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Evaluando el TCO y el ROI de un Portal de Intranet

Julio del 2010

CONTENIDOS
Contenidos ................................................................................................................................. 2 INTRODUCCIN .......................................................................................................................... 3 1. Figuras Clave ........................................................................................................................... 5 2. El Portal de Intranet de Bitrix se levanta y se destaca ............................................................ 8 3. Total del Costo de la posesin (TCO) ..................................................................................... 10 3.1. Costos de Implementacin ............................................................................................. 11 3.1.1. Sistema de Licencias ................................................................................................ 11 3.1.2. Hardware ................................................................................................................ 12 3.1.3. Instalacin del Sistema, Configuracin y Prueba. Inicializacin del contenido ......... 12 3.1.4. Capacitacin y Educacin .............................................. Error! Marcador no definido. 3.2. Costos de Mantenimiento .............................................................................................. 15 3.2.1. Soporte Tcnico ....................................................................................................... 15 3.2.2. Mantenimiento del Hardware.................................................................................. 16 3.2.3. Sistema de Administracin y Manejo del Contenido................................................ 16 3.2.4. Continuidad de la Educacin ......................................... Error! Marcador no definido. 3.3. Resumen de las estimaciones del TCO para diferentes compaas .................................. 18 3.4. Evaluacin del Riesgo-ajustado al TCO ............................................................................ 19 3.5. Resumen delos Valores Austados del Riesgo TCO .......................................................... 20 4. Retorno de la Inversin (ROI)................................................................................................ 21 4.1. ROI Caso de estudio ....................................................................................................... 22 4.1.1. Consolidacin de la Base de Datos y de los sevicios corporativos ............................ 22 4.1.2. Flujo de Trabajo electrnico Electronic Workflow as a Red Tape Killer .................... 22 4.1.3. Comunicaciones Eficientes y Conocimiento de la Administracin ............................. 23 4.1.4. La Extranet y los problemas de la calidad del servicio............................................... 23 4.2. Evaluando el Portal de Intranet de Bitrix ROI .................................................................. 23 4.3. Otros Indicadores Econmicos (IRR, NPV) ....................................................................... 25 5. CONCLUSIN ........................................................................................................................ 27 ACERCA DE BITRIX ..................................................................................................................... 28

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INTRODUCCIN
Muchas empresas involucradas en el desarrollo y en el despliegue de sistemas de informacin, incluyendo los portales de intranet, siguen cometiendo los mismos errores una y otra vez. Mientras se esfuerzan en innovaciones y tecnologa, se olvidan de las necesidades del cliente. La mayora de los clientes tienen particular inters en saber acerca de la tecnologa o sus estndares, o lo que el desarrollador utiliza en sus productos. Las dos grandes preguntas que son de gran preocupacin para el cliente son obviamente cunto le costar el sistema y cual ser el retorno de la inversin. Estas dos preguntas concernientes a la mayora de tipos de productos de softwares han estado bajo discusin por aos. El error del block es usualmente la falta de un acuerdo en lo que respecta a la metodologa de la medicin de los indicadores financieros. En efecto, esto es lo esperado, desde que cada implementacin de cualquier sistema de IT ocurre en un negocio y en un ambiente de IT nico . El Mercado del portal de Internet, no se libra de esta dficultad. De hecho , disienten en este sector, es posible incluso que no estn de acuerdo en otros, dada la naturaleza multifactico del producto. Slo un breve ejemplo, los proveedores del portal prefieren depender de conclusiones empricas, especulando en un silencio razonablemente que la eficiencia le brinda ventajas financieras. Esto implica un cliente ideal quien tiene ventajas de hecho de todas las caractersticas. Los clientes manejan por una urgente necesidad de resolver uno de los dos problemas que quizs termine comparndose con productos altamente disparejos, como la solucin de uno de los puntos de un portal completamente destacado, vindolo con calma es un valor real en el proceso. Este documento representa el enfoque de Bitrix midiendo y calculando los dos principales indicadores financieros del proyecto de intranet: TCO (Costo Total del Propietario) y del ROI (Retorno de la Inversin). Otra de las cosas que creemos deben ser iguales, es el enfoque basado en construcciones generalizadas que son de consistencia con experiencia de nuestros clientes, se adhiere al sentido comn y se puede aplicar a la vida real. Nuestro enfoque es especialmente aplicable a las pequeas y medianas empresas, los segmentos que componen la mayora de los clientes Bitrix. Las primeras audiencias para esta investigacin hay gente que est a cargo del inicio de la implementacin del desarrollo de los proyectos: los CEO y los directores financieros de IT. Por otra parte, a los tcnicos, les resultar til para una mejor comprensin de los aspectos econmicos de la implementacin del sistema, como tambin probar el beneficio financiero que presenta el Portal de Intranet de Bitrix para la gestin. Hemos desarrollado e implementado una versin basada en una web de la calculadora del TCO/ROI para el Portal Intranet Bitrix de acuerdo con la metodologa elaborada en este trabajo. La calculadora est disponible en: www.bitrixsoft.com/tcoroi.

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Esta investigacin incluye tres partes principales:

En las secciones 1 y 2 otorga informacin cualitativa y cuantitativamente acerca del Portal de Intranet de Bitrix , as como sus caractersticas y ventajas. La seccin 3 lo introduce a la metodologa de la evaluacin del costo total de posesin de una intranet adems le brinda un ejemplo del clculo del TCO. La seccin 4 le brinda una revision de los enfoques existentes para la estimacin del ROI y muestra ejemplos del clculo de este y otros indicadores financieros (NPV, IRR).

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1. Figuras Clave para el Portal Intranet de Bitrix

El TCO del Portal de Intranet de Bitrix (coste total de propiedad) durante un rangos de perodo de tres de aos de tiempo entre 22.016 dlares (25 usuarios) a 198,807 dlares (1.000 usuarios) 1. El valor de TCO por usuario disminuye dramticamente a medida que la escala de aplicacin crece.
Escala Indicador* TCO TCO por usuario TCO TCO por usuario TCO TCO por usuario TCO TCO por usuario TCO TCO por usuario TCO TCO por usuario Moment de la instalacin 5,606 224 8,343 167 13,371 134 27,368 109 49,550 99 72,510 73 Ao1 6,233 249 8,828 177 12,622 126 20,574 82 30,214 60 45,074 45 Ao 2 4,964 199 7,097 142 10,384 104 17,846 71 27,753 56 39,621 40 Ao3 5,213 209 7,452 149 10,903 109 18,738 75 29,140 58 41,602 42 Total 22,016 881 31,720 634 47,280 473 84,526 338 136,657 273 198,807 199

25 usuarios

50 usuarios

100 usuarios

250 usuarios

500 usuarios

1,000 usuarios

* - todos los valores que se muestran estn en US$

Retorno de inversin (economa) despus de la instalacin del Portal de Intranet de Bitrix en un perodo de tres aos variar de $ 37239 (25 usuarios) a $ 1489556 (1.000 usuarios). Debido a que la base de esta medida est basada exclusivamente en ahorro de tiempo, el valor por usuario permanecer constante, independientemente de la escala de aplicacin.
Momento de la instalacin -

Escala 25 usuarios 50 usuarios 100 usuarios 250 usuarios 500 usuarios 1,000 usuarios

Indicador* ROI ROI ROI ROI ROI ROI

Ao1 11,813 23,625 47,250 118,125 236,250 472,500

Ao 2 12,403 24,806 49,613 124,031 248,063 496,125

Ao 3 13,023 26,047 52,093 130,233 260,466 520,931

Total 37,239 74,478 148,956 372,389 744,778 1,489,556

* - todos los valores mostrados son en US$

El Portal de Intranet de Bitrix en el Mercado de la intranet es como una solucin que suena econmicamente excepcional para organizaciones de cualquier tamao. Los tres aos ROI estn entre el 69% y 649%; IRR in the intranet market as an economically sound solution for organizations of almost any size. The three-year ROI is between 69% and 649%; IRR llega del 100% al 594%.

