Manual de Access 2000 - Avanzado

DIRECCIÓN GENERAL DE LA
POLICÍA
ÁREA DE INFORMÁTICA
“FORMACIÓN”
Curso de iniciación Abril 2002

Manual Básico de Access 2000
INTRODUCCION
¿ QUÉ ES ACCESS 2000?
REQUISITOS DEL SISTEMA
Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 1

¿ QUÉ ES ACCESS 2000?
Access es un sistema de administración de bases de datos, almacena y

recupera datos, presenta la información y automatiza tareas repetitivas. Access es
también una potente aplicación de Windows.
Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales.

Ofrece todo lo necesario para generar aplicaciones orientadas a usuarios.
Access permite arrastrar y colocar información de una base de datos a una

hoja de cálculo de Excel y viceversa, y opera con todos los productos de Microsoft
Office.
REQUISITOS DEL SISTEMA
Para utilizar Microsoft Access 2000 se necesita:
?? PC con procesador Pentium 75 o superior
?? Sistema operativo Microsoft Windows 95 o posterior, 16 MB de memoria

para el sistema operativo, más 8 MB de memoria adicional para Access.
?? Windows NT Workstation versión 4.0 Service Pack 3 o posterior, 32 MB de

memoria para el sistema operativo, más 8 MB de memoria adicional para
Access.
?? Espacio libre en disco según el tipo de instalación si es personalizada, la

instalación típica 161 MB.
?? Unidad CD-ROM
?? Monitor VGA o de resolución superior; se recomienda SVGA

CONCEPTOS BASICOS ACCESS
BASE DE DATOS
TABLAS
REGISTROS
CAMPOS
CLAVE PRIMARIA
CONSULTA
FORMULARIO
INFORME
MACRO
MÓDULO
PAGINAS WEB

BASE DE DATOS
Base de Datos es un término informático para un conjunto de información
relativa a cierto tema o aplicación comercial. Las bases de datos permiten organizar
esta información relacionada en una forma lógica para fácil acceso y recuperación.
Un sistema de administración de base de datos relacional tal como Access,

almacena la información en varias tablas relacionadas entre si, permitiendo al
usuario plantear preguntas complejas de una o más de esas tablas; las respuestas
le llegan en forma de formularios o informes.
Access puede trabajar solamente con una base de datos a la vez aunque
dentro de ella, puede haber cientos de tablas, consultas, formularios, etc., todos
ellos almacenados en un solo archivo con la extensión .MDB.
TABLAS, REGISTROS, CAMPOS

Una tabla es un contenedor para datos en bruto, muestra diversas líneas de
datos en filas y columnas según muestra la siguiente figura:

La hoja de datos está dividida en filas llamadas registros y columnas llamadas

campos. Los datos tienen columnas de información similar, tal como cliente, cargo.
Cada campo se identifica por un tipo de datos (texto, numérico, etc.) y lleva un
nombre que identifica la categoría de la información.
Cada fila de información, o registro, se considera una entidad diferente donde

se puede acceder, a todos los campos de información de una persona que
componen un registro.
CLAVE PRIMARIA
De entre todas las claves de una tabla, se elige una que se utilizará como
identificador principal de la tabla. Sólo puede existir una clave primaria por tabla.
Los campos que forman la clave primaria o principal tienen algunas

características especiales:
?? Se deben elegir campos que no tengan valores duplicados o valores

nulos, ya que Access no permite utilizar valores nulos en campos
definidos como clave principal.
?? Es conveniente que el tamaño del campo esté lo más ajustado
posible. Si el campo tienen un tamaño grande las operaciones se
ralentizan.
CONSULTA
Le permiten dar respuesta a las preguntas que se plantee referentes a los
datos almacenados en las tablas. Una consulta puede seleccionar y definir grupos
de registros que cumplan una condición. Los registros seleccionados aparecen en
una hoja de respuestas dinámica, que se modifica según los datos en bruto de la
tabla original.
Hay diversos tipos de Consultas:
?? Selección
?? Parámetros
?? Referencias cruzadas
?? Acción
?? SQL
Access proporciona una serie de asistentes que le guiarán en la creación de

consultas, dependiendo del tipo de consulta a generar.

FORMULARIO
Se utilizan como interfaz entre las tablas de las bases de datos y el usuario.
Así como para introducir nuevos datos o modificar los existentes.
INFORME
Permiten mostrar e imprimir los datos que contiene la base de datos, con el
aspecto que previamente haya diseñado.
MACRO
Permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en un solo paso.
MODULO
Son un conjunto de instrucciones y procedimientos escritos en Visual Basic.
PAGINAS WEB
Son documentos HTML en los que se ha publicado información de la base de
datos.

ARRANQUE DE ACCESS
INICIO DE ACCESS
LA VENTANA DE ACCES
LA AYUDA
SALIR DE ACCESS

INICIO DE ACCESS
Hay varias maneras de iniciar Access:
?? Menú Inicio, Programas, Microsoft Access

?? Desde un icono de acceso directo
?? Explorador de Windows, seleccionando la base de datos
?? Menú Inicio, Nuevo documento de Office
?? Menú Inicio , Abrir documento de Office
LA VENTANA DE ACCESS
Está constituida por una serie de fichas, que se activan mediante los botones
del lateral derecho y en las que se visualizarán cualquier objeto que se cree para
gestionar la información.
Para trabajar con las bases de datos, resulta preciso familiarizarse con las
funciones de la siguiente ventana:

Barra de título: Muestra el nombre del programa Microsoft Access.
Botones Minimizar, Restaurar/Maximizar: Sirven para reducir Access a un

icono, restaurar la ventana o pasar a pantalla completa.
Botón Cerrar: Cierra la aplicación.
Barra de menús: Es sensible al contexto, por lo que en cada momento

presentará los menús adecuados a la tarea que esté realizando, también el
programa controla que opciones utiliza el usuario con más frecuencia y son
las que muestra al desplegar los distintos menús.
Barra de herramientas: Es un grupo de botones que proporcionan métodos

abreviados de acceso a determinados comandos.
Barra de estado: Muestra información de utilidad acerca de la tarea en curso,

también indica si ciertas teclas están fijas.
Ventana de la base de datos: Aparece cuando se abre una base de datos y

muestra el nombre en la barra de título. Tiene tres partes básicas:
Fichas: Un conjunto de seis botones correspondientes a otras tantas

fichas, que permiten el acceso a los objetos Tablas, Consultas,
Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos.
Botones de comando: Permiten situar los objetos de la base de datos

en diferentes modos de ver.
Lista de objetos: Muestra los archivos existentes para el objeto activo,

en este caso, la tabla para la base de datos Personal.
LA AYUDA
Access 2000 incorpora gran cantidad de información que puede consultarse
en cualquier momento. El sistema que utiliza para mostrar la información es análogo
al de Windows.
Access incluye un Ayudante que ofrece ayuda al usuario durante la

realización de ciertas tareas, además mostrará los temas de ayuda relacionados con
ellas. Este Ayudante se activa la primera vez que se arranca el programa. Si pulsa
F1, Access muestra el Ayudante de Office predeterminado Clipo el cual le muestra
una serie de opciones.
Puede escribir una petición y obtener pistas e ideas útiles o incluso cambiar el
personaje del Ayudante. Una vez escrita le muestra las opciones posibles

Haga clic sobre el tema elegido y le muestra su contenido en una ventana de

ayuda similar a la siguiente figura:
En la mayoría de las ventanas de ayuda aparecen botones cuya misión es

ampliar el tamaño de la ventana de ayuda y ofrecer las fichas Contenido, Asistente
para Ayuda e Indice

SALIR DE ACCESS
Hay cuatro formas de salir de Access:
Hacer doble clic en el icono Control de la barra de título.
Elegir Archivo, Salir, en la barra de menú.
Pulsar Alt-F4.
Desde la barra de tareas, hacer clic con el botón secundario del ratón y
elegir Cerrar, esto es útil para cerrar Access desde otra aplicación.

CREACION BASE DE DATOS Y TABLAS
CREAR UNA BASE DE DATOS
CREAR UNA TABLA
NOMBRE DE CAMPO
TIPOS DE DATOS
COLUMNA DESCRIPCION
LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
INTRODUCCION DE LOS CAMPOS
MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TABLA
CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL
CREACION DE INDICES
IMPRESIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLA
MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS

CREAR UNA BASE DE DATOS

La creación de una base de datos puede realizarse de varios modos,
dependiendo de si el programa está ejecutándose o no, en este caso elija Archivo,
Nueva Base de Datos en el menú principal de Access, aparece la siguiente
ventana:
Dentro de la ficha General, contiene un icono Base de datos, haga clic en

Aceptar. Lo primero es dar un nombre a la base de datos, escriba Ventas, y pulse
Crear, Access añade automáticamente la extensión MDB a los archivos de bases de
datos tal como muestra la figura.

CREAR UNA TABLA

Una vez diseñada la tabla sobre el papel, se va a crear sobre Access, esto
conlleva varias etapas:
Crear una tabla.
Insertar el nombre, tipo y descripción de cada campo.
Establecer las propiedades para cada campo.
Fijar una clave principal o no.
Crear índices.
Guardar el diseño de la tabla.
Para crear la tabla puede elegir diversas formas:
Desde la misma ventana de base de datos con las tres opciones que muestra
Haga clic en el botón de comando Nuevo, en la ventana de la base de datos.
Elija Insertar, Tabla en la barra de menú.
Seleccione nueva tabla en el icono Nuevo objeto de la barra de

herramientas.
Al elegir algunas de las anteriores opciones le puede mostrar el siguiente cuadro o

directamente las ventanas ya sean de diseño o de introducción de datos, si le
muestra el siguiente cuadro le presenta las siguientes opciones:
Vista hoja de datos - para insertar datos en una hoja de datos.

