, a la vez, D3 y E3 son mayores que 8 y 10 respectivamente, y 23 en caso contrario. En este caso se podra usar tambin la funcin de valor lgico Y, que acta sobre varias condiciones y devuelve el valor VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas. Su formato es: Y(Condicin1; Condicin2;......) Usando Y el ejemplo 2 quedara SI(Y(D3>8;E3>10);5;23) Ejemplo 3: SI(D3>8;44;SI(E3>10;5;23))

Escribira 44 si D3 es mayor que 8, 5 si D3 es menor o igual a 8 y E3 mayor que 10, y 23 en si D3 es menor o igual a 8 y E3 menor o igual a 10. Las condiciones lgicas (o de comparacin) ms usuales son las siguientes:

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Apuntes de OpenOffice Calc Operador = (smbolo de igualdad) > (Mayor que) < (Menor que) >= (Mayor que o igual a) <= (Menor que o igual a) <> (No es igual a) Nombre Igual Mayor que Menor que Mayor que o igual a Menor que o igual a No es igual a Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

Para la introduccin de caracteres en los valores condicionales, deben usarse comillas dobles. Otras funciones lgicas relacionadas con la funcin condicional son: O(Condicin1; Condicin2;......): funcin que aplica la conectiva lgica O a varios argumentos, es decir, devuelve el valor VERDADERO si alguna condicin es verdadera. NO(Condicin): funcin que aplicada a un resultado lgico, cambia su valor entre VERDADERO o FALSO.

8. LISTAS Y BASES DE DATOS

OpenOffice.org Cal es un buen instrumento a la hora de manejar gran cantidad de datos, a travs de listas o bases de datos. La organizacin de los elementos se lleva a cabo por lo que se conoce como rea de datos, que corresponde con conjuntos de filas o columnas de datos separados por filas y columnas en blanco. Por tanto una hoja de clculo pude tener diferentes reas de datos.

Los elementos de una tabla se descomponen por Registros y Campos. Los Registros 27

Apuntes de OpenOffice Calc corresponden con cada una de las filas del rea de datos, y contienen los valores de los objetos descritos en las celdas correspondientes a una sola entidad o individuo,normalmente el primer registro (la primera fila) del rea de datos, se le llama Lnea de encabezamiento, y sirve como descriptor de los datos de la columna que encabeza, cada columna recibe el nombre de Campo, al conjunto de valores que puede recibir un campo se le denomina Dominio. La tabla del ejemplo que podemos observar arriba, posee dos reas de datos, fijndonos en el rea de datos 1, vemos que el rea pose una lnea de encabezamiento que consta de cinco registros, Andaluca, 2010, 2009, 2008, 2007, y en cambio, esos registros tienen asociados tres campos, General, Vivienda Nueva, Vivienda segunda mano.

8.1 Ordenar datos

Una de las funciones que OpenOffice.org Calc lleva a cabo con las bases de datos es la ordenacin numrica o alfanumrica de los datos que la componen. La ordenacin puede llevarse a acabo en sentido ascendente (A-Z o Menor- Mayor) o descendente (Z-A o Mayor-Menor). OpenOffice.org Calc en la barra de herramientas incorpora accesos directos a estas opciones. Si bien necesita ordenar un rea de datos por diferentes criterios, esto debe hacerse a travs del Men en la opcin Datos. En este caso lo primero que necesita hacer es definir el rea de datos, usando Seleccionar datos... del men Datos. Si no hemos sealado con anterioridad el rango de celdas que queremos definir, por defecto el programa toma el rea de datos en el cual se encuentra activa una celda.

Una vez desplegada la venta, para seleccionar datos, debemos escribir el nombre que le vamos a designar a dicha rea, en el ejemplo vemos que se le ha nombrado Mis_datos1. Si el rango de celdas seleccionado (que aparece sombreado en azul) no es el deseado, podemos definirlo nuevamente, marcando el icono que aparece en la venta (junto al botn de Opciones) marcando las celdas del rango y una vez realizada la nueva seleccin marcar nuevamente el icono y finalizar pulsando Aceptar. Una vez creadas las reas de datos, podr seleccionar el rea aquella donde quiera ordenar 28

Apuntes de OpenOffice Calc los datos (Men Datos Seleccionar rango...)

Una vez seleccionada el rea de datos abrimos la ventana de para Ordenar (Men Datos Ordenar)

En la ventana Ordenar, nos aparecen hasta tres criterios diferentes para ordenar, cada uno de estos criterios deben ser definidos, de manera que tenemos que explicitar el registro que queremos ordenar (los cuales se desplegan como podemos ver en la figura de arriba) y orden de ordenacin (Ascendente o Descendente) . Cuando definimos varios criterios, estos actan por el orden establecido y un criterio actuar en caso de empate del anterior.

