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Software Micro Gestor Empresarial E.I. - Versão 3.0

O Software de Gestão do Empreendedor Individual.

Desenvolvido por:

Catálogo Empresarial do Brasil Ltda. C.N.P.J. Nº 06.926.753/0001-09 Goiânia - Goiás

Este SOFTWARE é protegido por leis de direito autoral e tratados internacionais relativos a direitos autorais, bem como por outras legislações e tratados sobre propriedade intelectual. Este software é licenciado e não vendido. Vide Contrato de Licença de Uso.

Mais uma iniciativa do Portal Catálogo Empresarial, apoiando o crescimento dos Empreendedores Individuais do Brasil.

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Índice

Introdução Visão Geral do Software Micro Gestor Empresarial E.I. Versão 3.0 - Módulos Requisitos Técnicos / Instalação do Software Registro e Ativação do Software Segurança - Tela de Login do Sistema Reinstalação do Software Micro Gestor Empresarial e Restauração de Backup (Cópia de Segurança) Custo do Software e Período de Validade Primeiros Passos para a Utilização do Software

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Operação do Sistema Micro Gestor Empresarial E.I.

 
 

Conhecendo os Módulos e funcionalidades do Software Módulo Definição de Competência, Metas de Vendas e Premiações Definição de Período de Competência Definição de Metas e Premiações Módulo Acompanhamento de Faturamento e Metas de Vendas Módulo Movimentação Financeira (Uso Diário) Caixa

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- Caixa (Receitas e Despesas)

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- Caixa (Localização de dados, Recibo, e Memória de Cálculo

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- Caixa (Tela de Visualização de Lançamentos (Receitas)

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- Caixa (Filtros de Registro de Lançamentos)

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- Caixa (botões de controle)

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- Caixa (Lançamento de Receita Única – Vendas que serão recebidas em uma única vez)

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- Baixa de Lançamento de Receita (Recebimento)

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- Caixa (Lançamento de Receitas Múltiplas – Vendas que serão recebidas Parceladas)

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- Caixa (Lançamento de Despesa Única – Pagamentos que serão efetuados uma única vez)

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- Caixa (Lançamento de Despesa Múltiplas – Pagamentos que serão efetuados mensalmente)

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Baixa de Lançamento de Despesa (Pagamento) Contas a Receber Contas a Pagar

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Baixa Múltipla de Lançamento de Despesa (Pagamento) Contas Financeiras

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- Transferência de Recursos Financeiros entre Contas

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- Extrato dos Lançamentos Financeiros (Contas)

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- Lançamento de Saldo Inicial da Conta Financeira

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Controle de Cheques

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- Operação de Depósito de Cheque

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- Operação de Antecipação de Recebíveis

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- Controle de Cheques Devolvidos e Estorno de Lançamentos

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Rentabilidade Fluxo de Caixa Módulo Extra

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- Agenda Telefônica

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- Agenda de Compromissos

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- e-mail Marketing

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- Guia Prático de Utilização

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- Dúvidas e Sugestões

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- Cópia de Segurança – Backup dos dados inseridos no sistema

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- Telas Auxiliares e Acesso Rápido

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- * Exclusivo Item: Empreendedor Individual

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- Botões Auxiliares e Calculadora

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Software Micro Gestor Empresarial E.I.

O software de Gestão do Empreendedor Individual.

E.I. O software de Gestão do Empreendedor Individual. Parabéns, você acabou de receber a licença de

Parabéns, você acabou de receber a licença de uso do Software Micro Gestor Empresarial E.I. – Versão

3.0.

Com ele, você terá a sua disposição mais de 16 Ferramentas para ajudar na Gestão do seu negócio.

Com o Micro Gestor Empresarial E.I. você poderá:

- Cadastrar os Clientes e Fornecedores com controle sobre as Despesas e Receitas obtidas de cada um;

- Cadastrar o(s) empregado(s)/Colaboradore(s);

- Gerenciar as Receitas (Vendas) obtidas de modo detalhado e por período;

- Gerenciar as Despesas (Pagamentos) envolvidos no negócio por Centro de Custo * Centro de Custo: Divisão das despesas por tipo (Exemplo: Despesas com pessoas, Gastos Fixos,

- Controlar e monitorar as Contas Financeiras (Caixa Interno, Contas Bancárias e Cheques);

- Controlar e monitorar as Contas A Pagar, divididas por Forma de Pagamento e Data de Vencimento;

- Controlar e monitorar as Contas A Receber, dividas por: Tipo de Receita, Cliente e Data de Vencimento;

- Controlar e monitorar os Cheques Pré-datados e Devolvidos em seu poder;

- Controlar e monitorar as Antecipações de Recebíveis (Antecipação de Cheques Pré-datados);

- Controlar e monitorar o Faturamento do seu negócio;

- Terá a disposição o Fluxo de Caixa, (Detalhamento de toda a movimentação financeira de seu negócio);

- Definir e Acompanhar as Metas de Vendas, por vendedor(a);

- Armazenar e gerenciar a Agenda Telefônica para lançamento dos contatos do seu negócio;

- Armazenar e gerenciar a Agenda de Compromissos firmados;

- Utilizar o aplicativo de envio de e-mail marketing aos seus clientes e fornecedores* * Necessário que o computador esteja conectado a internet e possuir plano contratado com provedor de e-mail.

)

E mais

- Contará com mais 5 Telas Auxiliares, contendo o exclusivo Item: Empreendedor Individual, que irá auxiliá-lo quanto as rotinas envolvidas em seu negócio e lhe manterá informado sobre as notícias e novidades no Ramo do Empreendedorismo.

O Catálogo Empresarial do Brasil tem o orgulho de apoiar mais essa ferramenta para a Gestão do seu

negócio e espera superar as suas expectativas em relação aos resultados obtidos com a utilização do software.

Catálogo Empresarial do Brasil

Micro Gestor Empresarial E.I. – Versão 3.0 Página 5

Requisitos Técnicos para a Instalação do SoftwareO Micro Gestor Empresarial E.I., não necessita de computadores de última geração para o seu

O Micro Gestor Empresarial E.I., não necessita de computadores de última geração para o seu perfeito

funcionamento, porém alguns pré-requisitos são obrigatórios:

- Processamento mínimo de 200 MHz;

- 512 MB de memória RAM;

- Resolução de Vídeo com no mínimo 1024 X 768 Pixels.

É indispensável que o micro computador onde o Software Micro Gestor for instalado, possua conexão ativa com a internet em sua primeira utilização, pois o Programa realiza o seu registro online “através da internet”.

Instalação do Software Micro Gestor Empresarial E.I.realiza o seu registro online “através da internet”. O arquivo para a instalação do Software está

O arquivo para a instalação do Software está disponível para download em qualquer parte do Mundo

através do Web site: www.catalogoempresarial.com.br/microgestor , Siga os passos abaixo:

1º Passo: Encontre o arquivo de instalação que foi baixado, denominado mge30.exe e posteriormente dê dois cliques com o mouse sobre a mesmo.

2º Passo: Abrirá automaticamente a tela de Boas Vindas do Micro Gestor, pressione o botão “Avançar”;

3º Passo: Será exibido o Contrato de Licença de uso do software, você deverá ler o contrato de Licença e aceitar os Termos descritos no mesmo, para que possa dar continuidade na instalação;

4º Passo: Confirme o nome do Usuário e Empresa que irá utilizá-lo e clique com o mouse sobre avançar;

5º Passo: Na próxima tela, será apresentado o local onde o Software será instalado, você poderá alterá-la como lhe convier ou mesmo deixar o padrão definido pelo sistema;

6º Passo: Na tela seguinte serão questionados quais os usuários do Windows terão acesso ao sistema. Por pré-definição (Todos os usuários são definidos). Não se preocupe quanto à segurança, pois o software Micro Gestor possui seu próprio sistema de segurança, onde deverá ser informado um usuário e senha para acesso ao sistema.

7º Passo: Tela de Finalização de Processo, basta pressionar o botão avançar para que o software seja instalado em seu Micro Computador. Aguarde até a apresentação da tela Operação concluída, pressione o botão Finalizar e desta forma o software já estará instalado no computador e disponível para sua execução inicial.

no computador e disponível para sua execução inicial. Primeira execução do sistema Será criado automaticamente

Primeira execução do sistema

para sua execução inicial. Primeira execução do sistema Será criado automaticamente na área de trabalho o

Será criado automaticamente na área de trabalho o ícone de atalho denominado Micro Gestor Empresarial E.I.; Localize-o e dê dois cliques com o mouse sobre o mesmo.

1ª Tela Apresentada - Carregamento do Sistema2ª Tela – Registro do Software e Ativação Finalizado o carregamento do sistema, será solicitado

1ª Tela Apresentada - Carregamento do Sistema 2ª Tela – Registro do Software e Ativação Finalizado

2ª Tela – Registro do Software e Ativação1ª Tela Apresentada - Carregamento do Sistema Finalizado o carregamento do sistema, será solicitado ao usuário

Finalizado o carregamento do sistema, será solicitado ao usuário o registro do software junto a Central de Controle do Software Micro Gestor Empresarial. É necessário estar conectado a internet para a realização deste procedimento.

Na tela de Ativação/Registro o usuário deverá preencher todos os campos solicitados.

Após o preenchimento, clique com o mouse sobre o botão “Continuar”. Será enviado automaticamente ao e-mail informado no Registro do software a Chave de Ativação do sistema. Acesse o seu e-mail, copie a chave de ativação e cole a mesma na tela seguinte.

copie a chave de ativação e cole a mesma na tela seguinte. Micro Gestor Empresarial E.I.

Ativação do Software – Insira a Chave de Registro enviada através de e-mailAcesse o e-mail que foi informado na tela anterior (Registro e Ativação do Software) e

– Insira a Chave de Registro enviada através de e-mail Acesse o e-mail que foi informado

Acesse o e-mail que foi informado na tela anterior (Registro e Ativação do Software) e copie a Chave de Ativação do Software recebida por e-mail e cole no campo informado acima (Seta Azul). Realizando este procedimento, basta clicar sobre o botão Ativar Licença e seu software, estará pronto para ser utilizado. *A Ativação/Registro do Software é realizado uma única vez e somente irá ocorrer novamente caso aconteça algum problema no micro computador que o mesmo foi instalado e necessite realizar uma reinstalação do programa (Vide item: Reinstalação do Software - Micro Gestor Empresarial).

Segurança - Tela de Login do Software Micro Gestor EmpresarialReinstalação do Software - Micro Gestor Empresarial). Após o carregamento do sistema, será apresentada a tela

Após o carregamento do sistema, será apresentada a tela de Login, que tem por função proteger os dados do seu negócio contra pessoas não autorizadas. Em sua primeira execução deveremos informar o USUÁRIO e SENHA PADRÃO para Acesso ao Sistema, respeitando as Letras Maiúsculas e Minúsculas e posteriormente clicar com o mouse sobre o botão Entrar.

Usuário: Admin

Senha: 123456

mouse sobre o botão Entrar. Usuário: Admin Senha: 123456 * O usuário e senha de acesso,

* O usuário e senha de acesso, poderão ser redefinidos no Módulo: Extra >> Item: Configuração > Guia: Usuário do sistema.

Reinstalação do Software – Micro Gestor Empresarial E.I. do Software – Micro Gestor Empresarial E.I.

Para a reinstalação do Software, é importante que o usuário tenha um Backup dos seus dados, o mesmo poderá ser realizado através do Módulo: Extra > Item: Cópia de Segurança. De preferência, armazene o arquivo de backup em uma Unidade Removível, para que o mesmo possa ser restaurado na nova instalação do Software.

Procedimentos para a Reinstalação do Software e Restauração do Backup (Cópia de Segurança).

Realize o download do instalador do software novamente em nossa página na internet:

www.catalogoempresarial.com.br/microgestor. Isso garantirá ao usuário a instalação da versão mais recente do programa. Execute novamente o processo de instalação do Sistema, porém ao chegar à tela de ativação, deveremos seguir os 3 passos demonstrados abaixo.

1º Passo: Na tela de ativação, você deverá clicar com o mouse sobre o botão: Já sou Registrado “Seta Azul” e desta forma será solicitado o Nº do C.N.P.J. que já havia sido utilizado na primeira instalação. Observe imagem abaixo.

utilizado na primeira instalação. Observe imagem abaixo. 2º Passo: Informe o Nº do C.N.P.J. e clique

2º Passo: Informe o Nº do C.N.P.J. e clique com o mouse sobre o botão “Confirmar”.

3º Passo: Será apresentada a imagem “OK”, confirmando que o registro anterior do sistema foi localizado em nosso sistema. Desta forma, basta clicar sobre o botão “Continuar”. Basta informar novamente a Chave de Registro que foi reenviada ao e-mail cadastrado em seu primeiro registro do software e clicar com o mouse sobre o botão “Confirmar” e assim o software estará funcionando novamente. Agora que reinstalamos o software Micro Gestor, o mesmo virá sem dados e deveremos restaurar nosso backup (Cópia de segurança) dos dados que havia no antigo software.

Restauração do arquivo de Backup (Cópia de Segurança).de segurança) dos dados que havia no antigo software. São 7 passos para realizar o procedimento

São 7 passos para realizar o procedimento de restauração do backup, observe abaixo.

1º Passo: Já com o sistema aberto, deveremos nos dirigir ao Módulo Extra, Item: Cópia de Segurança e clicar sobre o mesmo. Será solicitado ao usuário que o sistema seja fechado, confirme este opção.

2º Passo: Será aberto o aplicativo: Assistente para Cópia e Restauração de Arquivos de Dados – Sistema Micro Gestor Empresarial. Na parte superior da Tela haverá uma Guia denominada: Restaurar – Cópia de Segurança, clique sobre a mesma.

3º Passo: Encontre na tela o botão “Procurar” e clique sobre o mesmo. A função deste botão é informar ao sistema onde se encontra o arquivo de backup a ser restaurado.

4º Passo: Encontrado o arquivo de backup, selecione-o e clique sobre o botão Abrir.

5º Passo: O sistema voltará a tela anterior, bastando que o usuário dê um clique com o mouse sobre o botão: Restaurar Backup.

6º Passo: O processo de restauração do sistema será apresentado em tela e sua finalização se dará apresentando a mensagem: Restauração realizada com sucesso.

7º Passo: Basta finalizar o aplicativo: Assistente de Restauração de Arquivo de Dados, através do botão localizado no canto inferior direito da tela e executar o sistema novamente. *Atenção: Este processo requer do usuário uma atenção especial, pois o processo de restauração sobrepõe os dados presentes no sistema Atual. Tenha muita atenção na utilização desta operação e certifique-se de ter realizado cópias de segurança de seus dados.

de ter realizado cópias de segurança de seus dados. Custo do Software – Micro Gestor Empresarial

Custo do Software – Micro Gestor Empresarial – Versão 3.0

O software Micro Gestor Empresarial não é comercializado!

O usuário custeará apenas uma Taxa de Manutenção Anual no valor de R$ 59,90 (Cinquenta e nove reais

e noventa centavos).

Esse valor é investido em melhorias no software e pagamento dos profissionais envolvidos garantindo a sobrevivência do software. Valor simbólico, correspondente a um investimento de R$ 4,99 ao mês.

O objetivo do software é apoiar o Empreendedor Individual do Brasil na gestão de seu negócio, oferecendo

uma ferramenta ágil e completa que ajudará na administração e futuras tomadas de decisões.

Período de Validade do Software Micro Gestor Empresarial E.I.ajudará na administração e futuras tomadas de decisões. O software Micro Gestor Empresarial E.I. 3.0, tem

de Validade do Software Micro Gestor Empresarial E.I. O software Micro Gestor Empresarial E.I. 3.0, tem

O software Micro Gestor Empresarial E.I. 3.0, tem sua validade de 30 Dias, podendo ser prorrogada por mais 365 Dias. Após a instalação o usuário terá 30 Dias Gratuitos para usufruir de todos os recursos do software, após esse período é cobrado apenas uma Taxa de manutenção do software (Anual) no valor de R$ 59,90 (Cinquenta e nove reais e noventa centavos).

O Micro Gestor Empresarial E.I. é de propriedade da Empresa: Catálogo Empresarial do Brasil Ltda. e todos os seus direitos são reservados.

Obtenha mais informações sobre a sua licença de uso do software Micro Gestor Empresarial E.I., clicando com o mouse dentro do próprio sistema, no ícone azul, com a letra “i”, posicionado no canto superior direito da tela principal.

posicionado no canto superior direito da tela principal. Primeiros Passos - Utilização do Software Micro Gestor

Primeiros Passos - Utilização do Software Micro Gestor Empresarial E.I.

Este item é destinado a auxiliar o usuário de como proceder com seu novo Software de Gestão Empresarial, ensinando todos os passos que o usuário deverá seguir para adequar o Sistema Micro Gestor Empresarial a realidade do seu negócio. Esta customização exigirá em média 20 minutos para ser realizada e após sua execução o sistema estará pronto para o dia-a-dia de sua empresa.

