Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios del Banco Central de Bolivia

REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) DEL BANCO CENTRAL DE BOLIVIA CAPITULO I ASPECTOS GENERALES ARTCULO 1. (OBJETIVO) El objetivo del Reglamento Especifico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (RE- SABS) es implantar en el Banco Central de Bolivia (BCB), las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentacin, identificando a las reas y cargos de los servidores pblicos responsables de la aplicacin y funcionamiento del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en la entidad, as como de los procedimientos inherentes a procesos de contratacin, manejo y disposicin de bienes. ARTCULO 2. (MBITO DE APLICACIN) El presente RE-SABS es de aplicacin obligatoria para todas la reas y personal del BCB. ARTCULO 3. (BASE LEGAL PARA LA ELABORACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO) La Base Legal del presente Reglamento Especfico es: Constitucin Poltica del Estado. Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales. Ley N 1670, de 31 de octubre de 1995, del BCB. Ley N 2140, de 25 de octubre de 2000, de Reduccin de Riesgos y Atencin de Desastres. Ley N 2235, de 31 de julio de 2001, del Dilogo Nacional 2000. Decreto Supremo N 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Funcin Pblica y Decreto Supremo N 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica. g) Decreto Supremo N 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS). h) Resolucin Ministerial N 262, de 15 de julio de 2009, que aprueba los Modelos de Documento Base de Contratacin. i) Resolucin Ministerial N 263, de 15 de julio de 2009, que aprueba el modelo de RE-SABS y Manual de Operaciones del SICOES en el marco del Decreto Supremo N 0181. j) Reglamento para la Contratacin de Servicios de Auditoria en Apoyo al Control Externo Posterior (R/CE/09) octava versin, vigente desde el 13 de mayo de 2008. k) Otras disposiciones especficas que estn relacionadas con la aplicacin del presente reglamento. ARTCULO 4. (NOMBRE DE LA ENTIDAD) COD 0951 DENOMINACIN Banco Central de Bolivia SIGLA BCB a) b) c) d) e) f)

ARTCULO 5. (MXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA - MAE) El Presidente del Banco Central de Bolivia, en su calidad de Primera Autoridad Ejecutiva de la Institucin, de acuerdo a la Ley N 1670, ejercer las atribuciones y funciones que el Decreto Supremo N 0181 le asigna a la MAE, excepto para la impresin de billetes y acuacin de monedas, procesos en los que las atribuciones sern ejercidas por el Directorio como Mxima Autoridad del BCB; y para la disposicin de bienes, sujeta a lo dispuesto por el articulo 42 de este Reglamento. ARTICULO 6. (ELABORACIN Y APROBACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO) El responsable de la elaboracin del presente RE-SABS es la Gerencia de Administracin (GADM).

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El presente RE-SABS ser aprobado mediante Resolucin emitida por el Directorio del BCB. ARTCULO 7. (PREVISIN) En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la aplicacin e interpretacin del presente RE-SABS, stas sern solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en el Decreto Supremo N 0181 de las NB-SABS y su reglamentacin. ARTCULO 8. (SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO) El incumplimiento u omisin de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dar lugar a responsabilidades por la funcin pblica segn lo dispuesto en el Capitulo V, de la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales y disposiciones conexas. ARTCULO 9. (UNIDADES SOLICITANTES, ADMINISTRATIVA Y JURDICA) Segn el Estatuto del Banco Central de Bolivia, el concepto de Unidades participantes en los procesos de contratacin, utilizado en las NB-SABS, se aplica a las reas del BCB, por tanto, para efectos del presente Reglamento, se denominar reas, a la instancia solicitante, administrativa y jurdica. CAPITULO II SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES ARTCULO 10. (ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES -PAC) El Programa Anual de Contrataciones (PAC) ser elaborado por la GADM, en coordinacin con las reas Solicitantes del BCB. SECCION I MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR ARTCULO 11. (RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN MENOR) Se designar como Responsable del Proceso de Contratacin Menor (RPA) al Subgerente de Servicios Generales. El servidor pblico que ser designado por la MAE, mediante resolucin expresa, ser el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratacin Menor (hasta Bs20.000,00), cuyas funciones sern las siguientes: a) Verificar que la solicitud de contratacin se encuentre inscrita en el POA y verificar la certificacin presupuestaria correspondiente. b) Autorizar el inicio del proceso de contratacin. c) Adjudicar la contratacin mediante la suscripcin de una Orden de Compra, Orden de Contratacin o Contrato. d) Cancelar, anular o suspender el proceso de contratacin en base a justificacin tcnica y legal. ARTCULO 12. (PROCESOS DE CONTRATACION EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR) Las contrataciones menores hasta Bs20.000,00 (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan segn el siguiente procedimiento: a) Actividades previas: El rea Solicitante, debe realizar las siguientes actividades previas: Elaborar las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia (de acuerdo a formato elaborado por la GADM).

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Determinar el precio referencial respaldado con por lo menos una Cotizacin, pro-forma u otro documento. Verificar la disponibilidad presupuestaria y emitir el Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios (preventivo), en caso de requerimiento de bienes, el mismo debe llevar sello de Sin Existencia de Activos Fijos o el sello de Stock en lmite de reposicin o Sin Existencia de Almacenes. Solicitar a la Gerencia de Asuntos Legales (GAL) la elaboracin del modelo de contrato, para la contratacin de consultores o servicios generales que requieran pagos peridicos, adjuntando las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y el preventivo.

Posteriormente requiere al RPA la autorizacin de inicio del proceso de contratacin, mediante el Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso, debidamente llenado y firmado, adjuntando la siguiente documentacin: Preventivo. Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia, debidamente firmados. Cotizacin, pro-forma u otro documento que respalde el precio referencial. Modelo de Contrato elaborado por la Gerencia de Asuntos Legales (GAL) cuando corresponda. En caso de requerir la contratacin de una empresa o persona natural especfica, deber citar dicho aspecto en su solicitud.

b)

Autorizacin: El RPA autoriza el inicio del proceso de contratacin, a travs de la firma del Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso. Cotizaciones: En los casos que considere pertinente, el Departamento de Compras y Contrataciones (DCC), podr obtener la(s) pro forma(s) adicional(es) y elabora, si corresponde, el cuadro de Resultados de la Seleccin Adicional de Proveedores para Compras Menores y lo remite al RPA. Adjudicacin: El RPA adjudica suscribiendo la Orden de Compra (para bienes de entrega inmediata1), Contrato (para consultora o servicios generales que requieren pagos peridicos), u Orden de Contratacin (en el resto de los casos). En caso de obtener dos o ms pro formas se adjudicar a la oferta que tenga el precio ms bajo y que cumpla con los requisitos establecidos en las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia.

c)

d)

e)

Contrato: Cuando corresponda, la GADM remite la documentacin a la GAL y solicita la elaboracin del contrato. La GAL elabora el contrato y gestiona las firmas.

La GADM, recibido el Contrato (cuando corresponda) remite un ejemplar del mismo al proveedor, otro al rea Solicitante (requiriendo el seguimiento a la ejecucin del mismo), en caso de adquisicin de bienes de uso o consumo, el DCC remite la documentacin correspondiente al Departamento de Bienes y Servicios (DBS). SECCION II MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO - ANPE ARTCULO 13. (RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO RPA)

Se entiende por bienes de entrega inmediata a aquellos cuya entrega se realice en los siguientes plazos:1) hasta 10 (diez) das calendario para bienes existentes en el mercado; 2) hasta 20 (veinte) das calendario para bienes que deben ser elaborados, producidos, confeccionados o importados.

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Se designar como Responsables de los Procesos de Contratacin de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (RPA) al Subgerente de Servicios Generales en las contrataciones de Bs20.001,00 hasta Bs200.000,00 y al Gerente de Administracin en las contrataciones de Bs200.001,00 a Bs1.000.000,00. Los RPA sern designados por la MAE, mediante resolucin expresa y sern responsables de las contrataciones de bienes y servicios, en la modalidad ANPE, sus funciones estn establecidas en el Artculo 34.- de las NB- SABS. ARTCULO 14. (PROCESOS DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO) Se realizar mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones desde Bs20.001 (VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN MILLN 00/100 BOLIVIANOS). Sus procedimientos se detallan en las siguientes subsecciones. SUBSECCIN I. CONTRATACIN POR SOLICITUD DE COTIZACIONES ARTCULO 15. (PROCESO DE CONTRATACIN POR SOLICITUD DE COTIZACIONES) Las Contrataciones por Cotizaciones se sujetaran al siguiente procedimiento: a) Actividades previas: El rea Solicitante, debe realizar las siguientes actividades previas: Elaborar las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia (de acuerdo a formato elaborado por la GADM). Determinar el precio referencial respaldado con una Cotizacin, pro-forma u otro documento. Verificar la disponibilidad presupuestaria y emitir el Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios (preventivo), en caso de requerimiento de bienes, el mismo debe llevar sello de Sin Existencia de Activos Fijos o el sello de Stock en lmite de reposicin o Sin Existencia de Almacenes. Solicitar a la GAL la elaboracin del modelo de contrato, adjuntando las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y el preventivo, excepto para bienes de entrega inmediata1 en cuyo caso aplica la Orden de Compra.

