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Principais Principais Desafios Desafios na na Implementação Implementação de de Escritórios Escritórios de de
Principais Principais Desafios Desafios na na Implementação Implementação
de de Escritórios Escritórios de de Programas Programas e e
Projetos Projetos (PMO) (PMO)

3º. Seminário de Gerenciamento de Projetos PMI-GO José Carlos Gomes Torquato, PMP

e e Projetos Projetos (PMO) (PMO) 3º. Seminário de Gerenciamento de Projetos PMI-GO José Carlos Gomes
e e Projetos Projetos (PMO) (PMO) 3º. Seminário de Gerenciamento de Projetos PMI-GO José Carlos Gomes

Desafios na Implementação de PMOs

Fábrica de Testes – Conceitos de Qualidade de Software

genda

de Testes – Conceitos de Qualidade de Software genda Conceitos Conceitos de de PMO PMO Tipos

ConceitosConceitos dede PMOPMO

TiposTipos ee FunFunççõesões

de de PMO PMO Tipos Tipos e e Fun Fun ç ç ões ões Estrat Estrat

EstratEstratéégiagia dede ImplementaImplementaççãoão

é é gia gia de de Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios

PrincipaisPrincipais DesafiosDesafios

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

LiLiççõesões AprendidasAprendidas

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

Desafios na Implementação de PMOs

Fábrica de Testes – Conceitos de Qualidade de Software

genda

de Testes – Conceitos de Qualidade de Software genda Conceitos Conceitos de de PMO PMO Tipos

ConceitosConceitos dede PMOPMO

TiposTipos ee FunFunççõesões

de de PMO PMO Tipos Tipos e e Fun Fun ç ç ões ões Estrat Estrat

EstratEstratéégiagia dede ImplementaImplementaççãoão

é é gia gia de de Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios

PrincipaisPrincipais DesafiosDesafios

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

LiLiççõesões AprendidasAprendidas

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

Desafios na Implementação de PMOs

Fábrica de Testes – Conceitos de Qualidade de Software

onceitos de PMO

O que é um PMO?

PMO significa Project Management Office ou Program Management Office e é, segundo o PMI,

uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio.

e é, segundo o PMI, uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos
e é, segundo o PMI, uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos

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Fábrica de Testes – Conceitos de Qualidade de Software

onceitos de PMO

Existe um certo consenso em relação ao nome

Project Management Office” no entanto, não

existe em relação ao seu real valor.

“ Project Management Office ” no entanto, não existe em relação ao seu real valor .

Adaptado de Brian Hobbs (2007)

“ Project Management Office ” no entanto, não existe em relação ao seu real valor .

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onceitos de PMO

VALOR

Conceitos de Qualidade de Software onceitos de PMO VALOR Lat. valore o que uma coisa vale;

Lat. valore

o que uma coisa vale; preço; importância; qualidade inerente a um bem ou serviço que traduz o seu grau de utilidade.

Adaptado dic. Aurélio (2003)

qualidade inerente a um bem ou serviço que traduz o seu grau de utilidade . Adaptado

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onceitos de PMO

Em que um organização?

PMO poderia ser útil para minha

Alinhar projetos com os objetivos do negócio? Proporcionar uma visão integrada do portfolio de programas e projetos da organização? Medir alcance de resultados? Melhorar o desempenho dos Projetos? Estabelecer padrões metodológicos para toda organização? Reduzir o nível de incerteza e riscos? Otimizar o uso dos recursos disponíveis? Melhorar a comunicação interna e o compartilhamento de conhecimentos?

Otimizar o uso dos recursos disponíveis? Melhorar a comunicação interna e o compartilhamento de conhecimentos?

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onceitos de PMO

PMOs refletem a maturidade organizacional em gerenciamento de projetos e assim como não existem duas organizações idênticas, não existirão dois PMOs iguais.

Suas atribuições, portanto, variam em função dos objetivos que motivaram sua criação

existirão dois PMOs iguais. Suas atribuições, portanto, variam em função dos objetivos que motivaram sua criação
existirão dois PMOs iguais. Suas atribuições, portanto, variam em função dos objetivos que motivaram sua criação
existirão dois PMOs iguais. Suas atribuições, portanto, variam em função dos objetivos que motivaram sua criação

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genda

de Testes – Conceitos de Qualidade de Software genda Conceitos Conceitos de de PMO PMO Tipos

