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Infra-Estrutura
Julho/12
ndice
Pg. 01 Viso Geral..............................................................................03 02 Fluxo(s) do(s) Processo(s)....................................................04 03 Entrar no sistema...................................................................05 04 Alterar a Senha de Acesso....................................................08 05 Navegar no Sistema...............................................................10 06 Padronizar o Sistema.............................................................16 07 Impresso no SAP..................................................................22 08 Acessar o WorkFlow..............................................................25 09 Encerrar o SAP.......................................................................27 10 Suporte ao Usurio................................................................28
Viso Geral
OBJETIVO Este manual prepara o usurio para familiarizar-se com as funes bsicas do sistema ECC, focando os processos de negcio, a integrao entre os mesmos e tambm o prepara para ter a viso geral do sistema antes de se especializar em mdulos especficos do ECC. Ao final desse treinamento, o usurio estar familiarizado com as seguintes atividades: Entrar no sistema; Alterar a senha de acesso; Navegar no sistema; Padronizar o ambiente e as preferncias pessoais; Realizar e configurar impresses; Acessar o ambiente de Workflow; Encerrar o acesso ao sistema; Procedimentos de Suporte. DESCRIO DO(S) PROCESSO(S) No se aplica.
PR-REQUISITOS No se aplica.
Planejamento Produo
GQ
Produo
Manuteno Industrial
Custos
P R O D U T I V A
FINANCEIRA V E N D A S
Contas a Receber
Contabilidade
Vendas
Distribuio
Tesouraria
Outras Sadas
Entrar no sistema
Procedimentos:
1.1. Para estabelecer conexo e iniciar sua sesso, primeiramente deve-se conectar a rede atravs do login do Windows 2000. Depois, deve-se selecionar o cone SAPlogon-pad que fica no Desktop (Fundo do Windows). Um duplo clique no cone abrir a tela do SAP Logon conforme a tela abaixo:
1.2
Selecionar a entrada Ambiente de Produo (ou disponvel) com um clique do mouse e depois clicar no Boto . Os demais botes so exclusivos para as configuraes de acesso. Em seu monitor aparecer a tela do menu de ingresso ao sistema SAP ECC.
Usurio Senha
R R
Idioma
Valores Alfabtico Ao Digitar o nome que foi cadastrado no sistema Valores Alfanumrico: Deve usar no mnimo 3 e no mximo 8 caracteres. Ao Digitar a senha cadastrada Valores Alfabtico Ao Opcional. Se nenhum valor for digitado, o sistema aceitar o padro PT.
No se podem utilizar os caracteres: ?, ! e espaos em brao. Como o R3 utilizado por diversos pases ao redor do mundo este campo traz os mais variados e curiosos idiomas.
Confirmar a entrada dos dados com um ENTER ou clicando no boto 1.3. Se no momento do Login, o usurio j estiver conectado ao sistema em outro computador, o sistema emitir a seguinte tela:
O sistema disponibiliza 3 opes conforme descrio a seguir: Continuar com o logon atual e encerrar qualquer outro logon no sistema. Continuar com o logon atual sem encerrar qualquer outro logon no sistema (ser registrado no controle do sistema). Cancelar o logon atual. Selecionar uma das opes e clicar no boto 1.4. .
Se todas as informaes foram inseridas corretamente, o usurio estar logado no sistema. Uma tela confirmar seu logon (abaixo) e logo a seguir acessar a tela principal do SAP:
2.3.
Aps o Logoff, deve-se reiniciar o processo de login como feito normalmente. Todos os campos da tela de login devem ser preenchidos. No entanto, deve-se ao final selecionar o boto que fica no canto superior direito dessa tela. Caso alguma informao no tenha sido digitado corretamente, o sistema emitir uma mensagem de erro no rodap.
OBS.: Lembre-se que s possvel trocar a senha uma nica vez por dia. 2.4. Uma tela solicitar que seja digitada uma nova senha e que a redigite no campo abaixo para confirmao. Para aceitar as alteraes, clicar no boto ou cancelar clicando no boto .
