INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS ISMAEL COSO VILLEGAS

MANUAL DE ORGANIZACIN ESPECFICO DE LA OFICINA DE ADMISIN HOSPITALARIA Y REGISTROS MDICOS

FEBRERO, 2009.

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HOJA No. 1

NDICE HOJA I. II. III. IV. V. VI. INTRODUCCIN OBJETIVO DEL MANUAL ANTECEDENTES HISTRICOS MARCO JURDICO ATRIBUCIONES MISIN Y VISIN 2 3 4 8 14 16 17 21 22 23 28 35

VII. CDIGO DE TICA DE LOS SERVIDORES PBLICOS VIII. ESTRUCTURA ORGNICA IX. X. XI. ORGANOGRAMA DESCRIPCIN DE FUNCIONES GLOSARIO

XII. AUTORIZACIN

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HOJA No. 2

I. INTRODUCCIN

El Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias, Ismael Coso Villegas, como parte del Sistema Nacional de Salud, se encuentra bajo la observancia del Plan Nacional de Desarrollo y el Programa Nacional de Salud 2007-2012. En ellos se establece, como condicin indispensable para alcanzar una autntica igualdad de oportunidades, el derecho a la proteccin de la Salud mediante la democratizacin de su atencin. En cumplimiento al mandato gubernamental, la presente coordinacin de la Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos ha tomado las medidas necesarias para apoyar el acceso de la poblacin mexicana a servicios de salud equitativos, eficientes, con calidad, calidez y seguridad para el paciente. El presente Manual de Organizacin responde a la necesidad de documentar las modificaciones en el cambio de adscripcin realizadas dentro de la Subdireccin de atencin mdica, as como ofrecer informacin que delimite las funciones y facilite la prestacin de servicios de salud. Asimismo, el manual est orientado a apoyar la actuacin de los recursos humanos del rea en el desempeo de sus actividades, tanto las relaciones que guardan entre s sus diferentes reas, como sus respectivos mbitos funcionales, de autoridad y de responsabilidad. Este Manual deber ser conocido y aplicado por todo el personal que labora en dentro de la Oficina, en la medida en que a cada quien le competa y con el fin de asegurar la fluidez en el servicio y la satisfaccin de empleados y pacientes, durante su estancia en el Instituto. Su contenido se logr con la participacin del titular de la Coordinacin de la oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos y fue sancionado por el Departamento de Planeacin.

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HOJA No. 3

II. OBJETIVO DEL MANUAL

Orientar al personal sobre los objetivos, funciones y estructura orgnica del mismo y delimitar las responsabilidades, as como el mbito de competencia de la Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos y, a su vez, servir de apoyo para la capacitacin del personal que labora en la misma, as como para el de nuevo ingreso.

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HOJA No. 4

III. ANTECEDENTES HISTRICOS

En 1936, se cre el Sanatorio para Enfermos Tuberculosos de Huipulco, dependiente de la Secretaria de la Salubridad y Asistencia, el cual oper de 1936 a 1969 y tuvo como finalidad atender a pacientes provenientes de toda la Repblica y formar a un importante nmero de tisilogos, para abatir la tuberculosis, que en aquel tiempo era la primera causa de morbilidad. La Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos tiene sus antecedentes a partir de 1952, con las actividades desarrolladas por la Primer Archivista Mdico, la Dra.Ma. Luisa Daz Gmez quien, con la ayuda de dos personas de intendencia rescata la papelera y las radiografas de los pacientes, integrando el Archivo Mdico. En 1959, se inicia la aparicin del Informe Mensual de Labores ene le cual se desglosan las actividades del Sanatorio. En 1965 a instancias del Dr. Fernando Rbora Gutirrez, se envan dos personas a un curso intensivo de Estadstica Hospitalaria y Archivo, a la Asociacin Mexicana de Hospitales. En 1969, el Sanatorio para Enfermos Tuberculosos se transform en Hospital para Enfermedades Pulmonares y consecuentemente ampli su cargo de competencia; de esta manera ya no slo se enfoc a la tuberculosis, sino toda la patologa de las vas pulmonares, adems de la formacin de mdicos especializados en Neumologa. El Archivo Clnico hasta el ao de 1973, funcionaba con dos elementos que cubran un horario de servicios de 8:00 a 14:00 horas, desarrollando actividades de Archivo Clnico y Estadstica propiamente. Cuatro aos despus se organiza la estructura identificando un Mdico Jefe de Servicio, dos archivistas y tres estadsticos, ampliando adems el horario de atencin de 7:30 a 19:30 horas. En 1980 el personal del Archivo Clnico, se ve incrementado con dos archivistas ms y una secretaria, ampliando de nuevo el horario de 7:00 a 20:00 horas, en este mismo ao se identifica la Oficina de Admisin el cual funcionaba con tres auxiliares administrativos en un horario de 8:00 a 20:00 horas.