ConceitosConceitos dede PMOPMO

TiposTipos ee FunFunççõesões

de de PMO PMO Tipos Tipos e e Fun Fun ç ç ões ões Estrat Estrat

EstratEstratéégiagia dede ImplementaImplementaççãoão

é é gia gia de de Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios

PrincipaisPrincipais DesafiosDesafios

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

LiLiççõesões AprendidasAprendidas

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

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ipos de PMO

Casey e Peck sugeriram a seguinte analogia para suporte a compreensão dos tipos de PMO:

analogia para suporte a compreensão dos tipos de PMO: Weather Station Control Tower Adaptado de Casey

Weather Station

para suporte a compreensão dos tipos de PMO: Weather Station Control Tower Adaptado de Casey e

Control Tower

Adaptado de Casey e Peck (2001)

para suporte a compreensão dos tipos de PMO: Weather Station Control Tower Adaptado de Casey e

Resource Pool

para suporte a compreensão dos tipos de PMO: Weather Station Control Tower Adaptado de Casey e

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ipos de PMO

Principais Características

- Linguagem única

- Metodologia e ferramentas

- Padronização na interpretação de

indicadores

- Padronização na interpretação de indicadores Weather Station - Reportes de desempenho e análise de

Weather

Station

- Reportes de desempenho e análise de riscos

- Base histórica de projetos

- Não existe influência do PMO nos projetos

- Foco: “Visibilidade”

análise de riscos - Base histórica de projetos - Não existe influência do PMO nos projetos

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ipos de PMO

Testes – Conceitos de Qualidade de Software ipos de PMO Control Tower Principais Características - Gerenciamento

Control Tower

Principais Características

- Gerenciamento de Múltiplos Projetos

- Treinamento hand-on

- Suporte e Mentoria

- Análise de Interdependências

- Orientação e “Controle de Tráfego”

- Radar Operacional: Progresso, Problemas, Riscos, Mudanças

- Média influência do PMO nos projetos

- Foco: “Direção e Controle”

Progresso, Problemas, Riscos, Mudanças - Média influência do PMO nos projetos - Foco: “Direção e Controle”

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ipos de PMO

Testes – Conceitos de Qualidade de Software ipos de PMO Resource Pool Principais Características - Nível

Resource Pool

Principais Características

- Nível Corporativo

- Compartilhamento de Recursos

- Desenvolvimento profissional

- Centro de Competências

- Promove alinhamento estratégico

- Gerenciamento de portfólio e programas

- Forte influência do PMO nos projetos

- Foco: “Recursos e Resultados”

- Gerenciamento de portfólio e programas - Forte influência do PMO nos projetos - Foco: “Recursos

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Grupo de Funções

FábricaFábrica dede TestesTestes –– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware

Recente estudo do PMI envolvendo 500 PMOs identificou e classificou 5 grupos independentes de funções:

I. Desenvolvimento de Competências e Metodologias

II. Monitoramento e Controle de Indicadores de Desempenho

III. Gerenciamento de Múltiplos Projetos

IV. Gerenciamento Estratégico

V. Aprendizagem Organizacional

Adaptado de Brian Hobbs (2007)

de Múltiplos Projetos IV. Gerenciamento Estratégico V. Aprendizagem Organizacional Adaptado de Brian Hobbs (2007)

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Grupo de Funções

FábricaFábrica dede TestesTestes –– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware

I. Desenvolvimento de Competências e Metodologias

- Desenvolver e implementar padrões

- Promover o GP na organização

- Conduzir treinamentos e capacitações

- Prover suporte e mentoria

- Propor e manter ferramentas de apoio (TI)

- Conduzir treinamentos e capacitações - Prover suporte e mentoria - Propor e manter ferramentas de

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Grupo de Funções

FábricaFábrica dede TestesTestes –– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware

II. Monitoramento e Controle de Indicadores de Desempenho

- Monitorar indicadores de desempenho (FF)

- Operar soluções EPMS (Enterprise project Management system)

- Reportar status do projeto para alta direção

- Desenvolver e manter project scoreboard

project Management system) - Reportar status do projeto para alta direção - Desenvolver e manter project

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Grupo de Funções

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III.Gerenciamento de Múltiplos Projetos

- Identificar, selecionar e priorizar novos projetos

- Gerenciar programas e seus benefícios

- Conduzir análise de interdependências

- Promover o alinhamento de produtos

- Coordenar recursos intra-projetos

- Conduzir análise de interdependências - Promover o alinhamento de produtos - Coordenar recursos intra-projetos

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Grupo de Funções

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IV.Gerenciamento Estratégico

- Prover o alinhamento estratégico dos projetos

- Monitorar indicadores de resultado

- Definir e balancear portfólios

- Desenvolver estudos de viabilidade (business

case)

