POLITICAS ADMINISTRATIVAS

POLITICAS ADMINISTRATIVAS Polticas para la administracin del Presupuesto

El presupuesto Institucional ser presentado a la Asamblea de Socios, en la segunda semana del mes de diciembre, para ello, todas las reas debern presupuestar sus requerimientos y entregar el presupuesto a la Direccin de Administracin a ms tardar a mediados de noviembre. El formato utilizado para presentar presupuesto esta descrito en el presente Manual de procedimientos administrativos y financieros. El rea de contabilidad ser la encargada de consolidar los presupuestos de cada rea de la entidad, por rubro de gasto, y entregarlo a la Direccin de Administracin en la ltima semana del mes de noviembre, de modo sea aprobado en la primera semana de diciembre por el Consejo Directivo y finalmente por la Asamblea General Ordinaria N 3 a mediados de diciembre. El presupuesto consolidado se denominar Presupuesto de Apertura Institucional. Durante el perodo de ejecucin del presupuesto institucional, las incorporaciones, modificacin, eliminacin y reasignacin de presupuesto, sern autorizadas por el Director de Administracin y por la fuente cooperante, si fuera el caso, informando al Consejo Directivo. Todos los cambios en el Presupuesto desde su aprobacin en diciembre hasta julio sern presentados a la Asamblea General Ordinaria N 2 en el mes de agosto y a la Asamblea General Ordinaria N 3 en diciembre, si fuera el caso. Con la presentacin del nuevo presupuesto de apertura, a la asamblea de socios, se entregar un informe con todas las modificaciones que se hayan realizado durante el perodo de vigencia del presupuesto del ao que finalizo.

Polticas para la administracin del personal.

Para la contratacin de nuevo personal en la entidad, sea este Coordinador, Jefe o personal de proyecto, investigaciones, servicios o administracin, el perodo de contrato inicial ser de tres meses, antes de finalizar este perodo, el Director en caso de coordinadores o jefes, y el coordinador o jefe del rea en caso de personal de proyecto, investigaciones, servicios o administracin emitir un informe de evaluacin del desempeo del nuevo personal, recomendando su permanencia o su retiro, el documento es dirigido al Director de Administracin. De ser favorable el informe, se proceder a prorrogar el contrato hasta que finalice el ao, la siguiente prorroga de contrato podr ser de tres a seis meses o de un ao o hasta que finalice

el motivo de su contratacin durante dicho ao, de acuerdo a nuestros contratos con las agencias cooperantes y contratantes. El personal que contrate VIA LIBRE, ser bajo la modalidad de 5ta categora, considerando todos los beneficios sociales del trabajador. En casos, muy particulares dentro de lo permisible por ley y con la autorizacin del Director de Administracin, se podr contratar bajo la modalidad de 4ta categora. Para la toma de vacaciones del personal, los Directores y/o los Coordinadores y responsable de rea, elaboraran los cronogramas respectivos del personal a su cargo, dicho cronograma comprender un perodo de 15 das y ser visado por el Director del rea competente y ser remitido a la Direccin de Administracin para su consolidacin y control. Se programa las vacaciones por 15 das, debido a que la entidad suspende actividades de todo el personal las dos ltimas semanas de diciembre. La entrega del cronograma de vacaciones ser entregado a la Direccin de Administracin a ms tardar el 15 de enero de cada ao. VIA LIBRE, en casos muy especiales y dependiendo de la disponibilidad de presupuesto institucional, podr retribuir econmicamente al personal por vacaciones no tomadas, esta retribucin ser por un mximo de una semana (7 das), quien autoriza la retribucin econmica es el Director de Administracin. La autorizacin de los permisos para el personal, estar a cargo del Director de Administracin, de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo (RIT). El pago mensual de honorarios de personal se realiza el ltimo da de cada mes, en caso la fecha fijada, sea un da feriado, sbado o domingo, se pagar un da anterior, las gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad se pagaran el 15 de julio y diciembre respectivamente. Las bonificaciones extraordinarias que se asignen al personal debern estar autorizadas por el director a cargo, posteriormente ser enviadas a la Direccin de Administracin y RRHH para su aprobacin final por escrito, quien las remite al rea respectiva para su desembolso. VIA LIBRE, no entrega adelantos a cuenta de honorarios, salvo excepciones autorizada por el Director de Administracin. VIA LIBRE, no otorga prstamos econmicos, salvo excepciones autorizadas por el Director de Administracin, la devolucin del prstamo en caso sea otorgando, ser antes que finalice la ejecucin del presupuesto institucional. Los prstamos que sean otorgados por la entidad, sern con fondos de recursos propios, en ningn caso se utilizarn fondos provenientes de Proyectos.
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Los permisos, licencias y sanciones se contempla en el RIT.