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HOJA No. 5

El 14 de Enero de 1982 el C. Presidente de la Repblica Jos Lpez Portillo emiti un Decreto a travs del que se cre el Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias, como organismo pblico descentralizado con personalidad jurdica y patrimonio propios, quedando subrogado a todos los derechos y obligaciones de Instituto Nacional de Enfermedades Pulmonares de la Secretara de Salubridad y Asistencia, el cual fue abrogado por el decreto del 4 de agosto de 1988. Despus de 1982, se integran en una oficina, las reas de Archivo Clnico, Admisin y Bioestadstica, dependiendo administrativamente de la Divisin de Servicios Auxiliares de Diagnstico y Paramdicas, quedando como Jefe inmediato de la Oficina, un Tcnico en Estadstica de Salud. En 1985 se integra al equipo de trabajo un Coordinador de Oficina, profesional no mdico, con nivel de licenciatura y cursos especficos de estadsticas, registros mdicos y codificacin que planea, organiza, controla y dirige las actividades de las tres reas, administrando los recursos materiales y humanos con los que se cuentan. las reas de Archivo Clnico, En abril de 1986, se establece el turno nocturno para realizar la verificacin fsica del Censo Diario de pacientes as como el trmite completo de los ingresos procedentes del Servicio de Urgencias, que se hacen necesarios. Como el establecimiento de este turno, a partir de ese ao y hasta la fecha se cubren actividades las 24 horas del da los 365 das del ao. En 1987, se nombra Jefe de Archivo Clnico y Estadstica a uno de los Tcnicos en Estadstica, quin realiza actividades de supervisin tanto en las reas de estadstica y archivo clnico. En este mismo ao es remodelada el rea de Consulta Externa y Archivo Clnico, quedando distribuida de la Siguiente manera. Admisin y Archivo Clnico activo, en la planta baja; Bioestadstica y la Oficina de la Jefatura en el primer nivel. Adems cuenta con un rea separada para el Archivo pasivo y muerto el cual se ubica en el stano del pasillo que comunica a los servicios clnicos 1-2 y 3-4.

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HOJA No. 6

El equipo de trabajo se integraba con: un coordinador con funciones de Jefe de la Oficina de Archivo Clnico, Admisin y Bioestadstica, un Jefe de Archivo Clnico y Estadstica como apoyo del Coordinador y realizando actividades de Estadstica, dos Tcnicos en estadstica, nueve auxiliares de estadstica y archivo clnico, dos auxiliares administrativos, un auxiliar tcnico y una taquimecangrafa, siendo un total de 17 personas, con las cuales se cubra en servicio durante todo el ao.
El 16 de junio de 1991, se replante a la H. Junta de Gobierno, la estructura orgnica del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias en virtud de que se emitieron nuevos ordenamientos por parte de las Secretaras de Programacin y Presupuesto y de la Contralora General de la Federacin, en relacin con las acciones de Modernizacin Administrativa y de incorporacin obligatoria de rganos de control en todas las instituciones de la administracin pblica Federal. En dicha estructura se crearon los Departamentos de Archivo Clnico y Bioestadstica, nombrndose a un Jefe de Departamento, un Coordinador Paramdico como responsable de la Oficina de Bioestadstica y posteriormente se incorporara un Coordinador Paramdico ms el cual queda al frente de Admisin y Archivo Clnico.

El 1 de Octubre de 1999, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico autoriz la modificacin a la estructura orgnica del Instituto, mediante la cual se realiz la conversin de puestos tradicionales a puestos de alto nivel de responsabilidad, incluyendo cambios de denominacin, adscripcin y reubicacin. Por lo anterior la Oficina de Archivo Clnico y Bioestadstica es

reubicada y depender desde ese momento de la Direccin Mdica. A finales del 2003, con el ingreso de la nueva directiva al frente del Departamento se pone en marcha un programa de revitalizacin con miras al 2006, resultando de un minucioso anlisis de las tres reas, abarcando recursos humanos, materiales, tcnicos, tecnolgicos y financieros, para estar en condiciones de planear. En noviembre del 2004 el Instituto pone en marcha un Sistema de Administracin Hospitalaria en el cual participa el Coordinador para el diseo de los mdulos de Admisin Hospitalaria y Control del Expediente Clnico, con esto el Departamento cierra un ciclo ms ya que cuenta con controles de informacin basados en tecnologa y sistemas informticos de vanguardia.

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HOJA No. 7

Para mediados del 2006 es autorizado y puesto en marcha el proyecto de rescate del archivo clnico, consistente en reubicacin, adecuacin de espacio, remodelacin, equipamiento y sustitucin del sistema tradicional del expediente clnico, por un sistema sofisticado Digito Terminal Cromtico con Cdigo de barras, adems se complementa con la ltima actualizacin del Sistema de Administracin hospitalalaria Medsys V.3 En este periodo se dan notables cambios en la estructura del Instituto, donde se ve afectado el Departamento de Archivo Clnico y Bioestadstica sobre todo en la distribucin de los Recursos Humanos, al ser desagregado en dos reas, Bioestadstica Mdica dependiente de la recin creada Direccin de Planeacin Estratgica y; Archivo Clnico dependiente de la Direccin Mdica cambiando este ltimo su denominacin a Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos, de esta forma la antigua Jefatura de Departamento desaparece de la estructura orgnica del Instituto, sufriendo una disminucin en la plantilla de recursos humanos comparada a la de 1991 quedando solamente un Coordinador Paramdico y once Auxiliares de Archivo Clnico, siendo un total de 12 personas, con las cuales se cubre el servicio en los cuatro turnos: Matutino, Vespertino, Nocturno y Especial, las 24 horas los 365 das del ao, y los descansos del personal de velada se cubren mediante suplencias del mismo personal. En 2007 la Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos pone en marcha un nuevo proyecto, destinado a regular el control, manejo y acceso a la informacin clnica mediante el uso del Expediente Clnico-Radiolgico-Digital, este sistema permitira convertir una representacin analgica en Digital de documentales mdicos que han cumplido con su tiempo de vida, de acuerdo a la Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clnico, informacin que estar disponible y almacenada para fines de Enseanza e Investigacin as como administrar acceso de usuarios, administracin de informacin, visualizacin de informacin va Web de esta manera se crea una nueva rea denominada Digitalizacin. En 2009 con la aprobacin del cambio de la estructura orgnica la Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Clnicos cambia de adscripcin a la Subdireccin de Atencin Mdica, con el propsito de proporcionar el apoyo necesario para las actividades sustanciales de dicha subdireccin.

