Ao Fiscal

: Un ao fiscal o ao financiero es un periodo de 12 meses usado para calcular informes financieros anuales en las Instituciones.

eSIGEF
: Sistema de Gestin Financiera

nfima Cuanta
: Son contrataciones para la ejecucin de obras, adquisicin de bienes o prestacin de servicios, cuya cuanta sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado se las realizar de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que ste conste inscrito en el RUP. Dichas contrataciones se formalizarn con la entrega de la correspondiente factura y sern autorizadas por el responsable del rea encargada de los asuntos administrativos de la entidad contratante, quien bajo su responsabilidad verificar que el Proveedor no se encuentre incurso en ninguna inhabilidad o prohibicin.

Log de Errores
: El LOG de Errores es un detalle de los errores (fallas) ingresados en el formato del PAC, que se muestra al momento de subir el archivo al Sistema. Es necesario revisar este detalle de errores y realizar los cambios respectivos en el formato del PAC. Luego de realizar los cambios debe intentar nuevamente subir el formato PAC.

LOSNCP
: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica

Publicaciones de Emergencia

: Se debe realizar una publicacin de emergencia, cuando a una Entidad se le presenta una situacin de emergencia, que de acuerdo al numeral 31 del artculo 6 de la LOSNCP, son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como:

Accidentes Terremotos Inundaciones Sequas Grave conmocin interna Inminente agresin externa Guerra internacional Catstrofes naturales Otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito

a nivel nacional, sectorial o institucional.

Artculo 22 (LOSNCP)
: Plan anual de contratacin Las Entidades Contratantes, para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificacin plurianual de la Institucin, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado. El Plan ser publicado obligatoriamente en la pgina Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) das del mes de enero de cada ao e interoperar con el portal COMPRASPBLICAS. De existir reformas al Plan Anual de Contratacin, stas sern publicadas siguiendo los mismos mecanismos previstos en este inciso. El contenido del Plan de contratacin y los sustentos del mismo se regularn en el Reglamento de la presente Ley.

Artculo 23 (LOSNCP)
: Estudios

Antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratacin, la entidad deber contar con los estudios y diseos completos, definitivos y actualizados, planos y clculos, especificaciones tcnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratacin de la entidad. Los estudios y diseos incluirn obligatoriamente como condicin previa a su aprobacin e inicio del proceso contractual, el anlisis de desagregacin tecnolgica o de Compra de Inclusin, segn corresponda, los que determinarn la proporcin mnima 15 de participacin nacional o local de acuerdo a la metodologa y parmetros determinados por el Instituto Nacional de Contratacin Pblica. La mxima autoridad de la Entidad Contratante y los funcionarios que hubieren participado en la elaboracin de los estudios, en la poca en que stos se contrataron y aprobaron, tendrn responsabilidad solidaria junto con los consultores o contratistas, si fuere del caso, por la validez de sus resultados y por los eventuales perjuicios que pudieran ocasionarse en su posterior aplicacin.

Artculo 25 (RGLOSNCP)
: Del Plan Anual de Contratacin Hasta el 15 de enero de cada ao, la mxima autoridad de cada Entidad Contratante o su delegado, aprobar y publicar el Plan Anual de Contratacin (PAC), el mismo que contendr las obras, bienes o servicios incluidos los de consultora que se contratarn durante ese ao, en funcin de sus respectivas metas institucionales y de conformidad a lo dispuesto en el artculo 22 de la Ley. El Plan Anual de Contratacin podr ser reformado por la mxima autoridad o su delegado, mediante resolucin debidamente motivada, la misma que junto con el plan reformado sern publicados en el portal www.compraspublicas.gob.ec. Salvo las contrataciones de nfima cuanta o aquellas que respondan a situaciones de emergencia, todas las dems debern estar incluidas en el PAC inicial o reformulado. Los procesos de contrataciones debern ejecutarse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Contratacin elaborado por cada entidad contratante, previa consulta de la

disponibilidad presupuestaria, a menos que circunstancias no previstas al momento de la elaboracin del PAC hagan necesario su modificacin. Los formatos del PAC sern elaborados por el INCOP y publicados en el Portal www.compraspublicas.gob.ec.

