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GESTO DE DOCUMENTOS

Sumrio 2.1. Estudo da gesto; 2.1.1. Conceito; 2.1.2. Objetivos; 2.1.3. Importncia; 2.1.4. Organizao e administrao de arquivos 2.2. Produo e fluxo documental 2.3. Protocolo 2.3.1. Atividades do protocolo 2.4. Classificao de arquivos e de documentos de arquivo; 2.4.1. Classificao de arquivos; 2.4.1.1. Quanto entidade mantenedora/arquivstica; 2.4.1.2. Quanto natureza dos documentos; 2.4.1.3. Quanto abrangncia/extenso de sua atuao; 2.4.1.4. Quanto aos estgios de evoluo; 2.4.2. Classificao de documentos de arquivo; 2.4.2.1. Quanto entidade produtora; 2.4.2.2. Quanto ao gnero; 2.4.2.3. Quanto espcie; 2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental; 2.4.2.5. Quanto ao valor; 2.4.2.6. Quanto natureza do assunto; 2.4.2.7. Quanto ao formato; 2.4.2.8. Quanto forma; 2.4.2.9. Quanto tcnica de registro 2.5. Arquivo Permanente; 2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente; 2.5.2. Teoria dos fundos; 2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) e NOBRADE; 2.5.3.1. Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (ISAD(G)); 2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias (ISAAR(CPF)); 2.5.3.3. Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE); 2.5.4. Normalizao do processo de descrio arquivstica; 2.5.4.1. Aplicao da descrio arquivstica; 2.5.5. Instrumentos de pesquisa; 2.5.5.1. Bsicos; 2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa 2.6. Produo, utilizao e destinao de documentos; 2.6.1. Produo; 2.6.2. Utilizao; 2.6.3. Destinao de documentos.

CAPTULO II

2.1. ESTUDO DA GESTO 2.1.1. Conceito


Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Lembre-se! A gesto ocorre nas fases: corrente e intermediria
Produo Avaliao Uso T ramitao Arquivamento

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2.1.2. Objetivos
possibilitar a produo, administrao, controle e manuteno do conjunto documental de forma racional, econmica e eficiente;

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viabilizar a recuperao da informao atravs de ferramentas tecnolgicas modernas que facilitam a localizao e utilizao da informao com eficincia, rapidez e preciso; preservar a memria institucional; otimizar o uso da informao independente da natureza do suporte.

2.1.3. Importncia
O progresso da cincia, o surgimento de inovaes tecnolgicas e o grande volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gesto documental, pois atravs dela que o elemento essencial do documento, a informao, pode ser recuperada de forma rpida, econmica e eficaz, otimizando os recursos humanos, materiais e fsicos, e interferindo positivamente na organizao e administrao de arquivos.

2.1.4. Organizao e administrao de arquivos


Os resultados satisfatrios de uma eficiente organizao e administrao de arquivos de qualquer organismo/instituio esto diretamente relacionados ao emprego indispensvel de: poltica interna que reconhea a importncia do arquivo na estrutura da empresa; ferramentas apropriadas; reduo do tempo de arquivamento; profissionais qualificados; instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e trfego documental e; instalaes fsicas apropriadas, compatveis com o acervo documental. Objetivos: reduo de custos com a administrao e manuteno do acervo; padronizao dos sistemas e mtodos de arquivamento; aproveitamento adequado e ganho de espao fsico; maior controle da massa documental; sigilo das informaes; preservao e conservao dos documentos; recuperao rpida e eficiente das informaes.

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Metro linear unidade de medida utilizada para a quantificao do acervo, quando se tratar de documentos em suporte de papel. Para Marilena Leite Paes, a organizao e administrao de arquivos compreendem 4 etapas, so elas: 1) Levantamento de dados Pressupe o conhecimento da estrutura da organizao e a coleta de informaes a respeito: Do funcionamento dos rgos internos; Do trmite documental; Dos sistemas e mtodos de arquivamento utilizados; Da entrada e expedio de documentos; Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; Da disponibilizao do acervo mediante consulta e emprstimo; Do gnero e espcie dos documentos existentes; Do volume dos documentos arquivados; Da tecnologia empregada na reproduo e conservao dos documentos; Das normas e legislao arquivstica empregadas na instituio etc. 2) Anlise dos dados coletados Faz-se um diagnstico de arquivo, ou seja, a anlise de toda documentao de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo. 3) Planejamento Etapa que compreende a elaborao de um plano de arquivo (plano arquivstico) levando-se em considerao: As instituies fsicas e equipamentos empregados; Elaborao de um projeto de arquivo; Os recursos humanos e financeiros; Os sistemas e mtodos de arquivamento que sero utilizados; O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituio, etc. 4) Implantao e acompanhamento Finalizando o processo de organizao e administrao de arquivos, a etapa responsvel pela execuo do que foi planejado, nessa fase:

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Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituio a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criao/recepo at a eliminao/descarte; Qualificam-se, atravs de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; Acompanha-se periodicamente a implementao e execuo do planejamento; Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislao pertinente e as necessidades da instituio.