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HOJA No. 8

IV. MARCO JURDICO

La Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias, Ismael Coso Villegas, se encuentra sustentado en el siguiente marco jurdico-normativo:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 07-IV-06

LEYES

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal D.O.F. 02-VI-2006

Ley Federal del Trabajo D.O.F. 17-I-06

Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F. 21-VIII-06

Ley de los Institutos Nacionales de Salud D.O.F. 26-V-06 Ref. 22-VI-06

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. D.O.F. 21-VIII-06

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara D.O.F. 03-05-06

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental D.O.F. 06-06-2006

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FECHA DE AUTORIZACIN OFICINA DE ADMISIN HOSPITALARIA Y REGISTROS MDICOS Ley General de Salud. D.O.F. 19-IX-2006 10 FEB 2009

HOJA No. 9

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Reglamentaria del apartado B del Artculo 123 Constitucional D.O.F. 03-V-06

Ley de Informacin, Estadstica y Geografa D.O.F. 27-12-2006

Ley de Amparo, Reglamentaria de los artculos 103 y 107 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 24-IV-06

Ley Federal para la Administracin y Enajenacin de Bienes del Sector Pblico D.O.F. 23-II-05

Ley de Planeacin D.O.F. 13-VI-06

REGLAMENTOS

Reglamento de la Secretaria de Salud D.O.F. 12-I-04

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara D.O.F. 28-VI-06.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestacin de Servicios de Atencin Mdica. D.O.F. 14-V-1986

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigacin para la Salud. D.O.F. 16-I-1987.

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FECHA DE AUTORIZACIN OFICINA DE ADMISIN HOSPITALARIA Y REGISTROS MDICOS Reglamento General de Seguridad Radiolgica. D.O.F. 22-XI-1988, Aclaracin: D.O.F. 14-XII-1988 10 FEB 2009

HOJA No. 10

Reglamento de la Ley de Informacin, Estadstica y Geografa D.O.F. 24-03-2004

Reglamento de la ley General de salud en material de Prestacin de servicios de atencin mdica D.O.F. 14-V-1986

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigacin de Salud D.O.F. 6-1-1987

Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales D.O.F. 26-I-1990, Ref. D.O.F. 7-IV-1995

Reglamento para la Proteccin de los No Fumadores en el Distrito Federal. D.O.F. 6-VIII-1990.

Reglamento Interior de la Secretara de Salud D.O.F. 6-VIII-1997, Ref. D.O.F. 4-VIII-1999

Reglamento de Insumos para la Salud. D.O.F. 4-II-1998

Reglamento de Procedimientos para la Atencin de Quejas de la Comisin Nacional de Arbitraje Mdico. D.O.F. 29-IV-1999

Reglamento de Control Sanitario de Productos y Servicios. D.O.F. 9-VIII-1999 Reglamento sobre consumo de tabaco D.O.F. 27-VII-01

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HOJA No. 11

Convenio relativo a las Estadsticas de las causas de defuncin D.O.F. 23-II-1938 Decreto de Promulgacin y Protocolo de firma.

DECRETOS

Decreto por el que se da a conocer la forma oficial de los certificados de defuncin y muerte fetal. D.O.F. 21-XI-1986

Decreto del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias D.O.F. 4-VIII-1988

Decreto por el que se da a conocer en forma oficial el nombre del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Coso Villegas D.O.F. 22-VI-2006

Decreto por el que se establece la Cartilla Nacional de Salud de la Mujer D.O.F. 6-III-1998

PROGRAMAS

Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012

ACUERDOS DEL EJECUTIVO FEDERAL

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 14-VIII-1978 Acuerdo nmero 71 por el que se crea el Sistema de Capacitacin y Desarrollo del Sector Salud D.O.F. 20-IV-1987

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HOJA No. 12

Acuerdo nmero 79 relativo a la aplicacin, instrumentacin y actualizacin del manual para la referencia y contrarreferencia de pacientes y envo de muestras y especmenes.

CODIGOS

Cdigo civil para el Distrito Federal en materia comn y para toda la Repblica en materia federal D.O.F. 26-V-1928 y sus reformas.

Cdigo Federal de Procedimientos Civiles D.O.F. 24-II-1943

NORMAS OFICIALES

Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clnico D.O.F. 14-IX-1999

Norma Oficial Mexicana NOM-019-SCFI-1993. Seguridad de equipo de procesamiento de datos. D.O.F. 20-X-1993

Resolucin por la que se modifica la Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clnico D.O.F 22-08-2003

Norma Oficial Mexicana NOM-017-STPS-1993, Relativa al equipo de proteccin personal para los trabajadores en los centros de trabajo. D.O.F. 24-V-1994 y sus reformas

Norma Oficial Mexicana NOM-002-STPS-1994 relativa a las condiciones de seguridad para la prevencin y proteccin contra incendio en los centros de trabajo. D.O.F. 20-VII-1994 y su aclaracin Norma Oficial Mexicana NOM-019-SCFI-1994 Seguridad de equipo de procesamiento de datos. D.O.F.27-III y su aclaracin.

Proyecto de Norma Oficial Mexicana PROY-NOM-040-SSA2-2003 en materia de informacin en salud D.O.F. 04-03-2004

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HOJA No. 13

Oficio circular que fija las normas a que se sujetar la administracin de los bienes muebles y el manejo de almacenes. D.O.F. 21-VI-1988

LINEAMIENTOS

Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 20-02-2004

Lineamientos Generales para la clasificacin y desclasificacin de la informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 18-08-2003

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HOJA No. 14

V. ATRIBUCIONES

En cumplimiento con el Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias aprobado en la nonagsima tercera, H. Junta de Gobierno del Instituto, las atribuciones de la Oficina de Admisin y Registros Mdicos, son las siguientes: ARTCULO 29. La Direccin Mdica tendr, entre otras, las siguientes atribuciones: II. Establecer y programar los objetivos y metas relacionados con la atencin mdica, en concordancia
con los objetivos institucionales.