Vista Diseño - para crear un diseño de tabla.
Asistente para tablas - para seleccionar una tabla prediseñada.
Importar tablas - importar formatos de tablas ajenas.
Vincular tablas - vincular un origen de datos externo existente.
Si está en Vista diseño le muestra la siguiente pantalla donde tiene que

introducir los campos de la tabla que va a crear y los encabezados y tipos
siguientes:
La ventana de Diseño de la tabla contiene dos zonas: campos y propiedades.
La primera contiene los nombres, tipos y descripciones de los campos y la

segunda, las opciones que se atribuyen a cada campo.

NOMBRE DE CAMPO
En esta columna se tiene que introducir un nombre que lo identifica el usuario
y Access, este nombre puede ser cualquiera, siempre y cuando se respeten una
serie de normas básicas:
Pueden tener de 1 a 64 caracteres.
Pueden incluir letras, números y caracteres especiales.
No pueden incluir puntos, signos de admiración, corchetes, acentos graves.
No pueden empezar por un espacio en blanco.
En una misma tabla, no pueden existir dos campos con el mismo nombre.
Es recomendable dar a los campos nombres que tengan lógica.
TIPOS DE DATOS
Al desplazar el puntero a la columna tipo de datos este dispone de una lista
desplegable y que ofrece ocho tipos de datos:
Texto - Puede contener hasta 255 caracteres, aunque el tamaño

predeterminado es de 50, pero se puede modificar en el cuadro
Tamaño del campo.
Memo - Almacena grandes cantidades de texto, hasta 64.000

caracteres.
Numérico - Permite introducir datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos, admiten decimales y se pueden insertar valores
negativos con signos menos o entre paréntesis.
Fecha /Hora - Permite la entrada de fechas y horas.
Moneda - Access añade automáticamente un número fijo de dígitos a

la derecha de la coma decimal.
Autonumérico - Incrementa automáticamente un valor numérico para

cada registro que se agregue. Los campos de este tipo no se pueden
actualizar.
Sí /No - Almacena valores lógicos. Toma los valores Sí o No,

Verdadero o Falso.
Objeto OLE - Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones

Windows, tal como una hoja de cálculo, documento, sonidos.

Hipervínculo - Vincula a un recurso Internet, es una novedad de

Access 97.
Asistente de búsqueda - Permite restringir el tipo de campo para que

solamente acepte datos de una lista de valores o de un campo de otra
tabla.
COLUMNA DESCRIPCION
Las descripciones de los campos son siempre opcionales; resultan útiles para
recordar el empleo del campo o para señalar alguna información a otros usuarios.
LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

La figura siguiente le muestra las propiedades para un campo:

Estas varían según el tipo de campo que seleccione en cada momento, las
siguientes propiedades se pueden modificar en cualquier momento, incluso si la
tabla a modificar contiene datos, esto es peligroso, debido a que se pueden perder
los datos ya almacenados.
Se pasan a detallar las propiedades de los campos y su utilidad:
Tamaño del campo: Especifica la longitud máxima para campos de tipo texto
y del tipo numérico. El campo tipo texto por omisión es de 50 caracteres si no
se modifica.
Formato: Determina la forma de presentación de los datos. Esta solo afecta a

la forma en que presenta los datos, no a la forma de almacenamiento.
Máscara de entrada: Especifica un patrón que deben seguir los datos que se
introducen en un campo.
Lugares decimales: Número de decimales que aparecerán a la derecha de

la coma decimal.
Título: Determina el texto que se adjunta al campo, distinto del nombre real
del campo.
Valor predeterminado: Access 97 introduce en un campo un valor

automáticamente al agregar registros.
Regla de validación: Permite determinar los límites de los valores a

introducir en el campo para que acepte un dato.
Texto de validación: Mensaje que muestra en la barra de estado, si los datos

no cumplen la regla de validación.
Requerido: Especifica si un campo es obligatorio.
Permitir longitud cero: Determina si se permiten cadenas vacías, sólo está

disponible para los campos de tipo Texto y Memo.
Indexado: Se utiliza para hacer clasificaciones en las tablas.
Compresión Unicode: Access utiliza el esquema de codificación Unicode

para los datos de un campo Texto, Memo o Hipervínculo.
INTRODUCCION DE LOS CAMPOS

Los campos de la tabla que va a crear llevan los encabezados y tipos
siguientes:

Nombre del Campo Tipo
Id empleado Texto
Apellidos Texto
Nombre Texto
Cargo Texto
Teldomicilio Texto
Fnacimiento Fecha /Hora
Fcontratacion Fecha /Hora
Sueldo Numérico
Casado Sí /No
Fotografia Objeto OLE
Notas Memo
Al terminar, hay que cerrar la tabla, y darle el nombre de Vendedores.
MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TABLA

Una vez creada la tabla puede ser que quiera modificar su diseño original,
debe tener en cuenta los datos que tenga introducidos.
Para insertar un nuevo campo, coloque el cursor en un campo existente y elija

Insertar, Fila o hacer clic en el botón Insertar fila de la barra de herramientas.
Para borrar un campo, hay que hacer clic en el selector de fila, que es la zona
a la izquierda del nombre del campo y pulsar Supr, o elegir Edición, Eliminar fila o
hacer clic en el botón Eliminar fila.
Si quiere cambiar de posición un campo, simplemente hay que hacer clic en el

selector de fila dos veces y arrastrarlo a otro emplazamiento.
Al cambiar el nombre de un campo hay que tener en cuenta si se utiliza el

campo en informes, consultas o formularios.
Solamente se puede cambiar el tamaño de los campos de Texto y Numérico,

para lo cual hay que modificar la propiedad Tamaño del campo en la ficha General
de la ventana Propiedades.
Es preciso poner mucha atención al modificar el tipo de dato de un campo,

para preservar los datos existentes.
CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL

Al crear una base de datos relacional, es imprescindible crear campos clave
para cada una de las tablas que la forman.

Es conveniente crear una clave por las siguientes razones:
Una clave principal es un índice.
Los índices mantienen un orden preclasificado de uno o más campos,

lo cual acelera las consultas, búsquedas y clasificaciones.
Cuando se añaden registros a la tabla, Access verifica los datos

duplicados y no los permite en el campo clave principal.
Access muestra la información en el orden de la clave principal.
Se designa como clave principal el campo IdEmpleado, hay varias formas de

crearla, Edición, Clave principal, seleccionar el icono de llave en la barra de
herramientas o el botón derecho del ratón, cualquiera de estas opciones es valida.
Si la tabla ya tiene datos, puede que al intentar crear el campo clave, éste
tenga valores repetidos o valores nulos. Access 97 muestra un mensaje de error y
no permite crear una clave sobre ese campo.
Para eliminar una clave principal, se procede de la misma forma que para
crearla, observe como desaparece la llave, el cual le indica que el campo ya no es
clave.
CREACION DE INDICES
Los índices permiten encontrar y ordenar registros más rápidamente. Se
pueden crear índices basados en un solo campo o en varios campos de una tabla.
La clave principal de una tabla se indexa de forma automática.
Existen una serie de campos sobre los que no se puede crear un índice, los
campos Memo, Hiperelance y Objeto OLE. El número máximo de índices que
soporta una tabla es de 32.
Para crear un índice en una tabla se deben seguir los siguientes pasos:
Dentro de la ventana diseño, seleccione SI en la propiedad Indexado

del campo.
Si pulsa Ver, índice, le activa el cuadro de diálogo Indices, este

muestra todos los campos que se han definido como indexados.
Desde dicha ventana permite seleccionar los campos indexados, para

cambiar las propiedades de un índice, teniendo en cuenta lo siguiente:
Si ya se definió la clave, el nombre del índice aparece como

Primary Key.

Es posible cambiar la clave principal, o si algún campo sólo

puede admitir valores únicos, sin ser clave de la tabla,
seleccionar la propiedad Principal a No, y la propiedad Unica a
Sí, tal como muestra la figura:
Para eliminar índices tiene que seleccionar el índice y a

continuación pulsar el botón Supr.
IMPRESION DEL DISEÑO DE UNA TABLA

Para imprimir el diseño de una tabla, hay que utilizar los comandos
Herramientas, Analizar, Documentador. El Documentador es una herramienta que
muestra un formulario que permite seleccionar los objetos a analizar, el único objeto
es la tabla personal tal como se puede apreciar:

MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE

DATOS
Para guardar el diseño de la tabla, hay que elegir Archivo, Guardar o hacer
clic en el botón Guardar.
Si quiere cambiar el nombre a una tabla, es preciso seleccionarla, hacer clic

en el nombre y teclear el nuevo, también con el botón derecho del ratón.
Si se quiere borrar, basta seleccionarla y pulsar Supr.
Los comandos Copiar y Pegar del menú Edición son también de utilidad para
copiar tablas, dentro de la misma base de datos o a una base de datos diferente.
Access permite la posibilidad de copiar su estructura solamente, estructura y datos
y anexar datos a la tabla existente. Al seleccionar la opción Pegar aparece el
siguiente cuadro, donde se pueden realizar las diferentes tareas.

EL MANEJO DE LOS DATOS
DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS
BUSQUEDA DE UN VALOR ESPECIFICO
AGREGAR Y BORRAR REGISTROS
MODIFICACION DE COLUMNAS
LA CUADRICULA Y LA FUENTE
EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS
CAMPOS NO EDITABLES
ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS
AUTOCORRECCION
ORTOGRAFIA
IMPRESION DE REGISTROS
PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS
INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS

DEPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS

Para desplazarse dentro de una hoja puede utilizar la siguiente combinación
de teclas:
Flecha arriba Registro anterior.
Flecha abajo Registro siguiente.
Tab Campo siguiente.
Ctrl-Inicio Primer campo del primer registro.
Ctrl-Fin Ultimo campo del último registro.
Re-Pág Una página arriba.
Av-Pág Una página abajo.
En la parte inferior de la hoja de datos muestra los botones de navegación

que se utilizan para recorrer los registros, si quiere ir a un registro que conoce hay
que escribirlo en el cuadro de texto.
También dentro del menú Edición, Ir, se pueden realizar las mismas
operaciones.
BUSQUEDA DE UN VALOR ESPECIFICO

Para hallar un valor especifico, Access ofrece el comando Edición, Buscar.

