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Manual de usuario de Control de Gestin
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1 Datos Maestros ...................................................................................................... 2 1.1 Activos Fijos .................................................................................................... 3 Crear Activos Fijos ..............................................................................................5 Modificar Activos Fijos ......................................................................................20 Visualizar Activos Fijos ......................................................................................22 Bloquear/desbloquear Activos Fijos ..................................................................35 Marcar para borrado Activos Fijos .....................................................................37 2 Operaciones peridicas ........................................................................................38 2.1 Amortizacin .................................................................................................. 39 Amortizaciones automticas .............................................................................40 Correcciones a las amortizaciones ....................................................................49 2.2 Operaciones de cierre ....................................................................................53 Cambio de ejercicio .......................................................................................... 54 Cierre de ejercicio ............................................................................................. 56 2.3 Informes ......................................................................................................... 58 3 Otras operaciones................................................................................................. 66 3.1 Subvenciones.................................................................................................. 66 3.2 Revalorizaciones............................................................................................. 73 3.3 Postcapitalizaciones........................................................................................77 3.4 Traspasos de Activos......................................................................................80 Traspaso dentro de la sociedad.........................................................................81
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1 Datos Maestros Descripcin del captulo En este captulo, se explica como ejecutar todas las transacciones relacionadas con los Datos Maestros del mdulo FI-AM :crear, modificar, visualizar, borrar Activos Fijos.
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1.1
Activos Fijos
El Sistema SAP R/3 gestiona el inmovilizado en un Libro Auxiliar representado por el Mdulo de Activos Fijos (AM). En este mdulo se denomina ACTIVO FIJO a cada uno de los bienes inmovilizados (ficha de inmovilizado). El procedimiento a seguir siempre que se desee activar un bien ser en primer lugar, CREAR el Dato Maestro que representa abrir la ficha de inmovilizado. Esta contiene datos descriptivos y de tratamiento posterior, pero no datos de valor. Otro concepto importante a tener en cuenta es el de la integridad entre los diferentes mdulos: Los Datos Maestros de Activos Fijos as como las posteriores operaciones realizadas en los mismos, se registran en el Submdulo de Activos Fijos. Sin embargo este Libro Auxiliar est directa y automticamente ligado a Contabilidad General (Submdulo Contabilidad), a travs de un campo denominado Cuenta Asociada.
Por ejemplo, un Activo Fijo ser creado en el Libro Auxiliar de Activos Fijos bajo el nmero 500000033. En su creacin se le informar que su Clase de Activo Fijo es la 226000 Mobiliario. Esta Clase est asociada a una Determinacin de Cuentas (MOBIL)
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y entre ellas definen la Cuenta Asociada en la Contabilidad General, la Cuenta de Mayor 226000 Mobiliario. Esta relacin determina cuando se registren transacciones el Libro Auxiliar de Activos Fijos, si visualiza la cuenta de mayor asociada, habr recogido automticamente en su saldo, la operacin registrada en el Activo Fijo.
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Crear Activos Fijos Para acceder a la transaccin crear Activo Fijo siga de la ruta: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS ACTIVO FIJO CREAR ACTIVO FIJO que le llevar a la siguiente pantalla de seleccin:
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Existen dos opciones manuales para crear un nuevo Dato Maestro de inmovilizado: Existe una opcin automtica de creacin de activos cuyos manuales se presentarn con posterioridad. Sin modelo Con esta opcin crear un nuevo inmovilizado. Los datos necesarios para su creacin son los siguientes: Clase activos fijos Criterio de clasificacin del inmovilizado. Proporciona los principales parmetros de control de los Datos Maestros de inmovilizado. Las clases de inmovilizado definidas, coinciden con la numeracin de las Cuentas Asociadas de Libro Mayor a las que se asociar el inmovilizado. Puede obtener la tabla de valores posibles a travs del matchcode.