III.

Proporcionar asistencia mdica a los pacientes con patologa respiratoria que as lo requieran, a travs de los servicios de Consulta Externa, Urgencias, Hospitalizacin, Ciruga, Rehabilitacin y Auxiliares de Diagnstico y tratamiento, conforme el perfil que se defina institucionalmente.

IV. Planear mejoras en la organizacin y gestin en los servicios de diagnstico y atencin mdica; establecer los mecanismos de evaluacin del desempeo bajo criterios de eficiencia y eficacia.

VIII. Colaborar con la Direccin de Planeacin Estratgica y Desarrollo Organizacional en la elaboracin del Plan Estratgico del Instituto.

IX. Proporcionar informacin, datos o cooperacin tcnica a otras dependencias del Ejecutivo Federal, de acuerdo a las polticas establecidas a este respecto y con la autorizacin de la Direccin General.

X. Salvaguardar al Instituto desde el punto de vista mdico, en caso de quejas y demandas.

XI. Promover la actualizacin tecnolgica en el rea mdica.

XIII. Mantener coordinacin e intercambio tcnico y de informacin con las dems unidades del Instituto.

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HOJA No. 15

XVII. Apoyar la prestacin de los servicios de atencin mdica, preferentemente, a la poblacin que no se encuentre en algn rgimen de seguridad social.

XVIII. Establecer los procedimientos para controlar la calidad de los suministros y programas de recepcindistribucin que aseguren la continuidad en la prestacin del servicio de atencin mdica.

XIX. Establecer los procedimientos para la integracin de informacin y elementos estadsticos relacionados con los servicios de atencin mdica que reflejen los resultados de sus actividades.

XX. Establecer los procedimientos de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Secretara de Salud para garantizar una atencin mdica de calidad a la poblacin usuaria y participar en las actividades enfocadas con la evaluacin de la calidad de la infraestructura hospitalaria y de los servicios de atencin mdica del Instituto.

XXI. Apoyar las actividades de administracin, investigacin y enseanza que se realicen en el Instituto.

XXII. Las dems necesarias para el cumplimiento de las anteriores.

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HOJA No. 16

VI. MISIN Y VISIN

MISION:

Proteger la integridad del material archivstico, sobre padecimientos relacionados a las enfermedades respiratorias a travs de un excelente control del acervo de informacin mdica, esto con el propsito de proporcionar atencin de la ms alta calidad a los pacientes, familiares y personal del Instituto.

VISION:

Ser un centro internacional de consulta en padecimientos relacionados a las enfermedades respiratorias, en el cual se apoye la investigacin, la enseanza y la atencin mdica a travs de medios electrnicos y digitales de vanguardia.

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HOJA No. 17

VII. CDIGO DE TICA DE LOS SERVIDORES PBLICOS

BIEN COMN

Todas las decisiones y acciones del servidor pblico deben estar dirigidas a la satisfaccin de las necesidades e intereses de la sociedad, por encima de intereses particulares ajenos al bienestar de la colectividad. El servidor pblico no debe permitir que influyan en sus juicios y conducta, intereses que puedan perjudicar o beneficiar a personas o grupos en detrimento del bienestar de la sociedad. El compromiso con el bien comn implica que el servidor pblico est consciente de que el servicio pblico es un patrimonio que pertenece a todos los mexicanos y que representa una misin que slo adquiere legitimidad cuando busca satisfacer las demandas sociales y no cuando se persiguen beneficios individuales. INTEGRIDAD

El servidor pblico debe actuar con honestidad, atendiendo siempre a la verdad. Conducindose de esta manera, el servidor pblico fomentar la credibilidad de la sociedad en las instituciones pblicas y contribuir a generar una cultura de confianza y de apego a la verdad.

HONRADEZ

El servidor pblico no deber utilizar su cargo pblico para obtener algn provecho o ventaja personal o a favor de terceros. Tampoco deber buscar o aceptar compensaciones o prestaciones de cualquier persona u organizacin que puedan comprometer su desempeo como servidor pblico.

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HOJA No. 18

IMPARCIALIDAD

El servidor pblico actuar sin conceder preferencias o privilegios indebidos a organizacin o persona alguna. Su compromiso es tomar decisiones y ejercer sus funciones de manera objetiva, sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas. JUSTICIA

El servidor pblico debe conducirse invariablemente con apego a las normas jurdicas inherentes a la funcin que desempea. Respetar el Estado de Derecho es una responsabilidad que, ms que nadie, debe asumir y cumplir el servidor pblico. Para ello, es su obligacin conocer, cumplir y hacer cumplir las disposiciones jurdicas que regulen el ejercicio de sus funciones.

TRANSPARENCIA

El servidor pblico debe permitir y garantizar el acceso a la informacin gubernamental, sin ms lmite que el que imponga el inters pblico y los derechos de privacidad de los particulares establecidos por la ley. La transparencia en el servicio pblico tambin implica que el servidor pblico haga un uso responsable y claro de los recursos pblicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su aplicacin.

RENDICIN DE CUENTAS

Para el servidor pblico rendir cuentas significa asumir plenamente ante la sociedad, la responsabilidad de desempear sus funciones en forma adecuada y sujetarse a la evaluacin de la propia sociedad. Ello lo obliga a realizar sus funciones con eficacia y calidad, as como a contar permanentemente con la disposicin para desarrollar procesos de mejora continua, de modernizacin y de optimizacin de recursos pblicos.

