Manual Registro Proveedores Corporación de Servicios GDC

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ADMINISTRATIVO REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
PG VERSIN FECHA CDIGO
1
I MAR-2012 MNYP-GAF-SCA-01
REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS
Realizado por:
Unidad de Organizacin y Mtodos
Revisado por:
Marcos Garca. Gte. Gestin Admn. y Fin. Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto
Aprobado por:
Ing. Nora Delgado Presidenta

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HOJA DE CERTIFICACION DEL MANUAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE PROVEEDORES DE LA VERSION: I CORPORACION DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacinpor parte de las autoridades correspondientes TITULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA
ELABORACION
REVISION
APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA
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HOJA DE VIDA DEL MANUAL
PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUIDO O ELIMINADO
DESCRIPCION DEL CAMBIO
CAUSA
AUTORIZADO POR
FECHA
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INDICE GENERAL
DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice general Introduccin Objetivos del Manual Unidades que Intervienen Instrucciones de uso Base Legal Normas Generales Descripcin del Proceso N1: Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras Formularios Flujogramas Glosario
PAG.
2 3 4 5 5 6 6 7 7-9 9-10 11-14 15-16 17-18
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INTRODUCCIN
La Corporacin de Servicios como empresa del Estado se rige por la normativa legal vigente para el sector pblico; como empresa tiene un objetivo establecido y para alcanzarlo emprende actividades. Para ejecutar sus operaciones requiere de la adquisicin de bienes, de servicios varios y a veces se requiere contratar a terceros para la ejecucin de ciertas obras y as poder alcanzar las metas que se han planteado. Todo aquel prestador de servicios que desee ser proveedor de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital puede serlo, siempre y cuando cumpla con los requisitos de Ley que norman todo acto de contratacin. En virtud de lo anterior, el tener un sistema de Registro de Proveedores es una herramienta que permite a la Administracin tener una base de datos con informacin actualizada de los proveedores que han prestado sus servicios a la Corporacin a fin de verificar cules en el presente son aptos segn la Ley y polticas de la institucin para contratarlos y cules no; asimismo el registro es un instrumento dinmico que permite el ingreso de nuevos proveedores calificados; lo cual facilitar enormemente la bsqueda de proveedores.
OBJETIVOS Y ALCANCE
Objetivos: Establecer los pasos a seguir en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., para llevar a cabo la conformacin del Registro de Proveedoresde Bienes, Servicios y Obras. Revisar a Empresas o Cooperativas que quieran contratar con la Corporacin de Servicios para ejecutar obras, adquirir bienes o prestar servicios, asegurndose que cada una de ellas cumple tanto con los requisitos exigidos en la Ley como con las polticas internas de la Institucin. Alcance: Desde que se recibe la solicitud del aspirante a ser contratado hasta su inclusin en el Registro de Proveedores de la Corporacin de Servicios.
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UNIDADES QUE INTERVIENEN

Proveedores Gerencia de Administracin y Finanzas Unidad de Control y Seguimiento Administrativo
INSTRUCCIONES DE USO
El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle. A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin y la Gerencia de Administracin y Finanzas se le podr nombrar por sus siglas GAF. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Este Manual, podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos para la elaboracin y actualizacin de los manuales de normas y procedimientos de La Corporacin.
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BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Segunda Versin Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24/03/2000. Enmendada, Gaceta Oficial. Nro.5.908 Extraordinaria de Fecha 19/02/2009. Ley de Contrataciones Pblicas, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.165 de fecha 24/04/2009. Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas, publicado en Gaceta Oficial N 39.181 de fecha 19/05/2009. Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.437 de fecha 07-04-2003. Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos.Gaceta Oficial Extraordinario N 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999.Decreto N 368 de fecha 5 de octubre de 1999
NORMAS GENERALES
Todo aspirante a proveedor interesado en proveer materiales, prestar servicios o ejecutar obras a la Corporacin debe inscribirse como proveedor siguiendo el proceso descrito en el presente manual. La Gerencia de Administracin y Finanzas a travs de la Unidad de Seguimiento y Control Administrativo las siguientes atribuciones: - La conformacin y actualizacin semestral del Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras. - El resguardo de los expedientes de los proveedores con sus respectivos soportes. - El estudio y verificacin de la informacin suministrada y con base en la misma aprobarn o rechazarn la inscripcin, participando el resultado al solicitante en un plazo no mayor a treinta (30) das, contados a partir de la fecha de solicitud.. De los requisitos para la conformacin y actualizacin de los expedientes segn la forma de asociacin jurdica de los proveedores:
Realizado por: Unidad de Organizacin y Mtodos Revisado por: Marcos Garca. Gte. Gestin Admn. y Fin. Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

