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ndice
Prlogo ................................................................................................................ Captulo 1 Captulo 2 Captulo 3 Captulo 4 El Certificado Digital y las Administraciones Pblicas*............................................ Productos especficos AAPP y usos. .................................................................... Productos especficos Empresas ......................................................................... 5 6 7 8
Aplicaciones Prcticas .......................................................................................... 10 4.1 Plataforma RACER .................................................................................. 10 4.2 Autoridad de Registro .............................................................................. 11 4.3 Sede electrnica ...................................................................................... 12 4.4 Digitalizacin Certificada .......................................................................... 13 4.5 Control de acceso a recursos privados .................................................... 14 4.6 Firma digital .............................................................................................. 14 4.7 Facturacin electrnica ............................................................................ 14 4.8 Portafirmas electrnico ............................................................................ 15
Captulo 5 Captulo 6
GLOSARIO .......................................................................................................... 16 Enlaces de Inters ................................................................................................ 17 ANEXO I Marco Legal de la firma electrnica ................................................. 18
* En adelante AAPP
COPYRIGHT El copyright de este documento es propiedad de Camerfirma. No est permitido su reproduccin total o parcial ni su uso con otras organizaciones para ningn otro propsito, excepto autorizacin previa por escrito.
Prlogo
Son muchos y variados los trmites que actualmente pueden ser gestionados gracias al Certificado Digital, y da a da stos van en aumento. La firma electrnica viene recogida en la ley 59/2003 de Firma electrnica por la cual se recoge la legalidad de la misma y de las autoridades de certificacin. En un sentido ms estricto, Camerfirma por su mbito internacional cumple con la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, convirtindose en autoridad de certificacin espaola que cumple con dicha directiva. Los certificados Digitales de Camerfirma son certificados que van dirigidos a trabajadores, gente que trabaje en empresas, pymes, micro-pymes, autnomos, administracin pblica En esta lnea, esta gua pretende mostrar los usos, xitos y ventajas del certificado digital en dos vertientes: La Administracin Pblica y la Empresa.
Adems, el avance de las nuevas tecnologas permite una mayor accesibilidad a los procedimientos telemticos gracias a herramientas como ordenadores porttiles, pda, tarjetas 3G, Internet en la telefona, etc.
Certificado de ?
empleado pblico/ certificado de Pertenencia a Empresa: Certificado de vinculacin de una persona como trabajador de la Administracin Pblica correspondiente, con inclusin del cargo y departamento. De este modo el certificado no slo identifica a su titular como persona fsica sino que nos da informacin sobre sus funciones dentro de la Organizacin. Este certificado tiene mltiples usos, desde firma oficial de documentos, hasta identificacin segura en accesos a sistemas informticos, intranets, etc. Puede ser emitido en software o en tarjetas criptogrficas personalizables con chips de proximidad. De este modo sirven como tarjeta de identificacin del funcionario, para control de acceso a edificios, aparcamientos, etc., e incluso cabe la posibilidad de inclusin en la tarjeta de una banda magntica para servicios bancarios.
Sello de rgano/Sello de Empresa: El certificado electrnico de sello de rgano dota de garanta de autenticidad e ?
integridad a los documentos a los que se aplica. Estn pensados para realizar firmas desasistidas de forma automatizada. Con l, las AAPP pueden garantizar la autenticidad de sus documentos ante terceros. Es adecuado para la firma de comprobantes de recepcin electrnicos, firma de newsletters o comunicaciones de empresa, firma de logs y backups, etc. Dentro de sus usos, podemos destacar la del envo de una evidencia de la realizacin de cualquier trmite, desde la presentacin de la documentacin para un concurso pblico hasta la evidencia de solicitud de una licencia de obras.
SMS Certificado: Los envos de SMS a travs de este servicio pueden tener carcter de prueba frente a terceros ya ?
que se certifica de forma fehaciente el contenido del mensaje y la fecha de envo y recepcin mediante el acuse de recibo con copia certificada firmada digitalmente por AC Camerfirma y con sellado de tiempo. Entre los usos concretos para las AAPP estn los siguientes: notificaciones sobre tributos, sanciones administrativas, concursos y licitaciones, convocatorias de plazas de empleo pblico, etc.
