Capacitacion registro - SEPS

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A continuacin encontrar los pasos para hacer uso del servicio electrnico Adecuacin de Estatutos de Organizaciones de la Economa Popular y Solidaria:

INGRESO A LA PLATAFORMA DE SERVICIOS

Desde el computador, el usuario debe abrir un navegador para acceder a la pgina web[1] institucional de la Superintendencia de Economa Popular y Solidaria SEPS para lo cual deber colocar en la barra de direcciones web la siguiente direccin: www.seps.gob.ec. Ver Figura 1.

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Figura 1: Pantalla Portal Institucional Una vez abierta la pgina web, en la parte superior derecha, se encuentra en la opcin Servicios en Lnea: "Adecuacin de Estatutos y registro de organizaciones de la EPS" colocarse sobre el elemento y dar click para ingresar. Ver figura 2.

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Figura 2: Servicios en Lnea A continuacin se despliegan la pantalla de Adecuacin de Estatutos dnde deber tomar la opcin de "Servicio Electrnico de Adecuacin de Estatutos y Registro" Ver figura 3.

Figura 3: Ingreso al servicio electrnico

PROCESO DE ADECUACIN DE ESTATUTOS Y REGISTRO

Una vez ingresado al servicio electrnico, lea atentamente las instrucciones y los pasos para iniciar con el Proceso de Adecuacin de Estatutos y Registro de las organizaciones de la EPS. El Representante Legal de las organizaciones es el llamado a cumplir con el proceso, para lo cual deber contar con una cuenta de usuario' para acceder a los servicios electrnicos de la SEPS. Siingresa por primera vez deber seguir los pasos que se indican a continuacin para crear su Usuario y Contrasea. Si NO ingresa por primera vez deber registrar el nmero de RUC de su organizacin como usuario principal, su nmero de cdula como usuario adicional y digitar su contrasea. Si olvid su contrasea o esta ha caducado, podr cambiarla en la opcin Reestablecer contrasea.

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La opcin Necesita Ayuda? lo direccionar a este manual de usuario y la gua para su apoyo. Ver Figura 4.

Figura 4: Pantalla de Ingreso SI INGRESA POR PRIMERA VEZ

CREACIN DE LA CUENTA DE USUARIO

En la pantalla de ingreso encontrar tres opciones: 1) 2) 3) Usuario Principal Usuario Adicional Contrasea

Aqu el Representante Legal deber hacer click en la opcin Usuario Nuevo' el sistema automticamente lo direccionar a la opcin de Buscar' la organizacin. Ver Figura 5.

Figura 5: Creacin de Cuenta de Usuario

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BSQUEDA DE LA ORGANIZACIN
La opcin de Bsqueda de la Organizacin le permite buscar por nmero de RUC o por Razn Social, la organizacin a la que pertenece el representante legal. En el caso de razn social podr digitar el nombre completo o cualquier palabra contenida en este, y el sistema le devolver el listado de todas las organizaciones en las que aparezca la palabra ingresada. Usted podr desplazarse por el listado, utilizando la barra de desplazamiento que est en el borde derecho del listado Ver Figura 6.

Figura 6: Pantalla de Bsqueda de Organizacin

S encontr la organizacin deber realizar un click en la opcin Seleccionar' caso contrario deber leer el mensaje en el que se indica que la informacin no puede ser validada'

Si tiene dudas comunquese a las oficinas de la Superintendencia de Economa Popular y Solidaria al telfono: 02-3948840 opcin 1 o envenos un correo electrnico a contactenos@seps.gob.ec

DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL

Al dar click en seleccionar deber llenarlos datos del Representante Legal para crear el usuario. Una vez que los campos han sido llenados haga click en el botn Registrar'. Ninguna persona podr registrarse como Representante Legal de ms de una organizacin. Ver Figura 7.

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Figura 7: Pantalla de Registro de datos del Representante Legal

Importante: En la informacin del Representante Legal, se solicita un correo electrnico. Este debe pertenecer al Representante Legal y estar a su completo acceso (contar con usuarios y claves) si desea ver la informacin que le remitir la SEPS. Esta cuenta de correo electrnico es el vnculo a travs del cual le llegar la informacin de su nueva cuenta de usuario. Una vez ingresada la informacin el servicio le notificar un mensaje dnde se solicita revisar las instrucciones enviadas a la cuenta de correo electrnico registrada. Ver Figura 8.

Figura 8: Pantalla de Instrucciones de mensajes a buzn de correo electrnicos El representante legal debe acceder a su correo electrnico y buscar, del remitente Servicios Electrnicos, un correo en el cual se confirma la creacin de la cuenta.