El valor a insertar el cuadro de texto Buscar, puede contener tipos de caracteres

comodín.
Puede reemplazar un valor especifico por otro con un cuadro muy similar al
de la búsqueda, al elegir Edición, Reemplazar
AGREGAR Y BORRAR REGISTROS

Existen varias maneras de agregar registros, ya sea Insertar, Nuevo
Registro, o hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas, etc.
Para agregar varios registros y hacer temporalmente invisibles los ya

existentes hay que emplear el comando Registros, Entrada de datos, para
restaurar todos los registros tiene que elegir el comando, Registros, Quitar-filtro/
ordenar.
Se pueden borrar varios registros a la vez, seleccionándolos y pulsando la

tecla Supr. También se puede aplicar el comando Edición, Eliminar, en cualquier
caso le pide confirmación.

MODIFICACION DE COLUMNAS
Se pueden agregar, borrar y renombrar columnas en una hoja de datos.
Aunque no es muy conveniente realizar las siguientes operaciones ya que no
pueden advertirse las consecuencias ya que se puede aplicar desde la pantalla de
diseño.
Para borrar una columna en una hoja de datos basta con seleccionarla y
elegir Edición, Eliminar columna, le muestra un cuadro de aviso.
Para agregar una nueva columna, hay que emplear el comando Insertar,
Columna, crea un campo llamado Campo1.
Si quiere cambiar el nombre, haga doble clic en él y teclee el nuevo nombre o

seleccione el comando Formato, Cambiar nombre de columna.
Para modificar el ancho y el alto de una columna, hay que colocar el cursor
entre dos nombres de columnas y arrastrar el borde hasta que pueda ver el
contenido, lo mismo se puede hacer con las filas. También se puede aplicar el
comando Formato, Ancho de columna o Alto de fila, para realizar la misma tarea.
Para ocultar o mostrar una columna hay que seleccionarla y aplicar los
comandos Formato, Ocultar columna o Mostrar columna.
Si desea inmovilizar o liberar columnas, hay que seleccionarla y utilizar los

comandos Formato, Inmovilizar columna o Liberar todas las columnas.
LA CUADRICULA Y LA FUENTE
La cuadrícula suele aparecer entre los campos y los registros al elegir
Formato, Hoja de Datos.

La cual le proporciona un control total sobre la cuadrícula, donde le permite

eliminarla, elegir un color, color de fondo y elegir el tipo de relieve.
También puede cambiar el formato de los datos, el estilo y la fuente si elige el

comando Formato, Fuente.
EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS

Desde la ventana de Base de Datos, y con cualquier solapa seleccionada, se
puede desplegar el menú emergente de cada una de ellas, al pulsar el botón
derecho del ratón lo que permite realizar de una forma rápida las principales tareas.
CAMPOS NO EDITABLES
Existen una serie de campos, que por su formato no es posible editar, y por lo
tanto no se pueden modificar:
Campos autonuméricos, Access los incrementa automáticamente, por lo

que no se puede modificar su valor.
Campos bloqueados, no se puede editar la información que contiene.
Campos de ciertos tipos de consultas, que establezcan relaciones entre

más de una tabla, ni tampoco los totales de algunas consultas.
Campos calculados, ya que emplean un cálculo basado en uno o más

campos.
ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS

Access ofrece una función de clasificación rápida, hay que seleccionar el
campo por el que clasificar, situando el cursor en él, y después elegir el botón
Ordenar ascendente u Ordenar descendente.
Para devolver a los registros el orden original, existe el comando Registro,

Quitar filtro/ordenar.
Un filtro es un método que permite al usuario ver la información que cumpla

unos determinados requisitos, hay varios filtros:
Filtro por selección, permite buscar registros que cumplan diversos criterios,
este filtro se puede aplicar directamente en el formulario y hoja de datos. En la
tabla de vendedores quiere saber cuántos vendedores de 1 hay.

Una vez obtenido este resultado, se pueden seguir filtrando datos, con el
mismo método.
Filtrar por entrada, dentro de un campo de la hoja de datos y desde el menú

emergente escriba en el cuadro Filtrar por, el valor exacto que está buscando
en ese campo.
Filtro excluyendo la selección, filtra de forma inversa a como se ha visto

hasta ahora, muestra todos los campos de la tabla que no contengan el valor
especificado.
Cualquiera de estas opciones se realizan desde el comando Registros,

Filtros.
Filtro por formulario, al seleccionar el segundo icono de filtrar, la hoja de

datos cambia a un solo registro, cada campo se convierte en un cuadro que
permite elegir en una lista que contiene todos los valores de ese campo.
La ficha buscar de la parte inferior de la ventana permite elegir una nueva

condición, haciendo clic en ella para que aparezca una nueva pestaña con la
indicación O, una vez elegidas las condiciones elegir el botón aplicar filtro.

AUTOCORRECCION
Access o mejor dicho todo el producto Office tiene una función, que está
actuando en un segundo plano, denominada Autocorrección, que corrige algunos
errores tipográficos sin que nos demos cuenta. También puede usarse para que al
escribir una abreviatura, la expanda automáticamente y así quede introducido, como
dato el nombre completo.
Para visualizarlo ejecute Herramientas, Autocorrección, muestra distintas

opciones.
ORTOGRAFIA
También dispone de un corrector ortográfico que permite corregir el contenido
de los campos cuyos datos estén constituidos por texto. Para activarlo pulse
Herramientas, Ortografía.

IMPRESIÓN DE REGISTROS
Para imprimir los registros de la base de datos, se pueden generar informes, y
también la forma más sencilla es elegir Archivo, Imprimir o el botón Imprimir de la
barra de herramientas
Donde se pueden seleccionar las opciones de impresión, páginas o registros,

copias e intercalar cuando se elige imprimir más de una copia.
PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS

Las propiedades de la base de datos permiten proporcionar información
adicional acerca de ésta. Para ver sus propiedades, seleccione el comando Archivo,
Propiedades de la base de datos.
Consta de cinco fichas, pero sólo es posible modificar las propiedades que
aparecen en las fichas Resumen o Personalizar. Las demás propiedades de la
base de datos son de sólo lectura. Estas cinco fichas son:
General, muestra información sobre los atributos del archivo.
Resumen, permite al usuario identificar mejor una base de datos tanto desde
Access como desde otros programas.
Estadísticas, incluye la fecha y la hora en la que se creó la base de datos

activa, así como la última fecha y hora en que se modificó.

Contenido, incluye los nombres de los objetos que contiene la base de datos.
Personalizar, las propiedades introducidas se convierten en propiedades del

objeto Document.
INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS

Esta opción permite insertar una hoja secundaria de datos en una tabla o
consulta de una base de datos. En esta hoja secundaria, se pueden ver y modificar
datos.
Para activar esta opción tiene que estar abierta la tabla y escoger en el menú
Insertar, Hoja secundaria de datos, entonces muestra el siguiente cuadro con las
tablas o consultas para insertar.
En la hoja de datos le muestra en la parte derecha del primer campo un signo

+, que al pulsar sobre el le muestra el contenido de la tabla que haya insertado.
Para desactivar esta opción tiene que elegir en el menú Formato, Hoja
secundaria de datos, Quitar.

LAS CONSULTAS
INTRODUCCION
TIPOS DE CONSULTAS
OPERADORES
FUNCIONES
EXPRESIONES
CREACION DE UNA CONSULTA
OPERACIONES CON CONSULTAS
OPERACIONES CON CAMPOS
CRITERIOS DE CAMPO
CONSULTA DE ACTUALIZACION
CONSULTA DE CREACION DE TABLA
CONSULTA DE ELIMINACION
CONSULTA DATOS ANEXADOS
CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS
CAMPOS CALCULADOS
CONSULTA DE RESUMEN
CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS
LOS ASISTENTES

INTRODUCCION
Una consulta es una pregunta que se plantea acerca de la información
almacenada. Permiten seleccionar el conjunto de registros que cumplan una
determinada condición o criterio, y limitar el número de campos a visualizar.
Las consultas no almacenan datos, sino que permiten trabajar con los datos
almacenados en las tablas, por lo que todas las modificaciones que se realicen en
los datos quedan automáticamente grabadas en las tablas correspondientes.
TIPOS DE CONSULTAS
Existen varios tipos de consultas, que se pueden agrupar en las siguientes:
Consultas de Selección; aquéllas que permiten seleccionar campos y

registros de una o varias tablas. Estas consultas también permiten
calcular datos a partir de los almacenados en la tabla, bien de forma
individual para cada registro (consultas con campos calculados), bien
de forma global para un conjunto de ellos (consultas de resumen).
-Consultas de acción; permiten realizar automáticamente,

operaciones concretas con los datos de una tabla. Dependiendo de la
acción que realicen pueden ser de creación de tabla, de actualización,
de eliminación, de datos anexados etc.
OPERADORES
Los operadores permiten agregar números, comparar valores y crear
expresiones relacionales complejas. Se emplean para que Access realice una
operación especifica con uno o más elementos. Las operaciones a llevar a cabo con
operadores, funciones y expresiones comprenden los criterios de las consultas, la
creación de campos calculados y la generación de controles de resumen.
Pueden emplearse tanto en castellano como en inglés, pues el programa los

traduce al idioma en que opera. Hay varios tipos de operadores:
Aritméticos, Relacionales, De concatenación, Lógicos, Otros.

