Control interno y administracin de Activos Fijos

DEFINICION DE ACTIVOS FIJOS

El activo fijo est formado por bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para usarlos en el giro de la empresa, durante un perodo considerable de tiempo y sin el propsito de venderlos. Los activos fijos se valorizan, en principio, al costo, de adquisicin o construccin de los respectivos bienes. Dicho costo debe actualizarse posteriormente para reflejar los efectos de la inflacin o depreciacion. Los valores a que se registren los activos fijos deben incluir todos los costos que se relacionan directamente con su adquisicin o construccin, incluso aquellos necesarios para que los bienes queden en condiciones de ser utilizados por el comprador. Por consiguiente, el costo de los activos fijos debe incluir partidas tales como costo de diseo, cargos por transporte, costos de instalacin; valores necesarios para alzar los gravmenes existentes, costos iniciales de reconstruccin, los honorarios legales y de otra naturaleza que se devenguen, y los costos de financiamiento tratados. Excepto para los activos que no se desgastan, tales como los terrenos y las colecciones de arte, todos los bienes deben depreciarse durante la vida til del activo, segn una base racional y sistemtica, sin considerar el resultado de las operaciones de la empresa. Para este procedimiento se usan los siguientes trminos: a) Activos fijos depreciables: Son los que se espera que sern usados durante ms de un perodo contable y tienen una vida til limitada. La depreciacin debe acumularse en los libros por medio de una cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciacin acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente. Las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no estn destinados a la venta, sino que representan la inversin de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo peridico, permanente o semi-permanente, en la produccin o en la fabricacin de artculos para venta o la prestacin de servicios a la propia entidad, a su clientela o al pblico en general. Los Activos Fijos se clasifica en tres grupos: a) "tangible", que comprende las propiedades o bienes susceptibles de ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc. b) "intangible", que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como los derechos de patente, los de va, el crdito mercantil, el valor de ciertas concesiones, etc. c) las inversiones en compaas afiliadas.

ACTIVOS FIJOS NO DEPERCIABLES:

Por regla general todos los activos fijos se deprecian, pero existe algunas excepciones, por lo que existen unos pocos activos fijos que no son susceptibles de depreciar. Recordemos que el objetivo de la depreciacin es reconocer en el estado de resultados el desgasto que sufre todo activo como consecuencia de su utilizacin. Como la depreciacin es el reconocimiento de un gasto producto de la utilizacin de un activo, cuando este no est en condiciones de ser utilizado, naturalmente que no ser depreciado.

En este grupo tenemos los edificios en construccin o la maquinaria y equipo en montaje. Mientras estos activos se estn construyendo o montando, no podrn ser utilizados y por tanto no sern objeto de depreciacin. Se depreciarn una vez estn en capacidad de ser utilizados y de generar ingreso, por consiguiente se debe asociar a ese ingreso el gasto que ha contribuido a generarlo. Otro activo fijo que no se deprecia son los terrenos. Estos, por disposicin legal no son objeto de depreciacin, aunque en algunos cazos valdra la pena revisar esta postura. La ley ha partido del supuesto que los terrenos no se desgastan por su uso, puesto que 100 M2 sern siempre 100 M2, pero en casos como los terrenos dedicados a la agricultura s que se pueden desgastar, aunque igualmente nunca disminuir su rea por la utilizacin del terreno. No obstante, un terreno utilizado por la agricultura, al cabo de algunos aos su productividad habr llegado al mnimo, e inclusive hay terrenos que despus de un largo uso quedan completamente inservibles. Si bien estos terrenos se pueden rehabilitar mediante cuantiosas inversiones, el proceso de agotamiento continuar irremediablemente, por tanto, debe existir alguna forma de reconocer la perdida de productividad de un terreno. Igual sucede cuando el terreno se ve afectado por un deslizamiento, como suele suceder en nuestras cordilleras, donde fincas completas simplemente desaparecen, debe entonces en este caso existir un mecanismo que permita reconocer estas situaciones y su impacto en la estructura financiera de la empresa o el comerciante