Abra o sistema Micro Gestor Empresarial E.I. e auxiliaremos nas páginas seguintes o passo-a-passo para a perfeita customização do seu sistema.

1º Passo: Dirija-se ao Módulo Extra e acesse o item: Configurações do Sistema.

Este item é composto por 6 guias, Observe imagem abaixo !

. Este item é composto por 6 guias, Observe imagem abaixo ! Tenha certeza dos dados

Tenha certeza dos dados informados em cada guia, pois o programa Micro Gestor constantemente realiza consulta a esses dados para realizar seus cálculos. Em caso de dúvidas, entre em contato com o Serviço de Atendimento ao Cliente, ou consulte nosso Web site: www.catalogoempresarial.com.br/microgestor

1ª Guia: Seu Negócio - Ela já virá preenchida com os dados que foram previamente digitados no Registro do software, porém poderão ser alterados como lhe convier. O último item desta guia é chamado de Logomarca, é neste local que o usuário poderá inserir a Logomarca da empresa, que será utilizada em relatórios do sistema. * Lembramos que o sistema aceita somente arquivos (Bitmap) com extensão .bmp e seu tamanho pré- definido deverá ser de 278 X 154 Pixels ou 9,81 X 5,54 cm.

2ª Guia: Sócios/Proprietários - Nesta guia, deveremos informar o nome do(s) sócios/proprietários da empresa que realizam retiradas financeiras.

Utilizaremos esses dados para lançamento dos Pró-labores efetuados pelos sócios/proprietários da empresa.

3ª Guia: Servidor de e-mail da empresa - Caso o seu negócio possua plano de e-mail contratado

com provedor de e-mails - Exemplo: UOL, Terra, IG, Outros. Estas configurações poderão ser obtidas juntamente com a empresa provedora do serviço de e-mail.

* Essa configuração é utilizada para que o usuário possa enviar automaticamente através do sistema Micro Gestor Empresarial o acompanhamento das metas de vendas alcançadas de cada vendedor ou vendedora diretamente ao respectivo e-mail e também enviar e-mails Marketing para seus clientes/fornecedores.

4ª Guia: Financeiro / Comercial - (05 opções) Financeiro

- CAIXA

A primeira questão refere-se à utilização do caixa interno (Fundo Fixo). Comumente conhecido com o

dinheiro

da

gaveta

que

utilizamos

para

pagamentos

de

pequenas

despesas

do

negócio.

A segunda opção refere-se a cobrança de Juros sobre Fatura(s) vencidas (Em Atraso). Caso o seu negócio trabalhe com cobrança de juros sobre o atraso em seus recebimentos, basta selecionar a opção “Sim” e especificar a taxa de Juros praticada ao mês (O sistema realiza os seus cálculos baseados em dias).

- Antecipação de Recebíveis

A terceira opção refere-se a prática de Antecipação de Recebíveis, comumente conhecida como “Troca de Cheque”. Preencha o campo de %, com o valor praticado mensal sobre a antecipação dos recebíveis.

Comercial

- Margem Mínima de Lucro

A quarta opção refere-se a margem de lucro praticada pelo negócio. Neste local o usuário poderá definir

qual o percentual mínimo de lucro obtido sobre as vendas.

* A cada lançamento de Receita (Venda) o sistema irá monitorar se a mesma está condizente com a margem mínima estipulada e informará ao usuário se está dentro da Margem definida ou Fora.

- Metas

A primeira opção a ser definida é se o seu negócio ira trabalhar com o regime de Metas de Vendas aos

seus vendedores(as). Caso não trabalhe com metas de vendas, deixe esta opção marcada como “não”. *Caso a opção selecionada seja não, os módulos: Definição e Acompanhamento de Metas de vendas e premiações presentes no sistema perderão suas funcionalidades e estarão indisponíveis no sistema.

Na opção seguinte referenciamos o Pagamento de Premiações (Incentivos) a vendedores que tenham atingido as metas de vendas estabelecidas.

5ª Guia: Competência: Esta guia refere-se ao período de lançamento de dados no sistema (Regime Mensal).

Todo o controle Financeiro e Comercial do sistema trabalha com períodos pré-definidos (mês fechado) evitando assim o lançamento de receitas ou despesas em datas não permitidas, ou seja, retroativas.

- No primeiro item definiremos o Período de Competência. Deveremos definir o mês e ano inicial de utilização do sistema Micro Gestor Empresarial (Sempre Mês corrente - Atual). Na segunda opção, definiremos sobre o Pagamento de Comissões sobre Vendas. Neste item definimos se o(s) vendedor(es) receberão comissões sobre as vendas? Observe a Lei Nº 3207/57 sancionada em: 18/07/1957, presente nesta tela do sistema.

* Caso a opção pagamento de comissão sobre as vendas esteja marcado como não os lançamentos de

receita (Vendas) que forem realizadas para qualquer vendedor(a), serão automaticamente modificados

para Vendedor Geral – Sem Comissão.

Cada receita baixada “Recebida” no Sistema é gerado automaticamente uma despesa a pagar referente a comissão do vendedor(a) responsável pela mesma, seja ela produto, mercadoria ou serviço. Esta automatização ajuda o empresário no controle das comissões a serem acertadas com os vendedores (as) no período.

- No segundo item deveremos definir a data que será acertada (Realizado o Pagamento) das comissões sobre as vendas do período aos vendedores(as).

* O percentual de comissão estabelecido a cada vendedor(a), deverá ser definido no Módulo “Cadastro”-

>Empregados/colaboradores. Quanto o usuário solicita a baixa de uma nova receita (Venda) vinculada a um vendedor(a), ele realiza uma comparação de datas; Se for detectado que a data atual é maior que a data estipulada para o pagamento de comissões o sistema solicitará automaticamente a definição de uma nova data para o pagamento das comissões do período podendo ser estipulado a data atual ou mesmo posterior.

Em seguida deveremos pré-definir no sistema Micro Gestor Empresarial o formato que atenderá sua empresa quanto ao lançamento da despesa a pagar referente à comissão do respectivo vendedor(a).

Por pré-definição, o sistema acrescentará um documento de despesa a pagar com o Formato “Com-NºDoc

– Exemplo: Documento referente à venda de Nº 1727; O sistema irá incluir uma despesa a pagar

automaticamente com o seguinte número: “Com-1727”. Desta forma se torna mais fácil identificar a origem da comissão gerada. No mesmo item deveremos pré-definir o método de pagamento desta comissão Pagarei em: Dinheiro; Cheque; Outros e também pré-definir qual será a conta onde será realizado o pagamento das comissões. *Lembramos que esta funcionalidade foi implantada para facilitar os cálculos das comissões a serem pagas e é calculada sobre o valor faturado “Valor Bruto”, sem descontos ou acréscimos, no momento da Baixa.

Como é realizado o Cálculo para pagamento de comissão?

O sistema utiliza o valor bruto da venda, consulta o percentual que o vendedor recebe por venda efetuada

no cadastro de colaboradores e realiza o cálculo da comissão, lançando uma despesa a pagar na data pré- estabelecida. (Esta despesa é gerada automaticamente “a pagar” e poderá ser alterada como o usuário

desejar).

Por fim, chegamos à última guia do item configurações do sistema, onde definimos dois itens de suma importância que são:

Definição de USUÁRIO e SENHA para acesso ao sistema. É neste local que sugerimos que o usuário altere sua senha de acesso padrão e que inclua também uma palavra chave em caso de esquecimento da mesma.

O último item e acreditamos ser o mais importante de todos é o item Banco de Dados.

É neste local que é armazenado todas as informações de sua empresa. Por padrão ele é armazenado

dentro da própria pasta (Diretório) onde foi instalado o Sistema Micro Gestor Empresarial; Subpasta

denominada BD - “Banco de Dados”.

O arquivo do banco de dados é denominado: “SQL.FDB

Alertamos, sobre a necessidade de backups periódicos (Cópias de segurança), pois trabalhamos com equipamentos eletrônicos sujeitos as intempéries e podendo ser danificados sem aviso prévio.

Para realizar a rotina de backup, utilize o Item Cópia de Segurança localizado no Módulo Extra. Siga os passos que serão apresentados e armazene o arquivo gerado em local seguro. Finalizado as configurações do sistema, basta clicar com o mouse sobre o botão (Salvar – F5) e suas alterações serão armazenadas no sistema.

IMPORTANTE

O sistema Micro Gestor Empresarial foi desenvolvido para englobar as funções envolvidas no dia a dia dos

pequenos negócios em Geral e para agilizar o seu uso (Lançamentos), aconselhamos aos usuários que realizem uma customização dos itens constantes no módulo de cadastros que não condizem com a realidade do seu negócio.

* O procedimento de customização do sistema não é necessário, mas ajuda muito o usuário que necessita de rapidez em seus lançamentos, pois realiza o descarte de itens desnecessários e que não condizem com a realidade do seu negócio.

e que não condizem com a realidade do seu negócio. Customizando o Sistema Micro Gestor Empresarial

Customizando o Sistema Micro Gestor Empresarial E.I.

O Sistema Micro Gestor Empresarial E.I., possui uma tela amigável e intuitiva, onde os ícones com suas

respectivas funções estão distribuídos em 5 módulos distintos. As telas possuem botões padronizados com funções pré-definidas, sendo eles:

- Botão Adicionar Registro, definida pela Tecla F2

- Botão Alterar Registro, definida pela Tecla F3

- Botão Excluir Registro, definida pela Tecla F4

- Botão Salvar Registro, definida pela Tecla F5

- Botão Selecionar Registro, definida pela Tecla F6

- Botão Ativar/Inativar Registro, definida pela Tecla F7

- Botão Relatório, definida pela Tecla F8

- Botão Lançamento Único de Registro (Receita ou Despesa), definida pela Tecla F9

- Botão Lançamento Múltiplo de Registros (Receita ou Despesa), definida pela Tecla F10

- Botão Baixar Registro (Receita ou Despesa), definido pela Tecla F11

- Botão de Controle de Cheques, definida pela Tecla F12

- Botão Fechar a tela ou retornar, definida pela Tecla Esc.

* Todas as Telas do Sistema Micro Gestor, possuem uma tela intermediária de ações a ser realizada ao item escolhido, desta forma o usuário poderá visualizar os registros existentes, antes de realizar qualquer tipo de ação.

* O usuário também encontrará um botão denominado Relatório, definido pela Tecla F8 e também os

botões de filtros de seleção posicionados na parte superior da Janela podendo filtrar(encontrar) os dados

conforme suas necessidades e imprimi-los sem a necessidade de se deslocar para outro ambiente no sistema para realizar a impressão dos mesmos.

ambiente no sistema para realizar a impressão dos mesmos. Conhecendo os Módulos do Sistema Micro Gestor

Conhecendo os Módulos do Sistema Micro Gestor

O sistema Micro Gestor Empresarial é dividido em 5 (Cinco) Módulos e 5 Telas Auxiliares.

1º Módulo: Cadastros;

2º Módulo: Movimentação Financeira;

3º Módulo: Definição de Competência, Metas e Premiações;

4º Módulo: Acompanhamento de Faturamento e Metas de vendas;

5º Módulo: Extra

Telas Auxiliares (Visualização e Acesso Rápido a Tarefas do Sistema)

No 1º Módulo denominado Cadastro é onde encontraremos todos os cadastros do sistema, podendo os mesmos ser: Adicionados, Alterados, Excluídos ou apenas Ativados ou Inativados dependendo de cada item deste módulo.

ou Inativados dependendo de cada item deste módulo. Primeiro item: Clientes e Fornecedores É onde cadastramos

Primeiro item: Clientes e Fornecedores É onde cadastramos os clientes e fornecedores do seu negócio. Ambos são inseridos no mesmo local e sua divisão é realizada no ato do lançamento, quando pressionado o botão Adicionar(F2), a primeira opção a ser observada é a marcação sobre o tipo de cadastro, onde dizemos que o registro que está sendo incluído é um Cliente, um Fornecedor ou ambos.

* O registro sendo lançado apenas como Cliente, fará parte apenas do lançamento de Receitas - Vendas (Entradas Financeiras – “Proveniente de Vendas”) do caixa da empresa.

* O registro sendo lançado apenas como Fornecedor, fará parte apenas do lançamento de despesas (Saídas Financeiras – “Proveniente de Pagamentos”) do caixa da empresa.

* O registro sendo lançado como Cliente e Fornecedor fará com que o registro, sendo pessoa Física ou Jurídica possa efetuar uma compra da empresa ou mesmo receber um pagamento dela pois ele fará parte de sua lista de Clientes e Fornecedores simultaneamente.

O cadastramento do Cliente ou mesmo o fornecedor poderá estar com o status de Ativo ou Inativo.

Lembramos que clientes que estão com status de Inativo, não serão apresentados no Caixa da empresa,

ou seja, não farão parte dos lançamentos de Receitas ou Despesas após sua inativação.

Outro item a ser observado, é quando lançamos o Tipo de Pessoa no cadastro. Quando selecionado o tipo de pessoa como Jurídica, automaticamente é habilitados mais 4 Campos, onde poderemos incluir o nome dos responsáveis pelas áreas da empresa que está sendo cadastrada e também o nome do Proprietário(a).

Não é Obrigatório, porém ajuda muito quando se trata de um contato posterior.

Aconselhamos que: Em caso de Cadastro de Pessoa Jurídica, seja acrescentado pelo menos o nome do proprietário(a) da empresa, assim em caso de necessidade de impressão de um Recibo Provisório de Recebimento ou Pagamento o mesmo será contemplado no Recibo como veremos posteriormente no Módulo Movimentação Financeira. Preenchido os dados do cadastro do Cliente ou Fornecedor, basta pressionar o botão Salvar(F5) e o novo registro já fará parte do banco de dados de sua empresa. Caso tenha informado algum dado errado e deseja alterá-lo basta localizá-lo através da tela de visualização, selecioná-lo e clicar sobre o botão alterar. Realize a alteração desejada e clique novamente sobre o botão Salvar(F5). Caso pressione o botão cancelar as alterações serão descartadas e o registro voltará a situação anterior sem as alterações realizadas. Em caso onde o banco de dados já esteja com muitos Clientes e Fornecedores cadastrados, o usuário poderá encontrá-lo alternando entre os diversos campos de busca situados na parte superior da tela, selecione qual campo que deseja realizar a pesquisar e insira o conteúdo a ser encontrado, feito isto, basta pressionar o botão localizar no campo superior a direita da tela e o sistema irá pesquisar entre os diversos registros presentes em seu banco de dados. *A alteração do registro localizado, também poderá ser realizada através do duplo clique do mouse, sobre o mesmo, descartando o uso do botão alterar(F3).

sobre o mesmo, descartando o uso do botão alterar(F3). Segundo item: Empregados/Colaboradores É onde cadastramos

Segundo item: Empregados/Colaboradores É onde cadastramos os Empregados/Colaboradores do seu negócio. Os dados informados, servirão como base de consultas posteriores em outros Módulos do Sistema.

Exemplo: Módulo Caixa. Sempre que possível preencha todos os dados desta tela, pois servirão como uma base de dados de pesquisa sobre o empregado/colaborador. Atenção: Dê uma atenção especial a última questão, denominada: O Empregado é um vendedor(a)? Caso o mesmo seja um vendedor(a), selecione a opção “Sim” e posteriormente informe qual o percentual recebido sobre as vendas realizadas (Comissão). *É através desta opção que o sistema realiza o cálculo para o pagamento das comissões.

sistema realiza o cálculo para o pagamento das comissões. Terceiro item: Despesas com Pessoal É onde

Terceiro item: Despesas com Pessoal É onde definimos as despesas de pessoal existentes em seu negócio. Exemplo: Algumas empresas pagam a empregados/colaboradores o adicional noturno, por trabalharem no período noturno e outras não; Desta forma você deverá observar item a item que já está pré-cadastrado em seu sistema e realizar a desativação dos itens que não fazem parte da realidade do seu negócio. Basta selecionar o item presente em tela, marcá-lo com o mouse e pressionar o botão “Ativo/Inativo – F7”. A Ativação e desativação poderão ser realizadas também através do duplo clique do mouse.

Todos os itens desta tela poderão ser ativados ou inativados a qualquer tempo, esta opção fica a critério do usuário e suas necessidades.

O usuário poderá trabalhar com todos os itens ativos, sem problema algum; Porém quando for realizar um

lançamento de Despesa de Pessoal em seu Caixa, irá constar além das despesas do dia a dia, despesas que não tem haver com a realidade do seu negócio.

despesas que não tem haver com a realidade do seu negócio. Quarto item: Centro de Custo

Quarto item: Centro de Custo X Lucro Podemos chamar este item de Organização Sistemática do Negócio, pois é onde informamos onde cada Receita (Entrada Financeira / Venda) ou Despesa (Saída / Pagamento) será lançada.

