Los Archivos Histricos como fuente de conocimiento y cultura para los estudiantes universitarios

Inicio estudios los archivos historicos y las universidades LOS ARCHIVOS HISTRICOS COMO FUENTE DE CONOCIMIENTO Y CULTURA PARA LOS ESTUDIANTES UNIVERSITARIOS Autores: Lic. Lourdes Barroso Horta; Ing. Mara Magdalena Delgado Arceo Introduccin La historia de la evolucin humana ha podido construirse gracias a las salvaguarda de la informacin en dismiles soportes a travs del tiempo. Los espacios fsicos destinados al almacenamiento de los documentos tomaron diferentes nombres en dependencia de las culturas y de las funciones para los cuales fueron creadas. Se le preservaron de diversas maneras y en dismiles lugares con un fin determinado pero sin una concepcin preestablecida. En la Era moderna aparece un lugar destinado a guardar estos documentos, Los Archivos y una ciencia capaz de regir la organizacin, conservacin y gestin de los documentos, la Archivstica. Los archivos histricos son los ms conocidos dentro del Sistema Archivstico Institucional (SAI), por su larga vida al servicio de la investigacin y la cultura; constituyen la garanta de la evolucin jurdica y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nacin, regin o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es gestionar, atesorar, conservar, y difundir el patrimonio documental, pueden almacenar documentos histricos recibidos por donacin, depsito, transferencia y adquisicin. Los usuarios por excelencia de este tipo de archivo son los investigadores interesados en el valor secundario que han adquirido los documentos al final de su ciclo de vida. La universidad es la encargada de dirigir cientficamente la formacin de sus educandos teniendo en cuenta la educacin, la instruccin y el desarrollo social, para alcanzar altos niveles de calidad y excelencia, en correspondencia con los ms caros intereses de esa sociedad. La universidad cubana actual se proyecta en funcin del desarrollo cualitativamente superior del futuro profesional, se quiere que sea capaz de desempearse en dismiles escenarios y con la capacidad, competencia y responsabilidad necesarias para que contribuya al desarrollo social y cultural de la nacin. Los archivos histricos como centros de informacin en la actualidad tienen una gran significacin para la sociedad en general y muy especialmente para los estudiantes universitarios que requieren la informacin ms novedosa y autntica para su formacin competente y completa a la altura de las exigencias sociales de estos tiempos. Aunque es reconocida la importancia que tienen los archivos histricos en el desarrollo poltico, econmico y social dentro de la sociedad, no siempre se le da el valor que se merece, existiendo poco conocimiento y reconocimiento de estas instituciones por la comunidad en general e incluso en los estudiantes universitarios. Este trabajo tiene como objetivo dar a conocer la importancia de los archivos histricos como fuente de conocimiento y cultura imprescindible para la formacin, desde una dimensin que incluye los aspectos instructivo, desarrollador y educativo, de los estudiantes universitarios, asegurando el cumplimiento de la misin de la educacin superior en los tiempos actuales. En el desarrollo del trabajo se esclarece el concepto de archivo histrico y se relaciona las funciones que realizan estos centros, argumentando la influencia positiva que ejercen en la formacin de los estudiantes universitarios. Desarrollo Que se entiende por archivo ha sido un debate ya superado. La literatura especializada ofrece una gama de definiciones del trmino. Uno de los conceptos ms completos lo ofrece Antonia Heredia en su Libro Archivstica General Teora y Prctica, quien los define como: Uno o ms conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. El diccionario de terminologa archivstica del Consejo Internacional de Archivos sintetiza los criterios al respecto a travs de tres acepciones: Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral, y por todo servicios u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor archivstico. Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y servicio de los documentos. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. Para los efectos del presente trabajo las autoras consideran al archivo como el espacio donde se