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Las clases definidas en el sistema son las siguientes: CLASE DESCRIPCIN 2000000Gastos de Constitucin 2010000Gastos de Primer Establecimiento 2020000Gastos Ampliacin de Capital 2020100Gastos Ampliacin Capital Fusin 2100000Gastos de I+D en Proyectos NO Terminados 2100100Gastos de I+D en Proyectos Terminados 2110000Concesiones Administrativas 2120000Propiedad Industrial 2130000Fondo de Comercio 2140000Derechos de Traspaso 2150000Aplicaciones Informticas (MVC) 2200000Solares 2210100Construccin Oficinas. 2210101Construccin Centros Comerciales. 2210102Construccin uso Industrial. 2210102Construccin uso Industrial. 2210103Construccin Viviendas. 2210104Construccin Hoteles. 2210105Construccin Aparcamientos 2210106Construccin Tercera Edad 2210107Construccin Locales Comerciales 2210108Construccin Otros 2210200Instalaciones Tcnicas y Maquinaria. 2210300Mobiliario. 2210400Equipos para Procesos de Informacin. 2210500Aplicaciones informticas. 2210900Otros 22110005% AF nuevos Suelo 22110015% AF nuevos Construccin 22110025% AF nuevos Instalaciones 22110025% AF nuevos Instalaciones 22110035% AF nuevos Mobiliario 22110045% AF nuevos Eq. proc. inf. 22110055% AF nuevos Aplic. Inf. 22110095% AF nuevos Otros 2211100Materializacin Compromisos Fiscales suelo. 2211101Materializacin Compromisos Fiscales Construccin. 2211102Materializacin Compromisos Fiscales Instalaciones
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2211103Materializacin Compromisos Fiscales Mobiliario. 2211104Materializacin Compromisos Fiscales Eq. Proc. Inf 2211105Materializacin Compromisos Fiscales Aplic. Inf. 2211109Materializacin Compromisos Fiscales Otros 2211200Materializacin Fondo Prev. Inm. Suelo 2211201Materializacin Fondo Prev. Inm. Construccin 2211202Materializacin Fondo Prev. Inm. Instalaciones 2211202Materializacin Fondo Prev. Inm. Instalaciones 2211203Materializacin Fondo Prev. Inm. Mobiliario 2211204Materializacin Fondo Prev. Inm. Eq. Proc. Inf. 2211205Materializacin Fondo Prev. Inm. Aplic. Inf. 2211209Materializacin Fondo Prev. Inm. Otros 2211300Materializacin Venta Acciones Suelo 2211301Materializacin Venta Acciones Construccin 2211302Materializacin Venta Acciones Instalaciones 2211303Materializacin Venta Acciones Mobiliario 2211304Materializacin Venta Acciones Eq. Proc. Inf. 2211305Materializacin Venta Acciones Aplic. Inf. 2211309Materializacin Venta Acciones Otros 2220000Suelo uso propio (MVC) 2220100Construccin uso propio (MVC) 2220200Instalaciones uso propio (MVC) 2220200Instalaciones uso propio (MVC) 2220300Mobiliario uso propio (MVC) 2220400Equipos Proc. Inf. uso propio (MVC) 2220500Aplicaciones Inf. uso propio (MVC) 2220900Otros uso propio (MVC) 2230000Instalaciones Tcnicas y Maquinaria (MVC) 2240000Utillaje (MVC) 2250000Otras Instalaciones (MVC) 2260000Mobiliario (MVC) 2270000Equipos Informticos (MVC) 2280000Elementos de transporte (MVC) 2290000Otro Inmovilizado (MVC) 2300000Suelo en Curso 2300100Construccin en Curso 2300101Construccin Centros Comerciales en Curso 2300101Construccin Centros Comerciales en Curso 2300200Instalaciones en Curso 2300300Mobiliario en Curso 2300400Equipos de Procesamiento de inf. en Curso 2300500Aplicaciones Informticas en Curso
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2300900Otros en Curso 2700000Gastos Formalizacin Deuda 2710000Gastos por Intereses Diferidos Valores Negociables 2720200Gastos por Intereses Diferidos Aplaz. de Pago 2729900Otros Gastos por Intereses Diferidos 2730000Gastos Fusin 2740000Gastos Precomercializacin 2750000Gastos Rescisin Contratos Sociedad Sociedad en inmovilizado. la que se desea crear el
Cantidad de Activos Fijos iguales Cantidad de Activos Fijos del mismo tipo que el sistema debe crear en el momento de grabar un Dato Maestro de Activos Fijos. Esta funcin posibilita la creacin de varios Activos Fijos del mismo tipo en el marco de una transaccin de Dato Maestro. En un principio, los Activos Fijos del mismo tipo slo se distinguen mediante el nmero principal/subnmero de Activos Fijos. Con modelo Utilice un Dato Maestro de inmovilizado creado anteriormente como Modelo para la creacin del nuevo Dato Maestro siempre que tenga parmetros similares al que se desea crear. En este caso introduzca los siguientes datos: Modelo Activo fijo Sociedad Nmero del Dato Maestro de inmovilizado modelo. Puede utilizar el matchcode para su bsqueda. Sociedad a la que pertenece el Activo Fijo. Para la copia puede utilizar como modelo un inmovilizado, aunque ste no pertenezca a misma Sociedad en la que desea crear el inmovilizado.
En el caso de contabilizar con modelo, el campo anteriormente descrito Clase de Activos Fijos, no debe informarse, dado que tomar la Clase del Activo Fijo usado como modelo.
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Una vez entrados todos los datos, pulse Enter primera pantalla de creacin del nuevo Activo Fijo.