ACTIVACIN DE LA CUENTA
Una vez que est en su buzn de correo y antes de activar la cuenta, lea las instrucciones que constan en el correo electrnico remitido por la SEPS. All le indicarn que espere un segundo correo con las credenciales (usuarios y contrasea), una vez que activ su cuenta. Para activar la cuenta, deber hacer un click en la opcin AQU' en el correo electrnico recibido de la Superintendencia como se muestra a continuacin Ver Figura 9:

Figura 9: Pantalla de mensaje para activacin de servicio electrnico

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El sistema le re direccionar a la pantalla de los servicios electrnicos que se muestra a continuacin:

Figura 9: Pantalla de Mensaje para activacin de cuenta El sistema le remitir un segundo correo electrnico con los datos de acceso (usuario y clave) a los servicios electrnicos. Ingrese a su correo y siga las instrucciones indicadas. Recibir un mensaje con las credenciales para el acceso: Usuario Principal Siempre es el RUC de la organizacin Usuario Adicional Es la cdula del Representante Legal Contrasea provisionalEntregada por el sistema (Es aleatoria) Como se muestra a continuacin en la figura 10:

Figura 10: Mensaje a la cuenta de correo electrnico con credenciales del servicio

Una vez que le han sido entregadas las credenciales (usuarios y contrasea) puede ingresar nuevamente a Servicios electrnicos' en la pgina web de la SEPS. La primera vez que el representante legal ingrese a los servicios electrnicos deber ingresar los usuarios y contrasea provisional recibidos al correo registrado y deber hacer un click en "ingresar" como se muestra en la figura 11:

Figura 11: Pantalla de Mensaje para ingreso a servicios electrnicos

Una vez presionado la opcin de Ingresar', la pantalla le solicitar cambiar la contrasea de acceso asignada por el sistema por la nueva clave que deber contener de 8 a 15 caracteres entre nmeros y letras. Bajo la actualizacin de la contrasea, se encuentra un recuadro en el que se solicita Leer y aceptar' un Acuerdo de

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Responsabilidad en el que la organizacin reconoce la importancia de la clave y sus condiciones de uso. Deber leer el acuerdo y sealar la opcin he ledo y acepto' s / no. Ahora podr actualizar la contrasea, ingresando una nueva contrasea y tambin el cdigo de seguridad que se muestra en la figura 12 para el acceso al servicio y dar click en Cambiar contrasea:

Figura12: Pantalla de ingreso de cdigo de seguridad

Ahora podr ingresar al portal de servicios electrnicos con su nueva contrasea y los usuarios como se muestra en la figura 13 a continuacin y hacer click en "ingresar":

Figura 13: Pantalla de ingreso al portal de servicios electrnicos

PROCESO
Una vez cumplidos los pasos anteriores, el servicio le dar un mensaje de Bienvenida y habilitar los PASOS del proceso de Adecuacin de Estatutos y Registro.Ver figura 14.

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Figura 14: Pantalla de Bienvenida a los servicios electrnicos con credenciales autorizadas

PASO 1: ACTUALIZACIN DE DATOS DE LA ORGANIZACIN

En este paso se realizar la actualizacin de los datos de la organizacin. Es importante llenar cada campo con la informacin real y verificable. En este formulario constan campos para llenar informacin general de la organizacin, los domicilios legales, direccin de la matriz, los contactos e informacin adicional necesaria. Ver figura 15.

Figura 15: Formulario para actualizar datos de la organizacin

En la primera parte se encuentra el RUC de su organizacin y la razn social. A continuacin se le pide llenar: Tipo de organizacin, clase, subclase y subsubclase (en caso de que exista). Ver Figura 16:

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Figura 16: Informacin general de la organizacin

Una vez completado ese punto deber llenar la informacin del Domicilio Fiscal y la Direccin de la Matriz conforme se muestra en la figura. Ver Figura 17:

Figura 17: Direccin de domicilio legal y de la matriz

El formulario permite continuar nicamente si se ingresan todos los datos. Si existieren datos en blanco o errneos le presentar mensajes informativos para su correccin. Actualizada la informacin de su organizacin, deber hacer click en la opcin Registrar' y aparecer una pantalla indicndole que: Ha concluido con xito el ingreso de informacin de la organizacin'. Ahora podr pasar al Paso 2. Ver Figura 18

PASO 2: CARGA DE DOCUMENTOS.