realiza la recepcin, conservacin y organizacin de documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por personas fsicas o jurdicas en el ejercicio de su actividad, con fines administrativos, jurdicos e histricos, ordenados segn principios de procedencia. La literatura ofrece para los diferentes tipos de archivos variadas clasificaciones, sin embargo es vlido aclarar que los documentos son los mismos desde que se crean en la oficina que los produce hasta su depsito en un archivo histrico, lo que se modifica es el uso que se va a hacer de ellos. En esta investigacin la clasificacin ms acertada es la que se ajusta al concepto de ciclo de vida de los documentos, compuestas por: Archivos de gestin: estn formados por los documentos de uso frecuente o en fase de tramitacin. Se utilizan por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestin de actividades corrientes. La documentacin permanece en esta fase un periodo de cinco aos. Archivos centrales: se conforman con la documentacin que deja de ser utilizada de forma frecuente. Esta fase es de 10 aos pero los archiveros pueden establecer menores plazos en funcin de muchos factores siempre teniendo en cuenta la finalizacin de los trmites. Archivos intermedios: a estos archivos se trasfieren, desde los archivos centrales, la documentacin que ha perdido prcticamente en su totalidad el valor de gestin administrativa. Los documentos permanecen en este archivo 15 aos ms, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoracin, seleccin y expurgo para conservar los realmente importantes. Archivos histricos: son los que conservan la documentacin de forma permanente por su valor informativo, histrico y cultural. Los archivos histricos constituyen la garanta de la evolucin jurdica y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nacin, regin o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental. Las transformaciones de la nueva sociedad obligan a un desarrollo integral y armnico de los archivos para poner a disposicin de los investigadores este valioso acervo documental. Los archivos histricos son centros de informacin que conjuntamente con las transformaciones y requerimientos de la nueva sociedad cubana perfeccionan sus funciones. Su labor se ha visto fortalecida y se ha extendido a toda la poblacin, proyectndose a la comunidad en general y poniendo a disposicin de todo el valioso acervo documental que atesora. Con la aparicin del Decreto Ley 221 en el 2001 de los Archivos de la Repblica de Cuba se crea el Sistema Nacional de Archivos y se establecen las condiciones para el desarrollo e incremento futuro de los Archivos Histricos Provinciales y la adecuada conservacin del patrimonio documental del territorio en el cual se encuentran ubicados. A partir de este momento se faculta al Ministerio de Ciencia, Tecnologa y Medio Ambiente para proponer, dirigir, controlar la poltica en materia de archivos; as como coordinar la organizacin y el funcionamiento de este sistema. A pesar de la sabida importancia que tienen los archivos histricos en el desarrollo poltico, econmico y social dentro de la sociedad, a veces resulta como una institucin totalmente desconocida y poco reconocida entre el pblico en general. Como en cualquier otra profesin, la archivstica tiene responsabilidades que les dictan las leyes y la tica. El respeto a la vida privada del ciudadano, el secreto profesional y el respeto a la confidencialidad sea personal o administrativa es algo que debe cumplirse cabalmente, como l mdico hace valer su confidencialidad con el paciente, es la tica profesional lo que lleva al archivista a mejorar las tcnicas, de manera que el conjunto del trabajo archivstico sea ms til a su institucin, y por consiguiente a la sociedad en general. Es tambin en esta categora donde entra la preocupacin por hacer los archivos accesibles a los estudiantes universitarios, investigadores y comunidad en general. Los archivos histricos les brindan a los estudiantes universitarios una cultura que le incentiva el inters por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores. Desarrollar la cultura es una condicin indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Desde la perspectiva de la misin de la universidad, preservar la cultura es, ante todo, garantizar la transferencia del acervo cultural de la humanidad de una generacin a otra, de ah que el vnculo de los estudiantes universitarios con los archivos histricos sea una necesidad actual, por toda la fuente de conocimiento y cultura que les aporta. El archivo histrico ha diversificado gradualmente sus actividades de servicio a la investigacin acadmica y ha comenzado a desarrollar tareas cada vez ms relacionada con la educacin, la cultura, la proteccin del patrimonio documental y la promocin cultural hacia la comunidad, adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos actuales. Esta diversidad de actividades definen las funciones de los archivos histricos, en la literatura se reflejan por diferentes autores, a criterio de las autoras del trabajo consideramos una de la ms completa las que define Nuez Fernndez: 1. Recepcin y organizacin de las transferencias de fondos procedentes de los archivos intermedios mediante la creacin y mantenimiento del correspondiente registro general de entrada de fondos y la elaboracin de los oportunos instrumentos descriptivos dentro de lo que se ha dado

