Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada

UNEFA-Ncleo Anzotegui Sede San Tom Asignatura: Gerencia de la Informtica

Unidad I elementos de la teora de la organizacin y la gerencial Unidad II Organizacin de los servicios informticos

Docente: Yusmila Snchez

Bachilleres: Garca, Freberly C.I.24.577.397 Gmez, Kenia Lpez, Jos C.I.21.513.287 C.I.19.941.740

Solzano, Pedro C.I.19.939.717. Nombre del Grupo: Tecno sisoft S.A Seccin: D01.7mo Semestre. Ingeniera de Sistemas.

San Tom, Abril de 2013

ndice

Introduccin...............I Administracin...5 Principios de la administracin...5 Elementos de la administracin.....7 Objetivos de la administracin9 Finalidad de la administracin.....10 Gerencia........................................................10 Funciones del Gerente..11 Objetivos de la Gerencia......13 Importancia de la Gerencia......13 Evolucin de las formas organizacionales.....15 Desarrollo organizacional..19 Tendencias.....................................................20 Planes informticos.22 Necesidades de los planes informticos.....23 Caractersticas de los planes informticos...............................24 Importancia de los planes informticos...25 Modelos........................................27 Requerimientos de los planes informticos29 Infraestructura de los planes informticos..30 Conclusin...32 Bibliografa...33

Introduccin

En el mundo actual las tecnologas de informacin e informtica se han visto involucradas ampliamente en diversos mbitos en los cuales se desempea el ser humano, permitindole por lo tanto facilitar an ms el trabajo que este realice dentro del contexto en el cual se desenvuelven, en tal sentido las se observa la participacin de la tecnologa principalmente dentro de las empresas u organizaciones , las cuales la emplean como herramientas para su desarrollo ptimo y adecuado frente a un campo competitivo en donde se juega primordialmente la calidad que pueda ofrecer alguna organizacin en el escenario que corresponda a sus actividades. Sin embargo dentro de estos aspectos existen elementos que son resaltantes y cruciales dentro de una organizacin como lo es la administracin encargada de la planificacin, organizacin, direccin y planificacin; y por otra parte la gerencia entendindose como su propsito principal la direccin de una determinada empresa con el fin de lograr objetivos planteados y beneficios para la misma. Cada uno de los puntos nombrados anteriormente se relacionan entre s, ya que su correcta intercomunicacin y desarrollo de las mismas van a permitir alguna u otra organizacin pueda funcionar satisfactoriamente sin ningn tipo de inconvenientes. Sin duda alguna la administracin y la gerencia tambin influyen de manera importante en el desarrollo organizacional considerndose este como el esfuerzo de la gerencia y cada uno de los miembros de la organizacin hacer que esta pueda ser slida, eficiente, eficaz y funcional, as como tambin obtener informacin que le den paso a la evolucin y cambios de acuerdo a las demandas existentes en el campo en el cual se muevan, convirtindose el desarrollo organizacional en una necesidad que permite obtener innumerables beneficios. Se debe destacar la inclusin de los planes informticos dentro de la empresa debido al empleo de la tecnologa ya que estos planes permitirn gestionar las tecnologas de informacin que ayudaran e impulsaran al logro de las metas y objetivos planteados en

dicha organizacin. Es por ello la realizacin de este trabajo de investigacin con la finalidad de conocer con detenimiento y profundidad cada uno de los aspectos ms imperantes que deben emplearse y adoptarse dentro de las empresas y organizaciones que con certeza les ofrecer la oportunidad de mejorar su funcionamiento obteniendo ventajas y aspectos positivos para la misma, de tal manera que los guiara directamente al xito.

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Elementos de la teora de la Organizacin y la teora Gerencial

Administracin: Definicin: Segn Jimnez, C. (1978). Define que la administracin es una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y prcticas cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a fin de lograr propsitos comunes que individualmente no es factible lograr. Por su parte Terry, G. (1997), define la administracin en atencin a su objeto y tambin como un proceso. En atencin a su objeto: "Administrar es lograr un objetivo determinado mediante el esfuerzo humano y la utilizacin de un conjunto de procesos" en atencin al proceso: "Administrar es un proceso distintivo que consiste en la planificacin, organizacin, ejecucin y control empleados para determinar y lograr los objetivos mediante el uso de gente y recursos. Para las organizaciones que estn en vas de desarrollo, el principal elemento para desarrollar su productividad y su competitividad con otras es mejorar la calidad en su administracin.

Principios de la administracin Las primeras teoras generales de la Administracin aparecieron alrededor de 1916. Primero, Henry Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clsica de la administracin, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableci los 14 principios de la administracin en su libro Administracin general e industrial:

Subordinacin de intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados, estn los intereses de la empresa. Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado slo deber recibir rdenes de un superior. Unidad de Direccin: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condicin esencial para lograr la unidad de accin, coordinacin de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de direccin, pero no se deriva de esta. Centralizacin: Es la concentracin de la autoridad en los altos rangos de la jerarqua. Jerarqua: La cadena de jefes va desde la mxima autoridad a los niveles ms inferiores y la raz de todas las comunicaciones van a parar a la mxima autoridad. Divisin del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo. Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar rdenes y esperar obediencia de los dems, esto genera ms responsabilidades. Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicacin y un correcto comportamiento. Remuneracin personal: Se debe tener una satisfaccin justa y garantizada para los empleados. Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio, este orden es tanto material como humano. Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal. Estabilidad y duracin del personal en un cargo: Hay que darle una estabilidad al personal. Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el xito de este.

Espritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organizacin.

Elementos de la administracin Previsin: Consiste en la determinacin, tcnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigacin y valoracin de cules sern las condiciones futuras en que dicho organismo habr de encontrarse, hasta los diversos cursos de accin posible. La previsin comprende, las siguientes etapas: Objetivos: Es la que propone los fines. Investigaciones: Se refiere al descubrimiento y anlisis de los medios con que puede contarse en las situaciones. Cursos alternativos: Trata de la adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines propuestos. Planeacin: Consiste en la determinacin concreta del conjunto de acciones que se van a seguir, fijando los principios que habrn de presidirlas y orientarlas, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijacin de tiempos necesario para su realizacin. Comprende por las comprende, las siguientes etapas: Polticas: Principios para orientar la accin. Procedimientos: Secuencia de operaciones o mtodos Programas: Fijacin de tiempos requeridos.

Organizacin: Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones, individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. En la misma definicin se ven claramente las siguientes etapas: Jerarquas: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel de la organizacin. Funciones: La determinacin de cmo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general que de propuso. Obligaciones: las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempea por una persona.

Direccin: es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo ms eficaz, los planes Escogidos. Comprende, por lo tanto, las siguientes etapas: Mando o autoridad: Es el principio del que se deriva toda la administracin y, por lo mismo, su elemento principal, que es la direccin. Comunicacin: Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de este, hacia cada rgano siguiendo las rdenes de coordinacin. Supervisin: La funcin ltima de la administracin es el ver si las cosas se estn haciendo tal y como se haban planeado y ordenado.

Control: consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Comprende por lo mismo tiene etapas: Establecimiento de normas: Llevan control del comportamiento. Operacin de los controles: Funciones de tcnicos y especialistas. Interpretacin de resultado: Retroalimentacin en la administracin.

Objetivos de la administracin La administracin tiene dos objetivos principales: Eficiencia y Eficacia. Eficiencia: Se refiere a los medios, mtodos, los procesos, las reglas y los reglamentos sobre la manera en que deben hacerse las cosas en una empresa, con el fin de que los recursos sean adecuadamente utilizados. Eficacia: Se refiere a los fines, los objetivos y resultados por alcanzar, obviamente cada empresa tiene sus propios objetivos. Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere un campo de accin definido y que sugiere la orientacin para los esfuerzos de un dirigente.

Finalidad de la administracin La administracin tiene como finalidad buscar en forma directa precisamente la obtencin de resultados de mxima eficiencia en la coordinacin, y solo a travs de ella, se refiere a la mxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materia prima, maquinarias, entre otras. La coordinacin es considerada, como la esencia misma de la administracin ya que esta abarca: La accin de quien est administrando. La actividad misma que resulta de la administracin, o en lo que se traduce: planear, dirigir, y organizar. Sobre todo, el fin perseguido: tratndose de lo que tiene naturaleza prctica, el fin debe ser; los que busca el administrador, el cual consiste en obtener coordinacin.

Gerencia La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos. Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979) expresa que: ... El trmino (gerencia) es difcil de definir: significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es sinnimo del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de trabajo...

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De all que, en muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque la persona que desempea el rol de gerenciar tiene que desenvolverse como administrador, supervisor, delegador, etc. De all la dificultad de establecer una definicin concreta de ese trmino.

Funciones del gerente En la prctica, un gerente puede ejecutar simultneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones: Planeamiento, organizacin, direccin y control. La Planeacin. Es la primera funcin ejecutiva, desarrolla la misin, la visin, los objetivo de toda la empresa. El primer componente de la gestin es la planificacin. Un administrador debe determinar cules son los objetivos de las organizaciones y la forma de lograr esos objetivos. Mucha de esta informacin vendr directamente de la visin y misin de la empresa. El establecimiento de objetivos para la meta y el seguimiento de la ejecucin del plan son los dos componentes crticos de la funcin de planificacin. Por ejemplo, un gerente de un restaurante de la zona tiene necesidad de tener un plan de marketing, un plan de contratacin y un plan de ventas. Es decidir lo que suceder en el futuro. La Organizacin. Es la segunda funcin, establece la estructura orgnica de la empresa. Distribuye la autoridad a responsable del trabajo. Los gerentes son responsables de la organizacin de la empresa y esto incluye la organizacin de personas y recursos. Saber cuntos empleados se necesitan para los cambios en particular puede ser crtica para el xito de una empresa. Si los empleados no tienen los recursos necesarios para completar su trabajo, la organizacin no ha ocurrido. Sin un lugar de trabajo organizado, los empleados ven a un gerente como preparados y puede perder el respeto.