Posteriormente requiere al RPA la autorizacin de inicio del proceso de contratacin, mediante el Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso, debidamente llenado y firmado, adjuntando la siguiente documentacin: Preventivo. Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia, debidamente firmados. Cotizacin, pro-forma u otro documento que respalde el precio referencial. Modelo de Contrato elaborado por la Gerencia de Asuntos Legales (GAL) cuando corresponda.

b)

Autorizacin: El RPA autoriza el inicio del proceso de contratacin a travs de la firma del Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso. Elaboracin y aprobacin del DBC: Una vez recibida la autorizacin, el DCC elabora el DBC y lo remite al RPA para su aprobacin. Publicaciones: El DCC publica la convocatoria y el DBC en el SICOES, Mesa de Partes, pgina WEB del BCB y, a requerimiento del rea Solicitante, en algn(os) medio(s) de prensa escrito.

c)

d)

Se entiende por bienes de entrega inmediata a aquellos cuya entrega se realice en los siguientes plazos:1) hasta 10 (diez) das calendario para bienes existentes en el mercado; 2) hasta 20 (veinte) das calendario para bienes que deben ser elaborados, producidos, confeccionados o importados.

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e)

Inspeccin previa: Si el cronograma de actividades lo establece, el rea Solicitante efecta la inspeccin previa en el plazo establecido en dicho cronograma. Consultas escritas: Si el cronograma de actividades lo establece, los potenciales proponentes podrn formular consultas escritas dirigidas a la GADM, sobre el contenido del DBC. El rea Solicitante, el DCC y/o la GAL, segn corresponda, preparan las respuestas, que se dan a conocer en la Reunin Informativa de Aclaracin y el DCC las inserta en el Acta de dicha reunin.

f)

g)

Reunin Informativa de Aclaracin: Si el cronograma de actividades lo establece, el DCC y el rea Solicitante, realizan la Reunin Informativa de Aclaracin del DBC. Responsable de Evaluacin o Comisin de Calificacin: El responsable de la evaluacin en la modalidad ANPE por solicitud de cotizaciones ser el Mximo Ejecutivo del rea Solicitante. En los casos que se considere pertinente, de acuerdo a las caractersticas del proceso de contratacin y a sugerencia del rea Solicitante o del DCC, el RPA, podr designar una Comisin de Calificacin, que estar conformada por: a) Presidente b) Secretario c) Vocal Tcnico : : : Jefe del Departamento de Compras y Contrataciones Profesional encargado del proceso o supervisor (DCC) Uno o dos Representantes del rea Solicitante.

h)

A partir de Bs200.001,00 el RPA, designar a la Comisin de Calificacin, que estar conformada segn lo establecido en el prrafo precedente. i) Evaluacin: El Responsable de Evaluacin o la Comisin de Calificacin, proceden a evaluar las cotizaciones y en coordinacin con el Jefe del DCC elaboran un Informe Final con las recomendaciones, documento que debe estar debidamente suscrito. A los efectos de la evaluacin, el responsable de la misma podr emitir el informe de evaluacin tcnica y solicitar a la GAL el informe de la documentacin legal si considera necesario, de forma oportuna, debiendo remitir el Informe Final al RPA. Cuando se requiera la aclaracin de una o ms propuestas se podr convocar a todos los proponentes que presentaron propuestas, siempre y cuando dichas aclaraciones no modifiquen la propuesta y no concedan ventajas indebidas en detrimento de los otros proponentes. j) Adjudicacin o Declaratoria Desierta: El RPA, una vez recibido el Informe Final con la recomendacin, adjudica o declara desierto el proceso mediante nota expresa. En caso de no estar de acuerdo con la recomendacin, el RPA mediante provedo solicita se revise la misma, para que se sustente o complemente; recibida la segunda recomendacin, el RPA adjudica o declara desierto el proceso o puede bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la recomendacin, para lo cual deber elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE y a la Contralora General del Estado. k) Notificacin: El Subgerente de Servicios Generales (SSG) notifica los resultados del proceso de contratacin al proponente adjudicado y requiere la presentacin de la documentacin para la firma de la Orden de Compra o Contrato, asimismo el DCC publica un resumen con los resultados del proceso de contratacin en el SICOES para conocimiento de todos los proponentes. Emisin de Orden: En los casos que corresponda el DCC elabora la Orden y obtiene las firmas correspondientes. Una vez suscrita dicha Orden la remite al rea Solicitante para el seguimiento a la ejecucin de la contratacin y la remisin del formulario 500 del SICOES.

l)

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m)

Contrato: Cuando corresponda, la GADM de acuerdo a lo sealado en el DBC, remite la documentacin a la GAL y solicita la elaboracin del contrato. La GAL elabora el contrato y gestiona las firmas. La GADM, recibido el Contrato o suscrita la Orden de Compra, informa al SICOES mediante el Formulario 200, asimismo, remite un ejemplar del contrato al proveedor, otro al rea Solicitante (requiriendo el seguimiento a la ejecucin del mismo y la remisin del Formulario 500 del SICOES), en caso de adquisicin de bienes de uso o consumo, el DCC remite la documentacin correspondiente al DBS. SUBSECCIN II CONTRATACION POR SOLICITUD DE PROPUESTAS

ARTCULO 16. (PROCESO DE CONTRATACIN POR SOLICITUD DE PROPUESTAS) El procedimiento para las Contrataciones por Solicitud de Propuestas se sujetar a lo siguiente: a) Actividades previas: El rea Solicitante, debe realizar las siguientes actividades previas: Elaborar las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia (de acuerdo a formato elaborado por la GADM). Determinar el precio referencial respaldado con una Cotizacin, pro-forma u otro documento. Verificar la disponibilidad presupuestaria y emitir el Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios (preventivo), en caso de requerimiento de bienes, el mismo debe llevar sello de Sin Existencia de Activos Fijos o el sello de Stock en lmite de reposicin o Sin Existencia de Almacenes. Solicitar a la GAL la elaboracin del modelo de contrato, adjuntando las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y el preventivo.

Posteriormente requiere al RPA la autorizacin de inicio del proceso de contratacin, mediante el Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso, debidamente llenado y firmado, adjuntando la siguiente documentacin: Preventivo. Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia, debidamente firmados. Cotizacin, pro-forma u otro documento que respalde el precio referencial. Modelo de Contrato elaborado por la GAL.

En los casos que de forma excepcional exista la necesidad de realizar modificaciones al Modelo de DBC, en aspectos que no sean de carcter referencial, para incorporar caractersticas particulares de la contratacin, previa a la publicacin de la convocatoria, se deber requerir la aprobacin expresa del rgano Rector, para lo cual se deber contar con los informes tcnico y legal. b) Autorizacin: El RPA autoriza el inicio del proceso de contratacin a travs de la firma del Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso. Elaboracin y aprobacin del DBC: Una vez recibida la autorizacin de inicio, el DCC elabora el DBC y lo remite al RPA para su aprobacin. Publicaciones: El DCC publica la convocatoria y el DBC en el SICOES, Mesa de Partes, pgina WEB del BCB y, a requerimiento del rea Solicitante, en algn(os) medio(s) de prensa escrito. Inspeccin previa: Si el cronograma de actividades lo establece, el rea Solicitante y los potenciales proponentes efectan la inspeccin previa en el plazo establecido en dicho cronograma.

c)

d)

e)

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f)

Consultas escritas: Si el cronograma de actividades lo establece, los potenciales proponentes podrn formular consultas escritas dirigidas a la GADM, sobre el contenido del DBC. El rea Solicitante, el DCC y/o la GAL, segn corresponda, preparan las respuestas, que se dan a conocer en la Reunin Informativa de Aclaracin y el DCC las inserta en el Acta de dicha reunin.