Este item é apenas informativo e serve para facilitar a interpretação do sistema. Basta o usuário imaginar o

), onde

item Centro de Custo X Lucro como uma Casa, onde a casa é dividida em (Quarto, Sala, Cozinha,

cada cômodo possui sua função específica. Observe a função de Cada Centro de Custo X Lucro Abaixo:

Centro de Lucro, denominado (Receitas), ou seja, Entradas Financeiras. Quando realizamos uma entrada de valores no Caixa do seu negócio, deveremos estipular a que Centro de Lucro ela pertence. No sistema existem dois tipos de Centro de Lucro, sendo eles:

Centro de Lucro referente à: Venda de Mercadorias, Produtos ou Serviços

Este Centro de Lucro praticamente é utilizado em 99% dos lançamentos de entradas financeiras no Caixa, pois independente da área de exercida pelo negócio, a entrada financeira virá através

da venda de um Produto, uma Mercadoria ou um Serviço Prestado.

Centro de Lucro referente à: Outras Receitas (Não especificada anteriormente)

O

Centro de Lucro, Outras Receitas, foi implantado no Sistema para o Lançamento de (Receitas) que

sejam oriundas de outros meios de Injeção de Recursos Financeiros na Empresa. Caso seja necessário injetar recursos financeiros em sua empresa através de Empréstimos, venda de bens, ou através de outros meios. Este recurso não poderá ser inserido como venda de Mercadorias, Produtos ou Serviços, pois o mesmo não faz parte do Faturamento da Empresa e é reconhecido pelo sistema como Outras Receitas (Não especificada Anteriormente).

Centro de Custo, denominado (Despesas), ou seja, Saídas Financeiras. Quando é realizada uma retirada financeira da empresa (Pagamento), seja ela do Caixa interno ou de suas contas bancárias, as mesmas deverão ser informadas em seus devidos Centro de Custo. Vamos agora conhecer os Centros de Custo Pré-definidos no sistema e suas atribuições:

Centro de Custo – Aquisição de Mercadorias e Insumos para venda Quando adquirimos Mercadorias para revenda ou insumos para produção devemos lançar as despesas relativas a as compras neste Centro de Custo.

Centro de Custo – Custos Fixos Mensais

É denominado Custos Fixos Mensais a soma de todos os fatores fixos de produção, independente do nível

de atividade da empresa. Produzindo-se ou vendendo-se em qualquer quantidade, os custos fixos existirão e serão os mesmos.

Exemplo de Custos Fixos Mensais: Aluguel; Água; Energia; Telefonia Fixa; Honorários Contábeis e Outros. Podemos determinar como Custos Fixos, os valores pagos para manter a empresa funcionando, independente de a mesma ter obtido lucro ou prejuízo no período.

Centro de Custo – Custos Variáveis São chamados de custos variáveis a soma dos fatores variáveis de produção. Custos que mudam de acordo com a produção ou a quantidade de trabalho. Exemplo: Matéria prima; Insumos diretos; Embalagens; Comissão sobre vendas; Fretes de vendas; Mão de obra Industrial; Comissão de administradora de cartão de crédito; Mão de obra terceirizada.

Centro de Custo – Despesas Financeiras É chamado de Despesas Financeiras, as despesas referentes a gastos com instituições Financeiras (Bancos e Operadoras de Cartão de Crédito). Exemplo: Taxas Bancárias; Manutenção de Conta bancária; Devolução de Cheques; Outros.

Centro de Custo – Despesas Tributárias São os impostos que mensalmente o empresário tem que pagar sobre a Produção ou Comercialização (Comercialização de Mercadorias, Produtos ou Serviços). Sinteticamente podemos dizer que são impostos pagos ao Governo (Estaduais, Municipais ou Federais).

Centro de Custo – Despesas com Pessoal São os gastos relativos a despesas com empregados/colaboradores. Exemplo: Folha de Pagamento; Adiantamento Salarial (Vale); Alimentação; Transporte; Plano de Saúde; Planos Odontológicos e Outros.

Centro de Custo – Imobilizado São os gastos relativos à aquisição de bens tangíveis para a empresa. Observe os Exemplos abaixo:

- Edificações (Prédios, Casa, Salas Comerciais, Outros);

- Equipamentos de Informática (Computadores, Impressoras, Estabilizadores, Outros);

- Máquinas e Equipamentos (Ar condicionado, Furadeiras, Compressores, Outros);

- Móveis e Utensílios (Mesas, Cadeiras, Armários, Cofres, Outros);

- Terrenos (Lotes, áreas, outros).

Centro de Custo – Pró-Labore Este Centro de Custo é utilizado para o lançamento das retiradas financeiras dos Sócios/Proprietários. Nenhum tipo de Retirada Financeira do negócio para fins pessoais deverá ser realizada sem que seja informado ao sistema através do item: Caixa, com o lançamento do Pró-labore ao responsável pela retirada. Desta forma o sistema poderá oferecer ao usuário a listagem precisa das retiradas efetuadas por um ou outro sócio durante o período definido.

Centro de Custo – Outras Despesas (Não especificadas Anteriormente) Este centro de custo somente será utilizado em casos que a referida DESPESA a ser lançada não faça parte de nenhum Centro de Custo citado anteriormente.

Para incluir a despesa não encontrada em outros centros de custo, o usuário deverá realizar o cadastro da referida DESPESA, no item "Outros Cadastros" no próprio módulo de cadastros.

Em seu cadastramento o usuário deverá descrever o nome da DESPESA e Posteriormente selecionar o Centro de Custo: Outras Despesas (Não Especificadas Anteriormente). Desta forma a despesa já fará parte do Sistema.

Desta forma a despesa já fará parte do Sistema. Quinto item: Itens de Receita Neste item

Quinto item: Itens de Receita Neste item definimos os tipos de receita (Vendas) que são praticadas pelo seu negócio, podendo mudar o seu status para Receita (Ativa ou Inativa) conforme a realidade do seu negócio.

O Software Micro Gestor Empresarial, foi desenvolvido baseado na Legislação Vigente sobre a Lei do Empreendedor Individual e customizado as suas necessidades. Observe abaixo os Tipos de Receitas e suas Características:

Se a empresa obtém receitas (Entradas Financeiras), através de Prestação de Serviço com documento Fiscal Emitido. * Realizei a prestação de serviço com emissão de Nota Fiscal.

Se a empresa obtém receitas (Entradas Financeiras), através de Prestação de Serviço com dispensa de Emissão de Documento Fiscal. * Realizei a prestação de serviço sem emissão de Nota Fiscal.

Se a empresa obtém receitas (Entradas Financeiras), através de Revenda de Mercadorias com Dispensa de Documento Fiscal. * Realizei a compra de uma mercadoria e a revendi sem emitir Nota Fiscal.

Se a empresa obtém receitas (Entradas Financeiras), através de Revenda de Mercadorias com documento fiscal emitido. * Realizei a compra de uma mercadoria e a revendi emitindo a Nota Fiscal.

Se a empresa obtém receitas (Entradas Financeiras - Vendas), através de Venda de Produtos Industrializados com Dispensa de Emissão de Doc. Fiscal.

* Realizei a venda de um item produzido por minha empresa sem emissão de Nota Fiscal.

Se a empresa obtém receitas (Entradas Financeiras - Vendas), através de Venda de Produtos Industrializados com Documento Fiscal Emitido.

* Realizei a venda de um item produzido por minha empresa e emiti a Nota Fiscal ao meu cliente.

por minha empresa e emiti a Nota Fiscal ao meu cliente. Sexto item: Custos Fixos É

Sexto item: Custos Fixos É onde definimos os tipos de despesas fixas que o seu negócio possui mensalmente. Exemplo: Aluguel do Imóvel, Energia, Água, Telefonia Fixa, outros; - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negócio.

* Custos fixos é soma de todos os fatores fixos de produção. Independente do nível de atividade da

fixos

empresa,

existirão e serão os mesmos.

ou

seja,

produzindo-se

ou

vendendo-se

em

qualquer

quantidade,

os

custos

Sétimo item: Custos Variáveis É onde definimos os tipos de tipos de despesas variáveis que

Sétimo item: Custos Variáveis É onde definimos os tipos de tipos de despesas variáveis que possivelmente o seu negócio poderá utilizar durante o ano. Exemplo: Serviços de Frete, Compra de embalagens, Consultorias, Comissão sobre as Vendas, outros; - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negócio.

* O Custo variável é a soma dos fatores variáveis de produção. Custos que mudam de acordo com

a produção ou a quantidade de trabalho.

de acordo com a produção ou a quantidade de trabalho. Oitavo item: Contas Financeiras É onde

Oitavo item: Contas Financeiras

É onde cadastramos as contas bancárias do seu negócio.

As contas cadastradas neste item, automaticamente farão parte do Caixa

e do Controle financeiro do Sistema.

Importante: Já possuímos duas contas pré-cadastradas e que não podem ser alteradas ou excluídas.

- Conta Caixa Interno: Onde o empresário reserva pequenas quantias de valores para serem utilizadas em pagamentos menores e em caso de urgência. (Dinheiro em Espécie);

- Conta

Cheque:

Todo

cheque

recebido

passará

por

ela

antes

de

tomar

o

seu

destino.

É utilizada para o controle dos cheques recebidos na empresa. Sejam eles À vista ou Pré-datados.

recebidos na empresa. Sejam eles À vista ou Pré-datados. Nono item: Despesas Financeiras É onde definimos

Nono item: Despesas Financeiras É onde definimos as despesas com instituições financeiras (Bancos). - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negócio.

Obs.: Caso o seu negócio possua itens além dos pré-definidos, deveremos deixar ativado o item: “Outras Desp. Financeira – Não especificada Anteriormente

Desp. Financeira – Não especificada Anteriormente ” Décimo Item: Despesas Tributárias É onde definimos as

Décimo Item: Despesas Tributárias É onde definimos as despesas relativas a pagamento dos impostos Taxas e Tributos que o seu negócio mensalmente terá que pagar. - Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negócio.

Obs.: Caso o seu negócio possua itens além dos pré-definidos, deverá deixar ativado o item: “Outras Desp. Tributárias – Não especificada Anteriormente

Desp. Tributárias – Não especificada Anteriormente ” Décimo primeiro Item: Outros Cadastros Este item foi

Décimo primeiro Item: Outros Cadastros Este item foi criado como apoio aos diversos outros cadastros de Receitas e Despesas do sistema. Caso o empresário possua algum tipo de Receita ou Despesa extra e

queira acrescentá-lo em seu sistema para um melhor controle, este poderá ser feito através deste item. Basta que o usuário após acessar este item, pressione o botão (Adicionar –F2) e posteriormente

Descrimine a Receita ou Despesa, seguindo os passos abaixo:

1. No primeiro Campo ele deverá discriminar o título do Cadastro que está sendo inserido no sistema;

2. No segundo Campo deverá informar se o registro que está sendo Adicionado refere-se a um item de Receita (Entrada Financeira / Recebimento), ou Despesa (Saída Financeira / Pagamento);

3. No terceiro Campo o usuário deverá definir se o cadastro estará ativo ou não. Lembrando que se o item estiver com o status inativo, ele não será apresentado nos lançamentos do Caixa.

4. Por fim o último campo “Observações” – Caso o usuário deseje acrescentar alguma informação sobre o registro que está sendo criado. Exemplo: Recurso proveniente de injeção de recursos financeiros de Venda de imóvel.

* Atenção:

O

item

outros

cadastros,

não

faz

parte

dos

cálculos

de

empresa no Software Micro Gestor Empresarial.

Faturamento

(Receitas)

da

Software Micro Gestor Empresarial. Faturamento (Receitas) da Décimo segundo item: Aquisição de Imobilizado Este item

Décimo segundo item: Aquisição de Imobilizado Este item é o responsável pela divisão do lançamento de despesas com gastos com Imobilizado. Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negócio

Este módulo é dividido em 6 Grupos distintos, sendo eles:

1º Edificações : Compra de imóveis, o mesmo deverá ser lançado neste item. Exemplo: Prédios, Casas, Salas Comerciais, Outros.

2º Equipamentos de Informática: Compra de equipamentos de informática, o mesmo deverá ser lançado neste item. Exemplo: Computadores, Impressoras, Servidores, Estabilizadores, No breaks, Roteadores, Hubs, Switches, Outros.

3º Máquinas e Equipamentos: Compra de máquinas e equipamentos em Geral, o mesmo deverá ser lançado neste item. Exemplo: Ar Condicionado, Televisores, Aparelhos telefônicos outros. Obs.: Exclui-se deste grupo equipamentos de informática, pois os mesmo são lançados em seu próprio grupo.

4º Móveis e Utensílios: Compra de móveis e utensílios, o mesmo deverá ser lançado neste item. Exemplo:

Mesas, Cadeiras, Estantes, cofres, outros.

5º Terrenos: Compra de imóveis, o mesmo deverá ser lançado neste item. Exemplo: Lotes, Terrenos, Áreas, Outros.

6º Veículos: Compra de veículos, o mesmo deverá ser lançado neste item. Exemplo: Carros, motos, caminhões, Outros.

No décimo terceiro item: Aquisição de Mercadorias Neste item definimos as despesas relativas à compra

No décimo terceiro item: Aquisição de Mercadorias Neste item definimos as despesas relativas à compra de mercadorias, que poderão ser despesas relativas a compras de mercadorias Nacionais ou Importadas (Fora do País). Ative ou desative os itens conforme a realidade do seu negócio.

Módulo de Definição - Competência, Metas de Vendas e Premiaçõesou desative os itens conforme a realidade do seu negócio. Esse módulo é o responsável pelo

Esse módulo é o responsável pelo acompanhamento do faturamento do seu negócio e o controle das metas de vendas definidas para cada vendedor. * Caso o usuário tenha optado por trabalhar com metas de vendas no sistema Micro Gestor Empresarial.

Para que o módulo de Acompanhamento de Metas e Premiações funcione corretamente o usuário deverá alimentar mensalmente o Módulo Definição, informando os dias em que o seu negócio irá abrir as portas para o comércio e o valor faturado esperado (Previsão).

Meta de Venda: Podemos definir como meta de venda, o faturamento esperado de cada vendedor da empresa; Isto é, um valor faturado em vendas relativas a um período pré-definido. Exemplo: O vendedor Fulano de Tal deverá vender no mês de março de 2011 o valor de R$ 20.000,00. Foi definido o vendedor, o período e também definido o valor a ser faturado.

Definindo o Período de Competênciao período e também definido o valor a ser faturado . A definição da competência se

A definição da competência se faz necessário quando o usuário opta por trabalhar com Metas e

Premiações. Esta definição é utilizada para monitorar os dias de trabalho no mês. O sistema monitora os dias que foram

marcados, faz uma comparação com a data atual para encontrar a quantidade de dias que já se passaram e a meta prevista em vendas para cada vendedor(a). * Caso o usuário não opte por trabalhar com metas de vendas, desconsidere este item.

Como dito anteriormente, o período de competência é o período de trabalho do mês, informando os dias que o seu negócio irá abrir as portas para o comércio.

que o seu negócio irá abrir as portas para o comércio. Devemos cadastrar o período de

Devemos cadastrar o período de competência, realizando a abertura do item “Competência, identificado pelo ícone ao lado. Dê um clique com o mouse sobre o mesmo e siga as instruções abaixo.

O usuário deverá Adicionar primeiramente o período de competência, pressionando o botão Adicionar (F2),

onde será apresentado a tela de lançamento de período de competência (Período que a empresa irá abrir

as portas para o comércio), Observe a imagem na página seguinte e siga o passo-a-passo.

O primeiro item a ser selecionado é o mês de trabalho, geralmente o mês atual ou seguinte, conforme

observado na Seta Vermelha (Página Seguinte);

O segundo item a ser selecionado é os dias que a empresa abrirá as portas para o comércio. Basta clicar

uma vez sobre os dias. “Seta Azul” e observe no círculo em Verde, que os dias são contados

automaticamente a cada clique do mouse.

Observação: Caso o usuário tenha marcado algum dia errado, basta clicar sobre o mesmo novamente que

o mesmo será automaticamente desmarcado.

O terceiro item, mas não obrigatório é o item observações, geralmente se adiciona alguma observação

referente ao mês. Exemplo: (Feriados presentes, etc.) “Seta Preta”

Realizando os três passos presentes nesta tela, o período de competência comercial já estará definido, bastando que o usuário apenas salve suas alterações, clicando com o mouse sobre o botão (Salvar – F5).

clicando com o mouse sobre o botão (Salvar – F5). Definido o período de competência, definiremos

Definido o período de competência, definiremos as Metas e Premiações dos vendedores(as). Assim que pressionado o botão Salvar – F5 o sistema irá perguntar ao usuário se ele deseja definir as

metas de vendas aos vendedor(es). Caso o usuário opte por não definir naquele momento, poderá ser feito

a definição a qualquer momento, conforme exemplificado abaixo.

a qualquer momento, conforme exemplificado abaixo. Definindo as Metas e Premiações Para definir as Metas de

Definindo as Metas e Premiações

exemplificado abaixo. Definindo as Metas e Premiações Para definir as Metas de vendas e premiações, deveremos

Para definir as Metas de vendas e premiações, deveremos abrir o item metas e premiações, constante no módulo: Definição, conforme imagem na página seguinte.