y acceder a la
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Estos Datos pertenecen a la misma pantalla, nos debemos mover con la barra espaciadora de la derecha. Datos generales Denominacin Determ. cuentas Descripcin libre del Activo Fijo. Asigna las Cuentas Asociadas del Libro Mayor as como sus cuentas de contrapartida al contabilizar en las operaciones empresariales respectivas. La Determinacin de Cuentas est informada en la Clase de Inmovilizado, por lo que el Sistema la propone automticamente, siendo un campo visualizable, pero no modificable. Las determinaciones de cuentas definidas en el sistema se corresponden con las clases de activos comentadas con anterioridad :
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DETERMINACIN DESCRIPCIN DE CUENTAS 2000000Gastos de Constitucin 2010000Gastos de Primer Establecimiento 2020000Gastos Ampliacin de Capital 2020100Gastos Ampliacin Capital Fusin 2100000Gastos de I+D en Proyectos NO Terminados 2100100Gastos de I+D en Proyectos Terminados 2110000Concesiones Administrativas 2120000Propiedad Industrial 2130000Fondo de Comercio 2140000Derechos de Traspaso 2150000Aplicaciones Informticas (MVC) 2200000Solares 2210100Construccin Oficinas. 2210101Construccin Centros Comerciales. 2210102Construccin uso Industrial. 2210102Construccin uso Industrial. 2210103Construccin Viviendas. 2210104Construccin Hoteles. 2210105Construccin Aparcamientos 2210106Construccin Tercera Edad 2210107Construccin Locales Comerciales 2210108Construccin Otros 2210200Instalaciones Tcnicas y Maquinaria. 2210300Mobiliario. 2210400Equipos para Procesos de Informacin. 2210500Aplicaciones informticas. 2210900Otros 22110005% AF nuevos Suelo 22110015% AF nuevos Construccin 22110025% AF nuevos Instalaciones 22110025% AF nuevos Instalaciones 22110035% AF nuevos Mobiliario 22110045% AF nuevos Eq. proc. inf. 22110055% AF nuevos Aplic. Inf. 22110095% AF nuevos Otros 2211100Materializacin Compromisos Fiscales suelo. 2211101Materializacin Compromisos Fiscales Construccin. 2211102Materializacin Compromisos Fiscales Instalaciones 2211103Materializacin Compromisos Fiscales Mobiliario. 2211104Materializacin Compromisos Fiscales Eq. Proc. Inf
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2211105Materializacin Compromisos Fiscales Aplic. Inf. 2211109Materializacin Compromisos Fiscales Otros 2211200Materializacin Fondo Prev. Inm. Suelo 2211201Materializacin Fondo Prev. Inm. Construccin 2211202Materializacin Fondo Prev. Inm. Instalaciones 2211202Materializacin Fondo Prev. Inm. Instalaciones 2211203Materializacin Fondo Prev. Inm. Mobiliario 2211204Materializacin Fondo Prev. Inm. Eq. Proc. Inf. 2211205Materializacin Fondo Prev. Inm. Aplic. Inf. 2211209Materializacin Fondo Prev. Inm. Otros 2211300Materializacin Venta Acciones Suelo 2211301Materializacin Venta Acciones Construccin 2211302Materializacin Venta Acciones Instalaciones 2211303Materializacin Venta Acciones Mobiliario 2211304Materializacin Venta Acciones Eq. Proc. Inf. 2211305Materializacin Venta Acciones Aplic. Inf. 2211309Materializacin Venta Acciones Otros 2220000Suelo uso propio (MVC) 2220100Construccin uso propio (MVC) 2220200Instalaciones uso propio (MVC) 2220200Instalaciones uso propio (MVC) 2220300Mobiliario uso propio (MVC) 2220400Equipos Proc. Inf. uso propio (MVC) 2220500Aplicaciones Inf. uso propio (MVC) 2220900Otros uso propio (MVC) 2230000Instalaciones Tcnicas y Maquinaria (MVC) 2240000Utillaje (MVC) 2250000Otras Instalaciones (MVC) 2260000Mobiliario (MVC) 2270000Equipos Informticos (MVC) 2280000Elementos de transporte (MVC) 2290000Otro Inmovilizado (MVC) 2300000Suelo en Curso 2300100Construccin en Curso 2300101Construccin Centros Comerciales en Curso 2300101Construccin Centros Comerciales en Curso 2300200Instalaciones en Curso 2300300Mobiliario en Curso 2300400Equipos de Procesamiento de inf. en Curso 2300500Aplicaciones Informticas en Curso 2300900Otros en Curso 2700000Gastos Formalizacin Deuda
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2710000Gastos por Intereses Diferidos Valores Negociables 2720200Gastos por Intereses Diferidos Aplaz. de Pago 2729900Otros Gastos por Intereses Diferidos 2730000Gastos Fusin 2740000Gastos Precomercializacin 2750000Gastos Rescisin Contratos
Pulse ENTER o cuando haya rellenado los campos necesarios, pasando a la siguiente pantalla:
Datos temporales
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Divisin
Area de la compaa a la que se asocia el Activo Fijo. El sistema la determina automticamente dado que est informada en el Centro de Coste Objeto de coste en el que se deber imputa la amortizacin del Activo Fijo.
Centro de coste
Pulse ENTER
Asignaciones Criterio de clasificacin 1 Criterio que identifica si el inmovilizado pertenece a un edificio que se encuentra en alquiler o en venta. Para ello, seleccionaremos A o v. Criterio de clasificacin 2 Criterio que identifica el grupo de inmovilizado al que pertenece, en nuestro caso : APLI CONS CORP EQIN INST MOBI TERR APLICACIONES INFORMTICAS CONSTRUCCIN CORPORATIVO EQUIPOS INFORMATICOS INSTALACIONES MOBILIARIO TERRENOS
Criterio de clasificacin 3 Delimita los activos afectos a bienes menores, tales como pisos, garajes o trasteros por ejemplo. En el caso de que
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sobre el edificio evaluado no se haya realizado el proceso de divisin horizontal, colocaremos siempre S/D.
Informa del edifico al que pertenecen. Informa del bloque al que pertenecen.
