UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ASIGNATURA: CONTABILIDAD Y COSTOS SEPARATA # 11

COSTEO Y CONTROL DE LOS MATERIALES

MANUFACTURA: Es el proceso por medio del cual las materias primas y materiales se convierten en productos terminados. MATERIALES Los materiales constituyen un elemento esencial del costo de produccin. Despus de comprarlos y colocarlos temporalmente en una bodega, el fabricante procede a transformarlos en productos terminados a travs del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricacin, (costos de conversin). Los materiales se clasifican en Directos e Indirectos CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES La contabilizacin de los materiales dentro del proceso de fabricacin comprende dos actividades: La compra de ellos y su uso COMPRA DE LOS MATERIALES La mayora de los fabricantes cuentan con una unidad o departamento de compras cuya funcin es hacer los pedidos de materias primas y materiales necesarios para el desarrollo de la produccin. El gerente de compras es el responsable de garantizar que los artculos pedidos renan los estndares de calidad establecidos, que se adquieran al precio ms bajo y que se despachen a tiempo. Generalmente utilizamos tres formatos en la compra de los materiales: a) Una Requisicin de compra b) Una Orden de compra c) Un Informe de recepcin

REQUISICIN DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA

INFORME DE RECEPCIN

REQUISICION DE COMPRA Es una solicitud escrita que se enva a la unidad o departamento de compra para informarles acerca de una necesidad o suministro de materias primas o materiales. Esta solicitud es generada por la bodega de materiales por una unidad de control de la produccin dentro de la organizacin.

Aunque esta forma generalmente est impresa segn las especificaciones de la organizacin, la mayor parte de los formatos incluye: Nmero de la Requisicin, Nombre del departamento que hace la solicitud, Cantidad de artculos solicitados, Descripcin del artculo, Precio unitario, Precio Total, Costos de Embarque, Costos de Manejo, Costos de Seguro, Otros costos relacionados, Costo total de la requisicin, Fecha de Pedido, Fecha de Entrega requerida, y firma autorizada. Por ejemplo se supone que el da 1 de Abril, el empleado de una bodega de materiales desea situar un pedido de 20 cuartones de madera de Cortez Blanco de 6 de ancho por 3 de espesor, cuyo nmero de cdigo es 0092, a un precio unitario de $5.00 y que se necesitan para el 2 de Mayo. El empleado llena un formato de requisicin de compra y lo enva al departamento de compras para que puedan solicitar los cuartones
N___98__ COMPAA ABC REQUISICIN DE COMPRA DEPTO. PERSONA QUE REALIZA LA SOLICITUD: Bodega FECHA DE PEDIDO:__01/04/2010__ FECHA REQUERIDA DE ENTREGA: 02/05/2010___ # CODIGO DESCRIPCIN DEL MATERIAL UNIDAD DE CANTIPRECIO PRECIO MANEJO DAD UNITARIO TOTAL 1 0092 CUARTONES DE 6 x 3 C/U 20 $ 5.00 $ 100.00

COSTO TOTAL *MATERIALES CORRESPONDIENTES AL MES: Mayo_____________________ APROBADO POR: Ing. J.L. LPEZ

$ 100.00

* Puede ser tambin el # de la orden de Fabricacin Por lo general se hace original y copia; el original para el departamento de compras (para situar el pedido) y la copia para el empleado de la bodega que solicit la orden de compra (para realizar un seguimiento de los pedidos situados) ORDEN DE COMPRA Es una solicitud escrita que se enva a un proveedor por determinados artculos a un precio convenido. Estn especificados tambin los trminos de pago y entrega Es la autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una organizacin deben acompaarse de la orden de compra correspondiente. Las rdenes de compra contienen: - # de la Orden de Compra - Nombre impreso y direccin del negocio - Fecha de pedido, Fecha de entrega requerida - Trminos de entrega y de pago - Cantidad de artculos solicitados, cdigo del artculo

Precio unitario y total, Costos de envo Costos de Manejo, de Seguros y relacionados Costo total de la orden y firma autorizada.

