Secretara de Educacin

MACROPROCESO INSPECCION Y VIGILANCIA MACROPROCESO O AREA INSPECCION Y VIGILANCIA: OBJETIVO GENERAL La Inspeccin y Vigilancia del servicio pblico educativo est orientada hacia el cumplimiento de la constitucin, los fines y objetivos de la educacin y el cumplimiento de las normas que existen y las que se expidan para facilitar el acceso y permanencia de la poblacin escolar y el mejoramiento de la calidad educativa. OBJETIVOS ESPECIFICOS La Inspeccin y Vigilancia del servicio pblico de Montera tendr los siguientes objetivos: 1. Vigilar la organizacin y el funcionamiento de las instituciones y centros educativos de educacin formal y de ETDH, oficiales y privados que deseen obtener por parte de la Alcalda Municipal la licencia de funcionamiento o el reconocimiento de carcter oficial que solicite dicha inspeccin para efectos legales 2. Velar por la implantacin de los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional, Departamental y Municipal 3. Fiscalizar como representantes del Gobierno Municipal, la inversin de los fondos de educacin de todas las entidades que manejan recursos con las cuales se beneficien en cualquier forma los establecimientos educativos 4. Fiscalizar la distribucin y el uso del material didctico con el Municipio en la enseanza preescolar, bsica y media 5. Verificar las plantas de docentes, directivos docentes y administrativos acorde a la relacin tcnica definida por el MEN.
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AREA: INSPECCIN Y VIGILANCIA PROCESOS: Proceso F01. Inspeccin y vigilancia a la gestin de establecimientos educativos F02. Legalizacin de Establecimientos Educativos

Subproceso F01.01. Organizar las actividades de control para los EE F01.02. Realizar el proceso de evaluacin para el control de los EE F02.01. Aprobacin y otorgamiento de licencias o reconocimiento oficial a los EE F02.02. Administracin de novedades de EE

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DESCRIPCION DE PLANES Y PROGRAMAS QUE MACROPROCESO O AREA DE INSPECCION Y VIGILANCIA:

POSEE

EL
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1. GESTION Y TRANSPARENCIA EDUCATIVA: Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente que regulan la prestacin del Servicio Pblico Educativo en los EE del Municipio. Se anexa Plan Operativo de Inspeccin y Vigilancia 2013

SERVICIOS DEL AREA DE INSPECCION Y VIGILANCIA Atencin de las PQR Otorgamiento de Licencias a E.E, Licencias y Registro de Programas de las Instituciones que ofrecen ETDH Actos Administrativos que fijan las tarifas de matricula y pensiones para Establecimientos Educativos privados Revisin de listas de textos y tiles de los Establecimiento Educativo para verificar su sujecin a la normatividad vigente Apoyo a las diferentes reas de la SEM

SERVIDORES PUBLICOS DEL AREA

Nombre Daniel Jos Prez Ensuncho Beiba Paola Cancino Ariza Tommy Luis Vega Fuentes Betsab del Carmen Vega Rojas Indira Sugey Palencia Romero
Nombre ngel Manuel Lpez Solera Samuel Esteban Herrera Campo

Cargo Lder Inspeccin y Vigilancia Profesional Especializado Profesional Universitario Secretaria Auxiliar administrativo
Cargo

Contacto dperez@semmoteria.gov.co bcancino@semmonteria.gov.co tvega@semmonteria.gov.co bvega@semmonteria.gov.co ipalencia@semmonteria.gov.co

Contacto

alopez@semmonteria.gov.co PERSONAL DE APOYO Director de Ncleo Director de Ncleo sherrera@semmonteria.gov.co

DOCUMENTOS VARIOS Se anexan formatos de: Verificacin de requisitos para legalizacin de establecimientos oficiales y Privados de educacin formal Verificacin de requisitos para legalizacin de establecimientos oficiales y privados de Educacin para el Trabajo y el Desarrollo Humano Caracterizacin del servicio en Establecimientos de Educacin Preescolar Caracterizacin del servicio en Establecimientos de Educacin Basica Caracterizacin del servicio en Establecimientos de Educacin privados de adultos Caracterizacin del servicio en Establecimientos privados nuevos de Educacin Preescolar, Bsica y Media Ingresos y costos de establecimientos privados de educacin preescolar, bsica y media. Requisitos mnimos Establecimientos privados