A) Persona Jurdica / Asociacin Cooperativa -
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Fotocopia de Acta Constitutiva del Proveedor (Registro Mercantil). Copia simple de las Actas de Asamblea Generales de Accionistas (si existe alguna modificacin en los estatutos sociales. Copia del Registro de Informacin Fiscal (RIF). Fotocopia de la Cdula de Identidad del Representante Legal de la empresa. Certificado de Inscripcin en el Registro Nacional de Contratistas (No tramitacin). Copia de la Solvencia laboral otorgada por el Ministerio del Poder Popular para el Trabajo. Copia de Inscripcin en la Superintendencia Nacional de Cooperativas (Slo para contratistas). Nmero de Cuenta Bancaria y tipo. Carta de presentacin indicando experiencias comerciales y especialidad Informacin sobre el ramo al cual se dedica el proveedor, las marcas de los productos que ofrece y su capacidad tcnica cuando se trate de equipos especializados.
B) Firmas Personales Registro de firma personal Cdula de Identidad Registro de Informacin Fiscal Copia del Registro Nacional de Contratista (SNC) Resumen Curricular El proveedor deber consignar los recaudos en original y copias en una carpeta marrn tamao oficio debidamente identificado con una etiqueta. Para la adquisicin de bienes en el exterior, se dar preferencia a los proveedores que tengan representante legal en el pas, a objeto de asegurar su instalacin, mantenimiento y reparacin. Todas las empresas nacionales constituidas por personas naturales o jurdicas, que deseen proveer, contratar o licitar bienes, materiales o servicios con la Corporacin, debern estar inscritos en el Servicio Nacional de Contratistas.
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En caso de aprobacin, con los documentos presentados se abrir un expediente el cual se asignar Cdigo de Registro (Ejemplo: (001-2011)-GAF-RPBSO, que significa Cdigo de Registro, Gerencia de Administracin y Finanzas, Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras y ao lectivo) que corresponde al Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras de la Corporacin de Servicios y se expedir a la empresa o cooperativa constancia donde se expresa el nmero bajo el cual ha quedado inscrita. Se actualizar al inicio de cada ejercicio fiscal, con el cambio del ao. Formularios: N DE FORMULARIO F.RPROVEEDORES-01 F.RPROVEEDORES-02 F.RPROVEEDORES-03 DESCRIPCIN FORMULARIO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES, BIENES, SERVICIOS Y OBRAS RELACIN DE PROVEEDORES BIENES, SERVICIOS Y OBRAS COMUNICADO DE INSCRIPCIN DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N1: REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS

RESPONSABLE ASPIRANTE A PROVEEDOR ACCIN Se dirige a la oficina de Seguimiento y Control Administrativo y solicita su inclusin como proveedor ante la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A. Entrega al Solicitante Formulario Registro para Proveedores de Bienes, Servicios y Obras de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, para su llenado. (Ver Formulario N F.RPROVEEDORES-01) Solicita al proveedor carpeta contentiva con los recaudos exigidos por la institucin Recibe y Verifica contra original expediente del proveedor con la documentacin exigida en carpeta marrn tamao oficio junto con Formulario Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras Firma y sella Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras Remite a Gerencia de Administracin y Finanzas
UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ADMINISTRATIVO
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GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS -
Recibe el Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras con sus anexos Si no lo aprueba:Remite a Unidad de Seguimiento y Control Administrativo para devolver al proveedor carpeta contentiva con los recaudos entregados Si lo aprueba : Sella y firma Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras Remite a la Unidad de Seguimiento y Control Administrativo. Recibe el Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras con sus anexos Accede al sistema y con los datos que aparecen en el expediente realiza la carga en la Relacin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras (Ver Formulario N F.RPROVEEDORES02) Asigna cdigo de Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras Llena Formulario Constancia de Inscripcin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras (Ver Formulario N F.RPROVEEDORES-03) Culminado el proceso de registro de informacin, archiva expediente. Entrega al proveedor la Constancia de Inscripcin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obra. Recibe Constancia de Inscripcin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras. FIN DEL PROCESO
ASPIRANTE A PROVEEDOR
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ANEXOS FORMULARIOS Y FLUJOGRAMAS
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F.RPROVEEDORES-01
F.RPROVEEDORES-01
FORMULARIO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS

Fecha:
PARA SER LLENADO POR EL PROVEEDOR

Nombre del Proveedor Registro de Informacin Fiscal (RIF) Direccin Telfono
Objeto Social
Nmero de Registro en el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC)
Correo /Email
Nombre y Apellido del Representante Legal
Nmero de Cdula del Rpte. Legal
Telfono
DOCUMENTACIN SOLICITADA A PERSONAS JURIDICAS O ASOCIACIONES COOPERATIVAS * FOTOCOPIA DEL ACTA CONSTITUTIVA DE LA EMPRESA (REGISTRO MERCANTIL) * COPIA SIMPLE DE LAS ACTAS DE ASAMBLEA GENERALES DE ACCIONISTAS (SI EXISTEN ALGUNA MODIFICACIN EN LOS ESTATUTOS SOCIALES
* COPIA DEL REGISTRO DE INFORMACIN FISCAL
* COPIA DE LA CEDULA DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA O COOPERATIVA * COPIA DEL CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO NACIONAL DE CONTRATISTAS (No Tramitacin) * NUMERO DE CUENTA BANCARIA Y TIPO * COPIA DE LA SOLVENCIA LABORAL OTORGADA POR EL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TRABAJO * COPIA DE LA INSCRIPCIN EN LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL COOPERATIVA (SUNACOOP) * CARTA DE PRESENTACIN INDICANDO EXPERIENCIAS COMERCIALES Y ESPECIALIDAD * INFORMACIN SOBRE EL RAMO AL CUAL SE DEDICA, LAS MARCAS O PRODUCTOS QUE OFRECE Y SU CAPACIDAD TECNICA CUANDO SE TRATE DE EQUIPOS ESPECIALIZADOS
RECAUDOS SOLICITADOS PARA FIRMAS PERSONALES * REGISTRO DE FIRMA PERSONAL * COPIA DE CEDULA DE IDENTIDAD * COPIA DEL REGISTRO DE INFORMACION FISCAL
* COPIA DEL INSCRIPCION EN EL SERVICIO NACIONAL DE CONTRATISTAS (SNC)
* RESUMEN CURRICULAR
OBSERVACIONES:
Revisado por :
Aprobado por:
ANALISTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ADMINISTRATIVO

Nota: La documentacin solo ser validada presentando originales
GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
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F.RPROVEEDORES-02
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F.RPROVEEDORES-03
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FLUJOGRAMAS 1/2
FLUJOGRAMA
Proceso N1 REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS Pgina 1/2
ASPIRANTE A PROVEEDOR

Entrega al Solicitante Formulario Registro para Proveedores de Bienes, Servicios y Obras de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, para su llenado. (Ver Formulario N F.RPROVEEDORES-01) Recibe y Verifica contra original expediente del proveedor con la documentacin exigida en carpeta marrn tamao oficio junto con Formulario Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras

Recibe el Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras con sus anexos
INICIO
Se dirige a la oficina de Seguimiento y Control Administrativo y solicita su inclusin como proveedor ante la CSDC, S.A.
Solicita al proveedor carpeta contentiva con los recaudos exigidos por la institucin
Recibe Constancia de Inscripcin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras.
NO
OBSERVACIN
SI
Firma y sella Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras
Si no lo aprueba: Remite a Unidad de Seguimiento y Control Administrativo para devolver a la empresa, asociacin cooperativa o firma personal carpeta contentiva con los recaudos entregados
Si lo aprueba : Sella y firma Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras
FIN
Remite a Gerencia de Administracin y Finanzas Accede al sistema y con los datos que aparecen en el expediente realiza la carga en la Relacin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras (Ver Formulario N F.RPROVEEDORES-02)
Recibe el Formulario para Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras con sus anexos
Remite a la Unidad de Seguimiento y Control Administrativo.
Asigna cdigo de Registro de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras
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FLUJOGRAMAS 2/2
FLUJOGRAMA
Proceso N1 REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS Pgina 2/2
Llena Formulario Constancia de Inscripcin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obras (Ver Formulario N F.RPROVEEDORES03)
Culminado el proceso de registro de informacin, archiva expediente.
Entrega al proveedor la Constancia de Inscripcin de Proveedores de Bienes, Servicios y Obra.
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GLOSARIO Alcances.- esfera de accin que cubren los procedimientos. Asociacin.- es la agrupacin constituida mediante el acuerdo de tres o ms personas que se unen para alcanzar un fin comn a las mismas, esa agrupacin cuando cumple los requisitos de la legislacin vigente adquiere personalidad jurdica propia. Bienes.- es todo aquello que puede ser objeto de apropiacin; por tanto: que tiene un valor econmico; esto es: que se encuentra dentro del comercio. Ahora, el conjunto de bienes, integra el patrimonio de las personas. Cooperativa.- es una asociacin autnoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organizacin democrtica cuya administracin y gestin debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios, generalmente en el contexto de la economa de mercado o la economa mixta, aunque las experiencias cooperativas se han dado tambin como parte complementaria de la economa planificada. Contratista.- es la persona o empresa que es contratada por otra organizacin o particular para la construccin de un edificio, carretera, instalacin o algn trabajo especial (como refineras o plataformas petroleras, por ejemplo) y servicios afines. Estos trabajos pueden representar la totalidad de la obra, o bien partes de ella, divididas de acuerdo con su especialidad, territorialidad, horario, u otras causas. Control.- es un mecanismo de la administracin a travs del cual el nivel directivo de la organizacin verifica la situacin real de la misma y se cerciora e informa si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Formularios.- un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo
tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "ao de nacimiento", se espera que sea llenado con un nmero vlido para un ao, etc.
Flujogramas.- los flujogramas consisten en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. Instrumento.- son aquellos documentos otorgados de acuerdo con las formalidades establecidas por la institucin, elaborados expresamente para un fin especfico.

18
Manual de Procedimiento.- es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. Objetivos.- son propsitos generales a alcanzar El logro de objetivos permite cumplir la razn de ser de la organizacin (Misin). Procedimientos.- es la forma especfica de llevar a cabo una actividad o proceso y, por tanto, es un documento que describe la realizacin de una actividad repetitiva de acuerdo con una sistemtica preestablecida y una gua normalizada de actuacin, con la finalidad de realizarla adecuadamente y garantizar la continuidad en el desempeo de la empresa an con la ocurrencia de cambios en la composicin de los Recursos Humanos. Proveedores.- es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin. Persona Jurdica.- se entiende por personalidad jurdica aquella por la que se reconoce a una persona, entidad, asociacin o empresa, capacidad suficiente para contraer obligaciones y realizar actividades que generan plena responsabilidad jurdica, frente a s mismos y frente a terceros. Registro Mercantil.- es una institucin administrativa que tiene por objeto la publicidad oficial de las situaciones jurdicas de los empresarios en l inscritos. Unidad Administrativa.- es el rgano que tiene funciones y actividades al interior de la Dependencia o Entidad, que la distinguen y diferencian de las dems dependencias / entidades, conformndose a travs de una infraestructura organizacional especfica y propia, denominadas reas administrativas. Unidades.- en las presentes normas y procedimientos, se refiere a la Direccin del Despacho, Presidencia, Gerencias, Unidades y Sub unidades que integran la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. Servicios.- un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a una o ms necesidades de un cliente.

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PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUIDO O ELIMINADO

DESCRIPCION DEL CAMBIO

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