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La Direccin. Es la tercera funcin, influye en el comportamiento de las personas a travs de la motivacin, comunicacin, liderazgo, dinmica de grupo y disciplina. A su vez permite cumplir la misin y objetivos. La gestin y de liderazgo no son la misma actividad. Un administrador gestiona los empleados; esta persona se asegura de que las tareas se completan a tiempo y las polticas se siguen. Los empleados suelen seguir a los administradores porque l o ella es el supervisor y encargado de los empleados. Los empleados ven a un lder como alguien que motiva a ellos y les gua para ayudar a cumplir los objetivos de la empresa. En una situacin ideal, el gestor tambin sirve como el lder. Los gerentes que quieren llevar con eficacia la necesidad de descubrir lo que motiva a sus empleados y les ayuden a alcanzar los objetivos de la empresa. El Control. Es la cuarta funcin, establece normas de rendimiento; mide e informa sobre el desempeo real, realiza la comparacin y adopta medidas correctivas o preventivas. La funcin de control consiste en la supervisin del rendimiento de la empresa para asegurarse de que los objetivos se estn cumpliendo. Los gestores tienen que prestar atencin a los costos en comparacin con el rendimiento de la organizacin. Por ejemplo, si la empresa tiene un objetivo de incrementar las ventas un 5% durante los prximos dos meses, el administrador puede comprobar el progreso hacia la meta al final de un mes. Un manager (gerente) eficaz compartir esta informacin con sus empleados. Esto genera confianza y un sentimiento de participacin para los empleados.

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Objetivos de la gerencia Nombrando algunos de los objetivos de la gerencia tenemos los siguientes: Posicin en el mercado Innovacin Productividad Recursos fsicos y financieros Rentabilidad ( rendimientos de beneficios) Actuacin y desarrollo gerencial Actuacin y actitud del trabajador Responsabilidad social

Importancia de la gerencia En la actualidad, los mercados generan mayores demandas y exigencias, por lo tanto es importante que las empresas tengan niveles de jerarquizacin que les permita dirigir todas sus actividades al cumplimiento de los objetivos, esto no sera posible si no existiera un nivel donde su trabajo exclusivamente corresponda a la toma de las decisiones, la definicin de los lineamientos que se deben seguir para el logro de los objetivos establecidos, y por sobre todo la responsabilidad que asumen al pertenecer a dicho nivel. De dicho nivel depende totalmente el xito o el fracaso del negocio, la capacidad que posee para dirigir a un grupo determinado de personas y logre as el cumplimiento de los objetivos en un todo y no individualmente, es el motivo por el que la existencia de una gerencia es de vital importancia ya que permite planificar, organizar, dirigir y controlar cada uno de los procesos y de las actividades que se desarrollan dentro la empresa.

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Cada una de las funciones que desempea la gerencia son vitales para que las diferentes reas e individuos que las conforman coordinen de tal manera se pueda llegar a un mismo fin. De acuerdo a la cronologa de las actividades y funciones que ejerce la gerencia dentro de una empresa, a continuacin se detallan definiciones que ayudaran a los usuarios entender porque la gerencia debe existir en toda organizacin indistintamente en que rubro desempeen sus actividades: Saber planificar no solo implica dar lneas de accin o planes que permitan establecer cmo llegar al cumplimiento de los objetivos, es tambin disear estrategias que permitan a la organizacin hacer frente a las amenazas del mercado aprovechando las oportunidades que se presentan y explotando al mximo sus fortalezas.

Establecer el tipo de organizacin que debe tener la compaa es responsabilidad de la gerencia ya que la misma permitir que el cumplimiento de cada una de las actividades mediante la delegacin de funciones y la especializacin por reas.

El saber dirigir un equipo de trabajo ya sea grande o pequeo exige muchas capacidades como son el liderazgo, la motivacin, la solucin de conflictos, la toma de decisiones para generar altos niveles de satisfaccin en dicho equipo.

El control es el eslabn de toda esta cadena debido a que es el que permite medir los resultados obtenidos por el impacto que tiene en el mbito tanto interno como externo la toma de decisiones y la implementacin de las mismas.

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Organizacin de los Servicios Informticos

Evolucin de las formas organizacionales Los servicios informticos han ido cobrando mayor relevancia, presencia y alcance organizacional a medida que la tecnologa asociada a ellos se ha hecho ms accesible. Esta accesibilidad, casi ubicuidad, ha generado un impacto organizacional en un perodo de apenas veinte aos, acelerndose de tal manera que an subsisten formas organizacionales antiguas presionadas por una tecnologa que la trasciende y modifica. Uno de los problemas bsicos de la utilizacin de estas tecnologas es la forma de organizar los servicios informticos y como relacionarlos con el resto de la organizacin; as una serie de preguntas elementales se presentan ante todo administrador o gerente del rea. Cules son los servicios de informtica requeridos? Cul es el alcance de esos servicios? Pueden ser provistos eficientemente por terceros, o deben ser propios, o puede ser mixto? Cmo establecer el servicio, con unidades funcionales, con una unidad central de staff, distribuyendo el talento humano del rea a lo largo de la organizacin? Cul ser el esquema de la relacin, cliente a unidad de servicios, funcional de soporte? Las respuestas a estas preguntas son cruciales para que la funcin de administracin de las tecnologas de informtica estn alineadas con los objetivos estratgicos de la empresa.

