TECNICAS DE ALMACENAJE Y BODEGAJE

CAPITULO I Pg.

A.

GENERALIDADES 1. ANTECEDENTES 2. PROPOSITO

3 3 3

B. DEFINICIONES

CAPITULO II LA ADMINISTRACIN

A. B. C. D.

CONCEPTO PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION TECNICAS ADMINISTRATIVAS NORMAS ADMINISTRATIVAS

5 5 6 6

CAPITULO III ORGANIZACION DE BODEGAS A. B. C.ORGANIZACION REGLAS FUNDAMENNTALES FUNCIONES DE LA BODEGA 8 8 8

2 D.E. F. G. H. I. J. K. ACTIVIDADES DISTRIBUCION INTERNA DE UNA BODEGA TIPOS DE BODEGA ALMACENAMIENTO SISTEMA DE ALMACENAMIENTO IDENTIFICACION DE BODEGAS PASOS PARA LA IDENTIFICACION NORMAS DE SEGURIDAD 9 10 11 14 15 17 21 21-22

TECNICAS DE ALMACENAJE Y BODEGAJE

CAPITULO I A.1. GENERALIDADES. ANTECEDENTES a. La evolucin de las industrias, los factores oferta y demandas de sus productos, la necesidad de mantener un stock, para el abastecimiento de una fluida comercializacin, han impuesto la aplicacin de programas que satisfagan estos requisitos. b. La planificacin de reas de almacenamiento, se han tornado indispensable para toda institucin, empresa, entidad o persona, en tanto que el volumen de produccin as lo requiera. c. Si una industria ampla progresivamente su nivel de produccin, lgicamente necesitar aumentar su capacidad de almacenamiento, a fin de proteger la mercadera, hasta el momento mismo de ser comercializada o entregada para su utilizacin. 2.PROPSITO. Esta informacin ha sido preparada con la finalidad de que sirva de gua para el adiestramiento y aplicacin de tcnicas y mtodos para el almacenamiento y manejo de materiales.

B.- DEFINICIONES BASICAS.1. MERCADERIA Son todos los materiales o artculos que se expenden en el mercado. 2. MATERIAS PRIMAS Son los materiales que ingresan por primera vez a una empresa industrial para ser procesados; ejemplo: hierro, algodn, acero, pieles, etc. 3. MATERIAS EN PROCESO DE FABRICACIN Son aquellos que han recibido un proceso inicial de elaboracin o construccin; ejemplo: de hierro varillas; de algodn hilos; de cueros cortes, etc. PRODUCTOS TERMINADOS Son los artculos que habiendo recibido un proceso completo de fabricacin, se encuentran en bodega listos para ser utilizados; ejemplo: lmparas, tejidos clavos, zapatos, etc.

4.

5. MUEBLES Cada uno de los enseres, efectos o alhajas que sirven para la comodidad y organizacin de un sitio determinado. 6. ENSERES Utensilios, muebles, instrumentos necesarios en una bodega o para el de una profesin.

ejercicio

7. CONTROL DE EXISTENCIAS. Es la comprobacin, inspeccin y registro que se utiliza con el fin de determinar cualquier inconveniente que exista con los artculos almacenados. 8. FACTURA Relacin de artculos u objetos comprendidos en una venta o cualquier operacin de comercio, la cual debe constar con los siguientes datos: a. RUC b. Contenido c. Nombre de la entidad d. Fecha de elaboracin de la factura. e. Fecha de vencimiento de la factura. f. Sello de cancelado.

9. BODEGA Es el local o sotio destinado y preparado adecuadamente para el almacenamiento de materiales, a fin de mantener el control y evitar cualquier deterioro.

5 CAPITULO II

LA ADMINISTRACIN

A.- CONCEPTO.Estudio de la distribucin y asignacin de los recursos en una organizacin con el fin de alcanzar una mayor coordinacin y eficiencia en el logro de los objetivos institucionales.

