Estrategias y funciones Administrativas Ileana Prado Administracin se define como la gerencia de los asuntos institucionales, es fcil ver la importancia

que tiene la gerencia en una institucin, pero se est volviendo ms importante para todos los niveles en las instituciones que brindan prestacin de servicios de salud y en la comunidad. Y la organizacin es el cuerpo de personas orientadas al logro de un objetivo especfico. El ambiente organizado debe ayudar a las personas a alcanzar y mantener su mximo potencial. La clave para la gerencia eficaz es la comprensin de los comportamientos de organizacin, la comprensin de los estilos y filosofas de la gerencia y la seleccin de aquellos con los cuales uno se siente ms cmodo. Las funciones de la gerencia se han designados como: Organizacin Planificacin Direccin Control

Todos los aspectos de la gerencia se clasifican en una de estas categoras. ORGANIZACIN El rol del gerente como organizador consiste en actividades dirigidas a crear y mantener una estructura formal para el logro de las tareas dentro de un sistema con designacin de roles y responsabilidades. La gerencia profesional fue desarrollada a comienzos de 1990 cuando la sociedad se ampli la utilizacin de la tecnologa exigi una estructura ms organizada, En la atencin sanitaria, la integracin del tratamiento hospitalario creci y los profesionales centraron sus actividades en ese mbito, esto comenz a medirse y contabilizarse. La estructura organizativa se esforz en la responsabilidad y los procesos de planificacin se formalizaron. Estilos y principios de gerencia. Una variedad de principios y estilos de gerencia se han desarrollado en forma de organizaciones y los gerentes han sido estudiados e investigados, estos estudios han identificado que no existe una manera correcta de gerencia. Un gerente trabaja con el estilo que es ms cmodo en un ambiente determinado. Los diferentes ambientes y situaciones exigen diferentes enfoques por parte de un gerente. Es por lo tanto importante que los gerentes reconozcan sus propias capacidades.

Los factores que afectan los estilos gerenciales son: El Ambiente en que trabaja El sistema de valores y creencias del mismo Su personalidad Y un elemento de opcin

Los estilos gerenciales no son fijos. Se encuentran sujetos a modificaciones mediante la educacin formal o la autoformacin, Sistemas Administrativos: La gerencia por objetivos (MBO) es un sistema de administracin que desarrolla una filosofa orientada a metas y actitudes (Ordione, 1965). La gerencia orientada a metas valora el resultado ms que los mtodos utilizados para lograr un objetivo; la razn principal por la que una organizacin adopta el enfoque de gerencia es mejorar la productividad de cada persona interesada en el producto y mejorar la totalidad de la organizacin productiva. Dos ingredientes importantes para establecimiento de objetivos bajo la gerencia de los objetivos (MBO) son: Los objetivos deben ser cuantificados Debe especificarse el marco de tiempo en el que los objetivos sern logrados PLANIFICACION Es el proceso de tomar decisiones en el presente para obtener un resultado en el futuro. La accin ms fundamental de la gerencia y precede en cualquier accin en esta rea. La planificacin est caracterizada por un proceso cclico en el cual unas metas y objetivos especficos son reciclados. Participantes en la Planificacin Los gerentes de nivel superior establecen las bases para la planificacin. La junta directiva o gerente de una institucin son considerados los administradores dentro de la organizacin global. A nivel departamental los directores o jefes de los servicios son considerados los gerentes de nivel superior. Estos ltimos son responsables del proceso de planificacin de su rea. El equipo de planificadores o asesores de planificacin han sido utilizados en el pasado para desarrollar planes y entregar a la gerencia de nivel superior para su desarrollo. El equipo o los asesores ayudan al proceso de planificacin facilitando la interaccin grupal y estimulando la creatividad. Metas de Organizacin