PREGUNTAS FRECUENTES 1. Pueden los EE privados retener los certificados de Estudio por el no pago oportuno de las obligaciones econmicas contradas al momento de la matricula? El Articulo 9 de la Resolucin N 11940 de 24 de septiembre de 2012. Expedida por el Ministerio de educacin Nacional. Establece: Retencin de certificados de evaluacin: En caso de no pago oportuno de los cobros pactados al momento de la matricula los EE de naturaleza privada, que prestan el servicio pblico Educativo en los niveles de Preescolar, Bsica y Media, podrn retener los informes de evaluacin de los estudiantes a menos que los padres o responsables de esta obligacin puedan demostrar un hecho sobreviniente que les impida cumplirla. En ningn caso podrn impedirles participar en el proceso educativo, incluyendo la participacin en actividades acadmicas y en exmenes. Sentencia T-659/12.

2. Pueden los EE privados retirar a los alumnos por el no pago de las obligaciones econmicas adquiridas al momento de la matricula?

No, a los EE les est prohibido suspenderle la prestacin del servicio pblico educativo a un nio o adolescente por el no pago de pensin u otro derecho acadmico. Cualquier contravencin a esta poltica debe ser comunicada por el padre de familia afectado a la Oficina de Inspeccin y Vigilancia de la SEM con el fin de tomar los correctivos del caso. 3. Pueden vender uniformes, textos y tiles escolares los EE oficiales o privados? La Circular N 02 de 19 de enero de 2006 expedida por el MEN, consagra que est prohibido a los EE vender textos y uniformes, con excepcin de textos que no puedan ser adquiridos en el mercado. Ley No. 1269 del 31 diciembre 2008. Establece que los Establecimientos Educativos debern entregar a los padres de familia en el momento de la matrcula la lista completa de tiles escolares para uso pedaggico, textos, uniformes e implementos que se usarn durante el siguiente ao acadmico, la cual debe estar previamente aprobada por el Consejo Directivo. No podrn exigir que entreguen estos materiales al establecimiento educativo.

Adicionalmente, si los padres de familia encuentran alguna irregularidad en las listas de textos escolares pueden presentar sus quejas a la secretara de Educacin, para su revisin. 4. Los EE oficiales que reciben recursos de gratuidad pueden cobrar por los derechos acadmicos (certificados, constancias)? No deben cobrar por la expedicin de certificados y constancias a los alumnos que se encuentren activos en SIMAT. 5. Cuando se presente una situacin anmala en la prestacin del servicio pblico por parte de un EE oficial o privado, cual es el tramite para radicar la queja? El usuario debe radicar ante la Oficina de SAC (Sistema de Atencin al Ciudadano) la queja respectiva, con el fin de asignarle un nmero de Radicacin y un tiempo para la respuesta.

6. Cuando un EE desaparece, donde reposan los archivos de esa Institucin y como se hacen para reclamar certificados de estudios? Los archivos de las EE desaparecidos deben ser entregados a la Oficina de archivo a ms tardar dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que se dej de prestar el servicio educativo. Cuando el usuario solicite el certificado de estudio cursado en sta Institucin desaparecida deber hacer el escrito indicando el ao, grado y nombre del EE desaparecido acompaado lo anterior con la fotocopia de su documento de identidad y dentro de los ocho das siguientes a su reclamacin lo puede reclamar en la oficina del SAC. 7. Cuando un estudiante es promovido irregularmente al grado siguiente cual es el procedimiento para la legalizacin de esta situacin? La promocin de un estudiante al grado siguiente, o a su promocin como Bachiller sin el lleno de los requisitos, comporta una irregularidad. El procedimiento para subsanar esta situacin que ofrece la ley, es la validacin el cual est contemplado en el decreto 2832 de 2005, este proceso puede ser realizado en un EE que este ubicado en el nivel alto como mnimo en las Pruebas SABER. 8. Cuando se pierde o deteriora un diploma cual es el procedimiento para solicitar su duplicado? Presentar la denuncia sobre la perdida, hacer la solicitud acompaada del documento de identidad, para que el EE en el cual curs su estudio bachiller ordene la elaboracin del diploma, el cual deber llevar la leyenda de duplicado en un lugar visible y los costos debern ser sufragados por el solicitante. 9. Pueden los estudiantes egresados de los programas de atencin a la primera infancia de las Institucin que ofrecen EDTH ser vinculados al sector oficial como docentes? No, la Ley 115 de 1994 establece en sus artculos 115 al 119, los requisitos para ejercer la carrera docente. Los estudiantes egresados de la EDTH en programa de atencin a la primera infancia pueden desempearse como auxiliar de aulas en el nivel de preescolar o con el