10
Navegar no Sistema
Descrio Genrica da Atividade Todo o sistema SAP ECC formado por transaes que compartilham informaes umas com as outras. Usualmente, cada transao aborda uma ou mais atividades de um departamento. O sistema SAP disponibiliza duas maneiras para acessar essas transaes: Atravs de navegao na estrutura do departamento, como utilizado no Windows, ou diretamente atravs do cdigo da transao. Portanto, ser muito comum se habituar aos cdigos das transaes para acessar os dados diretamente. O SAP ECC possui ainda diversas maneiras de facilitar o acesso e a associao s transaes que so totalmente configurveis pelo usurio final.
Procedimentos:
3.1. Quando estiver logado no sistema, a tela principal fornecer as opes para que possa acessar a transao necessria para consultar ou inserir informaes. Abaixo, h uma descrio genrica dos componentes que compe o sistema SAP:
Barra de Menu
Barra de Ferramentas
Barra de Status
Informaes
Conforme citado acima, diversos itens formam a tela principal do SAP. Muitos deles, estaro disponveis durante todo o tempo de logon. Segue abaixo uma descrio genrica desses componentes: Barra de Menu: O Menu pode variar alguns itens dependendo da aplicao que o usurio acessa. De maneira geral, o menu possuiu as principais funes disponveis em tela atrvs dos botes, mas em estrutura cascata. 11
Barra de Ferramentas: Esta barra de ferramentas est disponvel em todas as transaes do sistema e monitora as principais funes genricas, como salvar, imprimir, logoff, localizar, etc. Barra de Ferramentas Comando: Esta barra de ferramentas expecfica para cada transao no sistema e carrega as principais aes a serem executadas em cada atividade. Campo de Comando: A partir desse campo, possvel acessar qualquer transao diretamente pelo cdigo da mesma. Estrutura de Acesso (rvore do Menu): As transaes podem ser acessadas tambm atravs de uma estrutura hierrquica pelos departamentos. Barra de Status: Na barra de status, ser possvel visualizar mensagens de erro e mensagens gerais. As mensagens de erro sempre sero apresentadas aps o smbolo . Informaes: Esse um dos itens que compe a barra de status. possvel padroniz-lo para exibir as informaes que interessam o usurio. i. Para habilitar/desabilitar essas informaes, clicar no smbolo ; ii. O primeiro status pode informar os seguintes itens: o sistema, o client, o usurio, o programa, a transao, ligaes de retorno e o tempo de resposta. Para mudar a seleo, clicar no smbolo ; iii. O segundo item informa o servidor ao qual est conectado; iv. O terceiro e ltimo item especifica a maneira da entrada de dados. Clicando diretamente nele possvel alterar entre as opes INS (Insert) e OVR (Overwrite), similar ao utilizado com a tecla insert do teclado no Microsoft Word.
3.2.
BARRA DE MENU O menu auxilia o usurio a encontrar uma transao quando no se sabe o cdigo da mesma. O menu se ajusta de acordo com a atividade acessada. Os menus disponibilizam as informaes de maneira dropdown, ou seja, ao selecionar um item, novas opes aparecero. Um menu tpico mostrado conforme figura abaixo:
Menu Sistema
Descrio Contm funes que afetam o sistema como um todo. Entre elas: : Nova Janela, Perfil do usurio, Status, Logoff, etc. Fornece vrias maneiras de auxiliar na soluo de dvidas.
Ajuda
Menu <Objeto>
Descrio Usualmente nomeado pelo objeto que voc est trabalhando no momento. Contm funes que o alteram, como Exibir, Alterar, Imprimir e Sair. Permite editar componentes do objeto atual. Similar ao menu Editar do Microsoft Office. Ex: Selecionar, Editar, Copiar, etc. A opo Cancelar permite que voc saia da tarefa sem salvar as alteraes. 12
Processar
Saltar
Permite mover diretamente para outras telas da mesma tarefa. Tambm sempre disponibiliza a opo Voltar que retorna a ultima tela acessada.
