ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS EN LA CADEMA DE SUMINISTROS : ARTCULOS DE LA DEMANDA INDEPENDIENTE ARTICULOS DE LA DEMANDA INDEPENDIENTE COMPARADOS CON ARTCULOS DE DEMANDA DEPENDIENTE

Este tema se relaciona con la administracin de inventarios de demanda independiente. La demanda de los artculos contenidos en los inventarios de de manda independiente (Como aquellos almacenados en el centro de distribucin y los almacenes de campo)es influida por factores diera de las decisiones de la compaa. Estos factores externos inducen variacin aleatoria en la demanda por tales artculos. Como resultado, los pronsticos de demanda de estos artculos so n proyecciones de los patrones de la demanda histrica. Los pronsticos estiman la tasa promedio de uso y el patrn de variacin aleatoria. La demanda de los artculos de inventario en la etapa de manufactura depende de factores internos dentro del control de la empresa, como el programa de ensamble final (PEF) o el plan maestro de produccin (PMP); es decir, la demanda de materia prima y de artculos componentes es una demanda derivada, que puede calcularse una vez que se tiene el PEF o el PMP. Por tanto, la demanda por los productos terminados se llama demanda independiente, mientras que la demanda por los artculos contenida en los inventarios de manufactura se conoce como demanda dependiente. Hay otros ejemplos de inventarios de demanda independiente en el contexto de la cadena de suministros. Los artculos sujetos a uso aleatorio, como las refacciones del equipo de produccin, artculos de oficina y de produccin utilizados para soportar el proceso, tienen todos demanda independiente. Las tcnicas descritas en este tema son adecuadas para ello. La demanda de estos artculos no puede calcularse a partir de un programa de produccin u otro directo de administracin. FUNCIONES DEL INVENTARIO Una inversin en inventario permite desacoplar operaciones sucesivas o anticipar cambios en la demanda. El inventario tambin permite producir bienes a alguna distancia del cliente real. Esta seccin describe cuatro tipos de inventario que realzan estas funciones. El inventario en trnsito, para transportar mercancas de una localidad a otra. Estos inventarios (junto con los que se encuentran en centros de distribucin , almacenes de campo y las localidades de los clientes) son tambin conocidos como inventarios de tubera . LA gerencia puede influir la magnitud del inventario en trnsito cambiando el diseo del sistema de distribucin. Por ejemplo, el inventario en trnsito entre el proveedor de materia primas y la fbrica puede reducirse: 1) cambiando el mtodo de transporte ( por ejemplo, cambiando de ferrocarril a carga area) o 2) Cambiando a un proveedor ms cercano a la fbrica para reducir el tiempo de trnsito. Sin embargo, estas elecciones involucran intercambios de costos y servicio, que deben ser considerados cuidadosamente. Por ejemplo, embarcar materia prima por va area en lugar de por ferrocarril puede reducir el tiempo de trnsito a la mitad y el inventario promedio en la tubera en 50%, pero incrementar el costo unitario debido a los

costos ms altos de transporte. Por tanto, las consecuencias de cambiar proveedores o modos de transporte debe evaluarse contra invertir en ms (o menos) inventario. El inventario cclico existe cuando las rdenes se hacen en cantidades mayores de las necesarias para satisfacer los requerimientos inmediatos. Por ejemplo, un centro de distribucin puede vender dos unidades semanales de un producto terminado dado. Sin embargo, debido a las economas de escala con cantidades embarcadas mayores, puede elegir ordenar un lote de ocho unidades al mes, Al invertir en un inventario cclico, puede satisfacer muchos periodos de demanda, ms que una necesidad inmediata, y mantener bajos los costos de embarque. El inventario de seguridad suministra proteccin contra irregularidades o incertidumbre en la demanda u oferta; esto es, cuando la demanda excede lo pronosticado o cuando el tiempo de reabastecimiento es ms largo de lo anticipado, El inventario de seguridad asegura que la demanda del cliente puede satisfacer de inmediato, y que los clientes no tendrn que esperar mientras sus rdenes van a la produccin atrasada. Por ejemplo, una parte del inventario mantenido en los centros de distribucin puede ser inventario de seguridad. Supngase que la demanda promedio para un producto dado en un centro de distribucin es de 100 unidades a la semana, con un tiempo promedio de espera para