FAMINAS BH MATERIAL DA DISCIPLINA DE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS Profa.

Denise Figueir Mendes 2 semestre / 2008

UNIDADES

1 Uma Introduo Histrica Administrao de Materiais 2 Administrao de Materiais: definies 3 Responsabilidades e atribuies da Administrao de Materiais 4 Objetivos principais da Administrao de materiais e recursos patrimoniais 5 Fluxo das atividades 6 Classificao de materiais 7 Gesto de estoques 8 Administrao dos servios de compras 9 A logstica e a Administrao de materiais

UMA INTRODUO HISTRICA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

A atividade de material existe desde a mais remota poca, atravs das trocas de caas e de utenslios at chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias algo to antigo quanto a existncia do ser humano. A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX, acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as operaes de comercializao dos produtos, fazendo com que compras e estoques ganhassem maior importncia. Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanal foi em parte substitudo pelas mquinas, fazendo com a produo evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administraes. A constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso Administrao de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma cincia das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organizao, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleo Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram, so e sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais como administrar informaes: quem os tm quando necessita, no local e na quantidade necessria, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido. 2 ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIES

A Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc. Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa garantia de existncia contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar excessivo o investimento total. A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao. Por outro lado, a providncia do suprimento aps esse momento poder levar a falta do material necessrio ao atendimento de determinada necessidade da administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqncias: quantidades alm do necessrio representam inverses em estoques ociosos, assim como, quantidades aqum do necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que prejudicial eficincia operacional da organizao.

Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam, se mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no realizadas. Isto porque materiais, nestas condies podem implicar em paradas de mquinas, defeitos na fabricao ou no servio, inutilizao de material, compras adicionais, etc. Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica, fornecem, portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies bsicas alinhadas acima, para uma boa Administrao de material. Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da Administrao de Materiais, alm de outras mais especficas de organizaes mais complexas: a.1 - Subsistemas Tpicos: a.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, o controle e o ressuprimento de material. O estoque necessrio para que o processo de produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os estoques podem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido. a.1.2- Classificao de Material - subsistema responsvel pela identificao (especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material. a.1.3- Aquisio / Compra de Material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e contratao de compras de material atravs do processo de licitao. O setor de Compras preocupase sobremaneira com o estoque de matria-prima. da responsabilidade de Compras assegurar que as matrias-primas exigida pela Produo estejam disposio nas quantidades certas, nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela quantidade e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a compra em preo mais favorvel possvel, j que o custo da matria-prima um componente fundamental no custo do produto. a.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio de material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O Almoxarifado o responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os materiais entregues pelos fornecedores a.1.5- Movimentao de Material - subsistema encarregado do controle e normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material. a.1.6 - Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. a.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. a.2 - Subsistemas Especficos: a.2.1 - Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administrao de Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada pela administrao e proporcionando solues. a.2.2 - Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao e

especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques. a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do produto acabado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que prestam servios de entrega e coleta. A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros sistemas da organizao. Assim, quando um item de material recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro. Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e documental so encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem prprias e demais providncias, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque informado para proceder aos registros fsicos e contbeis da movimentao de entrada. O subsistema de Cadastro tambm informado, para encerrar o dossi de compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo providenciada pelo subsistema de Aquisio que aciona o fornecedor para essa providncia aps ser informado, pela Inspeo, que o material no foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede baixa fsica e contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de ressuprimento. Neste caso, emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto organizao pelo subsistema de Cadastro. Aps a concretizao da compra, o subsistema de Cadastro tambm fica responsvel para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasio do recebimento de material. Todos esses subsistemas no aparecem configurados na Administrao de Materiais de qualquer organizao. As partes componentes desta funo dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organizao, da natureza e de sua atividade-fim, e do nmero de itens do inventrio. 3 RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

a) suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao seu funcionamento; b) avaliar outras empresas como possveis fornecedores; c) supervisionar os almoxarifados da empresa; d) controlar os estoques; e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mnimos, Lotes Econmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da empresa; f) manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) estabelecer sistema de estocagem adequado; h) coordenar os inventrios rotativos.

OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS

A Administrao de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contnuo abastecimento de artigos necessrios para comercializao direta ou capaz de atender aos servios executados pela empresa. As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado. Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitao do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar empresa um retorno satisfatrio do capital investido. Segue os principais objetivos da rea de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade; b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro; c) Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem fundamentalmente da eficcia das reas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras; d) Continuidade de Fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados diretamente por este item; e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualidade de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou servios constitui-se no nico objetivo da Gerncia de Materiais; f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo obter maior lucro final. s vezes compensa investir mais em pessoal porque se pode alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior benefcio com relao aos custos; g) Relaes Favorveis com Fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dos negcios , em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores; h) Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptido de seu pessoal; i) Bons Registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel da Administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma indireta.

5
Com

FLUXO DAS ATIVIDADES

ANLISE ECONMICO FINANCEIRA

ANLISE DE MERCADO OU NECESSIDADE DO PRODUTO

PROGRAMAO E CONTROLE DE ESTOQUE

COMPRA

RECEBIMENTO

ARMAZENAMENTO

CONTROLE DO ESTOQUE

CONSUMO OU COMERCIALIZAO

Analisando o esquema acima, percebemos a relao de interdependncia. Anlise de mercado ou necessidade de produo: permite avaliar a capacidade de consumo. Anlise econmica financeira: atravs dela que se analisa a capacidade empresarial, as despesas e a lucratividade, visualizando assim as possibilidades de investimento. Programao e controle de estoque: consiste em definir o estoque ideal para as necessidades da empresa, e o controle visa, rapidez de atendimento, menor aplicao do capital de giro, possibilidades de rotatividade do estoque, etc. Compras: A funo de compras um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios, planej-las quantitativamente e satisfazlas no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Os objetivos bsicos de uma seo de compras so: A) Comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo padres de qualidade e quantidade; B) Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores condies para a empresa, principalmente as de pagamento. Para efetuar uma boa compra, a empresa deve seguir certos mandamentos que incluem a verificao de prazos, preos, qualidade e volume. Deve-se manter cadastros de fornecedores, analis-los, fazer uma seleo e procurar ter uma bom relacionamento com o mercado fornecedor. Entre as caractersticas bsicas de um sistema adequado de compras, podemos destacar: A) Sistema de compras a trs cotaes: Tem por finalidade partir de um nmero mnimo de cotaes para encorajar novos competidores. A pr-seleo dos concorrentes qualificados evita o dispndio de tempo com um grande nmero de fornecedores. B) Sistema de preos objetivos: O conhecimento prvio do preo justo, alm de ajudar nas decises do comprador, proporciona uma verificao dupla no sistema de cotaes. Pode ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrando-lhes que seus preos esto fora de concorrncia. C) Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas esto envolvidas em cada deciso da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor

julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar reviso de uma deciso individual. D) Documentao escrita: Documentao anexa ao pedido, possibilita no ato da Segunda assinatura, o exame de cada fase de negociao, permite reviso e estar sempre disponvel junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dvida posterior. 5.1 Amplitude da Administrao de Materiais

Amplitude da Administrao de Materiais Solicitao para: a) incluir itens no estoque b) Pedidos de compra
USURIOS DE MATERIAIS

CADASTRAMENTO
Classificao Codificao Especificao Padronizao Catalogao

GESTO
Nveis de Ressuprimento Equilbrio entre estoque e consumo

COMPRAS Concorrncias Julgamento Diligenciamento

REQUISIO DE MATERIAIS

ALMOXARIFADO Armazenagem Distribuio

RECEBIMENTO Fsico Contbil

INVENTRIO FSICO

CADASTRAMENTO: visa cadastrar os materiais necessrios manuteno e ao desenvolvimento da empresa, o que implica o reconhecimento perfeito de sua classificao, estabelecimento de codificao e determinao da especificao, objetivando a emisso de catlogo para utilizao dos envolvidos nos procedimentos de administrao de materiais. GESTO: visa ao gerenciamento dos estoques por meio de tcnicas que permitam manter o equilbrio com o consumo, definindo parmetros e nveis de ressuprimento e acompanhando sua evoluo. COMPRAS: tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisio de materiais e/ou servios, emanadas das solicitaes dos usurios, objetivando identificar no mercado as melhores condies comerciais e tcnicas. RECEBIMENTO: visa garantir o rpido desembarao dos materiais adquiridos, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na poca certa, ao preo contratado e na qualidade especificada nas encomendas.

