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Diseo de Stands
Planificando exponer en una feria de negocios
Exponer en una feria de negocios es una de las inversiones ms rentables en trminos de marketing, y tambin supone una de las principales inversiones que realizamos a lo largo del ao. Ajustar la partida de gastos de esta inversin nos ayudar a mejorar el ROI ( Retorno de la Inversin ) de la misma y a optimizar nuestro presupuesto global de marketing. La principal partida presupuestaria en la feria suele ser el alquiler del espacio expositivo y el precio por m2 oscila desde los 100/m2 hasta los 1.500/m2 en algunos eventos de gran trascendencia internacional. El precio medio en Europa para una feria Internacional est entre los 200 y los 300/m2. Por eso, nuestra recomendacin, elegir la feria acertada es el primer y ms importante paso para asegurarte de que la feria sea un xito, ya que el presupuesto por m2

Cmo elegir la feria ms adecuada a mis objetivos?

Lo primero que debemos hacer es bajar al papel nuestros objetivos, por ms claros que parezca que los tenemos en el momento de pasarlos al papel y hacer una simple lista ordenndolos por prioridades seguro que nos quedarn ms claros. Una vez definidos los objetivos analicemos si la feria escogida es la que mejor nos puede ayudar a lograrlos, para ello: visita la seccin expositores de la pasada edicin de la feria y mira si encuentras a alguna empresa conocida, de ser as, pregntale directamente a ellos, la informacin de primera mano es siempre la mejor. visita la pgina de la feria y curiosea entre las pasadas ediciones, para ver si la feria est aumentando su nmero de visitantes o reducindolos, ese factor es determinante. si perteneces a alguna asociacin pregunta al coordinador de ferias de la misma y por ltimo, una de las grandes ventajas de internet es que la verdad siempre sale a flote, siempre est en la red y es accesible, buscando sencillamente: resultados en tal feria u opiniones sobre tal feria seguro que te aparece un montn de informacin muy til.

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Que tipo de Stand necesito?

Dependiendo del tipo de feria y de nuestros objetivos, y por supuesto de nuestro presupuesto, se nos abren diferentes tipos de stands. Inicialmente vamos a discriminar entre dos grandes grupos, los llamados Stands de compra o los Stands de Alquiler. Un Stand de compra es interesante si participamos en 4 5 ferias al ao y estas ferias se celebran en un rea geogrfica no demasiado extensa, ya que aunque la inversin inicial al comprar el stand sea superior, la iremos amortizando en cada una de las ferias en que expongamos. Hay que calcular muy bien los costes logsticos para cada una de las ferias, ya que en ocasiones el ahorro final es casi nulo debido a los elevados costes logsticos y al montaje y desmontaje del stand. Comprar un stand es rentable si lo vamos a amortizar en el corto plazo, no merece la pena hacer esa inversin si lo vamos a amortizar en muchos aos porqu llegar un momento en que el stand no reflejar nuestra imagen de marca. Actualmente hay muchos nuevos materiales en las diferentes lneas de stands porttiles que abaratan an ms el stand de compra. Cuando vamos a una feria y pedimos un stand diseado a nuestra medida ese stand en realidad es de alquiler, no se construye concibindolo para ser reutilizable, si lo vas a querer usar en otras ferias avisa antes al diseador y al constructor del stand, porqu hay que tenerlo muy en cuenta a la hora de realizar los planos del stand. El hecho de que un stand sea reutilizable encarece considerablemente el coste del mismo.

Stands Modulares
Otra opcin, la ms barata, es alquilar directamente un stand modular en el recinto ferial dnde exponemos, pero consideramos esa solucin como muy poco efectiva en los tiempos en que corremos. Una excepcin por supuesto son las ferias low-cost dnde el 80% de los stands son modulares, en ellas contratar un stand modular no te har pasar desapercibido, o al menos, no ms desapercibido

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Cmo elegir el proveedor de Stand ms adecuado a mis necesidades

