Comunicao na Gesto de Projetos Cristiana Maria de Oliveira e Hevaldo Dias Duarte Como parte do processo de comunicaes, o emissor responsvel

l por garantir que as informaes estejam claras e completas, de forma que o receptor possa receb-las corretamente, e pela confirmao de que elas so adequadamente entendidas. O receptor responsvel por garantir que as informaes sejam recebidas completas e sejam entendidas corretamente. (PMBOK em portugus, PMI, 2004) Cada vez mais dentro das empresas, a comunicao deve ser vista como uma estratgia de crescimento. A intensidade do fluxo de informaes que existe atualmente exige agilidade e eficincia na comunicao, que se tornou um dos fatores primordiais para o sucesso de um projeto. Com os avanos tecnolgicos que ampliaram a capacidade de troca de informao e a valorizao do conhecimento, a gesto eficiente da comunicao no ambiente do projeto se tornou essencial para que os objetivos estabelecidos sejam plenamente alcanados. O processo de planejamento das comunicaes dentro de um projeto tem como foco principal identificar as necessidades de informaes das partes interessadas e determinar uma forma adequada para atend-las. Esse planejamento precisa esclarecer questes como: quem precisar de qual informao? Quando precisaro dela? Como determinada informao ser fornecida? Por quem ser fornecida? Sabendo que “a maioria dos gerentes dos projetos concludos com sucesso gastou aproximadamente 90% do seu tempo envolvida em algum tipo de comunicao” (DINSMORE, 2005), a gesto de comunicao deve se voltar para o afinamento da comunicao dentro da equipe do projeto, de forma a minimizar os riscos decorrentes do no entendimento de mensagens, ordens, tarefas. “Seja ela escrita, falada, de forma no-verbal, com um estilo formal ou informal, os gerentes devem saber aplicar os diferentes tipos e estilos de comunicao, assim como desenvolver um ambiente que propicie uma comunicao franca e aberta entre os participantes do projeto” (DINSMORE, 2005). Desenvolvimento “O gerenciamento das comunicaes do projeto a rea de conhecimento que emprega os processos necessrios para garantir a gerao, coleta, distribuio, armazenamento, recuperao e destinao final das informaes sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os processos de gerenciamento das comunicaes do projeto fornecem as ligaes crticas entre pessoas e informaes que so necessrias para comunicaes bem-sucedidas. Os gerentes de projetos podem gastar um tempo excessivo na comunicao com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador.” (PMBOK, 3 Edio, 2004)

Lamentavelmente ainda muito comum em algumas empresas falhas de comunicao dentro da equipe de projeto. H situaes em que as pessoas envolvidas em determinado projeto parecem no se entender, no “falam a mesma lngua”, impedindo que ocorra uma integrao e um afinamento, imprescindvel para o bom andamento de um projeto. Sem mencionar que muitas vezes os envolvidos nem ao menos sabem dados bsicos do projeto no qual esto trabalhando. “O PMI reconhece as seguintes barreiras de comunicao: falta de canais de comunicao claros; distncia fsica ou temporal entre o emissor e o receptor; uso inadequado de linguagem tcnica; fatores ambientais de distrao; atitudes prejudiciais; informao excessiva; falta de conhecimento sobre o assunto que est sendo comunicado; diferenas culturais”. (DINSMORE, 2005) Na tentativa de reverter esse quadro, muitas empresas hoje direcionam os seus esforos no aprimoramento de seus processos de comunicao, de forma ampla e abrangente, com atuao em gesto da comunicao focada no alinhamento da gesto da comunicao corporativa aos objetivos estratgicos da empresa; a estruturao de uma comunicao interna que permita aos funcionrios a informao de seu papel e envolvimento na realizao das estratgias e objetivos da empresa; e o alinhamento da comunicao interna e externa da empresa. O processo de gesto da comunicao interna busca estreitar a articulao com a estratgia da empresa, evidenciando a comunicao direta, estimulando a participao de todos os membros da equipe e funcionrios e a inteirao com os meios de comunicao disponveis. O PMI recomenda como boa prtica que o gerente de projeto utilize seis aes para garantir que as comunicaes com a equipe do projeto sejam bem sucedidas e produzam resultados positivos para o projeto: ser um comunicador efetivo; ser um facilitador de comunicaes; evitar bloqueadores de comunicao; manter a equipe de projeto o mais prximo possvel; ter uma sala de comando para o projeto e conduzir reunies eficazes (DINSMORE, 2005). Concluso A necessidade da comunicao uma realidade entre os envolvidos num projeto, porm muitos ainda no percebem a importncia de se preocupar com a qualidade da comunicao. Analisando a literatura estudada, podem-se perceber desvios entre a teoria e o que praticado no dia a dia de vrias empresas. Deve-se buscar, portanto, um equilbrio entre o que est disponvel em literatura voltada para a gesto da comunicao em projetos e a prtica, uma vez que as boas prticas propostas e compiladas especialmente no guia PMBOK propem uma abordagem mais criteriosa dos requisitos e distribuio da informao, esclarece a importncia de se atentar para os tipos, estilos e canais de comunicao e a otimizao das reunies. Tudo isso na maior parte dos casos, no condiz com a rotina dos projetos. O que se v entre os gerentes de projeto uma “homogeneidade de aes no mbito das comunicaes das informaes no projeto, no sendo identificadas prticas inovadoras que pudessem ser seguidas” (BRAGA, 2005). H, finalmente, a necessidade, parte dos gerentes de projeto, de um entendimento da importncia do papel das comunicaes no bom relacionamento entre os integrantes de uma equipe de projetos e

no andamento dos projetos, atravs da modernizao de pontos de vista arcaicos de formas de gesto, promovendo a familiarizao com as boas prticas, ao invs de se prolongar procedimentos de gesto criados atravs da experincia, mas que se mostram morosos e pouco eficientes na prtica. Bibliografia PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de Conhecimento de Projetos – Guia PMBOK. PMI Standards Comitee, 2004 DINSMORE, P.C. Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos: Livro-Base de Preparao para Certificao PMP – Project Management Professional. 2 ed. Rio de Janeiro: Ed. Qualitymark, 2005. BRAGA, M.M. O Papel da Comunicao na Gesto de Projetos: Um Estudo de Caso. 2005. 114 f. Dissertao (Mestrado em Administrao Estratgica) – Universidade Salvador, UNIFACS, Salvador.