B.-

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN.-

El uso de los principios de la administracin tienen como finalidad simplificar el trabajo administrativo, entre los cuales tenemos los siguientes: 1. DIVISIN DE TRABAJO Este es el principio de especializacin que se considera necesario para obtener el uso eficiente del factor trabajo. 2. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Considera que la autoridad y la responsabilidad estn relacionadas y seala que la administracin desprende de ello. 3. DISCIPLINA Al definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr la obediencia, aplicacin, energa y seales exteriores de respeto. Declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los niveles. 4. UNIDAD DE MANDO Cada empleado no debe recibir rdenes de ms de un superior. 5 JERARQUA DE AUTORIDAD Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los ms altos rangos hasta los ms bajos, pero se podr modificar cuando sea necesario. 6. ORDEN Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y estar perfectamente bien organizados de manera que la organizacin opere con suavidad

6 7. INICIATIVA Pensar un plan y llevarlo a cabo con xito puede ser profundamente satisfactorio. 8. ESPRITU DE EQUIPO Este principio sintetizado como la unin hace la fuerza, es una extensin del principio de unidad de mando y subraya la importancia de buenas comunicaciones para obtenerlo. C.TECNICAS ADMINISTRATIVAS.Son los mtodos para administrar organizaciones o programas con el fin de proporcionar, distribuir y reemplazar material o personal. Entre las principales tenemos: 1. El administrador del almacenamiento y manejo del material (bodeguero) opera siempre de acuerdo a la capacidad de su fuerza obrera de los medios a su alcance. Debe y con anticipacin a su actuacin preguntarse el Cmo y Por qu realizara una operacin. Porque nicamente as podr hacer una evaluacin justa de lo que ha obtenido como resultado.

2.

3. Entre el administrador de almacenamiento y todos sus operarios deber existir un entendimiento completo. 4. La coordinacin y la cooperacin son excelentes factores para alcanzar la eficiencia en el cumplimiento de funciones de almacenamiento. El administrador del almacenamiento (bodeguero) en lo posible fundamentar su trabajo en base a lo siguiente: a. Actuar con mucha flexibilidad. b. Har frente a impulsos de manera serena, productos de las actividades propias de la bodega. c. Relevar cuando sea necesario el personal y equipo con las otras secciones menos comprometidas con volumen de trabajo.

5.

D.- NORMAS ADMINISTRATIVAS.Estn constituidas por el conjunto de principios y mtodos que se aplicarn a la administracin de los bienes y servicios a favor del estado, entre las principales tenemos:

7 1. ALMACENAMIENTO, CUSTODIA Y UTILIZACIN Se establecer un sistema de almacenamiento y custodia de los bienes, los materiales se destinarn exclusivamente a los propsitos institucionales que motivaron su adquisicin. 2. PROTECCIN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES Se establecern sistemas de seguridad que protejan los bienes almacenados contra eventuales riesgos y siniestros, se dictarn procedimientos para contratar seguros considerando el costo-beneficio. 3. SISTEMA DE REGISTRO DE BIENES (KARDEX) El sistema diseado para el registro de las existencias del almacn, deber facilitar la codificacin e identificacin de su naturaleza, ubicacin, fecha, costo de adquisicin, muestran las cantidades de material en existencia y proporcionan informacin esencial para trmite. 4. CODIFICACIN (TARJETA DE LOCALIZACIN) Se har de acuerdo a las caractersticas de la entidad y tipo de bienes, sealando en una parte visible el cdigo correspondiente de tal manera que sea factible la identificacin de todos los bienes al momento de realizar constataciones fsicas. 5. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES Se debe elaborar y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo de sus bienes con la finalidad de prolongar al mximo posible su vida til, la misma que constituye una medida aproximada respecto a la vida real de los mismos, en la que influyen los siguientes factores: a. El uso a que estn sometidos y su regular funcionamiento. b. El mantenimiento y reparaciones que se les preste. c. La obsolencia por los avances tecnolgicos o por otras causas justificadas. 6. BAJA O DESCARGA DE BIENES Consiste en retirar todos aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad debido a las siguientes circunstancias: obsolescencia, desgaste, deterioro, prdida, destruccin, mantenimiento o reparacin onerosa y reposicin.