en llamar la funcin de control de los fondos y que incluye: la planificacin, ejecucin y seguimiento de las actividades relacionadas con los registros de entrada y salida de documentos, la identificacin de la estructura de los fondos y su valoracin y la tramitacin de certificaciones y consultas. 2. Planificacin descriptiva y elaboracin de los instrumentos descriptivos de sus fondos bajo los parmetros de la normalizacin descriptiva y la prioridad y oportunidad de los instrumentos descriptivos a elaborar de acuerdo con las caractersticas de los fondos conservados y de la demanda externa del archivo. 3. Recepcin, organizacin, conservacin y servicio histricos no institucionales, es decir, de fuera del sistema archivstico institucional al que pertenece el archivo histrico, ingresados bajo diferentes frmulas: cesin en depsito, donacin, adquisicin, exposicin, etc.. con la elaboracin del correspondiente registro general. 4. Gestin de las salidas temporales o definitivas de fondos y documentos y su control mediante el correspondiente registro general de salida y el oportuno expediente. 5. Desarrollar iniciativas encaminadas al fomento de la proteccin y la conservacin del patrimonio documental en el mbito territorial de sus competencias. 6. Planificar, organizar y gestionar los servicios de informacin, consulta y referencia, tanto internos- al personal y rganos de su propio sistema archivstico- como externos: ciudadanos en general, investigadores, alumnos de los diferentes niveles del ciclo educativo, entidades que desarrollan actividades culturales, etc. 7. Planificar, organizar y gestionar las actividades relacionadas con el fomento de la accin cultural del archivo y las relaciones con la divulgacin y difusin de sus fondos: medios de comunicacin, publicaciones, difusin, exposiciones, programas educativos, proyectos culturales, convenios con otras instituciones culturales, programas de apoyo y fomento a la investigacin histrica, etc. 8. Elaborar y proponer el marco normativo archivstico desde el mbito de sus competencias al organismo o instituciones correspondiente, especialmente en materia de patrimonio documental y fondos histricos. 9. Establecer lneas de cooperacin con el resto de los archivos que constituyen el sistema archivstico en el que se halle integrado y, especialmente, con los archivos intermedios de los que recibe fondos. Esta cooperacin debe hacerse extensiva al organismo u organismos administrativos creados para gestionar y aprobar medidas de valoracin y seleccin de documentos en el mbito institucional del archivo histrico. 10. Establecer todas las medidas necesarias para la correcta conservacin de sus fondos, en especial las relacionadas con las condiciones ambientales y fsicas de dicha conservacin, las relacionadas con la utilizacin de soportes alternativos que permitan la preservacin de los originales conservados y las relacionadas con los riesgos de acceso y uso y entrada y salida de documentos de los depsitos, as como adoptar todas las medidas que considere necesarias para asegurar dicha conservacin. 11. Planificar y gestionar adecuadamente el crecimiento espacial de sus fondos y de sus depsitos con el fin de prever e informar con antelacin suficiente de las necesidades espaciales y de crecimiento del archivo. 12. Mantener un elevado nivel de eficiencia y eficacia en la organizacin y gestin de sus fondos mediante la implantacin y aplicacin de nuevas tecnologas en los procesos de organizacin y servicio de sus fondos, manteniendo una permanente mejora de los procesos de trabajo. 13. Establecer todas las medidas necesarias de control y evaluacin de la gestin de los recursos asignados y servicios prestados mediante la aplicacin de las tcnicas estadsticas, la fijacin de objetivos y la elaboracin de informes y memorias de gestin generales y por programas y/o proyectos. 14. Mantener un elevado nivel de relacin institucional con el resto de organismos e instituciones de carcter cultural, cientfico y social que actan en su mbito de competencia con el fin de definir y fomentar el espacio institucional que como archivo histrico le corresponde en el mbito social, cultural y cientfico de su comunidad. 15. Proponer iniciativas o colaborar en los proyectos de elaboracin de sistemas o programas de informacin de fuentes documentales para la investigacin histrica o programas de informacin histrica que se le propongan en el mbito de sus competencias a nivel local, regional, nacional o internacional. 16. Organizar y gestionar la administracin del archivo en las diversas facetas de ejecucin presupuestaria, gestin de recursos humanos, formacin y adiestramiento del personal, contabilidad, correspondencia, mantenimiento de instalaciones, etc. 17. Planificar y desarrollar sistemas de calidad, informacin y propiedad intelectual que permitan mejorar todos los procesos y operaciones del archivo de forma integral y evolutiva atendiendo especialmente a los resultados en la calidad de los servicios. Los archivos histricos son centros de informacin que tienen caractersticas comunes a otras instituciones como bibliotecas, centros de documentacin, museos, entre otros, pero realizan funciones especficas que los diferencian del resto. Los centros de informacin tienen como funcin social guardar la memoria de los hechos y actividades humanas, sus finalidades son fundamentalmente culturales y cientficas, en el caso de los Archivos Histricos son, adems,