reabastecimiento de una semana. La demanda semanal podra llegar hasta las 150 unidades con un tiempo de espera para reabastecimiento tan largo como dos semanas, Para asegurar los requerimientos mximos de demanda en esta situacin, un inventario de seguridad de 200 unidades podra ser creado. Una pregunta importante de administracin se refiere a la cantidad de inventario de seguridad realmente requerida; esto es , Cunta proteccin es deseable? Esta pregunta representa un intercambio de inventario e inversin entre la proteccin contra las incertidumbres de la oferta y la demanda y los costos de invertir en inventario de seguridad. El inventario de anticipacin es necesario para productos con patrones estacionales de demanda y suministro uniforme. Los fabricantes de juguetes infantiles, aire acondicionado y calendarios enfrenta condiciones de demanda pico donde la instalacin de produccin es incapaz de cumplir con la demanda pico estacional. Por tanto, los inventarios de anticipacin se preparan de antemano y se vacan durante los periodos de demanda pico, Aqu tambin deben considerarse los intercambios. Una inversin en capacidad adicional de planta podra reducir la necesidad de inventarios de anticipacin. TEMAS DE ADMINISTRACIN Varios temas rodean la administracin de los inventarios de demanda independiente. En esta seccin se analizarn tres: Toma de decisiones de inventario rutinarias, determinacin del desempeo del sistema de inventarios e implementacin del tiempo. DECISIONES RUTINARIAS DE INVENTARIO Slo necesitan tomarse dos decisiones al administrar inventarios de demanda independiente: Cunto ordenar (tamao) y cundo ordenarlo (tiempo). Estas decisiones pueden hacerse de rutina utilizando cualquiera de las cuatro reglas de decisin para control de inventarios. Las reglas de decisin significan colocar rdenes para una cantidad de orden fija o variable, con un

tiempo fijo o variable entre rdenes sucesivas. Por ejemplo, bajo la regla utilizada de punto de orden (Q,R), una orden por una cantidad fija (Q) se coloca siempre que el inventario alcance un punto de reorden (R). De la misma forma, bajo la regla S,T una orden es colocada cada periodo T periodos por una cantidad igual a la diferencia entre el saldo actual a la mano y el nivel deseado de inventario (S) a la recepcin de la orden de abastecimiento . El uso efectivo de cualquiera de estas reglas de decisin involucra determinar correctamente los valores de los parmetros de regla (por ejemplo, Q, R, S y T). Este tema detalla los procedimientos para determinar los parmetros de la cantidad por ordenar (Q) y el punto de reorden (R) para la regla de punto de orden, y da referencias que cubren la determinacin de valores de parmetros para las otras reglas de decisin. DETERMINACIN DEL DESEMPEO DEL SISTEMA DE INVENTARIO Un asunto clave de la administracin es determinar el desempeo del sistema de control de inventario. Ya se ha mencionado cun grande puede ser la inversin en inventario. El tamao de esta inversin la hace una medida visible del desempeo. Con base en esto, algunos gerentes simplemente especifican metas de reduccin de inventario como una medida de desempeo. Por desgracia, esto es demasiado simplista. No refleja los intercambios entre la inversin en inventario y otros beneficios o actividades de la compaa, ni considera la magnitud de la demanda sobre el inventario. Para vencer esta ltima preocupacin, una medida de desempeo de inventario, la rotacin de inventario, relaciona los niveles de inventario con el volumen de ventas del producto. La rotacin de inventario es calculada como el volumen anual de ventas divido entre la inversin promedio de inventario. As, un producto que tiene un volumen anual de ventas de $200 000 y una inversin promedio en inventario de $50 000 tiene una rotacin de inventario de 4. Esto es, el inventario fue reemplazado (rotado) cuatro veces durante el ao. La rotacin se usa para comprar el desempeo de una empresa individual con otras en la misma industria o para monitorear los efectos de un cambio en las reglas de decisiones de inventarios. Una alta rotacin de inventario sugiere un alto grado de retorno sobre la inversin en inventario. Sin embargo, aun cuando se relaciona el nivel de inventario con la actividad de ventas, no refleja los beneficios de tener el inventario. Para capturar un beneficio mayor de inventario, algunas empresas usan el servicio a clientes para evaluar el desempeo de su sistema de inventarios. Una medida comn del servicio a cliente