2.2. PRODUO E FLUXO DOCUMENTAL


Diversas atividades e procedimentos administrativos de qualquer instituio implicam muitas vezes na produo/criao/recepo de documentos que, aps esta fase, percorrem setores (fluxo documental) para cumprir a finalidade (tramitar) para a qual foi criado, ou seja, passa a tramitar, ter movimento. O Fluxo documental diz respeito ao(s) local (is) por onde passa(m) o(s) documento(s), enquanto que o trmite est diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade. O Fluxo documental compreende o ciclo do documento na instituio. O estudo do trmite documental permite ao arquivista conhecer a trajetria dos documentos, visualizando quais documentos apresentam um trmite curto, longo ou se necessitam percorrer um caminho maior desde a sua produo/ recepo at atingir sua finalidade. H ferramentas indispensveis no processo de gesto de informao que viabilizam tanto a produo quanto o fluxo documental durante a organizao de documentos, so elas: plano de classificao de documentos e a tabela de temporalidade e destinao de documentos. Temos nestas duas ferramentas o resultado da implantao da atividade de gesto documental e da atividade de gesto da informao nas organizaes. Obs.: Identificao Processo pelo qual passam os arquivos objetivando o seu controle fsico e intelectual, mediante o reconhecimento, sistematizao e registro de suas informaes. Obs.: Tramitao curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. D.T.A., 2005.

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2.3. PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. (D.T.A., 2005.) Entre outras acepes, protocolo tambm pode ser: setor de um rgo; livro de protocolo; espcie documental; nmero atribudo ao documento/conjunto documental. O protocolo compreende um conjunto de operaes que possibilita o controle do fluxo documental no rgo/instituio viabilizando a sua recuperao e o acesso informao.

2.3.1. Atividades do protocolo


Recebimento recepo/entrada de documentos de origem interna ou externa. Autuao e Registro atribuio de nmero ao documento/conjunto documental e registro no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado. Classificao Os documentos so anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificao do rgo. Distribuio e Expedio sada/encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor/instituio. Distribuio (encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da mesma instituio). Expedio (encaminhamento de documentos para outras instituies). Controle e Movimentao Mediante processo que pode ser: manual, mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criao do documento na instituio. Os sistemas informatizados atendem com preciso esta trajetria documental traando/registrando todo o percurso do documento.

2.4. CLASSIFICAO DE ARQUIVOS E DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO 2.4.1. Classificao de Arquivos 2.4.1.1. Quanto entidade mantenedora/arquivstica (ver, tambm, os itens 1.1.2.4. e 1.1.2.5., do Cap. I)
Arquivos Pblicos: Segundo o art. 7, da Lei n 8.159 de 08/01/91,
os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbitos federal, estadual, do distrito federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades

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George Melo Rodrigues privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Ex: Arquivos federais (Unio), arquivos estaduais (Estados), arquivos do Distrito Federal e arquivos municipais (Municpios) Arquivos Privados: Segundo o art. 11, da Lei n 8.159 de 08/01/91, consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Ex: Arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

2.4.1.2. Quanto natureza dos documentos


Especiais: est diretamente relacionado ao suporte dos documentos (forma fsica), necessitando de tratamento especial no que diz respeito ao armazenamento e processamento tcnico. Ex.: Discos ticos (DVD, CD, blu-ray, etc.), fitas, slides, disquetes, pen drives, microformas, etc. Especializados: est associado a documentos que so produzidos por profissionais de determinada rea especfica (no levando em considerao a forma/ suporte), relacionada atividade-fim da empresa. Ex.: Arquivos hospitalares, arquivos mdicos, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos etc.

2.4.1.3. Quanto abrangncia/extenso de sua atuao


Setoriais (arquivo descentralizado ou ncleo de arquivo): localizam-se junto ao setor produtor (esto na fase corrente, em atividade). Centrais (gerais ou centralizados): centralizam os documentos provenientes dos arquivos correntes, desafogando os setores.

2.4.1.4. Quanto aos estgios de evoluo


Arquivo corrente, intermedirio e permanente. (ver itens 1.5.1., 1.5.2. e 1.5.3., do Cap. I).

2.4.2. Classificao de documentos de arquivo 2.4.2.1. Quanto entidade produtora


Pblicos: So emitidos por autoridade pblica ou mediante procurao de autoridade pblica. Ex: escritura pblica de compra e venda emitida por um notrio. Privados: So emitidos por um particular (pessoa fsica) ou por autoridade pblica fora de suas funes, atribuies, ou competncia.

