SEPARATA 3: METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (Parte II)

Planeacion Factores a revisar Fuentes de informacin Investigacin preliminar Preparacin del proyecto de auditoria Diagnostico preliminar Recopilacin de informacin Tcnicas de recoleccin Medicin Papeles de Trabajo Evidencias Supervisin del trabajo

Instrumentacion

METODOLOGIA
Examen

Informe

Seguimiento

INSTRUMENTACION
Concluida la parte preparatoria, una vez definidos los factores que se van a analizar y las fuentes de informacin viables para ese efecto, y que se ha preparado el proyecto de auditora y se ha sustentado tanto la propuesta tcnica como el programa de trabajo, sin dejar de considerar la asignacin de responsabilidad, capacitacin necesaria y actitud que debe prevalecer, capitalizado en el diagnostico preliminar, se procede a la instrumentacin de la auditoria. En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz RECOLECCION DE INFORMACION Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o, en caso, suspenderla; asimismo de sebe aplicar el criterio de discriminacin, siempre basado en el

objetivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. TECNICAS DE RECOLECCION Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: Investigacin documental Observacin directa Acceso de redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cedulas

Investigacin documental Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede aportar elementos de juicio a los auditores. Las Fuentes documentales bsicas a las que se puede acudir son: a. Normativa Acta de constitucin Ley que ordena la creacin de la organizacin. Reglamento interno Reglamentacin especifica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas(nacionales e internacionales) Oficios circulares b. Administrativa Organigramas Manuales administrativos Sistemas de informacin y certificacin Cuadros de distribucin del trabajo Estadsticas de trabajo Plantilla de personal Proyectos estratgicos Inventarios de mobiliario y equipo Redes para el anlisis lgico de problemas. Sociogramas Indicadores financieros y de gestin. Estudios de mejoramiento Auditorias administrativas previas c. Mercado Productos y/o servicios reas

Poblacin Ingresos Factores Limitantes Comportamiento de la demanda o Situacin actual o Caractersticas o Situacin futura(proyectada) Comportamiento de la oferta o Situacin actual o Anlisis del rgimen de mercado o Situacin futura (previsible) o Determinacin de precios d. Ubicacin geogrfica Localizacin Orden espacial interno Caractersticas del terreno Cercana con el mercado (clientes y proveedores) Distancias y costo de transporte Alternativas de conexin con unidades nuevas Justificacin en relacin al tamao y procesos. e. Estudios financieros Recursos financieros para inversin Anlisis y proyecciones financieras. Programas de financiamiento Evaluacin financiera Creacin de valor f. Situacin econmica Sistema econmico Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa Aspectos sociales Variables demogrficas Relaciones con el exterior g. Comportamiento del consumidor Cultura Estratos sociales o nivel socioeconmico Grupos de referencia y convivencia Familia Ciclo de vida del consumidor Factores internos de influencia (precepcin, aprendizaje y motivacin) Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y sentimiento posterior)

Observacin directa Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable encabece la observacin directa, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento. Acceso a las redes de informacin El acceso a redes permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, organizaciones del sector o ramo, lo que a su vez, facilita el intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno. Entrevista Esta tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el mas empleado y uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: 1. Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Para ello se recomienda, con base en su conocimiento, preparar previamente una gua de entrevista que contenga la informacin que se desea obtener, para que al trmino de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas. 2. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las reas o unidades a auditar. 3. Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado este debidamente preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. 4. Atender el compromiso. Acudir con la debida antelacin a la hora convenida al rea de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo eficaz es conveniente observar los siguientes pasos: a. Concentrarse de manera relajada b. Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente c. Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. d. No hacer preguntas irrelevantes e. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. f. Asegurarse de no presionar la entrevista g. Evitar la confianza en su memoria h. Dejar abierta la puerta

5. Clasificar la informacin que se obtenga. Esto significa diferenciar la situacin real de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. 6. Registrar la informacin en una bitcora Cuestionarios Estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica, con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin. La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado. Cdulas Estas herramientas se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporacin al proyecto de auditora permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones MEDICION La medicin se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medicin; para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos especficos e indicadores. ESCALAS DE MEDICION Para lograr una mayor consistencia en la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una estrategia de accin, la cual a su vez se relaciona con la composicin del proceso administrativo y los elementos especficos, visualizando el propsito estratgico y atributos fundamentales que los asocian, as como con los indicadores aplicables en cada caso. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESPECIFICOS

La seleccin de los componentes del proceso administrativo y elementos especficos debe hacerse considerando las variables que influyen en el desempeo de una organizacin, como su naturaleza, campo de actuacin, tamao, giro industrial y enfoque estratgico. INDICADORES Los indicadores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de gestin organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en funcin de los resultados que se pretende alcanzar. PAPELES DE TRABAJO Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en papeles de trabajo: registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a las que se liga. Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: Identificacin de la auditoria El proyecto de auditoria ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditoria Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre informacin relevante Ajustes realizados durante su ejecucin Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin Reporte de posibles irregularidades.

EVIDENCIAS La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que surjan durante el proceso de ejecucin. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros: Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, graficas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental Se logra por medio del anlisis de documentos. Est contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin relacionada con el trabajo.

Testimonial Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la auditoria Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados y/o componentes. Para que la evidencia sea til y valida, debe reunir los siguientes requisitos: Suficiente Debe ser necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor Competente Debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada. Relevante Debe aportar elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y convincente. Pertinente Debe existir congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organizacin y/o lder del proyecto las siguientes situaciones: 1. Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentacin inadecuada o alterada. 2. Transacciones realizadas fuera del curso normal. 3. Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin 4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas 5. Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias. SUPERVISION DE TRABAJO Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin del trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. La supervisin en las diferentes fases de la ejecucin de la auditoria comprende: a. b. c. d. e. f. Revisin del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores Aclaracin oportuna de dudas Control del tiempo invertido de acuerdo con lo estimado Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito

Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es conveniente observar los siguientes criterios:

Asegurarse de que existe coincidencia entre las lneas fundamentales de investigacin en todo el equipo de auditores. Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaracin. Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes procedentes. Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas. Celebrar reuniones peridicas para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeo-

Asimismo, es de vital importancia que en la etapa de supervisin del trabajo se considere: Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin del auditor responsable. Que los documentos que no cuenten con esta firma se sometan a revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones. Llevar una bitcora que describa el comportamiento de los auditores Preparar un informe que consigne los logros y obstculos que se encontraron a lo largo de la auditoria Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.

BIBLIOGRAFIA: Franklin, Enrique Benjamn; AUDITORIA ADMINISTRATIVA GESTION ESTRATEGICA DEL CAMBIO (2007), Pearson Educacin, Mxico.