g)

Reunin Informativa de Aclaracin: Si el cronograma de actividades lo establece, el DCC y el rea Solicitante, realizan la Reunin Informativa de Aclaracin del DBC. Comisin de Calificacin: el RPA designa la Comisin de Calificacin, que estar conformada por: a) Presidente : b) Secretario : c) Vocal : d) Vocal(es) Tcnico(s) : Gerente o Subgerente del rea Solicitante Jefe del Departamento de Compras y Contrataciones Profesional encargado del proceso o supervisor (DCC) Uno o dos Representantes del rea Solicitante.

h)

i)

Recepcin de Propuestas: La GADM a travs de la Ventanilla nica de Correspondencia (VUC) recibe las propuestas hasta la fecha y hora establecidas para su presentacin. Apertura: Vencido el plazo fijado para la presentacin de propuestas, la Comisin de Calificacin realiza la apertura de los sobres que correspondan y procede a la verificacin de la documentacin presentada. Evaluacin: La Comisin de Calificacin realiza la evaluacin de propuestas, pudiendo solicitar informes tcnicos al rea Solicitante o sobre la documentacin legal a la GAL, remitiendo al RPA el Informe Final con la recomendacin. Cuando se requiera la aclaracin de una o ms propuestas se podr convocar a todos los proponentes que presentaron propuestas, siempre y cuando dichas aclaraciones no modifiquen la propuesta y no concedan ventajas indebidas en detrimento de los otros proponentes.

j)

k)

l)

Adjudicacin o Declaratoria Desierta: El RPA, una vez recibido el Informe Final con la recomendacin, adjudica o declara desierto el proceso mediante nota expresa o resolucin segn corresponda. En caso de no estar de acuerdo con la recomendacin, el RPA mediante provedo solicita se revise la misma, para que se sustente o complemente; recibida la segunda recomendacin, el RPA adjudica o declara desierto el proceso o puede bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la recomendacin, para lo cual deber elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE y a la Contralora General del Estado.

m)

Notificacin: La GADM notifica los resultados del proceso de contratacin a todos los proponentes, requiriendo al proponente adjudicado la presentacin de la documentacin para la firma del Contrato. Contrato: La GADM de acuerdo a lo sealado en el DBC, remite la documentacin a la GAL y solicita la elaboracin del contrato. La GAL revisa la pertinencia y legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado, elabora el contrato y gestiona las firmas. La GADM, recibido el Contrato, informa al SICOES mediante el Formulario 200, asimismo, remite un ejemplar al proveedor, otro al rea Solicitante (requiriendo el seguimiento a la ejecucin del mismo y la remisin del Formulario 500 del SICOES), en caso de adquisicin de bienes de uso o consumo, el DCC remite la documentacin correspondiente al DBS.

n)

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SECCIN III MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA ARTICULO 17. (RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE LICITACIN PBLICA RPC) Se designar como Responsable del Proceso de Contratacin de Licitacin Pblica (RPC) al Gerente General, salvo en los procesos de impresin de billetes y acuacin de monedas, incluidas las conmemorativas, en cuyo caso el RPC podr ser el Presidente del BCB. El RPC, que ser designado por la MAE mediante resolucin expresa, ser el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitacin Pblica, sus funciones estn establecidas en el Artculo 33.- de las Normas Bsicas. En caso de interposicin de recursos de impugnacin, en los procesos de impresin de billetes y acuacin de monedas, incluidas las conmemorativas, estos sern resueltos por el Directorio del BCB, de acuerdo al procedimiento establecido en el Decreto Supremo N 0181. ARTCULO 18. (PROCESO DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA) La Licitacin Pblica aplica cuando el monto de contratacin es mayor a Bs1.000.000,00 (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente: a) Actividades previas: El rea Solicitante, debe realizar las siguientes actividades previas: Elaborar las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia (de acuerdo a formato elaborado por la GADM). Determinar el precio referencial respaldado con una Cotizacin, pro-forma u otro documento. Verificar la disponibilidad presupuestaria y emitir el Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios (preventivo), en caso de requerimiento de bienes, el mismo debe llevar sello de Sin Existencia de Activos Fijos o el sello de Stock en lmite de reposicin o Sin Existencia de Almacenes. Solicitar a la GAL la elaboracin del modelo de contrato, adjuntando las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y el preventivo.

Posteriormente requiere a la GADM la elaboracin del DBC, mediante el Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso, debidamente llenado y firmado, en el periodo establecido en el PAC, adjuntando la siguiente documentacin: Preventivo. Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia, debidamente firmados. Cotizacin, pro-forma u otro documento que respalde el precio referencial. Modelo de Contrato elaborado por la GAL.

En los casos que de forma excepcional exista la necesidad de realizar modificaciones al Modelo de DBC, para incorporar caractersticas particulares de la contratacin, previa a la publicacin de la convocatoria, se deber requerir la aprobacin expresa del rgano Rector, para lo cual se deber contar con los informes tcnico y legal. b) Documento Base de Contratacin (DBC): La GADM, elabora el DBC y remite al RPC solicitando la autorizacin de inicio del proceso de contratacin y la aprobacin del DBC para su publicacin. Autorizacin: El RPC, mediante firma en el Formulario de Solicitud, autoriza el inicio del proceso de contratacin y aprueba el DBC.

c)

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d)

Publicaciones: Recibida la autorizacin de inicio del proceso de contratacin y la aprobacin del DBC, el DCC publica la convocatoria y el DBC en el SICOES, Mesa de Partes, pgina WEB del BCB y a requerimiento del rea Solicitante, en algn(os) medio(s) de prensa escrito. Inspeccin previa: En los casos que se considere pertinente de acuerdo a las caractersticas de la contratacin, el rea Solicitante y los potenciales proponentes efectan la inspeccin previa en el plazo establecido en el cronograma de actividades del proceso de contratacin. Consultas escritas: Los potenciales proponentes podrn formular consultas escritas dirigidas a la GADM, sobre el contenido del DBC, hasta la hora y fecha establecidas en el cronograma de actividades del proceso de contratacin. El rea Solicitante, el DCC y/o la GAL, segn corresponda, preparan las respuestas, que se dan a conocer en la Reunin de Aclaracin y el DCC las inserta en el Acta de dicha reunin.

e)

f)

g)

Reunin de Aclaracin: La GADM, el rea Solicitante y si corresponde la GAL, realizan la reunin de aclaracin del DBC, en la hora y fecha establecidas en el cronograma de actividades del proceso de contratacin. Aprobacin del DBC: Una vez realizada la reunin de aclaracin, la GADM enva los antecedentes del proceso, y las enmiendas cuando corresponda a la GAL a efectos de la elaboracin de la Resolucin de Aprobacin del DBC. La GAL elabora el Proyecto de Resolucin y remite el mismo al RPC, para su suscripcin. El DCC, una vez recibida la Resolucin, procede a su notificacin va correo electrnico y/o fax y a travs de la publicacin en el SICOES, en el plazo mximo de dos (2) das hbiles a partir de la fecha de emisin de la Resolucin.

h)

i)

Comisin de Calificacin: Dentro de los cinco (5) das hbiles previos a la recepcin de las propuestas, el RPC designa a los integrantes de la Comisin de Calificacin, que estar conformada por: a) Presidente b) Secretario c) Vocal d) Vocal(es) Tcnico(s) : : : : Gerente de Administracin Jefe del Departamento de Compras y Contrataciones Profesional encargado del proceso o supervisor (DCC) Uno o dos representantes del rea Solicitante

j)

Recepcin de Propuestas: El DCC a travs de la VUC como responsables de la recepcin de propuestas, recibirn las propuestas hasta la fecha y hora establecida para su presentacin, registrndolas en el libro habilitado para el efecto, documento que se constituir en el comprobante de recepcin respectivo. Apertura de propuestas: Inmediatamente despus la recepcin de propuestas, la Comisin de Calificacin efecta la apertura de sobres en un acto pblico, en la fecha y hora determinadas en la convocatoria. Evaluacin: La Comisin de Calificacin, en sesin reservada realiza la evaluacin de propuestas, de acuerdo a los siguientes pasos: Evaluacin Preliminar. Evaluacin Tcnica, el representante del rea Solicitante, dentro de la Comisin de calificacin, elabora el Informe respectivo. Evaluacin Administrativa, el representante de la GADM dentro de la Comisin de Calificacin, elabora el Informe de la documentacin administrativa. Evaluacin final, una vez recibidos los citados Informes de Evaluacin, la Comisin de Calificacin emite el Informe Final.