13
Menu Extras
Descrio Contm funes adicionais que podem ser acessadas, embora no sejam obrigatrias. Contm funes que podem ser selecionadas para que apaream maiores informaes sobre o objeto atual. Permite alterar algumas configuraes na apresentao das informaes como linhas simples ou duplas numa tabela. Permite configurar parmetros especficos do usurio para as transaes. Permite fazer Edies num objeto independente como apagar, copiar e imprimir.
Ambiente
Visualizar
Configuraes Utilitrios
3.3.
BARRA DE FERRAMENTAS
Esta barra est disponvel em todas as transaes do sistema e monitora as principais funes genricas, conforme a seguir:
Boto
Descrio Atravs desse boto possvel confirmar as digitaes e selees feitas em todo o sistema. Tambm se pode utilizar a tecla ENTER para o mesmo feito. Este o campo de comando, que ser descrita a seguir. Clicando nesse boto voc salva todas as alteraes/criaes Esse boto retorna a ultima tela acessada na seo. Esse boto efetua logoff, ou seja, encerra o acesso ao sistema. Lembre-se de salvar os dados sempre antes de sair do sistema. Esse boto cancela e fecha a tela atual sem salvar as alteraes feitas. Esse boto acessa a tela de impresso para imprimir as informaes contidas na tela. Esse boto utilizado para localizar informaes em todo o sistema atravs de um texto digitado. Faz uma nova localizao de dados exatamente como a ltima realizada. Numa tela/tabela onde as informaes so orientadas atravs de barras de rolagem, possvel ir para a primeira pgina atravs deste boto. Numa tela/tabela onde as informaes so orientadas atravs de barras de rolagem, possvel ir para a uma pgina acima atravs deste boto. Numa tela/tabela onde as informaes so orientadas atravs de barras de rolagem, possvel ir para a uma pgina abaixo atravs 14
deste boto. Boto Descrio Numa tela/tabela onde as informaes so orientadas atravs de barras de rolagem, possvel ir para a ltima pgina atravs deste boto. Atravs desse cone, possvel abrir uma nova janela similar a que vc est utilizando que possibilitar mltiplas atividades. Cria um atalho da transao atual no Desktop (rea de Trabalho) do Windows. Esse boto inicia o aplicativo de ajuda do SAP para solucionar suas dvidas. Atravs desse boto possvel configurar as configuraes visuais da janela, como tamanho da janela, mensagens do sistema, posio do curso, tamanho de fonte, entre outros descritos mais frente neste documento.
3.4.
CAMPO DE COMANDO
Atravs desse campo, possvel acessar automaticamente uma transao do SAP atravs de seu cdigo; A seta que fica no lado direito do campo habilita ou oculta o campo de comando; Para utiliz-lo, digitar o cdigo da trasao no campo correspondente e pressionar a tecla ENTER ou clicar no cone ; Para descobrir o cdigo de uma transao, podem-se seguir dois caminhos: i. Habilitando a vizualizao dos cdigos na rvore do menu (descrita abaixo) atravs do menu Suplementos -> Opes e selecionanado a opo Exibir nomes tcnicos seguido do boto , Conforme tela abaixo:
15
Cdigo da Transao
ii. Quando estiver numa transao, acessar o menu Sistema -> Status... para visualizar o cdigo da transao atual entre outras informaes, conforme tela abaixo:
16
Cdigo da Transao
3.5.