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2.4.2.2. Quanto ao gnero


Textuais (escritos) documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.: editais, certides, atas, contratos, etc. Filmogrfico so documentos representados exclusivamente por imagens em movimento (no h presena de som). Ex.: filmes, fitas vdeomagnticas, entre outros. Audiovisual um tipo de documento que combina som e imagem em movimento, presente nas produes cinematogrficas e televisivas. Ex.: blu-ray, DVD, beta, VHS, 8 mm, etc. Cartogrficos so documentos representados em escala cartogrfica, possuindo formatos e dimenses variveis. Ex.: mapas, plantas, croquis, fotografias areas, perfis, etc. Iconogrficos documentos representados por imagens paradas (estticas). Ex.: gravura, desenho, slides, diapositivos, negativos, etc. Microgrficos implica na converso de arquivos (na sua maioria em papel: documentos, dados, imagens, etc.) em microfilmes. Ex: microfilmes, microfichas, jaquetas, cartes de abertura, etc. Informticos (eletrnicos/digitais) documentos criados e processados por interveno de computador, utilizando-se de softwares especficos para leitura da extenso do arquivo correspondente. Ex: documentos criados em um computador e armazenados em: disquete, HD, pen drive, disco ptico, etc. Sonoros a informao est em forma de som, ou seja, trata-se de registro fonogrfico, podendo ser encontrada em suportes como: DVD, CD, disco de vinil, fita K7, mp3, etc. Gnero documental: reunio de espcies documentais que se assemelham por suas caractersticas essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes, mediao tcnica para acesso. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005). ATENO! Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital. Resoluo CONARQ, n 20.

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2.4.2.3. Quanto espcie


Atos normativos expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: decretos, leis, alvars, ordens de servio, portarias, regulamentos, normas, regimento, etc. Atos enunciativos so os opinativos, esclarecem assuntos, visam fundamentar uma soluo. Ex.: relatrios, laudos, pareceres, despachos, etc. Atos de assentamento so os configurados por registros consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: atas, termos, etc. Atos comprobatrios so os que comprovam assentamentos, decises. Ex.: atestados, traslados, certides, etc. Atos de ajuste so representados por acordos, pactos, etc. Ex.: contratos, convnios, etc. Atos de correspondncias objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Ex.: memorandos, avisos, notificaes, ofcios, notas, exposio de motivos, circulares, editais, mensagens, etc. Espcie documental: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Bellotto, 2004.

2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental


O tipo documental diz respeito atividade para a qual o documento foi criado, por exemplo:
Espcie Edital Contrato Citao Alvar Petio Relatrio Processo Certido Tipologia edital de concurso / edital de licitao contrato de locao / contrato de compra e venda carta rogatria / carta precatria alvar de soltura / alvar de construo petio de embargos declaratrios / petio de recurso ordinrio relatrio de compras / relatrio de preos processo de desocupao / processo de execuo fiscal certido de casamento / certido de nascimento

Tipo documental: a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Bellotto, 2004.

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2.4.2.5. Quanto ao valor


Administrativo valor que o documento possui para a atividade administrativa do rgo produtor (que o criou), fundamentando, informando ou provando seus atos. Fiscal quando um documento visa comprovar a existncia de operaes financeiras e fiscais perante os rgos fiscalizadores governamentais. Informativo segundo o qual, toda e qualquer informao constante de um documento tem importncia independentemente do valor probatrio. Legal valor indispensvel aos efeitos jurdicos futuros (aquisio, manuteno, transferncia, modificao ou extino de direitos) para comprovao perante um Juzo. Permanente documento que no pode ser descartado, dado o seu valor histrico, probatrio e testemunhal. Primrio valor que um documento assume devido s razes de sua criao, importncia e utilizao para os fins administrativos, legais e fiscais da entidade. Probatrio valor de prova (probatrio). Secundrio valor distinto da finalidade inicial para o qual foi criado.

2.4.2.6. Quanto natureza do assunto


Ostensivos ou ordinrios qualquer indivduo pode consultar o documento e a liberao ao seu acesso no prejudicial entidade. Sigilosos acesso limitado (restrito), devendo ser tomadas medidas de proteo e segurana para a custdia e disseminao. Obs.: ver Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Ateno: foi publicada a Lei 12.527 em 18 de novembro de 2011 e a partir de 19 de maio de 2012, entrar em vigor.

2.4.2.7. Quanto ao formato


Formato a configurao fsica em que se apresenta o suporte documental, por exemplo: folha, livro, caderno, folder, mapa, cartaz, cdice, diapositivo, folha, planta, mdia eletrnica, rolo de filme, peas tridimensionais, etc.

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2.4.2.8. Quanto forma


Forma diz respeito ao estgio de preparao e de transmisso de documentos. Ex.: arte-final, minuta, original, leiaute, cpia, croqui, rascunho, esboo, etc.

2.4.2.9. Quanto tcnica de registro


Tcnica de registro diz respeito tcnica empregada no registro das informaes. Ex.: datilografia, escrita, impresso, gravao, fotocomposio, etc.