Si una empresa se ajusta a los parmetros de referencia (sueldos, mantenimiento. etc.). Ver captulo 4.

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Escala

Mediciones de Inversin TCO, USD

Momento de la instalacin 5,606

Ao 1 11,839 0% 0%

Ao2 16,803 44% 75% 6,455 24,268 100% 159% 21,812 36,377 166% 244% 55,190 65,788 268% 344% 161,851 107,516 350% 404% 346,503 157,205 516% 582% 748,625

Ao 3 22,016 69% 100% 13,202 31,720 135% 181% 37,875 47,280 215% 263% 90,771 84,526 341% 360% 258,164 136,657 445% 419% 546,330 198,807 649% 594% 1,162,688

25 usuarios

ROI, % IRR, % NPV, USD TCO, USD -5,606 8,343

-292 17,171 38% 77%

50 usuarios

ROI, % IRR, % NPV, USD TCO, USD -8,343 13,371

5,750 25,993 82% 159%

100 usuarios

ROI, % IRR, % NPV, USD TCO, USD -13,371 27,368

19,608 47,942 146% 256%

250 usuarios

ROI, % IRR, % NPV, USD TCO, USD -27,368 49,550

65,538 79,764 196% 316%

500 usuarios

ROI, % IRR, % NPV, USD TCO, USD -49,550 72,510

146,675 117,584 302% 489%

1,000 usuarios

ROI, % IRR, % NPV, USD -72,510

334,562

For any organization with 50 or more users, Bitrix Intranet Portal will pay for itself as early as one year after launch. Even for a 25-user company, Bitrix Intranet Portal will pay for itself within a three-year period if the users save a very modest 2 minutes of working time per day. Companies with over 100 users will need to show just one minute of savings per day to pay off the investment. Para cualquier organizacin con 50 o ms usuarios, El Portal de Intranet de Bitrix se pagar por s mismo en un ao posterior al lanzamiento. Incluso para una empresa de 25 usuarios, El Portal de Intranet de Bitrix se pagar por s mismo dentro de un perodo de tres aos, si los usuarios ahorran un muy modestamente 2 minutos de tiempo de trabajo por da. Las empresas con ms de 100 lusuarios tendrn que mostrar un solo minuto de ahorro por da para pagar la inversin.

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Mnimo de tiempo eficiente ahorrado Escala 25 usuarios 50 usuarios 100 usuarios 250 usuarios 500 usuarios 1.000 usuarios Momento de la Instalacin Ao1 3,01 2,18 1,65 1,22 1,01 0,75 Ao 2 2,08 1,50 1,13 0,82 0,67 0,49 Ao3 1,77 1,28 0,95 0,68 0,55 0,40

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2. El Portal Intranet de Bitrix se levanta y se destaca

La Correcta ejecucin, de una intranet es la solucin para la comunicacin, el trabajo en equipo y el intercambio de informacin dentro de una empresa que proporciona a cada empleado un puesto de trabajo de alto desempeo para as motivarlo, incrementar la productividad y concentrar el conocimiento. El sistema utiliza tecnologas de web comunes, utilizadas en el Internet hoy en da, pero adaptado a las operaciones comerciales internas. En pocas palabras, un portal de intranet es anlogo al sitio web de la compaa y tambin a las funciones internas, no externas. En el actual ambiente de negocios, los portales de intranet se han convertido en un equipamiento estndar en las empresas con una masa crtica de usuarios de red, que tal modo que merece la aplicacin. Segn una estimacin realizada por IDC, el mercado de portal de intranet en todo el mundo ha tenido un crecimiento de $ 1 biilln y va a llegar a 1,5 biillones dlares en el 2011. Por otra parte, el mercado ha mostrado un crecimiento incluso atravesando la crisis financiera global: hay nuevos proveedores que aparecen mientras que los pioneros han incrementado las ventas. Esta tendencia es claramente provocada en el valor creado por una intranet. Basta con mirar una de las funciones individuales ms bsicas de una Intranet, el uso compartido de archivos, el valor es evidente para cualquiera que haya mirado a travs de varias carpetas para compartir, buscando la copia ms reciente de un documento, o teniendo que asegurarse que todos los empleados son conscientes ya de las polticas ms recientes, las campaas actuales de publicidad, o procedimientos normalizados de trabajo. Slo esta caracterstica nica le permite ahorrar una cantidad notable de tiempo, y una intranet de alta gama trae mucho. A pesar de esta tendencia positiva, hay una serie de factores que pueden retrasar la implementacin de un portal de intranet - una condicin que siempre se da es el caso de las nuevas tecnologas, ya sea que estn reemplazando a las tecnologas antiguas o yendo al limite. En el caso de los portales de intranet, algunos de los principales factores son el costo inicial, los gastos de mantenimiento, la compatibilidad con la infraestructura existente y, por supuesto, la cuestin de qu es esa masa crtica, es el punto de corte en la que una intranet se convierte en una inversin que vale la pena . Bitrix Intranet Portal stands out in the arena for its approach to these issues. As an out-of-the-box software product, it allows set-up of a fully functional intranet portal in shortest time possible with as little assistance from IT specialists as possible. The ease of operation and integration, rich functionality and low total cost of ownership come together to make Bitrix Intranet Portal the ideal solution for small businesses, much more advantageous than many cumbersome corporate platforms or expensive readyto-go solutions. Nonetheless, Bitrix Intranet Portal supports the full spectrum of business communication technologies and features toolsets which surpass these competitors in most cases, all without massive monetary investments. El portal de intranet de Bitrix se destaca en el mbito de su acercamiento a estos temas. Como si fuera un producto de software, le permite la puesta en marcha de una intranet en pleno funcionamiento del portal en el menor tiempo posible y con poca asistencia de especialistas en TI como sea posible. La facilidad de la operacin y la integracin, la funcionalidad y bajo coste total de propiedad se unen para hacer del Portal de Intranet de Bitrix la solucin ideal para pequeas empresas, siendo mucho ms ventajosa que muchas de las plataformas corporativas que resultan engorrosas o costosas. Sin embargo, El Portal de Intranet de Bitrx soporta una gama completa de tecnologas de comunicacin empresarial y

varios conjuntos de herramientas, caractersticas que superan a la competencia en la mayora de los casos, todo ello sin grandes inversiones monetarias.

Portal de Intranet de Btrix est basado en la Plataforma de Bitrix que no tiene par es un sistema de manejo de contenido que impulsa ms de 30,000 sitios web a nivel mundial.