ICBF en programas de atencin a la primera infancia. 10. Qu hacer cuando un EE de naturaleza privada cobre la pensin por encima de lo autorizado por la SEM? Deber radicar la queja ante la SEM con el fin de tomar los correctivos del caso 11. Qu hacer cuando un EE de naturaleza oficial niegue un cupo disponible a un estudiante que lo solicite ? Se debe radicar la queja ante la SEM con el fin de verificar a travs del SIMAT la existencia de dicho cupo y sta Secretara proceder a ordenar la matricula correspondiente previo el lleno de los requisitos legales. 12. Cul es el procedimiento para legalizar los libros reglamentarios de las IE? El Rector o Director debe solicitar a la Secretara de Educacin la designacin de un funcionario para que mediante su rbrica le de validez a dichos libros (calificaciones, matriculas, validaciones, actas de grado, recuperaciones o nivelaciones, asignaciones acadmicas en los docentes, libros de actas, entre otros). 13. Como se legaliza la situacin de estudiantes desplazados que no disponen de certificados de estudios? En cumplimiento a la Sentencia T-025/2004 se hace necesario garantizar el derecho a la Educacin a la Poblacin Desplazada. Cuando un estudiante desea ingresar a cursar un grado del nivel de Educacin Bsica y no cuente con los certificados de estudio de los aos anteriores, los cuales por razones de desplazamiento no pueda aportar, la IE receptora puede autorizar una evaluacin de ubicacin para el grado que solicite en el nivel de Educacin Bsica ciclo Primaria, y en el nivel de Educacin Bsica ciclo Secundaria deber validar dichos grados bajo el amparo del decreto 2832 de 2005 14. Como aceptar en una IE a un estudiante que viene con problemas comportamentales de otra IE?

A todo estudiante se le debe garantizar su derecho fundamental a la Educacin, y ste debe cumplir con sus deberes. Si un estudiante viene con problemas de convivencia el EE receptor, puede realizar un contrato pedaggico con el padre de familia y del estudiante con el fin de garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Convivencia y el incumplimiento de lo acordado pude ser causal para cancelarle la matricula. 15. Cules son los requisitos mnimos para crear un EE de naturaleza privada? La creacin de un nuevo establecimiento educativo privado exige el cumplimiento de unas condiciones mnimas, que son requisito para que la secretara de educacin autorice su apertura y operacin, mediante la expedicin de una Licencia de Funcionamiento. Este requisito es un acto administrativo de reconocimiento oficial por medio del cual la Secretara de Educacin autoriza la apertura y operacin en su entidad territorial. La licencia de funcionamiento es el permiso estatal otorgado al particular para que una de sus funciones, como es la prestacin del servicio pblico educativo, pueda ser cumplida por ste, sin detrimento de las finalidades del servicio, de la formacin integral de los educandos y de la equidad, eficiencia y calidad de la educacin. Este permiso significa que el Estado, como garante de la comunidad, da certeza de que el particular asume el compromiso de participar en la prestacin del servicio pblico educativo y ofrece las garantas y condiciones esenciales de pedagoga, administracin, financiacin, infraestructura y dotacin requeridos para desarrollar procesos educativos eficientes y de calidad. Para reglamentar la expedicin de licencias de funcionamiento, el Ministerio de Educacin Nacional emiti el Decreto 3433 de septiembre 12 de 2008 que establece tres modalidades de la licencia:

Definitiva, cuando quien va a abrir el colegio ha presentado todos los requisitos exigidos. Se expide por tiempo indefinido. Condicional, cuando el interesado ha presentado todos los requisitos excepto el concepto sanitario o el permiso de ocupacin. Se expide por cuatro aos, y se prorroga por periodos de un ao, a solicitud del particular, si ste demuestra haber hecho las gestiones para obtenerlas Provisional: esta licencia no permite operar, pero es un aval al proyecto educativo, cuando el particular todava no tiene licencia de construccin.