- Participar do plano estratégico da organização

portfólios - Desenvolver estudos de viabilidade (business case) - Participar do plano estratégico da organização

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Grupo de Funções

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V. Aprendizagem Organizacional

- Conduzir auditorias em projetos

- Conduzir revisões de avaliação post-project

- Implementar, gerenciar e compartilhar a base de lições aprendidas (gestão do conhecimento)

- Implementar e gerenciar a base de dados de riscos

- Gerenciar a memória organizacional (histórico de projetos)

- Implementar e gerenciar a base de dados de riscos - Gerenciar a memória organizacional (histórico
- Implementar e gerenciar a base de dados de riscos - Gerenciar a memória organizacional (histórico

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osicionamento na Estrutura Organizacional

Organização

PMO Marketing Informática Financeiro PMO
PMO
Marketing
Informática
Financeiro
PMO
Projetos Operações
Projetos
Operações
Projeto xyz PMO Equipe 1 Equipe 2 Equipe 3
Projeto xyz
PMO
Equipe 1
Equipe 2
Equipe 3

Engenharia

PMO posicionados no topo da organização são freqüentemente responsáveis pela função estratégica e pelo estabelecimento de padrões em GP.

da organização são freqüentemente responsáveis pela função estratégica e pelo estabelecimento de padrões em GP.
da organização são freqüentemente responsáveis pela função estratégica e pelo estabelecimento de padrões em GP.

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genda

de Testes – Conceitos de Qualidade de Software genda Conceitos Conceitos de de PMO PMO Tipos

ConceitosConceitos dede PMOPMO

TiposTipos ee FunFunççõesões

de de PMO PMO Tipos Tipos e e Fun Fun ç ç ões ões Estrat Estrat

EstratEstratéégiagia dede ImplementaImplementaççãoão

é é gia gia de de Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios

PrincipaisPrincipais DesafiosDesafios

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

LiLiççõesões AprendidasAprendidas

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

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stratégia de Implementação

Por onde começar?

–– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware stratégia de Implementação Por onde começar?
–– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware stratégia de Implementação Por onde começar?

Desafios na Implementação de PMOs

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stratégia de Implementação

dede TestesTestes –– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware stratégia de Implementação
dede TestesTestes –– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware stratégia de Implementação

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stratégia de Implementação

1. Definir a Finalidade do PMO

- Qual a organização alvo?

- Qual o problema a ser resolvido?

- Qual a oportunidade a ser explorada?

- Quais objetivos e metas a alcançar?

- Como medir o alcance desses objetivos?

- Qual a oportunidade a ser explorada? - Quais objetivos e metas a alcançar? - Como

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stratégia de Implementação

2. Analisar a maturidade da organização alvo em GP (análise situacional)

- Quais são os principais stakeholders?

- O que temos em termos de normas, padrões, processos, pessoas, tecnologia, conhecimentos adquirido?

- Que gaps deverão ser cobertos?

- Analisar viabilidade e sponsorship.

conhecimentos adquirido? - Que gaps deverão ser cobertos? - Analisar viabilidade e s p o n

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stratégia de Implementação

3. Definir Portfólio de Programas e Projetos

- Que projetos serão alvo do PMO?

- Existem projetos interdependentes que deverão ser gerenciados de forma integrada (programas)?

- Quais os critérios de seleção de Projetos/Programas?

que deverão ser gerenciados de forma integrada (programas)? - Quais os critérios de seleção de Projetos/Programas?

Desafios na Implementação de PMOs

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stratégia de Implementação

dede SoftwareSoftware stratégia de Implementação 4. Estruturar PMO e Modelo de Operação - Que

4. Estruturar PMO e Modelo de Operação

- Que funções/serviços serão providos?

- Onde o PMO deverá ser posicionado?

- Será uma unidade formal na estrutura organizacional? Qual sua relação com as demais unidades?

- Qual a estrutura do PMO, staff e recursos?

- Que processos padrões, métodos, ferramentas e sistemas deverão estar disponíveis?

do PMO, staff e recursos? - Que processos padrões, métodos, ferramentas e sistemas deverão estar disponíveis?

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stratégia de Implementação

5. Lançar PMO

- Adquirir/Disponibilizar métodos, padrões e ferramentas.

- Integrar EPMS a processos corporativos.

- Padronizar documentação dos projetos.

- Migrar projetos para sistema.

- Capacitar grupo de usuários (líderes, gestores, equipe, direção)

- Lançar PMO.

- Migrar projetos para sistema. - Capacitar grupo de usuários (líderes, gestores, equipe, direção) - Lançar

Desafios na Implementação de PMOs

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stratégia de Implementação

6. Desenvolver ações de change

management

- Executar operação assistida.