ALMOXARIFADO: visa garantir a fiel guarda dos materiais, objetivando sua preservao e integridade at o consumo final. INVENTRIO FSICO: visa ao estabelecimento de auditoria permanente de estoques em poder do almoxarifado, objetivando garantir a plena confiabilidade e exatido de registros contbeis e fsicos. Os dez mandamentos da boa administrao, conforme o consultor do SEBRAE Marcelo Martinovich: 1 Anlise do mercado: informaes sobre fornecedores, clientes, concorrentes e ambiente econmico para identificao de oportunidades; 2 Perfil do pblico: identificao das necessidades do consumidor para traar os objetivos e as formas de atuao da empresa, como estabelecimento de preos, canais de venda etc.; 3 Compras e estoques: saber quanto comprar e qual o estoque mnimo para evitar falta de capital de giro; 4 Custos e formao de preos: pela anlise dos custos, determina-se o preo ideal de venda do produto; 5 Fluxo de caixa: informaes sobre os movimentos de entrada, sada e saldos; 6 Ponto de equilbrio: saber o faturamento mnimo capaz de pagar todos os seus custos e despesas; 7 Planejamento tributrio: saber quantos e quais impostos sero recolhidos, quais os benefcios e seus efeitos sobre o custo da mercadoria; 8 Estrutura comercial: estratgia de vendas adotada pela empresa que definir o grau de penetrao do produto no mercado; 9 Poltica de Recursos humanos: diviso das atividades; 10 Informtica: para agilidade e dinamismo, analisando os sistemas disponveis. 5.2 As empresas e seus recursos

Toda produo depende da existncia conjunta de trs fatores de produo: natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjuno desses quatro fatores de produo. Cada um dos quatro fatores de produo tem uma funo especfica, a saber: a) Natureza: o fator que fornece os insumos necessrios produo, como as matrias-primas, os materiais, a energia etc. o fator de produo que proporciona as entradas de insumos para que a produo possa se realizar. Dentre os insumos, figuram os materiais e matrias-primas; b) Capital: o fator que fornece o dinheiro necessrio para adquirir os insumos e pagar o pessoal. O capital representa o fator de produo que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produo; c) Trabalho: o fator constitudo pela mo-de-obra, que processa e transforma os insumos, atravs de operaes manuais ou de mquinas e ferramentas, em produtos acabados ou servios prestados. O trabalho representa o fator de produo que atua sobre os demais, isto , que aciona e agiliza os outros fatores de produo. comumente denominado mo-de-obra, porque se refere principalmente ao operrio manual ou braal que realiza operaes fsicas sobre as matrias-primas, com ou sem o auxlio de mquinas e equipamentos;

d) Empresa: o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcanado seja muito maior do que a soma dos fatores aplicados no negcio. A empresa constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produo envolvidos, fazendo com que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que o lucro. Mas adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador, tambm denominado efeito sinergstico ou sinergia. Modernamente, esses fatores de produo costumam ser denominados recursos empresariais. Os principais recursos empresariais so: Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadolgicos e Recursos Administrativos. Recurso o meio pelo qual a empresa realiza suas operaes. Os principais recursos empresariais so: a) Recursos Materiais: englobam os aspectos materiais e fsicos que a empresa utiliza para produzir; b) Recursos Financeiros: constituem todos os aspectos relacionados com o dinheiro utilizado pela empresa; c) Recursos Humanos: constituem toda a forma de atividade humana na empresa; d) Recursos Mercadolgicos: constituem toda a atividade voltada para o atendimento do mercado de clientes e consumidores da empresa; e) Recursos Administrativos: constituem todo o esquema administrativo e gerencial da empresa. 5.3 As empresas e a Administrao de Materiais Tipos de Empresas EMPRESAS EXISTENTES 1. Industriais CARACTERSTICAS a) compram matrias-primas b) Transformas as matrias-primas em produtos acabados; c) Vendem os produtos acabados s empresas comerciais Compram e vendem produtos acabados. No compram nem vendem materiais.

2. Comerciais 3. Prestadoras de Servios

Entendimento simplificado da movimentao de estoque nas empresas ENTRADA

a) Por compra b) Por fabricao interna

SADA
a) Por venda b) Por utilizao (manuteno)

CONTROLE
a) Efetivao interna b) Clculo de nveis

REPOSIO
a) Por compra b) Por fabricao interna

c) Por transferncia (entre c) Processamento filiais)

5.4 Procedimentos fundamentais de administrao de materiais

PROCEDIMENTO O que deve ser comprado Como deve ser comprado Quando deve ser comprado Onde deve ser comprado De quem deve ser comprado Por que preo deve ser comprado Em que quantidade deve ser comprada

ESCLARECIMENTO Implica a especificao de compra, que traduz as necessidades da empresa Revela o procedimento mais recomendvel Identifica a melhor poca Implica o conhecimento segmentos de mercado dos melhores

Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa Evidencia o conhecimento da evoluo dos preos no mercado Estabelece a quantidade ideal, para que haja economia na compra

Sistema Moderno de Gerenciamento

RGOS SUPERIORES NA ESCALA HIERRQUICA DA ADMINISTRAO

MATERIAIS

FINANAS

COMERCIAL

PRODUO

GESTO

COMPRAS

ALMOXARIFADO

5.5 Desempenho, enfoques e tendncias da administrao de materiais 5.5.1 Medidas de Desempenho Uma medida de desempenho uma maneira de medir o desempenho em uma determinada rea, e de agir sobre os desvios em relao aos objetivos traados; ela deve ser compreendida por todos os membros da organizao, aceita pelas pessoas envolvidas e reprodutvel e orientada para resultados. H uma grande diversidade de ndices usados para medir o desempenho dos recursos materiais. Por exemplo, para avaliar a administrao dos materiais, podemos calcular o giro de estoque, o estoque em processo, o lead time (intervalo de tempo necessrio para a execuo de uma atividade), o produto acabado em estoque e a eficincia de entregas.

Indicadores relativos s compras: Erros em ordens de compras Ordens de compras auditadas Valor total comprado Gastos totais do setor de compras Gastos totais em compras Nmero de ordens colocadas Itens entregues no prazo Total de itens entregue 5.5.2 Enfoques da Administrao de Materiais Administrao de Recursos em grande parte baseada em tcnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a utilizao de pessoas, materiais e instalaes ou equipamentos. As mais ligadas administrao de materiais so: Just in time (JIT) a produo na quantidade necessria, no momento necessrio, para atender a variao de vendas com mnimo de estoque em produtos acabados, em processos e em matria-prima. Busca a eliminao de tudo o que no agrega valor ao produto ou servio, utilizando-se de baixos inventrios desde o fornecedor at o produto acabado posto no cliente. Desta forma, contempla a reduo do inventrio, melhora contnua da qualidade, reduo de custo do produto e agilizao do prazo de entrega. Fornecedor preferencial tcnica que consiste em selecionar fornecedores e garantir qualidade, eliminando testes de recebimento e garantindo feedback e correo de defeitos na fbrica do fornecedor. Baseados numa forte relao de parceria, as empresas tm hoje poucos, mas bons fornecedores. Programao de fornecedores Manter um esquema de alimentao contnua da programao e controle da produo (PCP) do fornecedor com as necessidades de entrega, via EDI (Electronic Data Interchange), evitando trnsito de papis. Comparao entre o mtodo tradicional e o via EDI Processo em papel Entrar com os dados Gerar documentos Enviar o documento Receber o documento Digitar os dados Ao Ao Enviar eletronicamente Entra com os dados EDI

O ECR (Efficient consumer response) ou Resposta eficiente ao consumidor uma estratgia bastante utilizada no setor de supermercados na qual distribuidores e fornecedores trabalham em conjunto para proporcionar maior valor ao consumidor e minimizao de custos. Os produtos so identificados com cdigo de barras, h intenso uso de EDI, padronizao dos transportes e, o mais importante, uma forte aliana entre fornecedor e distribuidor. As vantagens do ECR so o aumento das opes de produtos, a reduo de itens em falta, a diminuio dos custos de estoque e o maior conhecimento do cliente da empresa. Kanban (carto em portugus) Tecnologia de controle de fbrica pela qual as necessidades de entregas determinam os nveis de estoque no decorrer do processo. O Kanban no empurra a produo, ele a puxa. Qualidade em tempo real Usa o controle estatstico de processos (CEP) para detectar rapidamente variaes perante o padro, identificando causas assinalveis de defeitos e estabelecendo diagnsticos para aes corretivas. Utiliza-se da probabilidade para, a partir de uma amostra, extrair concluses genricas sobre os processos. Se o ndice estipulado for 98%, e dentre 100 processos examinados 5 estiverem fora do padro (demoraram mais que o previsto, houve retrabalho ou baixa qualidade), os processos tero que ser revistos. 5.5.3 Sistemas de controle e Informaes