17
rea Favoritos
Barras de Rolagem
As transaes podem ser acessadas tambm atravs de uma estrutura hierrquica pelos processos atravs da rvore dos Menus. Seus componentes so descritos a seguir: i. Barra de Ferramentas Comando: A barra de Ferramentas Comando principal possibilita ao usurio acessar as funes mais comuns descritas segundo tabela a seguir:
Boto
Descrio Acessar o Menu do Usurio que composto pelos processos e transaes associados ao seu perfil. Acessar o Menu SAP que composto por todos os processos e transaes da AZB, lembrando que o usurio s poder acessar queles que fizerem parte de seu perfil. Acessar o aplicativo SAP Workplace, similar ao Microsoft Outlook, controla mensagens e autorizaes de WorkFlow. Na AZB, o Workplace ser utilizado apenas para o Workflow sendo abordado no treinamento correspondente. As mensagens internas permanecero no Outlook. Adicionar transaes ao menu Favoritos (para detalhes veja o prximo evento gerador deste documento). Excluir transaes do menu Favoritos (para detalhes veja o prximo evento gerador deste documento). Alterar descries das transaes do menu Favoritos (para detalhes veja o prximo evento gerador deste documento). Alterar a ordem na apresentao das transaes no menu Favoritos (para detalhes veja o prximo evento gerador deste documento). ii. rea Favoritos: Nessa rea o usurio pode alocar as principais transaes que acessa no sistema para agilizar seu dia-a-dia (para detalhes veja o prximo evento gerador deste documento). 18
iii. rea Menu do Usurio: Nessa rea possvel acessar todas as transaes disponveis para o usurio a partir da viso de processos. Se alguma transao ou processo no estiver disponvel, consulte o Menu SAP conforme descrito acima na Barra de Ferramentas Comando. iv. Barras de Rolagem: As barras de rolagem, como em qualquer aplicativo Windows, permitem que se possa navegar e visualizar os itens que compe uma listagem ou planilha.
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Padronizar o Sistema
Descrio Genrica da Atividade O SAP ECC possui ainda diversas maneiras de facilitar o acesso e a associao s transaes que so totalmente configurveis pelo usurio final, alm de poder padronizar e agilizar o acesso elas.
Procedimentos: 4.1. 4.2. A qualquer momento possvel padronizar o SAP para agilizar o trabalho. OPES VISUAIS Clicar no boto Ajuste do Layout Local, que se encontra na Barra de Ferramentas fixa do SAP representado pelo seguinte smbolo: . Esse boto abre um novo menu com algumas opes a serem configuradas, conforme tabela abaixo:
Opo Opes
Descrio Atravs desse item, possvel padronizar a formatao de datas, posio de cursores, entre outros.
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Clipboard Gerar Grfico Criar ligao... Ativar GuiXT Tamanho Standard Hardcopy Cortar rapidamente_inserir Sobre...
Entre as opes disponveis, permite transportar informaes para outros aplicativos com o auxlio da rea de Transferncia do Windows. Funo que permite a gerao de grficos a partir dos dados visualizados numa determinada transao. Permite criar um atalho no Desktop do Windows para uma determinada transao. Permite edio de Scripts (linguagem SAP) Permite formatar o tamanho da janela atual para padro. Imprime uma cpia da tela na impressora padro. Opo de texto padronizada. Informaes gerais sobre a SAP.
Na opo Opes... -> Options, possvel alterar o tempo de resposta do texto, entre as opes de alerta e caixas de mensagem, conforme tela abaixo:
As demais opes: Cursor, Local Data, I18N, Expert Options e Trace padronizam o usurio avanado, so configuraes de posio, intercionalizao, Histrico, Cache entre outras. Para alterar as configurao de cor, fonte e udio, clique no cone SAP GUI Settings, localizado na Barra de Tarefas do Menu Iniciar do Windows, ao lado do relgio do sistema, conforme tela abaixo: 21
Na primeira das duas telas disponveis nesse aplicativo, possvel configurar o tema principal do layout entre as opes disponveis, o tamanho da fonte, e a ativao ou no do som e do vdeo de entrada ao SAP. Confirmar as opes com o boto .
Na segunda, possvel configurar a apresentao de cores da tela de maneira similar a feita nas configuraes do Microsoft Windows.
4.3.