O

procedimento de lançamento de metas e premiações é realizado apenas uma vez ao mês

e

só ocorrerá novamente, caso necessite de alterações por parte do proprietário da

empresa.

Caso necessite alterar as metas definidas do mês, o sistema irá atualizar os valores automaticamente. As metas de vendas são definidas a cada vendedor(a) e é estipulada baseada na venda diária, pois o sistema se encarrega de apresentar o valor final que o vendedor(a) deverá atingir ao findar do mês.

*

Observe abaixo a tela de Definição de Metas e Premiações e como deveremos alimentá-la:

de Metas e Premiações e como deveremos alimentá-la: O primeiro item a ser selecionado é o

O primeiro item a ser selecionado é o mês de competência recém definido no item “Competência”,

conforme observado na “Seta Vermelha;

O segundo item a ser selecionado é o vendedor(a) que desejamos estipular a meta de venda. Lembramos

que para o vendedor(a) estar presente nesta seleção, ele deverá estar cadastrado no sistema -> Módulo

Cadastro -> Empregado/Colaboradores -> Como sendo um vendedor. “Seta Azul* A opção no cadastro do empregado/colaborador deve conter a opção (Sim) no último campo apresentado em sua tela de cadastro (Este empregado é um vendedor(a)).

O terceiro item a ser incluído é o valor desejado de vendas diárias que esse vendedor(a) deverá alcançar

diariamente para se atingir meta estipula ao fim do mês. “Seta Laranja”. * Para saber o valor da meta mensal que o vendedor atingirá ao fim do período estipulado, basta incluir o valor diário, o restante o sistema calculará automaticamente. “Seta Roxa.

O quarto item (Não obrigatório) é a premiação por meta atingida. É comum no meio empresarial

recompensar o vendedor por meta atingida, então desta forma existe esse campo onde poderá ou não ser definido uma premiação pelo o alcance da meta de venda definida no mês. “Seta Verde

É bom lembrar que os valores definidos nesta tela, poderão ser todos impressos e enviados aos

vendedores através do módulo Acompanhamento de Faturamento e Metas de vendas a seguir.

Acompanhamento de Faturamento e Metas de vendas a seguir. Módulo de Acompanhamento de Faturamento e Metas

Módulo de Acompanhamento de Faturamento e Metas de Vendas

O módulo de acompanhamento é o único módulo do sistema que não possui funções de inclusão de dados,

alterações ou exclusões, pois os resultados apresentados são frutos de operações realizadas em outros módulos. Confira abaixo os módulos que abastecem as informações do Módulo Acompanhamento de Faturamento; Metas e Premiações:

- Definição de Competência (Dias de trabalho no mês – Informado pelo usuário);

- Definição de Metas e Premiações (Valores de vendas definidos a cada vendedor - Informado pelo usuário);

- Caixa (Entradas Financeiras (Vendas) – “Apenas Recebidas”

(Entradas Financeiras (Vendas) – “Apenas Recebidas” O Item Acompanhamento de Faturamento realiza o controle e

O Item Acompanhamento de Faturamento realiza o controle e monitoramento das vendas

recebidas por período, podendo ser filtradas por vendedor(a) e a forma de pagamento.

Através deste item o usuário poderá monitorar o faturamento da empresa detalhadamente. Basta utilizar os filtros, presentes na parte inferior da tela para realizar uma consulta específica. Podendo filtrar o faturamento da empresa, por período, situação, vendedor(a) e forma de pagamento.

* Lembramos que em todas as telas do sistema existem um botão denominado relatório, o resultado apresentado em tela poderá ser impresso. Basta clicar sobre o mesmo e confirmar a tela seguinte.

O Metas definidas de vendas por mês e por vendedor(a). O alcançados no período. Para
O
Metas definidas de vendas por mês e por vendedor(a).
O
alcançados no período.
Para facilitar o entendimento, ilustraremos abaixo as diversas funções desta tela.

Item Acompanhamento de Metas e Premiações realiza o monitoramento sobre as

usuário deverá utilizar os filtros disponíveis nesta tela para visualizar os resultados

Retângulo vermelho: Corresponde a seleção do mês que deseja acompanhar;

Retângulo Azul: Corresponde a seleção do vendedor(a) que deseja acompanhar;

Retângulo Verde: Corresponde a premiação definida no módulo Definição - Metas e Premiações;

Retângulo Amarelo: Corresponde aos dias previstos para a abertura de portas para o comércio, definido no módulo: Definição – Competência;

Retângulo Verde Escuro: Corresponde aos dias que já se passaram que o negócio abriu as portas para o comércio;

Retângulo Laranja: Corresponde aos dias que restam no mês para o alcance das metas definidas;

Retângulo Azul escuro: Corresponde a comparação da previsão do faturamento no período corrido com o resultado alcançado. Também é apresentada a média de vendas Diária que foi prevista e a média de vendas que foi realizada.

Retângulo Verde escuro: Corresponde o valor que o vendedor(a), deverá faturar durante o restante os dias que restam para trabalhar do período.

Retângulo Preto: Corresponde ao botão de envio de e-mail aos vendedores(as) com os resultados alcançados até a data atual, os valores que foram apresentados ao usuário serão enviados para o respectivo vendedor(a) que for selecionado no retângulo azul, para que ele(a) possa acompanhar suas vendas e saber como andam os seus resultados. Observe abaixo a imagem detalhada com o modelo de e-mail que será enviado ao vendedor(a) selecionado.

e-mail que foi pré-definido no Módulo Extra “Configurações do sistema”
e-mail que foi pré-definido no Módulo Extra “Configurações do sistema”

Retângulo Laranja apresentará automaticamente o e-mail que foi configurado no Módulo Extra “Configurações do Sistema “Guia Servidor de e-mail”

Retângulo Azul Claro apresentará o e-mail que está presente no “Módulo Cadastros”, item Empregados/Colaboradores, no respectivo cadastro do vendedor(a).

Retângulo Azul apresentará o título do e-mail que será enviado ao vendedor(a), já pré-definidos os dados:

“Faturamento seguido do Nome do vendedor(a), até o dia: “Data atual”, seguido do nome da sua empresa.

Retângulo Verde apresentará as informações que presentes na tela anterior.

Confirmado os itens na tela, utilize o botão enviar, marcado acima no retângulo vermelho para enviar o e- mail ao vendedor(a).

* Os dados apresentados na tela acima, poderão ser alterados como o usuário desejar antes do envio do e-mail. Através do botão Imprimir situado na parte inferior da tela o usuário poderá imprimir os dados presentes em tela.

tela o usuário poderá imprimir os dados presentes em tela. Módulo de Movimentação Financeira ( Uso

Módulo de Movimentação Financeira ( Uso Diário )

Este é o módulo mais utilizado do sistema. Através dele realizaremos lançamentos e baixas de Receitas (Vendas) e Despesas (Pagamentos). Realizaremos o Controle das contas a pagar e também as contas a

receber.

Cheques;

Monitoramos a Rentabilidade sobre as Vendas e Monitoramos o Fluxo de Caixa da Empresa.

Neste

módulo

encontremos

os

itens:

Movimentação

Financeira;

Controle

de

Observe abaixo a imagem dos itens presentes neste módulo e como utilizá-los.

1 2 3 4 5 6 7
1
2
3
4
5
6
7
neste módulo e como utilizá-los. 1 2 3 4 5 6 7 1º Item: Caixa (

Item: Caixa ( Receitas e Despesas )

O

caixa é dividido entre Entradas e Saídas financeiras, ou seja, Recebimentos (Receitas)

e

Pagamentos (Despesas) do negócio. Toda entrada ou saída financeira da empresa

deverá passar pelo item CAIXA. Este item é considerado como mais importante, pois o seu uso é frequente e os dados nele informados alimentam o restante do sistema.

Detalharemos ao máximo, para que o usuário não tenha dúvidas quanto ao seu uso. Observe a imagem abaixo:

tenha dúvidas quanto ao seu uso. Observe a imagem abaixo: Por padrão, sempre que o usuário

Por padrão, sempre que o usuário abrir o item: caixa, o sistema abrirá a tela de Lançamento de Receitas. Para o Lançamento de uma despesa basta clicar com o mouse sobre o botão(-), situado no campo superior esquerdo e desta forma ele poderá alterar quando lhe convier entre lançamento de Receitas ou Despesas.

Prezando a intuitividade, definimos a Tela de Receitas (Entradas Financeiras - Recebimentos), com o texto superior na cor verde e a tela de Despesas (Saídas Financeiras - Pagamentos), com o texto superior na cor vermelha, observe a tela de Lançamento de Despesas abaixo.

vermelha , observe a tela de Lançamento de Despesas abaixo. Micro Gestor Empresarial E.I. – Versão

Dividimos a tela do caixa em três itens para facilitar o entendimento, sendo o primeiro de Localização de dados, Recibo e Memória de Cálculo.

de Localização de dados, Recibo e Memória de Cálculo. é onde o usuário poderá pesquisar por

é onde o usuário poderá pesquisar por registros já lançados no sistema,

sejam eles receitas ou despesas. Basta que o usuário digite o dado a ser pesquisado, selecione o campo que esse dado se refira e clique sobre o botão “Localizar”.

O Campo Dados (Localizar

)

O botão Recibo é utilizado para a emissão de “Recibo” sobre o registro selecionado, podendo ser um recibo

de Pagamento ou Recebimento, dependendo a tela que o usuário esteja utilizando. Basta que o registro esteja selecionado através do mouse e posteriormente clique sobre o botão recibo onde deveremos apenas informar a data de emissão e a quantidade de vias a serem impressas. Observe imagem abaixo:

quantidade de vias a serem impressas. Observe imagem abaixo: Realizado os passos anteriores, basta pressionar o

Realizado os passos anteriores, basta pressionar o botão imprimir e será apresentada uma tela para seleção do destino do relatório, que poderá ser (Impressora, Visualizar e Arquivo).

O sistema é pré-definido para visualização em vídeo, para que dessa forma o usuário possa visualizar o

que será impresso, antes de enviar a impressora. Caso o usuário prefira, imprimir sem visualizar, basta selecionar a opção Impressora e clicar sobre Confirmar, desta forma o recibo já será enviado à impressora automaticamente. O usuário também poderá visualizá-lo, deixando a opção como padrão e assim antes de realizar a impressão, visualizá-la em tela. Com a tela já aberta, se optar por imprimir o recibo, basta clicar sobre o

ícone da impressora, situado no canto superior esquerdo da tela.

O botão - Memória de Cálculo – Este item foi desenvolvido para monitorar às ações realizadas no CAIXA. Toda ação realizada dentro do módulo movimentação financeira é monitorada por esta tela não podendo ser alterada em hipótese alguma (Chamamos esta tela de Log de Monitoramento).

A partir do momento que a Receita ou Despesa é lançada dentro do caixa da empresa ela é monitorada

automaticamente, podendo o usuário seguir os seus passos e situações no sistema.

Esta tela servirá de apoio ao usuário em caso de necessidade de conciliação de lançamentos.

Observe o exemplo na imagem abaixo e acompanhe a legenda das ações realizadas.

imagem abaixo e acompanhe a legenda das ações realizadas. Exemplo: O documento 123456 foi incluído, posteriormente

Exemplo: O documento 123456 foi incluído, posteriormente foi alterado (Inclusão: Cor Verde, Alteração:

Azul, Baixado: Laranja)

Com a tela de Memória de cálculo o empresário estará seguro sobre as ações realizadas no Módulo Movimentação Financeira da Empresa, estando a par de todas as ações realizadas no mesmo. Esta tela serve apenas para monitoramento, não sendo possível a realização de nenhuma alteração em seus dados.

Visualize abaixo a tela de Registro de Lançamentos do Caixa (Receitas – Entradas Financeiras) e seus campos.

Caixa ( Receitas – Entradas Financeiras ) e seus campos. O lançamento realizado acima foi incluído

O lançamento realizado acima foi incluído com o número 123456, na data de 05/03/2012 a descrição da

Receita foi: Prestação de Serviço com Documento Fiscal Emitido o cliente que realizou a compra foi o

cliente: Geral; o valor Faturado foi de R$ 1.500,00; A forma de pagamento escolhida foi Dinheiro; O vencimento para a fatura foi para o dia: 05/03/2012; O documento encontra-se com a situação A Receber e consequentemente o Valor Recebido encontra-se com o valor de R$ 0,00.

O lançamento de uma receita com a situação A Receber poderá ser alterado conforme a necessidade do

usuário. Para realizar a alteração o usuário deverá selecioná-lo através do duplo clique do mouse, ou

através do botão Alterar – F3 depois de posicionado a seleção do mouse sobre o mesmo.

Lançamentos com a situação de Recebido, não poderão ser alterados, pois seus valores já foram incorporados ao Caixa da Empresa. A única opção em caso de modificação de receitas recebidas é a exclusão ou estorno da mesma.

* Em casos de exclusão, é bom observar se o sistema está configurado para pagamento de comissões

sobre as vendas e desta forma deverá ser excluído também a despesa referente ao pagamento de comissões sobre o registro. O método de exclusão irá retirar o valor faturado da conta financeira onde foi creditado anteriormente. * O método de estorno será apresentado nas páginas seguintes.

A última área a ser apresentada do caixa, são seus Filtros de registros e Botões de controle.

Conforme imagem abaixo, poderemos personalizar temporariamente a visualização dos registros presentes

na tela, observe.

a visualização dos registros presentes na tela, observe. Filtros de Registros ( Receitas e Despesas )

Filtros de Registros (Receitas e Despesas)

Os filtros de registros são utilizados para facilitar a exibição de um ou mais registros específicos. Eles trabalham interligados, podendo exibir um ou mais registros que atendam os critérios selecionados através dos mesmos.

Conheça abaixo as funções dos filtros de registro de Receitas. Eles são distribuídos em seis categorias distintas, sendo elas:

- Filtro por Período (Seta Azul) Poderemos filtrar os registros por data de lançamento, movimento, vencimento e Baixa, sendo:

- Filtro por data de Lançamento: A Data que a Receita foi lançada no sistema;

- Filtro por data de Movimento: A data que a Receita foi movimentada no sistema;

- Filtro por data de Vencimento: A data de vencimento da Receita;

- Filtro por data de Baixa: Data que a Receita foi baixada (Recebida)

- Filtro por Situação (Seta Verde) Poderemos filtrar por Registros com a situação da Receita (Venda) por:

- Receitas a Receber – Recebimentos em Aberto

- Receitas Recebidas – Recebimentos já efetuados (Baixados)

- Receitas Canceladas – Registro de Receitas Canceladas

- Filtro por Conta – Conta Financeira (Seta Laranja) Poderemos filtrar por Conta de Destino de Recebimento. As contas de destino são as contas financeiras da empresa, onde a entrada financeira foi ou será creditada. “Exemplo: Caixa Interno, Cheques-Caixa, Bancos cadastrados

- Filtro por Forma de Pagamento (Seta Azul Escuro) Poderemos filtrar por Forma de Pagamento das Receitas (Vendas), Exemplo:

Recebimentos que serão ou foram realizados através de Boleto bancário, Cartão de Crédito, Cheque, Depósito, Dinheiro,

- Filtro por Centro de Lucro (Seta Roxa) Podemos filtrar por Centro de Lucro, que é a forma de onde esta receita foi obtida, isto é, através de “venda de mercadorias, produtos ou serviços” ou “Outras Receitas”.

- Filtro por Cliente (Seta Preta) Ainda podemos filtrar os registros de receita por cliente e desta forma obtermos todas as vendas realizadas por um cliente em específico.