Envolvem as operaes de manufatura, definies de produtos e processos e integrao de sistemas tecnolgicos. Nas operaes de manufatura, as pessoas responsveis pela administrao de materiais lidam com previses de demanda, ordens, compras, controle de produtividade, controle de inventrios e sistemas de feedback. Nas definies de produtos e processos ocorre a distribuio da informao do que o produto e como fabricado, de forma completa, acessvel, em tempo real, diretamente ao ponto de uso. Os desenhos, especificaes tcnicas, so chamados em um vdeo. A integrao de sistemas tecnolgicos possibilita a efetiva integrao de recursos de informao pela organizao, por meio da integrao de engenharia de manufatura e os sistemas de negcios, comunicao automtica, uso em condomnio dos bancos de dados (databases), enfatizando o uso de softwares amigveis, todos os sistemas integrados num planejamento global de informatizao e possibilitando a gerao de informaes utilizveis direto no cho da fbrica. 5.6 Tendncias Num cenrio de desenvolvimento cada vez mais rpido de novas tecnologias e do acesso a elas; a globalizao de mercados e da competio por negcios; mudanas nos salrios e competncias disponveis globalmente; responsabilidade ambiental e limitaes dos recursos naturais; e um aumento ainda maior das expectativas dos consumidores, as empresas sero afetadas em diversos aspectos. Seus processos tambm sero afetados e faro com que as empresas acelerem o desenvolvimento de seus produtos e aprendam a gerenciar a inovao e a mudana. A integrao entre as empresas aumentar, visando objetivos especficos de interesse comum. Devido a tudo isso, certo afirmar o uso cada vez maior de sistemas integrados, como engenharia simultnea e logstica integrada (supply chains); o desenvolvimento de grupos de trabalho semiautnomos em qualquer nvel dentro da empresa e a criao de redes (networks) de empresas integradas com diminuio de escala de unidades isoladas.

CLASSIFICAO DE MATERIAIS

A classificao o processo de aglutinao de materiais por caractersticas semelhantes. Existem infinitas formas de se classificar um material, a melhor ser a que atender cada empresa. 6.1 Atributos para classificao de materiais - Abrangncia: deve tratar de uma gama de caractersticas em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; - Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificao, de modo que se obtenha ampla viso do gerenciamento de estoques; - Praticidade: deve ser direta e simples 6.2 Tipos de Classificao 6.2.1 Por Tipo de Demanda
Materiais no De estoque TIPOS DE DEMANDA Valor do Consumo anual Materiais De estoque Importncia Operacional A B C X Y Z

6.2.1.1 Materiais de estoque So materiais que devem existir em estoque e para os quais so determinados critrios e parmetros de ressuprimento automtico, com base na demanda prevista e na importncia para a empresa. So classificados: A. Quanto aplicao: Materiais produtivos: compreendem todo e qualquer material ligado direta ou indiretamente ao processo de fabricao. Exemplos: matrias-primas, produtos em fabricao, produtos acabados. Matrias primas: materiais bsicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da empresa. Produtos em fabricao: conhecidos, tambm, como materiais em processamento; so os que esto sendo processados ao longo do processo produtivo da empresa. No se encontram no almoxarifado porque j no so matrias-primas iniciais, nem podem estar na expedio porque ainda no so produtos acabados. Produtos acabados: so os produtos do estgio final do processo produtivo; portanto, j prontos. Materiais de manuteno: materiais de consumo, com utilizao repetitiva, aplicados em manuteno. Materiais improdutivos: todo e qualquer material no incorporado s caractersticas do produto fabricado. Exemplos: materiais de limpeza, de escritrio.

 Materiais de consumo geral: materiais de consumo, com utilizao repetitiva, aplicados a diversos setores da empresa, para fins que no sejam de manuteno. B. Quanto ao valor do consumo anual: Para o sucesso de gerenciamento de estoques necessrio que se separe o essencial do acessrio, voltando para o que importante quanto a valor de consumo. Uma ferramenta importante a curva ABC ou Curva de Pareto, mtodo pelo qual se determina a importncia dos materiais em funo do valor expresso pelo prprio consumo em determinado perodo. No recomendado analisar a curva ABC isoladamente, devendo-se estabelecer uma interface com a importncia operacional. Classificao: Materiais A materiais de grande valor de consumo; Materiais B materiais de mdio valor de consumo; Materiais C materiais de baixo valor de consumo. C. Quanto importncia operacional: Adota-se a classificao da importncia operacional, visando identificar materiais imprescindveis ao funcionamento da empresa: Materiais X de aplicao no importante, com possibilidade de uso de similar existente na empresa; Materiais Y materiais de importncia mdia, com ou sem similar na empresa; Materiais Z de importncia vital sem similar na empresa, cuja falta acarreta a paralisao de uma ou mais fases operativas. Em se tratando de empresa industrial, a seleo de XYZ pode ser facilitada conforme as seguintes indagaes: - material imprescindvel ao equipamento? - equipamento pertence linha de produo? - material possui similar? As respostas a tais indagaes conduziro s seguintes situaes: Material Imprescindvel ao Equipamento? Sim Sim Sim Sim No No No No INDAGAES Equipamento da Linha de Produo? Sim Sim No No No No Sim Sim CLASSIFICAO Material possui Similar? Sim No Sim No No Sim No Sim X Y Y Z X X X X X X Z

6.2.1.2 Materiais no de Estoque So materiais de demanda imprevisvel para os quais no so definidos parmetros para o ressuprimento automtico. Devem ser comprados para utilizao imediata; ou para utilizao posterior, em perodo determinado pelo usurio, ficando, nesses casos, estocados temporariamente

no almoxarifado. 6.2.2 Materiais Crticos

Pertinentes a empresas industriais. So materiais de reposio especfica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja demanda no previsvel e cuja deciso de estocar tomada com base na anlise de risco que a empresa corre, caso esses materiais no estejam disponveis quando necessrio. ( como seguro de vida: todos tm mas no querem utiliz-lo). Identificao dos materiais crticos:
Material importado Existncia de um nico fornecedor Escassez no mercado Material Estratgico De difcil fabricao ou obteno Material de elevado valor Material com elevado cus to de armazenagem Material com elevado cus to de transporte perecvel de alta periculosidade de elevado pes o de grandes dimenses

Por Problem as de Obteno

Por Razes Econm icas

Material Material Por Problem as de Arm azenagem e Transporte Material Material

Por Problem as de Previs o Por Razes de Se gurana

Material com utilizao de difcil previso Material de reposio de alto custo Material para equipamento vital da produo

6.2.3

Perecibilidade

Existem recomendaes quanto preservao dos materiais e sua adequada embalagem para proteo umidade, oxidao, poeira, choques mecnicos, presso etc. A adoo da classificao por perecimento permite as seguintes medidas: A. Determinar lotes de compras mais racionais, em funo do tempo de armazenagem permitido; B. Programar revises peridicas para detectar falhas de estocagem, visando corrigi-las e baixar materiais sem condies de utilizao; C. Selecionar adequadamente os locais de estocagem, utilizando tcnicas adequadas de manuseio e transporte de materiais, bem como transmitir orientaes aos funcionrios envolvidos quanto aos cuidados a serem observados. Classificao dos materiais perecveis: A. Pela ao higroscpica: podem ser retirados da atmosfera; ex: sal marinho, cal virgem etc. B. Pela limitao do tempo: com prazo de validade definido; ex: remdios, alimentos, etc. C. Instveis: produtos qumicos que se decompem ou se polimerizam ou tm alguma reao na presena de algum material cataltico ou puro; ex: perxido de ter, xido de etileno etc. D. Volteis: produtos que se reduzem a gs ou vapor, evaporando naturalmente e perdendo-se na atmosfera; ex: amonaco. E. Por contaminao pela gua: que se degradam pela adio direta de gua; ex: leo para transformadores; F. Por contaminao por partculas slidas: materiais em contato com partculas slidas, como areias e poeiras, podero perder parte de suas caractersticas fsicas e qumicas; ex: graxas. G. Pela ao da gravidade: materiais que, estocados incorretamente, podem sofre deformaes; ex: eixos de grande comprimento. H. Por queda, coliso ou vibrao: materiais de grande fragilidade ou sensibilidade; ex: cristais,

I. J. K. L. 6.2.4

vidros, instrumentos de medicao. Pela mudana de temperatura: perdem suas caractersticas para aplicao; ex: selantes para vedao, anis de vedao em borracha etc. Pela ao da luz: materiais que se degradam por incidncia direta da luz; ex: filmes fotogrficos. Por ao de atmosfera agressiva: materiais que sofre corroso quando em contato com atmosfera, como exemplo vapores de gua e cidos, como sulfrico, fosfrico, cloro, flor etc. Pela ao de animais: materiais sujeitos a ataques de insetos e outros animais, durante a estocagem; ex: gros, madeiras, peles de animais etc. Periculosidade