FUNCIONES
Access dispone de un gran número de funciones ya definidas, las cuales
permiten realizar las operaciones más comunes. Las funciones se pueden utilizar en
expresiones y macros propios de Access o en módulos de Visual Basic (VBA). La
mayoría de las funciones en Access utilizan la misma sintaxis: Nombre de la función
(Argumento).
EXPRESIONES
La expresión es un objeto representativo que Access puede emplear para
interpretar algo y, basándose en esa interpretación, obtener información específica.
Se pueden emplear expresiones para realizar diversas tareas, ya sea en

instrucciones de SQL o bien en consultas y filtros, incluso en macros. Access evalúa
una expresión siempre que se emplea.
Las expresiones utilizan una serie de símbolos para poder tratar diversos
elementos:
[ ] Corchetes, se utilizan al hacer referencia a Campos, Tablas, Formularios

etc.
# Almohadilla, hacen referencia a fechas.
" " Comillas, se utilizan en texto.
Al escribir un objeto en un identificador, debe hacerlo entre corchetes cuando

contenga un espacio o un carácter especial, como el subrayado. Si el nombre no
contiene espacios ni caracteres especiales, puede escribirse sin corchetes, Access
los inserta automáticamente.
Los símbolos (#) se utilizan para especificar que se trata de un valor

fecha/hora, no es necesario que los escriba.
Las comillas dobles indican que se trata de texto, no es necesario que las
escriba ya que el programa las inserta.
Access dispone de un generador de expresiones que permite al usuario

poderlas crear desde él, para activarlo pulse el botón Generar de la barra de
herramientas o el botón secundario.

CREACION DE UNA CONSULTA

Existen básicamente dos modos de crear una consulta con o sin ayuda del
Asistente. Si no se utiliza el Asistente la creación de una consulta se debe realizar
en su ventana de diseño. Si la consulta es de selección, habrá que especificar los
campos que se desea visualizar e introducir los criterios que permitan seleccionar
los registros.
Lógicamente, la creación con ayuda del Asistente resulta mucho más sencilla,
puesto que éste pedirá a través de cuadros de diálogo, toda la información que sea
necesaria. Access ofrece diversos Asistentes para consultas:
Sencillas, crea consultas de selección o de resumen etc.

Referencias cruzadas, resume la información de una o varias tablas.
Buscar duplicados, permite buscar registros duplicados en una tabla.
Buscar no coincidentes, registros que no estén relacionados en otra tabla.
Existen varios modos de comenzar a crear una consulta, ya sea mediante las
opciones existentes en la ficha Consultas de la ventana de base de datos.

O mediante el cuadro de diálogo Nueva consulta donde presenta el

cuadro siguiente.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta, seleccione Vista Diseño y

pulse aceptar, donde le muestra todas las tablas o consultas existentes
Tiene que seleccionar la tabla Vendedores, haga clic en Agregar y Cerrar.
Al agregar la tabla Vendedores la ventana del Diseño de consulta se queda

de la siguiente forma:

La ventana anterior está dividida en dos partes: la parte superior muestra la

ventana de los campos de la tabla sobre la que se está realizando la consulta y la
parte inferior aparece una cuadrícula en la que se visualizaran los campos que haya
elegido , si está activada la casilla Mostrar. Para pasar de un panel a otro, se puede
emplear la tecla F6.
La parte inferior contiene una cuadrícula de diseño vacía, con los siguientes
nombres de filas:
Campo, para agregar nombres de campos.
Orden, para indicar un orden de clasificación.
Mostrar, determina si el campo ha de visualizarse o no.
Criterios, para especificar los criterios de filtro.
O, es la primera de una serie de líneas a las que añadir múltiples valores a

emplear como criterios de selección.

Existen varias formas de agregar campos a una consulta. La más sencilla es

seleccionarlo en el área de entrada, y arrastrarlo a la columna deseada.
Para seleccionar campos contiguos, pulse en el primer campo y con la tecla

Mayús pulsada pulse en el último, con lo que todos los campos entre el primero y el
último quedarán seleccionados.
Para seleccionar campos no contiguos, es lo mismo pero pulsando la tecla

Ctrl. También al pulsar en la barra de título de la tabla seleccionada se seleccionan
todos los campos. Otro método consiste en seleccionar el asterisco que aparece al
principio de la lista.
Realice una consulta introduciendo todos los campos en la cuadrícula. Una

vez seleccionados los campos para ver el resultado de la consulta, puede elegir el
comando Ver, Vista hoja de datos o el botón Ejecutar de la barra de herramientas.
Le presenta una hoja de respuestas dinámica se maneja exactamente igual a

la hoja de datos, si tiene necesidad de modificar alguna propiedad de la tabla, es
preciso volver a Vista diseño.
Para volver a Vista Diseño de la consulta, utilice el botón Modos de ver a la

izquierda de la barra de herramientas o bien el comando Ver, Vista diseño.
Si desea almacenar la consulta le mostrará un cuadro, donde tiene que

escribir el nombre de la consulta:
OPERACIONES CON CONSULTAS

Cuando una consulta pasa a formar parte de una base de datos, queda
almacenada en la solapa Consultas, estas pueden ser modificadas según las
necesidades, o eliminadas una vez que no se necesitan.
Abrir consultas, se abren igual que cualquier otro objeto, ya sea en modo
Vista o en modo Diseño, lo que permite introducir las modificaciones
oportunas.

Eliminar consultas, se pueden eliminar una vez que cumplen su función y ya

no son necesarias en la base de datos, de hecho es recomendable eliminar
consultas que ya no son utilizadas, porque esto permite hacer que la base de
datos ocupe menos espacio de almacenamiento. Situado sobre la consulta a
eliminar basta con pulsar la tecla Supr, siempre le muestra un cuadro de
advertencia:
Donde debe confirmar o no la eliminación de la consulta.
Copiar consultas, esta opción es muy útil para crear consultas que sean
parecidas, o que utilicen recursos similares. Access permite copiar una
consulta y grabarla con diferente nombre, pulse el botón Copiar y a
continuación el botón Pegar le presenta un cuadro, donde le tiene que poner
el nuevo nombre.
Imprimir consultas, se pueden imprimir los resultados de las consultas, una

vez ejecutada la consulta, desde la ventana de resultados puede enviarlo a la
impresora.
Introducir condiciones, una vez elegidos los campos que van a formar parte
de la consulta, puede definir criterios de consulta por cada uno de los campos.
Para determinar estas condiciones, existe la fila Criterios.
En modo diseño y en la fila Criterios del campo Sueldo, introduzca la

condición >120000, esto hace que se seleccionen todas las filas de la tabla
cuyos Sueldos sean mayor que 120000. La siguiente figura muestra cómo
queda la ventana de la consulta después de introducir la condición simple. Si
el campo de la tabla es de tipo alfanumérico, la condición debe ser introducida
entre comillas.

Condiciones compuestas, son aquellas que disponen de más de una

condición, ya sea en la misma columna o en columnas diferentes. Puede
buscar los que en el campo Cargo sea Vendedor 2 y con una fecha de
nacimiento mayor a 1-1-75. Hay tres operadores lógicos en consultas
Operador O, Operador Y, Negación. Observe que al introducir algunas
consultas Access coloca delimitadores # alrededor del campo fecha, " en los
campos de textos, no es preciso teclear estos signos. Para eliminar
condiciones selecciónela y pulse la tecla Supr.
Lenguaje SQL, la terminología usada por el lenguaje SQL estándar puede

variar ligeramente de la usada en Access. Es posible crear consultas, una vez
seleccionada la tabla tiene que abrir la ventana Vista SQL y escribir la
consulta.
OPERACIONES CON CAMPOS

Para manipular los campos entrar en Vista Diseño de consulta. La fila
selectora de campos es la zona gris encima de la primera fila, desde donde se
pueden seleccionar las columnas. Recuerde que cada columna representa un
campo.
Seleccionar un campo, lleve el puntero a esa fila, hasta que aparezca una
flecha de selección y luego puede hacer clic en la columna, quedando
seleccionada.

Modificar el orden de los campos, seleccione el campo, haga clic sobre él

con el puntero del ratón y sin soltar arrastre el campo hasta la nueva posición;
observará que el puntero del ratón aparece en forma de flecha con un cuadro
gráfico en su parte inferior.
Eliminar un campo, una vez seleccionado pulsar la tecla Supr o elegir el

comando Edición, Eliminar, Columna.
Insertar un campo, selecciónelo y, arrastrelo a la columna deseada, al

soltarlo, este campo desplaza al que hubiera en su lugar y queda insertado.
Renombrar un campo, haga clic a la izquierda de la primera letra del campo

Teldomicilio en la fila Campo, escriba Teléfono y dos puntos, en el
encabezado pone Teléfono : Teldomicilio, al ejecutar la consulta muestra el
nombre que ha escrito.
Mostrar u ocultar un campo, active o desactive la casilla de selección que

aparece en la fila Mostrar.
Orden de clasificación, haga clic en la fila Orden en el campo Apellidos, y

elija tipo Ascendente, si quiere ordenar por otro campo repita los mismos
pasos.
CRITERIOS DE CAMPO
Para buscar información en los campos de las consultas depende del
tipo de campo:
Criterios de caracteres, se utilizan para campos con tipos de dato Texto o

Memo, también se emplea el operador como y los caracteres comodines.
Valores no coincidentes, hay que utilizar el operador Negado o <>.
Criterios numéricos, se emplean para campos de tipo Numérico, Moneda o

Contador.
Criterios lógicos, para los campos tipo Si/No, ya sea Negado No, <> No.
Para especificar diversos criterios para un solo campo, hay que utilizar los
operadores Y y O.
El operador O, especifica diversos valores para un campo, se puede emplear

directamente la celda O.

