Lic. Adm.

Rossana Oyola Ancajima

La administracin es una actividad compuesta de sub-actividades que componen el proceso administrativo formado por cuatro funciones fundamentales
FUNCIONES DE LA EMPRESA

TECNICAS

COMERCIALES

CONTABLES

FINANCIERAS

DE SEGURIDAD

ADMINISTRATIVAS

PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS

COMPRA Y VENTA E INTERCAMBIO

INVENTARIOS, REGISTROS, BALANCES CONTABLES COSTOS Y ESTADISTICAS

OBTENCION Y APLICACIN DE CAPITALES

PROTECCIN Y PRESERVACIN DE LOS BIENES Y PERSONAS

PLANIFICAR QUE HACER

ORGANIZAR COMO HACER

DIRIGIR HACER

CONTROLAR VERIFICAR

Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar La organizacin consta de un nmero de actividades relacionadas, como las siguientes:

Definicin de las tareas Seleccin y colocacin de los empleados Definir y determinar relaciones de autoridad y responsabilidad, etc.

El Diseo Organizacional representa la forma en que esta estructurada la empresa u organizacin. Es el conjunto de medios que maneja la organizacin con el objeto de definir la estructura bsica de la organizacin, dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de las mismas, los cuales se divulgan generalmente en las diferentes herramientas de gestin con las que cuenta.

Cuando el diseo organizacional no es adecuado a las necesidades de la empresa, son frecuentes las reorganizaciones y reestructuraciones

El diseo organizacional debe reunir y compatibilizar cuatro caractersticas principales:

Estructura bsica / Diferenciacin

Se refiere a la divisin del trabajo en departamentos o subsistemas y en capas de niveles jerrquicos
diferenciacin horizontal
Departamentalizacin
G.G
U. AP
A P L

U. D. U. AS.

G. M. Vt s. Pr o.

G. F.
C T I. D. F.

G. O.

U . F U .O.

diferenciacin vertical

JERARQUIA

C. C

El problema consiste en saber cunto diferenciar internamente una organizacin para que funcione mejor.

Se refiere a la existencia de reglas y reglamentos que prescriben cmo, cundo y por qu se ejecutan las tareas con la finalidad de gobernar el comportamiento de los miembros de la empresa.

reducir la variabilidad humana, impone rigidez y obediencia y elimina la libertad personal, para asegurar que las cosas se ejecuten exactamente de acuerdo con lo previsto
.

Se refiere a la localizacin y distribucin de la autoridad para tomar

decisiones.

La centralizacin implica concentracin de las decisiones en la cima de la organizacin Mayor descentralizacin, ms autoridad se delega y distribuye en los niveles inferiores de la jerarqua. La descentralizacin exige 3 condiciones : Conocimiento de la misin de la Emp. Capacitacin Profesional de las personas involucradas Motivacin personal

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CENTRALIZACIN Ventajas de la centralizacin 1. Las decisiones las toman los administradores, que tienen una visin global de la empresa. Desventajas de la centralizacin 1. Las decisiones las toman administradores que estn lejos de los hechos.

2. Quienes toman decisiones, situados en la 2. Quienes toman decisiones y estn cima de la organizacin, estn situados en la cima casi nunca tienen generalmente mejor entrenados y contacto con los trabajadores ni con la preparados que los que se hallan en los situaciones involucradas. niveles inferiores. . 3. La eliminacin de los esfuerzos duplicados reduce los costos operacionales. 4. Cuando se centralizan ciertas funciones, como compras, se origina mayor especializacin y aumenta la exigencia de habilidades. 5. Las decisiones son ms coherentes con los objetivos empresariales 3. Lneas de comunicacin ms largas producen demoras prolongadas. 4. Los administradores situados en niveles inferiores se sienten frustrados porque no entran en el proceso de decisin. 5. Al involucrar muchas personas en la comunicacin, hay ms posibilidad de error y de la distorsin propia de la subjetividad.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIN Ventajas de la descentralizacin Desventajas de la descentralizacin

1. Quienes ejecutan las tareas pueden tomar decisiones con ms rapidez. 1. Puede presentarse falta de informacin y coordinacin entre departamentos.

2. Quienes toman la decisin tienen ms 2. Mayor costo por administrador, informacin sobre la situacin. debido a ms entrenamiento y mejor salario de los administradores en los niveles inferiores. 3. Mayor involucramiento en las decisiones crea mayor moral y motivacin entre los mandos medios. ; . 3. Los administradores tienden a adoptar una visin ms estrecha y pueden defender ms el xito de sus departamentos que el de la empresa como un todo.

4. Proporciona buen entrenamiento para los mandos medios.

4. Las polticas y procedimientos pueden variar enormemente en los departamentos.

Se refiere a los medios que facilitan la coordinacin y enlace de las partes de la organizacin para compensar la diferenciacin de la tarea organizacional para lograr la integracin con el fin de obtener un funcionamiento coherente, armnico y sinrgico.

Concluyendo Lo que se pretende es :

Lograr una adecuada estructura orgnica , mediante el anlisis y establecimiento en forma clara y precisa de sus funciones y la asignacin y distribucin de responsabilidades, la determinacin y clasificacin de cargos, su orden y nivel jerrquico, etc.

Obtener eficientes procedimientos y mtodos de trabajo, evitando la realizacin de labores intiles, las duplicaciones, etc.

El organigrama es la representacin grfica mediante smbolos convencionales de la estructura orgnica de una Empresa o institucin

fundamentales El Organigrama muestra 5 aspectos

1. Cada cuadro representa a un individuo con determinada carga. 2. Las lneas representan las cadenas de mando. 3. La descripcin de labores o reas responsables. 4. Todo diagrama indica las bases en que se han dividido las actividades. 5. La jerarqua administrativa.

La estructura orgnica de una entidad, pueden contener los rganos siguientes:

rganos de Alta

Nivel de Decisin RGANOS DE CONTROL

RGANOS DE DECISIN

RGANOS DE CONSULTIVOS

Direccin rganos Consultivos rganos de Control rganos de Asesoramiento rganos de Apoyo rganos de Lnea

Nivel de Control Interno

RGANOS DE ASESORA

RGANOS DE APOYO

RGANOS DE LNEA Nivel de Produccin de Servicios

Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

Es

un

documento

normativo

que

describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de en la el y

estructura
generales Reglamento

orgnica
de

funciones

establecidas

Organizacin de

Funciones, as como en base a los requerimientos considerados en el cargos para Cuadro

Asignacin de Personal.

Llamado tambin Gua de Procedimientos o Procedimiento Operativo Vigente (POV), se describen las distintas operaciones o pasos del

proceso en forma LOGICA,

SECUENCIAL, CRONOLGICA, ORDENA Y DETALLADA, de manera que pueda ser utilizado por las diferentes unidades orgnicas a travs de acciones correctas, para la ejecucin de tareas, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Gracias !!