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Elaborando el proyecto de presupuesto Luis Alberto Penagos Martnez

Posted By Contribuciones de nuestros lectores On 02/21/2011 @ 9:19 am In De Nuestros Lectores | No Comments

La preparacin del Presupuesto tiene ocupados en esta poca a muchos copropietarios y administradores, por lo que vale la pena recordar algunos puntos esenciales y tener en cuenta las sugerencias de los expertos en el tema. La elaboracin del Proyecto de Presupuesto es una funcin del Administrador, quien deber presentarlo para su estudio al Consejo de Administracin, que a su vez ser quien lo presente a la Asamblea General de Copropietarios. La Asamblea General es quien deber dar su aprobacin final a este presupuesto, que servir para fijar las Cuotas de Administracin o Cuotas de Aporte a las Expensas Comunes. Todo lo referente a la elaboracin, presentacin, aprobacin y aplicacin del Presupuesto, se encuentra reglamentado en las ley de Propiedad Horizontal, (En Colombia, Ley 675 de Agosto 3 de 2001)) y en los Reglamentos de cada copropiedad. PRINCIPIOS BASICOS: En el Presupuesto deben incluirse partidas o Rubros destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrir la copropiedad. Estas partidas estn relacionadas con la Administracin, Funcionamiento y Conservacin, y agrupan rubros como Contabilidad, Vigilancia, Servicios Pblicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, Revisora Fiscal y algunos presupuestos visionarios saben que las copropiedades se deterioran debido a las inclemencias del clima y tiempo y no obstante que empiezan a alimentar el FONDO DE IMPREVISTOS, tambin presupuestan vigencias futuras para esos eventos, etc. El clculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administracin, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un ao, por lo que su costo no variar durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un clculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como Costos Fijos. Otros rubros, como los Servicios Pblicos, (Electricidad, Acueducto, Telfono, Gas) Suministros, (Papelera, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) Reparaciones Locativas, (Plomera, Electricidad, Cerrajera, Pintura etc.) usualmente se clasifican como son Costos Variables, y su clculo es un poco ms complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, ndice de Inflacin esperada, necesidades especficas de la copropiedad, su edad, deterioro normal, vencimiento de garantas, y (Muy importante) el comportamiento histrico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el Estado de Resultados (P. & G.) y en la Ejecucin Presupuestal. Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflacin, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos as un clculo bastante aproximado a lo que ser el gasto real. DOS PRINCIPIOS BASICOS PARA NO OLVIDAR: 1- NO INFLAR EL PRESUPUESTO En algunas ocasiones, en su afn de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de la copropiedad, algunos administradores (Incluyendo al Consejo y el Revisor Fiscal) pueden caer en el error de elaborar presupuestos Inflados o supervalorados, que
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dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de administracin, y generan inconformismo entre los copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades Sin nimo de Lucro y que los supervits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como Imprevistos, que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar. 2- NO QUEDARSE CORTO Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costes reales, lo que generar a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demaggico o poltico, podr generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminar por agotar las reservas logradas anteriormente, dejar a la copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generar Dficits que se traducirn en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservacin o mejoras, lo que a su vez ocasionar deterioro en las edificaciones, equipos y dems bienes comunales, depreciacin de la propiedad, (Que es su inversin!) y desprestigio para la administracin. PUNTOS PARA RECORDAR: *- La copropiedad est obligada a tener un seguro: En la actualidad se consiguen plizas que cubren incendio, terremoto, conmocin civil, asonada, explosin, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas plizas integrales diseadas especialmente para las copropiedades, con precios mdicos, permiten cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya estos Seguros en su presupuesto. *- No trate de economizar contratando empresas piratas: Adems del riesgo que eso siempre ha representado, ahora con las nuevas disposiciones legales la copropiedad y su administrador pueden recibir drsticas y millonarias sanciones. Investigue con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia. *- Recuerde que la Cartera Morosa puede acabar con las buenas intenciones de cualquier adm inistracin y conv ertirse en un grav e problem a si se deja av anzar: Es m ejor pagar un poco m as por una Adm inistracin profesional, que pueda ofrecer asesora jurdica, acceso a las bases de datos, (COVINOC, DATACREDITO, etc. ) y que no tenga com prom isos con ninguno de los residentes, que pretender ahorrar delegando la adm inistracin en em pricos o en residentes que seguram ente tendrn grav es dificultades para cobrar a tiem po y com o es debido. PRESENTANDO EL PROYECTO DE PRESUPUESTO Si usted forma parte de los rganos Administrativos de una copropiedad, recuerde que no todos los copropietarios estn familiarizados con estos principios ni conocen los mecanismos empleados para fijar las Cuotas de Administracin. Por eso, usted encontrar resistencia a cualquier incremento, por justificado que sea, y se enfrentar a argumentos empricos, poco slidos y a veces francamente infantiles, como este: Por que en el Edificio XXX, donde vive mi madre, (o Hermana, To, Amigo, etc.) pagan Muchisiiiisimo menos administracin que aqu, siendo que el conjunto es Muchsimo ms grande que ste ???? !!!!!! Para enfrentar estas situaciones, sea didctico. Destine unos minutos para explicar a la Asamblea, (Antes de presentar el Proyecto de Presupuesto) los principios fundamentales de la Propiedad Horizontal, la forma en que se elabora el presupuesto, los criterios que se tienen en cuenta para ello, los factores que inciden en el valor de la Cuota, etc. Si Usted lo hace bien, (Cosa que no dudamos) posiblemente deje sin argumentos a la oposicin. (Si a pesar de ello algn despistado le hace la pregunta anterior, tmese otros minutos para recordarle que el edificio XXX donde vive la madre, (Hermana, to, Amigo, etc) tiene 400 apartamentos, (no los 20 que tiene su edificio) por lo que los gastos se reparten en una proporcin ligeramente diferente. Recurdele adems, que el Edificio XXX no tiene ni piscina, ni sauna, ni ascensores, ni campo de golf, y que est ubicado en una zona de estrato 2. Al final, despus de la reunin, invtele a un caf y trate de convencerlo en aras de la buena convivencia.)
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Recuerde adem s, que la ley exige que el proyecto de Presupuesto sea anexado a la Citacin de la Asam blea, (Quince das antes de su realizacin) y acom pelo con inform acin suficiente, com o unas notas de sustentacin y cuadros o grficos com parativ os que m uestren las v ariaciones en cada uno de los rubros, entre el presupuesto pasado y el nuev o proyecto. As facilitar su com prensin y anlisis y reducir el tiem po de debate en la reunin. Tom ado de A.I.P.H Ltda Atentamente; Luis Alberto Penagos Martnez Consultor Internacional de InterAmerican Community Affairs USA Auditing Investigative Forensis Email: lapenagos@hotmail.com

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