Definicin de activo amortizable

05/10/2010

El activo amortizable son los bienes o derechos que disminuyen su valor constante o peridicamente por el transcurso del tiempo, su uso, deterioro natural u otras causas ajenas a los cambios en los precios en el mercado. Dicha disminucin debe anotarse en los libros contables. Algunos activos amortizables son los yacimientos minerales, concesiones del Estado, automviles, derechos de autor y, en general, cualquier bien o derecho que se agota, sin posibilidad de que pueda evitarse con gastos de reparacin o conservacin (cosa que s sucede con el activo fijo). ACTIVOS FIJOS AGOTABLES: Algunos activos tales como las minas, pozos petroleros, bosques de explotacin maderera, estn sujetos a una prdida de su valor, a medida que se van consumiendo o agotando stos. Esta prdida o disminucin del valor del bien es lo que se denomina agotamiento y la misma permite ir reflejando el valor residual del bien a medida que se va explotando el mismo.

Para el clculo de la Depreciacin, se pueden utilizar diferentes mtodos como la lnea recta, la reduccin de saldos, la suma de los dgitos y mtodo de unidades de produccin entre otros. Mtodo de la lnea recta El mtodo de la lnea recta es el mtodo mas sencillo y ms utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida til del mismo. [Valor del activo/Vida til] Para utilizar este mtodo primero determinemos la vida til de los diferentes activos.

Segn el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida til de 20 aos, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida til de 10 aos, y los vehculos y computadores tienen una vida til de 5 aos. Adems de la vida til, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podr vender el activo una vez finalizada la vida til del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio. Una vez determinada la vida til y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el clculo de la depreciacin. Supongamos un vehculo cuyo valor es de $30.000.000. Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000. As como se determina la depreciacin anual, tambin se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 aos Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo. Para una mayor comprensin, descargue el archivo: Ejemplos de mtodos de depreciacin en Excel. Mtodo de la suma de los dgitos del ao Este es un mtodo de depreciacin acelerada que busca determinar una mayor alcuota de depreciacin en los primeros aos de vida til del activo. La formula que se aplica es: (Vida til/suma dgitos)*Valor activo Donde se tiene que: Suma de los dgitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida til del activo. Ahora determinemos el factor. Suponiendo el mismo ejemplo del vehculo tendremos: (5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15 Luego, 5/15 = 0,3333 Es decir que para el primer ao, la depreciacin ser igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000) Para el segundo ao: 4/15 = 0,2666 Luego, para el segundo ao la depreciacin corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000) Para el tercer ao: 3/15 = 0,2 Quiere decir entonces que la depreciacin para el tercer ao corresponder al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)

Y as sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida til restante entre el factor inicialmente calculado. Para una mayor comprensin, descargue el archivo: Ejemplos de mtodos de depreciacin en Excel. Mtodo de la reduccin de saldos Este es otro mtodo que permite la depreciacin acelerada. Para su implementacin, exige necesariamente la utilizacin de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer ao se depreciara el 100% del activo, por lo perdera validez este mtodo. La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciacin = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n Donde n es el la vida til del activo Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciacin, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar Continuando con el ejemplo del vehculo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehculo) tendremos: 1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904 Una vez determinada la tasa de depreciacin se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000 Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67 Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciacin para este segundo periodo ser de: 18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22 As sucesivamente hasta el ltimo ao de vida til Para una mayor comprensin, descargue el archivo: Ejemplos de mtodos de depreciacin en Excel. Mtodo de las unidades de produccin Este mtodo es muy similar al de la lnea recta en cuanto se distribuye la depreciacin de forma equitativa en cada uno de los periodos. Para determinar la depreciacin por este mtodo, se divide en primer lugar el valor del activo por el nmero de unidades que puede producir durante toda su vida til. Luego, en cada periodo se multiplica el nmero de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciacin correspondiente a cada unidad. Ejemplo: Se tiene una mquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida til 20.000 unidades. Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciacin de $500 Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciacin por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y as con cada periodo.