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La organizacin de la empresa. Resulta obvio que el primer tema a considerar es qu tipo de organizacin conformar el ambiente de la estructura informtica. Estableciendo los siguientes componentes: La base operativa. Es el sector que rene a los operarios, quienes realizan el trabajo bsico relacionado directamente con la fabricacin de los productos y/o de prestacin de los servicios que la entidad entrega a sus clientes, consumidores o sociedad. Los operadores realizan cuatro funciones principales: aseguran los insumos para la produccin; transforman los insumos en produccin; distribuyen las producciones, y proveen apoyo directo a las funciones de entrada, transformacin y produccin. Las tecnologas de la informacin proveen de mtodos de trabajo, de servicios de apoyo para manejo de inventarios, programacin de actividades, registro de

transacciones; en esencia servicios de captura y procesamiento de datos. La cumbre o pice estratgico. Es el sector directivo superior de la organizacin. Aqu estn las personas encargadas de la responsabilidad general de la organizacin: el director y todos aquellos gerentes de alto nivel cuyos intereses son globales, cuyas acciones afectan a toda la empresa, e incluye a quienes les suministran apoyo directo: secretarios, asistentes, etc. Es responsable por asegurar que la organizacin cumpla su misin de manera efectiva, y tambin que satisfaga las necesidades de aquellos que la controlan o que tienen poder sobre la organizacin; propietarios o accionistas; entes gubernamentales; sindicatos, etc. El cumplimiento de esta misin les obliga a desarrollar las siguientes funciones:

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Asignar recursos, emitir rdenes de trabajo, autorizar decisiones que afectan a toda la organizacin y su relacin con el ambiente, resolver conflictos, disear y nombrar al personal de la organizacin, controlar el desempeo de los empleados, motivarles y

recompensarles; Administrar las relaciones con el ambiente, informar a la gente influyente (accionistas), establecer contactos de alto nivel con otras empresas, entes de gobierno o relacionados, negociar acuerdos con agentes externos y, a veces, cumplir funciones de ceremonial como figuras representativas de la entidad, y Desarrollar la estrategia de la organizacin, interpretando el ambiente y tomando las decisiones consecuentes. Las tecnologas de informacin les proveen de servicios informativos de alta densidad y elaboracin; pronsticos, consolidados demostrativos de tendencias o proyecciones, ya sea de la situacin interna o del ambiente; diseados normalmente por demanda y con poco plazo, por lo que el servicio requiere de tecnologas de soporte sofisticadas, como amplios repositorios de datos, ayudas de simulacin, etc; y de equipos dedicados a satisfacer estas necesidades, dependiendo del tamao de la organizacin. Lnea Media. Es la cadena de supervisin, el elemento denominado tctico, comprende desde los altos gerentes hasta la base operativa a lo largo de los niveles supervisorios y de control que la organizacin crea segn las necesidades de control. Responsable por convertir las decisiones de la alta gerencia (pice estratgico) en planes y presupuestos; ejercen el control y supervisin de las actividades operacionales. Los servicios de tecnologas de la informacin les proveen (entre otros) de resmenes de datos e informacin sobre la produccin, modelos de comportamiento de las operaciones, cuadros de ejecucin de operaciones y costos o rendimientos asociados, tecnologas de productividad personal como aplicaciones de recuperacin de datos desde

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los repositorios o bases de datos, hojas electrnicas de clculo, aplicaciones de programacin y control de tareas, tambin de aplicaciones de reporte desarrolladas segn demanda. Tecnoestructura. Son las personas que afectan el trabajo de otros miembros de la organizacin sin intervenir de forma directa en sus operaciones o actividades. Su propsito es disear y cambiar los mtodos y procedimientos de trabajo, o entrenar a quienes lo ejecutan y proveer de los servicios necesarios para la implantacin de los procesos involucrados. En esta rea caben normalmente los servicios de informtica tradicionales, es decir, concebidos como unida funcional especializada. El staff de apoyo. La constituyen unidades que proporcionan servicios de apoyo a toda la organizacin fuera de la lnea o corriente operacional; como Consultora Jurdica, Gerencia de Recursos humanos; Seguridad, entre otros. Los servicios informticos que requieren ambas estructuras son de herramientas de productividad y, eventualmente de acceso a repositorios o bases de datos.

Teniendo presente que la organizacin es un sistema social con identidad propia inserta a su vez en un contexto social no estara completo el modelo si no se considera la influencia de la cultura organizacional que condiciones la utilizacin de las tecnologas informticas y sus mtodos de explotacin, y las del ambiente donde hace vida la empresa, que la presiona a travs de la competencia y el cambio tecnolgico. Estos son asuntos cuya consideracin compete al pice estratgico, y la tecnologa de informtica, particularmente las blandas, debe ayudar a modelar.