es la tasa de llenado (el porcentaje de unidades inmediatamente disponibles cuando son solicitadas por los clientes). As , la tasa de llenado de 98% significa que slo 2% de la unidades solicitadas no se encontraban en el anaquel cuando un cliente las solicit. Una tasa de llenado de 98% suena bien. Por otra parte, una tasa de 2% de clientes insatisfechos no. Algunas compaas utilizan ahora una medida de insatisfaccin para enfocar la atencin sobre la mejora continua del servicio a clientes. Otras medidas de servicio al cliente relacionadas con el inventario pueden ser utilizadas, pero todas intentan formalizar los intercambios en costos y beneficios. Comn entre las alternativas son el porcentaje de distintos artculos que estuvieron disponibles, el nmero de veces que

ocurri cualquier escasez en un periodo, el periodo antes de que el artculo estuviera disponible y el porcentaje de clientes que sufrieron una falta de disponibilidad. La medida o medidas correctas dependen de la razn para tener el inventario, la importancia del artculo, la naturaleza del negocio y los objetivos de la compaa. IMPLEMENTACIN DE CAMBIOS EN LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIO Despus de analizar las reglas de decisin y medidas de desempeo adecuadas, la tarea crtica de administracin es hacer los cambios para mejorar el desempeo del inventario. El tiempo apropiado de estos cambios es importante. Los procedimientos informales pueden ser bastante efectivos para administrar inventarios en un almacn en pequea escala; al aumentar el nmero de productos y los volmenes de ventas, se requieren mtodos de control de inventarios ms formales para asegura r el crecimiento continuo. Otras mejoras pueden ser necesarias al crecer el negocio y al mejorarse la tecnologa de administracin de inventarios. Algunos de los conceptos de este captulo requieren de nuevas mentalidades, como la distincin entre demandas dependiente e independiente. Otros conceptos necesitan de nuevos objetivos organizacionales y de cambios de papel a travs de toda la compaa. Ambos asuntos deben considerarse de manera explcita en la implementacin de tiempos. Una caucin final en la implementacin, en especial para sistemas computacionales altamente automatizados: los sistemas bsicos deben estar primero en su lugar. Si la exactitud de inventarios es pobre, computarizarla slo significa que los errores pueden ser hechos a la velocidad de la luz. Si el almacn funciona sobre informacin informal de que est donde y cunto est disponible, o si algo del inventario est reservado por los vendedores para sus clientes, un sistema formal no ayudar. Las disciplinas y compresiones bsicas deben estar instaladas antes de que se desarrollen reglas formales de decisin. COSTOS RELACIONADOS CON EL INVENTARIO La inversin en inventario no es el nico costo asociado con la administracin de inventarios, aun cuando puede ser el ms visible. Esta seccin trata otros tres elementos de costo: el costo de preparar una orden para ms inventario, el costo de mantener ese inventario a la mano hasta que lo solicite un cliente y el costo implcito cuando hay una escasez de inventario. Tambin se analizarn los costos en incremento en el contexto de la administracin de inventarios. COSTOS DE PREPARACIN DE DENES Se incurre en costos de preparacin de rdenes cada vez que se coloca una orden de reabastecimiento. Se incluyen los costos variables de personal asociados a la emisin del papeleo ms cualesquiera costos ocasionales involucrados en, por ejemplo, transportar mercanca entre plantas y centros de distribucin. Las tcnicas de medicin del trabajo, como el estudio de tiempos, pueden utilizarse para medir el contenido de mano de obra de la preparacin de rdenes. Determinar otros costos de preparacin de rdenes es en ocasiones ms sutil. Por ejemplo, puede necesitarse verificar el saldo del inventario antes de ordenar. A veces puede haber un costo fijo para llenar una forma y un costo variable para cada artculo