En la segunda parte de la pantalla observaremos un campo para incorporar las subvenciones as, en caso de que el activo fijo haya recibido una subvencin operaremos de la manera siguiente:
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reas de valoracin CvAmo Clave de amortizacin, determina el comportamiento de la amortizacin dentro del rea. En el Sistema se han definido dos claves de amortizacin: 0000: para el caso en el que no se amortice el Activo Fijo (terrenos u obras de arte) ZLIN: mtodo de amortizacin lineal. Vida til planificada para el Activo Fijo. El sistema solicita la informacin en aos y periodos. No es posible asignar la vida til slo
Vida til
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en periodos, es decir 26 meses debe ser introducido como dos aos y dos periodos. IniAmoN Fecha de inicio del clculo de la amortizacin. Si deja vaco el campo; el sistema tomar automticamente como fecha de inicio de amortizacin, el da uno del mes siguiente a la fecha de referencia de la factura.
Para acceder a los datos detallados dependientes del rea de valoracin, podemos situar el cursor sobre la rea deseada y hacer doble click sobre la lnea.
Una vez rellenados todos los campos de inters, procederemos a grabar el inmovilizado mediante el botn grabar .
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El sistema muestra el nmero del Activo Fijo creado en la barra de informacin de la parte inferior de la pantalla. Este nmero es asignado internamente.
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Modificar Activos Fijos Para acceder a esta transaccin siga el men: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS ACTIVOFIJO MODIFICAR ACTIVO FIJO.
Aparecer una pantalla de seleccin en la que, tras indicar el nmero del Activo Fijo, la Sociedad y pulsar Enter deseado. , le llevar al Activo Fijo
Corrija aquellos campos con valores errneos o que han variado su valor complete campos que inicialmente no fueron rellenados
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Debe tener en cuenta que existen campos que no son modificables nunca (aparecern visibles pero sombreados), y otros que no son modificables una vez realizada alguna contabilizacin en el inmovilizado como es el caso de divisin (para ello se debera realizar un traslado de este inmovilizado a otro con la divisin correcta). Las opciones
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Visualizar Activos Fijos Existen diferentes opciones de visualizacin de inmovilizados, a ejecutar dependiendo de las necesidades del usuario: I Visualizacin de los Datos Maestros de los Activo Fijo
Para visualizar los Datos Maestros de los Activos Fijos creados ejecute la funcin FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS ACTIVOFIJO VISUALIZAR ACTIVO FIJO.
Una vez entrados los datos del Activo Fijo a visualizar y su sociedad correspondiente, pulse Enter y acceder a la primera pantalla de los Datos Maestros
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El funcionamiento de esta transaccin es exactamente igual que la modificacin de Activos Fijos con la excepcin de que aqu no puede modificar los valores visualizados.
II
Si lo que le interesa es visualizar los valores de las operaciones contables realizadas en los Activos Fijos, los movimientos efectuados o incluso ejecutar simulaciones de contabilizacin de amortizaciones, puede ejecutar la transaccin : FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS ACTIVO FIJO VISUALIZACION DE VALORES.
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Tras la pantalla de seleccin (donde adems del nmero del Activo Fijo y sociedad puede restringir el objeto de visualizacin a determinadas reas de valoracin y ejercicios), podr ejecutar las siguientes opciones de visualizacin, accesibles a travs de la barra de herramientas: Valores planificados Valores contabilizados Movimientos Simular parmetros de amortizacin Simular movimientos
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En el caso de que lo que deseemos saber sean los valores contabilizados, los movimientos efectuados o incluso ejecutar simulaciones de amortizaciones, podremos, en esta misma pantalla ejecutar PASAR A OTRAS FUNCIONES, o bien ejecutar la transaccin AW01. Nos aparecer la siguiente pantalla:
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Tras la pantalla de seleccin (donde adems del nmero de inmovilizado, subnmero y sociedad se podr restringir el objeto de visualizacin a determinadas reas de valoracin y ejercicios) se podr ejecutar las siguientes funciones, accesibles a travs de la barra de botones: Visualizar valores planificados
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Mediante esta opcin se visualizarn los valores planificados para el ejercicio del inmovilizado para: Distintos ejercicios mediante los botones de ejercicio anterior y ejercicio siguiente. Distintas reas de valoracin mediante los botones de rea anterior y rea siguiente. Las diferentes columnas visualizadas corresponden a: lnicio ejerc. Contab. Val.proporc. Val.plan Valores existentes al iniciarse el ejercicio Valores contabilizados en el ejercicio Valores proporcionales en lo que queda de ejercicio Valores previstos para el ejercicio
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Las filas habitualmente relevantes corresponden a Val.adq. Valor de adquisicin (en funcin de movimientos de inventario, subvenciones, reservas y revalorizaciones) Amortizacin normal acumulada Valor contable.
En la parte inferior de la pantalla puede visualizar distintos valores almacenados en el Dato Maestro del Activo Fijo que afectan al comportamiento de la amortizacin (clave de amortizacin, vida til, ...). Puede navegar hasta el Dato Maestro del Activo Fijo mediante el botn .
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Esta opcin es similar a la anterior en visualizacin, exceptuando que no es posible acceder a ejercicios futuros ya que se tratan de tener un control de los valores de amortizacin El campo Contab hasta en la cabecera del documento indicar hasta qu periodo contable se ha efectuado la amortizacin del inmovilizado. En efecto se tratar con esta funcin de visualizar los valores de amortizacin ya contabilizados dentro del sistema (a no ser que lo hagamos mediante la opcin PASAR A TODOS VALORES).