2.5. ARQUIVO PERMANENTE 2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente


a) arranjo: , em Arquivologia, a reunio e ordenao adequada dos documentos em fundos, as sries dentro dos fundos e, caso seja necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arquivo permanente recebe documentos de vrios rgos e, pelo princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos fundos, os arquivos devem ser organizados por fundos ou ncleos de uma mesma fonte geradora, no devendo, portanto, serem misturados aos de outras fontes. Devem ser mantidos em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora. Outras definies: Para Bellotto, ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes (na fase corrente e na intermediria, em obedincia Tabela de Temporalidade), obedecendo a critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos, interna e externamente. o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa, de tais unidades entre si, Schellenberg (citado por Bellotto, Helosa Liberalli, 2004). Obs.: Para Bellotto, a relao significativa a que Schellenberg se refere, nada mais que o princpio da organicidade que prevalece na produo e, consequentemente, na organizao do arquivo. Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, arranjo a Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Tarefas do Arranjo: Atividades Intelectuais e Fsicas atividades intelectuais (interveno abstrata): anlise dos documentos quanto sua forma, origem funcional e contedo atravs do emprego do

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conhecimento profissional/intelectual do analista; atividades fsicas (interveno concreta): compreendem a arrumao de documentos, seu empacotamento, aposio de etiquetas, acondicionamento, identificao de caixas, etc. b) descrio e publicao: a descrio leva em considerao os elementos formais e o contedo textual do(s) documento(s), produzindo/elaborando a partir da, os instrumentos de pesquisa (facilitadores do processo de identificao, consulta ou localizao, tanto dos documentos quanto das informaes inseridas nesses documentos), o que torna o acervo documental acessvel. c) Conservao: so as medidas de proteo aos documentos e ao seu local de guarda, contribuindo para o prolongamento da vida til dos mesmos. (assunto tratado detalhadamente no cap. VI) d) Referncia: estabelece as polticas de acesso e utilizao dos documentos. e) Destinao: segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, trata-se de uma Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao, portanto, embora vrios autores ainda considerem essa etapa como de arquivo permanente, entendo que ela deveria permanecer, to somente, na fase de gesto documental.

2.5.2. Teoria dos Fundos


Conjunto de documentos pertencente ao rgo produtor seja ele pessoa fsica (ser humano) ou pessoa jurdica (instituio pblica ou particular).
Fundo aberto Pessoa Fsica (ser humano) Pessoa Jurdica (pblica ou particular) Fundo fechado Quando a pessoa (ser humano) Quando a pessoa deixa de exisest viva, produzindo, acumutir, ou seja, faleceu. lando documentos. Quando o rgo produtor enQuando o rgo produtor est contra-se com as atividades em plena atividade. encerradas (fechou as portas).

Obs.: Documentos pertencentes a uma empresa extinta ou a uma pessoa falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivstico a ela relacionada, caso a produo de tais documentos tenha ocorrido durante o perodo de sua existncia (quando se encontravam em plena atividade). No fundo de arquivo os documentos so produzidos e acumulados naturalmente.

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2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) E NOBRADE 2.5.3.1. Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (ISAD(G))
A ISAD(G) padroniza a descrio arquivstica em fundos como um todo e em suas partes e contm regras gerais que podem servir como base para a criao de normas locais ou ser usada em conjunto destas se j existirem. Sua estrutura parte de um princpio hierrquico, representando o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes, no qual a descrio feita em nveis, denominando-se assim estrutura multinvel. H um conjunto de quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relao hierrquica entre as descries: descrio do geral ao particular: apresenta uma relao hierrquica entre as partes e o todo; informao relevante para o nvel de descrio: as informaes devem ser apropriadas para o nvel que est sendo descrito; relao entre descries: identifica o nvel de descrio; no repetio de informao: no repetir as informaes em nveis diferentes de descrio. Com a aplicao da ISAD(G) a descrio passa a ser normalizada universalmente contribuindo para que o acesso e a troca de informaes, principalmente em meio eletrnico, sejam satisfatrios. No se pode esquecer que a ISAD(G) , sem dvida, uma primeira referncia fundamental para qualquer atividade de descrio. Esse conjunto de regras gerais, para a descrio arquivstica, faz parte de um processo que visa: a) assegurar a criao de descries consistentes, apropriadas e autoexplicativas; b) facilitar a recuperao e a troca de informao sobre documentos arquivsticos; c) possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e d) tornar possvel a integrao de descries de diferentes arquivos num sistema unificado de informao.

2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias (ISAAR(CPF))
A primeira edio desta norma foi desenvolvida pela Comisso ad-hoc de Normas de Descrio do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) entre 1993-1995,

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sendo publicada pelo CIA em 1996. Tornou-se um comit permanente do CIA no Congresso Internacional de Arquivos de Pequim, China, em 1996. Atualmente se encontra na segunda edio, publicada em 2004. Segundo a prpria norma, seu objetivo garantir a compreenso dos conceitos e uma melhor prtica na gesto dos arquivos. A ISAAR(CPF) e a ISAD(G) possuem aspectos complementares, pois permitem a ligao entre as autoridades produtoras e os documentos produzidos. Na primeira edio, a ISAAR (CPF) compreendia trs reas: rea de Controle de Autoridade, rea de Informao e rea de Notas. J na segunda compreende quatro reas: rea de Identificao (semelhante Controle de Autoridade); rea de Descrio (antiga rea de Informao); rea das Relaes; rea de Controle (em substituio da rea de Notas) e uma seo extra: Relaes das entidades coletivas, pessoas e famlias, com a documentao de arquivo e outros recursos. A ISAAR(CPF) fornece regras gerais para o estabelecimento de registros de autoridade arquivstica que descrevem entidades coletivas, pessoas e famlias que podem ser citadas como produtores nas descries de documentos de arquivos.