Vamos conhecer agora as funções dos filtros de registro de Despesas. Eles são distribuídos em seis categorias distintas, sendo elas:

- Filtro por Período (Seta Azul)

O usuário poderá filtrar os registros por data de lançamento, movimento, vencimento e Baixa, sendo:

- Filtro por data de Lançamento: A Data que a Despesa foi lançada no sistema;

- Filtro por data de Movimento: A data que a Despesa foi movimentada no sistema;

- Filtro por data de Vencimento: A data de vencimento da Despesa;

- Filtro por data de Baixa: Data que a Despesa foi baixada (Paga)

- Filtro por Situação (Seta Verde) Poderemos filtrar por Registros de (Situação da Despesa):

- Despesas a Pagar – Pagamentos em Aberto

- Despesas Pagas – Pagamentos já efetuados (Baixados)

- Despesas Canceladas – Registros de despesas Canceladas

- Filtro por Conta (Seta Laranja) Poderemos filtrar por Conta de Origem do Pagamento. As contas de origem são as contas financeiras da empresa, onde a saída financeira, foi ou será debitada. “Exemplo: Caixa Interno, Cheques-Caixa, Bancos cadastrados

- Filtro por Forma de Pagamento (Seta Azul Escuro) Poderemos filtrar por Forma de Pagamento das Despesas (Pagamentos), Exemplo: Pagamentos realizados através de Boleto bancário, Cartão de Crédito, Cheque, Depósito, Dinheiro,

- Filtro por Centro de Custo (Seta Roxa) Poderemos filtrar por Centro de Custo, que é o local onde a despesa foi alocada. Isto é, apenas despesas de pessoal; despesas com custos fixos; despesas com custos variáveis;

- Filtro por Fornecedor/Colaborador (Seta Preta) Ainda podemos filtrar os registros de despesas por fornecedor ou mesmo um colaborador(a) e desta forma obtemos todas as despesas realizadas com um fornecedor ou mesmo um colaborador(a).

Botões de Controle - Caixa

O último item da tela do caixa são os botões de controle. Seja na tela de Receitas ou Despesas, os botões

são padronizados e contém funções específicas. Observe abaixo as imagens dos botões e suas

respectivas funções.

Botões de Controle de Receitas

suas respectivas funções. Botões de Controle de Receitas Botões de Controle de Despesas Botões de controle

Botões de Controle de Despesas

de Controle de Receitas Botões de Controle de Despesas Botões de controle de Receitas Botão de

Botões de controle de Receitas

Botão de Lançamento de Receita Única – F9

O primeiro botão é chamado Única, que caracteriza o lançamento de uma nova Receita Única.

Ele é utilizado quando realizamos uma venda de uma mercadoria, produto ou serviço e o cliente realizará o

seu pagamento em uma única vez.

Botão de Lançamento de Receitas Múltiplas – F10 O segundo botão é chamado Múltiplas, que caracteriza o lançamento de uma nova Receita Múltipla. Ele é utilizado quando realizamos uma venda de uma mercadoria, produto ou serviço e o cliente realizará o seu pagamento de forma parcelada.

Botão Alterar – F3 Ele é utilizado para alterar um lançamento de receita já existente no caixa. * Lembramos que a alteração do registro de lançamento de receita só é possível, caso a receita esteja com a situação A Receber. As Receitas recebidas ou baixadas, já foram contabilizadas e já integram o faturamento da empresa.

Botão Excluir – F4 Ele é utilizado para excluir um lançamento de receita já existente no caixa. Lembramos que a exclusão de receitas com a situação A Receber, poderão ser realizadas a qualquer tempo sem maiores transtornos.

* Deixamos

uma

ressalva,

sobre

a

exclusão

de

receitas

Baixadas

(Recebidas).

As

mesmas

fazem

parte

do

caixa

da

empresa

e

seus

valores

foram

contabilizados

em

sua respectiva

conta de

destino.

Desta

forma

a

exclusão

desta

receita

fará

com

que

o

valor

que

fora

creditado em sua baixa (Recebimento), seja excluído automaticamente do saldo bancário. Deveremos observar também se a receita baixada não gerou uma comissão sobre a venda ao vendedor(a) que a fez e desta forma em caso de exclusão desta receita, deveremos excluir também a despesa referente ao pagamento da comissão sobre a mesma.

Botão Baixar – F11 Ele é utilizado para baixar um registro, ou seja, uma Receita. A baixa poderá ser feita de duas maneiras:

- Através de seu Recebimento Informando o valor faturado + acréscimo ou descontos concedidos, forma de recebimento e a conta de destino onde será creditada a importância final ($$$).

- Através de seu cancelamento Para cancelar o registro de receita, basta o usuário clicar sobre o registro, selecioná-lo, pressionar o botão Baixar-F11 e informar no campo inferior direito da tela o motivo do cancelamento da venda. Após ser digitado o motivo do cancelamento da venda, basta que o usuário clique sobre o botão Cancelar

Receita-F10

* Se faz necessário a inclusão do motivo do cancelamento da receita para que possamos manter no sistema um histórico sobre as vendas canceladas e o porquê do seu cancelamento.

Botão Estornar – F12 Ele é utilizado para o estorno de um registro (Estorno de Valor Recebido). Caso um lançamento de receita já tenha sido baixado (Recebida), ele poderá ser estornado através deste botão. Muito utilizado, quando o recebimento é realizado através de cheque e o mesmo retorna “sem fundos”. Quando utilizamos esta opção, o sistema realiza dois procedimentos, observe os procedimentos na página seguinte:

- 1º Procedimento:

O sistema realiza um lançamento de uma despesa com os mesmos dados da receita baixada na conta de

destino do valor recebido, anulando o valor de recebimento.

- 2º Procedimento:

Automaticamente é lançado também um documento referente ao registro estornado no sistema nas contas a receber da empresa.

O documento possui as iniciais “Est-” seguido do número do documento que foi estornado”

É padronizado a extensão “Est”, para identificar que esta receita incluída A Receber no sistema é

proveniente de um estorno de recebimento passado.

Caso o usuário, não venha mais receber o valor estornado, ele poderá excluir o registro de receita gerada A receber recém-inserido no sistema “Est-XXXX” ou mesmo realizar o cancelamento da receita, baixando-a através do botão Baixar-F5 e posteriormente, utilizar o botão “Cancelar Receita – F10”.

* A opção de exclusão irá retirar o documento em definitivo do sistema;

* A opção de cancelamento de Receita, fará com que o mesmo permaneça no sistema, porém com

sua situação “Cancelada” não fazendo mais parte das contas a receber da empresa.

Botão Relatório – F8

Como dito anteriormente neste manual, todas as telas do sistema Micro Gestor Empresarial, possuem este botão, onde o que estiver presente na visualização do item poderá ser impresso, bastando que o usuário pressione o mesmo e confirme a tela posterior.

O usuário poderá utilizar dos filtros, presentes na tela para obter o resultado esperado sobre a impressão a

ser realizada.

Botão Fechar – Esc. Este botão é utilizado para sair do item Caixa e retornar a tela principal do sistema.

Botões de controle de Despesas

Botão de Lançamento de Despesa Única – F9 Este botão caracteriza o lançamento de uma nova Despesa Única. Ele é utilizado para lançar uma única despesa no sistema e o seu pagamento se dará em uma única vez.

Botão de lançamento de Despesas Múltiplas – F10 Este botão caracteriza o lançamento de uma nova Despesa Múltipla. Ele é utilizado para lançar uma despesa múltipla no sistema, isto é: uma despesa que iremos pagar de maneira parcelada e com valor fixo. * Exemplo: Aluguel do Imóvel; Financiamento de veículo da empresa; Outros.

Botão Alterar – F3 Este botão é utilizado para alterar um lançamento de despesa já existente no caixa.

* Lembramos

que

a

alteração

do

registro

de

lançamento

de

despesa

Despesa esteja com a situação A Pagar.

é

possível,

caso

a

Botão Excluir – F4 Este botão é utilizado para excluir um lançamento de despesa já existente no caixa. Lembramos que a exclusão de despesas com a situação A Pagar, poderão ser realizadas a qualquer tempo sem maiores transtornos. * Deixamos uma ressalva, sobre a exclusão de Despesas Baixadas (Paga). As mesmas já fazem parte do caixa da empresa e seus valores já foram retirados em sua respectiva conta de financeira de origem. A exclusão do registro fará com que o valor que fora debitado em sua baixa, seja adicionado automaticamente ao saldo bancário da respectiva conta onde foi debitado, como se a despesa não mais existisse.

Botão Baixar – F11 Este botão é utilizado para baixar um registro, ou seja, uma Despesa. A baixa poderá ser feita de duas maneiras:

- Através de seu Pagamento Informando o valor Pago + acréscimo ou descontos concedidos; forma de pagamento e a conta de origem onde será debitada a importância final ($$$).

- Através de seu cancelamento Para cancelar o registro de despesa, basta o usuário clicar sobre o registro, selecioná-lo, pressionar o botão baixar-F11 e informar no campo inferior direito da tela o motivo do cancelamento da despesa. Após ser digitado o motivo do cancelamento da despesa, basta que o usuário clique sobre o botão Cancelar Despesa-F10 * É necessário informar o motivo do cancelamento da despesa para que possamos manter no sistema um histórico sobre os pagamentos cancelados e o porquê do seu cancelamento.

Botão Relatório – F8 Como dito anteriormente neste manual, todas as telas do sistema Micro Gestor Empresarial, possuem este botão, onde o que estiver presente na visualização do item poderá ser impresso, bastando que o usuário pressione o mesmo e confirme a tela posterior. O usuário poderá utilizar dos filtros, presentes na tela para obter um melhor resultado sobre a impressão a ser realizada.

Botão Fechar – ESC Este botão é utilizado para sair do item Caixa e retornar a tela principal do sistema.

Agora que conhecemos a tela do caixa e suas funções, vamos aprender como lançar as Receitas e Despesas da empresa no caixa e entender como se comporta o sistema com os seus lançamentos.

Lançando Receitas - Entradas Financeiras (Vendas)

Antes de iniciar o lançamento da receita, deveremos identificar se a receita (Venda) em questão será paga em uma única vez ou seu recebimento se dará parcelado. Suponhamos que a receita (venda) seja realizada em uma única vez, observe na página seguinte à tela de lançamento e a função de cada campo presente na mesma.

Lançamento de Receita que será recebida em uma única vez

Para receitas que serão recebidas uma única vez do cliente, o usuário deverá através do Caixa clicar sobre

o botão: Lançar Receita “Única”, onde será apresentada a tela abaixo.

Receita “Única” , onde será apresentada a tela abaixo. Observe a função e o preenchimento de

Observe a função e o preenchimento de cada campo presente nesta tela e posteriormente iremos simular o lançamento de uma Receita Única.

Campo Nº 1 (Nº Documento): Este número é representado pelo número de identificação do documento de entrada sobre a venda, ele é único e não poderá ser repetido.

Campo Nº 2 (Data de Movimento): Esta data corresponde a data que foi realizada a venda.

Campo Nº 3 (Referente à): A entrada financeira poderá ser realizada de duas maneiras:

- Através da venda de Mercadoria, Produtos ou Serviços (Padrão para Vendas);

- Através de Outras Receitas - Não especificadas Anteriormente (Utilizadas para entradas financeiras que não sejam provenientes de vendas de mercadorias, produtos e serviços)

Campo Nº 4 (Especificar): Neste Campo deveremos especificar sobre qual tipo de venda foi realizada (Venda de Mercadorias, Produtos ou Serviços ou Ambos).

Campo Nº 5 (Especificar): Neste Campo deveremos especificar o cliente que está realizando a compra acima especificada. Comece a digitar o nome do cliente, e automaticamente é aberto um campo de seleção. Caso o cliente já tenha sido cadastrado no sistema, aparecerá logo abaixo da digitação, basta selecioná-lo através do Mouse.

Caso o cliente digitado, não seja apresentado na tela, basta seguir os procedimentos abaixo:

O

cadastro do cliente poderá ser realizado diretamente nesta tela, sem a necessidade do deslocamento até

o

Módulo Cadastro - > clientes e Fornecedores.

Basta que o usuário clique sobre o botão ao lado do item identificação do cliente,

Observe a imagem do botão de Adição ou Seleção de Clientes

>>

* Após a aberturada tela seguinte, o usuário deverá clicar sobre a opção: Adicionar-F2;

o usuário deverá clicar sobre a opção: Adicionar-F2 ; Realize o cadastro do cliente e clique

Realize o cadastro do cliente e clique sobre a opção Salvar-F5. Desta forma o cliente já estará cadastrado

e fará parte do Banco de Dados da empresa;

Agora devemos selecioná-lo, basta pressionar a Tecla <<Enter>> e posteriormente a Tecla: Selecionar-F6

e desta forma o cliente recém também já estará vinculado à receita a ser incluída.

Campo Nº 6 (Vendedor(a)): Neste Campo deveremos especificar qual o vendedor(a), realizou a venda em questão. A lista dos vendedores(as), presentes neste campo, está presente no cadastro de Empregados/colaboradores. Para que o Empregado/Colaborador seja apresentado neste campo, em seu cadastro ele deverá ter o último campo marcado “ Este empregado/colaborador é um vendedor(a)?. ”

Campo Nº 7 (Valor Faturado): Neste Campo deveremos informar o valor total da venda;

Campo Nº 8 (Custo da Mercadoria): Neste Campo deveremos informar o valor de custo da mercadoria, produto ou serviço envolvido nesta venda;

Campo Nº 9 (Impostos): Neste Campo deveremos informar os impostos sobre a venda (Nota Fiscal);

Campo Nº 10 (Forma de Pagamento): Neste Campo deveremos selecionar a forma de pagamento escolhida pelo Cliente. Ex. Dinheiro, Cartão, Cheque, outros

* Lembramos que recebimentos realizados através de cheque, automaticamente, são Habilitados os

campos: Agência; Nº da Conta; Nº do Cheque e Titular do cheque. Preencha todos os campos, relativos ao cheque, pois os mesmos serão utilizados no Módulo Controle de Cheques. Lançamentos recebidos através de cheque, obrigatoriamente serão lançados na conta de Destino (Cheques – Caixa).

Campo Nº 11 (Situação do Lançamento): Nesta opção, o usuário deverá informar a situação deste lançamento de Receita. Se for uma receita recebida, seja dinheiro, cheque, boleto, outros; Ou é uma receita a receber.

Campo Nº 12 (Data de Pagamento): Nesta opção, o usuário deverá informar a data de pagamento desta receita. Se for uma receita recebida “A Vista” a data será a mesma data de movimento, caso seja um cheque pré-datado (Com prazo), deveremos informar a data prevista para envio do cheque ao banco. (Data acertada com o Cliente)

Obs.: Como medida de segurança a baixas indevidas no sistema. Todos os lançamentos, de receitas recebidas, deverão passar pela tela de baixa, para confirmação dos dados a serem baixados e ajustadas às datas de baixa.

Atenção: Recebimentos através de cheques pré-datados deverão ser baixados com a data do envio do cheque ao banco. Baixar a receita com data à frente. (Data acertada com o Cliente - Prazo)

com data à frente. (Data acertada com o Cliente - Prazo) Simulação de Lançamento de uma

Simulação de Lançamento de uma Receita Única – Venda que será recebida em uma única vez!

Estamos trabalhando com o Sistema Micro Gestor Empresarial na competência: Março/2012. (Mês Atual)

Os Dados abaixo são Fictícios e serão utilizados para exemplificar o lançamento:

- Número do Documento: 1585

- Data da Venda: 05/03/2012 (segunda-feira)

- Revenda de Mercadoria com Documento Fiscal Emitido;

- Cliente: Empresa de Exemplo;

- Vendedor de exemplo; (Lembramos que este vendedor foi cadastrado recebendo 5% de comissão sobre as vendas no cadastro de Empregados/Colaboradores)

- Valor da Venda: R$ 1.800,00

- Custo da Mercadoria: R$ 700,00

- Impostos envolvidos na venda: R$ 306,00

- A forma de Pagamento será a prazo com Cheque Pré-datado para 45 Dias

Dados do Cheque: Agência: 1234 Conta: 5678-9 Nº Cheque: 850123 – Titular: Fulano de Tal

- Colocaremos uma observação neste lançamento, informando que, a venda foi realizada com 45 dias diretos por se tratar de um cliente Preferencial.

Na página seguinte observe como incluiremos os dados no lançamento desta receita (Venda) no Caixa. Antes de salvar o registro, observe ao lado do lançamento o Informativo Detalhado sobre os dados informados.

Lançamento de Receita Única – Simulação com Detalhamento de Campos e passos que deveremos realizar

Lançamento de Receita Única – Simulação com Detalhamento de Campos e passos que deveremos realizar para concretizar a venda.

Data da Venda
Data da Venda
deveremos realizar para concretizar a venda. Data da Venda Neste quadro é realizado um Informativo, apresentando
Neste quadro é realizado um Informativo, apresentando ao final o resultado obtido nesta venda. Resultado:
Neste quadro é realizado um Informativo, apresentando ao final o
resultado obtido nesta venda.
Resultado:
Valor Faturado (-) Custo da Mercadoria (-) Impostos
(-) Comissão do Vendedor = Resultado.
O Percentual de Comissão (%) é definido no Módulo Cadastros ->
Empregados/Colaboradores e o cálculo é realizado automaticamente pelo
sistema.
Quando selecionado a forma de pagamento:
CHEQUE será apresentada a tela acima, que
deverá ser preenchida conforme os dados
do Cheque e posteriormente pressionado a
Tecla (Confirmar).
A conta de destino, sempre que o recebimento for realizado em cheque seja à
vista ou a prazo, será a conta: Cheques – Caixa; Não podendo a mesma ser
alterada.
Todo recebimento através de Cheque no sistema deverá passar por esta conta.