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HOJA No. 19

ENTORNO CULTURAL Y ECOLGICO

Al realizar sus actividades, el servidor pblico debe evitar la afectacin de nuestro patrimonio cultural y del ecosistema donde vivimos, asumiendo una frrea voluntad de respeto, defensa y preservacin de la cultura y del medio ambiente de nuestro pas, que se refleje en sus decisiones y actos. Nuestra cultura y el entorno ambiental son nuestro principal legado para las generaciones futuras, por lo que los servidores pblicos tambin tienen la responsabilidad de promover en la sociedad su proteccin y conservacin. GENEROSIDAD

El servidor pblico debe conducirse con una actitud sensible y solidaria, de respeto y apoyo hacia la sociedad y los servidores pblicos con quienes interacta. Esta conducta debe ofrecerse con especial atencin hacia las personas o grupos sociales que carecen de los elementos suficientes para alcanzar su desarrollo integral, como los adultos en plenitud, los nios, las personas con capacidades especiales, los miembros de nuestras etnias y quienes menos tienen. IGUALDAD

El servidor pblico debe prestar los servicios que se le han encomendado a todos los miembros de la sociedad que tengan derecho a recibirlos, sin importar su sexo, edad, raza, credo, religin o preferencia poltica. No debe permitir que influyan en su actuacin, circunstancias ajenas que propicien el incumplimiento de la responsabilidad que tiene para brindar a quien le corresponde los servicios pblicos a su cargo. RESPETO

El servidor pblico debe dar a las personas un trato digno, corts, cordial y tolerante. Est obligado a reconocer y considerar en todo momento los derechos, libertades y cualidades inherentes a la condicin humana.

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HOJA No. 20

LIDERAZGO

El servidor pblico debe convertirse en un decidido promotor de valores y principios en la sociedad, partiendo de su ejemplo personal al aplicar cabalmente en el desempeo de su cargo pblico este Cdigo de tica y el Cdigo de Conducta de la institucin pblica a la que est adscrito. El liderazgo tambin debe asumirlo dentro de la institucin pblica en que se desempee, fomentando aquellas conductas que promuevan una cultura tica y de calidad en el servicio pblico. El servidor pblico tiene una responsabilidad especial, ya que a travs de su actitud, actuacin y desempeo se construye la confianza de los ciudadanos en sus instituciones.

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HOJA No. 21

VIII. ESTRUCTURA ORGNICA

1.0.5I.0.1.1.0.3

OFICINA DE ADMISIN HOSPITALARIA Y REGISTROS MDICOS. SECCIN DE ADMISIN HOSPITALARIA SECCIN DE ADMISIN AMBULATORIA SECCIN DE REGISTROS MDICOS SECCIN DE DIGITALIZACIN

1.0.5I.0.1.1.0.3.1 1.0.5I.0.1.1.0.3.2 1.0.5I.0.1.1.0.3.3 1.0.5I.0.1.1.0.3.4

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HOJA No. 22

IX. ORGANOGRAMA

Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos. 1.0.5I.0.1.1.0.3

Seccin de Admisin Hospitalaria. 1.0.5I.0.1.1.0.3.1

Seccin de Admisin Ambulatoria 1.0.5I.0.1.1.0.3.2

Seccin de Registros Mdicos 1.0.5I.0.1.1.0.3.3

Seccin de Digitalizacin 1.0.5I.0.1.1.0.3.4

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HOJA No. 23

X. DESCRIPCIN DE FUNCIONES

1.0.5I.0.1.1.0.3 OFICINA DE ADMISIN HOSPITALARIA Y REGISTROS MDICOS

OBJETIVO Generar informacin de la Admisin Hospitalaria de pacientes atendidos en el Instituto para el cumplimiento de indicadores institucionales e implementar mecanismo y controles que regulen la ubicacin, conservacin y destino del expediente clnico-radiolgico basado en normas y leyes vigentes para apoyar la atencin mdica integral, enseanza e investigacin.

FUNCIONES Establecer los objetivos, metas y procesos-programas de la Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos e implementar mecanismos de registro, anlisis, evaluacin y reporte de las actividades que se desarrollan, con el fin de integrar informes para la toma de decisiones. Elaborar y actualizar los manuales, procesos e informes que se consideren necesarios relativos al rea a peticin de las autoridades competentes. Establecer los procedimientos para la integracin de informacin y elementos estadsticos relacionados con los servicios de atencin mdica que refrene los resultados de sus actividades Organizar las reas a su cargo para garantizar la calidad de los servicios que se ofertan; establecer mecanismos de evaluacin del desempeo bajo estndares de eficiencia y eficacia; participar en la planeacin de incorporacin de tecnologa con el fin de mejorar el desempeo Establecer y supervisar los procedimientos para la obtencin de los recursos tcnicos, tecnolgicos e informticos necesarios para la operacin de la oficina.

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HOJA No. 24

1.0.5I.0.1.1.0.3.1 SECCIN DE ADMISION HOSPITALARIA

OBJETIVO Realizar los trmites correspondientes a la inscripcin, admisin y egresos de pacientes.

FUNCIONES Mantener comunicacin oportuna con los servicios de hospitalizacin para notificar los ingresos programados. Realizar trmite administrativo de egreso y llevar el control, de acuerdo a los lineamientos establecidos. Elaborar diariamente el reporte de movimiento diario de pacientes y camas desocupadas, para ser entregados a las diferentes reas. y regularizar el registro de egresos en los controles correspondientes. Realizar anlisis cuantitativo del Expediente Clnico y manejar el control de documentos al ingreso y al egreso del Paciente. Proporcionar informacin no mdica del paciente hospitalizado. Verificar y reportar anomalas y desviaciones observadas en el desarrollo de los procedimientos. Realizar las actividades relativas al trmite de ingreso y egreso de pacientes y otras que se asignen a la seccin por necesidades del servicio y bajo determinacin del Coordinador del rea. Elaborar informe mensual de las actividades realizadas de acuerdo a lo establecido.