jurdicas e histricas. En las diferentes instituciones de informacin, los documentos que se atesoran instruyen a los usuarios, en los Archivos Histricos, adems de informar, prueban. La universidad como institucin social es fruto de una poca muy diferente a la actual. En sus orgenes, las universidades se convirtieron en las instituciones que atesoraban todo el conocimiento de la sociedad. El desarrollo de las ciencias entonces, posibilitaba tal situacin. Hasta la primera mitad del pasado siglo XX, era posible afirmar con bastante certeza que cuando una persona culminaba sus estudios universitarios estaba preparada para ejercer profesionalmente durante toda su vida. En la actualidad no ocurre de ese modo. Ni los conocimientos se atesoran privilegiadamente en la sociedad, ni es posible pensar en tener desempeos profesionales exitosos sin una constante actualizacin. Educacin para todos durante toda la vida es el objetivo supremo asumido por la UNESCO para caracterizar la nueva cualidad que debe estar presente en la educacin en la poca actual. La universidad cubana actual se proyecta para el logro de este objetivo, teniendo como misin la de Preservar, desarrollar y promover, a travs de sus procesos sustantivos y en estrecho vnculo con la sociedad, la cultura de la humanidad. (Horruitiner). Desde la perspectiva de la misin de la universidad, preservar la cultura es, ante todo, garantizar la transferencia del el acervo cultural de la humanidad de una generacin a otra. Cuando en una universidad cualquiera, en una clase, un profesor y sus estudiantes desarrollan de conjunto el proceso de formacin, ms all de ese hecho meramente fenomenolgico y casual de un determinado profesor y un cierto nmero de estudiantes, hay una relacin esencial de carcter generacional. La generacin portadora del conocimiento, representada en este ejemplo por el profesor, traslada el mensaje cultural a la generacin en formacin, representada por los estudiantes. Es frecuente, en la literatura actual sobre el tema, restringir la misin de la universidad a este aspecto formativo. La universidad del siglo XXI no puede limitarse a esa funcin, aunque es de primordial importancia en el cumplimiento de su misin. Unido a la necesidad de preservar la cultura se requiere un trabajo orgnico de las universidades, para desarrollarla desde sus procesos sustantivos. Desarrollar la cultura es una condicin indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. El modo ms integral de desarrollar la cultura es la investigacin cientfica, por eso a la universidad moderna le es igualmente consustancial el quehacer investigativo. Vistas las cosas de ese modo, las universidades, a la vez de formar a las nuevas generaciones, son instituciones de investigacin. Pero la misin de una universidad de este siglo no est completa con esos dos aspectos. Adems de preservarla y desarrollarla, corresponde a la universidad promover la cultura en su entorno, llevarla a toda la sociedad. Las universidades, por su propia esencia, son promotoras de la cultura en el ms amplio sentido de la palabra. No slo las manifestaciones artsticas, sino toda la cultura atesorada por la institucin, incluyendo de un modo esencial la cultura de cada una de las profesiones. As por ejemplo, en la formacin hay un proceso evidente de preservacin de la cultura. Unido a ello, est igualmente presente el desarrollo de la cultura, ya que sin investigacin no hay formacin real posible. De igual modo, la verdadera formacin supone adems, que el profesional sea un promotor de la cultura de su profesin. La extensin universitaria es tambin consustancial al proceso de formacin desarrollado en las universidades, sin lo cual no es posible lograr ese objetivo. Similares razonamientos pueden hacerse para la investigacin y para la extensin. La integracin dialctica de los tres procesos sustantivos antes mencionados constituye la garanta del cumplimiento de la misin de la universidad actual, planteada del modo en que se hizo anteriormente. La formacin, la investigacin y la extensin universitaria son procesos sustantivos de la universidad, indisolublemente ligados entre s, y que en su integracin aseguran el cumplimiento de la misin de la educacin superior en la poca actual. . (Horruitiner). La universidad cubana actual es una universidad cientfica, tecnolgica y humanista. Esas tres cualidades la caracterizan esencialmente. El desarrollo de una vida cultural activa, la participacin sistemtica de estudiantes y profesores en proyectos sociales comunitarios y en general, el vnculo de la universidad con programas sociales de envergadura, fortalecen esa labor y propician un clima favorable para el logro de tales objetivos. La universidad cubana de estos tiempos prepara a sus estudiantes para brindar a la sociedad un profesional formado de manera ntegra, profesionalmente competente, con preparacin cientfica para aceptar los retos de la sociedad moderna y con un amplio desarrollo humanstico para vivir en la sociedad de est poca y servirla con sencillez y modestia, con los valores como pilar fundamental de su formacin. Los archivos histricos posibilitan a los estudiantes universitarios desarrollar habilidades investigativas, la capacidad de estudiar con independencia y creatividad, lo que supone un elevado desarrollo en cuanto a gestionar sus propios conocimientos y el desarrollo de la capacidad de autoaprendizaje. El personal que trabaja en los archivos histricos realiza servicios educativos con los estudiantes universitarios tales como charlas, conversatorios, talleres, conferencias, ya sea en el centro o en las propias aulas para incentivar en ellos el amor por esta profesin y para difundir