Las metas organizativas pueden encontrarse en el ttulo de una institucin, los artculos de incorporacin, el establecimiento de la misin, o las leyes oficiales de su organizacin. Las metas son los fines a los cuales se dirigen la actividad. En cierto sentido nunca se lograra completamente. Planificacin Organizativa La planificacin puede ser formulada en relacin al programa, como un nuevo servicio o una extensin de un servicio existente. La disposicin fsica de un nuevo espacio o su renovacin en cualquier evento la planificacin se basa en la filosofa, las metas y los objetivos de la organizacin estos deben ser revisados en las consideraciones iniciales de las mismas para un nuevo programa de ampliacin. Para comprender la planificacin organizativa debe considerarse tres elementos principales: Encuesta: se realiza una encuesta para identificar las necesidades del programa; la poblacin, la fuente de derivacin, el mtodo de tratamiento y el nmero de caso. Entrevista: deben hacerse con los gerentes de nivel superior para determinar la naturaleza y extensin del programa deseado. Evaluacin: Esta fase de la planificacin es el traslado de la informacin obtenida a un plan variable. Es de vital importancia que la institucin y el personal se adapte a las necesidades del programa. Planificacin del Crecimiento La planificacin de un crecimiento organizativo se vuelve ms importante. La compresin de las capacidades y dficits de la organizacin es el primer paso necesario en la planificacin del crecimiento. La demanda de atencin medica se est incrementando en pacientes ambulatorios y los nuevos sectores der la tecnologa. Todos los profesionales de la salud necesitaran prepararse para participar en la planificacin de esa demanda. Planificacin en un Departamento de Terapia Ocupacional Los gerentes de TO participan en la planificacin del departamento y en las lneas de programacin de forma continua necesitan estar conscientes de los recursos necesarios las implicaciones financieras de proporcionar estos recursos para varios programas los administradores de departamentos deben analizar costos y beneficios de programas, incluyendo comparacin de gastos con la proyeccin de renovacin, tambin debe

identificar la probabilidad de asegurar el equipo necesario para la ampliacin de nuevos programas. El gerente de TO debe participar en las reuniones de planificaciones y preparar un informe para los gerentes de nivel superior. La planificacin abarca muchas perspectiva dentro de un departe de TO como lo son : La planificacin de programas La disposicin fsica del espacio El equipamiento El desarrollo de los servicio dentro de una agencia insistente Requerimiento de personal o El nmero de ayudantes de TO certificados o Ayudantes de TO certificados o El personal administrativo necesarios para operar el departamento Las caractersticas de seguridad Las consideraciones sanitarias Muchas variables deben ser consideradas como DX de paciente, la complejidad, el tamao de la institucin, etc. Hay pocos datos viables que ayuden al gerente en la planificacin del personal necesario. Por norma general el intervalo paciente /personal es de 8:1 para TTO individual y una cantidad de 15:1 para el tratamiento grupal. Al determinar la ubicacin del espacio, las reas bsicas a considerar son: Las reas de tratamiento para la evaluacin Los lugares de trabajo Salas de tratamiento especializados rea de recepcin y espera reas de depsito y vestuario reas para el personal administrativo Los factores que incluyen en el requerimiento de los espacios incluyen la cantidad de pacientes al mismo tiempo, el nmero de personal que utiliza el espacio al mismo tiempo; el flujo de trabajo y la necesidad de equipamiento y almacenamiento. Las caractersticas de seguridad tambin deben considerarse en la planificacin del espacio incluyendo puertas, alarmas, extintores, accesibilidad a los sistemas de comunicacin. Las consideraciones sanitarias deben incluir asideros de goma y accesibilidad a los inodoros, fuentes de agua para la poblacin propuesta.

Estrategias de Planificacin Esta se relaciona con objetivos que son esenciales, bsicos o crticos para la continuacin de una institucin o una organizacin, es un proceso de 5 pasos; que abarca todos los niveles de organizacin. 1. La valoracin: estimacin de los estados actuales y futuros de la organizaciones; las fases de la valoracin identifican los problemas y marca un orden de prioridades. 2. El anlisis: es el primer paso en el desarrollo de una prioridad deben analizarse las tendencias y las consideraciones para el futuro. 3. En la fase de las tomas de decisiones: son discutidas las ventajas y desventajas acerca de los temas analizados. 4. Desarrollar el Plan: se da una vez que el plan estratgico a desarrollado el mtodo que quiere aplicar para evitar el fracaso. 5. El paso final es la evaluacinde los resultados :en esta se mide si el plan estratgico utilizando est dando o no resultados. Direccin La direccin es el modo en que los empleados pueden adquirir las destrezas, habilidades y conocimientos necesarios para realizar las tareas es una responsabilidad bsica del gerente es formar el comportamiento de los empleados mediante esta. Liderazgo Es una funcin de la gerencia que vincula a los que toman las decisiones en la organizacin y aquellos prestan servicios. El lder debe concentrarse en las emociones, los valores, el grado de acuerdo y las aspiraciones para el xito de los empleados, asa como tambin en la organizacin. El liderazgo no se adquiere facilmente, no es dado a una persona, es un proceso de influencia que ocupa entre uno que conduce y aquellos que le siguen. Supervisin Un supervisor puede ser definido como cualquier persona que tiene la autoridad el inters del empleador para contratar, despedir, promover, recompensar, asignar o amonestar a otros empleados. Las tareas principales de un supervisor son el manejo de una unidad y la direccin de una o ms empleados para promover el crecimiento de las mismas. CONTROL Las Jerarqua de la organizacin tienen diversas caractersticas que son universales es decir sin considerar el producto o mbito se encuentran presentes en algn grado.