A adoo dessa classificao visa identificao de materiais que oferecem riscos segurana. A ABNT, pela Norma NBR-7502, aborda o transporte de cargas perigosas e a Norma PNB-98 classifica os lquidos inflamveis. 6.2.5 Possibilidade de Fazer ou Comprar

Essa classificao visa determinar quais os materiais que podero ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados. O material considerado recondicionvel quando, aps a utilizao, pode ser beneficiado e novamente utilizado sem diminuio de suas qualidades. 6.2.6 Tipos de Estocagem A. Estocagem permanente; B. Estocagem temporria: materiais que no sejam de estoque, que necessitam ficar estocados no almoxarifado durante determinado tempo at sua utilizao. O armazenamento Na definio do local adequado para o armazenamento devemos considerar: - Volume das mercadorias / espao disponvel; - Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento); - Nmero de itens; - Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc; - Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens; - Velocidade necessria no atendimento; -O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas tcnicas imprescindveis na Adm. de Materiais. As principais tcnicas de estocagem so: a) Carga unitria: D-se o nome de carga unitria carga constituda de embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formao de carga unitria se atravs de pallets. Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so 1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem; b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritrio; materiais em processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construo sero os mais variados em funo das necessidades especficas de cada atividade.

c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Tambm como as caixas podero ser construdas de diversos materiais conforme a convenincia da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e econmico. d) Raques: Ao raques so construdos para acomodar peas longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc. e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuio eqitativa de cargas. Container Flexvel: uma das tcnicas mais recentes de estocagem, uma espcie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso. 6.2.7 Dificuldade de aquisio

Nessa classificao devem-se considerar apenas as caractersticas intrnsecas da obteno difcil, eliminando as extrnsecas, como excesso de burocracia, pobreza de especificaes, recursos humanos no qualificados etc. Desta forma, consideramos dificuldades intrnsecas na obteno de materiais: A. Fabricao especial; B. Escassez no mercado; C. Sazonalidade (alteraes em diversas pocas do ano); D. Monoplio ou tecnologia exclusiva; E. Logstica sofisticada; F. Importaes. 6.2.8 Mercado Fornecedor

Esta classificao complementa a anterior: A. Mercado nacional: fabricados no prprio pas; B. Mercado estrangeiro: fabricados fora do pas, mesmo que o fornecedor esteja aqui sediado; C. Materiais em processo de nacionalizao: materiais para os quais se esto desenvolvendo fornecedores nacionais.

QUADRO SINPTICO DOS TIPOS DE CLASSIFICAO

CLASSIFICAO Valor de Consumo OBJETIVO Materiais de maior consumo (valor) Mtodo ABC Importncia dos materiais para o funcionamento da empresa Se o material perecvel ou no VANTAGEM Demonstra os materiais de grande investimento no estoque Demonstra os materiais vitais para a empresa Identifica os materiais sujeitos perda por perecimento, facilitando armazenamento e movimentao Determina incompatibilidade com outros materiais, facilitando armazenamento e movimentao Facilita a organizao da programao e planejamento de compras Agiliza a reposio dos estoques Auxilia na elaborao dos programas de importao DESVANTAGEM No fornece anlise da importncia operacional do material No fornece anlise econmica dos estoques APLICAES Fundamental. Deve ser utilizada em conjunto com importncia operacional Fundamental. Deve ser utilizada em conjunto com valor de consumo Bsica. Deve ser utilizada com a classificao de periculosidade

Importncia Operacional Perecibilidade

Periculosidade

Grau de periculosidade do material

Bsica. Deve ser utilizada com a classificao de perecibilidade Complementar para os procedimentos de compra

Possibilidade de fazer ou comprar

Se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado Materiais de fcil e de difcil aquisio Origem dos materiais- nacional ou importado

Dificuldade de aquisio Mercado fornecedor

Complementar para os procedimentos de compra Complementar para os procedimentos de compra

7 A Gesto de Estoque

GESTO DE ESTOQUES

A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, numa organizao. Os investimentos no so dirigidos por uma organizao somente para aplicaes diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em mquinas e em equipamentos destinados ao aumento da produo e, conseqentemente, das vendas. Outros tipos de investimentos, aparentemente, no produzem lucros. Entre estes esto as inverses de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias imprevisveis e de soluo imediata. o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro em situao potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que levam a no realizao de vendas, a paralisao de fabricao, a descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importncia estratgica e econmica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos.

Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva de investimentos mais rentveis uma organizao industrial ou comercial. Numa organizao pblica, a privao em relao a investimentos sociais ou em servios de utilidade pblica. A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel econmico timo dos investimentos. E isto obtido mantendo estoques mnimos, sem correr o risco de no t-los em quantidades suficientes e necessrias para manter o fluxo da produo da encomenda em equilbrio com o fluxo de consumo. 7.1 Natureza dos estoques Estoque a composio de materiais - materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados - que no utilizada em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em funo de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produo de seus produtos/servios. Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados, permanentemente, para produzir lucros e servios. So lucros provenientes das vendas e servios, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizaes. Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo tempo, fonte permanente de problemas, cuja magnitude funo do porte, da complexidade e da natureza das operaes da produo, das vendas ou dos servios. A manuteno dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados. Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em nmero reduzido de itens e em quantidades mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios ou dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia e que aumenta a importncia da sua gesto. A acumulao de estoques em nveis adequados uma necessidade para o normal funcionamento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoques representam um enorme investimento financeiro. Deste ponto de vista, os estoques constituem um ativo circulante necessrio para que a empresa possa produzir e vender com um mnimo risco de paralisao ou de preocupao. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem alcanar uma respeitvel parcela dos ativos totais da empresa. A administrao dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a rea de finanas, pois enquanto a Administrao de Materiais est voltada para a facilitao do fluxo fsico dos materiais e o abastecimento adequado produo e a vendas, a rea financeira est preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicao dos recursos empresariais. A incerteza de demanda futura ou de sua variao ao longo do perodo de planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remunerao do capital investido, so as principais causas que exigem estoques permanentemente mo para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantm a paridade entre esta necessidade e as exigncias de capital de giro. essencial, entretanto, para a compreenso mais ntida dos estoques, o conhecimento das principais funes que os mesmos desempenham nos mais variados tipos de organizao, e que conheamos as suas diferentes espcies. Ter noo clara das diversas naturezas de inventrio, dentro do estudo da Administrao de Material, evita distores no planejamento e indica gesto a forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, alm de evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, vezes, considerveis montantes de recursos esto vinculados a determinadas modalidades de estoque.

Cada espcie de inventrio segue comportamentos prprios e sofre influncias distintas, embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princpios e s mesmas estruturas de controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados venda so sensveis s solicitaes impostas pelo mercado e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da capacidade de produo, enquanto os destinados ao consumo interno da empresa so influenciados pelas necessidades contnuas da produo, manuteno, das oficinas e dos demais servios existentes. J outras naturezas de estoque podem apresentar caractersticas bem prprias que, no esto sujeitas a influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricao ou de materiais obsoletos e inservveis destinados alienao e outros fins. Em uma indstria, estes estoques podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como contingncias de armazenagem. Acabam representando, mesmo para algumas organizaes, verdadeiras fontes de receitas ( extraoperacional ), enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, to somente, em despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer dvidas a partir da definio da natureza de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo material resultante de um processo qualquer de fabricao, e por matrias-primas todo elemento bruto necessrio ao fabrico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas fsicas originais, mediante o processo de transformao a que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, a areia de fundio preparada com a bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a ela para dar maior consistncia aos moldes que recebero o ao derretido para a confeco de peas constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matrias-primas para seus consumidores que os utilizaro na fabricao de outros produtos. Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia, em seu estado natural, podem constituir-se em insumos bsicos de produo ou em produtos acabados, dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc., empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, so produtos semi-acabados para o montador, mas, para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-finais. Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificao: estoques de venda e de consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua fabricao integraro os estoques de venda e, para outra, que os utilizar na produo de outro bem, integraro os estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material especfico e geral. Este ltimo pode desdobrasse, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de limpeza e conservao etc. Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante, todavia, nestas classificaes, que procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o que eles representam para cada empresa, que elas servem de subsdios valiosos para a (o): configurao de um sistema de material; estruturao dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de informao do sistema; estabelecimento de uma classificao de material; poltica de centralizao e descentralizao dos almoxarifados; dimensionamento das reas de armazenagem; planejamento na forma de controle fsico e contbil. 7.2 Funes do Estoque As principais funes do estoque so: a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de: - demora ou atraso no fornecimento de materiais; - sazonalidade no suprimento; - riscos de dificuldade no fornecimento.