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3. Cost Total de posesin (TCO)

El primer paso en la estimacin de la rentabilidad de cualquier proyecto es evaluar los costos necesarios para el sistema de propiedad y uso. Vamos a utilizar una metodologa de costo total 2 de propiedad que se introdujo por primera vez por Gartner en 1987 . La idea detrs de esto es tan simple como pueda ser posible: calcular todos los posibles costos que una empresa poda soportar durante el ciclo de vida del sistema. Una metodologa cuidadosamente razonada requiere una clasificacin clara de estos gastos. 3 Segn la definicin de libre disposicin en la Wikipedia , pueden agruparse en partidas de gastos explcitos e implcitos. Tanto los gastos explcitos e implcitos pueden ser en una sola vez (por lo general en el momento de la instalacin) o en forma peridica (que ocurren despus). En el anlisis del TCO del Portal de Intranet de Bitrix, la distincin entre los gastos ocasionales y peridicos es que se da prioridad sobre los gastos explcitos e implcitos en la medida como se visualizan los datos.
Por lo tanto, una evaluacin estndar del TI en el sistema TCO incluye los siguientes pasos. Evaluacin de los costos de implementacin a cargo del cliente antes de que el sistema se ponga en funcionamiento. Estos son gastos de una sola vez que pueden considerarse como la inversin inicial. Evaluacin de los costes de mantenimiento (gastos peridicos). Aunque este tipo de gastos puede parecer menos importante, puede exceder los costos de implementacin de manera significativa, especialmente durante varios aos. Esta investigacin considera un horizonte de tres aos para los costos de mantenimiento. Por ltimo, las estimaciones se ajustan a los riesgos de implementacin. El objetivo del ajuste es la reduccin de inexactitud que se deriva de retrasos posibles en la ejecucin (que son casi inevitables como muestra la prctica). Vale la pena mencionar que slo los gastos implcitos requieren un ajuste debido a los costos explcitos que son predeterminados y cambian en raras ocasiones.

El mtodo analtico desarrollado a continuacin se muestra en funcin de un conjunto de parmetros, haciendo el enfoque sea universal y permitiendo la evaluacin del costo total de posesin para cualquier empresa, independientemente del sector de la industria o la escala. Esta metodologa est disponible en una calculadora en lnea en el sitio web de Bitrix que se podr utilizar para calcular los indicadores financieros claves, proporcionando los parmetros de entrada necesarios.
Secciones 3.1 3.3 muestra el resultado de la estimacin de los principales gastos del Portal de Intranet Bitrix .

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Acerca de Gartner TCO: http://amt.gartner.com/TCO/MoreAboutTCO.htm. http://en.wikipedia.org/wiki/Total_cost_of_ownership

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3.1. Costos de Implementacin

En un caso general, los costos de implementacin incluyen los siguientes elementos principales gastos:
Licencia(s). del Software. Este es un gasto explcito y est definido por el costo de la licencia ue el software requiere para la implementacin de la solucin. Adems, este tema puede incluir el costo

de software de infraestructura (si est usando otros productos comerciales).

Hardware. This is also an explicit expenditure and is defined by the current market price for the required server hardware. This item might be irrelevant for customers which already have adequate hardware to run the intranet portal 4. Here we assume that a new server is going to be purchased for the deployment of Bitrix Intranet Portal. Sistema de instalacin y configuracin. Este es un gasto implcito. El costo total se determina mediante el tiempo requerido por los especialistas en TI para instalar el sistema y la configuracin inicial completa. Es importante no incluir la creacin de contenidos y los costes de mantenimiento del sistema aqu. System testing and content population. These are implicit expenditures. The total cost is determined by the time required to test and initialize the system. Sistema de prueba y contenido. Estos son los gastos implcitos. El costo total se determina por el tiempo necesario para poner a prueba el sistema e inicializarlo. Formacin y educacin. Este gasto implcito se determina por el tiempo necesario para que los usuarios del sistema puedan familiarizarse con el funcionamiento del mismo y sus caractersticas. Desde la interfaz este sistema es muy intuitivo y los cursos de formacin en lnea incluidos en el interior del producto del software eliminan la necesidad de una formacin costosa con un instructor.

3.1.1. Licencia del Software

La Tabla 1 muestra la actual lista de precios del Portal de Intranet de Bitrix. Para evaluar el coste total de propiedad, estamos usando la edicin de Office, ya que incluye todas las caractersticas que requieren en la mayora de los casos las pequeas y medianas empresas. Tabla 1. El Portal de Intranet Bitrix
Licencia del Portal de Intranet Bitrix Pack basado en 25 usuarios Usuario Adicional Licencia ilimitada del usuario Precio $1,799 $40 $20,799

Por lo tanto, el importe total de este articulo es (en US$): (1) Costos de Licencia = 1 799 + (Usuarios - 25) 40,

El Portal de Intranet del soporte de VMware y las tecnologas de virtualizacin de Parallels. Esto permite ejecutar el sistema en un servidor en el que un servidor de correo y/o pgina web est instalado.
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Donde los usuarios es el nmero de usuarios en el sistema. La frmula (1) es vlida si son ms de 25 y menos de 500. Si el nmero de usuarios de la intranet est por debajo o por encima del rango especificado, el precio de la licencia es fijo: $ 1.799 o $ 20.799, respectivamente5. La Tabla 2 muestra ejemplos de los precios del Portal de Intranet de Bitrix (en USD) para empresas de diferentes tamaos. Table 2. Ejemplos de precios de licencias del Portal de Intranet de Bitrix
Usuarios Precio de Licencia (US$) 25 1,799 50 2,799 100 4,799 250 10,799 500 20,799 1,000 20,799

3.1.2. Hardware
El Portal de Intranet de Bitrix tiene requerimientos del hardware muy sencillos. El rendimiento de la plataforma ha sido probado por decenas de miles de sitios con mucho trfico, tambin ha pasado pruebas especiales de rendimiento. En particular, para servir a las organizaciones pequeas, el sistema podr ser instalado en un equipo normal de oficina en lugar de un costoso servidor dedicado. Generalmente, el costo del hardware es directamente dependiente de la escala de implementacin. De acuerdo con la evaluacin realizada por los ingenieros de Bitrix, estos gastos pueden variar desde $1,000 a $10,000, dependiendo del nmero de usuarios y de la carga del sistema. La figura mxima ($10,000) corresponde a los proyectos de relativamente gran escala en las organizaciones con ms de 3,000 usuarios 6. Un modelo lineal simple se puede utilizar para evaluar el costo del hardware: (2) Costos del Hardware = 1000 + Usuarios 3, donde Usuarios es el nmero de usuarios de la intranet. Tabla 3. Costos del Hardware para diferentes organizaciones
Usuarios Costos del Hardware(USD) 25 1,075 50 1,150 100 1,300 250 1,750 500 2,500 1,000 4,000

Esta evaluacin est sujeta a la correccin de acuerdo a las demandas de los clientes la poltica especfica de TI.