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Mediante esta opcin se visualizarn los valores contabilizados en el ejercicio actual y los valores planificados para: Distintos ejercicios mediante los botones de ejercicio anterior y ejercicio siguiente. Distintas reas de valoracin mediante los botones de rea anterior y rea siguiente. Las columnas corresponden a los valores al iniciarse el ejercicio, los valores contabilizados en el ejercicio, los valores proporcionales en lo que queda de ejercicio y los valores previstos para el ejercicio. En la parte inferior de la pantalla se visualizan distintos valores almacenados en el registro maestro de inmovilizado que afectan el clculo de la amortizacin (clave de amortizacin, vida til, amortizacin normal desde fecha inicio ...).
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Podemos
navegar
hasta
el
registro
maestro .
del
inmovilizado
o volver a la pantalla de
Visualizar movimientos
Desde esta pantalla se podr: Visualizar el documento correspondiente al movimiento: seleccionando la lnea del movimiento y haciendo clic en el botn de DETALLE .
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Desde el documento contable puede visualizar su cabecera (mediante el botn cabecera documento ) o las diferentes posiciones (situndonos sobre la lnea y haciendo click sobre el botn seleccionar).
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pasamos a la
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Bloquear/desbloquear Activos Fijos Para controlar el uso de un Activo Fijo y evitar posibles acciones no deseadas, el Sistema ofrece la posibilidad de bloquear los Datos Maestros, evitando nuevas contabilizaciones de altas de un Activo Fijo. Para acceder a esta opcin siga el men: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS ACTIVO FIJO BLOQUEAR ACTIVO FIJO. Tras la correspondiente pantalla de seleccin del Activo Fijo a bloquear, aparece la siguiente pantalla:
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Bloqueado para altas Fije este indicador si ya no quiere que se contabilicen ms altas en el inmovilizado. En cualquiera de los dos casos se har efectiva la transaccin tras grabar
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Marcar para borrado Activos Fijos Esta transaccin tiene como objetivo borrar fsicamente el Activo Fijo de la base de datos de inmovilizados. Para acceder a esta opcin siga el men: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS ACTIVOFIJO BORRAR ACTIVOFIJO. Tras la correspondiente pantalla de seleccin del Activo Fijo a bloquear, aparece la siguiente pantalla:
El Activo Fijo se borra tras seleccionar la opcin Borrar fsicamente Activo Fijo en la parte inferior de la pantalla y grabar el documento .
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Slo es posible ejecutar esta transaccin en Activos Fijos que no tienen ningn movimiento (todava no han estado dados de alta), en caso contrario aparece el mensaje de error al intentar ejecutar la transaccin: E : No se puede borrar. El Activo Fijo ya tiene valores. Para borrar Activos Fijos con movimientos necesitamos ejecutar la funcin estndar de archivado de SAP R/3.
2 Operaciones peridicas Descripcin del captulo. En este captulo, se explica como ejecutar todas las transacciones relacionadas con las principales Operaciones peridicas a realizar dentro del mdulo FI-AM:
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2.1 Amortizacin La amortizacin del inmovilizado es un proceso peridico que tiene reflejo tanto en los Datos Maestros de Activos Fijos como en los Datos Maestros del Libro Mayor. Distinguimos principalmente dos procesos: Amortizacin automtica. Este proceso que registra la depreciacin normal del inmovilizado, genera documentos contables sumarizados por grupo de cuentas, divisin y centro de coste. Por este motivo si visualizamos los movimientos correspondientes a un inmovilizado individual, no aparecen los correspondientes a su amortizacin. Amortizacin no planificada. Puede darse el caso de ser justificada una mayor amortizacin durante un perodo dado porque econmicamente un bien haya sufrido una mayor depreciacin justificable. En caso de que se cumplan los requisitos legales para una mayor depreciacin se puede realizar un movimiento para la correccin de la amortizacin.
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Amortizaciones automticas Para registrar la amortizacin automtica de los Activos Fijos, siguen los siguientes pasos: se
Ejecucin de la amortizacin : creacin del juego de datos, archivo que contiene todos los datos necesarios contabilizar las amortizaciones. Ejecucin del batch input que procesa el juego de datos y registra las amortizaciones.
Ejecucin de la amortizacin
El camino para acceder a esta transaccin es el siguiente: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS OPERACIONES PERIDICAS EJECUCION. AMORTIZACIN EJECUTAR:
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Los campos a rellenar son los siguientes: Sociedad Ejercicio Sociedad sobre la cual se desea realizar la amortizacin. Ejercicio fiscal en el que realiza la amortizacin.
Perodo contable Perodo contable para el cual debe ejecutarse la amortizacin. Las amortizaciones deben ejecutarse completa y correctamente perodo a perodo (si no se ha completado la del perodo anterior no podemos ejecutar el siguiente). Ejemplo: La variante del ejercicio tiene 12 perodos contables La amortizacin se contabiliza mensualmente. Se debe ejecutar la contabilizacin de la amortizacin todos los meses. Motivo de ejecuc. contab Indicar si se trata de una amortizacin:
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Es la ms habitual. Corresponde a la planificada del perodo. Repite la ltima ejecucin de amortizacin. Este indicador deber marcarse en caso de que el programa se interrumpa durante la ejecucin de la contabilizacin. Sirve para eliminar posibles inconsistencias en la base de datos. Esta opcin no puede lanzarse en el modo de prueba. Este indicador permite contabilizar amortizaciones no planificadas para determinados periodos.