8 CAPITULO III ORGANIZACIN DE BODEGAS

A.-

ORGANIZACIN.-

CONCEPTO Es la estructura misma de la institucin o entidad mediante la cual se determina su conformacin y responsabilidades asignadas a cada escaln o seccin con respectivos campos de accin para las personas que en ellos trabajan; equipos, materiales y ms elementos que hagan posible la ejecucin de la actividad programada. B. REGLAS FUNDAMENTALES PARA UNA BUENA ORGANIZACIN. a. Coordinacin.Es la razn fundamental para organizar, pues las organizaciones son el resultado natural de la divisin y especializacin del trabajo y su propsito consiste en lograr el desempeo coordinado de todos los trabajos que los componen. b. Autoridad.Consiste en definir cada uno de los deberes y responsabilidades de la direccin o gerencia. c. Liderazgo.Es la personificacin de la autoridad por medio de la delegacin, los superiores confieren autoridad a sus subordinados sucesivamente en toda la cadena de mando. d. Especializacin.Sin importar el tipo de organizacin existe la necesidad de que haya gente que ejecute diferentes tareas en diversos momentos. C. FUNCIONES DE UNA BODEGA Son todas aquellas actividades administrativas encaminadas a dirigir y controlar el proceso de almacenamiento y manejo de materiales bajo la responsabilidad del personal debidamente especializado. a. Principales.1) Recepcin 2) Entrega 3) Registro

9 D.ACTIVIDADES Ingresos Consignacin Comisin Devolucin /ventas En consignacin En trnsito Enterga / recepcin Donacin Sobrantes Producin Egresos Venta/consumo/Entrega Devolucin en compra En consignacin En Transito Donaciones Faltantes Absolencia Produccin Mermas Destruccin Cada ingreso como egreso debe tener su justificacin que sirva de base legal para los registros correspondientes. DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL INGRESO Compras Factura Devolucin en ventas Nota de devolucin En consignacin Inventario-nota de entrega En transito Guia de transporte Entrega recepcin Acta- nota de entrega recepcin Donaciones Factura Sobrantes Acta de sobrante Entrega departamentos Orden de pedido DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL EGRESO Ventas Factura Consumo Nota de entrega-de crdito Devolucin de compras Inventarios En transito Gua de transporte Donaciones Factura sin valor Faltantes Declaracin de robo Absolencia destruccin Acta Mermas Memo Transparencia Nota de entrega

10

E.-

DISTRIBUCIN INTERNA DE UNA BODEGA.

Para tener una buena organizacin en el rea de almacenamiento es necesario distribuir los sectores de acuerdo a las actividades que se realizan en las mismas, tomando como referencia las principales: a. Almacenamiento b. Registro c. Recepcin d. Entrega Estas actividades sirven de gua para distribuir los sectores que se van necesitar dentro del rea general de bodegas. a

Para esto se requiere analizar las necesidades dando prioridad al rea que requiere mayor capacidad que es la de almacenamiento, la misma que debe disponer entre un 60 y 75% del rea total; quedando un 40 25% para distribuirlo entre las dems actividades. Se dar prioridad entre lo restante considerando el tipo de material a almacenarse. La distribucin de las bodegas debe ser lo mas funcional posible sin interferir unas o otras actividades. Considerando porcentajes, las reas y actividades se pueden distribuir de la siguiente manera: Almacenamiento Registro (kardex) Recepcin Entrega 75 % 15 % 6% 4% 100 % 3.750 m2 750 m2 300 m2 200 m2 5.000 m2

TOTAL

Recepcin

50 m

ALMACENAMIENTO

Entrega

Registro

100 m

11 En casos especiales se organizarn las bodegas considerando las actividades complementarias, tales como: Almacenamiento temporal Embalaje Control de calidad Distribucin controlada, etc.