El operador Y, especifica diversos valores en un mismo campo.
El operador Entre, sirve para expresar un intervalo de registros para un solo

campo.
CONSULTA DE ACTUALIZACION
Se entra en Diseño y se selecciona la tabla donde se va a realizar la
actualización, una vez elegida se baja a la cuadrícula el campo que se va a
actualizar o más campos.
En el comando Consulta escoja esta consulta y observe como aparece la fila

Actualizar a.
En la fila Criterios escriba el cargo antiguo y en la fila Actualizar el cargo

nuevo, al ejecutar la consulta le informa de los registros que va a modificar
Pulse aceptar, no tiene porque almacenar la consulta, busque la tabla en la

cual se han realizado las modificaciones y apreciará el cambio en el campo cargo.
CONSULTA DE CREACION DE TABLA

Estas contendrán los datos de los campos seleccionados en la consulta, por
defecto se añadirán todos los registros, pero esto podría limitarse mediante los
criterios adecuados
Seleccione una tabla, elija los campos que quiere para la nueva tabla, añada
o no criterios, dentro del menú Consulta seleccione el tipo de consulta le muestra
el siguiente cuadro.

Escriba un nombre para la nueva tabla, si el nombre de la tabla existe le

informa de que se suprimirán los datos antes de que se ejecute la consulta.
Si no existiera le informa de que va a pegar varias filas en una tabla nueva.
En la ficha tabla puede visualizar la nueva tabla que ha creado con los
campos y criterios que haya elegido.
CONSULTA DE ELIMINACION
Se tiene que tener cuidado, porque sus resultados son permanentes e
irreversibles. Permiten borrar las filas de una tabla siempre y cuando éstas cumplan
las condiciones impuestas.
Elegida la tabla y seleccionado el campo escoja el tipo de consulta, ponga los

criterios y al ejecutarla le avisa de que va a eliminar los registros que reúnan esa
condición.

CONSULTA DATOS ANEXADOS

Permite añadir registros de una tabla a otra sin necesidad de repetir los datos.
Una vez elegida la tabla seleccionar campos comunes, dentro del menú
Consulta, escoja esta consulta y ejecute la consulta le muestra un cuadro
indicándole los registros que anexará.
Compruebe los registros en la tabla destino.
CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS

Access permite que una consulta pida al usuario el criterio por el que quiere
seleccionar los registros. Dentro del diseño de la consulta y una vez seleccionados
los campos escribir en la fila criterios y entre corchetes la pregunta a realizar, al
ejecutar la consulta el programa muestra el siguiente cuadro de diálogo.
También es posible pedir más de un parámetro, simplemente hay que escribir

otro criterio.
Se pueden utilizar para localizar un registro determinado de una tabla y poder

modificar sus datos

CAMPOS CALCULADOS
Se pueden realizar mediante las consultas de selección, cálculos a partir de
los datos almacenados en una tabla. Estos nuevos valores se calculan en campos
nuevos que se crean en una consulta, y que se denominan genéricamente campos
calculados.
Este nuevo campo se crea escribiendo, en la celda de una columna vacía de

la rejilla QBE, el nombre del campo separado por el carácter dos puntos, y la
operación matemática que debe realizar para calcular sus datos.
CONSULTA DE RESUMEN
Es una consulta que se utiliza para calcular parámetros estadísticos de los
datos almacenados en una tabla. Estos cálculos pueden afectar a todos los registros
de la tabla o a un conjunto de registros, dependiendo de que se utilicen o no criterios
de selección.
Para acceder dentro del diseño tiene que elegir dentro del Menú Ver la opción
Totales o el icono de la barra de herramientas y en la fila Total elegir la opción de
resumen que necesite.
CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS

Este tipo de consulta permite resumir los datos de una o varias tablas en
forma tabular, este resumen lo realiza cruzando los datos de los campos expresados
como cabeceras de columnas y como filas.
Esta consulta se puede crear en la ventana diseño y también desde el

Asistente que muestra al elegir la opción Nuevo.
LOS ASISTENTES
Asistente para Buscar Duplicados, crea una consulta que busca registros con
valores duplicados en una tabla o consulta.
Asistente para Buscar no- coincidentes, crea una consulta que busca registros
de una tabla que estén relacionados con los registros de otra tabla.

FORMULARIOS
INTRODUCCION
POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS
CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO
ASISTENTE PARA FORMULARIOS
CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE
MODIFICAR EL DISEÑO DEL FORMULARIO
LOS CONTROLES
OPERACIONES CON OBJETOS
LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES
GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO
SUBFORMULARIOS

INTRODUCCION
Los formularios son los objetos de la base de datos que permiten visualizar el
contenido de las tablas, o el resultado de las consultas, con un diseño creado o no
por el propio usuario.
Además pueden utilizarse para realizar cualquier operación de mantenimiento

de los datos, ya sea añadir nuevos registros, modificar datos, eliminar, ordenar etc.
Contiene dos tipos básicos de controles, unos que muestran o admiten

entradas de datos y otros que muestran información estática como imágenes o
textos, también se puede añadir rótulos, títulos etc.
POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS

Existen básicamente, dos modos de crear un formulario; con ayuda de un
Asistente o en la ventana Diseño.
La creación con el Asistente resulta muy sencilla y eficiente, el formulario

contendrá los campos seleccionados de la tabla con las características
predeterminadas del tipo elegido.
Existen varias posibilidades de comenzar el proceso de creación entre ellas,

desde el menú Insertar o desde la ficha Formulario.
Al pulsar el botón Nuevo dentro de la ficha Formulario muestra un cuadro el

cual le permite crear varios tipos de formularios, algunos de forma automática.

CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO

A partir de una tabla o consulta de la ventana de base de datos, se puede
generar un formulario de forma instantánea, debe situarse en la pestaña ya sea de
tablas o consulta, seleccionar el objeto y haga clic en el botón Nuevo objeto y elija
Autoformulario, también mediante el comando Insertar, Autoformulario.
Muestra el formulario en pantalla, lo cierra y le pone un nombre o acepta el

que le propone, es la forma más rápida de generar un formulario, sin embargo para
tener mayor control, resulta preciso emplear los Asistentes.
En la ficha Formularios esta el nuevo objeto creado.
ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Access dispone de un generador de formularios que permite crear éstos de
una forma sencilla. Para comenzar lo más practico es empezar el formulario
utilizando el asistente y después personalizarlo desde modo Diseño.
Al pulsar el botón Nuevo dentro de la ficha Formularios muestra el siguiente

cuadro:
Donde presenta los distintos tipos de Formulario que se pueden crear:
Vista diseño, crea un formulario en blanco a diseñar manualmente.
Asistente para formularios, solicita información y produce el

formulario basado en las respuestas que se le proporcionan.

En columna, cada campo aparece en una línea del formulario, y en el

formulario sólo se verá un registro.
Tabular, cada campo constituye una columna y cada registro una fila;
el formulario muestra varios registros a la vez.
Hoja de datos, el aspecto de este tipo de formulario es análogo al de

la ventana Hoja de Datos de cualquier tabla.
Gráficos, permiten resumir la información de una tabla en cualquiera

de los tipos de gráfico que ofrece.
Tablas dinámicas, resumen los datos en una tabla dinámica de Excel.
CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE

Una vez seleccionado el Asistente para formularios, tiene que elegir la
tabla o consulta, pulse Aceptar.
Presenta el siguiente cuadro donde muestra los campos disponibles de la

tabla o la consulta.

El proceso de pasar campos del primer cuadro de lista al segundo consiste en

pulsar > para pasar un campo de disponibles a seleccionados o pulsar >> para
pasarlos todos. El mismo proceso si se quiere eliminar del cuadro campos
seleccionados.
Al hacer doble clic en un campo se repite el proceso anterior.
Una vez elegido todos los campos pulse el botón siguiente y se accede al
segundo cuadro del Asistente.
Este cuadro permite elegir la distribución del formulario, si hace clic en

cualquiera de ellos, cambia la pantalla para mostrar el aspecto que tendrá el
formulario.
Al pulsar el botón siguiente, Access presenta una serie de estilos para el

formulario, al pinchar sobre cualquiera de ellos le muestra los diferentes estilos que
puede aplicar.

El cuadro próximo del Asistente solicita un título para el formulario, también le

permite abrir el formulario para introducir datos o incluso entrar a modificarlo.
Al pulsar el botón Finalizar, presenta el formulario, donde puede introducir,

editar, eliminar datos exactamente igual que en una tabla.

MODIFICAR EL DISEÑO DEL FORMULARIO

Siempre desde la vista diseño, es posible modificar la mayoría de sus
características, muestra las tres partes básicas de un formulario, aunque en el menú
Ver también puede seleccionar los encabezados y pies de página, los cuales se
muestran sólo al imprimir
Encabezado de formulario, en esta sección se pone la información que

quiere que esté visible, al principio de todas las páginas imágenes, etiquetas
Detalle, en esta sección se ponen los campos de los registros que el

formulario va a mostrar, e incluso etiquetas o cualquier otro objeto.
Pie de formulario, esta sección es similar al encabezado.
Cada objeto tiene sus propiedades, para acceder a ellas hay que selecionarlo
y pulsar el icono propiedades de la barra de herramientas o en el menú Ver, donde
puede modificar las propiedades iniciales .