los conocimientos que en esa institucin se atesora. La profesin del archivero es un arte de pasin pues potencia en los usuarios el inters por la historia, la cultura y la sociedad de una manera sencilla, placentera, amena propiciando en la comunidad el desarrollo de valores fundamentalmente en los nios y jvenes y la necesidad de preservar el patrimonio documental de la Nacin. Los archivos histricos son la evidencia que contienen la organizacin y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo siendo estos documentos nicos y/o originales, irrepetibles e imperecederos de ah que sus fondos y colecciones le permita a los estudiantes universitarios ampliar su cultura econmica, poltica, jurdica y social para el manejo y tratamiento de la informacin en funcin del desarrollo de su cultura y conocimientos cientficos. Conclusiones Desarrollar la cultura es una condicin indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Los archivos histricos les brindan a los estudiantes universitarios una cultura que le incentiva el inters por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores. A pesar de la sabida importancia que tienen los archivos histricos en el desarrollo poltico, econmico y social dentro de la sociedad y en consecuencia la importancia que reviste para la formacin de los estudiantes universitarios, a veces resulta como una institucin totalmente desconocida y poco reconocida. Bibliografa 1. ALVAREZ DE ZAYAS, C . La escuela en la vida . Editorial Academia. La Habana. 1991 2. CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid : Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1994. 3. GONZALEZ MORALES, Alfredo. Tendencias y retos de la educacin en el mundo contemporneo. Universidad Central Marta Abreu de la Villas. 4. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general: teora y prctica. Sevilla: Diputacin Provincial de Sevilla, 1991. p89. 5. HORRUITINER SILVA, Pedro. La Universidad Cubana: el modelo de formacin 6. MENA MUGICA, Mayra. Gestin documental y organizacin de archivos. Editorial Flix Varela, La Habana, 2005. 7. NUEZ FERNNDEZ, Eduardo. Organizacin y gestin de archivos. Gijn: Ediciones TREA, 1999. 8. PONJUAN DUARTE, Gloria. Gestin de la informacin. Principios, conceptos y aplicaciones. Santiago de Chile, 1998.

