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ANLISIS DE SISTEMAS

El estudio de factibilidad Qu es un estudio de Factibilidad?

Un estudio de factibilidad es una versin comprimida del proceso total de anlisis y diseo del sistema. El estudio comienza clarificando la definicin del problema. Se confirma o se corrige la definicin inicial de alcances y objetivos, y se identifica cualquier restriccin impuesta sobre el sistema. Una vez que se ha generado una definicin aceptable del problema, el analista desarrolla un modelo lgico del sistema. Luego comienza la bsqueda de soluciones alternativas, usando este modelo como referencia. Despus se analizan cuidadosamente las alternativas para verificar su factibilidad. Al menos se pueden considerar tres tipos diferentes de factibilidad: 1. Tcnica: Puede implementarse el sistema usando la tecnologa actual? 2. Econmica: Los beneficios superan los costos? 3. Operacional u organizacional: Puede implementarse el sistema en esta organizacin? Para cada solucin factible, el analista prepara una planificacin preliminar de la implementaron. Los resultados del estudio de factibilidad se presentan al gerente y al usuario. Casi siempre se requiere un informe escrito, y son comunes las presentaciones orales. Una recomendacin posible es abandone el proyecto. Asumiendo que el analista ha encontrado una solucin factible, el estudio de factibilidad debe proporcionar un sentido de direccin tcnica para el proyecto; por ejemplo: un plan de avanzar. Cunto tiempo debe gastarse para el estudio de factibilidad? La respuesta depende del alcance del proyecto. Para un cambio menor, en el formato de un informe existente, puede ser adecuada una breve conversacin telefnica. Sobre un proyecto estimado de unos cuantos miles de pesos para desarrollar un nuevo sistema contable, un estudio de factibilidad de algunas semanas es probablemente razonable. Para el desarrollo de un nuevo software para la compaa, en un paquete millonario, puede tener sentido gastar seis meses o un ao diseando t probando un prototipo del sistema. El costo del estudio de factibilidad debe ser aproximadamente del 5 al 10% del costo estimado total del proyecto. En las prximas pginas, describimos los pasos involucrados en un estudio tpico de factibilidad. Utilice esta descripcin como un lineamiento general, pero recuerde que no hay dos sistemas iguales. Los pasos describen un estudio de factibilidad de varios das de duracin.

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Los pasos en un estudio tpico de factibilidad

1. Definir los alcances y objetivos del sistema. Durante la definicin del problema, se prepar una definicin de alcances y objetivos. El analista debe confirmar la definicin del problema, el alcance anticipado del proyecto, y los objetivos del sistema. Cualquier restriccin debe identificarse claramente. Se requerir realizar entrevistas con personal clave y alguna revisin del material escrito. Esencialmente, el analista intenta responder una pregunta muy simple: Estoy trabajando en el problema correcto?. 2. Estudio del sistema existente (si hay uno). El sistema existente es una fuente de informacin. Obviamente, si un sistema se usa, debe estar realizando algn trabajo til, y sus funciones bsicas deben incorporarse al nuevo sistema. Por otro lado, si el sistema existente hace un trabajo correcto, no tendramos necesidad de un nuevo sistema; as, cualquier problema identificado en el sistema viejo debe ser corregido. Finalmente, el costo de operacin del sistema existente representa un nuevo objetivo econmico; si el nuevo sistema no proporciona beneficios adicionales y/o reduccin de costos, debe mantenerse el viejo sistema. Analicemos cuidadosamente los procedimientos y la documentacin escrita. Entendamos tambin el sistema informal. Sigamos el flujo de trabajo; un buen punto de comienzo es la lista de distribucin de los informes generados por el sistema. Aprendamos que hace el sistema, y porque lo hace as. Obtengamos datos de costos; sepamos el costo de operar el sistema actual. Considere necesario entrevistar gente. Recuerde que la relacin entre un Analista de Sistemas y un usuario es similar a la que existe entre un doctor y un paciente. El usuario frecuentemente describe sntomas y no problemas reales, y el analista debe interpretar esa informacin. Un error comn es gastar mucho tiempo en analizar el sistema existente. El objetivo no es documentar lo que se hace, sino entender lo que se hace. El analista no debe interesarse en como trabaja el sistema, debe concentrarse en qu es lo que hace. Construya un diagrama de flujo de datos y un diccionario de datos del sistema viejo; otra posibilidad es un diagrama de flujo de datos del sistema de alto nivel. No gaste mucho tiempo en detalles de implementacin; por ejemplo, evite dibujar diagramas de lgica de programas a menos que este tratando de definir un algoritmo importante.