3.1.3. Configuracin del sistema, Configuracin y Prueba, Contenido Como se mencion anteriormente, el costo de los trabajos preparatorios est implcito y por lo tanto se calcula usando el tiempo pasado. Para calcular esta partida de gastos, tenemos que estimar el tiempo de trabajo y el costo unitario (el costo de una hora-hombre).
Este clculo supone que Bitrix Portal de Intranet se instala en un software de infraestructura libre (tambin conocido como LAMP: Linux, Apache, MySQL, PHP). Al utilizar la plataforma de Microsoft, aadir los costes de Windows Server, MS SQL y MS IIS. Usted recibir una indicacin precisa de este software a un distribuidor autorizado de Microsoft o distribuidor. 6 Implementaciones de proyectos ms grandes requeriran una evaluacin especial de acuerdo con los detalles de infraestructura de TI del cliente.
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Determinar el costo unitario es relativamente simple. Se deriva de los costes totales de un empleado. Este es un producto del salario bruto y los gastos de mantenimiento (alquiler, muebles de oficina y hardware, artculos de papelera, formacin, etc) - el mantenimiento coeficiente de llamada. La frmula prctica es la siguiente (3): (3) Costo del empleado = Salario Mantenimiento, donde Salario es el salario promedio de los empleados de la compaa, y Mantenimiento es un

coeficiente que la experiencia muestra que es entre 1,5 y 3

. Ahora tenemos que calcular el tiempo necesario. Es obvio que el factor principal es la complejidad del proyecto, que es difcil de medir para una organizacin abstracta. Las mtricas de concreto slo sera del tamao de una organizacin, en este caso - el nmero de usuarios de la intranet.

Como se especularon los especialistas de Bitrix, el mejor modelo para obtener los insumos de tiempo es el nmero de usuarios el cual es una funcin exponencial con un factor de , es decir, la raz cuadrada. Este modelo de conjeturas por ejemplo, al incrementar el nmero de usuarios cuatro veces, los costos de tiempo aumentarn el doble. La siguiente frmula representa la formalizacin de este enfoque:
(4) donde Usuarios eos el nmero de usuarios de intranet; k es un factor de normalizacin.

Tiempo

Model Exponencial Model lineal

Users

Fig. 1 Modelos del costo Exponencial y linear

El factor k aqu es una figura empricamente derivada que se aproxima a los datos acumulados de los proyectos exitosos. De acuerdo con nuestra investigacin, la configuracin del sistema y el tiempo de de referencia de configuracin de una organizacin de 250 usuarios, es mximo 40 horas-hombre, las pruebas y el tiempo de la poblacin del contenido el mximo. 80 horas-hombre. En la prctica, estos indicadores pueden ser incluso menores: un administrador de sistemas cualificado puede implementar el sistema en su totalidad en el plazo de 1 o 2 das hbiles.

Las consideraciones descritas anteriormente son suficientes para producir una estimacin real de los costos. Los ejemplos de los resultados calculados para las organizaciones de diferente

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escala se resumen en la tabla 4. Los clculos se hicieron asumiendo que el salario promedio es de $ 3.000 por mes, y el factor de Mantenimiento es de 2.
Tabla 4. Los costos de tiempo y dinero para la configuracin del sistema, configuracin, pruebas, la poblacin el contenido

Usuarios Tiempo (puesta a punto y configuracin), horas-hombre Costo Monetarios(instalacin y configuracin), US$ Costos de tiempo (pruebas y poblacin del contenido), horas hombre Costos Monetarios (prueba, polacin del contenido), US$

25 12,6 457 25,3 914

50 17,9 647 35,8 1,293

100 25,3 914 50,6 1,829

250 40,0 1,446 80,0 2,892

500 56,6 2,045 113,1 4,089

1,000 80,0 2,892 160,0 5,783

Dado que estos gastos estn implcitos, que se ajustar a los posibles riesgos y retrasos (ver captulo 4.3).

3.1.4. Capacitacin y Educacin

El ltimo elemento de los costos de implementacin es la formacin del personal. Al igual que en el despliegue, los gastos de formacin se estima a travs del tiempo invertido. Sin embargo, la funcin exponencial es inaplicable en este caso porque la formacin debe ser entregado a todos los empleados sin excepcin. (5) Por lo tanto, la siguiente frmula (5) se puede utilizar para medir los costes de formacin y educacin: Costos de Educacin= Usuarios Horas de Educacin Costo por hora, donde Usuarios es el nmero de usuarios de intranet, Horas de Educacin es el promedio de horas de entrenamiento, y el Costo de horas es el promedio de la hora hombre..

Bitrix afirma que slo una hora es necesaria para obtener una comprensin inicial del sistema y tomar el curso de capacitacin en lnea utilizando el mdulo de e-Learning. Cabe destacar una vez ms que no es necesario que los usuarios que la del portal de Intranet de Bitrix lleven el curso.
Los ejemplos de resultados de clculo para las organizaciones de diferente escala se resumen en la tabla 5. Los clculos se hicieron asumiendo un salario promedio de $ 3,000, y un factor de Mantenimiento de 2. Tabla 5. Costos de Educacin y Capacitacin
Usuarios Costos de Educacin, US$ 25 904 50 1,807 100 3,614 250 9,036 500 18,072 1,000 36,145

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3.2. Costos de Mantenimiento

Los principales componentes siguientes se pueden distinguir en los costos de mantenimiento. Observe de nuevo que estamos utilizando un horizonte de tres aos para los costes de mantenimiento. Soporte Tcnico. Este es un gasto explcito cuyos valores posibles se especifican en el listado de precios del Portal de Intranet de Bitrix. Tenga en cuenta que las licencias de software (vase 4.1.1) ya incluyen una suscripcin de soporte tcnico de un ao. Mantenimiento del Hardware. Este es un gasto explcito se define por los costes de mantenimiento del servidor, los costos de colocacin, los costos de repuestos y de la electricidad consumida. Sistema de administracin. Este gasto implcito es simplemente una medida del tiempo

que el administrador del sistema (s) pasa por el sistema de gestin durante el perodo de operacin. Tenga en cuenta que esto no incluye el tiempo necesario para la gestin de contenidos.
Manejo de Contenido. Estos gastos implcitos se define por el tiempo necesario para agregar, editar o borrar el contenido del portal de intranet. Esto incluye la actualizacin de contenidos y de moderacin (la ejecucin de las polticas de contenido y uso). Continuidad de la Educacin. Este gasto implcito es determinada por el tiempo de los nuevos usuarios de intranet de (es decir, los nuevos empleados) pasan para al aprendizaje de los fundamentos sobre la operacin del intranet. Tenga en cuenta que la formacin inicial (realizada en el inicio del sistema) ya ha sido incluida en los costos de implementacin.

La estimacin de los costes de mantenimiento se encuentra en valores monetarios absolutos, todos los gastos que ocurren en los aos siguientes ser ajustado a la inflacin (una tasa del 5% se utilizar como ejemplo). 3.2.1. Soporte Tcnico El costo de la asistencia tcnica para Bitrix Intranet Portal de un ao es el 22% del precio de la licencia. As que para obtener las cotizaciones de esta partida de gastos, tenemos que obtener el precios de las licencias existentes (4.1.1), se multiplica por la tasa de apoyo tcnico y ajuste por inflacin. Tenga en cuenta que todas las nuevas licencias incluyen una suscripcin de un ao a actualizaciones y soporte tcnico.
Tabla 6. Costo del soporte tcnico
Usuario Gastos del soporte tcnico (aos2 y 3), US$ 25 895 50 1,392 100 2,386 250 5,370 500 10,342 1,000 10,342

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Como lo indica la lista de precios actualmente.