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Desarrollo organizacional El campo del Desarrollo organizacional (DO) trata acerca del funcionamiento, desarrollo y efectividad de las organizaciones humanas. Una organizacin se define como dos o ms personas reunidas por una o ms metas comunes. Se concibe el Desarrollo Organizacional como el esfuerzo libre e incesante de la gerencia y todos los miembros de la organizacin en hacer creble, sostenible y funcional a la Organizacin en el tiempo, ponindole nfasis en el capital humano, dinamizando los procesos, creando un estilo y sealando un norte desde la institucionalidad. El DO se puede ver tambin como una herramienta que, por medio del anlisis interno de la organizacin y del entorno que le rodea, le permita obtener informacin que lo gue en adoptar un camino o estrategia hacia el cambio, hacia una evolucin, conforme a las exigencias o demandas del medio en el que se encuentre, logrando la eficiencia de todos los elementos que la constituyen para obtener el xito de organizacin. Esto se requiere para que una organizacin se encuentre en capacidad o tenga los elementos necesarios para entrar a competir en el mundo actual, convirtindose por tanto el DO en una necesidad. Para utilizar esta herramienta se emplea o se hace uso de un proceso fundamental como lo es el aprendizaje, que es la va por la cual se accede al conocimiento adquiriendo destrezas y habilidades produciendo cambios en su comportamiento (es un eje para el D.O), es por esta razn que hay que tener en cuenta los aspectos que influyen en el rendimiento de los elementos que constituyen la organizacin.

Sistema informtico El trmino sistema se aplica generalmente al conjunto de acciones, personal y procedimientos relacionados con el desempeo de una tarea. De manera similar, un sistema o aplicacin informtica es el conjunto de personas, mquinas y procedimientos que se utilizan para llevar a cabo una tarea informtica o de proceso de datos.

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Son sistemas informticos tpicos de las aplicaciones de gestin los sistemas de gestin comercial, de control de almacenes, de ventas, nminas, gestin de personal, etc.

Tendencias

La primera consideracin es ratificar los factores directores de la evolucin de los servicios informticos, ya discutidos al principio del acpite anterior; a saber; La naturaleza de la organizacin. El estado del arte de la tecnologa. El control de los recursos computacionales. Las necesidades de integracin y administracin de los datos.

La segunda consideracin, deviene del esfuerzo consciente de las organizaciones para ser cada da ms eficientes que es el directo principal del cambio de las estructuras organizacionales y las relaciones internas derivadas de esos cambios. La tercera consideracin (y quizs la ms determinante) es el cambio o evolucin de las estructuras de pensamiento en la misma sociedad, condicionada por la localidad global derivada del desarrollo de las tecnologas de comunicacin de masas, y por la globalidad como fenmeno que afecta la percepcin tradicional del mundo ampliando horizontes ms all de nuestro espacio de desenvolvimiento cotidiano. Estamos ante una sociedad que recibe informacin constantemente sobre varios canales y tpicos, que hace mover los intereses particulares hacia lo colectivo y que muestra en toda su amplitud la diversidad de la sociedad humana. No es de extraar entonces que las formas de organizacin se muevan justamente en ese sentido hacia lo que se ha dado en llamar la sociedad de la informacin.

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As vemos que las organizaciones del siglo xxi evolucionan para servir a aspectos como los aumentos significativos de la de la productividad, en virtud de ms y mejor informacin sobre los mercados o mbitos sociales en los cuales actan, la presin ante las demandas de los consumidores, redes sociales servidas, normas gubernamentales y la presin de sus competidores. La velocidad en sus procesos para crear valor con ms eficiencia y eficacia y para satisfacer mejor las demandas de sus clientes. La flexibilidad en sus procesos internos y en su relacin con el ambiente para mantener la vigencia de la organizacin ante los cambios que se producen en un mundo que cada vez se acelera ms, y genera nuevas visiones y normas en su relacin con las empresas. La concentracin en actividades de alto valor agregado de manera de hacer mejor lo que la empresa debe hacer, y dejar actividades anexas y de apoyo en otras organizaciones que lo realicen como su actividad central. La calidad y servicio al cliente como idea fuerza de la actividad de la empresa. En segundo trmino hay ya un significativo movimiento hacia la organizacin basada en la informacin; organizaciones que consideran el aprendizaje interno como una funcin valiosa para mejorar su competitividad, que usan la tecnologa para aprender tanto en la realidad como en ejercicios virtuales a competir y funcionar eficientemente en un ambiente cambiante sujeto a altos ndices de incertidumbre. Y finalmente, en tercer trmino la tendencia a la desaparicin de las unidades funcionales de servicios informticos y la absorcin de tales funciones como parte del negocio productivo. Hacia la organizacin basada en la informacin. Las tecnologas de manejo de la informacin se orientarn cada vez ms a disear sistemas de informacin independientes de la estructura organizacional, buscando la definicin comn y consistente de la data en todo el espacio organizacional, asegurando ingreso de la data una vez y en la fuente, pero disponible a toda la organizacin que requiera del dato mediante interfaces directas, amigables y oportunas; y desarrollando sistemas de o proceso