LOS CONTROLES
Un control tiene muchas definiciones, generalmente es cualquier objeto que
se halle en un formulario o informe, tal como una etiqueta o un cuadro de texto. Los
controles son objetos que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario
o informe.
La barra Cuadro de herramientas, contiene los controles que permiten añadir

o eliminar campos al formulario y en general cualquier objeto, lo que permite mayor
funcionalidad al entorno del usuario.
Si esta barra no está visible, elija el comando Ver, Cuadro de herramientas,

o haciendo clic en el icono Cuadro de herramientas, muestra la siguiente figura:
Los controles dependiendo de la información que muestren, reciben una

clasificación u otra, si la información del control no cambia para cada registro, se
denomina control independiente, sino se llama control dependiente.
OPERACIONES CON OBJETOS

Cualquier operación que realice con los objetos debe realizarse desde la vista
diseño.
Seleccionar objetos, pulse el botón izquierdo del ratón sobre el objeto que
quiera seleccionar. Cuando está seleccionado aparecen a su alrededor una
serie de puntos negros, estos reciben el nombre de selectores.
Mover objetos, al pasar con el ratón por el objeto seleccionado, el cursor del
ratón cambia y muestra una mano abierta, haga clic y en ese momento se
puede desplazar a cualquier parte del formulario. Si sólo desplazar una parte
del objeto cuando muestre la mano con dos dedos levantados, pinche y
desplace la parte elegida. También es posible seleccionar y mover varios
objetos al mismo tiempo, mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic en
todos los campos que necesite seleccionar.
Redimensionar objetos, para cambiar el tamaño de un objeto, sitúe el cursor

del ratón sobre cualquier selector que no sea de desplazamiento, el cursor
cambia y muestra una doble flecha, haga clic y desplace el cursor.
Añadir objetos, pueden ser campos de la tabla o consulta o cualquier otro

objeto, una imagen etc.
Eliminar objetos, una vez seleccionado pulsar la tecla Supr, dispone del
botón deshacer, para recuperar un objeto eliminado.

LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES

Son los atributos de los controles, campos u objetos de la base de datos, se
emplean para modificar las características de los mismos. Estos atributos pueden
ser el tamaño, el color, el aspecto o el nombre.
Las propiedades se utilizan en los informes y formularios para modificar las

características de los controles, cada control tiene las suyas y el mismo formulario
también tiene las suyas propias, estas se muestran en una hoja de propiedades.
Para visualizar las propiedades de un control, tiene que elegir el comando

Ver, Propiedades, el icono propiedades, o doble clic en el control.
Esta ventana permite ver todas las propiedades de un control. Los grupos
específicos de propiedades, contenidos en las cinco fichas que componen la
ventana, son los siguientes:
Formato, determina la apariencia de una etiqueta o valor.
Datos, afectan a la forma en que se muestra el valor y el control al que está

enlazado.
Evento, son acciones determinadas que se producen con un objeto, o en uno

en particular.
Otras, características adicionales del control, permite modificar el nombre del

objeto seleccionado.
Hay una serie de propiedades que se heredan de la definición de tabla de un

campo para un cuadro de texto u otro tipo de control, tal como Formatos, Lugares
decimales, Valor predeterminado etc.

GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO

Tiene que elegir Archivo, Imprimir y seleccionar las acciones convenientes.
También existe la Vista preliminar, que permite visualizar la forma en que se va a
imprimir el formulario.
SUBFORMULARIOS
Una vez que están creadas las relaciones entre las tablas de una base de
datos, puede crearse un formulario en el que se incluyan diversos campos
procedentes de distintas tablas.
Un subformulario es un formulario dentro de un formulario, el formulario

primario se llama formulario principal y el formulario que se encuentra dentro del
formulario principal se llama subformulario.
Tanto uno como otro se pueden generar con el Asistente o manualmente

INFORMES
INTRODUCCION
CREAR INFORME CON AUTOINFORME
ASISTENTE PARA INFORMES
CREAR INFORME CON EL ASISTENTE
SECCIONES DE UN INFORME
CREACION DE ETIQUETAS
MODIFICAR DISEÑO DE ETIQUETAS

INTRODUCCION
Se emplean para ofrecer una presentación personalizada de la información.
Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los datos y
ordenarlos en la forma deseada, así como generar totales de los datos numéricos.
También se pueden imprimir imágenes, gráficos y campos Memo.
Dentro de los informes Access, toma la generación de etiquetas como un tipo

más de informe.
CREAR INFORME CON AUTOINFORME

Access ofrece la posibilidad de generar un informe automático, para los datos
de una tabla o consulta.
Seleccione la ficha tablas, escoja el objeto del cual quiere un informe, y en el

botón nuevo objeto elija autoinforme. Le muestra el informe en Vista Previa.
ASISTENTE PARA INFORMES

Access dispone de un generador de informes que permite crear éstos de una
forma sencilla. Para comenzar lo más practico es empezar el informe utilizando el
asistente y después personalizarlo desde modo Diseño.
Al pulsar el botón Nuevo dentro de la ficha Informes muestra el siguiente

cuadro:

Donde presenta los distintos tipos de Informe que se pueden crear:
Vista diseño, crea un informe en blanco a diseñar manualmente.
Asistente para informes, solicita información y produce el informe

basado en las respuestas que se le proporcionan.
En columnas, cada campo aparece en una línea del informe, con el

nombre del campo a la izquierda, los registros suelen estar separados
por una línea gráfica.
En tablas, los datos de cada campo constituyen una columna en el

informe, y los datos de un registro una fila.
Gráficos, permiten mostrar los valores de una tabla en un gráfico.
Etiquetas, se utilizan para generar etiquetas comerciales.
CREAR INFORME CON EL ASISTENTE

El proceso de creación comprende las etapas siguientes: Definición del
diseño, Reunión de los datos, Creación del informe en la ventana de Diseño de
Access e Impresión o presentación del informe.
En la ficha Informes, pulse el botón Nuevo y escoja Asistente para informes

también seleccione la tabla o consulta

El primer cuadro permite seleccionar los campos que van a formar parte del
informe.
En la siguiente pantalla en la parte izquierda de la ventana dispone de una

lista con los campos que permiten crear agrupamiento. La parte derecha va
mostrando, el esquema de cómo va quedando la estructura del informe.
Los dos botones de abajo permiten variar la prioridad de los niveles de

agrupamiento creados, cuando existen más de un nivel de agrupamiento se activan
estos botones
En el paso siguiente permite ordenar hasta por cuatro campos diferentes,

también hay un botón para las opciones de resumen para los campos numéricos.

El siguiente cuadro permite determinar el diseño de los datos, en cuanto a

Distribución y Orientación, también hay una opción para ajustar el ancho del campo
de forma que quepan todos los campos en una página.
La siguiente pantalla le ofrece diversos estilos, que muestra en la imagen de

la izquierda.
En la última ventana le proporciona un nombre para el informe o lo puede

modificar también le permite acceder al diseño del informe.

SECCIONES DE UN INFORME
Un generador de informes siempre debe dividir los informes en, al menos las
siguientes partes o secciones para que el formulario sea mínimamente legible.
Encabezado del informe, en esta parte del informe se debe escribir el título
del mismo, un anagrama etc.
Encabezado de página, se escribe el título que se quiere que aparezca en

cada una de las páginas, generalmente, se escriben las etiquetas de los
campos que aparecerán en la sección Detalle.
Detalle, es la parte del informe donde se escriben los datos del informe,
contiene los campos que quiere que se impriman en el informe.
Pie de página, determina la información que quiere quede impresa en cada

una de las páginas.
Pie del informe, la información queda impresa al final del informe, en caso de
tener muchas páginas, la muestra en la última.
CREACION DE ETIQUETAS
Las etiquetas de correo se crean al igual que cualquier informe, ya que no
existe un informe especial para ello.
Tiene que elegir Asistente para etiquetas y la tabla o consulta de donde quiera
realizar las etiquetas.

Este primer paso del asistente permite elegir el tamaño de la etiqueta,

también dispone de una amplia lista de formatos, puede seleccionar la unidad de
medida, incluso crear su propio formato de etiquetas, para ello dispone del botón
Personalizar.
En el siguiente cuadro debe elegir el tipo de fuente, tamaño y el color

En este cuadro se debe seleccionar los campos que van a componer la

etiqueta:
En el paso siguiente puede ordenar las etiquetas por uno o más campos y ya
en el último paso solicita un nombre para las etiquetas.

MODIFICAR DISEÑO DE ETIQUETAS

Para cambiar el diseño se debe elegir, Archivo, Configurar página.
Presenta el siguiente cuadro, donde se puede modificar diversas especificaciones
sobre márgenes, columnas etc.

PAGINAS
INTRODUCCION
PUBLICAR UN INFORME
PAGINAS DE ACCESO A DATOS
CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS
CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS

INTRODUCCION
Las páginas de acceso a datos son los nuevos objetos de la base de datos
incorporados en esta versión de Access, estas páginas permiten acceder a la
información de una base de datos mediante el empleo de Microsoft Internet Explorer
5 o cualquier otro navegador y del propio Microsoft Access.
Access permite publicar la información de una base de datos en dos tipos de

documentos Web, con propiedades completamente diferentes:
?? Páginas Web estáticas, en ellas se pueden publicar tablas, consultas,

formularios e informes como documentos HTML, de modo que sus datos
sólo pueden ser visualizados.
?? Páginas de acceso a datos, en estas páginas se pueden publicar los
datos de tablas y consultas en documentos Web dinámicos, los usuarios
además de visualizar los datos, podrán manipularlos como si dispusieran
de ellos en su propio ordenador.
PUBLICAR UN INFORME
Las operaciones que se van a llevar a cabo se realizan exportando un objeto
de la base de datos a un archivo de formato HTML.
El informe tiene que estar creado, seleccione el informe se accede al menú

Archivo, Exportar y en Guardar como tipo, elegir HTML

Al pulsar el botón Guardar, muestra el cuadro de diálogo Opciones para

resultados HTML, en el que puede introducir , si así lo desea, una plantilla para los
datos.
El archivo creado al publicar un objeto de la base de datos con formato HTML

es totalmente independiente de la base de datos. Además de sus propios archivos,
se crean accesos directos a dichos archivos que se quedan almacenados en la ficha
Páginas de la ventana Base de Datos.
Al ejecutar su navegador habitual, escriba como dirección URL, donde haya

almacenado el informe, el nombre que le haya dado mas su extensión.
PAGINAS DE ACCESO A DATOS

Son páginas Web diseñadas para ver los datos almacenados en una base de
datos y trabajar con ellos desde Internet e Intranet.
Existen varios tipos de páginas de acceso a datos:
?? Entrada de datos, este tipo de página de acceso a datos se utiliza para

ver y modificar datos, así como para agregar registros.
?? Datos agrupados, se utiliza para agrupar información de la base de datos.
El usuario que las visualice podrá manipular la página para ver información
general de la agrupación o para ver información más detallada de la base
de datos, los usuarios no pueden alterar los datos.
?? Análisis de datos, se usa para ofrecer listas de tablas dinámica que
permiten organizar los datos para ser analizados de varias formas.
CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS

Esta operación se puede realizar, como la mayoría de los objetos de una base
de datos, mediante un Asistente o de forma manual en una ventana Diseño vacía.
Desde la ficha Páginas, se pulsa el botón Nuevo, escoja Autopágina y la tabla

o consulta.