Polticas Administrativas-financieras.

La Administracin de VIA LIBRE, no otorgar un nuevo anticipo de fondos, cuando exista un anticipo pendiente de rendicin. En caso de que los gastos no estn sustentados adecuadamente, las facturas o comprobantes presenten deficiencias y/o las rendiciones no resulten consistentes, los gastos sern pagados por el Coordinador solicitante; y/o persona que tiene a cargo la rendicin. No sern aceptadas boletas de venta, salvo autorizacin con la firma de la Direccin de Administracin. Los plazos para la rendicin no pasarn de los tres (3) das hbiles de haber finalizado la actividad, o a su retorno a Lima, si la actividad es fuera de Lima. Las Declaraciones Juradas se aceptarn por un monto mximo de 1.5 % UIT soles, salvo que el donante o contrato determine otro monto. No se aceptan comprobantes con el concepto consumo, deber detallarse lo consumido. Toda adquisicin o servicio realizado a nivel nacional por un importe igual o mayor al 35% de la UIT, deber necesariamente tramitarse por el Departamento de Compras y Almacn (DCA). En ningn Fondo fijo o caja chica se aceptaran gastos por compras o servicios mayores o iguales al 30% de una UIT, dichos gastos se tramitarn a travs del DCA. Los cheques y/o transferencias no se realizarn por montos menores al 20% de la UIT. El reglamento interno de manejo de personal, anexo al presente documento, es vigente y su actualizacin es aprobada por el Director de Administracin. VIA LIBRE, facilita recursos econmicos en la modalidad de subvenciones a entidades locales para que realicen actividades previstas en los planes operativos de los Proyectos, para estos casos, se utilizar la gua para la rendicin de gastos subvenciones (ver tem 2.5), documento que anexa al presente manual. VIA LIBRE, anualmente realizar una auditoria contable y financiera de la ejecucin del Presupuesto Institucional del ao anterior, esta auditoria no reemplaza a las auditorias especificadas en los convenios de cooperacin de los Proyectos o Investigaciones que ejecuta VIA LIBRE.

Cuando se encuentren hallazgos graves en los procedimientos de control, caso de toma de inventarios de farmacia, bienes y equipos y, arqueo de caja chica, el rea de contabilidad elaborar un informe tcnico dirigido a la Direccin de Administracin, quien lo presentar al Consejo Directivo de VIA LIBRE, a fin que se tomen las medidas correctivas que consideren pertinentes. Se consideran como faltas graves a la prdida en farmacia de productos por un valor del 6% de UIT, en el caso de arqueos de caja la falta de un 10% del fondo fijo otorgado; o prdidas seguidas en el ao que dupliquen dichos porcentajes. En equipos se considerar falta grave la prdida de equipos donde no se han tomado las reglas de seguridad establecidas por VIA LIBRE.

Poltica adoptada con los procedimientos administrativos indicados en los convenios internacionales

Los procedimientos administrativos, facilitados por la fuentes cooperantes que financian a VIA LIBRE, son complementarios al presente manual, en caso se presente una controversia, respecto a un procedimiento administrativo especfico, prevalecer el procedimiento indicado en el manual entregado por la fuente cooperante, debido a que este documento, es parte del contrato firmando entre VIA LIBRE y la entidad cooperante. Para mayor detalle, se anexan al presente documento, los manuales administrativos de las entidades cooperantes que estn vigentes.

Subvenciones

VIA LIBRE tiene establecido una poltica de subvencin la cual puede ser de dos modalidades: Sin rendicin documentaria. En estos casos con la firma del convenio de subvencin se sustenta el gasto ante la fuente cooperante, por lo que no se requiere presentar documentos contables que sustenten el gasto. Con rendicin documentaria. En estos casos, VIA LIBRE facilitara la gua para la rendicin de gastos de subvenciones, ver numeral 2.5.1 (Pg. 11), en la cual se detalle los rubros de gastos que pueden ser utilizados y el procedimiento de rendicin. En caso de subvenciones mayores debido a Contratos especficos, VIA LIBRE preparar un Manual ad-hoc de acuerdo a las necesidades de cada uno de los proyectos.