Atenção:

Para que possa ser selecionado o Vendedor(a), o sistema deverá estar configurado que a empresa trabalha com pagamento de comissões no Módulo Extra -> Configurações da Empresa -> Guia Competência -> Item Comissionamento. Desta forma o sistema irá gerar automaticamente a despesa a pagar na data pré-definida para o pagamento das comissões do período.

Caso esta opção esteja desativada a seleção do vendedor(a), será modificada automaticamente para “Vendedor Geral – Sem comissão” e não será lançada nenhuma comissão a ser paga sobre a venda em questão.

Nº de documento de Receita Única

Cada documento de Receita inserida no sistema possui um número único. O sistema realiza automaticamente uma consulta no banco de dados para verificar a existência de um lançamento de Receita com o mesmo número informado, caso isso aconteça, será apresentada a tela ao lado, onde o usuário deverá selecionar uma das opções disponíveis.

o usuário deverá selecionar uma das opções disponíveis. Após lançado a nova Receita de Nº 1585,

Após lançado a nova Receita de Nº 1585, deveremos baixá-la, pois sua situação encontra-se A Receber no sistema e o documento que comprova tal recebimento (O Cheque), já se encontra em mãos.

Para realizar o procedimento de baixa da receita, o usuário deverá digitar no campo superior da tela do

caixa o número do documento que acabou de lançar, em nosso exemplo utilizamos o Nº 1585.

Localizado o documento, basta clicar com o mouse sobre o botão Baixar – F11, onde será apresentada a tela da página seguinte, siga as instruções nos retângulos vermelhos para realizar a baixa da referida receita.

(Localizar

)

para realizar a baixa da referida receita. ( Localizar ) A data da baixa deverá ser
A data da baixa deverá ser alterada para a data do Vencimento do Cheque. Desta
A data da baixa deverá ser alterada para a data do Vencimento do Cheque. Desta forma o Cheque será contabilizado no sistema para a data
futura. Os Dias/Atraso serão corrigidos para “0”, confira o restante dos dados da baixa e pressione o botão: Baixar – F5

Realizado os procedimentos da página anterior, basta pressionar o botão “Baixar – F5” e desta forma o documento lançado fará parte da Conta: Cheques – Caixa.

Quando a Receita é baixada no sistema, ela não poderá ser alterada e automaticamente o sistema apresenta a tela referente aos dados da baixa. Observe a imagem com os detalhes da baixa do lançamento de Nº 1585:

com os detalhes da baixa do lançamento de Nº 1585 : Observação: “Todas as Receitas Lançadas

Observação:

“Todas as Receitas Lançadas no Caixa da Empresa, que já possuírem os seus respectivos documentos de comprovação de pagamento, deverão estar com a situação baixada (Recebida), para evitar a cobrança indevida aos clientes”.

Exemplo: Se já recebemos o cheque Pré-datado, deveremos baixar a receita para a data do vencimento do Cheque.

baixar a receita para a data do vencimento do Cheque. Simulação de Lançamento de uma Receita

Simulação de Lançamento de uma Receita Múltipla – Venda que será recebida de maneira parcelada!

Estamos trabalhando com o Sistema Micro Gestor Empresarial na competência: Março/2012. (Mês Atual) Dados Fictícios (Observe exemplo na página seguinte):

- Número do Documento: 1590

- Data da Venda: 05/03/2012 (segunda-feira)

- Revenda de Mercadoria com Dispensa de Documento Fiscal;

- Cliente: João da Silva;

- Vendedor de exemplo; (Lembramos que este vendedor foi cadastrado recebendo 5% de comissão sobre as vendas no cadastro de Empregados/Colaboradores)

- Valor da Venda: R$ 1.800,00

- Custo da Mercadoria: R$ 700,00

- Impostos envolvidos na venda: R$ 306,00

- A forma de Pagamento será a prazo, sendo: 3X no cheque (Entrada / 30 / 60 Dias)

Dados do Cheque: Agência: 2222 Conta: 3333-4 Nº Cheque: 000001 – Titular: Ciclano de Tal

- Informaremos na Observação: Cliente Especial

Para o lançamento de Receitas Múltiplas, deveremos utilizar o Botão: Múltiplas – F10, situado no canto inferior esquerdo da tela do Caixa. Observe imagem abaixo:

Data da Venda

Inserir aqui, a quantidade de parcelas escolhida pelo cliente. (Neste exemplo, em 3 Vezes )
Inserir aqui, a quantidade de parcelas
escolhida pelo cliente. (Neste exemplo,
em 3 Vezes )
Insira a data do vencimento da Primeira
Parcela e selecione posteriormente a
periodicidade entre elas.
Quando selecionado a forma de
pagamento: Cheque, será
apresentada a tela ao lado. Será
necessário o preenchimento
somente do Primeiro Cheque
(Cheque de menor numeração).
O Sistema preencherá de Forma
Sequencial os outros dois
lançamentos (000001 / 000002 /
000003)
os outros dois lançamentos (000001 / 000002 / 000003) Micro Gestor Empresarial E.I. – Versão 3.0

Na tela de Receitas, foram incluídos três Registros e posterior aos seus números de Documento, foi adicionada uma Barra “ / ” seguido do número da parcela correspondente, observe a tela abaixo.

do número da parcela correspondente, observe a tela abaixo. Numeração acrescida de “/” e o número
do número da parcela correspondente, observe a tela abaixo. Numeração acrescida de “/” e o número
do número da parcela correspondente, observe a tela abaixo. Numeração acrescida de “/” e o número
do número da parcela correspondente, observe a tela abaixo. Numeração acrescida de “/” e o número

Numeração acrescida de “/” e o número da parcela.

Foram lançados 3 parcelas de R$ 600,00.

Datas com intervalo de 30 dias.

As situações dos documentos estão a Receber e deveremos baixá-los, selecionando cada registro através do
As situações dos documentos estão a Receber e deveremos baixá-los, selecionando cada registro
através do mouse e posteriormente clicando sobre o botão Baixar – F11. A baixa deverá seguir os
mesmos passos, informados anteriormente na Baixa da Receita única.
Obs.: Não se esquecendo de ajustar a Data da Baixa, para a data de Vencimento da Fatura.

Na tela de visualização dos lançamentos de Receita, é bom observar que algumas receitas estarão apresentadas na cor vermelha. Isto ocorrerá quando o Documento a receber estiver com o seu prazo de Vencimento, inferior a data atual. Isto é: Passou a data do seu recebimento.

* Toda Receita a receber, que ultrapassar a data de vencimento e não for baixada, será apresentada na tela de visualização de lançamentos na cor vermelha.

Obs.: O procedimento de lançamento da Receita, seguido de sua baixa, alimenta os Módulos: Saldo das Contas da Empresa, o Módulo de Faturamento e também o Módulo de Acompanhamento de Metas (Caso essa opção esteja sendo utilizada pela empresa).

Lançando Despesas – Saídas Financeiras (Pagamentos)

O primeiro passo a ser realizado para o lançamento da despesa, é o alternar da janela de Lançamento de Receitas para a janela de Lançamento de Despesas. Para que isso aconteça, bata acessar o item caixa e clicar com o mouse sobre o botão superior esquerdo com o sinal de (-), conforme imagem abaixo:

esquerdo com o sinal de (-), conforme imagem abaixo: Observe que a tela do caixa mudará

Observe que a tela do caixa mudará o texto verde para vermelho. Isto certificará que o usuário está na tela de lançamento de despesas. Como no lançamento da receita, antes de iniciarmos o lançamento da despesa, o usuário deverá identificar se o lançamento a ser realizado será um Lançamento Único ou Múltiplo.

Lançamento Único É o lançamento de apenas um documento de despesa, seja ele de um fornecedor ou mesmo um empregado/colaborador(a), estando com a condição a pagar ou paga. Exemplo: Conta de energia da empresa; Adiantamento Salarial (Empregado/Colaborador);

Lançamento Múltiplo É o lançamento de várias contas a pagar do mesmo valor a serem efetuadas mensalmente. Exemplo:

Financiamento de Veículo da Empresa “60 Meses”; Aluguéis;

Lançamento de Despesa que será paga em uma única vez

Para despesas que serão pagas em uma única vez o usuário deverá através do mouse, clicar sobre o botão: Lançamento de Despesa “Única”, onde será apresentada a tela abaixo.

Despesa “Única” , onde será apresentada a tela abaixo. Observe a função e o preenchimento de

Observe a função e o preenchimento de cada campo presente nesta tela e posteriormente iremos simular o lançamento de uma Despesa Única.

Campo Nº 1 (Nº Documento): Este número é representado pelo número de identificação do documento a ser pago. Diferente do modo de lançamento de receita os números lançados nas despesas da empresa poderão ser repetidos.

Campo Nº 2 (Data de Movimento): Esta data corresponde a data que foi realizada o lançamento da despesa no sistema.

Campo Nº 3 (Referente à): É neste campo que definiremos qual o Centro de Custo que contempla o lançamento da referida despesa.

Exemplificaremos abaixo os Centros de Custo Disponíveis e o que eles contemplam:

- Aquisição de Mercadorias Lançamento de uma despesa relativa à compra de mercadorias e insumos para venda Exemplo: Compra de Mercadorias para revenda (Nacional / Importado);

- Custos fixos Mensais Lançamento de uma despesa relativa às contas mensais da empresa para garantir o seu perfeito funcionamento. Exemplo: Aluguel, energia, Telefonia Fixa, Provedores de Acesso a Internet, etc.

- Custos Variáveis Lançamento de uma despesa relativa a custos que variam conforme a produção ou a quantidade de trabalho. Exemplo: Matéria prima; Insumos diretos; Embalagens; Comissão de vendas; Fretes de vendas; etc.

- Despesas Financeiras Lançamento de uma despesa relativa a custos com instituições financeiras (Bancos e Administradora de Cartões de Crédito). Exemplo: Tarifas de Manutenção de Conta, Imposto sobre Operações Financeiras, etc.

- Despesas Tributárias

Lançamento

de

uma

despesa

relativa

a

impostos

sobre

produção

ou

comercialização

da

Empresa.

Exemplo:

I.R.P.J.

Impostos

de

Renda

Pessoa

Jurídica,

I.P.I.

Imposto

sobre

produtos

Industrializados,

I.C.M.S

Imposto

Sob

Circulação

de

Mercadorias

e

Serviços,

S.I.M.P.L.E.S.

Nacional, etc.

- Despesas Pessoal Lançamento de uma despesa relativa a gastos com pessoal (Empregados/colaboradores) Exemplo: Salários, transporte, alimentação, férias, rescisão contratual, etc.

- Imobilizado Lançamento de uma despesa relativa a gastos com imobilizado para empresa. Exemplo: Móveis para o escritório, computadores, veículos, máquinas em geral, salas comerciais, terrenos

- Outras Despesas (Não especificadas Anteriormente) Lançamento de uma despesa que não esteja relacionada em nenhum dos centros de custo pré-definidos no sistema (Área customizada pelo usuário), localização no menu Cadastros -> Outros Cadastros.

- Pró-labore – Retiradas Financeiras Lançamento de uma despesa relativa a retirada financeira do sócio proprietário da empresa. Exemplo: Saques das contas bancárias da empresa pelos sócios-proprietários para fins pessoais.

Campo Nº 4 (Especificar): É neste campo que detalharemos o campo Nº 3 (Referente à), detalhando a despesa a ser lançada.

Exemplo: Selecionamos no campo Nº 3 o Centro de Custo: Despesas com Pessoal; No campo Nº 4, temos que detalhar que despesa com pessoal ela se refere.

Campo Nº 5 (Fornecedor/Empregado): Neste campo deveremos informar o nome do Fornecedor ou o Empregado/Colaborador que deveremos pagar.

* As opções neste campo variam, conforme a escolha do Centro de Custo (Campo Nº 3)

Campo Nº 6 (Valor): Neste campo deveremos informar o valor total a ser pago.

Campo Nº 7 (Forma de Pagamento): Deveremos informar neste campo qual será a forma de pagamento da despesa.

Campo Nº 8 (Situação do Lançamento): Nesta opção, o usuário deverá informar a situação deste lançamento de despesa. Este lançamento está pago ou a pagar.

Campo Nº 9 (Data de Pagamento): Nesta opção, o usuário deverá informar a data de pagamento desta despesa. Se for uma despesa paga a data será a mesma data de movimento. Caso seja uma despesa futura, a mesma deverá entrar com a situação a pagar.

Campo Nº 10 (Conta de Origem): Neste item é onde selecionaremos a conta da empresa que irá pagar a despesa em questão. Isto é a conta onde será debitado o valor da despesa após a sua baixa. Obs.: No caso de despesas pagas, o sistema irá realizar a baixa automática na conta de origem, retirando o valor apresentado no campo de Nº 6

de origem, retirando o valor apresentado no campo de Nº 6 Simulação de Lançamento de uma

Simulação de Lançamento de uma Despesa Única – Despesa que deverá ser paga uma única vez!

Os Dados abaixo são Fictícios e serão utilizados para exemplificar o lançamento:

Estamos trabalhando com o sistema na competência: Março/2012.

- Número do Documento: 321

- Data do lançamento da despesa no sistema: 02/03/2012 (Sexta-feira) “Data retroativa”

- A despesa refere-se ao pagamento da Conta de Energia Elétrica da Empresa;

- Cliente: Celg – Centrais Elétricas de Goiás; “Concessionária de Energia Elétrica de Goiás”

- Valor da despesa: R$ 318,60 (Trezentos e dezoito reais e sessenta centavos)

- A fatura será paga com dinheiro na data de atual (05/03/2012).

- A data de vencimento da conta, será dia: 06/03/2012 (Dia seguinte – O pagamento será antecipado).

- A conta de Origem (Pagadora), será o caixa interno da empresa.

- Informaremos

que

a

conta

que

está

sendo

paga,

refere-se

a

conta

do

mês

de

maio

e

existe mais uma conta em aberto (Mês: Passado).

que

Realizaremos o lançamento desta despesa em uma conta com o Saldo R$ 0,00 e demonstraremos como o sistema trata este lançamento na situação de uma conta que não possui o saldo para a realização do débito em questão. Observe imagem abaixo:

Como o Fornecedor de Exemplo: CELG – Centrais Elétricas de Goiás, não existia em nosso Cadastro de Fornecedores, realizamos o cadastramento do mesmo nesta mesma tela através do botão de Pesquisa/Adicionar (F-2)

Quando selecionamos esta conta da empresa, automaticamente o sistema nos apresenta a mensagem abaixo.
Quando selecionamos esta conta da empresa, automaticamente o sistema nos apresenta a mensagem abaixo.
automaticamente o sistema nos apresenta a mensagem abaixo. Observe que o saldo da conta selecionada é
Observe que o saldo da conta selecionada é R$ 0,00. Caso o usuário clique sobre
Observe que o saldo da conta selecionada é R$ 0,00.
Caso o usuário clique sobre o botão (Sim), a conta de Origem, terá seu saldo
negativado.
Caso ele clique sobre a opção (Não), ele poderá selecionar outra conta que
possua saldo disponível para o pagamento da despesa em questão.
Optaremos pela opção (Sim), para efeito de demonstração.
O Saldo ficará:- R$ 318,60

Obs.: Caso a despesa acima, fosse inserida no sistema com a situação a pagar, ela não iria realizar nenhuma operação no Caixa da Empresa, ou seja, não iria debitar qualquer valor em suas contas.

O Sistema Micro Gestor Empresarial, optou por não travar os saldos das contas financeiras, pois muitos empresários utilizam dos limites de crédito concedidos pelas instituições financeiras (Bancos) para pagamentos considerados de Urgência. * Uso do limite de Conta

considerados de Urgência. * Uso do limite de Conta Simulação de Lançamento de uma Despesa Múltipla

Simulação de Lançamento de uma Despesa Múltipla – Despesa que deverá ser paga maneira parcelada!

Observe o exemplo abaixo (Dados Fictícios).

- Estamos trabalhando com o sistema na competência: Março/2012.

- Número do Documento: 456

- Data do lançamento da despesa no sistema: 06/03/2012 (Terça-Feira)

- A despesa refere-se ao Pagamento do Carnê o I.P.T.U.- Imposto Predial Territorial Urbano;

- Cliente: Prefeitura de Goiânia; “Prefeitura da Cidade de Goiânia / Goiás

- Valor de cada parcela: R$ 48,20 (Quarenta e oito reais e vinte centavos)

- Ainda não sabemos como será a forma de pagamento. Podendo ser: Dinheiro, Cheque, apenas que teremos que realizar esse pagamento mensalmente.

- A data de vencimento da primeira parcela do carnê do I.P.T.U. será dia: 28/03/2012

- A conta de Origem (Pagadora), será o Caixa Interno da empresa.