Archivo Nacional de Chile

Sede del Archivo Nacional de Chile, a un costado de laBiblioteca Nacional, en la ciudad de Santiago de Chile.

El Archivo Nacional de Chile es una institucin pblica del Estado, creado en 1927 con el fin de "reunir y conservar los archivos de los Departamentos de Estado y todos los documentos y manuscritos relativos a la historia nacional, y atender a su ordenacin y aprovechamiento".1 Se trata

de un organismo dependiente de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes.

Situacin actual Colombia posee un valioso patrimonio de carcter histrico, que por su importancia y variedad informativa constituye parte esencial de su memoria histrica. Los documentos de valor histrico son el testimonio del pasado de la Nacin y de las culturas que la definen. Constituyen la fuente principal de investigacin para la construccin de la historia nacional. De otra parte, los documentos administrativos reflejan las actuaciones de las entidades; los archivos administrativos son la expresin de la democracia participativa y del ejercicio de los derechos ciudadanos, pues mediante su organizacin y buen manejo se favorece la transparencia de la gestin y se facilita la lucha contra la corrupcin. Al reconocer el panorama actual de los archivos en el pas, es preciso considerar los archivos de gestin o administrativos, los archivos intermedios o centrales y los archivos histricos o definitivos. Actualmente, el pas cuenta con 3.969 archivos departamentales y municipales, que preservan documentos que dan fe de la gestin administrativa y poltica de las instituciones en su respectivo ente territorial. Pese a problemas tales como la prdida y desaparicin de archivos, la conservacin inadecuada, la evasin de responsabilidades en su manejo, las dificultades en materia presupuestal y la carencia de normalizacin en el trabajo archivstico, los avances con relacin a normatividad y coordinacin interinstitucional han significado importantes logros para este sector. La base jurdica constitucional y legal est garantizada en la Constitucin Nacional, en los captulos principios y derechos de los ciudadanos, los relacionados con los archivos tales como el acceso a la informacin y a los documentos pblicos, derecho a la educacin; as como por la Ley 594 Ley General de Archivos. Los avances alcanzados en la utilizacin de formatos comunes de comunicacin y la tendencia hacia la profesionalizacin de esta actividad, son aspectos que favorecen de manera particular el fortalecimiento y consolidacin del sector de los archivos en el pas. Archivos principales Archivo General de la Nacin El Archivo General de la Nacin, establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Cultura, conserva cerca de 402 fondos documentales que han tenido su origen en muy diversos productores y cuyas fechas extremas oscilan entre 1543 y 991.