Artculo 26 (RGLOSNCP)
: Contenido del PAC.- El Plan Anual de Contratacin estar vinculado con los objetivos el Plan Nacional de Desarrollo o de los planes regionales, provinciales, locales o institucionales y contendr, por lo menos, la siguiente informacin: 1. Los procesos de contratacin que se realizarn en el ao fiscal; 2. Una descripcin del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente para que los proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultora a contratarse; 3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y, 4. El cronograma de implementacin del Plan. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de entidades contratantes que realicen actividades empresariales o de carcter estratgico, en coordinacin con el INCOP, establecern el contenido del PAC que ser publicado en el Portal, con la finalidad de que dicha informacin no afecte el sigilo comercial y de estrategia necesario para el cumplimiento de los fines y objetivos de dichas entidades.

Artculo 27 (RGLOSNCP)
: Certificacin de disponibilidad de fondos De conformidad con lo dispuesto en el artculo 24 de la Ley, para iniciar un proceso de contratacin se requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin. Para cubrir la totalidad del proyecto o para complementar una parte del mismo, se admite la posibilidad de que se presenten propuestas de financiamiento otorgado por los propios oferentes, o por inversionistas, organizaciones estatales, u organismos e instituciones

financieras o crediticias; situacin que deber constar de forma expresa en los pliegos. En dicho caso, el financiamiento ofrecido ser uno de los aspectos a evaluar y calificar dentro de la determinacin del mejor costo previsto en la Ley, de acuerdo a los parmetros que se sealen en los pliegos. En cualquiera de los casos previstos, se deber emitir la certificacin sobre la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de los recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones que constan en el Plan Anual de Contrataciones, cuya responsabilidad le corresponde al Director Financiero de la entidad contratante o a quien haga sus veces. La certificacin incluir la informacin relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se OPaplicarn el gasto; y, se conferir por medios electrnicos de manera preferente, y de no ser esto posible, se emitir por medios fsicos.

Hasta qu fecha debe la Entidad Contratante subir el PAC en al Sistema?

La Entidad debe subir el PAC al Sistema, hasta el 15 de Enero de cada ao.

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Las Entidades deben tener certificacin presupuestaria para ingresar el PAC?

S, Las Entidades Contratantes previamente a la convocatoria, debern certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin.
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Qu procesos de contratacin se debe contemplar en el Plan Anual de Contratacin (PAC)?

Los procesos de contratacin que las Entidades Contratantes deben contemplar en su PAC, es lo relacionado a todas las adquisiciones que tengan programado realizar, durante el ao fiscal, en cuanto a bienes, prestacin de servicios, ejecucin de obras y consultora.
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Se debe ingresar al PAC los servicios bsicos como: luz, agua y telfono?

No, porque los servicios bsicos se consideran gastos y para su

suministro no se deben realizar procedimientos de contratacin. Slo en el caso de que el agua se compre a tanqueros o el servicio de telefona lo adquieran mediante una empresa privada, se debe registrar los servicios en el PAC.
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Se debe ingresar al PAC las adquisiciones por tems o en conjunto?

Se debe registrar en el PAC las adquisiciones por tems ya que el formato PAC tiene algunos campos determinados como valor unitario y cantidad. Por ejemplo, una resma de papel no tendr el mismo valor unitario que sobres manila, o la renovacin de la construccin de un puente no tendr el mismo costo que la renovacin de una oficina.
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Cuntas modificaciones se puede hacer al PAC?

No existe un nmero mnimo ni mximo para las modificaciones en el PAC, pero si es necesario subir al Sistema una Resolucin Administrativa firmada por la Mxima Autoridad o su delegado para cualquier modificacin al PAC.
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Para hacer modificaciones al PAC, se debe subir nuevamente el formato del PAC?