Si la requisicin de compra esta correctamente elaborada, el departamento de compras emitir una orden de compra (en este caso por 20 cuartones de 6 x 3). ORDEN DE COMPRA
O.C. N:________ COMPAA ABC ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR:________________________________ FECHA DE PEDIDO: _________________ DIRECCIN: _________________________________ FECHA DE ENTREGA:________________ TERMINOS DE ENTREGA:__________________ TERMINOS DE PAGO:______________ # CODIGO DESCRIPCIN DEL MATERIAL UNIDAD DE CANTIPRECIO PRECIO MANEJO DAD UNITARIO TOTAL 1 0092 CUARTONES DE 6 x 3 C/U 20 $ 5.00 $ 100.00

COSTO TOTAL AUTORIZADO POR: J.J. Rodrguez

$ 100.00

La orden de compra se genera en original y cuatro copias El original se enva al proveedor (para situar el pedido); y las copias van al departamento de contabilidad (para futuro registro en el libro diario de compras y en los libros mayores y auxiliares), a Cuentas por Pagar (para eventual pago dentro del perodo de descuento), al departamento de recepcin (para advertirles de la entrega futura), y al departamento de compras (para mantener un archivo de todas las rdenes de compra expedidas). INFORME DE RECEPCIN Cuando se despachan por el proveedor los artculos pedidos, la recepcin al recibirlos, los desempaca y los cuenta, se revisan los artculos para tener la seguridad de que no estn daados y que cumplen con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque del proveedor (una lista, preparada por el proveedor, que se adjunta al pedido y que detalla lo que hay en el envo). Luego el departamento de recepcin emite un informe de recepcin el cual contiene: - Nombre del Proveedor, - Nmero de la Orden de Compra, - Fecha en que se recibe el pedido, - Cantidad recibida y descripcin de los artculos recibidos - Diferencia con la orden de compra (si la hay), - Firma autorizada.

INFORME DE RECEPCIN (FORMA)

COMPAA ABC INFORME DE RECEPCIN PROVEEDOR:__________________________________________________________________ ORDEN DE COMPRA #: _________ FECHA DE RECEPCIN:_____________________________ CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION DEL MATERIAL DISCREPANCIAS RECIBIDA 20 0092 CUARTONES DE 6 X 3 NINGUNA N:_________

AUTORIZADO POR: R. Salazar

Este se emite en un original y cinco copias El original lo guarda el departamento de recepcin. Las copias se envan al departamento de compras (para indicar que el pedido fue recibido), al departamento de cuentas por pagar (para confrontar con la orden de compra y la factura del proveedor), si todo est en regla se autoriza el pago. Otra copia va al departamento de contabilidad (para registrarla en el libro diario e ingresar la compra y el pasivo relacionado), al departamento de control de la produccin (para dar aviso de que los artculos han llegado) y a la Bodega (Almacn), para el ingreso de los materiales recibidos en la bodega (para generar el ingreso de los mismos). CICLO DE COMPRA DE LOS MATERIALES La siguiente figura muestra un esquema del ciclo de los materiales

SALIDA DE LOS MATERIALES La persona encargada de la Bodega es responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisicin de materiales, preparada por la unidad de control de la produccin y autorizada por la gerencia de produccin. Una requisicin de materiales contiene el nmero de la orden o el departamento que solicita los artculos, la cantidad, la descripcin, el costo unitario, y el costo total de los artculos despachados. La siguiente es una requisicin de materiales para los 20 cuartones de madera de Cortez Blanco de 6 x 3
N:________ COMPAA ABC REQUISICIN DE MATERIALES DEPTO QUE SOLICITA:_________________________ FECHA:______________________
# CODIGO CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD ENTREGADA UNIDAD DE MANEJO DESCRIPCIN DEL MATERIAL # DE ORDEN DE TRABAJO COSTO UNITARIO COSTO TOTAL

0092

20

20

C/U

CUARTONES

001

$5.00

$100.00

COSTO TOTAL APROBADO POR: Mario Soto

$ 100.00

El costo total de la requisicin de materiales es la cantidad que se carga a produccin por los materiales utilizados, su determinacin parece simple: el costo unitario de un artculo se multiplica por la cantidad entregada de l; sin embargo determinar el costo unitario de los materiales despachados no es tan simple en perodos de inflacin (alza en los precios) o de deflacin (baja en los precios). Durante un perodo de precios cambiantes, qu precio debera utilizarse para los materiales usados en produccin durante el perodo y cul debera por los materiales aun disponibles al final del perodo (inventario final de materiales)? Debera el costo de los materiales entregados multiplicarse por el precio unitario inicial de los materiales, por el precio promedio del perodo o por el precio unitario final? Ms adelante se har un anlisis detallado de los diversos mtodos empleados para determinar el costo unitario de los materiales entregados y del inventario final. SISTEMA DE CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES ENVIADOS A PRODUCCIN E INVENTARIO FINAL DE MATERIALES MEDIANTE INVENTARIOS PERPETUOS. En el sistema de Inventario Perpetuo, la compra de materiales se registra en una cuenta llamada Inventario de Materiales en lugar de hacerlo en una cuenta de compras. Si existe un inventario inicial de materiales, tambin debe registrarse como un dbito en la cuenta de inventario de materiales.