Portafirmas: ?
Esta herramienta permite gestionar y ejecutar los flujos de aprobacin y firma electrnica de documentos en las AAPP (licencias, concursos, compras, actas, plenos, etc.) de una forma totalmente electrnica. Cada documento tiene asignado un circuito de firmas asociado permitiendo que vaya envindose de una persona a otra hasta que se complete el ciclo de firmas y autorizaciones, manteniendo la trazabilidad de las acciones realizadas.
Publicaciones certificadas: Este producto tiene su principal razn de ser en el artculo 42.3 de la Ley 30/2007 que ?
establece el requisito de: acreditar fehacientemente el momento de inicio de la difusin pblica de la informacin relativa al proceso de contratacin. El sistema de publicacin es capaz de certificar cualquier tipo de documento publicado en una pgina web, as como controlar peridicamente que el documento sigue siendo accesible y verificar la fecha en que el documento ha sido publicado y retirado. De esta forma, las AAPP tienen una garanta certificada de que han hecho pblico un proceso de contratacin y que ha estado accesible a las empresas durante el periodo correspondiente.
>> Aplicaciones Prcticas del Certificado Digital
Digitalizacin certificada: Se trata de un sistema de archivo electrnico que permite la digitalizacin de documentos y ? su firma electrnica (con validacin y sellado de tiempo) para su posterior incorporacin a un sistema de gestin documental con garanta de autenticidad, integridad y no repudio. Simplifica el acceso, archivo, gestin y tramitacin de los diferentes tipos de documentos por parte de las AAPP pudiendo prescindir, en muchos casos, de la correspondiente documentacin en papel.
Un claro ejemplo de aplicacin del uso de los certificados digitales estara representado por la firma de contratos realizada a travs de Internet en un entorno internacional. Un particular o una empresa que resida en un pas cualquiera, podra firmar y enviar instantneamente un contrato a otra empresa o particular que resida en cualquier otro lugar del mundo para que firme el contrato y formalicen digitalmente una vinculacin con plena validez jurdica. No slo nos apoyamos en las bondades y caractersticas de nuestros certificados digitales, sino tambin en la presencia internacional y en la confianza que aportan las Cmaras de Comercio, terceras de confianza por ley.
Permite ahorrar costes al permitir la gestin telemtica de trmites, sin tener que imprimir documentacin. ? Permite realizar trmites en Internet, a cualquier hora, desde cualquier lugar y de una forma segura. ? Podemos firmar documentacin de nuestra empresa con un solo clic del ratn. ? Favorece las relaciones comerciales entre empresas en la Red. ?
>> Aplicaciones Prcticas del Certificado Digital
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4. Aplicaciones Prcticas
Las diferentes aplicaciones que van a ser presentadas suponen un notable avance en la implantacin de la firma electrnica reconocida. Todos los casos se basan en proyectos previamente planificados con el objetivo final de proporcionar un entorno de trabajo en la red seguro y adaptado a las directivas legales sobre la implantacin de la firma electrnica en los servicios de uso pblico. De los cambios efectuados como consecuencia de la implantacin de ests aplicaciones se han obtenido mejoras en la eficiencia de los ciclos de productividad y de gestin documental as como incrementos en la calidad de atencin al cliente en las distintas entidades implicadas.
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Estos certificados tienen como utilidad la autenticacin de sus titulares como colegiados dentro de distintas entidades pblicas y la firma de la documentacin legal generada por las diferentes administraciones para poder cumplir con diversos trmites jurdicos exigidos al Colegio dentro de su marco de actuacin. De esta forma, asuntos como el visado de proyectos o la presentacin de documentos legales se traslada a un entorno telemtico lo que aporta considerables ventajas tanto econmicas como productivas a los colegiados y al Colegio. La disposicin de un sistema de certificacin como la RACER permite adems a la entidad plantearse la puesta en marcha de nuevos proyectos de mbito tcnico con la garanta de disponer de certificados digitales para todos sus miembros. Estos proyectos estarn destinados a una evolucin constante de todos los procesos establecidos mediante formatos tradicionales hacia un formato digital y telemtico, como por ejemplo la digitalizacin certificada o el voto electrnico. Este sistema Racer, as mismo es un modelo que grandes empresas asumen para poder gestionar ellos el ciclo de vida de sus certificados. Camerfirma delega en estas empresas sus poderes y ellos solicitan mediante una plataforma los certificados. En Espaa hay diversas empresas que ya disponen de esta solucin. Este modelo se ha exportado al extranjero implantndose de una manera rpida, gil y sencilla, en la actualidad Mjico dispone de dos plataformas a pleno funcionamiento as como la Repblica Dominicana.