FAVORITOS Na rea de Favoridos, localizada no topo da rvore de acesso, o usurio pode alocar as principais transaes que acessa para agilizar o trabalho. O usurio pode incluir transaes nessa rea, em duas diferentes maneiras, conforme abaixo: i. Selecionando a transao na rvore e arrastando para a pasta Favoritos; ii. Selecionando a transao e clicando no boto .
Uma vez inserida na rea de favoritos, uma transao pode ser acessada a qualquer instante simplesmente com um duplo clique. Com os botes possvel mudar a ordem em que as transaes aparecem nos favoritos a partir de uma seleo. Para excluir transaes dos Favoritos, selecionar o item a ser excludo e clique no boto . 22
Para mudar a descrio que aparece para a transao, selecionar o item e clicar sobre o boto , conforme tela abaixo. .
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4.4.
SUPLEMENTOS O Menu Suplementos permite configurar duas opes importantes para o usurio: Exibio de itens e Transao Inicial, conforme descrito abaixo: i. Exibio de Itens: Acessar o menu Suplementos -> Configuraes para optar por: Exibir os Favoritos no fim da lista, No exibir nada alm dos favoritos, Exibir nomes tcnicos (ou seja, mostrar os cdigos das transaes na rvore de acesso) e para a qualquer momento, vizualisar o primeiro nvel da rvore de acesso, conforme tela abaixo. Confirmar as alteraes com o boto .
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ii. Transao Inicial: Acessar o menu Suplementos -> Determinar transao de execuo para definir uma transao que pode iniciar AUTOMATICAMENTE quando do login, ou seja, no ser vizualisado a rvore de acesso e sim a transao. Na tela a seguir, entre com o cdigo da transao no campo e confirmar com o boto .
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Impresso no SAP
Procedimentos:
5.1. Para imprimir no SAP, sempre que possvel, o cone de impresso estar disponvel atravs do boto . Aps um clique, a tela de impresso aparecer conforme abaixo:
LOCL
5.2. 5.3.
Essa tela permite que voc possa configurar como devem ser impressas as informaes. Algumas divergncias podem ocorrer de acordo com o processo acessado. De maneira geral, devem ser preenchidas as informaes referentes ao nome da impressora a ser utilizada, a existncia ou no de folhas de rosto e a urgncia da impresso, conforme descrito a seguir: a. No primeiro campo, Dispositivo de Sada, clicar no boto e informar o nome da impressora no sistema a ser utilizada dentre as disponveis. (conforme imagem abaixo) Para imprimir na impressora local, digitar LOCL. Caso no se aplique, utilizar a opo abaixo e selecionar convencionalmente conforme ambiente Windows.
b. No campo abaixo, Num.de impresses, digitar o nmero de cpias desejadas. (conforme imagem acima) c. Na rea Num.de pginas, pode-se optar entre imprimir todas as pginas ou apenas uma seleo conforme utilizado em ambiente Windows. (conforme imagem abaixo) 27
d. Na rea Controle Spool, lembre sempre de marcar a opo Sada Imediata para que a impresso no aguarde o timing do sistema, imprimindo imediatamente. A opo Eliminar aps sada no disponibiliza uma cpia da impresso no spool para reimpresso posterior. A opo Prior.impresso informa ao sistema quais dentre suas impresses devem ser priorizadas. Abaixo, Tempo perman.spool possibilita manter a impresso em spool pelo tempo determinado. Por ltimo, Modo de arquivamento permite optar entre arquivo em spool apenas para impresso posterior, impresso comum, ou o conjunto das duas aes (conforme imagem abaixo).
e. Por ltimo, a rea Falsos-rostos permite impresses de divises com identificao de usurio antes das impresses, e um grande benefcio em impressoras compartilhadas. As opes disponveis so: Folha de rosto bsica SAP, do Sistema Operacional e padronizada, onde o usurio pode inserir o seu usrio e departamento (conforme imagem abaixo).
5.4.
As demais opes disponveis se referem a configuraes avanadas de spool e estaro sempre pr-configuradas pela equipe de infra-estrutura. Prosseguir o pedido de impresso com o boto monitor. localizado no topo esquerdo do
5.5. 5.6.
