STUDIU DE CAZ MICROSOFT PROJECT 2010

Lector dr. Dana-Maria BOLDEANU

Planificarea i gestionarea practic a unui proiect Microsoft Project 2010

Cerine
Se dorete planificarea i gestionarea unui curs Excel avansat centrat pe reprezentri grafice i tehnici de simulare.

Lista de cursuri propus pentru planificare editat n MS Excel

Etapele de parcurgere n planificarea proiectului

Crearea listei de task-uri reprezint activitatea ce trebuie efectuat pentru a realiza scopului proiectului.

Task-urile descriu aceast activitate n termeni de secveniere, durat

i asignri de resurse umane, materiale i financiare.

Se definete un nou proiect START Microsoft Office MS Project Modaliti de introducere a task-urilor:

de la tastatur direct ntr-un Tabel Entry View cum ar fi Gantt Chart dac avei deja o list cu task-urile dintr-o alt aplicaie (ca n exemplul nostru, cursurile introduce deja n MS Excel) din File New New from Excel workbook, fie se pot copia (Copy/Paste) n MS Project 2010.

Copierea task-urilor din MS Excel n MS Project

Introducerea task-urilor

n modul Table Entry View se selecteaz celula de sub coloana Task Name i se pot introduce task-urile de la tastatur.
Fiecare task are un numr de identificare unic ce poate fi vizualizat n prima coloan a tabelului. Durata task-ului (Duration) poate fi stabilit manual sau automat n funcie de opiunea utilizatorului.

Opiunea Auto Schedule

Ataeaz o durat de 1 zi fiecrui task nou introdus.

Semnul de ntrebare indic faptul c este o durata estimat.

Opiunea Auto Schedule

Opiunea Manually Schedule

Task-urile programate manual Manually Schedule (desemnate prin pictograma pushpin ) nu se vor muta n timp dect cu excepia cazului explicit cnd se precizeaz acest lucru.
Facilitatea de planificare controlat de utilizator (User-controlled scheduling) aduce laolalt controlul i uurina n utilizare, astfel nct s deinei controlul complet n planificarea dumneavoastr. Dac nu dorii s mutati un task, proiectul nu o mut, dar v avertizeaz atunci cnd exist probleme poteniale de programare.

Exemplu de planificare automat i manual

Dependenele dintre task-uri

Ordinea cronologic n care se desfoar task-uri se numete secven.

Legtura ntre un task precedent i unul successor poat numele de dependen (predecessors). Astfel se controleaz data de final a unui task cu data de nceput a urmtorului task de care este dependent. Cea mai utilizat dependen este cea de tip Finish to Start (de exemplu: nti studentul trebuie s tie noiuni generale despre crearea graficelor pentru a genera i personaliza un grafic).

Indentarea task-urilor

Un summary task se insereaz din Meniul Task grupul de opiuni Insert Summary. Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se realizeaz din meniul Format Summary Tasks. Pentru a crea un Summary Task este suficient s ne plasm pe task-ul imediat urmtor i s-i stabilim o ierarhie inferioar prin Task Schedule Indent Task. Mai multe task-uri pot fi selectate concomitent i li se poate aplica acelai statut.

Indent Task

Definirea unui milestone (punct de reper)

Milestone-ul este un task cu durata de 0 zile (un moment de referin n cadrul proiectului).
Se realizeaz introducnd 0 n cmpul durat al task-ului pe care il considerm a fi milestone sau din meniul contextual Information Advanced Mark task as milestone.

Stabilirea denumirii generale a proiectului

Denumirea generar a proiectului cu defalcarea task-urilor principale se realizeaz din Meniul Format Project Summary Task

Un summary task are comportament diferit fa de celelalte task-uri, datorit faptului c nu i se poate edita durata, respectiv data de start i cea de sfrit (acestea se calculeaz automat pe baza informaiilor din subtask-uri).

Stabilirea resurselor View-ul Resource Sheet Add Resources

Un proiect gestionat de MS Project opereaz cu trei tipuri de resurse:

Work resources - oameni i echipamente care realizeaz munca pentru proiect Material resources - consumabile care sunt utilizate pe masur ce progreseaza proiectul Cost resources reprezint costurile financiare asociat unui task-urilor din proiect

Asignarea resurselor

n momentul n care se creeaz o noua resurs MS Project automat asigneaz 100% uniti (cmpul Max. Units), reflectnd munca full time a unei persoane pentru task-ul sau task-urile la care a fost asignat. Acest procent se poate modifica pentru a asigura o activitate de timp part time.
Resursele de tip oameni se pot introduce ca persoane individuale sau ca funcii (de exemplu, Mihai Manole sau Profesor1) sau ca o resurs ce reprezint mai multe persoane (de exemplu, Analist cu 200% uniti, ceea ce nseamn c pe parcursul proiectului se vor folosi 2 analiti fiecare full time).

Asignarea de resurse se face n Tabel Entry View, la coloana Resource Name

Asignarea resurselor

Supraalocarea resurselor

Se poate observa statutul unei resurse umane care a fost asignat s fac mai mult munc dect ar putea s fac la capacitatea ei normal (full time) ca find Overallocated (supraalocat). Supraalocarea se poate identifica prin comutarea n modul Resource Usage sau Resource Sheet.
Persoana supraalocat va fi afiat cu culoarea roie. Exist o modalitate automat de identificare i soluionare a supraalocrii prin activarea butonului Inspect din grupul de butoane Tasks al meniului Task. Supraalocarea se poate soluiona i manual prin analiza amnunit a activitii fiecrei resurse umane i ncercarea evitarea suprancrcrii acestora.

Identificarea supraalocrii resurselor

Desfurarea n timp a task-urilor proiectului

Vizualizarea desfurrii n timp a task-urilor se poate urmri din:

meniul Task- grupul de opiuni View schimbnd din modul implicit Gantt Chart n Timeline sau din meniul View Timeline.

n prealabil toate task-urile au fost selectate i adugate pe linia de desfurare n timp tot din meniul Task grupul de opiuni Properties Add to Timeline

Modaliti de imprimarea ale unui proiect

Meniul File Print Se poate organiza pe ntreaga desfurare a proiectului sau pe anumite perioade cu precizarea datelor, a ntregii planificri sau numai a anumitor pagini.

Bibliografie

Biafore, B. (2010), Microsoft Project 2010: The Missing Manual, OReilly, First Edition Bodea, C. (2011), Microsoft Office Project Professional 2007, Curs Masterat Managementul Proiectelor, ASE. Cleland, David I., Ireland, Lewis R. (eds.) (2008), Project manager's handbook: applying best practices across global industries. New York: McGraw-Hill Wideman Comparative Glossary of project Management Terms, http://www.maxwideman.com/pmglossary/ *** Microsoft Project 2010 Product Guide Project Standard and Project Professional, http://www.microsoft.com/project2010 *** http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2009/10/22/introducingproject-2010.aspx *** http://www.project-management-romania.ro *** http://www.allpm.com/glossary.php