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HOJA No. 25

1.0.5I.0.1.1.0.3.2 SECCIN DE ADMISION AMBULATORIA

OBJETIVO Realizar las actividades relativas al trmite de pacientes.

FUNCIONES Recibir y verificar los documentos mdicos y sociales para apertura de expedientes. Realizar reposiciones de carnets y tarjetas adesgrafo a los pacientes que lo requieran. Preparar juegos de formatos, carpetas de expedientes, tarjetas ndices de pacientes, tarjeta adesgrafo y carnets de citas, para las aperturas de expedientes. Mantener actualizado el ndice de pacientes. Recibir y registrar las actualizaciones y reclasificaciones socioeconmicas previa verificacin. Entregar las actualizaciones y reclasificaciones a la Seccin de Registros Mdicos para su integracin al Expediente. Realizar las actividades relativas al trmite de pacientes y apoyar la seccin de Admisin Hospitalaria si es necesario. Informar mensualmente las actividades realizadas de acuerdo a lo establecido.

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HOJA No. 26

1.0.5I.0.1.1.0.3.2 SECCIN DE REGISTROS MDICOS

OBJETIVO Controlar mediante sistemas alternos el manejo, custodia y resguardo del expediente clnico para brindar una atencin oportuna al paciente.

FUNCIONES Recibir y preparar las listas de programacin para la consulta de los servicios de Neumologa, Otorrinolaringologa y Especialidades. Organizar los Expedientes de la Consulta programada segn su especialidad y/o consultorio registrando la salida en el sistema Medsys, control de expediente clnico y dar mantenimiento al sistema en forma peridica. Registrar diariamente los Expedientes devueltos de la consulta externa y reportar de manera peridica aquellos expedientes que no han sido devueltos de los siguientes servicios: Neumologa, Otorrinolaringologa Y Especialidades. Preparar el ensamblado y archivar los expedientes de los pacientes egresados, en el orden correcto y trasladar al Archivo Muerto los expedientes de egresos por defuncin, reportar las irregularidades detectadas en uso de formularios. Atender las solicitudes de prstamo de expedientes para Investigacin y/o Enseanza sustituyendo por tarjetn de reemplazo del mismo. Recibir, clasificar, identificar y anexar diariamente exmenes de estudios de Auxiliares de Diagnstico: (Estudios de Laboratorio Clnico, Microbiologa, Anatoma Patolgica, Fisiologa Respiratoria, Clnica de Sueo, Hemodinamia, Radiografas, y documentos extemporneos enviados de cada servicio Hospitalario etc.) al expediente clnico. Revisar y comunicar inmediatamente al Coordinador sobre Expedientes Clnicos, que no pueden ubicar, que estn fuera del archivo y/o que no son regresados oportunamente por el usuario. Revisar y depurar peridicamente la Seccin de Registros Mdicos para detectar expedientes mal archivados y enviar expedientes con trmino de vigencia al Archivo Pasivo.

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HOJA No. 27

1.0.5I.0.1.1.0.3.4 SECCIN DE DIGITALIZACION

OBJETIVO: Establecer lineamientos para administrar los documentos digitalizados que ya cumplieron con su vida til y conservarlos en medios magnticos y electromagnticos conforma a la NOM-168-SSA11998 del expediente clnico

FUNCIONES Seleccionar los casos que sern sujetos a digitalizar. Preparar y organizar los expedientes clnicos para digitalizar Procesar mediante la digitalizacin los expedientes clnicos radiolgicos correspondientes a pacientes que tienen ms de 10 aos de no presentarse a solicitar atencin mdica, as como de pacientes que fallecieron. Elaborar catalogo de baja de aquellos expedientes clnicos que ya fueron digitalizados. Revisar y controlar la calidad de imagen de los documentos digitalizados. Elaborar catlogo de usuarios con acceso permitido y perfiles definidos Realizar todas las actividades administrativas inherentes al control de la calidad y la produccin en digitalizacin. Elaborar informe mensual o necesario de avance en esta tarea.

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HOJA No. 28

XI. GLOSARIO DE TRMINOS

ADMISIN: Es la aceptacin de una persona por la unidad mdica u hospital como paciente hospitalizado. ADMISIN HOSPITALARIA, servicio dentro del hospital donde se efectan los tramites y registros administrativos relacionados con el ingreso y egreso de pacientes. ANLISIS DE DEFUNCIONES, procedimientos estadsticos consistentes en clasificar las defunciones segn alguna (s) caracterstica (s) tales como: edad, sexo, servicio, lapso, causa etc. ANLISIS DE EGRESOS, procedimiento de clasificacin estadstica, en el que la informacin de los egresos hospitalarios se agrupan por distinta variables tales como: edad, sexo, causa etc. APERTURA DE EXPEDIENTE CLNICO Es el acto mediante el cual se inicia el control del expediente clnico y la documentacin que se genera dentro de la unidad durante la atencin del paciente; consiste en la rotulacin de la carpeta del expediente y los documentos que inicialmente lo integran as como en la elaboracin de la tarjeta de control que conforma el catlogo alfabtico. ARCHIVO CLNICO. Es el servicio, en el hospital o clnica, encargado de la guarda, conservacin, integracin y control de la documentacin clnica debidamente ordenados para su custodia y fcil manejo. ARCHIVO ACTIVO. Expedientes clnicos que estn en continuo movimiento, ARCHIVO PASIVO. Expedientes clnicos que por alguna situacin no han tenido ningn movimiento en los ltimos cinco aos, por lo tanto deben considerarse para ser dados de baja en base a la NOM - 168 SSA-1, 1998 del Expediente Clnico. ARCHIVO SEMIPASIVO. Expedientes clnicos de pacientes que fueron referidos a la unidad de especialidad para nterconsulta y/o tratamiento y contra referido a su unidad de origen, quedando el expediente como antecedente por un lapso de cinco aos.