Incluyendo las actividades complementarias se distribuirn de la siguiente manera:

Almacenamiento Registro (kardex) Recepcin Entrega

60 % 10 % 10 % 6% 5% 5% 4%

3. 000 m2 500 m2 500 m2 300 m2 250 m2 250 m2 200 m2

Almacenamiento temporal Embalaje Control de calidad y distrib.

Recepcin

ALMACENAMIENTO

Embalaje

50 m

Registro Almacenamiento Temporal

Control de calidad

Entrega

100 m

F.

TIPOS DE BODEGAS.

Existe diferentes tipos de bodegas dependiendo de los materiales que se va almacenar, de las caractersticas y especificaciones individuales de cada artculo y del espacio fsico disponible para el almacenamiento, entre las cuales tenemos:

12 a. Bodega general centralizada.Este tipo de bodegas se utilizan para almacenar varias clases de artculos, la cual por su caracterstica nos proporciona las siguientes ventajas: 1) 2) 3) 4) 5) Todos los materiales se encuentran en un slo lugar Facilitan el control de los recursos humanos y materiales Facilitan el servicio a todas las reas Reduce el personal y por consecuencia los costos Reduce costos de infraestructura.

EJEMPLO:

BODEGA GENERAL

AREA DE PRODUCCIN a. Bodega especifica o descentralizada.-

A R E A

Son utilizadas para el almacenamiento de determinados productos y nos A BODEGA ofrece las sigulmacenamiento de materiales de oficina D GENERAL 2) Facilita la atencin del rea especifica M 3) Agilita la entrega recepcin de los materiales I 4) En caso de siniestro existe menos riesgo. N I S AREA DE COMERCIALIZACION T.

b. Bodega especfica o descentralizada.Este tipo de bodegas se utilizan para almacenar varias clases de artculos, la cual por su caracterstica nos proporciona las siguientes ventajas: 1) Permite el almacenamiento de materiales a fines. 2) Facilitan la atencin o servicio al rea especfica. 3) Agilita la entrega y recepcin de materiales. 4) En caso de incendio existe el menor riesgo de perder todo el material.

13 EJEMPLO. BODEGA ESPECIFICA

AREA DE PRODUCCIN

BODEGA. Especfica.

BODEGA Especfica A A R D E M A I N I S.

AREA DE COMERCIALIZACION

BODEGA Especfica

c. Bodegas auxiliares.Se utilizan en el almacenamiento de productos especiales y los excesos en las otras bodegas, ofrecindonos las siguientes ventajas: 1) 2) 3) 4) 5) Se almacena material obsoleto Sobre stock Para material peligroso Para material de recuperacin Para material pesado.

b. Bodega mixta.Permite el almacenamiento combinado entre la bodega general o centralizada y la bodega especfica e incluso puede dar lugar a otras combinaciones. EJEMPLO: RECEPCION