Cuando se utilizan los materiales, la cuenta del inventario de materiales se acredita por el costo de los materiales usados con un correspondiente dbito en la cuenta de Inventario de Trabajo en Proceso. El resultado final es que el costo de los materiales usados se carga a produccin en el momento en que se emplean los materiales, y el saldo de la cuenta del Inventario de Materiales muestra el costo de los materiales aun disponibles para su uso. As en el mtodo del inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados como el inventario final de materiales pueden determinarse directamente despus de cada transaccin. Se usan tarjetas de registro para contabilizar los inventarios de materiales. El formato comn de una tarjeta de registro de inventario muestra la fecha, la cantidad, y el valor de los materiales recibidos (dbito) y usados (crdito) y el saldo resultante (dbito) TARJETA DE REGISTRO DE INVENTARIO (FORMA)
Parte: Maderas RECIBIDO
Fecha 2/5/10 Cantidad 20 Valor $100.00 4/5/10 20 $100.00 Fecha

TARJETA DE REGISTRO DE INVENTARIO Descripcin: Cuartones de 6 x 3 EMITIDO

Cantidad Valor Cantidad 20 0

SALDO
Costo unitario $5.00 0 Valor $100.00 0

El uso del mtodo del inventario perpetuo tambin requiere un conteo fsico de los materiales disponibles al menos una vez al ao con el fin de revisar algn posible error o prdida producidos por robo o dao. Si el conteo fsico difiere de los saldos en las tarjetas de registro de inventario, las cifras segn los libros de contabilidad se ajustan en forma ascendente o descendente para reflejar el conteo real. REGISTRO DEL COSTO DE LOS MATERIALES EN EL LIBRO DIARIO Con el sistema de inventario perpetuo, cuando los materiales se adquieren, se realiza un dbito directamente a la cuenta del inventario de materiales. Cuando los materiales directos se emplean en produccin, se hace un asiento en el libro diario para cargar el costo de los materiales al inventario de trabajo en proceso. El costo de los materiales indirectos cuando se emplean en produccin, se debita al control de costos indirectos de fabricacin. Por ejemplo: Se supone que se compran 150 unidades de materiales directos y 40 unidades de materiales indirectos a $5.00 y $1.00 la unidad respectivamente. Se realiza el siguiente asiento para registrar la compra de los materiales:
DIARIO GENERAL
N FECHA 1 2 DESCRIPCIN DE LA CUENTA FOLIO $ DEBE 790 00 $ 790 00 2010 1 Inventario de materiales Marzo 1 Caja o Cuentas por pagar

PAG. # 1
HABER

150 unidades x $5.00 cada una = $ 750.00

40 unidades x $ 1.00 cada una = 40.00 Total.. $ 790.00

Si la gerencia lo desea, puede llevar una cuenta separada de inventario para materiales directos y otra para materiales indirectos. Supngase ahora que 30 unidades de materiales directos y 10 unidades de materiales indirectos de la compra anterior se utilizan en produccin. Se hace el siguiente asiento para registrar el envo de los materiales del inventario:
N FECHA 1 2 DESCRIPCIN DE LA CUENTA FOLIO $ DEBE 150 00 10 00 $ 160 00 HABER

2010 4 Inventario trabajo en proceso Marzo Control de costos indirectos de Fab. 4 Inventario de Materiales

Los materiales directos se debitan al inventario de trabajo en proceso porque representan un elemento importante del costo del producto y, por tanto requieren un reconocimiento separado a fin de proveer un mejor control. Los materiales indirectos en general representan cantidades insignificantes y/o no son directamente atribuibles al producto y, en consecuencia se cargan al control de Costos indirectos de Fabricacin. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Es de gran importancia que una compaa cuente con un buen sistema de control de inventario de materiales. El logro de un buen control mantiene los costos a un nivel mnimo y la produccin de la planta en un plan de trabajo constante e ininterrumpido. Los siguientes conceptos deben emplearse en un sistema de inventarios: 1. El Inventario es el resultado de la compra de materias primas y materiales. Tambin es el resultado de aplicar la Mano de Obra y los Costos Indirectos de Fabricacin a las materias primas para producir artculos terminados. 2. La Reduccin del Inventario es el resultado del uso normal y de encontrar usos alternativos o desechar los tems innecesarios. 3. La Inversin ptima en inventario se basa en tcnicas cuantitativas diseadas para minimizar el costo de mantener y organizar el inventario. 4. La Compra Eficiente, la Administracin y la Inversin en materiales dependen de un pronstico exacto de ventas y de la programacin de la Produccin. 5. Los Pronsticos ayudan a determinar en qu momento se ordenan los materiales, El Control del Inventario se logra mediante la programacin de la produccin. 6. El Control de Inventarios es ms que mantener registros de inventario. El control lo realizan las personas que hacen juicios personales con base en sus experiencias pasadas. Sus decisiones se toman dentro de una estructura general de los objetivos y las polticas de la organizacin para lograrlos. El control es relativo, no absoluto. Los Mtodos de Control de Inventario variarn en gran parte segn el costo de los materiales y su importancia en el proceso de manufactura. Los materiales costosos o aquellos que son esenciales para la produccin, tienden a que su programa de control