Una vez obtenida, puede iniciar las gestiones de licencia, compra, adecuacin o arriendo de la edificacin en que funcionar. Decreto 3433 de septiembre 12 de 2008. Artculo 4. Solicitud. Para obtener la licencia de funcionamiento, el interesado deber presentar a la secretara de educacin de la entidad territorial certificada, con no menos de seis meses de antelacin a la fecha de iniciacin de labores, una solicitud acompaada de la propuesta de Proyecto Educativo Institucional (PEI) y del concepto de uso del suelo de los inmuebles de la planta fsica propuesta, expedido por la autoridad competente en el municipio o distrito. La propuesta de PEI deber contener por lo menos la siguiente informacin: a) Nombre propuesto para el establecimiento educativo, de acuerdo con la reglamentacin vigente, nmero de sedes, ubicacin y direccin de cada una y su destinacin, niveles, ciclos y grados que ofrecer, propuesta de calendario y de duracin en horas de la jornada, nmero de alumnos que proyecta atender, especificacin de ttulo en media acadmica, tcnica o ambas si el establecimiento ofrecer este nivel, b) Estudio de la poblacin objetivo a que va dirigido el servicio, y sus requerimientos educativos, c) Especificacin de los fines del establecimiento educativo, d) Oferta o proyeccin de oferta de al menos un nivel y ciclo completo de educacin preescolar, bsica y media, e) Lineamientos generales del currculo y del plan de estudios, en desarrollo de lo establecido en el Captulo I del Ttulo II de la Ley 115 de 1994, f) Indicacin de la organizacin administrativa y el sistema de gestin, incluyendo los principios, mtodos y cultura administrativa, el diseo organizacional y las estrategias de evaluacin de la gestin y de desarrollo del personal, g) Relacin de cargos y perfiles del Rector y del personal directivo, docente y administrativo, h) Descripcin de los medios educativos, soportes y recursos pedaggicos que se utilizarn, de acuerdo con el tipo de educacin ofrecido, acompaada de la respectiva justificacin,

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i) Descripcin de la planta fsica y de la dotacin bsica; plano general de las sedes del establecimiento; especificacin de estndares o criterios adoptados para definir las condiciones de la planta fsica y de la dotacin bsica, j) Propuesta de tarifas para cada uno de los grados que se ofrecern durante el primer ao de operacin, acompaada de estudio de costos, proyecciones financieras y presupuestos para un perodo no inferior a cinco aos, k) Servicios adicionales o complementarios al servicio pblico educativo que ofrecer el establecimiento, tales como alimentacin, transporte, alojamiento, escuela de padres o actividades extracurriculares, y l) Formularios de auto-evaluacin y clasificacin de establecimientos educativos privados adoptados por el Ministerio de Educacin Nacional para la definicin de tarifas, diligenciados en lo pertinente. Pargrafo: Para obtener la licencia de funcionamiento en las modalidades condicional o definitiva, el interesado deber presentar, adems, la solicitud acompaada de los requisitos enunciados en el artculo 3 del presente decreto, segn el caso. Requisitos otorgamiento licencia de funcionamiento educacin formal (Decreto 3433 de 2008 MEN) 1. PEI (artculo 4 Decreto 3433 de 2008) 2. Diligenciamiento formulario 1D (autoevaluacin) 3. Licencia sanitaria o acta de visita 4. Concepto uso de suelo (planeacin) 5. Licencia de construccin 6. Permiso de ocupacin 7. Identificacin de la planta fsica (escrituras y copia de los planos) 8. Soporte financiero 9. Acta de reconocimiento (personera jurdica) 10. Hoja de vida del director o rector 11. Certificado judicial 12. Certificado contralora 13. Certificado procuradura 14. Cumplir con los estndares de infraestructura establecidos para colegios nuevos por el MEN

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16. Cules

son

los

requisitos

para

la

creacin

de

una

IETDH?