BODEG. GENERAL

TALLER M. INDUST. BODEGA

TALLER M. AUTOM. BODEGA

TALLER ELECTRN BODEGA

TALLER ELECTRIC. BODEGA

TALLER CARPINT. BODEGA

14 G.ALMACENAMIENTO.-

1. DEFINICIN Es la funcin de guardar mercaderas desde el momento que han sido requeridas o ingresadas a la bodega hasta el momento de ser entregadas para su utilizacin, el almacenamiento se prepara con anticipacin a la recepcin. a. Importancia del almacenamiento. Permite que todos los artculos almacenados en una bodega, se mantengan protegidos, conservndose a largo tiempo con un sistema de localizacin y contabilizacin eficiente. TIPOS DE ALMACENAMIENTO: a. Almacenamiento bajo cubierta.La mayor parte de los materiales exigen un almacenamiento en locales cerrados o al menos cubiertos debido a su composicin, el mismo que les brinda la proteccin necesaria para su buena conservacin y as evitar el deterioro del artculo, entre los cuales tenemos: 1) Almacn de propsito general: Este almacn utiliza el mximo de espacio, facilitando la accesibilidad de las personas a los artculos y el fcil manejo de materiales. 2) Almacn refrigerado: Se utiliza para almacenar artculos perecibles, se divide en dos reas de afinidad, una se designa como espacio fro y la otra como espacio congelado. Almacn para inflamables: Se guardan productos altamente inflamables, tales como: gasolina, entre otros. Los almacenes para inflamables usualmente consisten en dos o ms cuartos separados por una lmpara e instalados equipos contra incendios, los mismos que deben tener regaderas de inundacin automtica conectada a un sistema de alarma y abastecimiento de agua.

3)

4) Cobertizo Se utiliza para almacenar materiales que necesitan el mximo de ventilacin y que no requieren una proteccin completa contra el clima.

15

b. Almacenamiento al aire libre.Esta solucin es adecuada para los materiales que no requieren una proteccin contra la intemperie debido a su bajo valor o a su gran resistencia superficial a los agentes atmosfricas, como por ejemplo: vehculos. H.SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Para una buena organizacin dentro del rea de almacenamiento se debe considerar la forma de distribuir las estanteras desde el punto de vista funcional, de tal manera que facilite la ubicacin, recepcin y entrega de materiales. Para este fin se utilizar los siguientes sistemas: a. Sistema longitudinal.Consiste en ubicar las estanteras a lo largo del rea de almacenamiento tomando en cuenta desde su acceso, facilitando el recorrido por los pasillos; tanto para el almacenamiento como para el recogimiento de los artculos sin perder energa y el tiempo. La vista muestra la distribucin de las estanteras utilizando este sistema; es el siguiente:

1) Sistema transversal.En este sistema se procede a ubicar las estanteras a lo ancho del rea de almacenamiento de igual forma facilitando el recorrido por los pasillos, en menor tiempo posible.

16 La vista superior de la distribucin de las estanteras utilizando este sistema es el siguiente:

2) Sistema combinado (mixto) Es la ubicacin de estanteras utilizando en el rea de almacenamiento el sistema longitudinal y transversal. La vista superior de la distribucin es la siguiente:

17 3) Sistema modular o tarimas en el piso No se usa estanteras solo ocupa un espacio en el rea de almacenamiento en forma cilndrica dependiendo del tipo de material para almacenar.

I..

IDENTIFICACIN DE BODEGAS (ALMACENES), SECCIONES, ESTANTERAS, FILAS, COLUMNAS Y CAJONES.

a. Bodegas (almacenes).Externamente a las bodegas se las identifica por letras y nmeros de la siguiente manera:

NN

Numero de bodegas (segn las Necesidades de almacenamiento logstico) Clase de abastecimiento (I, II, V) Letra asignada Logstico del servicio

18 A = Intendencia C = Transportes B = Material de guerra D = Sanidad.

IDENTIFICACIN DE BODEGAS (ALMACENES) En el lugar visible junto a la puerta principal de ingreso a la bodega, se pintar la identificacin externa asignada a la misma dentro de una circunferencia. El dimetro de la circunferencia en que ir impreso la identificacin no ser mayor de 50 cm. ni menor de 30cm. El color de la identificacin y su fondo de color rojo y las letras de color negro. b.- Secciones.La identificacin de las secciones (al interior de la bodega), se realizar utilizando letras maysculas y la descripcin de la seccin. Ejemplo: SECCION A : Cantimploras SECCION B : Mosquitero de cama En un lugar visible se colocar la identificacin de la seccin, la misma que puede escribirse con pintura negra en un madero de 50 cm. de largo por 15 cm. de ancho pintado de blanco. Generalmente la identificacin de la seccin se colgar del tumbado o estructura de cubierta. c. Estantera. Es un mueble de madera o metal que dispone de columnas y filas, sus dimensiones estn en funcin de los materiales que se almacenarn y el rea disponible de bodega.