k)

l)

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La GAL elabora el Informe de la documentacin Legal y de los aspectos legales de las garantas establecidos en el Decreto Supremo N 0181. Cuando se requiera la aclaracin de una o ms propuestas se podr convocar a todos los proponentes que presentaron propuestas, siempre y cuando dichas aclaraciones no modifiquen la propuesta y no concedan ventajas indebidas en detrimento de los otros proponentes. m) Remisin del Informe Final al RPC: Una vez emitido el Informe Final, la Comisin de Calificacin lo remite al RPC y a la GAL. En caso de no estar de acuerdo con la recomendacin, el RPC mediante nota requerir a la Comisin revise la misma, para que en Informe Complementario sustente o complemente su recomendacin; recibido el informe complementario, el RPC adjudica o declara desierto el proceso o puede bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la recomendacin, para lo cual deber elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE y a la Contralora General del Estado. n) Resolucin de Adjudicacin o Declaratoria Desierta: La GAL elabora el Proyecto de Resolucin y remite el mismo al RPC, para su suscripcin. Notificacin: Recibida la Resolucin respectiva, el DCC procede a su notificacin va regular, correo electrnico o fax y a travs de la publicacin en el SICOES, en el plazo mximo de dos (2) das hbiles a partir de la fecha de emisin de la Resolucin. En dicha notificacin se deber solicitar al proponente adjudicado la presentacin a la GADM de la documentacin requerida para la suscripcin del contrato en original o fotocopia legalizada, contemplando en el plazo que se otorgar para tal efecto, el vencimiento del plazo para la interposicin de Recursos Administrativos de Impugnacin. o) Concertacin de Mejores Condiciones Tcnicas: Una vez adjudicado el proceso de contratacin, el Presidente, el Gerente General, la Comisin de Calificacin y el proponente adjudicado, de manera justificada, podrn acordar mejores condiciones tcnicas de contratacin, si la magnitud y complejidad de la contratacin as lo amerita, dicho aspecto no dar lugar a ninguna modificacin del monto adjudicado. Contrato: La GADM, remite la documentacin a la GAL y solicita la elaboracin del contrato. La GAL revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado, elabora el contrato y gestiona las firmas respectivas. El DCC, recibido el Contrato, informa al SICOES mediante el Formulario 200, asimismo, remite un ejemplar al proveedor, otro al rea Solicitante (requiriendo el seguimiento a la ejecucin del mismo y la remisin del Formulario 500 del SICOES), en caso de adquisicin de bienes de uso o consumo, el DCC remite la documentacin correspondiente al DBS. SECCIN IV CONDICIONES Y PROCEDIMIENTO PARA LA PROVISIN DE BILLETES Y MONEDAS ARTICULO 19. (MODALIDAD). La impresin de billetes y acuacin de monedas que realice el BCB, incluidas las que se emitan con fines conmemorativos o numismticos, ser realizada mediante la modalidad de Licitacin Pblica Internacional, cumpliendo los lineamientos establecidos en el Decreto Supremo N 0181. ARTCULO 20. (PROCEDIMIENTO) El procedimiento se sujetar a lo siguiente:

o)

p)

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I.

Actividades Previas: La Gerencia de Operaciones Monetarias (GOM) presentara a Directorio a travs de Gerencia General, para su aprobacin, un Informe Tcnico para la provisin de billetes y acuacin de monedas, el cual contemplar los aspectos siguientes: a) Proyecciones de la demanda de billetes y monedas en un horizonte de tres (3) aos, por cortes, bajo distintos escenarios. b) Estructura de la familia de billetes y monedas, considerando alternativas de sustitucin de cortes y monedas. c) Costos probables- Precio Referencial. d) Especificaciones Tcnicas al menos con los siguientes requisitos tcnicos: Diseos de billetes y monedas (cuando corresponda). Cualidades fsico-qumicas de los billetes y monedas. Materiales con los que deben ser fabricados los billetes y las monedas. Elementos de seguridad que debe contener cada corte de billetes y monedas. Medios de transporte. Calidad del embalaje. Multas por incumplimiento. Seguros. Plazos de entrega. Garantas. Requisitos que deben cumplir las empresas proponentes con relacin a: i. Experiencia. ii. Pas de residencia. iii. Representacin Legal en Bolivia.

El Directorio, mediante la aprobacin de las Especificaciones Tcnicas, autorizar la impresin de billetes o acuacin de monedas, segn corresponda. El rea Solicitante luego de realizar las actividades previas descritas en las cuatro primeras vietas del inciso a), artculo 18 del presente reglamento, requiere a la GADM la elaboracin del DBC, en el periodo establecido en el PAC, adjuntando la siguiente documentacin: II. Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso, debidamente llenado y firmado. Formulario de Requerimiento de Bienes Certificacin Presupuestaria (preventivo). Especificaciones Tcnicas, debidamente firmadas y rubricadas. Modelo de Contrato elaborado por la GAL. Copia del Informe Tcnico dirigido al Directorio. Copia del Acta de Directorio que aprueba las Especificaciones Tcnicas.

Actividades previas para la acuacin de monedas con fines conmemorativos o numismticos: Para la acuacin de monedas con fines conmemorativos o numismticos, la GOM presentar a Directorio a travs de Gerencia General un informe que contendr el Precio Referencial y las Especificaciones Tcnicas. El Directorio, mediante la aprobacin de las Especificaciones Tcnicas, autorizar la acuacin de monedas. El rea Solicitante luego de realizar las actividades previas descritas en las cuatro primeras vietas del inciso a), artculo 18 del presente reglamento, requiere a la GADM la elaboracin del DBC, en el periodo establecido en el PAC, adjuntando la siguiente documentacin: Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso, debidamente llenado y firmado. Formulario de Requerimiento de Bienes Certificacin Presupuestaria (preventivo). Especificaciones Tcnicas, debidamente firmadas y rubricadas.
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III.

Modelo de Contrato elaborado por la GAL. Copia del Informe Tcnico dirigido al Directorio. Copia del Acta de Directorio que aprueba las Especificaciones Tcnicas.

Procedimiento: Efectuadas las actividades previas, el procedimiento a seguir es el establecido para las Licitaciones Pblicas determinado en el artculo 18 del presente Reglamento, a excepcin de la conformacin de la Comisin de Calificacin que se encuentra determinada en el siguiente artculo.

ARTCULO 21. (COMISIN DE CALIFICACIN) La Comisin de Calificacin estar conformada por: a) Presidente b) Secretario c) Vocal Tcnico 1 d) Vocal Tcnico 2 e) Vocal 1 f) Vocal 2 : : : : : : Gerente General Gerente de Administracin Gerente de Operaciones Monetarias Subgerente de Tesorera Jefe Departamento de Compras y Contrataciones Supervisor de Contrataciones o Profesional en Contrataciones

ARTCULO 22. (COMISIN DE RECEPCIN). La Comisin de Recepcin estar conformada por: a) b) c) d) Presidente Vocal 1 Vocal 2 Vocal 3 : : : : Gerente de Operaciones Monetarias. Subgerente de Tesorera. Jefe de Departamento de Tesorera. Subgerente de Servicios Generales o Jefe del Departamento de Seguridad Integral.

ARTCULO 23. (INFORME) Una vez suscrito el contrato con el proponente adjudicado, el Presidente del BCB informar al Directorio sobre el proceso de contratacin realizado. ARTCULO 24. (RECEPCIN Y REGISTRO) I. La recepcin de los billetes y/o monedas ser realizada por la Comisin de Recepcin en bvedas del BCB.

II. La GOM registrar los billetes y/o monedas como Material Monetario en Almacenes, identificando el valor nominal total de cada una de las denominaciones. III. Los especimenes o muestras sern registrados como Valores en Custodia. ARTCULO 25. (VERIFICACIN). La GOM verificar el balance de materiales utilizados en la impresin de billetes o acuacin de monedas, as como el sitio de produccin y la destruccin de todo el material sobrante a travs de funcionarios pblicos del BCB, designados por el Gerente de Operaciones Monetarias. Asimismo, la GOM solicitar las matrices y troqueles utilizados en la impresin o acuacin, para su custodia en el BCB, salvo cuando el proceso de fabricacin no haya requerido la utilizacin de estos elementos.