Note que este descuento est dsponible cuando compra la suscripcin del servicio tcnico por 3 aos. El clculo presente implica que la compaa extienda su suscripcn anualamente.
1

3.2.2. Mantenimiento del Hardware

En general, el costo de mantenimiento de hardware y la asignacin se definen por el precio del vendedor y las caractersticas de los clientes del centro de datos. Sin embargo, se puede llegar a una estimacin adecuada de este tema utilizando el modelo de soporte tcnico. Nuestra experiencia muestra que las empresas no gastan ms del 25% del precio del servidor para el mantenimiento y la asignacin. Esto incluye la asignacin de servidores en un centro de datos, ventilacin, electricidad, reparaciones - cualquier cosa necesaria para el funcionamiento normal del servidor. As, para obtener los costos de mantenimiento de hardware, vamos a calcular el 25% las cotizaciones de precios de compras existentes (4.1.2) y la ajustaremos a la inflacin. Tabla 6. Costo del mantenimiento y distribucin del hardware
Usuarios Costos de Mantimiento (3 aos), US$ 25 890 50 952 100 1,076 250 1,448 500 2,069 1,000 3,310

3.2.3. Sistema de Administracin y Manejo del Contenido

La evaluacin de la administracin del sistema y los costos de gestin de contenidos se asemeja la de la configuracin y pruebas del sistema. La evaluacin se basa en los siguientes supuestos. El gasto de tiempo en el primer ao es 50% mayor que la de los aos 2 y 3. Este considera el hecho con administradores y usuarios adaptados al sistema, los procesos se ejecutan sin problemas y los usuarios experimentados requieren menos apoyo de los administradores. El costo de hora-hombre est ajustado por la inflacin. De acuerdo a las observaciones de Bitrix, el tiempo empleado en la administracin del sistema durante el primer ao para una muestra de 250 usuarios por organizacin con 80 horas-hombre, los costos de gestin de contenido sern de 240 horas-hombre.

La Tabla 7 muestra los resultados de ejemplos de clculos para los casos con nmeros diferentes de usuarios. Los clculos se hicieron asumiendo que el salario promedio es de $ 3.000, y el factor de Mantenimiento es de 2.

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Tabla 7. Sistema de administracin y costes de gestin de contenidos

Usuarios Costos de tiempo (administracin del sistema), horas-hombre, 3 aos Costos monetarios (administracin del sistema), USD, 3 aos Costos de tiempo (manejo de contenido), horas-hombre, 3 aos Costos monetarios (manejo de contenido), USD, 3 aos

25 89 3,507 177 7,014

50 125 4,959 250 9,919

100 177 7,014 354 14,027

250 280 11,090 560 22,179

500 396 15,683 792 31,366

1,000 560 22,179 1,120 44,358

3.2.4. Educacin Contnua

La evaluacin de la educacin permanente y los costos de formacin son similares a los costos de formacin inicial. Para obtener los valores, descontamos los costos de formacin inicial para la rotacin de personal, y luego se realiza un ajuste por inflacin. La Tabla 8 muestra los resultados de los clculos efectuados para un nmero de usuarios diferentes. Los clculos se hicieron asumiendo que el salario promedio es de $ 3.000, el factor de Mantenimiento es de 2, y el factor de rotacin de personal es del 20% al ao. Tabla 8. Costos de continuidad de educacin y entrenamiento.
Usuarios Educacin y Entrenamiento, US$ 25 598 50 1,196 100 2,393 250 5,982 500 11,964 1.000 23,929

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3.3. Resumen de la Estimacin del TCO

Tabla 9. resumen de los resultados obtenidos en los captulos 3.1 3.2. Table 9. Resumen de la estimacin del TCO
Tamao de la Compaa Tiempo gastado Software Hardware 25 usuarios Sistema de administracin y mantenimiento Educacin y training TCO TCO por usuario Software Hardware 50 usuarios Sistema de administracin y mantenimiento Educacin y training TCO TCO por usuario Software Hardware 100 users Sistema de administracin y mantenimiento Educacin y training TCO TCO per user Software Hardware 250 users Sistema de administracin y mantenimiento Educacin y training TCO TCO per user Software Hardware 500 users Sistema de administracin y mantenimiento Educacin y training TCO TCO por usuario Software Hardware 1,000 users Sistema de administracin y mantenimiento Educacin y training TCO TCO por usuario Momento de la instalacin 1,799 1,075 1,372 904 5,149 206 2,799 1,150 1,940 1,807 7,696 154 4,799 1,300 2,743 3,614 12,457 125 10,799 1,750 4,337 9,036 25,922 104 20,799 2,500 6,134 18,072 47,505 95 20,799 4,000 8,675 36,145 69,618 70 Ao1 0 282 4,321 190 4,792 192 0 302 6,110 380 6,792 136 0 341 8,641 759 9,741 97 0 459 13,663 1,898 16,020 64 0 656 19,322 3,795 23,773 48 0 1,050 27,325 7,590 35,966 36 Ao2 436 296 3,024 199 3,956 158 679 317 4,277 398 5,671 113 1,164 358 6,049 797 8,368 84 2,619 482 9,564 1,992 14,658 59 5,045 689 13,525 3,985 23,244 46 5,045 1,103 19,128 7,970 33,245 33 Ao3 458 311 3,176 209 4,154 166 713 333 4,491 418 5,955 119 1,222 376 6,351 837 8,786 88 2,750 506 10,042 2,092 15,391 62 5,297 724 14,202 4,184 24,406 49 5,297 1,158 20,084 8,368 34,907 35 Total 2,694 1,965 11,892 1,502 18,052 722 4,191 2,102 16,818 3,004 26,114 522 7,185 2,376 23,784 6,007 39,352 394 16,169 3,198 37,606 15,018 71,991 288 31,141 4,569 53,183 30,037 118,929 238 31,141 7,310 75,212 60,073 173,736 174

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3.4. Evaluando el Riesgo Ajustado del TCO

En la fase de cierre de la evaluacin costo total de propiedad, los valores calculados deben ser ajustados por los riesgos de implementacin para poder darse cuenta de los obstculos y las dificultades que pueden surgir en una organizacin al desarrollar e implementar el portal de intranet. El ajuste de costo total de propiedad se lleva a cabo segn la metodologa propuesta por Forrester7. Esta metodologa distingue 3 valores para cada uno de los gastos implcitos8. Base gastos sin ajustar. Mnimo stos son tambin gastos no ajustados por tipo de proyectos, de hecho, nunca terminan antes de lo previsto, por lo que no va a suceder que el dinero que est guardado en los gastos est basado en el tiempo. Mximo gastos multiplicados por un factor de riesgo determinados. Segn la experiencia de Bitrix, 200% es un factor de mximo realismo, y este valor se utilizar para los clculos finales.

La prctica indica que los costos ms probable puede estimarse en un simple promedio de la base, mnimo y mximo de gastos. La tabla 10 muestra valores de ejemplo para diferentes empresas. Tabla 10. Los gastos implcitos: la base y el riesgo de los valores ajustados
Usuarios Sistema de costos de administracin y mantenimiento, valor base 3 aos, USD System administration and maintenance costs, 3 years, riesgo del valor ajustable, USD 25 11,892 15,856 50 16,818 22,424 100 23,784 31,712 250 37,606 50,141 500 53,183 70,911 1,000 75,212 100,283

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Forrester, The Total Economic Impact , http://www.forrester.com/TEI Excluyendo costos de educacin y capacitacin. Aunque estos costos tambin estn implcitos, hay costos predecibles y claros fijos.