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Figura 18: Pantalla de inicio paso 2

En el Paso 2 se muestra una pantalla con dos documentos: Modelo de estatuto; Certificacin del Secretario;

Los formatos de documentos que deben ser descargados, llenados, impresos y escaneados. Luego debern cargarse (subirse) a la pgina web en el lugar determinado en la pantalla. Ver Figura 19

Figura 19: conos de carga y descarga de documentos

Se podrn descargar los documentos y guardarlos dando click en el cono para descarga de archivos.Ver Figura 20: Modelo de estatuto Certificacin del secretario

Al descargar los formatos, la organizacin puede cerrar su sesin y reactivarla una vez que tenga los documentos aprobados.

Figura 20: Pantalla de opcin de Descarga de Estatuto

En el primero, est el modelo establecido por cada grupo y tipos de organizaciones y en el segundo, la certificacin del secretario en la que se indica que la asamblea se llev a cabo de forma correcta. Los documentos a descargar son plantillas en formato PDF que contienen campos en blanco que pueden ser completados. Cada modelo de estatuto ha sido diseado conforme al grupo y tipo de organizacin, existen estatutos para Cooperativas: de Ahorro y Crdito, de Transporte, de Produccin Pesquera, Produccin Agrcola, Vivienda y un estatuto general para las cooperativas que no estn dentro de estas categoras. Tambin un estatuto general para las Asociaciones. Ver figura 21.

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Figura 21: Pantalla de ejemplo del Modelo de Estatuto

Los espacios en blanco en el estatuto y en la certificacin deben llenarse. Una vez completados, podrn imprimirse para ser aprobados por la Asamblea y/o Junta General de la organizacin. Una vez aprobados, los documentos: estatuto y certificacin, debern escanearse en formato PDFy subirse al portal de servicios electrnicos. La organizacin puede ingresar con su contrasea, exactamente al lugar donde se qued la primera vez. Podr cargar los documentos, ingresando en el botn Examinar'. Este buscar los archivos en el lugar donde hayan sido almacenados por la organizacin, al dar click en Abrir' se cargar el documento. Es importante observar que los documentos coincidan con el nombre del archivo requerido. Ver figura 22

Figura 22: Descarga y carga del modelo de Estatuto

En la parte inferior de la pantalla se presenta la solicitud de adecuacin, en la que el Representante Legal solicita la aprobacin de su estatuto. Cuando termine de cargar los archivos deber sealar la opcin he ledo y acepto' s / no y se le habilitar el botn Guardar'. Ver figura 23.

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NOTA: Recuerde guardar un respaldo fsico de todos los documentos que enve mediante este servicio electrnico. Estos debern ser presentados fsicamente a la Superintendencia de Economa Popular y Solidaria cuando le sean requeridos.

Figura 23. Solicitud de adecuacin

FINALIZACIN
Una vez concluido el proceso, recibir un correo en el que se le indicar que la Superintendencia de Economa Popular y Solidaria ha recibido correctamente la informacin digital cargada en el servicio electrnico de adecuacin de estatutos y registro y se comunicarn va correo electrnico, las observaciones respecto de los documentos enviados. Adems se indica que la organizacin debe tener pleno conocimiento sobre la responsabilidad civil y penal que puede incurrir en caso de comprobarse falsedad en las declaraciones y documentos digitales cargados a los servicios electrnicos; por inconsistencias con los documentos que reposan en el archivo de la Cooperativa, o por inexistencia de dichos documentos. Ver figura 24.

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Figura 24. Confirmacin carga de Estatutos

Una vez aprobado el Estatuto, se realizarn los requerimientos puntuales para carga de otros documentos que permitirn la aprobacin del registro de nuevas directivas y el certificado de autorizacin de funcionamiento.

CONSULTA ESTADO DEL TRMITE

Si requiere consultar el estado de su trmite por favor ingrese en la opcin Consultar el estado del trmite' all se desplegar una pantalla en la que podr encontrar dos estados. Ver figura 25: PENDIENTE: Que significa que sus documentos fueron remitidos y al momento se encuentran en revisin dentro de la Superintendencia. Una vez terminados los procesos, se emitirn notificaciones electrnicas a cada organizacin. Si no ha recibido ninguna significa que sus documentos estn an en revisin. COMPLETADO: Que significa que todo el proceso lleg a su fin. Recibir notificaciones electrnicas con la confirmacin de que el trmite ha concluido.

Figura 25: Finalizacin carga de documentos

Si necesita asistencia tcnica de los servicios electrnico escrbanos al correo electrnico soporte.usuario@seps.gob.ec, si tiene inquietudes del procedimiento legal escrbanos a contactenos@seps.gob.ec.

Descargue Manual de Usuario (formato pdf)

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2012 Superintendencia de Economa Popular y Solidaria Portugal E10-47 y Repblica de El Salvador Quito - Ecuador Telfono: 593-2-394 88 40

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