No, la modificacin se har a la informacin del PAC inicial que fue importada del archivo al Sistema. En el Sistema deber ingresar al PAC y luego seleccionar la opcin Editar para que proceda a hacer las modificaciones directamente en la herramienta del Sistema.
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Como Entidad Contratante puedo hacer adquisiciones de bienes, obras, servicios o licitaciones sin haber subido el PAC al Sistema?

No, se requiere primero ingresar la adquisicin en el Plan y posterior a ellos realizar la adquisicin a travs del Sistema
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En qu opcin del sistema se puede descargar el formato PAC?

Debe ingresar al men Entidad Contratante submen Plan de Contratacin opcin Ingresar o actualizar PAC, en el PASO 1 "Creacin del PAC" encontrar los formatos del PAC.

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Qu tipo de formatos PAC se puede descargar del Sistema?

Se puede descargar del Sistema el formato PAC con eSIGEF y sin eSIGEF.
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Una vez se haya llenado el formato del PAC en qu opcin se debe cargar el PAC?

Debe ingresar al men Entidad Contratante submen Plan de Contratacin opcin Ingresar o actualizar PAC y proceder a completar los 3 pasos de Registro al PAC. En el paso 2 podr cargar el archivo del PAC al Sistema.
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Puedo agregar cambios como: agregar columnas, filas, agregar frmulas y otros cambios al formato del PAC descargado del Sistema?

No se debe realizar modificaciones al formato del PAC ya que el error no se reflejar en el formato PAC sino al subir dicho formato al Sistema.
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El Instructivo PAC sirve para llenar el formato PAC?

S, se recomienda leer las instrucciones del instructivo antes de proceder a llenar el formato de PAC con la informacin solicitada.
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Se puede ingresar en la columna UNIDAD DE MEDIDA del formato PAC una unidad de medida que no indica el instructivo?

No, se debe ingresar slo las unidades que se encuentran disponibles en el formato, que son las que se encuentran en el Sistema. El problema no se presentar en el archivo sino al momento de subir el archivo al Sistema.
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Dnde se busca el cdigo CPC de nivel 8 de un determinado producto, para ubicarla en la columna correspondiente del formato del PAC?

El cdigo CPC de nivel 8 debe tener 8 dgitos, y se lo debe ubicar en el Clasificador de Productos del Portal COMPRASPUBLICAS www.compraspublicas.gob.ec. Por ejemplo 38121.00.1

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Si se tiene una misma partida presupuestaria para adquirir varios bienes cmo se los ingresa en el formato del PAC?

Se debe ingresar en varias filas el mismo nmero de la partida, se diferenciar la adquisicin por la Categora del producto y la Descripcin que ingrese en el formato.
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Qu es el CPC y para qu sirve?

El CPC es el Clasificador Central de Productos y sirve para seleccionar la categora de producto que va a adquirir la Entidad Contratante, y en el caso de un Proveedor es la categora a la que se registra de acuerdo a su actividad econmica registrada en el RUC.
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Qu es un LOG de Errores?

El LOG de Errores es un detalle de los errores ingresados en el formato del PAC, que se muestra al momento de subir el archivo al Sistema. Es necesario revisar este detalle de errores y realizar los cambios respectivos en el formato del PAC. Luego de realizar los cambios debe intentar nuevamente subir el formato PAC.
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Si no ingreso hasta el 15 de Enero el PAC en el Sistema, puedo subirlo despus sin sancin alguna?

