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AULA 1 Doc = Info + Suporte 1) Arquivo : conjunto de doc's criados por pessoas fsicas ou jurdicas no desempenh o de atividades especficas.

2) Setor 3) Mvel : moblia - arquivo de ao 4) Entidade / Instituio * Finalidade - Servir Administrao (funo principal) - Servir Histria * Funo - Disponibilizar informao ** Classificao dos Arquivos a) Extenso (abrangncia) - Setorial fica dentro do setor - Central / Geral recebe doc's de vrios setores b) Evoluo - Corrente - Intermedirio - Permanente c) Natureza dos doc's - Especial : vrios suportes fsicos, so diferentes do papel + texto, requerem cuidad os especiais em sua guarda e manuseio - Especializados : campo do conhecimento, matria sobre o que se trata. d) Entidade Mantenedora - Pblico : mantidos por instituies pblicas - Pessoais ou familiares: - Comerciais: PRIVADOS - Institucionais: CLASSIFICAO DOS DOC'S DE ARQUIVO a) Gnero: - Textual: - Sonoro: - Filmogrfico: imagens em movimento - Iconogrfico: imagens estticas Ex: fotografias, negativo, diapositivo (eslaide) - Cartogrfico: reas Ex: mapas superfcies - Microgrficos: (microfilmagem) - Informtico: processados no computador b) Espcie : modelo utilizado para poder registrar a informao Ex: Ofcio, contrato c) Tipologia : espcie + funo Ex: certido de nacimento declarao de bens d) Natureza do assunto

- Ostensivo: conhecimento livre - Sigiloso: sofre restrio de acesso e) Forma: (transmisso do doc) - original - cpia - minuta - doc prvio f) Formato (apresentao fsica) - livro TEORIA DAS TRS IDADES ( teoria da evoluo) * Fundamenta-se na frequncia de uso, valores dos doc's * Os doc's podem ter dois valores - Primrio perodo em que o doc. serve Adm. (valor administrativo) pode ser chamado de imediato temporrio - Secundrio: valor histrico pode ser chamado de mediato ao receber esse valor se torna definitivo CORRENTE ----------------Transferncia-------------------------------- INTERMED IRIO-------------------Recolhimento---------------------PERMANENTE ---------------------------------------------------------------------------------Recolhimento------------------------------------------------------------------------------- doc's de uso frequnte doc's de uso eventual = = = = = - localiza-se prximo pode estar prximo ou dist ante prximo ou distante - arquivo setorial / central (dentro ou for a da instituio) sempre central - arquiv. , via de regra, em pastas central vertical (caixas ) / horizontal - arquiv. vertical em relao ao solo arquiv. vertical ou horizontal ( em caixas) acesso aberto ao pblico, exceto os sigilosos - acesso restrito (pessoal do setor ou quem for autorizado) acesso r estrito (setor ou quem for autorizado) - produo de doc's doc's aguardam destina. final (e lim. ou guarda perm.) - tramitao purgatrio, limbo ou pr-arquivo * Principais atividades do arquiv. corrente atividades do intermedirio quivo permanente - protocolo, expedio, emprstimo, nto. e referncia. arquivamento e consulta * Principais * Principais atividades do ar - emprstimo, consulta e arquivame - arranjo, descrio, publicao, conservao

Obs => Transferncia a passagem de documentos ao arquivo intermedirio.

Recolhimento a passagem de documentos ao arquivo permanente. Tanto na fase corrente quanto na intermedirio podemos eliminar um do c. Doc's que chegam fase permanente no podem ser eliminados A tramitao sempre ocorre no arquivo corrente. Quando acontece a transferncia no h perda de valor. No h obrigao de intermedirio se tornar permanente. Ateno ! so cinco as atividades TPICAS do Arquivo corrente

Obs: o documento de arquivo quando separado do todo a qual pertence, perde muito do seu significado.

AULA 2

CLASSIFICAO (codificao) : insero de cdigos aos documentos p/facilitar a sua guarda/loc lizao. - Plano de Classificao: instrumneto que auxilia na atividade de classificao/codificao dos documentos visando a sua guarda e localizao. AVALIAO (definio de prazos e destinao dos doc's) - Tabela de Temporalidade: instrumento que define prazos de guarda (fases corren te e intermediria), destinao final e alterao do suporte dos doc's. (microfilmagem/dig italizao) - Elaborada pela Comisso Permanente de Avaliao de Doc's. Aps elaborada deve ser apro vada por autoridade competente. PROTOCOLO (atividade exclusivamente da fase corrente) 1) Rotinas

a) Recebimento: nesta etapa separam-se os doc's: oficiais (ostensivos e sigiloso s) e particulares. b) Registro: cadastro; assunto procedncia, espcie, data... c) Autuao: formao ou abertura de processos. d) Classificao: pode ser feita com o auxlio do plano de classificao. e) Movimentao: tramitar ao destinatrio por meio de distribuio (interna) ou expedio (ex erna). f) Controle da Tramitao: pode ser manual o eletrnico. Obs: O documento particular e o sigiloso no so registrados. 2) Procedimentos Administrativos (Portarias do MPOG 05/02, 03/03 e 12/09) PROCESSO a) Definio: (conjunto de documentos acumulados no decurso de uma ao) b) Abertura: (Autuao) se d no prot. ou na unidade protocolizadora c) Numerao: carimbo, segue a ordem crescente, frente da folha d) Operaes: d)desentranhamento: (retirada) - A pedido do interessado