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Pocos sistemas existen en el vaco; muchos hacen interfaz con otros. Defina estas interfaces; ellas representan restricciones muy importantes para el diseo del nuevo sistema. 3. Desarrolle un modelo lgico de alto nivel del sistema propuesto. En este momento, el analista debe tener un buen sentido de las funciones y restricciones del sistema nuevo. Un modelo lgico del sistema nuevo puede construirse usando un diagrama de flujo de datos y tal vez un diccionario de datos. Ms adelante, este modelo lgico puede usarse en el diseo del sistema nuevo.

Viejo Lgico 1

Nuevo 3

Fsico

Fig. 1: Un buen diseo comienza con el sistema fsico existente, desarrolla un modelo lgico de este sistema, usa el modelo para construir un modelo lgico del sistema propuesto, y luego basa el sistema fsico nuevo en este modelo lgico. 4. Redefinir el problema a la luz de los nuevos conocimientos. Desarrollando un modelo lgico del sistema propuesto, el analista esta diciendo: Esto es lo que yo pienso que el sistema debe hacer. Esta el usuario de acuerdo? Esto es fcil de descubrir. Pregunte. En esta etapa, el analista debe revisar la definicin del problema, el alcance y los objetivos con el personal clave, usando el diagrama de flujo de datos lgico y el diccionario de datos como una base para la discusin. Si el analista no ha comprendido, o el usuario ha pasado por alto algo, ahora es el momento de descubrirlo. Piense a los primeros cuatro pasos del estudio de factibilidad como un todo. El analista define el problema, lo analiza, desarrolla una solucin tentativa, redefine el problema, lo reanaliza, revisa la solucin, y contina este proceso cclico hasta que el modelo lgico rene los objetivos del sistema.

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5. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas. Dado un modelo lgico del sistema propuesto, el analista puede comenzar a generar alternativas de soluciones fsicas de alto nivel. Cmo hace un analista para generar estas alternativas? Tal vez la propuesta ms fcil es comenzar con la factibilidad tcnica, y pensar una variedad de formas en que el problema pueda ser resuelto. Por ejemplo, a travs del proceso de identificar fronteras de automatizacin sobre un diagrama de flujo de datos. Cada una de estas fronteras de automatizacin representan una posible solucin fsica; el analista puede definir varios conjuntos de fronteras de automatizacin, y luego determinar como puede implementarse el sistema con cada conjunto. Otra opcin es usar una tcnica conocida como Brainstorming. Dado el modelo lgico del sistema y una o dos horas de tiempo interrumpido, el analista y unos pocos colegas tcnicos se renen para soar posibles soluciones. Las reglas son simples. Todos contribuyen con posibles soluciones al problema. A nadie se le permite criticar, y no se evalan las sugerencias. La cuestin es compilar simplemente una lista de ideas. Una sesin de Brainstorming puede terminar en un tiempo predeterminado, o cuando se ha generado un cierto nmero de alternativas. Despus de la sesin, el analista debe evaluar las sugerencias y seleccionar unas pocas que parezcan razonables. Muchos analistas prefieren usar una lista de control. Por ejemplo, se pueden desarrollar diferentes tipos de sistemas sobre diferentes tipos de computadoras; unos pocos representativos se resumen en la fig. 2. Cada bloque en la matriz es un tipo particular de sistema, un sistema batch sobre un microcomputador, un sistema batch sobre un mainframe, un sistema interactivo sobre un minicomputador, etc. Usando la matriz como gua, el analista puede determinar un sistema para cada bloque. Siempre deben considerarse dos alternativas adicionales, el sistema existente y un sistema manual.

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Computador
Origen Tipo Batch Interactivo Tiempo real Batch Interactivo Tiempo real Batch Interactivo Tiempo real Microcom- Minicomputaputador dor Main frame Servicio de computacin Servicio de Tiempo compartido

Interno Externo Preplaneado

Sistema Existente ______________________ Sistema Manual ______________________ Fig. 2: Un listado de control de tipos de sistemas. Una vez que se ha generado un conjunto de alternativas bsicas, la eleccin inicial puede hacerse sobre la base de la factibilidad tcnica. Si, por ejemplo, un sistema requiere un tiempo de respuesta de entre 3 y 4 segundos, puede desecharse cualquier alternativa batch. Si los programadores no estn entrenados en programacin interactiva, deben descartarse los sistemas interactivos. Al final de este proceso, el analista debe tener un conjunto de alternativas tcnicas factibles. Despus debe considerarse la factibilidad operacional y organizacional. Por ejemplo, el usuario puede oponerse por principio a un servicio computarizado externo o un servicio de tiempo compartido. Otra organizacin puede tener un prejuicio contra un vendedor particular de hardware, o por un tipo particular de sistema. La poltica de la compaa puede estar a favor o en contra de una situacin particular. Bsicamente, el analista debe controlar cada alternativa remanente contra el modo en que la organizacin hace el trabajo, y eliminar cualquiera que pueda ser operacionalmente inaceptable. Consideremos despus la factibilidad econmica. Estimemos el costo de desarrollo y operacin de cada alternativa remanente. Estimemos los ahorros de costos y/o incrementos Solo debemos considerar en mayor profundidad aquellas alternativas que producen un retorno positivo de la inversin. Finalmente, desarrollemos un plan de implementaron, para cada alternativa que pase las pruebas de factibilidad tcnica, operacional y econmica. Este plan no tiene que ser detallado; vinclelo al ciclo de vida del sistema, y estime la fecha de terminacin para cada fase.