8.2 Filtros y subtotales

En bases de datos grandes es til una herramienta que nos permita seleccionar un rango determinado de datos, sin perder el contenido global de la tabla. Por ejemplo si tenemos una base de datos que contiene los datos de los pacientes de una consulta mdica, y nos interesa conocer los pacientes cuya ltima visita fue en el mes de mayo, o/y los pacientes cuyo apellido empieza por 29

Apuntes de OpenOffice Calc M. Esto es posible hacer con OpenOffice.org Calc a travs de le herramienta Filtros. Para utilizar dicha herramienta debemos seleccionar el rea de datos donde queremos aplicar los filtros, una vez sobre una celda de esta rea de datos desde el men activamos la funcin Filtro automtico (Men Datos Filtro Filtro automtico)

Al aplicar el filtro automtico, en las celdas de la fila de encabezamiento del rea de datos aparecen una flechas que se pueden desplegar y seleccionar el filtro que deseamos hacer, de manera que una vez seleccionado un filtro slo aparecern los elementos permitido por el filtro activo. Mientras un filtro permanece activo la flecha que aparece en la fila de encabezamiento estar en color azul. Si deseamos desactivar el filtro y volver a mostrar todos los datos de tabla, basta con pinchar nuevamente sobre la flecha del filtro activo y seleccionar la opcin Todo. Para utilizar filtros ms complejos, como por ejemplo que los valores de un determinado campo (columna) sea mayor (menor, igual, ) que un nmero fijo o que comience (termine, contenga, ) algn carcter concreto, debemos usar los Filtros predeterminados. Una vez activos los filtro automticos, dentro de las opciones que nos aparecen al activar un filtro, aparece la opcin Filtro predeterminado..., con lo que nos aparecer la siguiente ventana,

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Apuntes de OpenOffice Calc donde debemos completar los campos disponibles segn el criterio que deseemos filtrar. En la columna Nombre del campo debemos seleccionar el campo que queremos filtrar, en Condicin debemos establecer el criterio de filtrado, en Valor debemos asignar un parmetro (nmeros o letras) para compararlo con el valor de las celdas segn la condicin anterior. Si deseamos aadir mas condiciones, primeramente activamos el Vnculo donde solamente caben dos opciones y/o.

Cuando tenemos los datos agrupados segn alguna condicin, es posible realizar clculos parciales relativos a los datos que tenemos en pantalla mediante la funcin subtotales. La funcin subtotales tiene dos argumentos de entrada, subtotales(nmero_funcin, rango) donde nmero_funcin ser un nmero del 1 al 11, dependiendo del nmero que pongamos subtotales realizada un clculo u otro, y el segundo argumento rango que corresponde con el rea de datos donde vamos a aplicar la funcin subtotales. Vemos en el grfico la asociacin entre los nmero y funcin que realiza.

8.3 Formato condicional

A menudo resulta interesante en lugar mostrar solo un rango de celdas que verifican cierta condicin (filtros) sino cambiar el formato de las celdas que verifican dicha condicin. Esto lo podemos hacer usando el Formato condicional. En primer lugar debemos activar el rea de datos donde queremos aplicar el formato condicional, luego accedemos a travs de Men Formato Formato condicional donde se nos despliega la venta para definirlo,

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Apuntes de OpenOffice Calc

En primer lugar observamos que podemos definir hasta tres tipos de formatos (condiciones), en la primera linea de cada formato debemos escribir la condicin (p.ej. Valor de la celda, mayor o igual, 10) y en la segunda linea debemos seleccionar el estilo que queremos asignar a esa condicin, y si no est entre los predefinidos, debemos definirlo como Nuevo Estilo , por ejemplo, queremos un nuevo estilo que sea el fondo de la celda en rojo y letra negrita, pulsamos la tecla Nuevo Estilo, y lo primero que nos apare es la pestaa para dar nombre al estilo y tomar otro estilo ya existente como generador (para no tener que definirlo todo y partimos de otro ya existente, por ejemplo el Predeterminado, Encabezado, Resultado,...), en nuestro caso le vamos a poner el nombre Rojo, y tomamos como referencia el estilo Predeterminado.

A continuacin en la pestaa fuente, en la opcin de tipo de letra, marcamos negrita y en la pestaa fondo marcamos el color que deseamos, el rojo. Terminamos pulsando Aceptar.

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