Para la creacin de una IETDH se debe cumplir con: a) Tener licencia de funcionamiento o reconocimiento de carcter oficial. b) Obtener el requisito de los programas. DECRETO No. 4904 de diciembre 16 de 2009. Requisitos para la expedicin de licencias de educacin para el trabajo y el desarrollo humano (decreto 4904 de 2009) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. PEI Nombre propuesto para la institucin Numero de sedes y direccin Nombre del propietario o propietarios Principios y fines de la Institucin educativa El programa o programas que proyecta ofrecer Nmero de estudiantes que proyecta atender Identificacin de la planta fsica (copia de la escritura de propiedad o contrato de arriendo, copia de los planos) 9. Concepto de uso de suelo (expedido por planeacin municipal) 10. Licencia sanitaria 11. Certificado de bomberos 12. Certificado de legislacin sobre educacin 13. Manual de convivencia (estudiantes y formadores) 14. Autoevaluacin de la institucin 15. Hoja de vida del director con sus soportes Requisitos para la expedicin de registro de programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano (decreto 4904 de 2009 MEN) 1. Denominacin o nombre del programa 2. Concepto previo por parte de la comisin intersectorial para el talento humano en salud (ministerio de proteccin social) tratndose de programas de auxiliares en las reas de salud, mecnica dental, cosmetologa y esttica integral.

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3. 4. 5. 6.

Objetivo del programa Definicin del perfil del egresado Justificacin del programa Plan de estudios (duracin y distribucin del tiempo, identificacin de los contenidos bsicos de formacin, organizacin de las actividades de formacin, estrategias metodolgicas, numero proyectado de estudiantes por programa, criterios y procedimientos de evaluacin y promocin de los estudiantes). 7. Autoevaluacin institucional 8. Organizacin administrativa 9. Recursos especficos 10. Materiales de apoyo 11. Lugares de practica 12. Convenios 13. Personal de formadores 14. Financiacin (presupuesto de ingresos y egresos). 15. Infraestructura Anexos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Certificado de cmara de comercio o de representacin legal Estados financieros Reglamento o manual de convivencia de estudiantes y formadores Convenio docentes-asistencial (rea de salud) Pliza de responsabilidad civil (rea de salud) Pliza de riesgos biolgicos (rea de salud) Certificado de tradicin y libertad o contrato de arriendo Planos de la planta fsica Inventario de materiales (equipos, recursos bibliogrficos, ayudas educativas informticas).

17. Los planteles privados pueden cobrar por la recuperacin de las reas perdidas al finalizar el ao escolar? El articulo 4 numeral 4 del Decreto 2253 de 1995 autoriza a los establecimientos educativos otros cobros peridicos, los cuales deben estar fijados de manera expresa en el reglamento o manual de convivencia. Para el caso objeto de su consulta, si la recuperacin de las

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20. Puede un colegio exigir el cobro de seguro por accidentes siendo que lo
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reas perdidas est establecida en el manual de convivencia y autorizado por la Secretara de Educacin se puede cobrar, solamente en la recuperacin de fin de ao acadmico. 18. Que se puede hacer con los planteles que exigen materiales educativos muy costosos e innecesarios? Cuando se exige materiales educativos costosos e innecesarios se puede dirigir a la Secretara de Educacin Municipal, Oficina de Inspeccin y vigilancia, con el fin de poner la queja para que se haga una visita al plantel y se tome los correctivos del caso. 19. Adems de las 30 horas semanales obligatorias en el establecimiento, como cumple un docente el tiempo restante de su jornada laboral? El tiempo restante de la jornada laboral pude cumplirse fuera o dentro del establecimiento educativo en desarrollo de actividades curriculares complementarias. El rector o director puede solicitar un informe mensual de la dedicacin del tiempo comprendido en la jornada laboral, que desarrollan los docentes fuera del establecimiento educativo. Como parte de planes de trabajo acordados con el personal de la institucin para el logro de los objetivos del PEI, tambin puede el rector o director convocar ocasionalmente a los docentes para realizar actividades institucionales, tendientes a la integracin de la comunidad acadmica o para la atencin de actividades especiales de carcter cultural o recreativo.

20. Puede un colegio exigir el cobro de seguro por accidentes siendo que lo tienen afiliado a una EPS? Tratndose de un colegio oficial no se puede exigir ningn cobro, dada la gratuidad establecida en el Decreto 4807 de 2011, su adquisicin est sujeta a la voluntad de los padres, pero es requisito indispensable para las salidas de campo. En el caso de los colegios privados pueden hacerlo siempre y cuando este contemplado en el Manual de Convivencia.

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20. Puede un colegio exigir el cobro de seguro por accidentes siendo que lo DANIEL PREZ ENSUNCHO Lder Inspeccin y Vigilancia SEM