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HOJA No. 29

ATENCIN MDICA, al conjunto de servicios que se proporcionan al individuo, con el fin de promover, proteger y restaurar su salud. BIOESTADSTICA, Ciencia basada en principios matemticos de probabilidades que permite la planeacin, el anlisis y la interpretacin de los datos de la investigacin medica CAMA CAPACIDAD DE, nmero total de camas censables que estn permanentemente dispuestas para uso de pacientes internados. CLASIFICACIN ESTADSTICA INTERNACIONAL DE ENFERMEDADES Y PROBLEMAS RELACIONADOS CON LA SALUD, al estndar internacional de uso obligatorio en todo el pas, para la codificacin y generacin de estadsticas de morbilidad y mortalidad uniformes que permitan la comparabilidad nacional e internacional. CLASIFICACIN DE PROCEDIMIENTOS, al estndar internacional de uso obligatorio en todo el pas para la codificacin y generacin de estadsticas de procedimientos en medicina (quirrgico y no quirrgico, de diagnstico y teraputico), que permitan la comparabilidad nacional e internacional, independientemente de otras clasificaciones que usen las instituciones. CLASIFICACIN INTERNACIONAL DEL FUNCIONAMIENTO, DE LA DISCAPACIDAD Y DE LA SALUD, al estndar internacional que debe ser utilizado en todo el pas para la codificacin de estados de salud y de discapacidad. COORDINACIN: proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias instituciones, rganos o personas que tiene como finalidad, obtener de las distintas reas de trabajo, la unidad de accin necesaria para contribuir el mejor logro de los objetivos. Acto de intercambiar informacin entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armnico y sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo. CONSERVACIN. Mantenimiento presentable y funcional de las carpetas cromticas, efectuando la reposicin de las deterioradas en el orden establecido y con la normatividad vigente. CONSULTA EXTERNA, a la atencin mdica que se otorga a paciente ambulatoria, en un consultorio o en el domicilio del mismo, que consiste en realizar un interrogatorio y exploracin fsica, para integrar un diagnstico.

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HOJA No. 30

CONSULTORIO, local destinado a la consulta mdica, general o de especialidad a pacientes ambulatorios. Incluye gabinetes de atencin odontolgica. CONTROL DE EXPEDIENTE. Accin por lo cual es posible localizar los expedientes, dentro o fuera del archivo, y consiste de varios procedimientos: catlogo alfabtico, resguardos, descargos, etc. DEFUNCIN, MUERTE, a la extincin o trmino de la vida. Desaparicin de todas las funciones vitales ocurridas despus del nacimiento vivo. DEPURACIN DE BAJA DEFINITIVA: Consiste en seleccionar aquellos expedientes que han cumplido con el tiempo de permanencia debiendo retirar, la documentacin que no sea necesaria conservar, al no prestar ninguna utilidad a la unidad despus de que el paciente egresa de la unidad mdica por cualquier causa. DIAGNSTICO: definir un proceso patolgico diferencindolo de otros. EGRESO HOSPITALARIO, al evento que considera la salida del paciente del servicio de hospitalizacin e implica la desocupacin de una cama censable; incluye altas por curacin, mejora, traslado a otra unidad, defuncin, alta voluntaria o fuga. Excluye movimientos intraservicios. ENFERMEDADES RESPIRATORIAS: Las enfermedades respiratorias agudas y crnicas constituyen un importante problema de salud con una morbi - mortalidad muy elevada. En las sociedades occidentales las enfermedades respiratorias se sitan entre las primeras causas de mortalidad y, asimismo, son una de las principales causas de ingresos hospitalarios. La frecuentacin a causa de la patologa respiratoria en las consultas de Atencin Primaria tambin es una de las ms elevadas. El asma y la enfermedad pulmonar obstructiva crnica (EPOC), son las entidades respiratorias crnicas ms frecuentes. ESTABLECIMIENTO PARA LA ATENCIN MDICA, a todo aqul, fijo o mvil; pblico, social o privado, que preste servicios de atencin mdica ya sea ambulatoria o para internamiento, cualquiera que sea su denominacin; incluidos los consultorios.

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HOJA No. 31

ESTADSTICA, es el servicio responsable de la recoleccin, ordenamiento, clasificacin, tabulacin, reproduccin, y distribucin del informacin necesaria para el sistema. ESTADO DE SALUD, es el trmino general que se utiliza para designar el estado de salud de un individuo, grupo o poblacin medido segn ciertas normas aceptadas. EXPEDIENTE CLNICO, al conjunto de documentos escritos, grficos e imagenolgicos o de cualquier otra ndole, en los cuales el personal de salud, deber hacer los registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervencin, con arreglo a las disposiciones sanitarias. GLOSAR. Es integrar dentro del expediente la documentacin clnica generada en los servicios auxiliares de diagnstico propios o subrogados, o de alguna otra unidad mdica. GUARDA DE EXPEDIENTES. Es la ordenacin numrica de los expedientes clnicos dentro del mobiliario destinado para este efecto colocndolos de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. HISTORIA CLNICA. Es la metodologa que lleva un orden cronolgico, para llenar ciertos datos positivos o negativos que tengan cierta relacin con el padecimiento actual o bien en el terreno en el que se desarrolla la enfermedad y que nos conduce hacia un diagnostico clnico. HOSPITAL O NOSOCOMIO, al establecimiento pblico, social o privado, cualquiera que sea su denominacin y que tenga como finalidad la atencin de enfermos que se internen para su diagnostico, tratamiento o rehabilitacin. HOSPITALIZACIN, servicio que cuenta con camas para atender a pacientes internos, proporcionar atencin mdica y cuidados continuos de enfermera con el fin de realizar diagnstico y establecer tratamientos. INDICADOR, a la cifra o dato que deriva de un estudio, y se acepta convencionalmente para medir o comparar los resultados obtenidos en la ejecucin de un proyecto o un programa. Permite dimensionar u obtener valores de tipo cuantitativo o cualitativo. INDICADOR DEL ESTADO DE SALUD, es una medida cuantitativa usada para reflejar el estado de salud de la comunidad de la comunidad. Los indicadores del estado salud pueden ser medidas generales de calidad de salud tal como indicadores de longevidad y capacidad funcional, o medidas de casos o enfermedades la cual abarca o explica a la capacidad o mortalidad.