ordenado. Las compaas cargan con grandes costos de mantener archivos, controlar la calidad y verificar recibos exactos, as como con otros costos escondidos. COSTOS DE MANTENER EL INVENTARIO El inventario compromete a la administracin con algunos costos que estn relacionados con la cantidad de inventario, el calor de los artculos y el periodo que se lleva el inventario. Al asignar capital al inventario, la compaa deja de utilizar esos fondos para llevar otros propsitos (por ejemplo, adquirir equipo nuevo, desarrollar nuevos productos o invertir en instrumentos financieros a corto plazo). Por tanto, se incurre en un costo de capital, expresado como una tasa anual de inters, debido a la inversin en inventario. El costo de capital puede estar basado en el costo de obtener prstamso bancarios para financiar la inversin en inventario (por ejemplo, de 5 a 20%), o la tasa de retorno de capital sobre proyectos de inversin que no pueden ser realizados debido a que los fondos se comprometen con el inventario. Por ejemplo, el costo de capital por una inversin en inventario podra ser de 25% en el caso de que una mquina nueva diera un retorno sobre la inversin de 25%. En cualquier caso, el costo de capital para el inventario se puede determinar a partir de los usos alternos que podran darse a los fondos. El costo de capital vara de 5 a 35%, pero puede ser sustancialmente ms alto en algunos casos. El costo de capital es slo una parte del costo de mantenimiento de inventario. Otros son los costos variables de impuestos y seguros sobre inventarios, los costos de la obsolescencia del inventario o de limitaciones sobre la vida de anaquel de los productos y los costos de operacin relacionados con almacenar el inventario; por ejemplo, la renta de espacio Pblico de almacenamiento, o el costo de tener y operar instalaciones de almacn (como el costo de calefaccin, electricidad y mano de obra). Un ejemplo de la obsolescencia del producto es el de las flores frescas, que deben reemplazarse cada semana. Esto implica al menos un costo anual de 5 200% para llevar flores frescas. Como ejemplo, si el costo de capital es de 10%, y los costos combinados de rentar espacio de almacn, la obsolescencia del producto, los impuestos y el seguro suman otro 10% adicional del valor promedio de la inversin en inventario, el costo total anual de llevar inventarios es de 20% del costo de un artculo de inventario. En este ejemplo, un artculo de inventario que cueste $1 por unidad tendra un costo de mantenimiento de inventario de $0.20/unidad/ao. COSTOS POR FALTANTES Y DE SERVICIO AL CLIENTE Una serie final de costos relacionados con el inventario consta de los costos incurridos cuando la demanda excede el inventario disponible de un artculo. Este costo es ms difcil de medir que los costos de preparacin de rdenes o de mantenimiento de inventario. En algunos casos, los costos por faltantes pueden igualar el margen de contribucin del producto cuando el cliente compra el artculo con empresas de la competencia. En otros casos, puede involucrar el papeleo requerido para rastrear una orden atrasada hasta que el producto est disponible. Sin embargo, este costo puede ser muy sustancial en casos en los que se pierde crdito comercial significativo por parte de los clientes. El nfasis puesto sobre cumplir los requerimientos de entrega en muchas empresas sugiere que, en tanto que los costos por

faltantes y de servicio al cliente son difciles de medir, son crticos para evaluar el desempeo del inventario. Las medidas de servicio al cliente se emplean como medidas sustituidas del costo por faltantes de inventario; por ejemplo, la tasa de llenado lograda al cumplir la demanda de producto (el porcentaje de la demanda suministrado directamente del inventario sobre demanda). Si la demanda anual de un artculo es de 1 000 unidades y se suministran 950 unidades directamente desde el inventario, se logra una tasad de llenado de 95%. El nivel de servicio al cliente puede medirse de varias maneras; los ejemplos incluyen la tasa de llenado, el periodo promedio requerido para sufrir rdenes atrasadas, o el porcentaje de ciclos de reabastecimiento en los que una o ms unidades son colocadas como rdenes atrasadas. El nivel de servicio al cliente tambin puede traducirse en el nivel de inversin de inventario requerido para lograr un nivel dado de servicio al cliente. Como ejemplo, un inventario de seguridad de 1 000 unidades puede ser requerido para lograr un nivel de servicio al cliente de 85%, mientras que 2 000 unidades de inventario de seguridad pueden requerirse para lograr un nivel de servicio al cliente de 98%. Traducir los objetivos de nivel de servicio al cliente a la inversin requerida de inventarios es til para determinar los intercambios de nivel de servicio al cliente/inventario. AUMENTO DE COSTOS EN INVENTARIOS Dos criterios son tiles para determinar qu criterios son relevantes para una decisin particular de administracin de inventario: 1) representa el costo de erogacin real o una ganancia no obtenida? 