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La receta simplifica el acceso a la prestacin y mejora la informacin del paciente respecto a sus tratamientos, adems de reducir la carga burocrtica.
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La aplicacin de la certificacin de Camerfirma sobre una entidad pblica est basado en la implementacin de un sistema de registro de entrada de documentos con digitalizacin certificada. Se ha suministrado a la entidad un sistema basado en nuestro software homologado de digitalizacin, junto con una serie de equipos multifuncionales y las adaptaciones necesarias para un enlace automtico con su sistema de gestin documental. La entidad dispone de un equipo multifuncional en cada uno de los puntos de entrada de documentacin (oficinas de atencin al ciudadano) de manera que, cuando un usuario necesita presentar un documento en el Ayuntamiento, este es digitalizado por el funcionario que le atiende en ese mismo momento. Este documento se incorpora de forma automtica al expediente correspondiente y el funcionario devuelve el documento al usuario. De esta forma, todos los expedientes son electrnicos incluso para la documentacin que aporta el usuario, y la entidad no almacena documentos en papel. Se ha conseguido minimizar el uso de papel y el almacenamiento de expedientes en carpetas y archivos. Por otro lado, en el momento en que el funcionario digitaliza el documento, este es accesible en
>> Aplicaciones Prcticas del Certificado Digital
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su expediente electrnico por cualquier otro funcionario, independientemente de su ubicacin fsica. Adems, cualquier documento puede ser utilizado en varios expedientes sin necesidad de realizar mltiples copias del mismo.
numerosos portales como banca on-line, portal del ciudadano de distintas Administraciones Pblicas, asociaciones profesionales, etc.
La sustitucin de sistemas tradicionales de autenticacin, basados en usuario y contrasea, por los basados en certificados digitales, ha permitido reducir los considerables costes de gestin y mantenimiento de contraseas.
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Sin embargo, no es la imposicin legal el nico hecho que impulsa la expansin de la factura electrnica, sino el manifiesto ahorro de costes que implica la supresin de los procesos de impresin, envo y almacenamiento tradicionales de facturas, la mejora de la eficiencia de los procedimientos internos de la empresa (tanto en la emisin como en la recepcin de facturas) y el rpido retorno de la inversin en infraestructura y tecnologa por parte de las empresas que implanten soluciones de facturacin electrnica. Segn la Asociacin Espaola de Codificacin Comercial (AECOC), la emisin de una factura electrnica supone un ahorro bruto de 0,75 euros respecto a la emisin de su homloga en papel. Camerfirma cuenta con distintas plataformas y soluciones de Facturacin Electrnica dimensionables y adaptables a las necesidades actuales y futuras de autnomos,pymes y grandes compaas, en funcin de su tamao y volumen de facturas. Podemos encontrar soluciones tanto para el proceso de emisin de facturas por parte de la empresa como para la correspondiente a la emisin de por parte de sus proveedores (Portal del proveedor), permitiendo la conversin entre mltiples formatos de facturas y la auto facturacin del cliente al proveedor. Las ventajas de las soluciones de facturacin son por tanto: Amuento de la eficiencia y agilidad en la generacin y tramitacin de facturas, favoreciendo la gestin de cobros y ? pagos. Ahorro de costes: en papel, tinta para impresin, ensobrado, envo postal. ? Total integracin dentro de las soluciones de gestin de recursos empresariales (ERP). ? Ahorro de espacio: los documentos generados pueden ser almacenados fcilmente en medios de almacenamiento ? magnticos u pticos. Se suprimen las pilas y archivadores de papel. Flexibilidad y adaptabilidad: soportamos mltiples tipos de facturas, firmas digitales y procedimientos de envo de ? facturas en funcin de los requerimientos de los receptores de las mismas (correo electrnico, envo a ftp, portal web, etc.).