No planificada
Otras opciones Listar Activos Fijos Con esta opcin el sistema crear un listado con todos los activos Fijos para los que se vayan a ejecutar amortizaciones. Con este indicador se puede solicitar una lista de las amortizaciones manuales como anexo al log de contabilizacin. En determinadas circunstancias, esta lista puede ser necesaria para comprobar y verificar el cierre del ejercicio. La lista informa sobre los documentos de amortizacin manual que bsicamente se transfieren en el clculo de la contabilizacin de amortizaciones, pero no sobre los importes que se utilizan. Este indicador deber marcarse siempre que se realice una nueva contabilizacin, para comprobar que la amortizacin a contabilizar sea la correcta. Con este indicador marcado el sistema no realiza modificaciones en la base de datos pero realiza todas las comprobaciones. Una vez comprobada su correccin debe volver a lanzar el programa sin marcar este indicador.
Comprobante de amortiz.manual
Ejec.test
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Nprincipal de Activo Fijo Subnmero Activo Fijo En la reejecucin de la amortizacin, puede limitarse la seleccin a Activos Fijos determinados. El sistema contabilizar la diferencia del importe de amortizacin a contabilizar con respecto a la ejecucin anterior. Nombre del juego datos Nombre que tendr el juego de datos, por defecto aparece RABUCH, aunque el usuario puede cambiarlo. Fecha bloqueo del juego datos Si rellena este campo, el juego de datos no podr ser ejecutado antes de esta fecha.
Retener juego de datos Si marca este campo, una vez ejecutado el batch-input el juego de datos no se borrar.
Una vez seleccionadas las opciones deseadas, puede ejecutar el programa en modo test (si ha seleccionado el campo correspondiente) real (ejecucin de fondo mediante PROGRAMA EJECUTAR EN FONDO):
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El sistema les solicita la seleccin de impresora. Tras la aceptacin del formato de impresin pulsamos sobre y nada ms grabar se lanza el programa de fondo (mensaje previsin de job creada para el programa RABUCH00). II Ejecucin del batch input
Una vez terminado el job RABUCH00 est en condiciones de ejecutar el batch input creado. El camino a seguir es : SISTEMA BATCH INPUT TRATAR:
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El sistema solicita un modo de ejecucin: seleccione invisible y pulse el botn Procesar. Una vez finalizado el proceso, puede volver a la pantalla que muestra los juegos de datos existentes en el sistema (a travs de SISTEMA BATCH INPUT TRATAR) y comprobar que RABUCH ha desaparecido (si apareciera como juego de datos con errores, debera solucionarlos con una nueva ejecucin en modo visualizar slo errores).
III
Esta opcin sirve para recuperar juegos de datos, en caso que stos desaparezcan del sistema antes de ejecutar totalmente el batch input.
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Esta opcin nicamente crear aquellos documentos que no hayan sido contabilizados, es decir, se tiene en cuenta que el juego de datos perdido haya podido haberse ejecutado en parte antes de haber sido borrado. Para acceder a esta opcin siga el men FINANZAS GESTIN FINANCIERA OP. PERIDICAS EJECUCION AMORTIZACIN CREAR J. DATOS NUEVOS:
Los campos de la pantalla se rellenan exactamente igual que en el punto anterior. IV Crear log
Con esta opcin se crea un log de contabilizacin nuevo para una ejecucin ya realizada con el primer punto.
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El programa comprueba si en el periodo contable que se indica se efectu o no una ejecucin de contabilizacin. Si sta se realiz correctamente, contabilizndose todos los documentos, se crear un log de contabilizacin nuevo. Para acceder a esta transaccin siga el men: FINANZAS GESTIN FINANCIERA OP. PERIDICAS EJECUCION AMORTIZACIN CREAR LOG:
Rellene la informacin solicitada. La ejecucin de esta opcin ofrece un resumen de la amortizacin realizada para el perodo contable solicitado:
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Correcciones a las amortizaciones Visualizamos previamente los valores de una ficha de Activo Fijo, a la cual efectuaremos la correccin de la amortizacin.
El men de acceso para realizar la transaccin de correccin de amortizacin es FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS CONTABILIZACIN CORR. MANUAL DE VALORES AMORTIZACIN NO PLANIFICADA
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Los campos a rellenar son el Nmero del Activo Fijo, la Sociedad a la que pertenece el inmovilizado y a la que contabilizamos, as como la fecha de documento y la fecha de contabilizacin. La clase de movimiento, que es informada automticamente por el sistema, es la 640 Amortizacin no planificada de activo fijo antiguo. Utilizaremos este movimiento cuando queramos corregir la amortizacin de forma negativa, es decir, cuando se realiz una supradotacin con anterioridad y ahora la queremos corregir a la baja. Cuando el ejemplo sea el opuesto, es decir, cuando hayamos infradotado o cuando queramos amortizar aceleradamente utilizaremos el movimiento 641 Amortizacin no planificada de activo fijo antiguo, rea contable. Deber informar de la fecha de referencia a partir de la cual se considera la ejecucin de la correccin sobre la amortizacin planificada.
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Es importante poner el signo del importe. La cantidad sin signo se considera una cantidad positiva, es decir un ingreso una menos amortizacin.