SECCIN V
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MODALIDAD DE CONTRATACION POR EXCEPCIN ARTICULO 26. (RESPONSABLE DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN) El Responsable de la Contratacin por Excepcin es el Presidente del BCB.

ARTCULO 27. (PROCESOS DE CONTRATACION POR EXCEPCION) El proceso de Contratacin por Excepcin ser realizado conforme dicte la Resolucin que autoriza la Contratacin por Excepcin, previo cumplimiento del siguiente procedimiento: a) Requisitos previos: El rea Solicitante requiere al Presidente del BCB la autorizacin de inicio del proceso de contratacin por excepcin, adjuntando la siguiente documentacin: Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios (preventivo), en caso de requerimiento de bienes, el mismo debe llevar sello de Sin Existencia de Activos Fijos o el sello de Stock en limite de reposicin o Sin Existencia de Almacenes. Informe Tcnico, justificando la necesidad de la contratacin del bien, obra, servicio general o servicio de consultora, consistente con el POA aprobado, e identificando la causal por excepcin a ser aplicada y segn corresponda especificando la empresa o persona que debe ser contratada y el procedimiento a seguir para la contratacin (invitacin, publicacin, elaboracin de DBC, designacin de comisin de calificacin, forma de evaluacin y adjudicacin, etc) aspectos que sern incluidos en la resolucin que autorice el inicio del proceso de contratacin por excepcin. Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia, indicando (cuando corresponda) los criterios de calificacin que deben ser utilizados, debidamente rubricados y firmados.

Asimismo, requiere a la GAL la elaboracin del modelo de contrato, adjuntando las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia y el Preventivo. Posteriormente, si el Presidente del BCB considera procedente la solicitud, instruye a la GAL la elaboracin del Informe Legal sobre la procedencia de la causal de contratacin por excepcin y el proyecto de Resolucin de Autorizacin de Inicio del Proceso de Contratacin por Excepcin. b) c) Autorizacin: El Presidente autoriza el inicio del proceso con la suscripcin de la Resolucin. Proceso de Contratacin: Una vez recibida la Resolucin que autoriza la Contratacin por Excepcin, la GADM a travs del DCC contina con el proceso de contratacin conforme al procedimiento establecido en la citada Resolucin. Contrato: Una vez adjudicado el proceso, la GADM remite la documentacin correspondiente a la GAL y solicita la elaboracin del contrato. La GAL elabora el contrato y gestiona las firmas. La GADM, recibido el contrato, remite un ejemplar al proveedor, otro al rea Solicitante (requiriendo el seguimiento a la ejecucin del mismo y la remisin del Formulario 500 del SICOES), en caso de adquisicin de bienes de uso o consumo, el DCC remite la documentacin correspondiente al DBS. Finalmente, la GADM informa sobre la contratacin efectuada al SICOES, mediante el Formulario 400 y a la Contralora General del Estado.

d)

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SECCION VI MODALIDAD DE CONTRATACION POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS ARTCULO 28. (RESPONSABLE DE CONTRATACIN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS) El Responsable de la Contratacin por Desastre y/o Emergencias es el Presidente del BCB.

ARTCULO 29. (PROCESO DE CONTRATACIN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS) Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias sern realizadas conforme dicte la Resolucin de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias emitida por el Presidente del BCB. SECCIN VII MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS ARTCULO 30. (RESPONSABLES DE CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS) Los Responsables de los Procesos de Contratacin Directa, son los siguientes: Subgerente de Servicios Generales en Contrataciones Directas hasta Bs200.000,00. Gerente de Administracin en Contrataciones Directas entre Bs200.001,00 Bs1.000.000,00. Gerente General en Contrataciones Directas a partir de Bs1.000.001,00.

Con relacin a los Bienes con tarifas reguladas por el Estado y Servicios pblicos, gas natural, gas licuado, energa elctrica, agua, telefona, etc. (incisos a) y b) pargrafo I, artculo 72 de la NB-SABS), se proceder a pagar de forma peridica o mensual, el importe respectivo al consumo efectuado. ARTCULO 31. (PROCESO DE CONTRATACION DIRECTA) El procedimiento para la contratacin de bienes y servicios de acuerdo a lo establecido en los incisos a), b), c), e), f), g), h) y pargrafo II del artculo 72 del Decreto Supremo N 0181, a excepcin de lo descrito en el prrafo precedente, se sujetar a lo siguiente: a) Actividades previas: El rea Solicitante requiere al Responsable que corresponda, la autorizacin de inicio del proceso de contratacin mediante el Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso, debidamente llenado y firmado, adjuntando la siguiente: Formulario de Requerimiento de Bienes y/o Servicios Certificacin Presupuestaria (preventivo) debidamente firmado (en caso de requerimiento de bienes, el mismo debe llevar sello de Stock en limite de reposicin o Sin Existencia de Almacenes). Especificaciones Tcnicas, rubricadas y firmadas (de acuerdo a formato elaborado por la GADM). Documento que respalde el precio referencial. Modelo de Contrato elaborado por la GAL, para la contratacin de servicios generales que requieran pagos peridicos.

b)

Autorizacin: El Responsable del Proceso autoriza el inicio de la contratacin, firmando el Formulario de Solicitud de Inicio del Proceso. Elaboracin de DBC y/o Invitacin: Cuando corresponda de acuerdo a las caractersticas de la contratacin, el DCC elabora el DBC y/o la(s) invitacin(es) y la(s) remite al (los) potencial(es) proponente(s). En el caso de que el requerimiento del rea Solicitante, especifique a qu proveedor debe contratarse para la ejecucin del servicio o provisin del bien, se deber aplicar directamente el procedimiento a partir del paso sealado en el inciso g)
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c)

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d)

Recepcin y Evaluacin: La GADM recibe la(s) propuesta(s) y remite las mismas al rea Solicitante para su correspondiente evaluacin. El rea Solicitante elabora el Informe de Evaluacin Tcnica y lo presenta al Responsable que corresponda.

e)

Adjudicacin o Declaratoria Desierta: Una vez recibido el Informe de Evaluacin Tcnica el Responsable del Proceso adjudica o declara desierto el proceso mediante provedo. En caso de no estar de acuerdo con la recomendacin del Informe de Evaluacin Tcnica, el RPC o RPA que corresponda mediante provedo requerir se revise la misma, para que en Informe Complementario sustente o complemente su recomendacin; recibido el informe complementario, el RPC o RPA adjudica o declara desierto el proceso o puede bajo su exclusiva responsabilidad apartarse de la recomendacin, para lo cual deber elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE y a la Contralora General del Estado.

f)

Notificacin: Recibida la adjudicacin o declaratoria desierta, la GADM procede a la notificacin sobre los resultados del proceso, solicitando al proponente adjudicado si corresponde la presentacin de la documentacin para firma del Contrato u Orden respectiva. Emisin de Orden. El DCC elabora la Orden de Compra o Contratacin y obtiene las firmas correspondientes. Una vez suscrita la Orden la remite junto con los antecedentes al rea Solicitante para el seguimiento a la ejecucin de la contratacin y la remisin del formulario 500 del SICOES, si corresponde. Contrato: Cuando corresponda, la GADM, remite la documentacin a la GAL y solicita la elaboracin del contrato. La GAL elabora el contrato y gestiona las firmas. La GADM, suscrito el Contrato, remite un ejemplar al proveedor, otro al rea Solicitante (requiriendo el seguimiento a la ejecucin del mismo y la remisin del Formulario 500 del SICOES) si corresponde. Una vez suscrito el Contrato o la Orden de Compra, la informacin de la contratacin ser presentada a la Contralora General del Estado y registrada en el SICOES. SECCIN VIII OTROS ASPECTOS

g)

h)

ARTCULO 32. (REA ADMINISTRATIVA) El rea Administrativa del BCB es la Gerencia de Administracin, cuyo Mximo Ejecutivo es el Gerente de Administracin. El Gerente de Administracin velar por el cumplimiento de las funciones establecidas en el artculo 36 de las NB-SABS. ARTCULO 33. (REAS SOLICITANTES) En el BCB las reas Solicitantes, de acuerdo con la Estructura Organizacional vigente son: a) b) c) d) e) f) Directorio Presidencia Gerencia General Asesora de Poltica Econmica Gerencias de rea Subgerencia de Comunicacin y Relacionamiento Institucional
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g) h) i) j) k)

Subgerencia de Planificacin y Control de Gestin Subgerencia de Servicios Generales (*) Subgerencia de Contabilidad Subgerencia de Gestin Documental y Biblioteca Departamento de Seguridad Integral

Los requerimientos de las unidades dependientes de las reas Solicitantes, canalizarn sus requerimientos a travs de las mismas. Las reas Solicitantes cumplirn estrictamente con las funciones establecidas en el artculo 35 de las NB-SABS.
(*) Solo en contrataciones mayores a Bs200.000,00, para cuantas inferiores a este monto se constituirn en reas Solicitantes los Departamentos dependientes de la Subgerencia de Servicios Generales.