b) Proporcionar economias de escala: - atravs da compra ou produo em lotes econmicos; - pela flexibilidade do processo produtivo; - pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades. Os estoques constituem um vnculo entre as etapas do processo de compra e venda - no processo de comercializao em empresas comerciais - e entre as etapas de compra, transformao e venda - no processo de produo em empresas industrias. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e sadas entre as duas etapas dos processos de comercializao e de produo, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilaes inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependncias das diversas partes da organizao empresarial. 7.3 Classificao de Estoques 7.3.1 Estoques de Matrias-Primas (MPs) Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais bsicos que ingressam no processo produtivo da empresa. So os itens iniciais para a produo dos produtos/servios da empresa. 7.3.2 Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento - tambm denominados materiais em vias - so constitudos de materiais que esto sendo processados ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo da empresa. No esto nem no almoxarifado - por no serem mais MPs iniciais nem no depsito - por ainda no serem Pas. Mais adiante sero transformadas em Pas. 7.3.3 Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e que se encontram tambm ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estgio mais avanado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs. 7.3.4 Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados - tambm denominados componentes - referem-se a peas isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem anexados ao produto. So, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituiro o PA. 7.3.5 Estoques de Produtos Acabados (Pas) Os Estoques de Pas se referem aos produtos j prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estgio final do processo produtivo e j passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e Ps. 7.4 Controle de Estoques O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa. O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes. Para mantermos este nvel de gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da gua, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira,

permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos velocidade da demanda. Se a constncia da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveis para a produo, manuteno, vendas etc. Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis em relao demanda real, com prejuzos para a circulao de capital. O equilbrio entre a demanda e a obteno de material, onde atua , sobretudo, o controle de estoque, um dos objetivos da gesto. 7.4.1 Funes do Controle de Estoque Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funes principais que so: a) determinar "o que" deve permanecer em estoque. Nmero de itens; b) determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar "quanto" de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Depto de Compras para executar aquisio de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre a posio do estoque; g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. 7.4.2 Classificao ABC A curva ABC um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens conforme a sua importncia relativa. Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqncia dos itens e sua classificao ABC, disso resulta imediatamente a aplicao preferencial das tcnicas de gesto administrativas, conforme a importncia dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administrao de estoques, para definio de polticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programao da produo e uma srie de outros problemas usuais na empresa. Aps os itens terem sido ordenados pela importncia relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma ateno especial pela administrao. Classe B: Grupo intermedirio. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao, no entanto, requerem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque.

A classe "A" so os itens que nesse caso do a sustentao de vendas, podemos perceber que apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta rotatividade). A classe B responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento.(rotatividade mdia). A classe "C" compreende sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento. 7.4.2.1 MONTAGEM DA CURVA ABC - Relacionar os itens analisados no perodo que estiver sendo analisado; - Nmero ou referencia do produto; - Nome do produto; - Preo unitrio atualizado; - Valor total do consumo; - Arrume os itens em ordem decrescente de valor; - Some o total do faturamento; - Defina os itens da classe "A" = 80% do faturamento; - Fat. Classe "A" = Fat. Total x 80; 100 - Defina os itens da classe "B" = 15% do faturamento; - Defina os itens da classe "C" = 5% do faturamento; - Aps conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe. 7.4.3 Nveis de Estoque 7.4.3.1 CURVA DENTE DE SERRA A apresentao da movimentao (entrada e sada) de uma pea dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um grfico.

O ciclo acima representado ser sempre repetitivo e constante se: a) no existir alterao de consumo durante o tempo T; b) no existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra; c) o fornecedor nunca atrasar; d) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. Como sabemos essa condio realmente no ocorre para isso devemos prever essas possveis falhas na operao como representado abaixo:

No grfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peas. A partir dessa anlise conclumos que deveramos ento estabelecer um estoque de segurana.

7.4.3.2 TEMPO DE REPOSIO; PONTO DE PEDIDO a) emisso do pedido - Tempo que se leva desde a emisso do pedido de compras at ele chegar ao fornecedor; b) preparao do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deix-los em condies de serem transportados. c) Transportes - Tempo que leva da sada do fornecedor at o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.

Em virtude de sua grande importncia, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possvel, pois as variaes ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. 7.4.3.2.1 DETERMINAO DO PONTO DE PEDIDO (PP). PP = (TA x D) + ES Onde: PP = Ponto de pedido TA = Tempo de atendimento (ou de reposio TR) D = Demanda ES = Estoque de segurana

7.4.3.2.2 ESTOQUE MXIMO EM = NR(ou estoque de segurana) + Q Onde: NR = nvel de reposio; Q = Quantidade (lote de compra) 7.4.3.2.2.1 ESTOQUE MDIO. a soma do estoque de segurana com metade do lote de compra: Em = ES + Q 2 7.4.3.2.3 INTERVALO ENTRE PEDIDOS o inverso do nmero de pedidos emitidos por intervalo de tempo: IP = 1 N Onde: N = intervalo de tempo O nmero de pedidos emitidos por intervalo de tempo (N) calculado dividindo-se a demanda pelo lote de compra: N=D Q 7.4.3.2.4 SISTEMA DE MXIMOS MNIMOS utilizado quando h muita dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre variao no tempo de reposio. Esse sistema consiste em estimar os estoques mximos (Emax) e mnimo (Emin) para cada tem, em funo de uma expectativa de consumo previsto para determinado perodo de tempo. A partir da, calcula-se o ponto de pedido (PP). Estoque mnimo uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a necessidade de encomendar um novo lote de material. O Emin igual ao estoque de reserva (Er) mais o consumo mdio do material multiplicado pelo tempo de espera mdio, em dias, para sua reposio. Emin = Er + dt Onde: d = consumo mdio do material; t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material; O Er, ou de segurana, uma quantidade morta em estoque que somente consumida em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e garantir a continuidade do abastecimento da produo, sem o risco de falta de material, que provoca o custo da ruptura, isto , o custo de paralisao da produo.

Emax = Emin + lote de compra Ponto de pedido (PP) uma quantidade de estoque que, quando atingida, dever provocar um novo pedido de compra. Intervalo de reposio (IR), o perodo de tempo entre duas reposies de material. o intervalo de tempo entre dois PPs. Para representar os sistema mximos-mnimos, utilizamos a chamada curva dente de serra.

MODELO DE REPOSIO CONTNUA OU LOTE PADRO

Estoque

Emx Q Q Q

Emdio PP ES
TA IP TA IP TA Tempo

7.4.3.3 CUSTO DE PEDIDO (B) Chamaremos de B o custo de um pedido de compra. Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos colocados no perodo de um ano necessrio multiplicar o custo de cada pedido pelo nmero de vezes que, em um ano, foi processado. Se (N) for o nmero de pedidos efetuados durante um ano, o resultado ser: B x N = custo total de pedidos (CTA) O total das despesas que compe o CTA : a) Mo-de-obra - para emisso e processamento; b) Material- utilizado na confeco do pedido (papel, etc); c) Custos indiretos - despesas ligadas indiretamente com o pedido( telefone, luz, etc). Aps apurao anual destas empresas teremos o custo total anual dos pedidos. Para calcular o custo unitrio s dividir o CTA pelo nmero total anual de pedidos. B = CTA = Custo unitrio do pedido N - Mtodo para clculo do custo do pedido: 1) Mo de obra : Salrios e encargos + honorrios do pessoal envolvido, anual; 2) Material: Papel, caneta, envelope, material de informtica, etc, anual; 3) Custos indiretos: Telefone, luz, correios, reproduo, viagens, custo de rea ocupada, servidor de Internet, etc, anual. 7.4.3.4 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I) Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expresso: Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I Onde: Q = Quantidade de material em estoque no tempo considerado P = Preo unitrio do material I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitrio. T = Tempo considerado de armazenagem 7.4.3.4.1 TAXA DE ARMAZENAMENTO a) Taxa de retorno de capital Ia = 100 x lucro Valor estoques b) Taxa de armazenamento fsico Ib = 100 x S xA CxP Onde: S = rea ocupada pelo estoque A = custo anual do m de armazenamento C = consumo anual P = preo unitrio

c) Taxa de seguro Ic = 100 x custo anual do seguro Valor estoque + edifcios d) Taxa de transporte, manuseio e distribuio Id = 100 x depreciao anual do equipamento Valor do estoque e) Taxa de obsolescncia Ie = 100 x perdas anuais por obsolescncia Valor do estoque f) Outras taxas (gua, luz...) If = 100 x despesas anuais Valor do estoque Conclui-se ento, que a taxa de armazenamento : I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If Obs: Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no setor contbil da empresa. 7.4.3.5 LOTE ECONMICO DE COMPRAS O Lote Econmico ( LEC ) o resultado de um procedimento matemtico, atravs do qual a empresa adquire o material necessrio s suas atividades pelo seu custo mais baixo. Essa prtica torna possvel diluir os custos fixos entre muitas unidades e portanto, reduzir o custo unitrio. Isso, porm, no se consegue de graa: - estoques so criados e custam dinheiro. Portanto, no se deve levar tal procedimento muito longe, pois se as ordens de reposio se tornam muito grandes, os estoques resultantes crescem alm de certos limites e, os custos tanto de capital como de manuseio, excedem as possveis economias em custos de transporte, produo e administrao. Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o custo total anual. LEC = Onde: CA = consumo anual em quantidades CC = custo unitrio do pedido de compra CPA = custo do material armazenado PU = preo unitrio do material 2 x CA x CC CPA x PU)