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3.5. Resumen del Riesgo del valor ajustable del TCO

Tabla 11 resumiendo el final, el riesgo de los valores ajustables del TCO para los resultados sobre ejemplos de otras empresas. Estos resultados en adelante se utilizarn para estimar los indicadores de inversin del proyecto. Table 11. Valores finales del TCO, riesgo ajustable
Tamao de la compaia Artculo Software Hardware 25 usuarios Sistema de Administracin y Mantenimiento Educacin y capacitacin TCO TCO por usuario Software Hardware 50 usuarios Sistema de Administracin y Mantenimiento Educacin y capacitacin TCO TCO per user Software Hardware 100 users Sistema de Administracin y Mantenimiento Educacin y capacitacin TCO TCO por usuario Software Hardware 250 users Sistema de Administracin y Mantenimiento Educacin y capacitacin TCO TCO por usuario Software Hardware 500 users System administration and maintenance Educacin y capacitacin TCO TCO per user Software Hardware 1,000 users Sistema de Administracin y Mantenimiento Educacin y capacitacin TCO TCO por usuario Momento de la Instalacin 1,799 1,075 1,829 904 5,606 224 2,799 1,150 2,586 1,807 8,343 167 4,799 1,300 3,658 3,614 13,371 134 10,799 1,750 5,783 9,036 27,368 109 20,799 2,500 8,179 18,072 49,550 99 20,799 4,000 11,566 36,145 72,510 73 Ao 1 0 282 5,761 190 6,233 249 0 302 8,147 380 8,828 177 0 341 11,521 759 12,622 126 0 459 18,217 1,898 20,574 82 0 656 25,763 3,795 30,214 60 0 1,050 36,434 7,590 45,074 45 Ao 2 436 296 4,032 199 4,964 199 679 317 5,703 398 7,097 142 1,164 358 8,065 797 10,384 104 2,619 482 12,752 1,992 17,846 71 5,045 689 18,034 3,985 27,753 56 5,045 1,103 25,504 7,970 39,621 40 Ao 3 458 311 4,234 209 5,213 209 713 333 5,988 418 7,452 149 1,222 376 8,468 837 10,903 109 2,750 506 13,389 2,092 18,738 75 5,297 724 18,935 4,184 29,140 58 5,297 1,158 26,779 8,368 41,602 42 Total 2,694 1,965 15,856 1,502 22,016 881 4,191 2,102 22,424 3,004 31,720 634 7,185 2,376 31,712 6,007 47,280 473 16,169 3,198 50,141 15,018 84,526 338 31,141 4,569 70,910 30,037 136,657 273 31,141 7,310 100,282 60,073 198,807 199

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4. RETORNO DE LA INVERSIN (ROI)

El Retorno de la inversin para un portal de intranet es un temafascinante que ha atrado a muchos autores que han escritodecenas de artculos y trabajos de investigacin sobre el mismo.En primer lugar, vale la pena hacer una observacin menor de este indicador y su historia. Regresando al 2001, los analistas usaron para comparar la intranet con la telefona 9 y describi la eficiencia de la tecnologa como tan obvia que no requiere clculo del ROI. Esta ltima afirmacin tiene una lgica bastante seria detrs. En cuanto a los costos, la implementacin de los portales de intranet es relativamente pequea a nivel de toda la empresa, como lo muestra el clculo del TCO en el captulo anterior. Por el lado del retorno, un portal de intranet efectivo afecta a la rutina diaria de cada empleado y se convierte as en la plataforma de casi todas las operaciones. Por lo tanto, incluso si slo un pequeo aumento de la eficiencia se logra, una gran cantidad de negocios se realizan travs del portal que impulsa el retorno de la inversin terica a un nivel fuera de toda duda. Pero, cmo un portal de intranet se paga en la realidad? Por lo general, no genera ingresos directos ni atrae a los clientes, ni produce una mejora inmediata en el servicio al cliente. El nico propsito general para estimar el ROI de cualquier empresa es el ahorro de tiempo obtenido en el portal. El captulo 4.2 se muestra el clculo del ahorro de tiempo que un portal debe alcanzar para justificarse econmicamente. Chapter 4.1 contiene casos de studio que ilustran la utilidad de los proyectos del portal de intranet. El captulo (4.3) discusiones sobre otras mediciones (IRR, NPV).

Toby Ward, Measuring the Dollar Value of Intranets, Intranet Journal, 2001, http://www.intranetjournal.com/articles/200104/ii_04_25_01a.html
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4.1. Casos de studio del ROI

4.1.1. Este captulo contiene una seleccin de casos de estudio para demostrar los mtodos posibles
para medir el retorno de la inversin de la implementacin de un portal de intranet. Estos ejemplos son de hecho especficos y no deben ser considerados como una receta, sin embargo, los casos de estudio le ayudarn en la obtencin de una comprensin adecuada de la economa del portal de la intranet y formalizar los principios de retorno de la inversin.

4.1.2. Consolidacin de la Data de los servicios corporativos

La mayor y ms obvia ventaja de un portal de intranet es la concentracin de datos y servicios. Idealmente, un portal se convierte en un punto nico de acceso para todos los empleados de la compaa, lo que les permite acceder a cualquier informacin que necesiten y aumenten as la disponibilidad de la informacin y la disminucin de los gastos y de tiempo gastado en servicios corporativos y de gestin. La Unilever, un gigante en el mundo de alimentos, cuidado personal y la fabricacin de artculos para el hogar, cruz el puente a finales de los 1990 10 cuando la empresa present una solucin de intranet a travs de toda su infraestructura con 300 oficinas en 88 pases. Como la gestin de la empresa destac, el retorno de la inversin no era de especial inters para nadie, porque las aplicaciones de intranet, obviamente impulsadas por los flujos de informacin, lo que trajo la eficiencia de los procesos de negocio a un nuevo nivel. Sin embargo, para una de las divisiones de Unilever, el retorno de la inversin que justific apareci en la modificacin de una actividad nica. Al Disponer de informacin del negocio concentrada en el portal, el Servicio de Adquisicin de Unilever se enter de quelas distintas unidades de la corporacin de negocios haba adquirido los mismos productos de los mismos proveedores de forma independiente. La consolidacin de estas compras dio como resultado significativos descuentos por volumen . A veces, una mayor transparencia de los datos puede reducir los gastos aparentemente no relacionadas con el uso de un portal de intranet. Un ejemplo curioso de este tipo tuvo lugar en uno de los centros mdicos europeos. La organizacin mantiene una base de datos recomendacin mdica, repartidas en varias carpetas. Despus de implementar un motor de bsqueda contextual, el centro mdico comenz a ahorrar $ 1.000.000 anuales en el seguro porque los mdicos fueron capaces de encontrar las recomendaciones pertinentes y ponerlas en prctica con eficacia.