7D C

F I L A S

2m B A

3 4 5 6 C O L U M N A S.

19 LARGO = 2.40 m Madera 3.00 m Hierro (Dixon) ANCHO = 0.45 m ALTO = 2.00 m

La identificacin de las estanteras se realizar utilizando nmeros como se indica a continuacin:

SECCION A : VAJILLA DE CAMPAA

d. Fila. Es el espacio fsico horizontal en una estantera, las filas pueden ser mltiples o individuales dependiendo del tipo de material a ser almacenado.

SECCION A : PALITROQUES METALICOS FILAS C B A C B A

20 e.- Columna. Es el espacio fsico vertical en una estantera, las columnas pueden ser mltiples o individuales dependiendo del tipo de material a ser almacenado.

SECCION A: PORTA VENDAJES PERSONALES COLUMNAS : 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

f. Cajn.Es usado en la bodega de repuestos elctricos, repuestos de aviacin, repuestos de vehculos, etc., que disponen de elementos que por su tamao pequeo requieren de este tipo de almacenamiento. Se encuentra en la interseccin de una fila y columna y su identificacin se realizar utilizando letras: A, B, C, D, etc. Ejemplos:

21 J. PASOS PARA LA IDENTIFICACION EN EL AREA DE ALMACENAMIENTO Identificar las secciones mediante letras maysculas Identificar las estanteras con nmeros dentro de cada seccin Identificar las filas con letras maysculas dentro de cada estantera Identificar las columnas con nmeros dentor de cada estantera

REGLAS PARA UBICAR LA IDENTIFICACIN Del frente hacia el fondo De izquierda a derecha De abajo hacia arriba

K.

NORMAS DE SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES. a. Normas de seguridad de las bodegas.1) Las cantidades de material constantes en las kardex globales de las Brigadas, deben mensualmente ser confrontadas con las existencias en las bodegas, a fin de controlar que no haya fuga o faltantes de material, municin, etc. Se debe completar la seguridad perimetral de las bodegas, refugios, depsitos, etc., con reflectores, luces exteriores e interiores, timbres, alarmas, etc.

2)

3)

En caso que el personal salga de la unidad en: comisin, viajes, licencia anual, permiso, enfermedad o con el pase; deber dejar el material o armamento que haya tenido bajo su responsabilidad, al bodeguero respectivo. En las bodegas de material de guerra no debe existir ninguna otra clase de especies embodegadas, sino nica y exclusivamente las que corresponden al servicio. Las puertas de acceso a las bodegas deben estar aseguradas con candados dobles, barras de seguridad horizontales, alarmas elctricas de sonido o luz, en caso de existir ventanas deben estar aseguradas con cubre ventanas de hierro.

4)

5)

22

b. Normas de mantenimiento.1) Cada escaln logstico realizar el mantenimiento de los materiales autorizados e informar mensualmente al inmediato superior, incluyendo costos y novedades. 2) Los repuestos y partes cambiadas, sern entregadas a las unidades de abastecimientos para su control y reposicin de los nuevos. 3) El mantenimiento del I y II escaln es responsabilidad del usuario de los materiales. 4) El uso de los talleres e instalaciones de mantenimiento de todos los niveles, es exclusivamente para realizar trabajos de la fuerza. 5) El control de operaciones de armamento y vehculos debe ejercer el comandante en todo momento a ms de la revista semanal. 6) El uso de vehculos tcticos es terminantemente prohibido, excepto para ejercicios programados. 7) El consumo de repuestos se realizar en la modalidad de canje (entrega de repuestos daados y recibe repuestos nuevos).