7.4.3.5 RESTRIES AO LOTE ECONMICO 1. Espao de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar o mtodo em seus estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espao, pois, s vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema no coincidem com a capacidade de armazenagem do almoxarifado; 2. Variaes do Preo de Material - Em economias inflacionarias, calcular e adquirir a quantidade ideal ou econmica de compra, com base nos preos atuais para suprir o dia de amanh, implicaria, de certa forma, refazer os clculos tantas vezes quantas fossem as alteraes de preos sofridas pelo material ao longo do perodo, o que no se verifica , com constncia, nos pases de economia relativamente estvel, onde o preo permanece estacionrio por perodos mais longos; 3. Dificuldade de Aplicao - Esta dificuldade decorre, em grande parte, da falta de registros ou da dificuldade de levantamento dos dados de custos. Entretanto, com referncia a este aspecto, erros, por maiores que sejam, na apurao destes custos no afetam de forma significativa o resultado ou a soluo final. So poucos sensveis alteraes razoveis nos fatores de custo considerados. Estes so, portanto, sempre de preciso relativa; 4. Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material poder tornarse obsoleto ou deteriorar-se; 5. Natureza de Consumo - A aplicao do lote econmico de compra, pressupe, em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuio uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relao boa parte dos itens, possvel que no consigamos resultados satisfatrios ou esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatria e descontnua. Podemos, nestas circunstncias, obter uma quantidade pequena que inviabilize a sua utilizao. 8 8.1 ADMINISTRAO DOS SERVIOS DE COMPRAS

Noes Fundamentais de compras

"A arte de comprar est se tornando cada vez mais uma profisso e cada vez menos um jogo de sorte". "Em muitos casos no o custo que determina o preo de venda, mas o inverso. O preo de venda necessrio determina qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em reduo de custo de compra, que uma parte de despesa de operao de uma industria, 100% lucro. Os lucros das compras so lquidos". (HENRY FORD) 8.1.1 Consideraes iniciais

Embora todos saibamos comprar, em funo do cotidiano de nossas vidas, imprescindvel a conceituao da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa. O conhecimento do produto, pode ser decisivo, na comercializao, sendo capaz de alterar o comportamento de vendas. Devemos saber: - Origem: quem o fabricante, ou fornecedor, qual a garantia, utilizao, caractersticas tcnicas. - Nome do produto: denominao tcnica e popular. - Funo: 0nde aplicado e para que se destina, o que faz. - Inter relao: um dado precioso, pois a utilizao de um item pode influir no outro. - Intercambialidade: o mesmo componente poder ser utilizado em mais de um produto ou processo. - Preo: valor, condies de venda, prazo, desconto.

CONCEITO DE COMPRA a funo responsvel pela obteno do material no mercado fornecedor, interno ou externo, atravs da mais correta traduo das necessidades em termos de fornecedor / requisitante. ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo1, ao preo certo2, na hora certa3, na quantidade certa4 e da fonte certa5. Material Certo importante que o comprador esteja em situao de certificar-se se o material comprado, de um fornecedor est de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir eventuais discrepncias entre a cotaes de um fornecedor e as especificaes da Requisio de Compras. O comprador deve ter condies de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotao, uma economia do custo potencial ou a idia de melhoria do produto. Evidentemente, em tais circunstancias, a deciso final no ser do comprador mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas sugestes. Toda vez que uma requisio no for suficientemente clara, o comprador dever solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolv-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir. Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem ter idia exata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o comprador, sempre que possvel, dever entrar em contato cem os setores que utilizam ou que vo utilizar o material ou servio a ser adquirido, de que maneira e se inteirar de todos os problemas e dificuldades que podero ocorrer ou ocorrem quando da utilizao do item requisitado. Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um tcnico. Preo Certo Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Anlise de Compras. Sua funo , entre outras, a de calcular o "preo objetivo" do item (com base em desenhos e especificaes) . O clculo desse "preo objetivo" feito baseando-se no tempo de execuo do item, na mo de obra direta, no custo da matria prima com mo de obra mdia no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pr-calculado, de mo de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdios do mercado, e do balano e demonstraes de lucros e perdas dos diversos fornecedores. O "preo objetivo" que vai servir de orientao ao comprador quando de uma concorrncia. No julgamento da concorrncia duas so as possveis situaes: a) Preo muito mais alto do que o "preo objetivo": nessas circunstncias, eventualmente, o comprador poder chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justifica tive do preo. O fornecedor ou est querendo ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um mau sistema de apropriao de custos; b) Preo muito mais baixo que o "preo objetivo": o menor preo no significa hoje em dia, o melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor no soube calcular os seus custos e nessas circunstncias dois problemas podem ocorrer: ou ele no descobre os seus erros e fatalmente entrar em dificuldades financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o erro e ento solicita um reajuste de preo que, na maioria das vezes, poder ser maior que o segundo preo na concorrncia original. Portanto, se o preo for muito mais baixo que o preo objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princpio fundamental de que toda empresa deve ter lucro, evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, no nos interessa que qualquer fornecedor tenha prejuzos. Se a empresa no tiver condies de determinar esse preo objetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrncia tendo uma idia de que vai encontrar pela frente. Nessas circunstncias, ele deve tomar como base ou o ltimo preo, ou, se o item for

um item novo, dever fazer uma pesquisa preliminar de preos. Em resumo: nunca o comprador deve dar incio a uma concorrncia, sem ter uma idia do que vai receber como propostas. Hora.Certa O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas de produo em srie, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrncia. As diversas flutuaes de preos do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa. Quantidade Certa A quantidade a ser adquirida cada vez mais importante por ocasio da compra. At pouco tempo atrs aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preo; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinao da quantidade certa ou na quantidade mais econmica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas frmulas matemticas objetivando facilitar a determinao da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a frmula ou mtodo a ser adotado no elimina a deciso final da Gerncia de Compras com eventuais alteraes destas quantidades devido as situaes peculiares do mercado. Fonte Certa De nada adiantar ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preo certo, o prazo certo e a quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, o elemento que mantm e deve manter o maior nmero de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. Importante este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher e selecionar novos fornecedores. 8.2 Funo de compra A Funo Compras uma das engrenagem do grande conjunto denominado Sistema Empresa ou Organizao e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o no cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos. A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obteno de lucros satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para que isto ocorra necessrio que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaam as exigncias de qualidade. O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de material devem, tambm, ser mantidos em um nvel econmico. Essas consideraes elementares so a base de toda a funo e cincia de Compras. A funo Compras compreende: - Cadastramento de Fornecedores; - Coleta de Preos; - Definio quanto ao transporte do material; - Julgamento de Propostas; - Diligenciamento do preo, do prazo e da qualidade do material; - Recebimento e Colocao da Compra.

8.3 Fluxo Sinttico de compras 1 Recebimento da Requisio de Compras 2 Escolha dos Fornecedores 3 Consulta aos Fornecedores 4 Recebimento das Propostas 5 Montagem do Mapa Comparativo de Preos 6 Anlise das propostas e escolha 7 Emisso do documento contratual 8 Diligenciamento 9 Recebimento 8.4 Objetivo de Compras De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a funo compras no existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decises, procedendo a anlises e, determinando aes que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tm como objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies de preo e na fonte certa". Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcanar as seguintes metas fundamentais: 1 - Atender o cronograma de produo, atravs do fornecimento contnuo de materiais; 2 - Estocar ao mnimo, sem comprometer a segurana da produo desde que represente uma economia para a organizao; 3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdcio, deteriorao e obsolescncia; 4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificaes; 5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demrito qualidade; 6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores. 8.5 Tipos de Compras Toda e qualquer ao de compra precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra: - a compra para consumo e; - a compra para investimento. Compra para investimento Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais ). Compras para consumo So de matrias primas e materiais destinados a produo, incluindo-se a parcela de material de escritrio. Algumas empresas denominam este tipo de aquisio como compras de custeio. As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se em: - compras de materiais produtivo e; - compras de material improdutivo. Materiais Produtivos So aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matria-prima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indstria - em funo do que produzido.