- Informaremos que o pagamento do Imposto será realizado em 5 Vezes.

Sabemos

Realizaremos o lançamento desta despesa em uma conta com o Saldo - R$ 318,60 e demonstraremos como o sistema reage nesta situação. Observe imagem abaixo.

Como o Fornecedor de Exemplo: Prefeitura de Goiânia, não existia em nosso Cadastro de Fornecedores,
Como o Fornecedor de Exemplo: Prefeitura de Goiânia, não existia em nosso
Cadastro de Fornecedores, realizamos o cadastramento do mesmo nesta mesma tela
através do botão de Pesquisa/Adicionar.
Informe o dia do 1º Vencimento e
Periodicidade (Todo Mês), o sistema
automaticamente incluirá as 4 Parcelas
seguintes.
Informe apenas a quantidade de parcelas o Total será calculado automaticamente.
Não haverá problemas, quanto ao Saldo da Conta selecionada estar negativada, porque quando lançamos Despesas
Múltiplas, elas sempre são lançadas no sistema como contas a pagar, não realizando alterações no caixa da empresa.

Observe abaixo que depois de clicado com o mouse sobre o botão Salvar – F5, foram incluídos 5 Registros de despesas e posterior aos seus números de Documento, foram adicionados uma Barra “ / ” seguido do número da parcela correspondente.

“ / ” seguido do número da parcela correspondente. Numeração acrescida + “ / ” e

Numeração acrescida + “ / ” e o número da parcela

Valor das parcelas Data de Vencimento Situação do Lançamento
Valor das parcelas
Data de Vencimento
Situação do Lançamento

* Toda Despesa a pagar, que ultrapassar a data de vencimento e não for realizada sua baixa, será apresentada na tela de visualização de lançamentos na cor vermelha. O procedimento de lançamento da Despesa, seguido de sua baixa, é vinculado aos Módulos:

Saldo das Contas da Empresa e de Contas a Pagar.

Para baixar o documento a pagar, basta selecionar o registro presente na visualização com o mouse e pressionar o botão Baixar – F11, desta forma será apresentado a tela abaixo:

Os itens apresentados nos retângulo Vermelho poderão será alterados seguindo o meio utilizado para pagamento
Os itens apresentados nos retângulo Vermelho poderão será alterados seguindo o meio utilizado para pagamento da Referida Despesa!
Observação: Na Seleção da Conta Financeira para pagamento é apresentado o Saldo Atual da mesma.

Quando a Despesa é baixada (Paga) no sistema, ela não poderá mais ser alterada e automaticamente o sistema apresenta a tela referente aos dados da baixa. Observe a imagem com os detalhes da baixa do Lançamento de Nº 456/1 recém-realizado:

da baixa do Lançamento de Nº 456/1 recém-realizado: Observe que na baixa desta despesa, alteramos a
Observe que na baixa desta despesa, alteramos a forma de Pagamento, para Dinheiro, onde antes
Observe que na baixa desta despesa, alteramos a forma de Pagamento, para Dinheiro, onde antes estava selecionado outros.

Agora que já conhecemos as funções do Caixa da Empresa e como operamos o mesmo, apresentamos abaixo os itens vinculados a ele e as facilidades apresentadas nos mesmos.

Dentro do Módulo: Movimentação Financeira, contaremos com mais 06 itens: Contas a Receber, Contas a Pagar, Contas Financeiras, Controle de Cheques, Rentabilidade e Fluxo de caixa.

Estes itens são complementos das operações realizadas no Caixa da Empresa e simplifica as tarefas do dia a dia do usuário do Sistema Micro Gestor.

as tarefas do dia a dia do usuário do Sistema Micro Gestor. 2º Item : Contas

2º Item: Contas a Receber

Os lançamentos de Receitas realizadas no Caixa da Empresa, que estiverem com a situação A Receber, poderão ser visualizados em tela ou através de relatórios e também poderão ser baixados através deste item. Os Registros presentes nesta tela referem-se exclusivamente a Vendas realizadas na empresa que ainda não foram recebidas.

As operações realizadas, dentro deste item, seguem a metodologia do Caixa, porém as opções encontradas nesta tela restringem-se a Visualização, Baixa e Relatórios. Observe na tela abaixo e que os lançamentos de Receitas realizadas através do Caixa em exemplos anteriores, estão presentes nesta tela e poderão ser baixados através deste item, sem a necessidade da abertura do Caixa.

Campo de pesquisa por Lançamentos de Contas a Receber - (Selecione o Campo a ser
Campo de pesquisa por Lançamentos de Contas a Receber - (Selecione o Campo a ser pesquisado “Campo”)
Registro de Receita a Receber, lançado no Caixa
(Receitas Múltiplas).
Filtro de exibição das Contas a Receber até:
O item é apresentado na cor vermelha, por ter
passado o dia do seu recebimento.
- Até Hoje;
- Esta Semana;
- Este Mês;
- Período escolhido pelo usuário.
O usuário também poderá filtras apenas os
registros de um cliente específico ou um
vendedor(a) específico.

O Botão Relatório – F8, também está presente nesta tela, onde o usuário poderá utilizar os filtros localizados abaixo na tela e imprimir os resultados apresentados.

Através do botão Baixar-F11, o usuário poderá realizar a baixa da referida receita selecionada e executar o procedimento a partir desta tela, não sendo necessário usar a opção do caixa para fazê-la.

sendo necessário usar a opção do caixa para fazê-la. 3º Item: Contas a Pagar Os lançamentos

3º Item: Contas a Pagar

Os lançamentos de Despesas realizadas no Caixa da Empresa, que estiverem com a situação A Pagar, poderão ser visualizados em tela ou através de relatórios e também poderão ser baixados através deste item. Os Registros presentes nesta tela referem-se exclusivamente a Despesas da empresa que ainda não foram pagas. As operações realizadas, dentro deste item, seguem a metodologia do Caixa, porém as opções encontradas nesta tela restringem-se a Visualização, Baixa e Relatórios.

Observe na tela abaixo e que os lançamentos de Despesas realizadas através do Caixa em exemplos anteriores, estão presentes nesta tela e poderão ser baixados através deste item, sem a necessidade da abertura do item Caixa.

Campo de pesquisa por Lançamentos de Contas a Pagar - (Selecione o Campo a ser pesquisado “Campo”)

Observe os lançamentos de despesas que foram realizadas através do item: Caixa, presentes nesta tela.
Observe os lançamentos de despesas que foram realizadas
através do item: Caixa, presentes nesta tela.
* No quatro despesas foram apresentadas 4 Despesas,
devido a seleção de “Todas” no filtro a exibição situado no
quadro abaixo.
Filtro de exibição das Contas a Pagar até:
- Até Hoje;
- Esta Semana;
- Este Mês;
- Período escolhido pelo usuário.
O usuário também poderá filtras apenas os
registros de um cliente específico ou um
vendedor(a) específico.

O Botão Relatório – F8, também está presente nesta tela, onde o usuário poderá utilizar os filtros localizados abaixo na tela e imprimir os resultados apresentados.

Através de o botão Baixar -F9, o usuário poderá realizar a baixa da referida despesa selecionada e executar o procedimento a partir desta tela, não sendo necessário usar a opção do caixa para realizá-la.

Realizando a baixa de vários lançamentos de uma única vez

Para realizar este procedimento o usuário deverá clicar sobre o botão Baixa Múltipla – F-10, onde ele poderá selecionar vários registros e baixá-los em uma única vez. Observe a imagem na página seguinte:

Filtro das despesas a pagar. Através deste filtro o usuário poderá selecionar todos os registros
Filtro das despesas a pagar. Através deste filtro o usuário poderá selecionar todos os registros a pagar de um fornecedor ou
colaborador(a) em específico.
Basta digitar no Campo Fornecedor/Colaborador(a) o nome desejado e selecionar o Filtro Exibir: Todas
Selecione o Registro posicionado neste quadro e pressione o botão “Adicionar Documento” Para retirar o
Selecione o Registro posicionado
neste quadro e pressione o
botão “Adicionar Documento”
Para retirar o registro da lista dos registros
a serem baixados, basta selecioná-lo no
quadro abaixo e pressionar o botão
“Remover Documento”

O valor total apresentado nesta tela é o somatório dos registros

selecionados no Quadro Inferior.

Selecione a data da baixa dos documentos; Qual será a forma de pagamento e também a conta que será debitado o Valor Total.

* Realizando a baixa através do botão Baixa Múltipla, todos os documentos, selecionados acima serão baixados com a mesma data e terão a mesma forma de pagamento.

com a mesma data e terão a mesma forma de pagamento. 4º Item: Contas Financeiras Neste

4º Item: Contas Financeiras

Neste item poderemos visualizar as transações financeiras (Recebimentos e Pagamentos) efetuadas na empresa dividas por contas financeiras, executando também Transferências de recursos entre as mesmas.

Este item utiliza a filosofia do controle financeiro bancário, Entradas: Créditos (C) e Saídas: Débitos (D), informando detalhadamente ao usuário a origem da receita ou da despesa inserida na conta selecionada.

Observe na página seguinte a imagem detalhada deste item.

Campo de Seleção da Conta Financeira da Empresa

Campo de Pesquisa de Lançamentos

Financeira da Empresa Campo de Pesquisa de Lançamentos Botão de Transferência de Recursos, entre as contas
Financeira da Empresa Campo de Pesquisa de Lançamentos Botão de Transferência de Recursos, entre as contas

Botão de Transferência de Recursos, entre as contas da Empresa.

Relação da Movimentação Financeira (Recebimentos e Pagamentos) na conta selecionada nos Últimos 3 dias

Extrato por Conta e Todas as Contas (Extrato em Vídeo e Impresso)

por Conta e Todas as Contas ( Extrato em Vídeo e Impresso ) Detalhamento de cada

Detalhamento de cada Entrada e Saída Financeira na respectiva conta. (Crédito e Débito)

Filtros de Lançamento: (Crédito e Débito)

Débito ) Filtros de Lançamento: ( Crédito e Débito ) Transferência de Recursos Financeiros entre Contas

Transferência de Recursos Financeiros entre Contas da Empresa

Ainda no Item Movimentação Financeira, poderá ser encontrado um botão denominado Transferência, é através dele que transferimos recursos financeiros ($$$), entre as contas da empresa. Para realizar a transferência entre contas, clique com o mouse sobre o botão Transferência e será apresentada a tela da página seguinte.

Observe as instruções de como proceder para transferir recursos financeiros entre as contas da empresa e como são apresentados os registros desta operação no Módulo de Movimentação Financeira - Item:

Acompanhamento / Transferências de Recursos. Observar o Lançamento de Débito que foi efetuado na conta de Origem selecionada e também o Lançamento de Crédito na conta de destino.

Selecione a Conta, onde será Debitado (-) o valor a Transferir Selecione a Conta, onde
Selecione a Conta, onde será Debitado (-) o valor a Transferir Selecione a Conta, onde
Selecione a Conta, onde será Debitado (-) o valor a Transferir
Selecione a
Conta, onde
será Debitado
(-) o valor a
Transferir

Selecione a Conta, onde será Creditado (+) o valor a Transferir.

Saldo Atual

da conta

selecionada

Saldo Atual da conta selecionada Saldo Atual da conta selecionada

Saldo Atual

da conta

selecionada

selecionada Saldo Atual da conta selecionada Motivo da Operação Data que será realizada a
selecionada Saldo Atual da conta selecionada Motivo da Operação Data que será realizada a
Motivo da Operação
Motivo da
Operação
Data que será realizada a Transferência Digite neste campo o valor que deseja que seja
Data que será
realizada a
Transferência
Digite neste campo o valor que deseja que seja transferido de uma conta para a outra

Depois de selecionados os campos solicitados e preenchido o valor a transferir, clique com o mouse sobre

a opção Salvar - F5 e a transferência terá sido realizada.

Observe na tela abaixo os lançamentos que foram realizados em ambas as contas da empresa.

* Foi inserido um débito no valor de R$ 300,00 na conta de Origem e também um crédito na conta de destino do mesmo valor.

Conta onde Foi Debitado o Valor da Transferência
Conta onde
Foi Debitado
o Valor da
Transferência
Conta onde Foi Creditado o Valor da Transferência
Conta onde
Foi Creditado
o Valor da
Transferência

Extrato dos Lançamentos nas Contas

Dentro da tela de Movimentação Financeira, o usuário também poderá imprimir o relatório de lançamentos de uma determinada conta ou de todas as contas. Basta que o usuário selecione entre os botões abaixo da tela “Extrato desta conta – F8” ou “Extrato todas as contas – F10”.

Na opção Extrato desta conta – F8, o relatório a ser impresso, conterá os dados apresentados em tela sobre a conta selecionada, respeitando os filtros pré-definidos. Para definir o período do extrato a ser impresso, ou outras opções o usuário deverá utilizar os filtros presentes nesta tela.

Filtros: - Exibir (Período desejado: Últimos 3dias; Últimos 7 dias; Últimos 15 dias; etc.)

- Operação: (Crédito “Lançamento de Receitas” ou Débito “Lançamento de despesas”)

- Forma de Pagamento: (“Boleto; Cartão de Crédito; Dinheiro; Cheque; etc.”)

Na opção Extrato todas as contas – F10, o usuário deverá definir os dados a serem impressos, configurando a tela que será apresentada posteriormente. Observe tela abaixo:

que será apresentada posteriormente. Observe tela abaixo: Depois de selecionada as opções desejadas na impressão,

Depois de selecionada as opções desejadas na impressão, basta clicar com o mouse sobre a opção Extrato - F8.

Lançando Saldo Inicial das Contas Financeiras

Como explicado anteriormente no Módulo Caixa, toda Entrada ou Saída financeira da empresa, deverá passar pelo item CAIXA. Então devemos realizar o lançamento do Saldo Inicial da conta: Caixa Interno neste local. * As novas contas Financeiras, ou seja, as novas contas cadastradas no Módulo Cadastro -> Contas Financeiras não necessitarão deste recurso, pois o cadastramento do Saldo Inicial poderá ser Realizado no momento de sua inclusão, utilizando-se do campo “Saldo Atual” presente na tela de cadastro da mesma.

Observação: Cada conta financeira da empresa aceitará somente um lançamento de Saldo Inicial: Nº Documento = Saldo Inic, não sendo possível em hipótese alguma a inclusão de dois lançamentos com esse nome na mesma conta Financeira. Suponhamos que temos no Caixa Interno (Gaveta) R$ 322,00 e deveremos incluí-lo no sistema. Na imagem abaixo explicaremos detalhadamente como incluir o Saldo Inicial na conta: Caixa Interno – Empresa.

Não é necessário informar qualquer Número do Documento (Deixar em Branco), pois o sistema irá
Não é necessário informar qualquer Número do Documento (Deixar em Branco), pois o sistema irá incluir automaticamente o mesmo!
No Item Cliente: A Data de Movimento e Data de Pagamento será a mesma (Data
No Item Cliente:
A Data de Movimento e Data de Pagamento será a mesma (Data que iremos
Deverá ser selecionado o cliente: “Geral”
começar a controlar através do sistema o Fundo Fixo da empresa.

No Item Especificar:

Deverá ser selecionado a opção “Saldo Inicial da Conta”.

No Item Referente à:

Deverá ser selecionado a opção “Outras Receitas (Não Especificadas Anteriormente)”.

No Item Cliente:

Deverá ser selecionado o cliente: “Geral”

Saldo Inicial O lançamento do Saldo Inicial, nada mais é que a informação ao sistema
Saldo Inicial
O lançamento do Saldo Inicial, nada mais é que a informação ao sistema do
valor atual presente na respectiva conta financeira, neste caso “Caixa
Interno”.
A partir do momento que é informado ao sistema o valor presente no Saldo
Inicial, já começará a valer o seu respectivo controle Financeiro, ou seja, toda
Entrada (Venda) ou Saída (Pagamento) referente a conta financeira deverá ser
informada ao sistema através do item: CAIXA. (Lançamento da Receita ou
Despesa)

Depois de preenchido os campos acima, pressione o botão Salvar – F5, será apresentada a tela de Confirmação de Baixa de Lançamento, basta confirmá-la e o saldo será inserido na conta selecionada. Lembramos que a utilização do lançamento de Saldo Inicial da Conta, por critério de coerência, deverá ser realizada uma única vez por conta.

5º Item: Controle de Cheques Neste item poderemos visualizar os cheques que estão em poder

5º Item: Controle de Cheques

Neste item poderemos visualizar os cheques que estão em poder da empresa, sejam eles à vista ou pré-datados. Conta: “Cheques – Empresa” Poderemos através deste item, realizar as operações de: Depósito ou caucioná-los no banco para realizar a Antecipação dos Recebíveis e também Controlar os cheques devolvidos. Observe a imagem de Controle de Cheques abaixo e suas funcionalidades.