El Asistente realizará todos los pasos necesarios para crear la página y la

mostrará en un ventana análoga a la siguiente figura:
Observe que existe una barra de herramientas en la propia página, cuyos

botones permiten realizar algunas de las operaciones características de las tablas.
Se pueden dar de alta registros desde el navegador que tenga instalado el

inconveniente es que pierde las propiedades que tuviera establecidas en la tabla.

CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS

Este tipo de página los usuarios que la visualicen podrán ver la información
de la base de datos pero no modificarla.
Partiendo de la ficha páginas se accede al asistente de páginas, muestra el

primer paso donde tiene que elegir la tabla o consulta si no se selecciono
anteriormente y seleccionar los campos que va a contener la página.
En la siguiente pantalla se debe elegir un nivel de agrupamiento, al elegir ese

nivel la página pasa a ser de sólo lectura.

En el siguiente cuadro puede ordenar los registros hasta por cuatro campos.
En el último cuadro puede dar un nombre a la página, abrirla o ir al diseño

para modificarla e incluso aplicar un tema, si marca esta última opción y pulsa
Finalizar muestra el siguiente cuadro donde puede elegir uno de ellos.

Al pulsar aceptar le presenta una página donde puede apreciar un solo dato;
sin embargo, si hace clic sobre el botón de expansión aparecen todos los datos de
un registro y una nueva barra de herramientas con el grupo que este en ese
momento.
Para modificar una página, tiene que ir a la ventana diseño, es muy parecida
a la de un formulario o informe, en la cual se visualizan todos los controles que la
constituyen, así como otros elementos y herramientas del diseño.
Estas páginas no permiten modificar datos, aunque sí ordenar y filtrar

registros, basta con hacer clic sobre uno de los campos y pulsar el botón
correspondiente.

RELACIONES ENTRE TABLAS
INTRODUCCION
TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS
LA INTEGRIDAD REFERENCIAL
CREACION DE RELACIONES
ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS

INTRODUCCION
Una relación hace coincidir los datos (campos) coincidentes con la clave
principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y
una clave ajena de la otra tabla.
Es común que los campos que contienen la misma información en diferentes

tablas tengan el mismo nombre, aunque puede darse el caso de que no coincidan
sus nombres. Una relación siempre podrá enlazar tablas a través de campos que
contengan datos del mismo tipo, aunque éstos no se llamen igual.
Con esto se consigue, que determinados datos no estén duplicados, aumento

de la velocidad de trabajo, ahorro de espacio en disco, facilidad para mantener los
datos actualizados
TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS

Las relaciones entre las tablas se pueden agrupar en tres tipos:
Relación de uno a uno, un único registro de la tabla principal se relaciona

con uno solo de la tabla relacionada.
Relación de uno a varios, un único registro de la tabla principal se puede

relacionar con varios de la tabla relacionada, un Cliente puede realizar
muchos pedidos.
Relación de varios a varios, un par de relaciones bidireccionales de uno a

varios generan una relación de varios a varios.
La relación entre dos tablas es única y se establece a través de un campo

común a ambas. Al establecerla, una de ellas actúa como primaria y otra como
relacionada. Es obligatorio que en la tabla primaria, el campo común esté definido
como clave principal.
LA INTEGRIDAD REFERENCIAL
La integridad referencial es un conjunto de reglas que permiten preservar las
relaciones definidas entre tablas cuando se eliminan o introducen registros. Existen
tres acciones que quedan anuladas cuando se define una integridad referencial.
Añadir registros a una tabla relacionada cuando no exista ningún registro

asociado a la tabla principal.

Cambiar valores de una tabla principal cuando tales cambios supongan dejar
registros sin relacionar en la tabla relacionada.
Eliminar los registros de la tabla principal cuando tengan registros

coincidentes relacionados.
La integridad referencial opera estrictamente en base a los campos clave.
CREACION DE RELACIONES
Las relaciones se generan en la ventana de la base de datos, hay que
seleccionar el comando Herramientas, Relaciones, o el botón relaciones de la
barra de herramientas
Esta ventana, aparece vacía, si es la primera vez que se abre y le muestra de

forma automática el cuadro de diálogo Mostrar tabla que permite añadir las tablas
necesarias para crear las relaciones de la base de datos.
Para agregar tablas a la ventana de Relaciones, seleccione la tabla o tablas y

haga clic en Agregar. Para eliminar tablas seleccionela y pulse la tecla Supr.
Una vez las tablas en la ventana Relaciones, hay que arrastrar el campo
común de una tabla sobre la otra.

Al arrastrar el primer campo le muestra el cuadro de diálogo Relaciones,

donde muestra los campos vinculados inmediatamente debajo de los nombres de las
tablas.
Para modificar o eliminar relaciones, haga clic sobre la línea que representa
dicha relación y pulse el botón derecho del ratón, y elija la opción deseada.
ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS

Access contiene esta herramienta la cual analiza una tabla y determina si
está o no totalmente normalizada. Esta herramienta hace sugerencias para dividir la
tabla en otras tablas relativas, crea la clave principal.
Puede cambiar el nombre de las tablas divididas, e incluso arrastrar campos

de una tabla a otra. Para acceder a esta herramienta hay que elegir el comando
Herramientas, Analizar, Tabla, y seguir los pasos del asistente.

MACROS
INTRODUCCION
LA VENTANA DE MACRO
CREACION DE UNA MACRO

INTRODUCCION
Una macro es un objeto como cualquier otro de Access, con la diferencia de
que se genera para automatizar una tarea particular o una serie de tareas. Las
macros de Access realizan tareas especificadas por el usuario, tales como abrir
formularios o ejecutar informes.
La gran ventaja de las macros es que permiten automatizar aquellas tareas

sin necesidad de tener conocimientos de programación.
LA VENTANA MACRO
La ventana Macro aparece vacía al elegir la ficha Macros y pulsar el botón
Nuevo:
Se compone de un panel de acciones en la parte superior y un panel de

argumentos en la parte inferior. La ventana predeterminada con dos columnas en el
panel de acciones: Acción y Comentarios, pero eligiendo el menú Ver, pueden
visualizarse las columnas Nombres de macros y Condiciones.
Cuando se elige cualquier acción, el panel de argumentos (propiedades)

muestra los argumentos de la acción que se haya elegido.

CREACION DE UNA MACRO

En la lista de Acciones despliegue la opción deseada, según la acción elegida
la lista de argumentos varia.
Se puede ejecutar la macro pulsando desde el mismo diseño si pulsa el botón

ejecutar de la barra de herramientas, pero dándole un nombre previamente.
Siempre que desee modificar una macro, ya sea incrementar o disminuir más
acciones tiene que entrar en el diseño de la macro.

UTILIDADES
METODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS
VINCULAR DATOS EXTERNOS
IMPORTAR DE DATOS EXTERNOS
EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS
AÑADIR CONTRASEÑA

METODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS

Los métodos disponibles en Access para trabajar con datos externos son:
Vincular, es crear un vínculo con una tabla de otra base de datos de Access
o utilizar los datos de un formato diferente, el programa no duplica la
información original.
Importar, copiar datos de un archivo de texto, de otra base de datos de

Access o formatos de otras aplicaciones a una tabla de Access, el programa
crea una nueva tabla con los datos importados.
Exportar, copiar datos de una tabla de Access a un archivo de texto, o a otra

base de datos ya sea de Access o formatos de otras aplicaciones.
VINCULAR DATOS EXTERNOS

Access reconoce y convierte multitud de formatos de datos, de modo que es
capaz de gestionarlos desde una base de datos. Los datos vinculados no existen
como tales en la base de datos, sino que Access está usando datos externos.
La gestión de una tabla vinculada se realiza como si ésta fuera de la propia

base de datos, su estructura no podrá ser modificada. Las tablas vinculadas tienen
un icono identificador que las diferencia de las tablas propias de la base de datos,
una flecha en el lado izquierdo del nombre.
Los pasos que debe realizar para vincular datos son, menú Archivo, Obtener
datos externos, Vincular tablas, si fuera una tabla de Access sólo se tiene que
buscar la base de datos, sino debe elegir el tipo de archivo, aquí muestra todos los
tipos de archivo que se pueden vincular.
Se debe seguir los pasos del Asistente para este proceso.
IMPORTAR DATOS EXTERNOS

Al importar un archivo, se copia el contenido a la tabla de Access
Los pasos que debe realizar para importar datos son, menú Archivo,
Obtener datos externos, Importar tabla, si fuera una tabla de Access sólo se tiene
que buscar la base de datos, sino debe elegir el tipo de archivo, le muestra todos los
tipos de archivo que se pueden importar. Hay que seguir los pasos del Asistente.

EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS

Cuando necesite manipular con otra aplicación los datos almacenados en una
tabla, deberá exportarlos con el formato adecuado, para que la aplicación destino
pueda trabajar con ellos.
Prácticamente se puede exportar datos a los mismos productos de los cuales

se puede importar, los objetos a exportar pueden ser tablas, consultas, formularios,
informes, macros o módulos.
Los pasos a realizar para exportar datos son, menú Archivo, Exportar y
elegir al tipo al cual quiera exportar.
AÑADIR CONTRASEÑA
La base de datos a la que se va a poner contraseña tiene que estar cerrada,

cuando se vaya a abrir dicha base tiene que abrirla en modo Exclusivo.
Una vez abierta seleccione el menú Herramientas, Seguridad, Establecer

contraseña para la base de datos, muestra el cuadro donde debe introducir la
contraseña con su confirmación. Distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Para eliminarla tiene que realizar los mismos pasos.

INDICE
INTRODUCCION
¿ QUÉ ES ACCESS 2000?........................................................................2

REQUISITOS DEL SISTEMA ....................................................................2
CONCEPTOS BASICOS ACCESS
BASE DE DATOS ........................................................................................4

TABLAS, REGISTROS, CAMPOS ...........................................................4
CLAVE PRIMARIA .......................................................................................5
CONSULTA ..................................................................................................5
FORMULARIO .............................................................................................6
INFORME ......................................................................................................6
MACRO .........................................................................................................6
MODULO.......................................................................................................6
PAGINAS WEB ............................................................................................6
PRIMER CONTACTO CON ACCESS
INICIO DE ACCESS....................................................................................8
LA VENTANA DE ACCESS.......................................................................8
LA AYUDA ....................................................................................................9
SALIR DE ACCESS ................................................................................. 11
CREACION BASE DE DATOS Y TABLAS
CREAR UNA BASE DE DATOS ............................................................ 13

CREAR UNA TABLA................................................................................ 14
NOMBRE DE CAMPO............................................................................. 16
TIPOS DE DATOS.................................................................................... 16
COLUMNA DESCRIPCION .................................................................... 17
LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................. 17
INTRODUCCION DE LOS CAMPOS .................................................... 18
MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TABLA.............................................. 19
CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL............................................... 19
CREACION DE INDICES........................................................................ 20
IMPRESIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLA ....................................... 21
MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS..... 22
EL MANEJO DE LOS DATOS
DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE DATOS .................... 24

BUSQUEDA DE UNA VALOR ESPECIFICO ...................................... 24
AGREGAR Y BORRAR REGISTROS .................................................. 25
MODIFICACION DE COLUMNAS ......................................................... 26
LA CUADRICULA Y LA FUENTE .......................................................... 26

EL MENU EMERGENTE DE LAS TABLAS......................................... 27

CAMPOS NO EDITABLES...................................................................... 27
ORDENAR Y FILTRAR REGISTROS ................................................... 27
AUTOCORRECCION............................................................................... 29
ORTOGRAFIA ........................................................................................... 29
IMPRESIÓN DE REGISTROS ............................................................... 30
PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS .......................................... 30
INSERTAR HOJA SECUNDARIA DE DATOS .................................... 31
LAS CONSULTAS
INTRODUCCION ...................................................................................... 33
TIPOS DE CONSULTAS......................................................................... 33
OPERADORES......................................................................................... 33
FUNCIONES.............................................................................................. 34
EXPRESIONES ........................................................................................ 34
CREACION DE UNA CONSULTA ......................................................... 35
OPERACIONES CON CONSULTAS .................................................... 38
OPERACIONES CON CAMPOS ........................................................... 40
CRITERIOS DE CAMPO......................................................................... 41
CONSULTA DE ACTUALIZACION........................................................ 42
CONSULTA DE CREACION DE TABLA.............................................. 42
CONSULTA DE ELIMINACION.............................................................. 43
CONSULTA DE DATOS ANEXADOS .................................................. 44
CONSULTA DE PARAMETROS O INTERACTIVAS ......................... 44
CAMPOS CALCULADOS........................................................................ 45
CONSULTA DE RESUMEN.................................................................... 45
CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS.................................... 45
LOS ASISTENTES ................................................................................... 45
FORMULARIOS
INTRODUCCION ...................................................................................... 47
POSIBILIDADES DE CREAR FORMULARIOS .................................. 47
CREAR FORMULARIO CON AUTOFORMULARIO .......................... 48
ASISTENTE PARA FORMULARIOS .................................................... 48
CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE .................................... 49
MODIFICAR EL DISEÑO DEL FORMULARIO .................................... 52
LOS CONTROLES ................................................................................... 53
OPERACIONES CON OBJETOS .......................................................... 53
LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES...................................... 54
GUARDAR E IMPRIMIR UN FORMULARIO ....................................... 55
SUBFORMULARIOS................................................................................ 55

INFORMES
INTRODUCCION ...................................................................................... 57
CREAR INFORME CON AUTOINFORME ........................................... 57
ASISTENTE PARA INFORMES............................................................. 57
CREAR INFORME CON EL ASISTENTE ............................................ 58
SECCIONES DE UN INFORME ............................................................ 61
CREACION DE ETIQUETAS.................................................................. 61
MODIFICAR DISEÑO DE ETIQUETAS................................................ 64
PAGINAS
INTRODUCCION ...................................................................................... 66
PUBLICAR UN INFORME ....................................................................... 66
PAGINAS DE ACCESO A DATOS ........................................................ 67
CREAR AUTOPAGINA DE ACCESO A DATOS ................................ 67
CREAR PAGINA DE DATOS AGRUPADOS....................................... 69
RELACIONES ENTRE TABLAS
INTRODUCCION ...................................................................................... 73
TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS ........................................ 73
LA INTEGRIDAD REFERENCIAL ......................................................... 73
CREACION DE RELACIONES .............................................................. 74
ASISTENTE PARA ANALIZAR TABLAS.............................................. 75
MACROS
INTRODUCCION ...................................................................................... 77
LA VENTANA DE MACRO...................................................................... 77
CREACION DE UNA MACRO ................................................................ 78
UTILIDADES
METODOS PARA TRABAJAR CON DATOS EXTERNOS ............... 80
VINCULAR DATOS EXTERNOS ........................................................... 80
IMPORTAR DATOS EXTERNOS .......................................................... 80
EXPORTAR A FORMATOS EXTERNOS ............................................ 81
AÑADIR CONTRASEÑA ......................................................................... 81

Manual de Access 2000 - Avanzado

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DIRECCIÓN GENERAL DE LA

Curso de iniciación Abril 2002

¿ QUÉ ES ACCESS 2000?

REQUISITOS DEL SISTEMA

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 1

¿ QUÉ ES ACCESS 2000?

Access es un sistema de administración de bases de datos, almacena y

Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales.

Access permite arrastrar y colocar información de una base de datos a una

REQUISITOS DEL SISTEMA

Para utilizar Microsoft Access 2000 se necesita:

?? PC con procesador Pentium 75 o superior

?? Sistema operativo Microsoft Windows 95 o posterior, 16 MB de memoria

?? Windows NT Workstation versión 4.0 Service Pack 3 o posterior, 32 MB de

?? Espacio libre en disco según el tipo de instalación si es personalizada, la

?? Monitor VGA o de resolución superior; se recomienda SVGA

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 2

CONCEPTOS BASICOS ACCESS

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 3

Un sistema de administración de base de datos relacional tal como Access,

TABLAS, REGISTROS, CAMPOS

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 4

La hoja de datos está dividida en filas llamadas registros y columnas llamadas

Cada fila de información, o registro, se considera una entidad diferente donde

Los campos que forman la clave primaria o principal tienen algunas

?? Se deben elegir campos que no tengan valores duplicados o valores

Hay diversos tipos de Consultas:

Access proporciona una serie de asistentes que le guiarán en la creación de

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 5

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 6

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 7

?? Menú Inicio, Programas, Microsoft Access

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 8

Barra de título: Muestra el nombre del programa Microsoft Access.

Botones Minimizar, Restaurar/Maximizar: Sirven para reducir Access a un

Botón Cerrar: Cierra la aplicación.

Barra de menús: Es sensible al contexto, por lo que en cada momento

Barra de herramientas: Es un grupo de botones que proporcionan métodos

Barra de estado: Muestra información de utilidad acerca de la tarea en curso,

Ventana de la base de datos: Aparece cuando se abre una base de datos y

Fichas: Un conjunto de seis botones correspondientes a otras tantas

Botones de comando: Permiten situar los objetos de la base de datos

Lista de objetos: Muestra los archivos existentes para el objeto activo,

Access incluye un Ayudante que ofrece ayuda al usuario durante la

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 9

Haga clic sobre el tema elegido y le muestra su contenido en una ventana de

En la mayoría de las ventanas de ayuda aparecen botones cuya misión es

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 10

Hacer doble clic en el icono Control de la barra de título.

Elegir Archivo, Salir, en la barra de menú.

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 11

CREACION BASE DE DATOS Y TABLAS

CREAR UNA BASE DE DATOS

CREAR UNA TABLA

LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

INTRODUCCION DE LOS CAMPOS

MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TABLA

CREACION DE LA CLAVE PRINCIPAL

IMPRESIÓN DEL DISEÑO DE UNA TABLA

MANEJO DE TABLAS EN LA VENTANA DE BASE DE DATOS

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 12

CREAR UNA BASE DE DATOS

Dentro de la ficha General, contiene un icono Base de datos, haga clic en

Área de Informática – Formación Abril 2002 Página: 13