Materiais improdutivos So aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, no integram o produto, o que quer dizer que apenas material de consumo forado ou de custeio. Em funo do local onde os materiais esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importao. Compras Locais As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no servio pblico. A diferena fundamental entre tais atividades a formalidade no servio pblico e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idnticos, independentemente dessa particularidade. As Leis n 8.666/93 e 8.883/94, que envolvem as licitaes no servio pblico, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais sero detalhados em Compras no Servio Pblico. Compras por Importao As compras por importao envolvem a participao do administrador com especialidade em comrcio exterior, motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas: a. Processamento de faturas pro forma; b. Processamento junto ao Departamento de Comrcio Exterior - DECEX dos documentos necessrios importao; c. Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito irrevogvel; d. Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior; e. Solicitao de averbaes de seguro de transporte martimo e/ou areo; f. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; g. Pagamento de direitos alfandegrios; h. Reclamao seguradora, quando for o caso. Quanto a formalizao das compras, as mesmas podem ser: Compras Formais So as aquisies de materiais em que obrigatria a emisso de um documento de formalizao de compra. Estas compras so determinadas em funo de valores pr - estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes. Compras informais So compras que, por seu pequeno valor, no justificam maior processamento burocrtico. 8.6 Seqncia Lgica de compras Para se comprar bem preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais iro compor a lgica de toda e qualquer compra: - O que comprar? R. - Especificao / Descrio do Material Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou no ser apoiado por reas tcnicas ou mesmo compras para especificar o material. - Quanto e Quando comprar? R.- funo direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega. A maior parte das variveis acima deve ser determinada pelo rgo de material ou suprimento no

setor denominado gesto de estoques. A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo oramento financeiro da Empresa. A capacidade de armazenamento limitada pela prpria condio fsica da Empresa. - Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores. de responsabilidade do rgo de compras criar e manter um cadastro confivel (qualitativamente) e numericamente adequado (quantitativa). Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usurio de material ou equipamentos e logicamente os prprios compradores. - Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa. Estas Normas devero retratar praticamente a poltica de compras na qual se fundamenta a Empresa. Originadas e definidas pela cpula Administrativa devero mostrar entre outras, competncia para comprar, contratao de servios, tipos de compras, frmulas para reajustes de preos, formulrios e rotinas de compras, etc. - Outros Fatores Alm das respostas as perguntas bsicas o comprador deve procurar, atravs da sua experincia e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influncia na compra so: Preo; Prazo; Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistncia Tcnica. 8.7 Centralizao das Compras As compras podem ser centralizadas ou no. O tipo de empreendimento que vai definir a necessidade de centralizar. Uma prtica muito usada ter um comit de compras, em que pessoas de todas as rea da empresa participem das decises. As vantagens da centralizao dos servios de compras so sempre postas em dvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralizao apresenta aspectos realmente positivos, pela reduo dos preos mdios de aquisio, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhvel aquisio descentralizada. Em quase todas as empresas mantm-se um departamento separado para compras. A razo que as leve a proceder assim diz respeito a custos e padronizao, assim sendo, somente alguns materiais so dele gados a aquisio, e estes so aqueles de uso mais insignificante, em termos de custos, para a empresa, e que por essa razo no sofrem maiores controles. A empresa que atua em diversos locais distintos no necessariamente deve centralizar compras em um nico local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma for favorvel deve-se regionalizar as compras visando um atendimento mais rpido e um custo menor de transporte. O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens: 1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras; (a concentrao das verbas para compras aumenta o poder de barganha); 2 - Melhor controle por parte da direo; 3 - Melhor aproveitamento de pessoal; 4 - Melhoramento das relaes com fornecedores. 8.8 Seleo de Fornecedores A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a

serem consultados, constituem uma limitao das atividades de compras. O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma nica ocasio, ou seja, quando e necessria a aquisio de determinado material. A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes: ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, e necessrio levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder ser realizado atravs dos seguintes instrumentos: - Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras; - Edital de Convocao; - Guias Comerciais e Industriais; - Catlogos de Fornecedores; - Revistas especializadas; - Catlogos Telefnicos; - Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais. ETAPA 2 - Anlise e Classificao Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificao quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa. . ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como elemento de eliminao das empresas fornecedoras. 8.9 Gesto de Compras A funo compras, ou aquisio, vista como parte do processo de logstica das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain); por isso passaram a usar a denominao gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos. A necessidade de adequao aos sistemas Just-in-time (JIT) de muitas empresas levou a modificaes importantes, entre elas a criao da nova funo de suprimentos. O chamado procurement envolve, alm do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, tambm a pesquisa e o desenvolvimento dos mesmos, sua qualificao e o suporte tcnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva necessidade de um aperfeioamento dos sistemas de informao, ligando matriz, fbricas, clientes, vendedores, fornecedores, transportadoras e unidades de vendas e representantes. Alm disso, o departamento de compras tambm pode assumir vrios outros papis, como a negociao de preos com os fornecedores, que determinar o preo final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratgicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupao tem tornado a funo compras extremamente dinmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a internet e cartes de crdito.

8.9.1

Interface do Departamento de compras com as outras reas da empresa

Jurdico Entradas: contratos assinados, pareceres sobre processos de compra, assessoria jurdica; Sadas: solicitao de pareceres, informaes de campo sobre fornecedores. Informtica Entradas: informaes sobre novas tecnologias, assessoria na utilizao de EDI, e-mail, intranets, softwares de compras; Sadas: informaes sobre fornecedores, cpias de solicitaes de compras e de pedidos de compra, cpias de contratos de fornecimento de servios. Marketing e vendas Entrada: condies do mercado de compradores, novos concorrentes, novos produtos, novas tecnologias de produtos e processos. Sadas: custos de promoes, condies do mercado fornecedor. Contabilidade e Finanas Entrada: custos das compras, disponibilidade de caixa, assessoria nas negociaes sobre condies de pagamento. Sadas: oramentos de compras, compromissos de pagamentos, custos dos itens comprados, informaes para subsidiar estudos da relao benefcios sobre custos. Qualidade Entrada: informaes sobre qualidade, especificaes de produtos a serem comprados. Sadas: histrico sobre a qualidade dos fornecimentos. Engenharia de Produto e de Processos Entradas: especificaes de novos materiais, produtos a serem pesquisados e comprados, solicitaes de levantamentos preliminares sobre fornecedores e preos. Sadas: informaes sobre fornecedores, preos e condies de fornecimento. Fabricao ou Produo Entradas: necessidades de materiais e/ou componentes do processo produtivo, informaes sobre estoque disponvel. Sadas: prazos de entrega dos pedidos, recebimentos previstos. 8.9.2 Novas Formas de Comprar

Hoje se fala em mercado global e, consequentemente, em compras globalizadas (global sourcing). A exemplo temos a Gessy Lever que 20% da comunicao com fornecedores feita eletronicamente. No Po de Acar, graas as novas formas de compras, em dois anos, o ndice de falta de produtos caiu de 25% para 4%, o tempo mdio de armazenamento reduziu-se em um ms, passou de 40 par 10 dias e o volume de cargas recebidas triplicou. 8.9.3 EDI Eletronic data interchange uma tecnologia para transmisso de dados eletronicamente. Por meio da utilizao de um computador, acoplado a um modem e a uma linha telefnica e com um software especfico para comunicao e traduo dos documentos eletrnicos, o computador do cliente ligado diretamente ao computador do fornecedor, independentemente dos hardwares e softwares em utilizao.