Uma confirmao de impresso enviada aparecer na barra de status na parte inferior da tela, conforme abaixo:
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29
Acessar o WorkFlow
Procedimentos:
6.1. O Workplace do SAP similar ao Outllok utilizado na AstraZeneca Brasil. Embora o SAP disponha dessa poderosa ferramenta, continuaremos a utilizar o Outlook para troca de mensagens. O Workplace ser utilizado exclusivamente para circulao de Workflow para os processos que tenham esse recurso. Os demais processos no tero nenhuma funo nesse mdulo. Para tal, todas as descries detalhadas sobre o funcionamento do Workplace para Workflow sero moldadas em treinamentos especficos. Para mantermos o objetivo deste treinamento, estaremos citando apenas como acessar e navegar no Workplace. Na tela principal, acessar o Workplace atravs do boto O Workplace iniciar conforme tela abaixo: da barra de ferramentas comando.
6.2. 6.3.
6.4.
6.5.
Segue abaixo, uma tela completa j com algumas selees e a descrio genrica das opes disponveis:
30
Esta a Barra de Ferramentas que contm todas as aes que podem ser aplicadas s mensagens como Exibir, Aceitar, Transferir, Imprimir, etc.
Aqui encontramos alguns atalhos como Nova Mensagem e Procura alm de acesso ao Calendrio e Listas de Distribuio. Essa rea similar ao Outlook do Windows, onde encontramos a Caixa de Entrada, Sada, Lixeira e Arquivos Pessoais.
6.6.
Lembre-se que todas as informaes necessrias acima sero detalhadamente descritas nos treinamentos especficos de Workflow. Para encerrar o Workplace, clicar em
.
6.7.
31
Encerrar o SAP
Procedimentos:
7.1. 7.2. 7.3. Para finalizar o SAP, sempre tenha todas as informaes salvas pressionando o boto A qualquer momento, finalizar o SAP pressionando o boto
. .
7.4
32
Suporte ao Usurio
Procedimentos:
8.1 8.2 Algumas dvidas ou falhas podem eventualmente ocorrer. A qualquer instante, a equipe estar disponvel para prestar suporte ao Usurio Final. Siga a tabela abaixo para solucionar suas dvidas:
Problema Descrio No possvel Entrar em contato com a equipe de Help Desk para que eles possam certificar acessar o SAP de que a instalao foi totalmente concluda. (falha no aplicativo) O login no Certifique-se de estar respeitando maisculas e minsculas em todos os efetuado (usurio, campos e estar no ambiente correto. Caso a falha persista, entre em contato senha ou ambiente com a Equipe de Basis SAP no ramal 4305. invlidos) No possvel efetuar impresses O sistema no me permite alguma ao (acesso transaes, alteraes, etc) O usurio est bloqueado Erros diversos no sistema (mensagens de falha nos dados) 8.3 Certifique-se de que a impressora correta est selecionada e on-line. Caso a falha persista, entre em contato com a Equipe de Basis SAP no ramal 4305. Caso tente acessar ou efetuar algo e o sistema no lhe permitir o acesso, certifique-se de que essa atividade necessria para sua funo atravs de seu supervisor e entre em contato com a Equipe de Basis SAP no ramal 4305. Caso dados incorretos sejam inseridos em excesso no login, o usurio estar temporariamente bloqueado por medidas de segurana. Para desbloqueio imediato, entre em contato com a Equipe de Basis SAP no ramal 4305. Quaisquer falhas eventuais nos dados ou na consistncia das informaes dentro do sistema, devem tambm ser comunicadas com a Equipe de Basis SAP no ramal 4305 para obter suporte ou redirecionamento ao responsvel.
importante manter clara a diferena entre as atuaes da equipe de Basis (Suporte dentro do sistema e no login) e de HelpDesk (Suporte no acesso ao programa SAP, como instalao, rede e equipamento).
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