se revise con mayor frecuencia por un personal experimentado, a pesar del costo y el esfuerzo de hacerlo. Algunos de los procedimientos de control comnmente utilizados son: 1. El Pedido Cclico 2. El mtodo mnimo mximo 3. El sistema de pedido automtico y 4. El Plan ABC El pedido cclico: Es un mtodo en el que se revisan los materiales disponibles en un ciclo regular o peridico. Por ejemplo, el inventario de materiales podra revisarse cada 30 das. La duracin del ciclo variar segn el tipo de materiales que se revisan. Los artculos esenciales tienen ciclos de revisin ms cortos que los artculos menos importantes. Al momento de la revisin se colocar un pedido para llevar el inventario a un nivel deseado como, por ejemplo, existencias para un mes. Una tcnica utilizada con frecuencia para artculos pequeos es el mtodo 30 60 90 das. Cuando el inventario baja a existencias de 60 das, se realiza un pedido por una provisin de 30 das. El mtodo mnimo mximo: Se basa en el supuesto de que los inventarios de materiales tienen niveles mnimos y mximos. Una vez determinadas las cantidades mnimas y mximas especificas, la cantidad mnima representa el punto de pedido. Cuando el inventario llega a la cantidad mnima, se hace una orden para incrementar el inventario a la cantidad mxima. Por lo general, las cantidades mnimas se basan en una cantidad que proteger contra los agotamientos de inventarios. El sistema de pedido automtico: Es aquel en el que los pedidos se hacen automticamente, tan pronto como el nivel del inventario alcanza una cantidad predeterminada del punto de pedido. Se mantienen tarjetas de registro de inventario perpetuo que registran las compras y requisiciones de materiales especficos. Cuando se alcanza el punto de pedido predeterminado, el computador en forma automtica clasifica la tarjeta de materiales. Despus, un empleado las procesa y hace un pedido por la cantidad necesaria. El plan ABC: Se utiliza cuando una empresa tiene gran cantidad de tems individuales, cada uno con un valor diferente. El control de materiales de un artculo de alto valor ser diferente del control de un de bajo valor. As el plan ABC es una forma sistemtica de agrupar los materiales en clasificaciones separadas y determinar el grado de control que cada grupo merece. Por ejemplo, los tems que no son costosos y/o no fundamentales para el proceso de produccin pueden contabilizarse con el mtodo mnimo mximo. Las tcnicas complejas de inventario, como el sistema de pedido automtico, pueden emplearse para planear y controlar los artculos que son costosos y/o fundamentales para el proceso de produccin. El Costo Total de los materiales que se emplearn en determinado perodo es lo primero que se calcula. Este valor se determina multiplicando el costo unitario de cada artculo por el uso total estimado para el perodo. Una vez que se tabulan los costos de consumo total para cada artculo, se enumeran en orden descendente, el ms alto al principio y el ms bajo al final. Luego se calculan dos porcentajes: el del costo de cada artculo con relacin al costo total (el costo total de cada artculo se divide por el costo total de todos los artculos) y el de unidades de cada artculo con respecto al total de unidades (el nmero total de unidades de cada artculo se divide por el nmero total

de unidades para todos los artculos). Por ltimo los artculos se dividen arbitrariamente en tres categoras. Por ejemplo, el siguiente anlisis se tomo de la tabla 3 1, un modelo del plan ABC: 10% de los tems = 72% del costo de uso = A 28% de los tems = 25% del costo de uso = B 62% de los tems = 3% del costo de uso = C

Los artculos con la clasificacin A tendrn las siguientes caractersticas de control: 1) cantidad pequea de existencias de seguridad, 2) revisin frecuente, 3) pedidos frecuentes, 4) registros detallados y 5) alto nivel de supervisin. Por el contrario los artculos C tendrn las siguientes caractersticas de control: 1) cantidad grande de existencias de seguridad, 2) estricta adhesin a los puntos de pedidos predeterminados con poca revisin, 3) solo uno o dos pedidos por ao, 4) no se requiere un sistema de inventario perpetuo y 5) supervisin de nivel ms bajo. Las caractersticas de control de los artculos B por lo general se encuentran entre las que se aplican a los artculos A y C. En conclusin, debe tenerse en cuenta que el plan ABC es un esquema de clasificacin para decidir qu herramientas utilizar en el control de los inventarios.