Archivo General de la Nacin. Foto Juan Camilo Segura

Las funciones asignadas al Archivo son diversas: Ser ente rector de la poltica archivstica de Colombia, enriquecer sus fondos con documentos de carcter histrico o administrativo, preservarlos en condiciones ptimas y difundir la informacin que ellos contienen; recibir las transferencias de documentos de la administracin pblica; asesorar y apoyar los archivos regionales en capacitacin de su personal, para adelantar programas de conservacin preventiva y para la organizacin tcnica de sus materiales, as como para adelantar el programa de microfilmacin de seguridad de la documentacin. Para cumplir con su misin, el Archivo General de la Nacin cuenta con cinco divisiones, que se encargan de la formulacin y evaluacin de la poltica de archivos, de la coordinacin del Sistema Nacional de Archivos, la clasificacin y descripcin de la documentacin, la difusin del acervo documental, la orientacin y atencin a usuarios y la microfilmacin y automatizacin de registros. En relacin con los fondos documentales de carcter histrico y administrativo, el Archivo cuenta con cinco secciones documentales: Colonia - Repblica, Archivo Anexo, Colecciones, Planos y Mapas, y Notaras, la cual contiene protocolos desde el ao de 1556 hasta 1967, provenientes de las diez primeras notaras de Bogot (exceptuando la 7). Para la eficaz consulta del acervo se cuenta, entre otros instrumentos, con una Gua General, que ofrece al usuario un amplio panorama sobre el origen institucional de los fondos, volmenes aproximados, fechas extremas e instrumentos de descripcin. De la misma manera, se pueden consultar los catlogos e ndices que describen la informacin contenida en los legajos. Bases de datos textuales y de imgenes digitalizadas complementan tales instrumentos. El acervo documental del Archivo ofrece al usuario mltiples posibilidades temticas de investigacin. Si bien la documentacin correspondiente a los siglos XVI, XVII y XVIII se ha venido consultando desde hace una centuria por parte de los investigadores, hoy stos demandan particularmente el acceso a testimonios documentales producidos durante los siglos XIX y XX. Por ello se han desarrollado investigaciones, entre otros temas sobre la vida cotidiana, la conducta criminal y su castigo, el papel de los programas de educacin en las corrientes independentistas, los antecedentes de la prdida de Panam, el anlisis de las guerras civiles de la Repblica, el papel del oro, los caminos reales y el ordenamiento territorial, datos demogrficos sobre la vida religiosa, enfermedades y epidemias, la rebelin comunera, entre otros.

Archivo General de la Nacin. Foto Juan Camilo Segura

Otros archivos El patrimonio documental de la Nacin est conformado por toda una serie de documentos que se han venido generando en diferentes instituciones nacionales, departamentales y municipales, y en otros archivos de carcter regional. En cada uno de los 32 departamentos, cuatro distritos y 1.082 municipios del pas existen archivos que conservan cientos de documentos que registran el devenir poltico y administrativo de la vida nacional. Archivo Central del Cauca Fundado en 1923, este archivo ha sido "clasificado" en el grupo de archivos especiales, pues contiene fondos documentales con informacin que data de 1583, e incluye archivos militares, mdicos, educativos y sindicales, entre otros. Se encuentra en el municipio de Popayn y depende de la Universidad del Cauca. Archivo Histrico del Atlntico Fundado en 1992, este archivo ha sido "clasificado" en el Grupo de Archivos Histricos del Poder Central y del Poder Ejecutivo. Se encuentra en el municipio de Barranquilla (Atlntico), en el Antiguo Edificio de la Aduana. Su dependencia jerrquica est ligada con la Biblioteca Piloto del Caribe, Corporacin Luis Eduardo Arteta. Sus fondos documentales datan de 1861, y entre otros ofrece servicios de Hemeroteca y Biblioteca Auxiliar. Archivo Histrico Regional de Boyac Fundado en octubre 20 de 1983 por el doctor Jorge Palacios Preciado. Este archivo, que posee fondos documentales que datan de 1531, depende de la Academia Boyacense de Historia y se encuentra ubicado en el Claustro San Agustn, en la ciudad de Tunja. Archivo Histrico de Cali Fundado en 1958 y clasificado en el Grupo de Archivos Histricos del Poder Central y del Poder Ejecutivo, posee dentro de sus fondos documentales algunos documentos que datan de 1563. Se encuentra ubicado en el municipio de Cali (Valle del Cauca). Archivo Histrico de Santa Fe de Antioquia Fundado en 1987, se encuentra ubicado en el municipio de Santa Fe de Antioquia (Antioquia). Posee fondos documentales que datan de 1664. Otras entidades Fundacin Patrimonio Flmico Fundada en 1986, su propsito es reunir y fortalecer los esfuerzos dispersos, as como comprometer entidades oficiales y particulares en la urgente tarea de rescatar y poner al servicio de la comunidad su historia, registrada en imgenes en movimiento. El acervo de esta institucin est constituido por cerca de 150.000 unidades recibidas de numerosos donantes y depositantes, entre los que se cuentan la Presidencia de la Repblica, el Ministerio de Cultura, la Compaa de Informaciones -Audiovisuales-, Avianca, el Fondo Mixto de Promocin Cinematogrfica, noticieros de cine y televisin, programadoras de televisin y la obra de la mayora de los realizadores