2.5.3.3. Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE)


Em 30/09/2001, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), publicou a portaria de n 56, criando a CTNDA (Cmara Tcnica de Normalizao da Descrio Arquivstica), dando assim incio aos estudos em busca da criao de normas que; em conformidade com ISAD(G) e a ISAAR(CPF), aps debates com profissionais da rea arquivstica, e aps aprovao do CONARQ; regulassem a adequao de procedimentos tcnicos adotados no tratamento de arquivos em territrio nacional. A NOBRADE nada mais do que uma adaptao das normas internacionais [ISAD(G) e ISAAR(CPF)] realidade brasileira proveniente da necessidade de se ter em cada pas uma norma prpria de descrio arquivstica, refletindo cada qual a sua realidade e necessidade. Objetivos da NOBRADE facilitar o acesso e o intercmbio de informaes em mbito nacional e internacional; proporcionar maior qualidade do trabalho tcnico; contribuir para a economia dos recursos aplicados e para a otimizao das informaes recuperadas; estruturar a informao a partir de elementos de descrio comuns, buscando interferir o mnimo possvel na forma final em que as descries so apresentadas;

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estabelecer diretivas para a descrio no Brasil de documentos arquivsticos, compatveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF); Principais caractersticas da NOBRADE foi elaborada para ser utilizada preferencialmente na descrio de documentos da fase permanente, mas tambm pode ser aplicada nas fases corrente e intermediria; no h restrio de seu uso, devendo ser utilizada na descrio de qualquer documento, sem levar em considerao o suporte e o gnero; no preceitua formatos de entrada ou sada de dados em sistemas de descrio automatizados ou manuais; utilizada em sistemas manuais pode facilitar posterior passagem dos dados para sistemas automatizados. A NOBRADE apresenta como pressupostos bsicos: o respeito aos fundos e a descrio multinvel, adotando complementarmente os princpios expressos na ISAD(G), quais sejam: descrio do geral para o particular com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes; informao relevante para o nvel de descrio com o objetivo de representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio; relao entre descries com o objetivo de explicitar a posio da unidade de descrio na hierarquia; no repetio da informao com o objetivo de evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas. Esta norma prev a existncia de 8 (oito) reas, contendo 28 elementos de descrio. As oito reas (incluso da 8 rea), uma a mais em relao ISAD(G), so: 1) rea de identificao, onde se registra informao essencial para identificar a unidade de descrio; 2) rea de contextualizao, onde se registra informao sobre a provenincia e custdia da unidade de descrio; 3) rea de contedo e estrutura, onde se registra informao sobre o assunto e a organizao da unidade de descrio; 4) rea de condies de acesso e uso, onde se registra informao sobre o acesso unidade de descrio; 5) rea de fontes relacionadas, onde se registra informao sobre outras fontes que tm importante relao com a unidade de descrio;

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6) rea de notas, onde se registra informao sobre o estado de conservao e/ou qualquer outra informao sobre a unidade de descrio que no tenha lugar nas reas anteriores; 7) rea de controle da descrio, onde se registra informao sobre como, quando e por quem a descrio foi elaborada; 8) rea de pontos de acesso e descrio de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localizao e recuperao da unidade de descrio. Dos 28 elementos de descrio, sete so obrigatrios, quais sejam: cdigo de referncia, ttulo, data (s), nvel de descrio, dimenso e suporte, nome(s) do(s) produtor(es) e condies de acesso (somente para descries em nveis 0 e 1). Vale a pena ressaltar alguns aspectos importantes dos elementos de descrio obrigatrios: a) Cdigo de referncia objetivo: identificar a unidade de descrio. regra: efetuar o registro do cdigo do pas (BR), o cdigo da entidade custodiadora e o cdigo especfico da unidade de descrio. Obs.: constitui um dos principais pontos de acesso unidade de descrio, sendo composto de trs partes principais, onde duas delas so determinadas, a priori, na sua configurao, pela Norma internacional, e devem estar presentes em todos os nveis de descrio, so elas: cdigo do pas e cdigo da entidade custodiadora. Caso a entidade custodiadora permita acesso em mais de um endereo, deve-se registrar um cdigo especfico para cada subunidade custodiadora existente. b) Ttulo objetivo: identificar nominalmente a unidade de descrio. regra: registrar o ttulo da unidade de descrio. Obs.: deve-se registrar o ttulo original. Caso isso no seja possvel, deve-se atribuir um ttulo elaborado a partir de elementos de informao presentes na unidade que est sendo descrita, obedecidas as convenes previamente estabelecidas. c) Data(s) objetivo: informar a(s) data(s) da unidade de descrio.