Es obligacin del INCOP informar a la Entidad de Control el nombre de las Entidades Contratantes que no han subido al Sistema el Plan Anual de Contratacin (PAC) hasta la fecha indicada. La opcin en el Sistema para subir el PAC estar abierta hasta que la Entidad registre su PAC, sin que esto signifique que no habr sancin de la Entidad de Control al no cumplir con la disposicin indicada.
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1. Plan Anual de Contratacin

Introduccin

El Plan Anual de Contratacin (PAC), es la planificacin anual que debe realizar toda Entidad Contratante, para realizar la adquisicin de bienes, servicios, obras y consultoras necesarias para desarrollar y cumplir con sus actividades de manera eficiente. Por esta razn es de suma importancia que las Entidades elaboren cuidadosa y minuciosamente esta planificacin con el fin de cumplir sus metas institucionales. ndice de Contenidos 1.1 Objetivos 1.2 PAC y Contrataciones Pblicas ...1.2.1 Estudios ...1.2.2 Disponibilidad Presupuestaria 1.3 Contenido del PAC 1.4 Formatos del PAC.

1.1 Objetivos
El objetivo del Plan Anual de Contratacin (PAC), es permitir el cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo, a travs del cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales. Por esta razn las metas y objetivos de cada Institucin deben estar alineados al Plan Nacional de Desarrollo y al Presupuesto establecido por el Estado Art. 22 de la LOSNCP.

1.2 Consideraciones del PAC

Previa a la contratacin de bienes, servicios, obras o consultoras las Entidades deben ubicar, cada uno de los requerimientos en el PAC; caso contrario no podrn realizar la adquisicin de dichos productos. 1.2.1 Estudios De acuerdo al Art. 23 de la LOSNCP: Antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratacin, la Entidad deber contar con los estudios y diseos completos, definitivos y actualizados, planos y clculos, especificaciones tcnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratacin de la Entidad....; es decir que adems de la obligacin de ubicar los requerimientos en el PAC, la Entidad est en la obligacin de realizar estudios tcnico-econmicos que permitan realizar la contratacin de un producto de calidad y costo adecuado.

1.2.2 Disponibilidad Presupuestaria Por otro lado el Art. 27 del Reglamento a la LOSNCP menciona que: De conformidad con lo dispuesto en el artculo 24 de la LOSNCP, para iniciar un proceso de contratacin se requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contrataciones que constan en el PAC....; lo que quiere decir que adems de ubicar los requerimientos en el PAC y realizar un estudio para cada adquisicin, es responsabilidad directa de la Entidad, certificar la disponiblidad de fondos que permitan cubrir el costo de los productos publicados en el PAC.

1.3 Contenido del PAC

El contenido del Plan Anual de Contrataciones, est regulado bajo el Reglamento General de la LOSNCP segn lo estipulado en el Art. 22 LOSNCP. De acuerdo al Art. 26 del RGLOSNCP el PAC contendr por lo menos, la siguiente informacin:

1. Los procesos de contratacin que se realizarn en el ao fiscal; 2. Una descripcin del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente para
que los Proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultora a contratarse;

3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y, 4. El cronograma de implementacin del Plan. 1.4 Formatos del PAC

El Plan Anual de Contratacin deber ser llenado por las Entidades en el formato establecido por el Instituto Nacional de Contratacin Pblica INCOP, el cual ser publicado de manera oportuna en el Portal COMPRASPUBLICAS, de acuerdo a lo expresado en el Art. 25 del Reglamento a la LOSNCP. Cabe recalcar que el Sistema no permitir a las Entidades publicar el PAC en un formato distinto o en un formato modificado del publicado por el INCOP en el Portal COMPRASPUBLICAS.

2. Llenado y Carga del PAC

En base al formato establecido por el INCOP, las Entidades estn en la obligacin de completar la informacin solicitada y subir al Sistema el archivo del PAC. Existen dos tipos de formatos que son: Formato PAC con eSIGEF Formato PAC sin eSIGEF

Indice de Contenidos

2.1 Formato Con eSIGEF 2.2 Formato Sin eSIGEF 2.3 Clasificador Central de Productos - Incluye Video Demostrativo 2.4 Errores Comunes 2.5 Carga del PAC al Sistema - Incluye Video Demostrativo 2.6 Identificacin y lectura de errores 2.7 Actualizacin del PAC - Incluye Video Demostrativo 2.8 Recomendaciones Generales