Durante esta actuacin no se genera asiento contable, sino que ser al ejecutar la amortizacin peridica cuando se actualicen los datos en la contabilidad.
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Las principales operaciones de cierre en el mdulo de Activos Fijos son las siguientes: Cambio de ejercicio Un cambio de ejercicio significa abrir un nuevo ao fiscal para una sociedad. Esto implica un traspaso del acumulado de los valores del ejercicio anterior al nuevo ejercicio y la posibilidad de efectuar amortizaciones en el nuevo ejercicio. Tambin se podrn efectuar amortizaciones en el ejercicio anterior, de manera que el sistema actualiza los valores para el nuevo ao fiscal, hasta que ste se cierre. El cambio de ejercicio no tiene nada que ver con el cierre anual desde el punto de vista contable. Para cerrar los valores anuales en la contabilidad de inmovilizados para un ejercicio determinado, es imprescindible efectuar el cierre anual previsto antes del cierre anual en el libro mayor.
Cierre de ejercicio El cierre de ejercicio es un proceso mediante el cual se impiden los movimientos de inmovilizado en el ejercicio cerrado de una (o varias) sociedad obteniendo un balance definitivo. Existen reglas de cierre de ejercicios: El ejercicio fiscal cerrado es siempre el ejercicio siguiente al ltimo ejercicio cerrado. No se puede cerrar el ejercicio fiscal actual.
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Cambio de ejercicio La opcin de Cambio de ejercicio se ejecuta en el ltimo mes del ejercicio en curso o en cualquier mes del nuevo ejercicio. (Previamente al cambio de ejercicio se aconseja ejecutar el reclculo de los valores amortizados para todos los inmovilizados de la sociedad FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS HERRAMIENTAS RECALCULAR VALORES) para corregir los valores de las amortizaciones en caso de cambios en el registro maestro de inmovilizado). Para acceder a esta transaccin siga el men: FINANZAS GESTION FINANCIERA PERIDICAS CAMBIO DE EJERCICIO: ACTIVOS FIJOS OP.
Si no se ejecuta en modo de prueba, debe hacerse en proceso de fondo (PROGRAMA EJECUTAR EN FONDO).
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El sistema informa con un log de los Activos Fijos trasladados as como de posibles errores.
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Cierre de ejercicio Para cerrar un ejercicio siga el men: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS PERIDICAS CIERRE DE EJERCICIO EJECUTAR:
FIJOS
OP.
En esta pantalla de seleccin debe indicar la Sociedad para la cual desea cerrar el ejercicio, el rango de clases de Activos Fijos en curso (para evitar que el sistema detecte errores al comprobar que existen altas pero no amortizaciones) y el ejercicio a cerrar. La ejecucin en modo prueba permite comprobar el resultado antes de la ejecucin de fondo definitiva. Si se ha cerrado un perodo fiscal incorrectamente y es necesario ejecutar correcciones, es posible anular el cierre de ao, registrar las correcciones y volver a cerrarlo de nuevo
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FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS OP. PERIDICAS CIERRE DE EJERCICIO ANULAR SOCIEDAD COMPLETA a nivel de sociedad o FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS OP. PERIDICAS CIERRE DE EJERCICIO ANULAR POR REA a nivel de rea de validacin:
En la pantalla anterior se muestra un ejemplo para una anulacin correspondiente a una sociedad. El proceso consiste en seleccionar la lnea correspondiente a la sociedad y el ao deseado y grabar .
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2.3 Informes Los informes del Sistema de Informacin del sistema SAP R/3 permiten consultar la informacin almacenada en la base de datos bajo distintos puntos de vista. Para acceder al Sistema de Informacin de Activos Fijos siga el men: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS SISTEMA INFORMACIN INFORMES DE CONTABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS: Los informes se estructuran en forma de rbol jerrquico para facilitar la bsqueda y ejecucin.
Las ramas que aparecen con una carpeta con un signo seguido de son agrupaciones que podr abrir haciendo un click en sobre ellas: lcuando nos aparezca el siguiente icono ( informe que debemos ejecutar. Por ejemplo:
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) estaremos ante el
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En esta situacin estamos seleccionando un informe que nos dar la valoracin por bloque. La pantalla que se obtiene es una pantalla de seleccin (filtro) donde podr especificar los valores simples o rango de valores para los cuales desea obtener la informacin. Estos filtros se conocen como variantes de seleccin. Si desea ver todos los valores deje en blanco los campos y si desea efectuar alguna restriccin deber rellenarlos. Pueden existir diferentes variantes para cada informe, accesibles a travs del botn de seleccin de variantes . Si no encuentra el campo de seleccin en ninguna variante podr ver todos los campos de seleccin existentes a travs del botn .
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Una vez pulsado el icono en cuestin, nos aparecer en la parte superior izquierda de la pantalla una nueva ventana que nos permitir incluir nuevos campos de seleccin. Los botones permiten realizar bsquedas exclusin de valores, intervalos mltiples, ... complejas con
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Tambin es posible ordenar la salida del informe mediante el campo variante de clasificacin. La seleccin de variante de clasificacin se realiza mediante la eleccin entre una lista de variantes. Segn la variante elegida la salida de los datos es agrupada por dicho orden. Podemos solicitar que liste detalladamente los activos del grupo seleccionado. Una vez acotado el informe a los valores deseados y seleccionada la variante de clasificacin podr ejecutarlo mediante el botn ejecutar :
Este es el resultado de la ejecucin de un informe correspondiente a un listado de activos fijos de maquinaria existentes a 31.12.1998. El sistema crea lneas de totales (agrupacin) que muestra con asteriscos en el inicio segn las caractersticas de la variante de clasificacin (clase, cuenta CAP (cuenta de balance), divisin y sociedad en el ejemplo).