audiovisuales colombianos. Otra parte del archivo es el resultado del hallazgo de materiales, gracias a la investigacin y bsqueda continua. Todas las actividades de conservacin, preservacin, catalogacin y sistematizacin de la documentacin que realiza la Fundacin se enmarcan dentro de los principios de la Federacin Internacional de Archivos Flmicos, FIAF, entidad que determina parmetros ticos y tcnicos para ms de ciento ochenta archivos de imgenes en movimiento alrededor del mundo. La Fundacin cuenta con un rea de documentacin y consulta que se encarga de clasificar, catalogar y sistematizar informacin para su consulta y divulgacin. Centros de referencia de archivos Sistema Nacional de Archivos El Sistema Nacional de Archivos -SNA- fue definido por la Ley 80 de 1989, como un programa de carcter especial para todas las instituciones archivsticas y colecciones documentales pblicas y privadas del pas, del orden nacional, departamental, municipal y distrital. Fue creado con el propsito de orientar permanentemente planes, programas y proyectos que integraran el conjunto de archivos pblicos y privados existentes en el pas. Se busca que a travs de su accin se identifiquen, recuperen y conserven los archivos histricos del pas, como partes esenciales del patrimonio cultural de la Nacin. As mismo, el SNA promueve la modernizacin archivstica en todos los niveles de la administracin pblica y en las diferentes ramas del poder, la normalizacin en las funciones y labores archivsticas esenciales, el empleo de nuevas tecnologas en el manejo de la informacin y apoya la organizacin tcnica, el acceso y la difusin de los archivos colombianos, cualquiera que sea su soporte. La estructura del Sistema Nacional de Archivos, atendiendo a un principio de centralizacin normativa y descentralizacin administrativa, se fundamenta en dos aspectos: el organizacional, que toma en cuenta la agrupacin de los archivos por departamentos y stos a su vez por regiones, cubriendo la totalidad del territorio colombiano; y el funcional, que se refiere a las tareas que han de cumplir en los diferentes niveles de componentes del Sistema Nacional de Archivos. La Direccin del Sistema Nacional de Archivos est a cargo de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, y la Coordinacin General est a cargo de la Divisin de Programas Especiales. El Consejo Nacional Asesor, grupo asesor, se encarga de contribuir a la fijacin de polticas de desarrollo del Sistema, fomentar y apoyar los planes y programas archivsticos para su fortalecimiento. As mismo, se prev el establecimiento de consejos regionales y departamentales de archivos, como organismos encargados de asesorar la Direccin del Archivo General de la Nacin, en los aspectos relacionados con planes, programas y proyectos a desarrollar en la respectiva regin; y de agrupar y presentar a los diferentes tipos de archivos existentes de las entidades territoriales, respectivamente. Centros de investigacin y/o formacin profesional Una de las debilidades identificadas en los diversos diagnsticos del sector es la escasez de personal con las capacidades necesarias para administrar el archivo de las instituciones. El pas an no cuenta con una suficiente infraestructura acadmica para la formacin de recursos humanos en los diferentes niveles. Para el ao 2000 se registraban tan solo cinco universidades que ofrecen programas de pregrado en el campo de la informacin y documentacin, ubicadas en las ciudades de Bogot, Tunja, Armenia y Medelln. Estas entidades, a travs de la formacin de profesionales, contribuyen a modernizar -con el apoyo de las redes y tecnologas-, los sistemas de informacin en bibliotecas, archivos y centros de documentacin existentes en el pas. En lo que respecta al campo de la educacin no formal, entidades como el Servicio Nacional de Aprendizaje -Sena-, Regional Antioquia y Centro, ofrece capacitacin a biblioteclogos, archivistas y en general al personal vinculado a los centros de informacin existentes en el pas.