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informacin que apoyan unidades de negocio, procesos generadores de valor, y no unidades organizacionales. El foco en los procesos productivos de alto valor agregado obliga a reducir las barreras internas y externas que frenan o retrasan los procesos, barreras como exceso de organizacin, de pasos innecesarios, de acceso a informacin, de trabas a la comunicacin eficaz con el cliente o la sociedad. La reestructuracin del trabajo alrededor de los procesos crticos, los que definen a la organizacin y que implican su contribucin a la sociedad, en razn de la cual existe. El producto de este movimiento hacia la organizacin basada en la informacin producirn una organizacin ms inteligente, ms capaz de usar las tecnologas de la informacin para redisear el trabajo de manera que los gerentes gerencien y los trabajadores agreguen valor, de eliminar el desperdicio en forma de estructuras organizacionales ms planas y consumo menor de recursos; menos costos y ms concentracin en los flujos y procesos que generan ms valor.

Planes informticos Un plan informtico es una estrategia que articula todos los recursos en el rea de las Tecnologas de Informacin que le permiten a cualquier organizacin cumplir con su Misin y Visin en el presente y en el futuro. El plan informtico debe iniciarse en el estudio de la Misin de la empresa y sus objetivos estratgicos. Deben identificarse las reas de intervencin crticas del plan y su prioridad. El plan informtico normalmente debe concluir con la identificacin de muchos proyectos ordenados cronolgicamente que van dando cuenta de las implementaciones armnicas en las reas de infraestructura y sistemas de informacin de la empresa. Estos proyectos deben tener una evaluacin econmica aproximada para poder garantizar que el plan es compatible

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con los recursos disponibles para su implementacin. El plan informtico debe contener elementos claves como son los niveles de servicios, catastro de Sistemas de Informacin Administrativos (SIA), planes de continuidad

operacional o planes de contingencia, arquitecturas de alta disponiblidad, sistemas de respaldos, sistemas de gestin, levantamientos de KPI (key performance indicators), arquitecturas de integracin e interoperabilidad, etc. El plan informtico debe revisar y eventualmente proponer una nueva estructura organizacional para el area de TI, de acuerdo a los proyectos que proponga el plan. Metodolgicamente en un plan informtico participa un comit informtico, que lo forma la alta gerencia de la empresa. Es este comit el que la da al plan informtico el visto bueno final. Este enfoque le da viabilidad poltica al plan informtico para su implementacin. Un plan informtico puede ser simple o complejo de acuerdo al tipo de organizacin que se analice y sus requerimientos y necesidades.

Necesidad de los planes informticos

Los planes informticos apuntan a las necesidades informticas estratgicas y a la arquitectura tecnolgica requeridas para cumplir misin, metas y propsitos de la empresa. Para realizar un plan informtico, es necesario que se analice la situacin actual de la empresa, en cuanto a los sistemas informticos actuales, se debern determinar la orientacin de cada uno de estos sistemas hacia los objetivos empresariales y las estrategias que utilizan para lograr este alineamiento. El resultado final de la planificacin informtica, deber ser un Plan detallado de actividades en donde luego de analizada la brecha existente de en donde estamos y en donde queremos estar se propongan las modificaciones a realizar en el plan informtico actual, un anlisis de los requerimientos

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que debe cumplir, la determinacin de los modelos de arquitectura e informacin, un cronograma detallado para el desarrollo de los planes propuestos, la estimacin de los recursos necesarios para su desarrollo y un plan de seguimiento que permita determinar el avance y el cumplimiento de los objetivos propuestos. Igualmente es necesario que un plan informtico contenga elementos claves como son los niveles de servicios, catastro de Sistemas de Informacin Administrativos, planes de continuidad operacional o planes de contingencia, arquitecturas de alta disponibilidad, sistemas de respaldos, sistemas de gestin, arquitecturas de integracin e

interoperabilidad. De igual forma debe revisar y eventualmente proponer una nueva estructura organizacional para el rea de Tecnologa Informtica, de acuerdo a los proyectos que proponga el plan.

Caractersticas de los planes informticos.

Es un proceso, expresado en un documento escrito y conocido por todos los usuarios de la unidad (Subgerencia, Subdireccin, Departamento o Unidad) de Informtica, el cual empieza con el desarrollo de objetivos, define estrategias y polticas para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados para asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que tales objetivos se realicen en trminos de productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informtica, por los usuarios y por el nivel Director de la empresa u organizacin, en parmetros no tcnicos y exentos de ambigedad.

No es un mtodo para resolver problemas corrientes en cortos perodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados en la Direccin, esto no es indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las actividades del Plan.