4.1.3. Flujp de trabajo Electrnico Como un Red Tape Killer

La implementacin de un portal de intranet es uno de los principales hitos en la transicin en pleno a los flujos electrnicos de trabajo. La Documentacin digital no slo ahorra tiempo sino que tambin elimina los gastos de impresin y envo por correo. Bill Diekmann, el Director de IT de Cupertino Electric, afirma que la inversin en el portal de intranet se recuper por completo de los ahorros de correos postales11. Nosotros tenemos
Information Week, Intranet ROI, Leap of Faith, 1999, http://www.informationweek.com/735/intranet2.htm Intranet Blog Connections, Your Intranet as a Cost Savings Tool, 2009, http://blogs.intranetconnections.com/intranet_roi/intranet-costsavings-tool
10 11

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ms de 1,000 empleados, slo 300 de ellos estn en la sede. Hemos utilizado para presentar los formularios de papel manualmente y enviarlos a otras oficinas por correo. Cualquier cambio necesario en los formularios se los enviabamos de nuevo. El portal ha eliminado estos gastos, porque toda la documentacin se actualiza de forma automtica ", dijo Diekmann.Efficient Communications and Knowledge Management Las comunicaciones eficientes son de hecho uno de los propsitos bsicos de la introduccin de un portal de intranet, siendo estos ltimos los medios de comunicacin para ayudar a los empleados a incrementar la eficiencia de su trabajo. Un brillante ejemplo para demostrar las comunicaciones eficientes es el portal de Eureka introducido por Xerox. El propsito de Eureka es formar una interfaz uniforme para el intercambio de conocimientos de los ingenieros de Xerox a nivel mundial". Antes de su introduccin, Xerox utiliz una base de datos de una va de informacin tcnica sin intercambio interactivo de datos que no permiten la adicin de nuevos detalles tcnicos o comentarios sobre las discusiones'. Segn Xerox, el resultado de la introduccin de Eureka ha superado todas las expectativas. Por ejemplo, el sistema ayud a procesar ms de 350.000 solicitudes de asistencia tcnica y con esto a ahorrar ms de $ 15 millones slo a travs de una adecuada y oportuna toma de decisiones en el ao 2001.

4.1.4. La Extranet y los problemas de Calidad del servicio

En un nmero de casos, un portal de intranet puede ser equipado con una interfaz para interactuar con terceros-la llamada extranet 12. Cuando esta es usada apropiadamente, puede incrementar el nivel de satisfaccin de los clientes y contratistas acelerando la interaccin y haciendo veloz la respuesta de las solicitudes externas. Un buen ejemplo de una vista econmica es un portal extranet de clientes desarrollado por Ketchum 13. De acuerdo con una estimacin independiente al Grupo Meta es la innovacin orientada al entorno del cliente lo que aumenta el volumen de negocios de Ketchum en un 0,5% a 5% anual. El promedio de los nmeros produce un aumento absoluto de varios millones de dlares anuales directamente atribuibles a la solucin de extranet. Evaluating Bitrix Intranet Portals ROI Todo los casos de estudio anteriormente descritos tienen un rasgo en comn: prcticamente cualquier factor de eficiencia se puede interpretar como el ahorro de tiempo. La consolidacin de la informacin significa que toda la documentacin est contenida en un almacenamiento centralizado que facilita el acceso y bsqueda. La introduccin de flujo de trabajo electrnico elimina la necesidad del correo. La Comunicacin electrnica ahorra tiempo de trabajo, mientras que la extranet reduce el tiempo requerido para procesar las solicitudes externas. En otras palabras, el ahorro de tiempo es un servicio de medicinde propsito general como la indicacin de la rentabilidad del portal de intranet y lo ms importante, permite un medio para hacer una evaluacin numrica de retorno de la inversin. A pesar de que se avance con el ahorro de tiempo como la nica medida, es preciso recordar que un portal trae consigo una amplia gama de ventajas adicionales que
12 La Extranet es esencialmente una extension del ambiente externo del portal de intranet. Este modulo est disponible en el Portal de Inttanet de Bitrix : Ediciones de Extranet y ediciones superiores. 13 Plumtree, META Publish ROI Estudio de Ketchum myKGN Portal, http://www.thefreelibrary.com/Plumtree,+META+Publish+ROI+Study+of+Ketchum+myKGN+Portal.-a075636293

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son difciles de evaluar en forma numrica. El ROI del portal se puede calcular fcilmente, dado el nmero de usuarios, los costos de mantenimiento y el ahorro medio obtenido a partir de la introduccin del portal. Retorno de la inversin se define comnmente con la siguiente frmula: Return On Investment (ROI) =

Revenue - TCO , TCO

Donde Los ingresos son los ingresos previstos o de ahorro, y el coste total de propiedad es el costo total de propiedad del sistema. Para una unidad de negocio abstracto, el tiempo ahorrado por el portal de intranet es desconocido y puede variar significativamente. La presente investigacin tiene los clculos para los tres escenarios: el ahorro de un minuto y tres minutos al da en el trabajo de ahorro de tiempo, y un punto de equilibrio que muestra la cantidad de empleados a tiempo que debe guardar el proyecto para mostrar un retorno de la inversin de cero. Las indicaciones se calculan para cada uno de los tres primeros aos de operacin de la intranet. Tabla 12. ROI 14 para el PORTAL DE INTRANET DE BITRIX AJUSTADO A LA IMPLEMENTACIN DE RIESGOS
Escala Inversiones mtricas TCO, USD Economa, 1 minuto, USD 25 usuarios Economa, 3 minutos, USD ROI, 1 minuto, % ROI, 3 minutos, % Punto de equilibrio, minutos TCO, USD Economa, 1 minuto, USD 50 users Economa, 3 minutos, USD ROI, 1 minuto, % ROI, 3 minutos, % Punto de equilibrio, minutos TCO, USD Economa, 1 minuto, USD 100 users Economa, 3 minutos, USD ROI, 1 minuto, % ROI, 3 minutos, % Break-even point, minutes TCO, USD Economa, 1 minuto, USD 250 users Economa, 3 minutos, USD ROI, 1 minuto, % ROI, 3 minutos, % Punto de equilibrio, minutos 500 users TCO, USD Economa, 1 minuto, USD Momento de la instalacin 5,606 8,343 13,371 27,368 49,550 Ao 1
15

Ao 2 16,803 4,134 12,403 -52% 44% 2,08 24,268 8,269 24,806 -33% 100% 1,50 36,377 16,538 49,613 -11% 166% 1,13 65,788 41,344 124,031 23% 268% 0,82 107,516 82,688

Ao 3 22,016 4,341 13,023 -44% 69% 1,77 31,720 8,682 26,047 -22% 135% 1,28 47,280 17,364 52,093 5% 215% 0,95 84,526 43,411 130,233 47% 341% 0,68 136,657 86,822

11,839 3,938 11,813 -67% 0% 3,01 17,171 7,875 23,625 -54% 38% 2,18 25,993 15,750 47,250 -39% 82% 1,65 47,942 39,375 118,125 -18% 146% 1,22 79,764 78,750

14 15

Asumiendo el salario y el los sueldos y el mantenimiento como se especifica en 3.4 - 3.5. Acumulativo.