Campo para pesquisa de Registros de (Cheques) À Vista e Pré-datados em poder da empresa
Campo para pesquisa de Registros de (Cheques) À Vista e Pré-datados em poder da empresa
Tela de visualização de Registros (Cheques). Neste local é apresentado os Cheques em poder da
Tela de visualização de Registros (Cheques).
Neste local é apresentado os Cheques em poder da empresa, obedecendo aos filtros Abaixo!
Os dados seguem a seguinte ordem: Nº da Fatura (Documento); Data do Faturamento; Cliente; Titular do Cheque; Data
Vencimento (Para que dia é o cheque); Agência; Nº Conta; Nº Cheque e Valor do Mesmo.
- Detalhes: Visualização dos Detalhes do Cheque – Fatura a qual o cheque está vinculado
- Detalhes: Visualização dos Detalhes do Cheque – Fatura a qual o cheque está vinculado
com os Detalhes da mesma. Observar imagem 01 - Página seguinte.
- Depósito: Utilizado para o Depósito do Cheque apresentado em tela – Bastando o Cliente
selecionar a Conta de destino do mesmo. Observar imagem 02 – Página seguinte
- Antecipação de Recebíveis: Utilizado para a operação de Antecipação de Recebíveis
(Troca de Cheque), Banco / Fornecedores. Observar imagem 03 – Página seguinte.
- Cheques Devolvidos: Relação dos Cheques devolvidos em poder da empresa.
Obs.: Os cheques presentes nesta tela, são os cheques provenientes de faturas estornadas
no CAIXA da Empresa (Estorno de Recebimento – Caixa). Observar imagem 04 – Página
seguinte.
Filtros do Sistema Poderemos filtrados os cheques por: - Todos - Até Hoje - Esta
Filtros do Sistema
Poderemos filtrados os cheques por:
- Todos
- Até Hoje
- Esta Semana
- Este Mês
- Por Período:
Na opção Por período o usuário
poderá especificar um período
entre
datas exemplo:
De: 01/01/2012 à 01/01/2013
ou também especificar um Cliente
ou Colaborador(a) em específico

Informativo: Todo Cheque Recebido pela Empresa obrigatoriamente passa pela Conta: Cheques – Caixa.

Imagem 01 – Informativo Detalhado do Cheque

Imagem 01 – Informativo Detalhado do Cheque Dados da Fatura Detalhada Data da Movimentação = Data
Dados da Fatura Detalhada Data da Movimentação = Data da Venda Data Vencimento: Data do
Dados da Fatura Detalhada
Data da Movimentação = Data
da Venda
Data Vencimento: Data do dia
do depósito do cheque
-----------------------------------------
Dados do Cheque
Poderão ocorrer do nome do
Cliente da Fatura ser diferente
do titular do Cheque.
*Pagamento com cheques de
Terceiros)

Imagem 02 – Operação de Depósito de Cheque

Relação dos Cheques Será apresentado como padrão, apenas os cheques até a data atual para
Relação dos Cheques
Será apresentado como padrão,
apenas os cheques até a data
atual para depósito.
Porém o usuário poderá alterar
a visualização através do Filtro.
Detalhes desta Operação de
Depósito
Total de Docs, Valores, Data de
Depósito e Observações
pertinentes ao mesmo.
(Depósito).
Exemplo: Depósito enviado ao
banco às 14:00 Hs, através do
Motoboy (João)
Relação dos cheques que serão depositados
Para enviar o documento para depósito, basta o usuário clicar com o mouse sobre o botão (+) Verde – Adicionar Cheque . Desta forma
ele será enviado ao quadro inferior.
Para retirar o cheque que foi selecionado para depósito do quadro inferior, basta selecioná-lo através do clique do mouse e clicar
sobre o botão (-) Remover Cheque. Desta forma ele retornará a Área de Cheques em poder da Empresa.
ATENÇÃO Após a confirmação do Depósito, através do Botão inferior “Depositar – F5” a operação
ATENÇÃO
Após a confirmação do Depósito, através do Botão inferior “Depositar – F5” a operação terá sido realizada e o referido cheque poderá
ser encontrado no Item: Contas Financeiras, do Módulo Movimentação Financeira. Selecione a conta financeira a que recebeu o
depósito e o mesmo será encontrado através de sua data de movimentação, que é a mesma data do depósito que fora realizado.

Imagem 03 – Antecipação de Recebíveis – F3

A opção de antecipação de recebíveis (Cheques) tem a função de relacionar os cheques Pré-datados em

poder da empresa (no Caixa). Desta forma o usuário poderá escolher quais cheques deseja “Antecipar o seu recebimento” e quais serão os valores incidentes nesta operação.

O usuário terá um relatório detalhado da perca na operação e terá uma rotina automatizada de crédito e

débito dos juros e taxas envolvidas na operação. Observe a imagem abaixo.

Filtro de exibição de Período e Cliente. Através deste filtro o usuário poderá selecionar todos
Filtro de exibição de Período e Cliente. Através deste filtro o usuário poderá selecionar todos os registros
(Cheques) em poder da empresa ou escolher através do nome do cliente selecionado ao lado.
Selecione o Registro (Cheque) posicionado neste quadro e pressione o botão “Adicionar Cheque” Para retirar
Selecione o Registro
(Cheque)
posicionado neste
quadro e pressione
o botão “Adicionar
Cheque”
Para retirar o
registro (Cheque) da
lista dos cheques a
ser antecipado,
basta selecioná-lo
no quadro abaixo e
pressionar o botão
“Remover
Documento”
Data da Operação – Taxas e Perca na Operação
Nome da Instituição Financeira ou
Fornecedor que realizou a antecipação.
A Taxa de Juros ao mês (3,5%) presente nesta tela é configurada no Módulo Extra
A Taxa de Juros ao mês (3,5%) presente nesta
tela é configurada no Módulo Extra -
>Configuração da Empresa -> Guia:
Depois de confirmado os dados
acima, pressione esse botão para
realizar a Antecipação.
Financeiro/Comercial.
* Taxa de Juros ao mês praticado por
Leia atentamente a tela de
confirmação seguinte.
(Instituição Financeira / Fornecedor)
Atenção:
Sugerimos que antes de realizar a operação de Antecipação de Recebíveis, o
usuário realize a impressão do relatório, através do botão acima, pois o sistema
não guarda em sua memória a perda financeira na operação (Detalhadamente),
isto é, de cada registro (Cheque).
(Detalhadamente), isto é, de cada registro (Cheque). Seleção da conta da empresa onde será realizada a

Seleção da conta da empresa onde será realizada a operação. Será adicionada a esta conta o valor Líquido da operação.

Dois lançamentos serão realizados simultaneamente (Um crédito do Total Recebíveis e um débito relativo a Perca na Operação.

e um débito relativo a Perca na Operação . A antecipação de recebíveis exige do usuário

A antecipação de recebíveis exige do usuário cautela em sua operação, pois é IRREVERSÍVEL e não

poderá ser desfeita após a sua confirmação. Após o clique sobre o botão Realizar Antecipação, o sistema ainda apresentará mais uma tela de

confirmação, que poderá ser cancelada ou mesmo confirmada pelo usuário.* Observe a imagem na página

seguinte:

Imagem 04 – Cheques Devolvidos – F4 Nesta opção poderemos encontrar o registro dos cheques

Imagem 04 – Cheques Devolvidos – F4

Nesta opção poderemos encontrar o registro dos cheques devolvidos em poder da empresa. Para que o cheque esteja presente nesta tela o usuário deverá estornar o lançamento da respectiva receita baixada e que até então ainda faz parte do saldo contábil da empresa.

Quando resgatamos um cheque no Banco (Cheque devolvido), esse valor deverá ser estornado da conta financeira e demonstraremos passo a passo como deveremos proceder.

Como explicado anteriormente, toda entrada e saída financeira da empresa, só se dará através do Caixa da empresa, abaixo, simularemos o estorno do valor do cheque que foi devolvido.

Dados para a Simulação do estorno de lançamento:

Lançamos uma Receita sob Nº 1598 em nosso caixa dia: 01/03;

Cliente: Empresa de Exemplo

O cliente realizou o pagamento com o cheque do proprietário: Beltrano de Tal

Seu pagamento foi à vista.

O valor da venda foi de: R$ 358,60

Realizamos o procedimento de depósito do cheque no dia: 01/03, conforme acordado.

O cheque foi devolvido sem fundo dia: 06/03

Entramos em contato com o cliente e ele alegou que houve um problema em sua conta, mas que virá na loja para acertar o cheque. Pediu ao proprietário da empresa que não reapresente o seu cheque no banco.

Procedimentos a serem realizados para estornar um lançamento

Através do item Caixa, deveremos localizar o referido cheque nos lançamentos de Receitas. Como a venda foi realizada para o Cliente: Empresa de Exemplo, mas o cheque que fora devolvido não está em seu nome e sim no nome de um terceiro denominado: “Beltrano de Tal”, devemos procurar através do nome do Titular do Cheque, observe abaixo como realizar esta pesquisa no Caixa da Empresa:

abaixo como realizar esta pesquisa no Caixa da Empresa: Deveremos digitar o nome do titular do

Deveremos digitar o nome do titular do cheque no campo Dados (Seta Vermelha), em seguida deveremos selecionar o campo Titular – Cheque (Seta Azul) e por fim clicar com o mouse sobre o botão Localizar (Seta Preta).

Na tela de visualização de documentos, será apresentado apenas o documento que o cheque em questão está vinculado, descartando os demais documentos presentes em tela. Observe Imagem Abaixo:

demais documentos presentes em tela. Observe Imagem Abaixo: Encontrado o registro, basta pressionar o botão (

Encontrado o registro, basta pressionar o botão (Estornar – F12), ele abrirá a tela de Estorno do Lançamento, observe no canto inferior direito os dados do cheque e confirme se os dados conferem com os dados do cheque devolvido que se encontra em mãos. Observe Imagem na página seguinte:

Confirmando os dados, basta pressionar o botão “ Estornar – F12 ” e desta forma

Confirmando os dados, basta pressionar o botão “Estornar – F12” e desta forma o estorno do lançamento já terá sido realizado e o cheque já fará parte de nosso controle de cheques devolvidos. Saia do Caixa da Empresa e entre no item: Cheques ->Botão Cheques Devolvidos, conforme tela abaixo:

O Número do documento é inserido novamente, com o prefixo: “Est-”, que caracteriza que o
O Número do documento é inserido novamente, com o prefixo: “Est-”, que caracteriza que o documento refere-se a um
documento gerado através do estorno de outro já existente.
Quando o cliente retornar a empresa para acerto do referido cheque, sua baixa poderá ser realizada através desta tela ou
mesmo através da tela de contas a receber.
* Após a sua baixa (Recebimento), o documento não mais fará parte desta tela.
6º Item: Rentabilidade - Vendas Neste item poderemos visualizar os recebimentos realizados na empresa no

6º Item: Rentabilidade - Vendas

Neste item poderemos visualizar os recebimentos realizados na empresa no período e os valores envolvidos no respectivo faturamento. Poderemos contar com o resultado sobre o Faturamento, abatido os Impostos, Custo da mercadoria e valor pago em comissões. Observe imagem abaixo:

e valor pago em comissões . Observe imagem abaixo: O usuário poderá utilizar os filtros, para
e valor pago em comissões . Observe imagem abaixo: O usuário poderá utilizar os filtros, para

O usuário poderá utilizar os filtros, para visualizar os lançamentos de um período específico. Os resultados apresentados em tela, poderão ser impressos através do Botão: Relatório-F8

* Como explicado anteriormente os resultados apresentados nesta tela são frutos das operações de recebimento da empresa. “Item: Caixa - Receitas Recebidas”.

7º Item: Fluxo de Caixa

Neste item poderemos visualizar detalhadamente o montante de entradas e saídas financeiras da empresa durante o período de tempo definido. Poderemos utilizar esta ferramenta através do modo analítico ou sintético. No módulo analítico o sistema apresenta o resultado das vendas do período (detalhadamente) e estipulado em dias, sendo eles: De 1 a 7; 8 a 14; 15 a 21; 22 a 28

e 29 a 31 do mês de competência (Mês atual). O módulo sintético, o usuário seleciona o mês que deseja visualizar os lançamentos e será apresentado o fluxo de caixa de todo o mês inteiro. Observe abaixo a imagem da tela de seleção do Fluxo de caixa:

Observe abaixo a imagem da tela de seleção do Fluxo de caixa: Micro Gestor Empresarial E.I.
Selecione o tipo de demonstrativo que deseja visualizar e posteriormente, selecione abaixo o período a
Selecione o tipo de demonstrativo que deseja visualizar e posteriormente, selecione abaixo o período a ser visualizado.
Selecione o período a ser visualizado.
* Dependendo o tipo de modelo selecionado o período irá variar entre dias e meses a serem apresentados.
Depois de selecionadas as opções acima, basta clicar com o mouse sobre o botão “Extrato
Depois de selecionadas as opções acima, basta clicar com o mouse sobre o botão “Extrato – F8” e confirmar a tela seguinte.
O resultado será apresentado em vídeo e caso necessite imprimi-lo basta clicar sobre o ícone “Impressora”, posicionado no
canto superior esquerdo da tela .

Podemos observar que o Fluxo de Caixa é Dividido horizontalmente através de Receitas (Entradas Financeiras), seja ela por Vendas ou através de Outras Receitas e também Despesas (Saídas Financeiras) – pagamentos.

Ambos os Fluxos de Caixa trabalham em forma de Tabela, contemplando Colunas e Linhas. Seu cabeçalho é divido através de Descrição e Período (Dias ou Semanas) e logo em seguida os itens:

Previsto e Realizado.

Previsto de Receitas: São caracterizados como tal os lançamentos de Receitas (Vendas), divididas por tipo que estarão lançadas dentro do Caixa da empresa com o Status = A Receber.

Realizado de Receitas: É caracterizado como tal os lançamentos de Receitas (Vendas), divididas por tipo que estarão lançadas dentro do Caixa da empresa com o Status = Recebida. Previsto de Despesas: São caracterizados como tal os lançamentos de Despesas (Pagamentos), divididas por Centro de Custo, dentro do Caixa da empresa com o Status = A Pagar.

Previsto de Despesas: São caracterizados como tal os lançamentos de Despesas (Pagamentos), divididas por Centro de Custo, dentro do Caixa da empresa com o Status = Pagas.

A linha Saldo Anterior, é o resultado acumulado obtido entre Receitas (Vendas) e Despesas (Pagamentos) referentes ao mês anterior. Os números apresentados nesta linha, também são apresentados de forma dividida. Receitas - A Receber e Recebidas e Despesas – A Pagar e Pagas.

Saldo Operacional = A Soma de Todas as Entradas Financeiras do Período – Todas as Saídas Financeiras do Período (Desconsiderando o Saldo Anterior).

Saldo Final = A Soma do Saldo Anterior que a empresa possuía, referente ao mês que passou, Adicionado as Receitas do período, menos a saída do período.

*Na mudança da Coluna de período, o Saldo Final é transportado a primeira linha da coluna seguinte (Saldo Anterior e assim sucessivamente até o fim da tabela).

Utilizaremos a imagem do Fluxo de Caixa Analítico como exemplo do que foi explicado anteriormente.

Analítico como exemplo do que foi explicado anteriormente. Saldo Anterior (Valor retirado do Mês anterior) Saldo
Analítico como exemplo do que foi explicado anteriormente. Saldo Anterior (Valor retirado do Mês anterior) Saldo
Saldo Anterior (Valor retirado do Mês anterior) Saldo Anterior do dia 2 é resultado do
Saldo Anterior (Valor retirado do Mês anterior) Saldo Anterior do dia 2 é resultado do

Saldo Anterior (Valor retirado do Mês anterior) Saldo Anterior do dia 2 é resultado do fechamento do dia anterior. (1)

Saldo Anterior (Valor retirado do Mês anterior) Saldo Anterior do dia 2 é resultado do fechamento
Relação das Entradas Financeiras do Período (Vendas) Valores apresentados na Coluna Previsto são ( Vendas
Relação das Entradas Financeiras do Período (Vendas) Valores apresentados na Coluna Previsto são ( Vendas
Relação das Entradas Financeiras do Período (Vendas) Valores apresentados na Coluna Previsto são ( Vendas
Relação das Entradas Financeiras do Período (Vendas) Valores apresentados na Coluna Previsto são ( Vendas
Relação das Entradas Financeiras do Período (Vendas) Valores apresentados na Coluna Previsto são ( Vendas

Relação das Entradas Financeiras do Período (Vendas) Valores apresentados na Coluna Previsto são (Vendas a Receber) Valores Apresentados na Coluna Realizado são (Vendas Recebidas)

na Coluna Previsto são ( Vendas a Receber ) Valores Apresentados na Coluna Realizado são (
na Coluna Previsto são ( Vendas a Receber ) Valores Apresentados na Coluna Realizado são (