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Debe contemplar un horizonte que alcanza un perodo variable entre 3 y 5 aos dependiendo del tamao de la organizacin. No obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en perodos anuales, y reformulado cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por el nivel Directivo de la organizacin.

Es un conjunto de planes interrelacionados cuya finalidad es bsicamente satisfacer las necesidades de informacin que el sistema de decisiones de la organizacin requiere, en la cantidad, calidad, oportunidad y forma que cada nivel necesita. Lo anterior debe ser considerado en el marco de la velocidad de desarrollo y de la cantidad de alternativas, siempre crecientes, que el mercado de informtica ofrece.

Importancia de los planes informticos

Desde la dcada pasada, los directivos admiten la decisiva importancia de la tecnologa informtica para el crecimiento, la competitividad y la supervivencia de la empresa. Razn por la cual el apoyo de los directivos es de vital importancia en el emprendimiento de un plan informtico, adems de poseer los recursos econmicos necesarios para realizar el Plan, deben mostrar abiertamente el compromiso de realizarlo; es importante motivar a los directivos a tomar en serio la realizacin del Plan y determinar las actividades en las cuales su participacin activa permita garantizar el xito del proyecto. Este equipo es adems el encargado de motivar la ejecucin, implementacin e implantacin del plan informtico, el efecto de su aplicacin debe aplicarse desde la cima de pirmide hacia sus bases, es decir debe empezar por los directivos de ms alto nivel y poblar todos los estratos de la organizacin. La perspectiva del plan debe ser estratgica y operativa, no tecnolgica. En un entorno de negocios y tecnologa complejo, sujeto a

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rpidos cambios, es imperativo desarrollar y mantener en marcha un excelente proceso de planeacin informtica, lo cual permitir obtener: Mejores comunicaciones. El contacto entre gerencia superior, unidades de negocios y la estructura de sistemas informticos que desarrolle metas comerciales y tecnolgicas crea el espacio necesario para asegurar que la estrategia tecnolgica sea completa, considerando sus oportunidades y las amenazas de la competencia.

Necesidades estratgicas de datos. Los sistemas se reducirn a escala, se priorizarn y se desenvolvern para hacer frente a necesidades estratgicas de la firma, ms all de barreras funcionales rutinarias.

Un mtodo objetivo para asignacin de recursos. Las necesidades estratgicas de datos en la empresa y la infraestructura tcnica requerida para cubrirlas, definen un marco para asignar los escasos recursos de los sistemas informticos.

Infraestructura tcnica eficiente. Esta desarrolla el encuadre arquitectnico donde los diversos componentes de sistemas deben encajar con precisin. Funcionarn eficientemente dentro del conjunto por haber sido diseados y desarrollados en forma separada. Coordinacin efectiva de tecnologas. Es necesario introducir y coordinar la multiplicidad de tecnologas que hacen al uso de sistemas informticos, tales como los de comunicaciones, administracin, imgenes, manejo de documentos, grandes computadoras, mini o microordenadores y redes. Productividad del equipo. El empleo efectivo de herramientas de alto rendimiento y el marco para un apropiado programa de capacitacin que sustente

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el desarrollo de equipos a corto y largo plazos aportan creciente productividad, apoyo en las funciones y crecimiento personal. Mecanismos de control. Los progresos del plan y la estrategia de negocios se monitorean a fin de hacer cambios y ajustes a tiempo, segn los requieran la empresa o las influencias externas.

Modelos

Los modelos existentes responden a la necesidad de clasificacin de los distintos proyectos que se presentan. Los modelos relevantes para planes de informtica son: Modelo de Desarrollo de aplicaciones: elaboracin y puesta en marcha de programas o sistemas computacionales.

Modelo de Equipamiento: adquisicin por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como software bsico. Modelo de Mejoramiento, ampliacin o reposicin: aumento de capacidad y calidad de servicios de hardware y/o mejoramiento de software. Modelo de funciones corporativas: representa funciones ejecutadas por la empresa. Cada una describe una actividad, algo que la firma hace,

independientemente de la estructura organizacional. Una de las caractersticas de este modelo es que documenta acciones a lo largo y a lo ancho de la compaa, sin sujetarse a ataduras institucionales. La misma actividad puede ser realizada por varias unidades diferentes, pero se la representa slo una vez en el modelo corporativo. Las actividades que ste contiene reflejan qu se hace, no cmo, cundo ni dnde. Este sesgo asegura la integridad lgica del modelo de negocios,

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pues es un vehculo para gestionar el cambio a medida que se da en el tiempo y dentro de la empresa. Las actividades (funciones) de alto nivel se discriminan en procesos componentes, que representan actividades discretas con puntos de inicio y fin identificables, pasibles de ejecutarse repetidamente.

Modelo de datos: Este modelo ilustra necesidades informticas vistas desde la ptica corporativa, describiendo las entidades de inters para la empresa y las relaciones entre ellas. El modelo de datos se presenta como mapa lgico de esas entidades o datos, inclusive sus propiedades inherentes, en forma separada de las caractersticas de software, hardware o desempeo.