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6. Decidir sobre un curso de accin a recomendar. La decisin clave que surge del estudio de factibilidad es si se continua o se abandona el proyecto. Indique claramente esta recomendacin clave de seguir / no seguir. Asumiendo que la recomendacin es continuar con el proyecto, el analista debe seleccionar la mejor alternativa, y justificar la eleccin. 7. Esbozar un plan de desarrollo. Asumiendo que la gerencia acept el curso de accin recomendado, se debe desarrollar un plan de implementacin. Estimar requerimientos de personal, e indicar cuando sern necesarios analistas, programadores y otro personal tcnico. Estimar el costo de cada etapa en el ciclo de vida del sistema. Finalmente, provea un plan claro y detallado y un conjunto de estimaciones de costo para la prxima etapa, el anlisis. 8. Redactar el estudio de factibilidad. Un modelo de un estudio de factibilidad tpico se ilustra en la fig. 3. Recuerde que todos los estudios de factibilidad son diferentes; este modelo puede usarse solo como una gua. 9. Presentar los resultados a la gerencia y usuario. La decisin de asignar fondos al proyecto debe ser tomada por la gerencia, y no por el analista.

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A. Pgina del Ttulo. Nombre del proyecto, ttulo del informe, autor(es), fecha. B. Contenidos. Una lista de las secciones del informe con nmeros de pginas. C. Definicin del problema. Una descripcin del problema clara, concisa y en una pgina. D. Resumen ejecutivo. Un resumen del estudio de factibilidad claro, conciso y en una pgina, los resultados y las recomendaciones. Incluye autorizaciones necesarias, fuentes claves de informacin, alternativas consideradas, y alternativas rechazadas. Resalta los costos, beneficios, restricciones, y tiempo planificado asociado con la alternativa recomendada. E. Mtodo de estudio. Una descripcin razonablemente detallada de la estrategia y procedimientos usados en la conduccin del estudio de factibilidad. Mencione sus fuentes y referencias, e identifique al personal clave. Describa brevemente el sistema existente (si es apropiado). Gran parte de los detalles estn en el apndice: incluya solo aquellos directamente relevantes al estudio o a sus conclusiones. F. Anlisis. Un anlisis de alto nivel del sistema lgico propuesto. Incluya una definicin de los objetivos del sistema, restricciones, y alcances; debe ser mas detallado que el desarrollado durante la definicin del problema. Incluye un diagrama de flujo de datos lgico y tal vez un diccionario de datos elemental para el sistema propuesto. Identifique interrelaciones claves con otros sistemas. G. Alternativas consideradas. Para cada alternativa seriamente considerada, incluya una definicin de su factibilidad tcnica, operacional y econmica, una estimacin del plan de implementacin, un diagrama de flujo de sistema de alto nivel u otra descripcin del sistema. Sea completo, pero no exagere, gran parte del detalle esta en el apndice. H. Recomendaciones. Establezca claramente el curso de accin recomendado. Provea material para soportar y justificar sus recomendaciones; en particular, provea un anlisis de costo/beneficio. I. Plan de desarrollo. Incluya un plan proyectado y los costos proyectados para cada etapa en el ciclo de vida del sistema, asumiendo que se seguir el curso de accin recomendado. Proporcione estimaciones de tiempo y costo detallados para la prxima etapa en el proceso, el anlisis. J. Apndice. Cuadros, grficos, estadsticas, listas de entrevistas, resmenes de entrevistas seleccionadas, diagramas, memos, notas, referencias, contactos, etc.; en resumen, los detalles que soportan el estudio. Considere tener el apndice disponible cuando se necesite. Fig. 3. Un modelo de un estudio de factibilidad tpico .

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FASES DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

DEFINIR ALCANCES Y OBJETIVOS FASE 1 ESTUDIO DEL SISTEMA EXISTENTE FASE 2 DESARROLLAR UN MODELO LGICO DEL SISTEMA ACTUAL FASE 3 REDEFINIR EL PROBLEMA FASE 4

DESARROLLAR Y EVALUAR SOLUCIONES ALTERNATIVAS FASE 5

DECIDIR SOBRE UN CURSO DE ACCION A RECOMENDAR FASE 6

ESBOZAR UN PLAN DE DESARROLLO FASE 7 REDACTAR EL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD FASE 8

PRESENTAR EL RESULTADO A LA GERENCIA Y AL CLIENTE FASE 9

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