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HOJA No. 32

INDICADOR DEL SISTEMA DE SALUD, una medida usada para representar qu tan bien se est desarrollando el sistema de salud, los indicadores son generalmente medidas amplias, de las caractersticas generales del sistema de salud tal como la disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad, calidad, continuidad, eficacia, eficiencia y costo efectividad de los servicios de salud. INFORMACIN EN SALUD, a los datos, la informacin, el conocimiento y la evidencia, relacionados con su generacin, acceso, difusin, y uso dentro del sector salud. INGRESO HOSPITALARIO. Es recibir e internar a un paciente sea en forma programada o derivada del servicio de urgencias. Este paciente deber tener asignada una cama censable INTERCONSULTA, procedimiento que permite la participacin de otro profesional de la salud a fin de proporcionar atencin integral al paciente, a solicitud del mdico tratante. MANUAL DE ORGANIZACIN: documento que contiene informacin vlida y clasificada sobre la estructura, funciones y productor departamentales de una organizacin. Su contenido son organigramas y descripcin departamental, de funciones y de productos. MEDICINA CRTICA: rama de la medicina que se ocupa de los pacientes con alteraciones fisiopatolgicas que hayan alcanzado un nivel de severidad tal que representen una amenaza actual o potencial para su vida y al mismo tiempo, sean susceptibles de recuperacin. MISIN: razn de ser de la unidad administrativa que explica su existencia y el fin para el que fue creada. NEUMOLOGA: estudio de las enfermedades de los pulmones y de las vas respiratorias OBJETIVO: propsito que se pretende cumplir y que especifica con claridad el qu y para qu se proyecta y debe realizar una determinada accin. ORGANIZACIN: coordinar las actividades de los individuos que forman parte de una institucin o empresa, para lograr el mejor aprovechamiento de los elementos humanos, materiales y financieros de la misma. PACIENTE: enfermo que sigue un tratamiento respecto al mdico.

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HOJA No. 33

PERSONAL MDICO se considera a la persona autorizada legalmente, con ttulo profesional y cdula, que desempea labores relacionadas con la atencin mdica en beneficio de pacientes y de la comunidad. PUESTO: conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee determinados requisitos a cambio de remuneracin. RECURSOS: medios que se emplean para realizar actividades. Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta fsica y tiempo. REGISTRO. Son los datos que se recaban del paciente con fines de control mediante una matrcula de tipo numrica o alfabtica. RESGUARDO (VALE). Documento que ampara uno o varios expedientes; debe contener todos los datos necesarios para la identificacin y localizacin de los expedientes y el nombre de la persona que los recibe. RESUMEN CLNICO, al documento elaborado por un mdico, en el cual se registrarn los aspectos relevantes de la atencin mdica de un paciente, contenidos en el expediente clnico. Deber tener como mnimo: padecimiento actual, diagnsticos, tratamientos, evolucin, pronstico, estudios de laboratorio y gabinete. RETIRO DE EXPEDIENTES. Acto de localizar y retirar de la seccin de archivo el expediente solicitado. ROTULAR. Accin de anotar el nombre, apellido paterno y apellido materno, el nmero de control (nmero progresivo, etc.) del paciente en la carpeta del expediente clnico y documentos que lo integran. SACA. Movimiento del expediente clnico, para salir del servicio por solicitud de consulta programada y/o personal utilizando los formatos INER-ACAB-02-(05-2000) Solicitud de Prstamo de Expedientes. SECCIN DE EXPEDIENTES. Conjunto de expedientes clnicos archivados en orden numrico y progresivo, segn el nmero de control asignado.

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HOJA No. 34

SISTEMA DE INFORMACIN EN SALUD, al conjunto de elementos, recursos, y personas que interactan bajo criterios y procedimientos definidos para realizar de manera sistemtica las actividades relacionadas con la organizacin y la administracin de la informacin. TRABAJO: accin humana, individual o colectiva, que conduce a la obtencin de un producto o a la prestacin de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo de otros recursos. VISIN: representa el escenario deseado que se quiera alcanzar en un perodo determinado para la unidad administrativa.

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HOJA No. 35

XII. AUTORIZACIN

REALIZ:

REVISO:

C. Jess Fuerte Alonso. Coordinador de la Oficina de Admisin Hospitalaria y Registros Mdicos.

Dra. Vernica Sosa Delgado Pastor. Adscrita al Departamento de Planeacin.

SANCION:

Dr. Ral Peuelas Baldenebro. Jefe del Departamento de Planeacin.

AUTORIZ:

Dr. Sergio Rodrguez Filigrana Subdirector de Atencin Mdica

Dr. Edgar V. Mondragn Armijo Director Mdico