Manejando efectivamente estas caractersticas universales el resultado en la produccin eficientes y por lo tanto la organizacin. Las tres caractersticas universales son: El propsito Las personas La jerarqua El propsito no puede lograrse sin las personas. El proceso de lograr el propsito mediante muchas personas resulta en la obtencin de la autoridad, supervisin y planificacin a los dems mediante una disposicin jerrquica. Patrones de Organizacin Los patrones de la organizacin son representaciones esquemticas que dispones puestos en la organizacin como patrn jerrquico. Este patrn ilustra la cadena de mandos de la organizacin o departamento son esquemas de indicaciones planificadas y designan las responsabilidades de cada uno de los empleados. Descripcin laboral:Se define como el establecimiento escrito de un nico puesto de trabajo. El propsito de la descripcin laboral es de identificar, definir y describir el puesto en virtud de su definicin. Los siguientes elementos son comunes en toda descripcin laboral. Ttulo del trabajo rea o unidad del trabajo del departamento del servicio Supervisin recibida y proporcionada Cualificacin, incluyendo educacin, experiencia, certificacin, licencia y demanda fsica. Funciones bsicas y obligaciones que resuman el propsito del puesto de trabajo Obligaciones especifica incluyendo, descripcin de tareas, responsabilidades en relacin a pacientes, estudiantes, departamentos y la institucin. Especificacin laboral Una vez terminada la descripcin laboral y recibida la aprobacin administrativa para el contrato se prepara una especificacin laboral, basada en la descripcin laboral en la que se delinea las mnimas calificacin requerida para puestos especficos como son: La experiencia La educacin Habilidades fsica para un trabajo en particular

Polticas y Procedimientos Son necesaria para el control administrativo eficaz de un servicio departamento u organizacin. Las polticas y los procedimientos existen para aumentar o disminuir los grados de dependencia en el nivel de burocracia dentro de la organizacin. Polticas: Son controles sobre los que se establecen las regulaciones. Son conjuntos de criterios relacionados con lo que van a realizar y explican que actividades son llevadas a cabo dentro de la organizacin, departamento, servicio o programa. Nunca son establecidas sobre una base verbal; deben ser escritas y aprobadas en los niveles administrativos superiores. Los tipos de polticas encontradas frecuentemente en las instituciones son: Polticas de Personal: la administracin de salarios, horarios de trabajo, permiso de vacaciones, licencias por enfermedad etc. Polticas de departamento: derivacin, donaciones, seguridad, cdigos, mantenimiento. Polticas institucionales: entrevistas a los candidatos, exmenes fsicos pre-empleos y anuales, registros mdicos. Procedimientos Criterios sobre cmo deben realizarse las cosas, son ms detallados que las polticas, deben establecerse en relacin a cmo y en qu orden particular debe ser llevado a cabo una actividad, Los procedimientos institucionales son desarrollados por el servicio con responsabilidades especficas para una actividad dada. Los procedimientos departamentales son desarrollados dentro de un departamento especfico por los responsables de los servicios o sus empleados designados. Productividad La productividad se considera como un mecanismo de control para la gerencia de nivel superior como la proporcin entre la produccin y los recursos empleados para obtener el resultado deseado. Si un programa de TO no es rentable no ser competitivo en la industria mdica del futuro.