Atendiendo al criterio de riesgo en la ejecucin y grados de libertad en la implantacin podemos distinguir otros modelos de planes informticos:

Modelo de investigacin bsica: La investigacin bsica es la que se realiza con total libertad hasta el punto que a veces no existen objetivos marcados. Su libertad es mxima y el riesgo de no conseguir algn resultado es muy grande.

Modelo de investigacin aplicada: Existen menos grados de libertad y se pueden marcar algunos objetivos a conseguir, no obstante el riesgo sigue siendo alto en este tipo de proyectos. Es en este tipo donde empieza a aplicarse el concepto de plan informtico definido anteriormente, ya que cada investigacin ira dirigida a un propsito determinado y se le asignaran unos recursos, aunque estos pueden ser cambiantes con el tiempo. Modelo de investigacin y desarrollo: Estos ya son aplicaciones muy especficas que han de dar lugar a la produccin de prototipos y donde se realiza un diseo previo, se proponen unos objetivos y se realiza un estudio de viabilidad.

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Modelo correspondientes a la construccin de cualquier elemento: El grado de libertad de que se dispone en este tipo de plan es todava menor que en los anteriores, ya que conocemos el coste, la cantidad y la naturaleza de los recursos.

Requerimientos de los planes informticos.

1. Objetivos y funciones de la unidad de Informtica 2. Estrategias alternativas viables para alcanzar tales objetivos 3. Nivel de recursos, se requiere para una operacin estable, considerando el plan de sistemas vigentes. 4. Actividades que tendern a, o podran ser discordantes. 5. Factores de riesgo para el plan general y para cada plan componente. 6. Nivel de crecimiento que se puede esperar para cada tarea o actividad de cada plan componente. 7. Debido al cambio tecnolgico constante, las probabilidades que existen en el mediano o largo plazo de:

Instalar un nuevo computador o servidor Cambiar de sistemas operativos Cambiar de filosofa de proceso, vale decir: Proceso Centralizado Proceso Descentralizado Proceso Distributivo Una combinacin de las anteriores.

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8. Impacto que tendrn las consideraciones anteriores en trminos de: recursos, capacitaciones, programas de desarrollo y cul ser la magnitud del esfuerzo involucrado 9. Impacto en los usuarios de los sistemas en cuestin y de las tecnologas usadas para su desarrollo y explotacin. Infraestructura de los planes informticos.

Aunque no existe una regla fija sobre el contenido especfico de un plan informtico, bsicamente debido a lo vertiginoso de los cambios tcnicos y de las necesidades de informacin de los usuarios, hay algunas guas que permiten formular un plan en trminos que puedan ser ledos por aquellos que necesitan la informacin completa y suficiente como para responder a la mayora de las preguntas que podran ser formuladas. Es importante establecer que la razn para escribir el documento del plan, es comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y revisiones peridicas de las necesidades de los usuarios y de su compatibilidad con el plan vigente.

La preparacin del documento debe ser lo suficientemente cuidadosa como para considerar los intereses de cada usuario actual o futuro, dimensionando las caractersticas de cada uno y las razones por las que se establecieron las prioridades para cada uno de los mismos.

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Conclusin

Una organizacin son un grupo de dos o ms personas relacionadas entre s con fines y metas en comn. La administracin es una ciencia cuya finalidad ms importante es organizar, dirigir y distribuir los distintos recursos que se poseen en una empresa u organizacin para as de esta forma alcanzar una meta a corto o largo plazo. Una de las formas ms positivas de aplicar la administracin dentro de una organizacin es tomar en cuenta sus principios bsicos, como lo son la subordinacin, jerarqua, divisin del trabajo, disciplina, orden, equidad, espritu de equipo, entre otras los cuales son vitales para lograr una buena coordinacin entre los distintos miembros pertenecientes a la misma. Dentro de los factores ms determinantes para alcanzar los objetivos de una empresa se encuentra, el contar con un buen gerente, es necesario que dentro de una organizacin exista una persona o grupo de personas destinadas solo a la toma de decisiones que permitan cumplir con las metas propuestas dentro de un periodo de tiempo establecido, as como tambin se encarguen de supervisar que todos los procesos u actividades que conlleven a la misma se produzcan en perfecta armona. Mientras ms compleja resulte el funcionamiento de una empresa u organizacin, aumenta la necesidad de contar con un conjunto de recursos tecnolgicos ms avanzados y adecuados para poder manejar las distintas actividades realizadas dentro de la misma, a este grupo de herramientas se le conocen como sistema informtico. Un sistema comprende el conjunto de acciones, personal y procedimientos relacionados con el desempeo de una tarea. Mientras el sistema informtico de manera similar, es el conjunto de personas, mquinas y procedimientos que se utilizan para llevar a cabo una tarea informtica o de proceso de datos.

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Cuando la utilizacin de recursos informticos se produce a gran escala dentro de una empresa, es necesaria la creacin de un centro de proceso de datos, cuya ubicacin fsica e instalacin depende de muchos factores, como lo son: el tamao de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio fsico existente o proyectado.

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