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regra: fornecer obrigatoriamente a(s) data(s) de produo da unidade de descrio. Opcionalmente, devem-se registrar outras datas crnicas pertinentes, como data(s) de acumulao ou data(s)-assunto. Caso seja relevante, deve-se efetuar tambm a(s) data(s) tpica(s) de produo da unidade de descrio. Obs.: Esse elemento de descrio obrigatrio no que tange a data crnica, contudo, em mbito nacional, a obrigatoriedade recai sobre a(s) data(s) de produo. d) Nvel de descrio objetivo: identificar o nvel da unidade de descrio em relao s demais. regra: registrar o nvel da unidade de descrio. Obs.: So seis os principais nveis de descrio da NOBRADE: nvel 0 = acervo da entidade custodiadora; nvel 1 = fundo ou coleo; nvel 2 = seo; nvel 3 = srie; nvel 4 = dossi ou processo; nvel 5 = item documental. Alm dos nveis descritos anteriormente, so admitidos tambm os seguintes nveis intermedirios: nvel 0,5 = acervo da subunidade custodiadora; nvel 2,5 = subseo; nvel 3,5 = subsrie. e) Dimenso e suporte objetivo: identificar as dimenses fsicas ou lgicas e o suporte da unidade de descrio. regra: registrar a dimenso fsica ou lgica da unidade de descrio, relacionando esse dado ao respectivo suporte. Obs.: constitui informao estratgica para planos de pesquisa e gesto do acervo. f) Nome(s) do(s) produtor(es)

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objetivo: identificar o(s) produtor(es) da unidade de descrio. regra: registrar a(s) forma(s) normalizada(s) do(s) nome(s) da(s) entidade(s) produtora(s) da unidade de descrio. Obs.: a indicao do nome do produtor corresponde afirmao do princpio da provenincia. g) Condies de acesso (somente para descries em nveis 0 e 1) objetivo: fornecer informao sobre as condies de acesso unidade de descrio e, existindo restries, em que estatuto legal ou outros regulamentos se baseiam. regra: informar se existem ou no restries de acesso unidade de descrio. Em caso afirmativo, indicar o tipo de restrio, a norma legal ou administrativa em que se baseia e, se for o caso, o perodo de durao da restrio. Quando a restrio for relativa a uma parte da unidade que est sendo descrita, identificar, ainda que sumariamente, a parcela que sofre restrio. Obs.: recomenda-se a padronizao dos tipos de restrio. Ateno: nesse tpico foram relacionados apenas os sete elementos de descrio obrigatrios, recomendo, entretanto, a leitura dos demais, tendo em vista a possibilidade de que venham a ser cobrados em provas, principalmente destinadas ao cargo especfico de Arquivista.

2.5.4. Normalizao do processo de descrio arquivstica


Na antiguidade os seres humanos registravam, atravs da escrita, informaes de suas atividades sociais, econmicas, polticas e/ou pessoais e, com o passar do tempo, o suporte no qual se registravam tais atividades evoluiu das simples tbuas de argila e da praticidade do papel para os sofisticados documentos eletrnicos, havendo, portanto, a necessidade de sistematizar, conservar e administrar esses registros. Dentre as tecnologias empregadas na Arquivologia para garantir o acesso s informaes contidas em documentos, destaca-se a descrio arquivstica, que o ato de descrever e representar informaes contidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (inventrios, guias, catlogos, etc.), os quais explicam os documentos de arquivo quanto a sua localizao, identificao e gesto, alm de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que os gerou.

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As atividades de descrio so importantes em um arquivo porque garantem a compreenso do acervo arquivstico. A descrio mostra o contedo dos fundos recolhidos e se processa atravs de instrumentos de pesquisa ou meios de busca, que vo do geral para o particular. A descrio dos conjuntos documentais deve ser feita em relao sua: substncia indicando-se unidade de organizao, funes, atividades, operaes, assuntos; estrutura indicando-se esquema de classificao adotado, unidades de arquivamento, datas abrangentes, classes ou tipos fsicos dos documentos, quantidade. A descrio o "Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005.)

2.5.4.1. Aplicao da descrio arquivstica


A Descrio Arquivstica normalmente empregada com maior freqncia na terceira idade (arquivo permanente) quando o suporte do documento o papel. Em documentos eletrnicos, Lopes (1996) apud Hagen (1998), afirma que a descrio ocorre em todos os momentos do tratamento dos documentos [...] a descrio comea no processo de classificao, continua na avaliao e se aprofunda nos instrumentos de busca mais especficos. A recuperao dos dados contidos em documentos/fundos arquivsticos possibilitada atravs de instrumentos de pesquisa. Obs.: Antes de serem efetuados os instrumentos de pesquisa necessrio utilizar normas de contedo, por ex: ISAD(G), ISAAR(CPF) e a NOBRADE.

2.5.5. Instrumentos de pesquisa


Os instrumentos de pesquisa so ferramentas de descrio que completam o trabalho de um arquivo e tem a finalidade de propiciar o acesso aos documentos, consulta e divulgao do acervo. Apresentam-se em vrios formatos e possuem caractersticas prprias que atendem s necessidades dos pesquisadores. Eles se subdividem em bsicos e auxiliares.