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Economa, 3 minutos, USD ROI, 1 minuto, % ROI, 3 minutos, % Punto de equilibrio, minutos TCO, USD Economa, 1 minuto, USD 1,000 usuarios Economa, 3 minutos, USD ROI, 1 minuto, % ROI, 3 minutos, % Punto de equilibrio, minutos

72,510 -

236,250 -1% 196% 1,01 117,584 157,500 472,500 34% 302% 0,75

248,063 50% 350% 0,67 157,205 165,375 496,125 105% 516% 0,49

260,466 82% 445% 0,55 198,807 173,644 520,931 150% 649% 0,40

Estos datos indican claramente que una aplicacin de 100 o ms usuarios requieren el ahorro de un un solo minuto(!) Los Minutos de tiempo de trabajo por da para el proyecto son el punto de equilibrio durante un perodo de tres aos. En la prctica, el ahorro de tiempo real puede ser mucho mayor, por lo tanto el envo de retorno de la inversin en porcentajes de miles. La razn de tales cifras es simple. Como se ha mencionado anteriormente, el TCO del portal es insignificante a escala de la empresa, e incluso un ligero aumento de la eficiencia cubre todos los gastos. Los indicadores se resumen en la Tabla 12 son slo una demostracin matemtica de este hecho. Otras mediciones Econmicas(IRR, NPV) Hay otros indicadores utilizados para evaluar la rentabilidad del negocio del proyecto, aparte de retorno de la inversin. En esta seccin, vamos a investigar dos indicadores ms utilizados: -NPV O VAN (Valor Actual Neto) es la suma de los valores actuales (PV)de los flujos de caja. La frmula tambin requiere una tasa de descuento (por ejemplo, que podran obtener de la inversin en los mercados financieros con un riesgo similar). Una tasa de 10 por ciento se utiliza para el clculo. Los valores positivos indican que el NPV de la inversin del proyecto es ms rentable que un depsito bancario con la tasa de descuento especificada. - El IRR (Tasa Interna de Retorno) es la tasa de inters al que los costos de los proyectos de inversin llevan a los beneficios de la inversin. El trmino interno se refiere al hecho de que su clculono incluye los factores ambientales tales como la inflacin. Matemticamente, la IRR es la tasa de descuento a la cual NPV es nulo. En la prctica, la IRR es la tasa de inters de depsito bancario en el que un depsito bancario muestra los mismos ingresos que el valor creado del proyecto. NPV es definido como: (6) NPV =

(1 + d )
i =0

Ri C i

Aqu Ri es el ingreso proyectado por ao i el ciclo de vida del proyecto; Ci son los gastos proyectados; n es la inversin horizontal en aos (n=3 en este caso). IRR puede ser definido por la siguiente ecuacin en la cual el NPV es una funcin de la tasa de descuento: (7) IRR = {d : NPV (d ) = 0}

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Tabla 13 muestra los valores de la TCO, ROI, NPV y la IRR de las empresas en diferentes escalas suponiendo que el tiempo promedio de ahorro para un usuario es de 3 minutos por da. Table 13. Mediciones econmicas del Portal del Intranet de Bitrix
Escala Medida de la Inversin TCO, USD ROI, 3 minutos 25 usuarios IRR NPV, USD Punto de quiebre, minutos TCO, USD ROI, 3 minutos 50 usuarios IRR NPV, USD Punto de quiebre, minutos TCO, USD ROI, 3 minutos 100 users IRR NPV, USD Punto de quiebre, minutos TCO, USD ROI, 3 minutos 250 users IRR NPV, USD Punto de quiebre, minutos TCO, USD ROI, 3 minutos 500 users IRR NPV, USD Punto de quiebre, minutos TCO, USD ROI, 3 minutos 1000 users IRR NPV, USD Punto de quiebre, minutos Momento de la instalacin 5,606 -5,606 8,343 -8,343 13,371 -13,371 27,368 -27,368 49,550 -49,550 72,510 -72,510 Ao 1 11,839 0% 0% -292 3,01 17,171 38% 77% 5,750 2,18 25,993 82% 159% 19,608 1,65 47,942 146% 256% 65,538 1,22 79,764 196% 316% 146,675 1,01 117,584 302% 489% 334,562 0,75 Ao 2 16,803 44% 75% 6,455 2,08 24,268 100% 159% 21,812 1,50 36,377 166% 244% 55,190 1,13 65,788 268% 344% 161,851 0,82 107,516 350% 404% 346,503 0,67 157,205 516% 582% 748,625 0,49 Ao 3 22,016 69% 100% 13,202 1,77 31,720 135% 181% 37,875 1,28 47,280 215% 263% 90,771 0,95 84,526 341% 360% 258,164 0,68 136,657 445% 419% 546,330 0,55 198,807 649% 594% 1,162,688 0,40

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5. CONCLUSIN
A pesar del escepticismo que algunos analistas puedan expresar, el clculo de indicadores econmicos de un portal de intranet no es factible. Estas evaluaciones ciertamente no tienen en cuenta toda la gama de los avances de la introduccin que el portal puede traer. Sin embargo, ni siquiera la punta del iceberg constituye una prueba concluyente en este caso.

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El presente anlisis muestra claramente que las intranets no slo experimentan sus 15 minutos de fama . El entorno empresarial moderno exige que este instrumento sea una parte orgnica de una empresa eficaz, al igual que una pgina web corporativa o un servidor de correo electrnico. Una intranet es un medio para crear lugares de trabajo efectivo y mejorar la motivacin de los empleados, sino que ayuda a cerrar o al menos reducir en gran medida la brecha de comunicacin entre la gerencia y los empleados, ofreciendo sofisticadas herramientas de seguimiento del negocio. Como inversin, un portal de intranet es una oportunidad nica que no slo es manifiestamente rentable basada en su efecto sobre las operaciones bsicas, sino que tambin ofrece gran potencial a travs del crecimiento real pero menos medible, como sucede con las dimensiones de transparencia la colaboracin. Esta evaluacin de la rentabilidad del Portal de Intranet de Bitrix proporciona abundantes pruebas de los beneficios econmicos del producto. Naturalmente, los indicadores econmicos (ROI,IRR, NVP) son ms fuertes para las empresas con redes de empleados grandes que para los portales de intranet, y el producto Bitrix no es una excepcin. Sin embargo, la amplia gama de empresas que pueden beneficiarse con el Portal de Bitrix que es digna de mencin, empricamente se muestra la efectividad de las caractersticas del Portal de Intranet, que fueron creadas especficamente teniendo en cuenta las pymes. Nosotros sinceramente esperamos encontrar esta investigacin como innecesaria en un tiempo muy corto, despus de que la rentabilidad del Portal de Intranet de Bitrix haya hecho evidente. De hecho, vale la pena hacer a estos grandes esfuerzos para demostrarlo, no es obvio?

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ABOUT BITRIX
Bitrix is a privately-owned company developing an advanced business communications platform to bridge SMBs with their customers (Internet), partners (Extranet) and employees (Intranet). Founded in 1998 and headquartered in Alexandria, VA, Bitrix now incorporates 70+ staff, 30,000+ customers and 4,000+ partners worldwide. The customer list includes Hyundai, Volkswagen, Panasonic, Gazprom, Xerox, PricewaterhouseCoopers, DPD, VTB, Samsung and Cosmopolitan. Localized into 13 languages, the companys products are distinguished for their pioneering technology, unique security features, extreme performance capacity and unmatched ease-of-use. CONTACTS US HEADQUARTERS 901 N. Pitt str Suite 325 Alexandria VA 22314 USA Tel./Fax: +1 (703) 740-8301 RESEARCH & DEVELOPMENT 261 Moskovskiy Prospekt Kaliningrad 236001 Russian Federation Tel./Fax: +7 4012 51 05 64

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