ARTCULO 34. (COMISIN DE CALIFICACIN) La Comisin de Calificacin para la modalidad ANPE, ser designada por el RPA que corresponda, mediante el documento denominado Designacin de Comisin de Calificacin, elaborado por el DCC dentro de los 2 das hbiles previos a la presentacin de cotizaciones o propuestas. La Comisin de Calificacin deber conformarse con servidores pblicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante segn el objeto de contratacin. Alternativamente, en funcin al objeto de la contratacin, el RPA que corresponda, mediante el documento denominado Designacin de Responsable de Evaluacin, designar un Responsable de Evaluacin, para todos los procesos en los que no se requiera la conformacin de una comisin de calificacin, esta responsabilidad recaer en el Mximo Ejecutivo del rea Solicitante. Este responsable asumir las funciones de la Comisin de Calificacin. La Comisin de Calificacin o el Responsable de Evaluacin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 38.- de las NB-SABS. La Comisin de Calificacin para Licitacin Pblica, ser designada por el RPC, mediante el documento denominado Designacin de Comisin de Calificacin, elaborado por el DCC dentro de los 5 das hbiles previos al acto de apertura de propuestas, y estar integrada por servidores pblicos del rea Administrativa y rea Solicitante. La Comisin de Calificacin cumplir las funciones establecidas en el Artculo 38.- de las NB-SABS. ARTCULO 35. (COMISIN DE RECEPCIN) Ser designada por el Presidente o por el responsable delegado por ste (RPA o RPC), mediante el documento denominado Designacin de Comisin de Recepcin, elaborado por el DBS a solicitud del rea solicitante dentro de los 5 das hbiles previos a la recepcin de bienes y servicios. La Comisin de Recepcin deber conformarse con servidores pblicos del rea Administrativa y del rea Solicitante segn el objeto de contratacin. Alternativamente, slo para la modalidad ANPE, la MAE o el RPA delegado por ste, designar un Responsable de Recepcin, que asumir las funciones de la Comisin de Recepcin, mediante el documento denominado Designacin de Responsable de Recepcin, elaborado por el DBS. La Comisin de Recepcin y el Responsable de Recepcin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 39.- de las NB-SABS.

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CAPITULO III SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES SECCION I ASPECTOS GENERALES ARTCULO 36. (COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES) Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administracin de Almacenes. b) Administracin de Activos Fijos Muebles. c) Administracin de Activos Fijos Inmuebles. ARTCULO 37. (RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES) El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Gerente de Administracin. SECCION II ADMINISTRACION DE ALMACENES ARTCULO 38. (ORGANIZACION) El Banco Central de Bolivia cuenta con un Almacn. El Almacn est a cargo del Supervisor de Almacenes. Las funciones del Supervisor de Almacenes son las siguientes: a) b) Mantener organizados los depsitos en funcin al volumen, cantidad y movimiento de bienes. Controlar la existencia de materiales relacionados con lotes mnimos y efectuar oportunamente las solicitudes de compra para optimizar la disponibilidad necesaria para atender los requerimientos de las reas del BCB. Gestionar las compras de la Unidad de Almacenes y efectuar la ejecucin presupuestaria de la gestin. Mantener procedimientos actualizados, para la custodia, control de las existencias y disposicin de los Almacenes y medios fsicos para evitar daos, prdidas y deterioro. Velar por el control, mantenimiento y salvaguarda de los materiales y suministros en Almacenes, implementar medidas de seguridad fsica, salvaguarda y fortalecer las medidas de control, para que el ingreso, desplazamiento y retiro de bienes se realice de acuerdo a reglamentacin vigente. Verificar la recepcin, codificacin, registro, clasificacin, asignacin y salida de los bienes de Almacenes. Mantener actualizado el inventario de Krdex. Supervisar el ingreso de materiales a Almacenes, verificar su calidad y cotejar con los valores y descripcin de las facturas, rdenes de compra o contratos, propuestas adjudicadas y especificaciones tcnicas. Supervisar el registro del ingreso de bienes al Sistema de Almacenes, su respectiva contabilizacin y la emisin de los comprobantes de ingreso. Efectuar inventarios sorpresivos y programados a los depsitos del BCB para controlar el movimiento de bienes. Verificar la salida de bienes de Almacenes y cumplir con la entrega de materiales de acuerdo con las caractersticas y cantidades autorizadas. Controlar las solicitudes de materiales, verificando las existencias. En caso de ser insuficientes colocar el sello Sin Existencia y firma. Firmar las facturas de los proveedores como verificador cuando el material sea requerido para el stock de la Unidad de Almacenes. Preautorizar los comprobantes contables de ingresos y egresos emitidos por el Sistema COIN y rubricarlos en seal de conformidad.
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c) d) e)

f) g) h)

i) j) k) l) m) n)

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o) p) q) r) s) t)

Recepcionar y archivar en forma cronolgica la correspondencia de la Unidad. Preparar respuestas e informes tcnicos sobre los procesos de contratacin y otros solicitados por la autoridad competente. Revisar los Estados Mensuales de cada una de las cuentas de Almacenes. Elaborar certificados de conformidad, recepcin provisional y/o definitiva de acuerdo a especificaciones tcnicas y preparar la informacin para el SICOES, cuando corresponda. Verificar la consistencia y exactitud de toda la informacin procesada. Otras de su competencia que sean encomendadas por el Jefe del Departamento de Bienes y Servicios, Subgerente de Servicios Generales y/o Gerente de Administracin. SECCION III ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES

ARTCULO 39. (ORGANIZACION) La Administracin de Activos Fijos Muebles e Inmuebles est a cargo de la Unidad de Activos Fijos, dependiente del Departamento de Bienes y Servicios cuyo responsable es el Supervisor de Activos Fijos. Las funciones que cumple el Supervisor de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son: a) b) c) d) e) f) Programar la inventariacin fsica de los bienes muebles. Certificar la inexistencia de bienes, para iniciar los procesos de compra. Supervisar la codificacin, clasificacin, registro y asignacin de los bienes adquiridos durante la gestin. Comprobar y verificar las caractersticas y condiciones de las nuevas adquisiciones, as como los bienes devueltos por los funcionarios. Firmar las autorizaciones de ingreso y/o salida de bienes. Supervisar que los registros de activos fijos muebles propios o en custodia del BCB, estn debidamente identificados, codificados y clasificados, conteniendo la documentacin legal, impositiva, administrativa y tcnica, actualizada. Preparar la informacin relacionada con los procesos de disposicin de bienes y con los procesos de baja, identificando los bienes a ser dispuestos o dados de baja, de acuerdo con las condiciones establecidas en las NB-SABS. Disear e implementar medidas de control interno orientadas a salvaguardar los bienes institucionales. Elaborar certificados de conformidad, recepcin provisional y/o definitiva y, cuando corresponda, preparar la informacin para el SICOES y/o SENAPE sobre compras propias del BCB. Preparar procedimientos y/o instructivos para salvaguardar los activos fijos muebles e inmuebles del BCB, con el fin de evitar daos, prdidas y deterioro de los mismos. Efectuar inspecciones peridicas para verificar el estado y conservacin de los inmuebles, proponiendo las medidas de salvaguarda que correspondan. Mantener actualizado el registro del derecho propietario, impuestos y los avalos de los bienes inmuebles del BCB o en custodia del BCB. Velar por la conservacin, salvaguarda, registro y control de edificaciones, instalaciones y terrenos. Implementar medidas de salvaguarda y proteccin contra prdidas, robos, dao y otros. Atender las observaciones de Auditoria Interna, Externa y/o Contralora General del Estado. Tramitar bajas, remates y donaciones de bienes obsoletos, adjuntando listados e informes tcnicos y legales para conocimiento de la autoridad competente. Controlar y efectuar el seguimiento del inventario de bienes muebles e inmuebles otorgados en calidad de prstamo a otras instituciones de acuerdo a reglamentacin vigente. Velar por el permanente aprovisionamiento y asignacin de los bienes muebles y accesorios de escritorio requeridos. Preautorizar la operaciones contables de la Unidad en el Sistema COIN y firmar los Comprobantes Contables. Supervisar la emisin de los Estados de Cuenta. Efectuar la solicitud de inclusiones de los activos fijos al seguro integral del BCB.

g)

h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u)

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v) w) x)

Participar en los actos de transferencia a ttulo gratuito, venta, remate, baja, entrega y recepcin de bienes, cuando sea designado por delegacin expresa de sus autoridades superiores. Verificar la consistencia y exactitud de toda la informacin financiera y administrativa procesada. Otras de su competencia que le sean encomendadas por el Jefe del Departamento de Bienes y Servicios, Subgerente de Servicios Generales y/o Gerente de Administracin.