Si tienes previsto exponer en una feria en tu ciudad seguramente conocers proveedores de confianza, si no es el caso o quieres ms opciones te podemos recomendar nuestro servicio de comparador de presupuestos, que te permitir comparar hasta 5 presupuestos de proveedores con experiencia en la ciudad dnde se celebra el evento. Conoce aqu nuestro servicio de comparador de presupuestos de Stand: Presupuestos Stands Si la feria es en otro pas o a cierta distancia de tus oficinas te recomendamos que consideres el contratar proveedores locales para reducir los costes logsticos. No existe una regla universal para saber en que punto es mejor contar con un proveedor local y en que punto los costes logsticos son asumibles, depende de muchos factores entre otros los costes laborales en el pas del evento, el cambio de divisa, si lo hay, o la poltica impositiva. En general en Europa es ms interesante contratar proveedores locales si expones en pases del sur de Europa o pases cuya economa est ms resentida por la actual coyuntura econmica, pero si expones en Alemania probablemente la propuesta en precio y diseo de una empresa constructora de Stands de Italia, Polonia o Francia sea mucho ms competitiva. En el mercado Norteamericano, por ejemplo, es absolutamente imprescindible contar con un proveedor local, ya que ser requisito imprescindible para que te den permiso a la hora de montar el stand el hecho de que los montadores estn afiliados al sindicato local de montadores, si no estn afiliados te encontrars con todo el material cargado en el camin el da que se inaugure la feria!. Tras la eleccin de la feria ms adecuada a tus objetivos la eleccin del constructor de stands es otra de las decisiones que puede ayudarte a que la feria sea un xito o puede abocarte al fracaso ms estrepitoso. Si no quieres usar nuestro servicio gratuito de comparador de presupuestos, donde los proveedores son fiables, constrastados y auditados permanentemente, te rogamos que pidas recomendaciones del constructor que elijas. No hay nada ms triste para quienes amamos el sector de los eventos que ver a un expositor que no puede inaugura su stand.

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Pasos en el proceso de contratacin de un Stand

Briefing
El equipo de diseo del stand necesitar la siguiente informacin para poder presentarte una propuesta lo ms ajustada posible: * espacio asignado por la feria, imprescindible adjuntar los planos de localizacin suministrados por la feria para analizar si hay elementos arquitectnicos estructurales del recinto que debamos tener en cuenta. * zonas funcionales necesarias del stand * presupuesto asignado

Proyecto
A partir del briefing el equipo de diseo te presentar diferentes bocetos para perfilar el diseo final del stand, una vez aprobado el boceto pasaremos a la fase de modelado 3D del stand. Para el modelado se emplea software especfico que nos permite hacernos una idea fidedigna del resultado final y sobretodo nos ayuda a desglosar los materiales necesarios con la exactitud precisa para poder concretar la partida presupuestaria.

Construccin del Stand

Una vez aprobado el briefing, modelado y presupuesto el constructor del stand comenzar a construirlo, para ello, lo comn, es que soliciten un adelanto de al menos un 50% del coste total del proyecto. El adelanto de esta cantidad es habitual en el sector y absolutamente razonable, ya que el constructor incurrir en muchos gastos en dicho proceso.

Montaje del Stand en feria

Es en esta parte del proceso dnde la experiencia del proveedor en la ciudad del evento se demuestra. El proceso de montaje del stand es crtico y pueden surgir imprevistos de ltima hora dnde el contar con un proveedor con experiencia y contactos locales ser clave para salir airosos.
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Entrega del stand en feria

Una vez el constructor te entregue el stand, revisa que se adapte a lo pactado en el presupuesto, que los materiales y los acabados sean los adecuados. Haz una primera revisin y felicita al proveedor antes de entrar a sealar pequeos detalles o simples araazos en la pintura, hay pequeos desperfectos de fcil solucin que seguro tendrs que sealar y no es la misma disposicin con la que lo recibirn si conocen o no tu satisfaccin general.

Soy Alberto Sanz, fundador y CEO de neventum, amamos los eventos y compartir nuestra experiencia y conocimiento del sector, si ste breve resumen te ha resultado til, comprtelo y suerte en tus prximas ferias! www.neventum.es www.nstand.com @albertosanz

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