2.3 Clasificador Central de Productos (CPC)

El Clasificador Central de Productos (CPC), es la nomenclatura o cdigo internacional utilizado para registrar los bienes, obras, servicios y consultoras que oferta el Proveedor, stas se agregan al Registro nico de Proveedores al momento que se inscriben en el RUP. El CPC tambin es utilizado por la Entidad Contratante para identificar los bienes, obras, servicios y consultoras objeto de los procesos contractuales al momento de la creacin de un proceso y para completar el formato del PAC. Cabe recalcar que para completar el PAC, la Entidad debe usar el CPC de nivel 8 y en el formato establecido; es decir el CPC debe estar conformado por 8 dgitos y usar puntos (.) de separacin, como se muestra a continuacin: En el siguiente enlace se presenta un video demostrativo de cmo se debe realizar la bsqueda del CPC de un determinado producto para ubicarlo en el PAC:

2.4 Errores Comunes

Al completar el archivo del PAC, se suele cometer algunos errores comunes que imposibilitan la carga del archivo al Sistema, a continuacin se presenta un listado de los errores ms comunes que usted debe tomar en cuenta, para elaborar su PAC:

En el siguiente aplicativo usted podr visualizar los errores comunes que se suele cometer al llenar el archivo del formato del PAC:

2.5 Carga del PAC al Sistema

Antes de realizar la publicacin del Plan Anual de Contrataciones, la mxima autoridad de cada Entidad Contratante o su delegado debe revisar detalladamente y aprobar el mismo; posteriormente deber publicarlo en el Portal COMPRASPUBLICAS hasta el 15 de enero de cada ao, segn lo dispuesto en el Art. 22 de la LOSNCP y en el Art. 25 del Reglamento a la LOSNCP.

Para publicar el PAC en el Sistema Informtico del SNCP, primero debe ingresar con sus datos personales (RUC, Usuario y Contrasea), en el siguiente enlace se presenta un video demostrativo, de como debe ingresar al Sistema:

2.6 Identificacin y Lectura de Errores

Al momento de subir el archivo del PAC, si ste contiene algn error, el Sistema le mostrar un link de descarga del Log de Errores, como se muestra en la siguiente imagen:

Descarga del Log de Errores Es muy importante que usted pueda identificar la ubicacin de cada error y realice las correcciones necesarias para volver a subir el archivo. A continuacin se muestra un ejemplo de formato del PAC que contiene algunos errores comunes y el listado de errores que mostrara el Sistema si usted pretendiera subir este archivo:

2.7 Actualizacin del PAC

El Art. 25 del Reglamento a la LOSNCP, menciona que: El Plan Anual de Contratacin podr ser reformado por la mxima autoridad o su delegado, mediante resolucin debidamente motivada, la misma que junto con el plan reformado sern publicados en el portal www.compraspublicas.gob.ec....; es decir que, en el caso que una Entidad Contratante necesite realizar algn cambio o actualizacin en el PAC, deber primero elaborar una resolucin debidamente justificada que indique los motivos por los cuales se realizar la actualizacin o modificacin al PAC, esta resolucin junto con el nuevo PAC (actualizado o reformado) deben obligatoriamente subirse al Sistema.

.8 Recomendaciones Generales
Para poder subir con xito el archivo del formato del PAC al Sistema, es muy importante tomar en cuenta las siguientes recomendaciones generales: Si sigue estas recomendaciones podr evitar errores al elaborar el PAC y subirlo al Portal COMPRASPUBLICAS.

Usuario - Mariela Vernica Lema Robalino

Vista
o o

Informe general Usuario

tem de calificacin

Calificacin

Rango

PorcentajeRetroalimentacin

Plan Anual de Contratacin Auto-Evaluacin10,00 Aydanos a Mejorar! Encuesta Realizada 0,0010,00 Encuesta Realizada Encuesta Pendiente 100,00 % 0,00 %

Total del curso

0,00100,00

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