ARTCULO 40. (MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES) 40.1 (RECEPCIN DE SOFTWARE Y LICENCIAS DE SOFTWARE) 40.1.1 (Responsables) Cuando la compra del software y/o licencias de software sea realizada mediante Orden de Compra y no requiera la conformacin de Comisin de Recepcin, los siguientes funcionarios son responsables de verificar que los bienes provistos coincidan con lo solicitado: Supervisor de Activos Fijos Tcnico de Activos Fijos Autoridad del rea solicitante Profesional o Tcnico del rea solicitante

Cuando la compra se realice mediante Contrato y requiera la conformacin de una Comisin de Recepcin, los miembros de la misma sern los encargados de verificar que lo entregado sea efectivamente lo solicitado en las Especificaciones Tcnicas. 40.1.2 (Tareas) Los funcionarios responsables de la recepcin del software realizarn esta tarea, basados en los documentos de respaldo necesarios tales como Orden de Compra o Contrato, Especificaciones Tcnicas y otros que sean necesarios, debiendo cotejar la documentacin de respaldo y verificar que la cantidad, atributos tcnicos, fsicos y funcionales del software coincidan con lo efectivamente solicitado por la Institucin. En caso de que los bienes provistos coincidan con las caractersticas tcnicas solicitadas, se proceder a realizar la recepcin del software adquirido, caso contrario se realizar la devolucin de los mismos al proveedor. 40.1.3 (Registro en la Unidad de Activos Fijos) Habindose procedido a la recepcin del activo intangible, la Unidad de Activos Fijos, proceder a la incorporacin del software en los registros del BCB. 40.2 (INCORPORACION DE SOFTWARE Y LICENCIAS DE SOFTWARE) 40.2.1 (Objetivo) La codificacin o generacin del cdigo de un bien tiene por objeto la identificacin perpetua de un bien, el cdigo del activo intangible ser asignado en funcin a la estructura administrativa del BCB y la Unidad de Activos Fijos. 40.2.2 (Responsable) El responsable por la codificacin de los activos fijos intangibles del BCB es la Unidad de Activos Fijos a travs del Tcnico de Activos Fijos. 40.2.3 (Codificacin Fsica) Cada uno de los activos fijos intangibles deber contar con un cdigo (Clave) que lo identifique y que facilite la toma de inventarios; en vista que no es posible la codificacin fsica del activo intangible debido a su carcter incorpreo, nicamente los medios fsicos de instalacin y licencias sern codificados fsicamente. 40.3 (ASIGNACIN DE SOFTWARE Y LICENCIAS DE SOFTWARE)

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La Unidad de Activos Fijos asignar los activos fijos intangibles al Jefe de Departamento de Seguridad Informtica, el cual ser el responsable, en primera instancia, de su custodia, manejo y administracin. En caso de asignacin de software y/o licencias de software por parte del Jefe de Departamento de Seguridad Informtica a otro funcionario de ese Departamento o del BCB, este ltimo ser responsable por su administracin, custodia y/o debido uso; debiendo la Gerencia de Sistemas establecer los mecanismos de control correspondientes. 40.4 (CONTROL EN EL MANEJO DE SOFTWARE Y LICENCIAS DE SOFTWARE) 40.4.1 (Objetivo) El control de los activos intangibles tiene por objeto estandarizar el manejo de los mismos, desde su asignacin al Jefe de Departamento de Seguridad Informtica (tarea a cargo de la Gerencia de Administracin) o reasignacin de ste a otro funcionario de ese Departamento o del BCB (tarea a cargo de la Gerencia de Sistemas), hasta que culmine su tiempo de vida til y se realice su baja contable. 40.4.2 (Custodia) Habiendo sido asignado el activo intangible al Jefe del Departamento de Seguridad Informtica o reasignado a otro funcionario de ese Departamento o del BCB, ste custodiar, resguardar y administrar todos los medios fsicos, licencias, manuales, certificados, etc. de acuerdo con el Manual de Organizacin y Funciones aprobado por el Directorio. 40.4.3 (Inventarios) La Gerencia de Administracin, a travs del Departamento de Bienes y Servicios, Unidad de Activos Fijos, es la responsable del registro contable de software y licencias de software de la Institucin. Como parte del control deber realizar al menos un inventario anual de estos bienes y compatibilizar la informacin resultante con los registros del Departamento de Seguridad Informtica de la Gerencia de Sistemas. CAPITULO IV SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE BIENES SECCION I ASPECTOS GENERALES ARTCULO 41. (TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIN DE BIENES) Los tipos y modalidades de disposicin de bienes son los siguientes: a) Disposicin Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento 2. Prstamo de Uso o Comodato b) Disposicin Definitiva, con las modalidades de: 1. Enajenacin 2. Permuta ARTCULO 42. (RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIN DE BIENES) El Responsable por la disposicin de bienes mediante las modalidades de arrendamiento y enajenacin es el Directorio del Banco Central de Bolivia, el cual deber precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposicin de Bienes. El Responsable por la disposicin de bienes mediante las modalidades de prstamo de uso o comodato y permuta es el Presidente del Banco Central de Bolivia, quien deber precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposicin de Bienes.
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SECCION II BAJA DE BIENES ARTCULO 43. (CONCEPTO) La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposicin; consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artculo 235 y lo establecido en el Artculo 236 de las NB-SABS, son los siguientes: 43.1 (BAJA DE BIENES POR CAUSALES a), b) y h) DEL ARTCULO 235 DE LAS NB-SABS)

N 1.

Responsable

Actividad

2.

3.

4.

5.

6. 7.

8. 9.

Gerente de De acuerdo con el artculo 187 de las NB-SABS y con base en los resultados de: Administracin Informe del Departamento de Bienes y Servicios de disposicin definitiva de bienes; o Informe del Departamento de Bienes y Servicios, cuando se detecta un bien(es) faltante(s) en el Inventario de Almacenes o Activos Fijos; o Informe del Departamento de Seguridad Integral a la Compaa Aseguradora, sobre un bien declarado hurtado, robado, perdido fortuitamente o siniestrado. Instruye preparar un Informe al respecto para el Presidente y Gerente General del BCB, incluyendo las Actas correspondientes. Supervisor de Elabora el Informe detallado para el Gerente General del BCB sobre los bienes a ser Almacenes o dados de baja por las causales a), b) y h) del artculo 235 del DS 0181 (NB-SABS), Activos Fijos describiendo: caractersticas, cdigo, descripcin y estado. Presenta el Informe con los antecedentes que correspondan al Jefe del Departamento de Bienes y Servicios (DBS). Jefe del DBS Revisa el contenido del Informe. De acuerdo: Firma y presenta el Informe con sus antecedentes al Gerente de Administracin y Subgerente de Servicios Generales para su revisin. En desacuerdo: Instruye la correccin al Supervisor. Paso 2. Gerente de Revisan el contenido del Informe. Administracin De acuerdo: Firman y presentan el Informe con sus antecedentes al Presidente y y Subgerente Gerente General. En desacuerdo: Instruyen la correccin al Jefe del DBS. Paso 3. de Servicios Generales Gerente Toma conocimiento e instruye a la Gerencia de Asuntos Legales la elaboracin del General informe legal y del Proyecto de Resolucin correspondientes; remitiendo todos los antecedentes. Si no existe impedimento legal: Una vez recibidos ambos documentos, los remite al Presidente. Si existe impedimento legal: Devuelve antecedentes a la Gerencia de Administracin. Paso 19. Presidente Toma conocimiento del informe legal y emite la Resolucin mediante la cual aprueba la baja de los bienes. Deriva la Resolucin a la Gerencia General para su ejecucin. Gerente Derivan la Resolucin al Jefe del DBS, instruyendo registrar la baja del(los) bien(es) y la General, manera en que la baja ser cubierta. Gerente de Administracin y Subgerente de Servicios Generales Jefe del DBS Deriva la instruccin y los antecedentes al Supervisor. Supervisor de Almacenes o Activos Fijos Entrega al Tcnico de la Unidad la copia de la Resolucin, el Informe y los antecedentes, instruyndole: Cuando la baja es por disposicin definitiva: Registrar la operacin contable por la

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10. 11. 12. 13. 14.