2) vara el costo de acuerdo con la decisin que se toma? Determinar el costo del artculo utilizado en el clculo del costo de mantenimiento de inventarios es una buena ilustracin de la aplicacin de estos criterios. El costo del artculo debera representar la erogacin real de la compra o produccin del artculo y de colocarlo en el inventario ( es decir, los costos variables de materiales, mano de obra y costos por gastos administrativos generales, no es una erogacin real. Otro ejemplo consiste en medir los gastos de oficina incurridos en la preparacin de las rdenes de reabastecimiento. Si la cantidad del personal de oficina permanece constante a travs del ao, sin importar el nmero de rdenes de reabastecimiento colocadas, este costo no es relevante para la decisin que se tome ( es decir, la cantidad de rdenes de reabastecimiento). Estos ejemplos no son exhaustivos, sino ilustrativos del cuidadoso anlisis requerido al determinar los costos por considerar en la evaluacin del desempeo de la administracin de inventario. UN EJEMPLO DE INTERCAMBIO DE COSTOS Las decisiones sobre la cantidad ordenada afectan la cantidad de inventario que se tiene en inventario cclico en los varios puntos de almacenamiento en las diferentes etapas de la cadena de suministro. Las grandes cantidades ordenadas significan que stas son espordicas y conducen a costos bajos de preparacin de rdenes de reabastecimiento, pero tambin aumentan los inventarios cclicos y los costos anuales de mantenimiento de inventario. La determinacin de las cantidades de las rdenes de reabastecimiento se enfoca sobre la

cuestin de qu cantidad rinde el intercambio ms econmico entre la preparacin de rdenes y los costos de mantenimiento de inventarios. Se usa un televisor de lujo almacenado en un centro de distribucin para ilustrar este incremento. El televisor estreo de 14 pulgadas se vende a varios centenares de tiendas minoristas desde un centro de distribucin. Para evitar inventarios excesivos, las tiendas colocan rdenes de frecuencia y por cantidades pequeas. La demanda de este televisor estreo de 14 pulgadas en una tienda minorista se obtuvo de registros de ventas pasadas. Su promedio es de 5 unidades por da entre semana (o 1250 unidades por ao). La televisin estreo de 14 pulgadas puede obtenerse con un da de tiempo de espera del centro de distribucin (CD) que sirve a las tiendas minoristas. Esto requiere preparar una orden y enviarla por fax al CD. El costo variable de preparar la orden de reabastecimiento es estimado en $6.25. El costo de mantenimiento de inventario de la empresa se estima en 25% del costo del artculo por ao, incluyendo los costos variables de capital, seguros, impuestos y obsolescencia. Ya que el costo de la unidad de televisin estreo de 14 pulgadas es de $100, el costo de mantenimiento de inventario es de $25/unidad/ao. En la actualidad, las tiendas minoristas ordenan el televisor estreo de 14 pulgadas con base diaria en lotes de 5 unidades. Un nmero de cantidades ordenadas podra evaluarse para determinar el mejor intercambio entre los costos de ordenar y de mantenimiento de inventario. El modelo de cantidad econmica de orden, sin embargo, permite determinar de forma directa la cantidad por ordenar que tenga el costo menor. PRINCIPIOS DE CONLUSION En este tema se presenta una considerable teora sobre la administracin de inventarios de demanda independiente. A pesar de la naturaleza tcnica de material, emergen varios principios administrativos: La diferencia entre la demanda dependiente y la independiente debe servir como la primera base para determinar procedimientos adecuados de administracin de inventarios. Los criterios organizacionales deben ser establecido de manera clara antes de fijar niveles de inventario de seguridad y de medir el desempeo. Debe instalarse un slido sistema bsico de demanda independiente antes de intentar implantar las tcnicas avanzadas presentadas aqu. Pueden lograrse ahorros en costos relacionados con el inventario con una determinacin conjunta de los parmetros del punto de orden y de la cantidad para ordenar. Todos los criterios deben considerarse al clasificar los artculos de inventario de acuerdo con prioridades administrativas. Las polticas desarrolladas para cada clasificacin ABC deben utilizarse para guiar la clasificacin de cada artculo as como para administrar su inventario. La gerencia debe estar segura de que la organizacin est preparada para encarar sistemas avanzados antes de su implementacin.