SATLITE (rede de comunicao)

Sistema de compras Do cliente

Converte informao do pedido de compra Para o formato ANSI.X12

Converte informao do pedido de compra do formato ANSI.X12

Sistema de entrada das ordens de compra (fornecedor)

Vantagens: Rapidez, segurana e preciso do fluxo de informaes; Reduo significativa de custos; Facilidade da colocao de pedidos, como acontece nas transaes entre montadoras e autopeas; Sedimenta o conceito de parcerias entre clientes e fornecedores. A fim de facilitar e disseminar a forma EDI de transaes, foram estabelecidos padres s comunicaes de dados; os mais usuais so o padro europeu EDIFACT e o americano ANSI X12. O padro americano transmite hoje mais de 200 tipos de documentos: - X12.1 850 Ordem de compra - X12.2 810 Fatura - X12.7 840 Solicitao de cotao - X12.8 843 Resposta a uma solicitao de cotao - X12.9 855 Reconhecimento de ordem de compra - X12.10 856 Pr-notificao de embarque - X12.12 861 Aviso de Recebimento - X12.14 830 Programao - X12.15 860 Notificao de mudana de ordem de compra O EDI proporcionou que o relacionamento entre cliente e fornecedor evolusse de tal forma, que o processo de compra foi totalmente automatizado; varejistas e fornecedores conhecem muito mais dos hbitos de compra do consumidor. 8.9.4 Internet

Cada vez mais difundido entre ns a utilizao do e-mail como um veculo de transao comercial ou o e-commerce. A internet como veiculo de comercio ganha a cada dia mais e mais adeptos, pois apresenta uma serie de vantagens em relao ao EDI, entre as quais: Investimento inicial em tecnologia bem mais baixo, pois a internet custa bem menos que uma VAN; Atinge praticamente a todos na cadeia de suprimentos; Pode ser operada praticamente em tempo real; Permite tanto a transao mquina-mquina como tambm homem-mquina (o EDI s permite a transao mquina-mquina); Maior flexibilidade nos tipos de transaes

8.9.5

Cartes de Crdito

Est se tornando prtica e usual entre as empresas a compra de mercadorias, como matriasprimas e materiais auxiliares, por meio de carto de crdito, tambm conhecido como cartoempresa ou carto empresarial. As principais vantagens resultantes do uso de um carto empresarial so a diminuio do nmero de transaes e cheques, maior controle sobre as compras e, consequentemente, reduo de custos. 8.10 Cotao de Preos

O departamento de compras com base nas solicitaes de mercadorias, efetua a cotao dos produtos requisitados. Aps efetuadas as cotaes o rgo competente analisa qual a proposta mais vantajosa levando em considerao os seguintes itens: a) prazo de pagamento; b) valor das parcelas; Para anlise, utilizamos a seguinte frmula:

VA = Valor atual do produto VF = Valor futuro do produto i = Taxa de juros n = prazo de pgto 8.11 Comprar versus Fabricar Compra ou fabricar? A resposta a esta pergunta s pode ser obtida por meio de um estudo dos aspectos ligados estratgia global da empresa, alm dos custos. Ex: Veloz uma empresa de mdio porte localizada no Rio de Janeiro que fabrica bombas para a industria de petrleo. Ela acabou de desenvolver um novo modelo de bomba de alta presso, com melhor desempenho. O gerente de projetos quer decidir se a Veloz dever comprar ou fabricar o sistema de controle da nova bomba. Esto disponveis os seguintes dados:
Fabricar Processo A Processo B 10.000 10.000 100.000 300.000 75 70 Comprar 10.000 80

Volume (unidade/ano) Custo fixo ($/ano) Custo Varivel ($/unidade)

a) A Veloz deve utilizar o processo A, o processo B ou comprar? b) A que volume de produo anual deve a Veloz deixar de comprar e passar a fabricar utilizando o processo A? c) A que volume de produo anual deve a Veloz mudar do processo A para o processo B? O custo total (CT) dado em funo do custo fixo (CF) e do custo varivel (CV) multiplicado pela quantidade (q), ou seja, CT = CF+CV x q

b) Deve-se procurar o ponto de equilbrio entre produzir pelo processo A e comprar, ou seja: (CT)a = (CT) comprar 100.000 + 75 x q = 80 x q c) Deve-se procurar o ponto de equilbrio entre produzir pelo processo A e produzir pelo processo B, ou seja: (CT)A = (CT)B 100.000 + 75 x q = 300.000 + 70 x q 8.12 tica em compras Os aspectos morais e legais so extremamente importantes para aqueles que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleam um cdigo de conduta tica para todos os seus colaboradores. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetrios envolvidos, relacionados com critrios muitas vezes subjetivos de deciso. O objetivo de um cdigo de tica estabelecer os limites de uma forma mais clara possvel, e que tais limites sejam tambm de conhecimento dos fornecedores, pois dessa forma podero reclamar quando sentirem-se prejudicados. E quanto aos presentes, lembranas, brindes como agendas, canetas, malas e convites que normalmente so distribudos, por exemplo, ao pessoal de compras? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam?

A LOGSTICA E A ADMINISTRAO DE MATERIAIS

Logstica uma operao integrada para cuidar de suprimentos e distribuio de produtos de forma racionalizada, o que significa planejar, coordenar e executar todo o processo, visando reduo de custos e ao aumento da competitividade da empresa. Conforme Ronald H. Ballou (1995:24), a logstica empresarial trata de todas atividades de movimentao e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisio da matria-prima at o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informao que colocam os produtos em movimento, com o propsito de providenciar nveis de servio adequados aos clientes a um custo razovel. Tradicionalmente, as atividades logsticas tm se concentrado em dois setores diferenciados: suprimentos e distribuio fsica.
O PAPEL ESTRATGICO DA LOGSTICA NA EMPRESA

FUNES REGULADORAS DO CICLO LOGSTICO

SUPRIMENTOS

DISTRIBUIO FSICA

COMPOSTO LOGSTICO

ADMINISTRAO DE COMPRAS

PLANEJAMENTO DE ESTOQUES

MOVIMENTAO E ARMAZENAGEM DE MATERIAIS

TRANSPORTES

Composio dos custos logsticos

MOVIMENTAO E ARMAZENAGEM

ESTOQUE

TRANSPORTE

Significncia dos custos logsticos

CUSTO INDUSTRIAL BSICO

70% 30%

CUSTOS LOGSTICOS

Outros Sistemas Cdigo de Barras O esforo na obteno de sistemas mais eficazes de informao tem encontrado os mais diversos obstculos: dificuldade em alimentar os computadores com dados, tarefa delegada digitao, sujeio a erros etc. As principais vantagens do sistema com cdigo de barras, so: b) c) d) e) f) rapidez; economia; aplicao no armazenamento, em compras e em vendas; financeiras; dispensa de etiquetao de cada produto com o preo;

Informtica A intranet uma rede que interliga os vrios equipamentos da empresa, podendo dispor rapidamente de mais informaes, deixando de lado os entraves burocrticos para o processamento de qualquer expediente. Ela no se resume a disponibilizar documentos, mas tambm para criar novos servios e ferramentas. A partir do momento em que essas ferramentas possam ser acessadas pelos distribuidores, parceiros, fornecedores e clientes, temos uma Extranet, ou seja, as ferramentas e os documentos, antes limitados s consultas internas, podem agora ser acessados de modo controlado fora da empresa, o que permite maior rapidez e economia de tempo nas transaes. Exemplos de Softwares usados para a Administrao de Materiais Compras DESCRIO O software administra toda a rea de suprimentos, controlando desde o momento da aquisio de compra at a disponibilizao do material para o consumo. Controla tambm os contratos de fornecimento, gerando programaes de entrega para os fornecedores. Integrao do recebimento com os setores que dependem das informaes geradas por ele (atualizao global e simultnea). de Por meio de parmetros da qualidade preestabelecidos pela empresa, analisa a qualidade de fornecedores e dos produtos fabricados internamente. Controle fsico, contbil e financeiro dos estoques de materiais, produtos semiacabados e acabados, estabelecimentos em poder de terceiros, e emisso de informaes gerenciais e estatsticas. VANTAGENS Diminuio dos nveis de estoque e custos, e maior eficincia quanto s compras e seleo de fornecedores.

Recebimento Controle Qualidade Estoque

Consistncia e confiabilidade das informaes. Qualidade, rastreabilidade e levantamento dos custos das no-conformidades. Assume atividades rotineiras e faz o planejamento independente de compras dos itens de demanda.

REFERNCIAS CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a Administrao de Materiais. So Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991. DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais uma abordagem logstica. So Paulo: Atlas, 1997. _______. Administrao de Materiais: edio compacta, So Paulo: Atlas, 1995. _______. Gerncia de Materiais. So Paulo: Atlas, 1986 GURGEL, Floriano C. Administrao do Fluxos de Materiais e Produtos. So Paulo: Atlas, 1996. MARTINS, Petrnio G. CAMPOS, Paulo R. Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais, So Paulo: Saraiva, 2003. MOREIRA, Daniel Augusto. Introduo a Administrao da Produo e Operaes. So Paulo: Pioneira, 1998. MOROZOWSKI, Antonio C. Apostila de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais . Curitiba PR MOURA, Reinaldo A . Armazenamento e Distribuio Fsica. So Paulo: IMAM, 1997. PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil. So Paulo: Atlas, 2000. POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logstica. So Paulo: Atlas, 2001 VIANA, Joo J. Administrao de Materiais: um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2002.