- Desenvolver ações de comunicação.

- Gerenciar expectativas das partes interessadas.

Executar operação assistida. - Desenvolver ações de comunicação. - Gerenciar expectativas das partes interessadas.

Desafios na Implementação de PMOs

Macro cronograma de Implantação

FábricaFábrica dede TestesTestes –– ConceitosConceitos dede QualidadeQualidade dede SoftwareSoftware

Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês … Mês
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
Mês 5
Mês 6
Mês …
Mês 12
Definir a
Finalidade
Analisar
Maturidade
Definir
Portfólio
de Projetos
Estruturar PMO e
Modelo de Operação
Lançar PMO
Desenvolver ações de Change Management
Operação
PMO e Modelo de Operação Lançar PMO Desenvolver ações de Change Management Operação Implantação Operação

Implantação

PMO e Modelo de Operação Lançar PMO Desenvolver ações de Change Management Operação Implantação Operação

Operação

PMO e Modelo de Operação Lançar PMO Desenvolver ações de Change Management Operação Implantação Operação

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ConceitosConceitos dede PMOPMO

TiposTipos ee FunFunççõesões

de de PMO PMO Tipos Tipos e e Fun Fun ç ç ões ões Estrat Estrat

EstratEstratéégiagia dede ImplementaImplementaççãoão

é é gia gia de de Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios

PrincipaisPrincipais DesafiosDesafios

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

LiLiççõesões AprendidasAprendidas

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

Desafios na Implementação de PMOs

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rincipais Desafios

Razões para não implementar um PMO:

Estimula a burocracia Gera custos desnecessários (caro e inútil) Não é possível provar incremento na taxa de sucesso dos projetos Retorno demorado do investimento Gera conflitos com os gerentes de projetos Tira o foco dos objetivos dos projetos Pode servir como multiplicador de erros Estimula disputas por poder

Fórum de Debate Austrália (2001)

dos projetos Pode servir como multiplicador de erros Estimula disputas por poder Fórum de Debate Austrália

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genda

de Testes – Conceitos de Qualidade de Software genda Conceitos Conceitos de de PMO PMO Tipos

ConceitosConceitos dede PMOPMO

TiposTipos ee FunFunççõesões

de de PMO PMO Tipos Tipos e e Fun Fun ç ç ões ões Estrat Estrat

EstratEstratéégiagia dede ImplementaImplementaççãoão

é é gia gia de de Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios

PrincipaisPrincipais DesafiosDesafios

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

LiLiççõesões AprendidasAprendidas

Implementa Implementa ç ç ão ão Principais Principais Desafios Desafios Li Li ç ç ões ões

Desafios na Implementação de PMOs

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ições Aprendidas

1) Identifique o propósito do PMO, e que este esteja claramente alinhado com as necessidades da organização e compatível com seu nível de maturidade:

Proposta de Valor = Pressão Externa + Insatisfação Interna + Projeto Viável

com seu nível de maturidade: Proposta de Valor = Pressão Externa + Insatisfação Interna + Projeto

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ições Aprendidas

2) Conduza a implementação como um projeto:

- Gerenciamento de stakeholders

- Ações de change management

- Staff capacitado e experiente (poucos e bons)

- Local físico (war room)

- Metodologia de GP simples (paperless)

- EPMS web-based integrado ao dia-a-dia:

> conceito de mesa de trabalho

> notificações via email

> visão de indicadores de desempenho

> sinalizadores gráficos

> visão drill-down

notificações via email > visão de indicadores de desempenho > sinalizadores gráficos > visão drill-down

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ições Aprendidas

3) O PMO será alvo de severas críticas internas

- “produz pouco”

- “evidencia defeitos e não qualidades”

- “engenheiro de obras prontas” portanto

- Estabeleça “quick wins

- pense grande começa pequeno (foco em projetos prioritários)

- foco no problema e não nas pessoas

- Não subestime aspectos políticos

pequeno (foco em projetos prioritários) - foco no problema e não nas pessoas - Não subestime

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ições Aprendidas

4) Correções de rumo certamente serão necessárias a médio prazo.

Assim como determinação e resiliência serão importantes

capacidade de adaptação e flexibilidade também fazem parte do vocabulário dos responsáveis por essa empreitada.

capacidade de adaptação e flexibilidade também fazem parte do vocabulário dos responsáveis por essa empreitada.

Desafios na Implementação de PMOs

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erguntas e Respostas

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Jose Carlos Gomes Torquato, PMP Diretor torquato@plano.inf.br

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