- Interesse da Administrao d) desmembramento: retirada p/ formao de outros processos d) juntada: (unio) - anexao: definitiva - definitiva porque entre os processos existe relao de dependnci a - apensao: apensao - uniformizar decises d') diligncia: (devoluo para correo) d'') reconstituio: PAD/Sindicncia d''') encerramento: - indeferimento do pleito - cumprimento do objeto - desistncia do interessado - omisso do interessado por mais II) CORRESPONDNCIA : toda espcie de comunicao escrita, exceto o processo. a) classificao quanto natureza: interna / externa; oficial / particular; recebidas / expedidas. GRAUS DE SIGILO -Ultrassecreto - 30 anos -Secreto - 20 anos -Confidncial - 10 anos -Reservado - 5 anos Obs: os prazos podem ser prorrogados uma vez por igual perodo *Conceitos Classificao: atribuio de grau Deslassificao: cancelamento do grau Reclassificao: mudana de grau AULA 3 REGRAS DE ALFABETAO (Mtodos Alfabticos) I) Nomes Brasileiros a) Considera-se o ltimo sobrenome e depois o seu prenome Ex: Joo Silva Sousa / Sousa, Joo Silva b) Iniciais abreviadas de prenome Ex: Ricardo Lima / Lima, R. R. Lima / Lima, Ricardo c) Artigos, Preposies, Ttulos e Cargos no so considerados na alfabetao. Ex: Ministro Paulo Barros Ana Costa d' Arajo Ordena-se: Arajo, Ana Costa d' Barros, Paulo (Ministro) d) No podemos separar sobrenomes nos seguintes casos: * Substantivo+Adjetivo Ex: Andr Vila Verde * Ligados por hfen Ex: Fernada Beija-Flor * Grau de Parentesco

Ex: Carlos Costa Neto * Que possuam: So, Santo(a) Ordena-se: Beija Flor, Costa Neto, Santa Rita, Vila Verde, Fernanda Carlos Pedro Andr

II) Nomes Estrangeiros a) ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex: Paul Smith Smith, Paul b) Nomes Orientais so mantidos Ex: Akiko Sato Akiko Sato c) Nomes hispnicos so alfabetados pelo penltimo sobrenome ligado ao ltimo Ex: Pablo Fuentes Das Fuentes Das, Pablo III) Nomes de Eventos so mantidos. Os numerais so colocados ao final entre parntese s. Ex: II Congresso Brasileiro de Arquivologia Congresso Brasileiro de Arquivologia (II) IV) Nomes de Empresas e rgos so escritos como se apresentam. Desconsideram-se artig os / preposies. Ex: O Barateiro Ministrio do Esporte Ministrio da Sade Ordena-se: Barateiro ( O ) Ministrio do Esporte Ministrio da Sade ENTIDADES / RGOS ARQUIVSTICOS a) Arquivo Nacional: gesto e recolhimento dos arquivos do Poder Executivo Federal b) Conarq: Conselho Nacional de Arquivos ( define a poltica nacional de arquivos pblicos e privados c) SINAR: Sistema Nacional de Arquivos ( implementa a poltica nacional de arquivo s pblicos e tambm privados AULA 4 GESTO DE DOCUMENTOS ( conjunto de procedimentos que visa o gerenciamento de doc's desde a produo at a d estinao final ) Art. 3 da Lei 8.159/91

ETAPAS ( Fases ) a) Produo: elaborao de docs resultantes das atividades da intituio. Evita a reproduo ecessria de docs. b) Utilizao: normas de acesso. Controle dos doc's (protocolo). Arquivamento de docs . c) Destinao (avaliao): aplicao da Tabela de Temporalidade.

Obs: - A avaliao no ocorre na fase permanente. ARQUIVOS PERMANENTES * Atividades a) Arranjo: ( Ordenao / Agrupamento ) - Tipos: Estrutural (estrutura) / Funcional ( Funes/Atividades ) a + estvel - Instrumento: Quadro de Arranjo - reflete o tipo de arranjo b) Descrio: elaborao de instrumentos de pesquisa - Catlogo - Inventrio - Guia c) Publicao: dos intrumentos de pesquisa d) Referncia: definio das polticas de acesso e) Conservao: tcnicas aplicadas aos documentos e ao seu local de guarda - Fatores de deteriorao * podem ser internos: estrutura do doc. * podem ser externos: biolgicos, qumicos e fsicos (luz, temperatura e umidade) ** Cuidados Gerais: - As caixas de papelo so mais indicadas/adequadas - Mobilirio em ao - Fotografias devem ser manuseadas com luvas de algodo ** Proibies - Fitas adesivas - Cola Plstica - Objetos de metal ** Tcnicas de Conservao - Limpeza / Higienizao: limpeza e retirada de objetos de metal - Desinfestao: aplicao de produtos qumicos para eliminar insetos e roedores. Ex: fumigao ( + adequada na viso do CESP-UNB) - Alisamento: insere o doc. numa cmara mida e aps passa o doc ferro. - Restaurao: * Encapsulao - envolver documentos em polister * Laminao - envolver docs em seda + polpa de celulose ARQUIVO E BIBLIOTECA Arquivo - tipo de suporte papel, audiovisual (tambm denota gnero) (Exemplares nicos ou em nmero limitado) - tipo de conjunto Fundos (conjunto de documentos de mesma origem) * aberto: instituies em funcionamento * fechado: instituies que foram extintas - entrada acumulao natural - objetivos servir administrao (objetivo principal) - tipo de classificao baseia-se nas atividades da instituio - objeto bidimensional

Biblioteca - tipo de suporte papel, audiovisual (Exemplares mltiplos) - tipo de conjunto coleo - entrada doao, compras e etc. - objetivos culturais, cientficos - tipo de classificao predeterminada - objeto tridimensional