2.5.5.1. Bsicos
Guia com o objetivo de proporcionar uma viso de conjunto (viso panormica) dos servios arquivsticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia

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GESTO DE DOCUMENTOS

faz uso de uma linguagem simples, tornando-se o instrumento de pesquisa mais conhecido, abrangente e popular, alcanando alm do pblico especfico da rea arquivstica. Inventrio esse instrumento descreve sucintamente (sumariamente) a composio do fundo ou de suas partes (suas divises, ex: uma srie), identificando-os. Devendo ser, tanto para os fundos de arquivos pblicos quanto para os de arquivos particulares, o primeiro instrumento de pesquisa a ser preparado. Catlogo instrumento de pesquisa produzido mediante a utilizao de um critrio: cronolgico; temtico; geogrfico ou onomstico; no qual as unidades documentais de um, ou mais fundos, so descritas de forma sumria ou pormenorizada, respeitado ou no a disposio do arranjo. Repertrio ou Catlogo Seletivo descreve documentos especficos, previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos. Trata-se de uma descrio minuciosa de cada pea integrante de um documento, podendo conter partes transcritas do documento.

2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa


ndice trata-se de uma lista sistemtica (metdica) e minuciosa das partes integrantes do contedo dos documentos (ordenada de forma a indicar a sua localizao), elaborada mediante a utilizao de vocabulrios controlados e tesauros, tendo como objetivo permitir ao leitor a rpida e eficiente localizao do contexto onde se encontram os termos (palavras-chave) indexados. Tabela de equivalncia ou concordncia tabela que reflete a relao de igual valor entre as antigas e as novas notaes, tendo em vista, alteraes no sistema de arranjo. O guia de fontes um instrumento de pesquisa que conduz os consulentes s fontes e documentos que subsidiaram a informao, recuperando-a de forma clara, rpida e gil.

2.6. PRODUO, UTILIZAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS


Segundo o art. 3 da Lei n 8.159 de 8 de janeiro de 1991, a gesto documental concentra atividades (procedimentos e operaes tcnicas) concernentes produo, tramitao, uso (utilizao), avaliao e arquivamento (em fase corrente e intermediria), visando a eliminao ou recolhimento (destinao de documentos). Nesse tpico trataremos somente dos itens a seguir:

2.6.1. Produo
Elaboram-se/criam-se documentos em funo das atividades especficas de determinada entidade ou setor, racionalizando a produo de documentos em vista

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da real necessidade da sua criao, evitando-se o acmulo de documentos criados desnecessariamente, bem como de suas cpias, contribuindo para disciplinar os servios de reprografia (duplicao e reproduo de documentos dispensando-se a impresso) e automao arquivstica.

2.6.2. Utilizao
Diz respeito ao trmite documental presente nas atividades do arquivo corrente e intermedirio durante a vida til administrativa do documento na instituio, bem como a sua guarda e poltica de acesso e disponibilizao.

2.6.3. Destinao de documentos


nesta fase que elaborada a TTD (Tabela de Temporalidade Documental). Nesta etapa realizada a avaliao, anlise e seleo dos documentos de arquivo, estabelecendo-se os prazos de guarda (guarda eventual, temporria ou permanente) e definindo quais documentos sero eliminados ou guardados permanentemente. (Plano de destinao esquema no qual se fixa a destinao dos documentos. D.T.A., 2005)

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Sumrio 1. Questes de concursos com gabarito comentado 2. Questes de concursos 3. Questes elaboradas pelo autor; 3.1 Simulado; 3.2. Exerccios de memorizao 4. Gabarito; 4.1. Questes de concursos; 4.2. Questes elaboradas pelo autor; 4.2.1. Simulado; 4.2.2. Exerccios de memorizao.

Questes

1. QUESTES DE CONCURSOS COM GABARITO COMENTADO


01. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 11/2012) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da (A) integridade. (B) inalienabilidade. (C) provenincia. (D) autonomia. (E) reintegrao. COMENTRIOS Alternativa correta: c. Princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos fundos (respect des fonds) o princpio segundo o qual, os arquivos devem ser organizados por fundos ou ncleos de uma mesma fonte produtora/geradora, no devendo, portanto, ser misturados aos de outras fontes. 02. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 11/2012) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por (A) contar com maiores recursos de automao. (B) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituio. (C) ficar sob o controle da alta cpula administrativa. (D) dispor de documentos em melhor estado de conservao. (E) desfrutar de maior prestgio na hierarquia institucional. COMENTRIOS Alternativa correta: b. No Arquivo Corrente os documentos so consultados frequentemente, pois possuem pleno valor funcional/administrativo. No Arquivo Intermedirio, embora sejam, ainda, objeto de consulta, a mesma no ocorre com tanta freqncia. J no Arquivo Permanente, encontram-se documentos que possuem valor secundrio, ou seja, no so utilizados para a finalidade para qual foram criados.

