UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA DEPARTAMENTO DE INFORMTICA MICROSOFT ACCESS 2000 PAP APNDICE DISEO DE UNA BASE DE DATOS Un buen diseo

es la clave para la creacin de una base de datos con xito. Una base de datos bien diseada puede conducir a un uso ms eficiente de las tablas, consultas, formularios en informes, aumentando as la legibilidad d la informacin extrada. Adems, una base de datos diseada de forma eficiente sern ms fcil de ampliar a medida que crezcan y cambien los requerimientos de informacin en su organizacin. Aunque existen ciertas pautas a seguir que le ayudarn en el diseo de su base de datos, no existe nada que pueda garantizar un diseo de base de datos perfecto. El diseo de sistemas de informacin siempre conlleva un grado de compromiso. Este apndice ofrece una descripcin general de los principios para el diseo de una buena base de datos. No debera considerar estos principios como reglas estrictas sino como sugerencias a la hora de decidir el diseo de una base de datos. Proceso para el diseo de una base de datos En la etapa de diseo, debera hacerse las siguientes preguntas: Cules son los objetivos del sistema? De qu forma deberan estar divididos los datos en entidades o temas? Qu relacin existe entre estos temas? Qu hechos sobre cada tema necesitarn ser identificados y almacenados para lograr los objetivos del sistema? Para responder a estas preguntas, puede emplear una gran variedad de tcnicas. Una de las mejores formas es preguntar a los futuros usuarios de la base de datos. Sin embargo, una base de datos podra tener cientos o incluso miles de usuarios. Si la base de datos es muy extensa, podra consultar a los representantes de los diversos grupos de usuarios. Considere la creacin de una comisin para el diseo de la base de datos e incluya representantes de todos los grupos significativos, adems del director de la empresa y profesionales de sistemas de informacin. En el proceso de diseo se pueden considerar cuatro etapas: 1. Estudio de la viabilidad. La fase del estudio de la viabilidad debe determinar si una base de datos es la mejor estructura para el sistema de informacin propuesto. Aunque muchos de los sistemas de informacin modernos adoptan un planteamiento de base de datos, existen algunas situaciones en las que una base de datos no es lo ms apropiado. Por ejemplo, si el sistema requiere un gran conocimiento especializado, podra ser ms apropiado crear un sistema experto. Los sistemas expertos son sistemas de informacin que utilizan una serie de reglas y tcnicas de razonamiento que emulan experiencias humanas. 2. Identificacin del tema. La tarea principal durante la identificacin del tema es definir en su totalidad los componentes del objeto o materia que se describir en la base de datos. ste es un aspecto muy importante en el diseo de la base de datos, ya que afectar la direccin del diseo. Por ejemplo, los temas principales para la base de datos Dulces Lil son: pedidos, clientes y cajas. 3. Asignacin de los atributos a los temas . Los atributos de los temas son aquellos aspectos de los componentes que los usuarios necesitarn conocer para completar sus tareas. Podran considerarse dos planteamientos diferentes para la identificacin de los atributos. Un planteamiento de tarea opera desde las tareas hacia los atributos. Por ejemplo, si necesita completar un pedido, necesitar en primer lugar conocer los elementos de informacin que se requieren para rellenar un pedido; las respuestas a estas preguntas son lo que conocemos como atributos del tema. Con el planteamiento reidentificacin, el operario comienza a identificar los atributos y despus a identificar las tareas que pueden ser llevadas a cabo utilizando ese conjunto de datos. Independientemente de cul sea el planteamiento