Tcnico de Unidad Tcnico de Unidad Tcnico de Unidad Tcnico de Unidad Tcnico de Unidad

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baja. Cuando la baja es cubierta por el Seguro: Registrar la operacin contable por la baja y reposicin del bien. Cuando la baja es descontada de los Haberes del Funcionario responsable de la custodia del bien: Registrar la operacin contable por la baja del bien y descuento de haberes. Con base a los antecedentes: efecta la contabilizacin correspondiente a la baja de los bienes autorizados. Guarda la copia del Comprobante Contable con los antecedentes en el Archivo de Bajas de Bienes. Guarda una copia del Comprobante Contable en el kardex del bien correspondiente. Ingresa al sistema automatizado, ubica el registro del bien y con base en los antecedentes registra la baja del inventario de la Unidad. Graba el registro. Cuando el bien es repuesto: Elabora el Registro de Bienes consignando, segn corresponda: Datos de la compra del bien: fecha de recepcin, solicitante, tem, partida, valor de compra y descripcin. Datos de la incorporacin: fecha de compra, clave, descripcin contable, N de ficha, descripcin, marca, serie, modelo, N contrato de seguro, ubicacin fsica, localidad, asignacin, observaciones, etc., segn corresponda al tipo de bien. Imprime y firma en 1 original y 1 copia. Presenta con los antecedentes al Supervisor. Cuando el bien no es repuesto: Paso 19. Revisa el Registro de Bienes de la Unidad con los antecedentes. Correcto: Firma el Registro. Presenta con los antecedentes al Jefe del DBS. Incorrecto: Instruye realizar la correccin al Tcnico. Paso 14. Revisa el Registro de Bienes de la Unidad con los antecedentes. Correcto: Firma el Registro. Devuelve con los antecedentes al Supervisor. Incorrecto: Instruye realizar la correccin al Supervisor. Paso 15. Entrega los documentos al Tcnico.

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Supervisor de Almacenes o Activos Fijos 18. Tcnico de la Archiva el Registro de Bienes en la carpeta correspondiente para respaldo de la Unidad. Unidad 19. Fin del procedimiento. 43.2 (BAJA DE BIENES POR CAUSALES c), d), e), f) y g) DEL ARTCULO 235 DE LAS NBSABS) N 1. Responsable Tcnico de la Unidad Actividad

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Como resultado de un inventario, identifica los bienes que no estn en condiciones de ser utilizados (inservibles, mermados, desmantelados, obsoletos, etc.), de acuerdo con las causales de baja c), d), e), f) y g) del Artculo 235 del DS 0181 (NB-SABS). Comunica al Supervisor. Supervisor de Elabora un informe sobre los bienes que precisan ser dados de baja incluyendo un Almacenes o detalle pormenorizado de sus caractersticas, cdigo, descripcin y estado, adjuntando Activos Fijos las Actas correspondientes. Firma el Informe y presenta al Jefe del Departamento de Bienes y Servicios (DBS). Jefe del DBS Toma conocimiento, revisa e inspecciona los bienes a ser dados de baja. Firma el informe y presenta, adjuntando las Actas correspondientes, al Gerente de Administracin y Subgerente de Servicios Generales. Gerente de Toman conocimiento, realizan la inspeccin y verificacin de lo sealado en el Informe y Administracin cuando consideren necesario solicitan la opinin de un perito tcnico en la materia. y Subgerente Instruyen preparar un Informe para el Presidente y Gerente General del BCB sobre los de Servicios bienes a ser dados de baja. Generales Supervisor de Elabora el Informe detallado para el Presidente y Gerente General del BCB adjuntando el Almacenes o listado de los bienes a ser dados de baja, describiendo: caractersticas, cdigo,
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descripcin y estado. Presenta al Jefe del DBS con los antecedentes que correspondan.

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Revisa el contenido del Informe y el listado de los bienes a ser dados de baja. De acuerdo: Firma y presenta el Informe con sus antecedentes al Gerente de Administracin y Subgerente de Servicios Generales para su revisin. En desacuerdo: Hace sus correcciones y devuelve al Supervisor. Paso 5. Gerente de Revisan el contenido del Informe y el listado de los bienes a ser dados de baja. Administracin De acuerdo: Firman y presentan al Gerente General el Informe con sus antecedentes. y Subgerente En desacuerdo: Hacen sus correcciones y devuelven al Jefe del DBS. Paso 6. de Servicios Generales Gerente Toma conocimiento e instruye a la Gerencia de Asuntos Legales la elaboracin del General informe legal y del Proyecto de Resolucin correspondientes; remitiendo todos los antecedentes. Si no existe impedimento legal: Una vez recibidos ambos documentos, los remite al Presidente. Si existe impedimento legal: Devuelve antecedentes a la Gerencia de Administracin. Paso 21. Presidente Toma conocimiento del informe legal y emite la Resolucin mediante la cual aprueba la baja de los bienes. Deriva la Resolucin a la Gerencia General para su ejecucin. Gerente Deriva la copia de la Resolucin al Jefe del DBS, instruyendo proceder a la baja fsica y General, contable correspondientes. Gerente de Administracin y Subgerente de Servicios Generales Jefe del DBS Deriva la copia de la Resolucin al Supervisor, instruyndole cumplir la instruccin y solicitar a la GAL la verificacin correspondiente. Supervisor de Prepara la Comunicacin Interna a la GAL solicitando la verificacin de la baja fsica de Almacenes o los bienes autorizados. Activos Fijos Supervisor de Conjuntamente con el Jefe del DBS, coordinan y establecen con el representante de la Almacenes o GAL y el Notario de Fe Pblica contratado por el BCB, el da y hora para realizar la baja Activos Fijos fsica de los bienes autorizados. Jefe del DBS Comunica al Gerente de Administracin y Subgerente de Servicios Generales el da y hora programados para la baja de los bienes autorizados. Gerente de En presencia del Notario de Fe Pblica: Administracin, En el da y hora definidos: Subgerente de En el caso de bienes muebles: Presencian el retiro fsico de los bienes Servicios autorizados de los Depsitos del BCB. Generales, Jefe En el caso de bienes inmuebles: Realizan la inspeccin del inmueble. del DBS, Cotejan los bienes fsicos (cdigo, cantidad y descripcin) con el listado de bienes a ser Representante dados de baja. Autorizan que los bienes dados de baja sean descartados. de la GAL y Supervisor de Elaboran el Acta de Baja de Bienes refrendado por el Notario de Fe Pblica y firmado por Almacenes o el Gerente de Administracin, Subgerente de Servicios Generales, Jefe del DBS, Activos Fijos Representante de la GAL y Supervisor. Supervisor de Entrega al Tcnico de la Unidad el Acta de Baja de Bienes, Informe y Resolucin, Almacenes o instruyndole registrar la baja en los registros del Sistema automatizado. Activos Fijos Para propsitos de contabilizacin, la baja contable y la baja en los registros de la Unidad debern realizarse en el mismo mes. Tcnico de Con base en los antecedentes: efecta la contabilizacin correspondiente a la baja de los Almacenes o bienes autorizados: abona cuentas de activo y debita las cuentas de depreciacin Activos Fijos acumulada, cuando corresponda, y castigo de bienes. Tcnico de Con base en los antecedentes: ingresa al Sistema automatizado y registra la baja del Almacenes o inventario de la Unidad. Activos Fijos Registra la fecha de baja, el valor, destino y el tipo de baja. Graba el registro en el Sistema automatizado.

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Tcnico de Guarda el Acta de la Baja de Bienes, copia del Comprobante Contable y copia de los Almacenes o Informes y otros antecedentes en el Archivo de Bajas de Bienes. Activos Fijos 20. Tcnico de Guarda una copia del Comprobante Contable en el krdex del bien correspondiente. Almacenes Activos Fijos 21. Fin del procedimiento.

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