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Los informes acostumbran a ser dinmicos, es decir, a partir de ellos podr pasar a otros informes (de detalle, ...) mediante el botn o haciendo doble click sobre la lnea a detallar:
En este caso se muestra el detalle de los 2 inmovilizados que cumplen las condiciones de seleccin. Por otro lado tenemos el informe de CUADRO DE ACTIVOS FIJOS, para ello nos vamos a la siguiente pantalla:
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Si ejecutamos, nos aparecer una pantalla de seleccin cuyo funcionamiento es igual a la anterior:
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Este informe ha sido extrado a nivel de sociedad sin lista de inmovilizado. El informe muestra los valores de las operaciones efectuadas para la fecha indicada. Mediante doble click puede acceder a una lista ms detallada. Adicionalmente el sistema ofrece la posibilidad de exportar informes a Microsoft Excel mediante el botn .
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3 Otras operaciones.
3.1 Subvenciones
Puede suceder que en el transcurso del desarrollo de nuestra actividad habitual exista la posibilidad de acogernos a alguna subvencin. Para ello hemos programado esta posibilidad en el sistema. Para contabilizar una subvencin deberemos ejecutar dos acciones: Aadir en la ficha del activo fijo la medida de fomento a la inversin, trmino con el que SAP define la subvencin. Realizar la contabilizacin de la misma.
Para ello nos posicionaremos de la manera siguiente: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS ACTIVO FIJO MODIFICAR ACTIVO FIJO.
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Seleccionamos el activo fijo que va a recoger la subvencin. Pulsamos sobre el icono de Datos maestros. Una vez hecho esto, pulsamos sobre la pestaa de Asignacin. En un primer momento no veremos donde podemos asignar la medida de fomento a la inversin, pero si movemos la barra lateral observaremos en el fondo de la pantalla el lugar donde debe ir. La medida definida para todas las sociedades es la 01.
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Automticamente, en la pestaa de valoracin, se nos habilitar una nueva rea de valoracin 91 que soportar las actualizaciones contables que se realicen. Por otro lado, debemos proceder a contabilizar la subvencin. Para ello hemos de ir a: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS CONTABILIZACIN FOMENTO DE LA INVERSIN. FIJOS
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Seleccionamos el activo sobre el que vaya a caer la subvencin, la fecha de contabilizacin que corresponda y como clase de movimiento el K01. Damos a Enter.
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Rellenemos el importe, la fecha de referencia, la cuenta de contrapartida y como clase de documento seleccionamos el AA. Antes de grabar podemos observar que movimiento contable vamos a realizar pulsando , as:
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Obtenemos el movimiento. Si todo est bien volveremos a la pantalla anterior para proceder a grabar.
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Una vez grabado nos aparecer al final de la pantalla un mensaje donde nos indica el nmero de documento contable que ha generado.
3.2 Revalorizaciones
El tratamiento de las revalorizaciones tambin nos va a exigir pasar por dos fases: Primero.- Debemos registrar el movimiento de revalorizacin para incorporar al activo fijo el importe. Para ello recorremos el camino siguiente: FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS CONTABILIZACIN REVALORIZACIN DE BALANCE. FIJOS
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Ejecutaremos la transaccin
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Nos aparecer esta pantalla, donde incorporaremos el activo fijo revalorizado, la fecha de documento y de contabilizacin, por defecto sale la del da, y como clase de movimiento utilizaremos la 800. Pulsamos Enter
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Como siempre nos aparecer un nmero de documento al fondo de la pgina. Segundo debemos contabilizar por FI el asiento contable correspondiente para que cuadre la contabilidad de activos con la contabilidad general.
3.3 Postcapitalizaciones
Todos los activos fijos tienen la posibilidad de poder ser contabilizados con posterioridad al cierre de un ejercicio a travs de una transaccin especfica . A esta transaccin, la ABSO slo podremos llegar a travs del men de activos fijos. Tambin es necesario comentar que la imputacin de la factura no la podemos realizar directamente contra el activo fijo, as deberemos dar dos pasos:
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Primero, debemos registrar un asiento de acreedor con cargo a la cuenta de facturas pendientes de recibir. Segundo, contabilizaramos la postcapitalizacin , de la manera que sigue:
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del
activo
que
Fecha de documento Indicaremos la fecha del documento que estamos contablilizando. Fecha de ref. orig. Indicaremos la fecha de capitalizacin del activo. Importe contab. Indicamos el valor que debamos incorporar al activo
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Siempre indicaremos el AB. Indicaremos la cuenta pendientesde recibir. Indicaremos el 400. de facturas
Posteriormente grabamos.
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Traspaso dentro de la sociedad FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS CONTABILIZACIN TRASLADO TRASPASO DENTRO DE SOCIEDAD. LA
FINANZAS GESTION FINANCIERA ACTIVOS FIJOS CONTABILIZACIN TRASLADO TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS.
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