Procedimiento seguro: mediante el empleo de certificados de facturacin electrnica que vinculan a una persona con ? ese certificado y no permite realizar ningn trmite distinto a la facturacin. La firma electrnica de la factura garantiza la autenticidad, la integridad y el no repudio de la misma.
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5. GLOSARIO
Autoridad de Certificacin CA: son las siglas de Certification Authority. Una Autoridad de certificacin, es una ? entidad de confianza, responsable de emitir y revocar los certificados digitales utilizados en la firma electrnica, para lo cual se emplea la criptografa de clave pblica. La Autoridad de Certificacin es un tipo particular de Prestador de Servicios de Certificacin que legitima ante los terceros que confan en sus certificados la relacin entre la identidad de un usuario y su clave pblica.
Autoridad de Registro - RA: Es la entidad delegada por la Autoridad de Certificacin para actuar como centro de ?
tramitacin de solicitudes de certificados, comprobacin de identidades y lugar de contacto con los clientes. En el caso de los certificados digitales Camerfirma, las autoridades de registro son las Cmaras de Comercio. Desde la web de Camerfirma (www.camerfirma.com) se puede solicitar un certificado de prueba y hacer un pedido ficticio en una tienda virtual.
CRL son las siglas de Certificate Revocation List", que significa "lista de certificados revocados". Una CRL es una ? lista de certificados que han sido revocados, ya no son vlidos y en los que no debe confiar ningn usuario del sistema. Encriptacin: ?
La criptografa es la ciencia de cifrar y descifrar informacin mediante tcnicas especiales y es empleada frecuentemente para permitir un intercambio de mensajes que slo puedan ser ledos por personas a las que van dirigidos y que poseen los medios para descifrarlos.
OCSP son las siglas de Online Certificate Status Protocol. Es un mtodo para determinar el estado de revocacin de ? un certificado digital usando otros medios que no sean el uso de CRL. PKI son las siglas ?
de Public Key Infrastructure. La infraestructura de clave pblica es una combinacin de hardware y software, polticas y procedimientos de seguridad que permiten la ejecucin con garantas de operaciones criptogrficas como el cifrado, la firma digital o el no repudio de transacciones electrnicas.
Portafirmas es una herramienta de firma electrnica pensada para firmar grupos de documentos con un slo clic. De ? una forma fcil se puede firmar ya sea uno a uno o varios con una sola pulsacin de ratn.
Captulo 5. Glosario
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6. Enlaces de Inters:
www.camaramadrid.es
www.camerfirma.com
www.aeat.es
www.mityc.es
www.chambersign.com/your-certificate-now
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Ley 59/2003, de firma electrnica: regula la firma electrnica, su eficacia jurdica y la prestacin de servicios de ? certificacin. Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con ? objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturacin en relacin con el Impuesto sobre el Valor Aadido.
RD 1496/2003, ?
Reglamento sobre obligaciones facturacin y de modificacin del Reglamento del IVA (RD 1624/2002), transposicin de la Directiva 2001/115/CE sobre facturacin en relacin con el IVA.
RD 2402/1985, deber de expedir y entregar factura, derogado por RD 1496/2003, con excepcin del art. 9 bis. ? RD 87/2005, de modificacin del RD 1496/2003, permite la expedicin de facturas sustitutivas rectificativas con ? importes negativos. Orden HAC/3134/2002, sobre un nuevo rgimen de facturacin telemtica, desarrollo del rgimen de facturacin ? telemtica de art. 88 L. IVA y art. 9 bis del RD 2402/1985. Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas especficas sobre el uso de la firma ?
electrnica en las relaciones tributarias por medios electrnicos, informticos y telemticos con la Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
Resolucin 2/2003, de 14 de febrero, de la Direccin General de la Agencia Estatal de la Administracin Tributaria, ? sobre determinados aspectos relacionados con la facturacin telemtica. Resolucin, de 24 de julio de 2003, de la Direccin General de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la ? que se establece el procedimiento a seguir para la admisin de certificados de entidades prestadoras de servicios de certificacin electrnica.
Orden EHA ?
962/2007 es el desarrollo del Real Decreto 1496/2003 en materia de facturacin telemtica y conservacin electrnica de facturas, y tambin regula de la digitalizacin certificada.