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George Melo Rodrigues 03. (CONSULPLAN/Analista Judicirio Arquivologia/TSE/2012) O conjunto de documentos que pertence a duas ou mais unidades territoriais, no podendo ser dividido sob pena da perda de sua integridade fsica e orgnica, denomina-se patrimnio (A) aquivstico. (B) aquivstico comum. (C) aquivstico coletivo. (D) aquivstico compartilhado. COMENTRIOS Alternativa correta: b. Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, patrimnio arquivstico comum, o arquivo que constitui o patrimnio arquivstico de duas ou mais unidades territoriais, no podendo ser dividido sob pena de perda de sua integridade. 04. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 1 Regio/2011) A correspondncia entre diferentes notaes dos mesmos documentos feita por meio (A) do quadro de arranjo. (B) do termo de eliminao. (C) da relao de comparao. (D) da tabela de equivalncia. (E) do registro de autoridade. COMENTRIOS Alternativa correta: d. Conforme o D.T.A., a tabela de equivalncia um instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes. Ela reflete a relao de igual valor entre as antigas e as novas notaes, tendo em vista, alteraes no sistema de arranjo. tambm conhecida como tabela de concordncia. 05. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Quando h necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em considerao a sua provenincia ou a classificao original, estar sendo aplicado o princpio da pertinncia.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS Correta: Segundo a doutrina, o princpio da pertinncia no leva em considerao a organizao original e a provenincia dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto/ tema). 06. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS Errada: Protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, destinao, so atividades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que so movimentados/consultados frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcional/administrativo.

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CAPTULOS I E II 07. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Os arquivos permanentes dos rgos pblicos devem atender, especialmente, s necessidades das administraes a que esto associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS Correta: No s os arquivos permanentes dos rgos pblicos como tambm dos rgos particulares, devem atender s necessidades das respectivas administraes, dado o valor histrico, probatrio e testemunhal das informaes dos documentos que neles se encontram. Tratam-se, portanto, de documentos indispensveis para os respectivos rgos, pois se no assim no fosse, seriam descartados ou eliminados. 08. (CESPE/Analista Administrativo Arquivologia/Antaq/2011) O fundo fechado no pode, em nenhuma hiptese, receber documentos aps a extino da pessoa jurdica ou o falecimento da pessoa fsica.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS Errada: Documentos pertencentes a um rgo/empresa extinta ou a uma pessoa falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivstico a ela relacionada caso a produo de tais documentos tenha ocorrido durante o perodo de sua existncia (quando se encontravam em plena atividade). 09. (CESPE/Analista Judicirio Arquivologia/TRE-ES/2011) O princpio temtico corresponde ao princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode ser revertido, caso seja necessrio.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS Errada: O princpio em questo o da reversibilidade, pois, segundo esse princpio, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. J o princpio temtico corresponde quele que no leva em considerao a organizao original e a provenincia dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto). 10. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 8 Regio/2010) Um guia de arquivo destina-se, essencialmente, a (A) estabelecer as linhas do tratamento documental. (B) compatibilizar os sistemas de notao adotados. (C) orientar os consulentes em suas buscas. (D) indexar o contedo dos grupos e subgrupos. (E) justificar critrios de destinao de documentos. COMENTRIOS Alternativa correta: c. Com o objetivo de proporcionar uma viso de conjunto (viso panormica) dos servios arquivsticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia o instrumento de pesquisa mais conhecido e abrangente, fazendo uso de uma linguagem simples e alcanando no s o pblico especfico da rea arquivstica como administradores e historiadores.

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George Melo Rodrigues 11. (FCC/Tcnico Judicirio/TRE-PI/2009) A determinao segundo a qual os arquivos originrios de uma instituio devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa, conhecida como princpio (A) do respeito ordem original. (B) da classificao. (C) da destinao. (D) do isolamento. (E) da provenincia. COMENTRIOS Alternativa correta: e. No princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos fundos (respect des fonds) os arquivos devem ser organizados por fundos ou ncleos de uma mesma fonte geradora, no devendo, portanto, serem misturados aos de outras fontes. 12. (FCC/Tcnico Judicirio/TRE-PI/2009) Entre outras atribuies relacionadas com os documentos de uma instituio, ao servio de protocolo cabem (A) o registro e a movimentao. (B) o recolhimento e o arquivamento. (C) a emisso de pareceres e a classificao. (D) a eliminao e a reprografia. (E) a destinao e a transferncia. COMENTRIOS Alternativa correta: a. Alm do registro e movimentao, temos ainda entre as atividades do protocolo: recebimento e classificao, autuao, distribuio e expedio (sada de documentos). 13. (Esaf/Analista Administrativo/ANA/2009) O princpio da ordem primitiva pode ser definido como o princpio segundo o qual (A) todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. (C) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. (D) o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. (E) o arquivo protege os indivduos da divulgao no autorizada de informaes de carter pessoal. COMENTRIOS Alternativa correta: b. Tambm conhecido como princpio do respeito ordem original, esse princpio estabelece que a organizao constituda pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados/produzidos. 14. (CESPE/Tcnico Judicirio/TRE-BA/2009) O estgio de evoluo dos arquivos conhecido como princpio de respeito aos fundos, que o principal fundamento da Arquivologia.
GAB: Certo Errado

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