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tomado, deber desarrollar una lista completa de todos los elementos de datos que necesitan ser incluidos en el sistema. 4. Creacin del diagrama de temas y relaciones . El diagrama de temas y relaciones determina si el sistema puede conducir de forma lgica a la salida requerida. Existe una amplia variedad de tcnicas de diagrama; sin embargo, en este apndice no podemos abarcar un estudio de estas tcnicas. Ampliacin de una base de datos existente Lo ideal es que el diseo inicial de su base de datos cubra todos sus requerimientos de informacin. No obstante, una de las trivialidades del diseo de sistemas de informacin es su cambio constante. Inevitablemente, llegar un momento en el que necesitar ampliar su base de datos. El proceso de diseo de expansin de una base de datos existente es similar al utilizado en el diseo inicial. Ser necesario emprender un estudio del sistema para determinar los requerimientos, los temas y los atributos. Sin embargo, en una expansin de base de datos, es necesario determinar la forma en que esa expansin afectar a la estructura de Base de datos existente. Por ejemplo, debemos determinar si los nuevos datos pertenecern a la misma base de datos o si debera crear una nueva base de datos. Otra vez nos encontramos con que no existe ninguna pauta a seguir que pueda ayudarnos, aunque s existen algunos principios generales. Cuando est ampliando una Base de datos existente, la pregunta bsica es si los aspectos que estn siendo aadidos a la Base de datos pueden estar relacionados de forma lgica con los aspectos existentes. Si no existe una relacin lgica o si los nuevos temas forman una unidad lgica independiente, deberan ser incluidos en una nueva Base de datos. Por ejemplo, si Dulces Lil decide aadir una nueva divisin de ventas, los datos pertenecientes a esa divisin deberan estar contenidos una nueva base de datos. Por otro lado, si la informacin necesita ser cambiada como resultado de la adicin de una nueva lnea de productos, probablemente la expansin debera ser incluida en la base de datos actual. Adicin a una base de datos existente La parte II del curso (Lecciones 4 a 9) est dedicada exclusivamente al proceso de adicin a una base de datos existente. Las tablas, consultas, formularios e informes pueden ser aadidos a travs de la ventana Base de datos. Cuando decida aadir nuevas tablas, deber considerar si el nuevo elemento se ajusta a la estructura existente. Aunque la creacin de nuevas tablas es una operacin relativamente sencilla, es posible que tenga que emplear algn tiempo en el proceso de integracin total de stas a travs de la base de datos. Por ejemplo, lo ms probable es que necesite crear nuevas relaciones y los formularios e informes existentes necesitan ser modificados. Dedique tiempo a la planificacin y anlisis del impacto de la expansin de la Base de datos sobre los objetos existentes que conllevar el nuevo formato de la Base de datos. Ampliacin mediante la creacin de una nueva base de datos Si durante el proceso de planificacin de expansin determina que necesita una nueva Base de datos, puede utilizar el Asistente para bases de datos para que su creacin sea ms fcil y sencilla. El Asistente para Base de datos incluye estructuras de bases de datos predefinidas para una amplia variedad de propsitos de base de datos. Puede crear bases de datos para realizar un seguimiento de direcciones, control de inventario, tratamiento de activos y mucho ms. Por ejemplo, supongamos que desea crear una base de datos para realizar un seguimiento de su coleccin musical. La base de datos almacenar informacin sobre los intrpretes, las canciones y las grabaciones. El uso de este asistente para la creacin de una de las estructuras predefinidas de base de datos puede reducir el tiempo de desarrollo de la nueva base de datos. Normalmente las bases de datos predefinidas necesitan ser modificadas para que puedan cumplir determinados requerimientos. El Asistente formular una serie de preguntas para personalizar la estructura predefinida de la base de datos segn sus necesidades. Crear una nueva base de datos 1. Abra el men Inicio, seleccione Programas y, a continuacin, elija Microsoft Access. Access se iniciar y aparecer el cuadro de dilogo Microsoft Access.

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2. Seleccione Asistentes, pginas y proyectos de bases de datos de Access, en el apartado Crear una nueva base de datos utilizando, y pulse el botn Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Nueva con la ficha Bases de datos seleccionada. 3. Haga doble clic en el icono Control de activos. Aparecer el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Mis activos y despus pulse INTRO. La ventana Mis activos:Base de datos se abrir y, transcurridos unos instantes aparecer el Asistente para bases de datos, ofreciendo un resumen de la informacin almacenada en la base de datos. 5. Lea la informacin y despus pulse el botn Siguiente. 6. En el segundo cuadro de dilogo, seleccione cualquier campo adicional que desee incluir en la base de datos y, a continuacin, pulse el botn Siguiente. 7. En el tercer cuadro de dilogo, asegrese de que se encuentra seleccionado Estndar como estilo para la visualizacin de pantalla de la base de datos y pulse el botn Siguiente. 8. En el cuarto cuadro de dilogo, asegrese de que se encuentra seleccionada la opcin Corporativa como estilo para los informes impresos y pulse el botn Siguiente. 9. En el quinto cuadro de dilogo escriba Mis activos como ttulo para la base de datos y despus pulse el botn Siguiente. Aparecer el ltimo cuadro de del Asistente para bases de datos. 10. Si desea trabajar con la base de datos, asegrese de que se encuentra seleccionada la casilla de verificacin S, iniciar base de datos y pulse el botn Finalizar. Si no desea trabajar con la base de datos en este momento, elimine la marca de la casilla de verificacin y despus pulse el botn Finalizar.

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